Samenvatting

Samenvatting

Naar aanleiding van de aanbesteding voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof is de concessie voor de periode 2016-2019 gegund aan stichting Winterevents Maastricht. De gemeente heeft volgens het beschrijvend document van deze aanbesteding de mogelijkheid om de contractperiode met 2 x 1 jaar te verlengen (namelijk in 2020 en in 2021).

Collegevoorstel

Op 8 februari 2019 heeft het College van B&W per brief aan stichting Winterevents Maastricht laten weten dat deze periode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020 voorwaardelijk wordt verlengd. Dit onder de nadrukkelijke voorwaarde dat aan de overeenkomst en meer in het bijzonder aan de voorwaarden in paragraaf 2.1.1 van het beschrijvend document wordt voldaan door de stichting.

Op 31 maart 2020 heeft het College van B&W ingestemd met het verlengen van de contractperiode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020.

Echter, door de COVID-19 pandemie is een bijzondere situatie ontstaan voor de organisatie van het winterevenement op het Vrijthof. Het College van B&W heeft op 7 juli 2020 een handelingskader vastgesteld t.b.v. de editie 2020 en de verlenging t.b.v. de editie 2021.

Dit collegevoorstel betreft de toets van voorwaarden en het advies om de gunning aan Stichting Winterevents Maastricht t.b.v. de editie te verlengen.

Beslispunten

Instemmen met:

1. Het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2021, dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat:

a. Voldaan blijft worden aan de overeenkomst (zoals beschreven in het beschrijvend document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);

b. Het kwaliteitsniveau voor de editie 2021 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;

c. De gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2021, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019 en met inachtneming van de

Voorstel toekenning optiejaar Magisch Maastricht op het Vrijthof aan S.W.E.M. t.b.v. editie 2021 1

Collegedatum: 30-03-2021

Registratienummer: 2021.08582

Portefeuillehouder: Wethouder Aarts

Behandelend ambtenaar: BO Economie en Cultuur, JLG Houben

veiligheidsmaatregelen zoals die op het moment van indienen gelden in relatie tot COVID- 19;

d. Dit plan uiterlijk op 29 augustus 2021 in bezit van de gemeente dient te zijn.

Besluit Burgemeester en Wethouders d.d. 30 maart 2021:

Collegevoorstel

Conform.

1. Aanleiding

Naar aanleiding van de aanbesteding voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof is de concessie voor de periode 2016-2019 gegund aan stichting Winterevents Maastricht. De gemeente heeft volgens het beschrijvend document de mogelijkheid om de contractperiode met 2 x 1 jaar te verlengen.

Collegevoorstel

Op 8 februari 2019 heeft het College van B&W per brief aan stichting Winterevents Maastricht laten weten dat deze periode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020 voorwaardelijk wordt verlengd. Dit onder de nadrukkelijke voorwaarde dat aan de overeenkomst en meer in het bijzonder aan de voorwaarden in paragraaf 2.1.1 van het beschrijvend document wordt voldaan door de stichting.

Op 31 maart 2020 heeft het College van B&W ingestemd met het verlengen van de gunning voor Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020.

Echter, door de COVID-19 pandemie is een bijzondere situatie ontstaan voor de organisatie van het winterevenement op het Vrijthof. Het College van B&W heeft op 7 juli 2020 een handelingskader vastgesteld t.b.v. de editie 2020 i.r.t. de COVID-19 pandemie.

Dit collegevoorstel betreft de toets van voorwaarden en het advies om de gunning te verlengen tot en met de editie 2021.

2. Context

Naar aanleiding van de aanbesteding voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof is de concessie voor de periode 2016-2019 gegund aan stichting Winterevents Maastricht. De gemeente heeft volgens het beschrijvend document de mogelijkheid om de contractperiode met 2 x 1 jaar te verlengen (in 2020 en in 2021).

Op 7 juli 2020 heeft het College van B&W een handelingskader vastgesteld t.b.v. de organisatie van Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020 i.r.t. de COVID-19 pandemie. Dit kader is medegedeeld aan de organisator van het evenement, stichting Winterevents. In dit handelingskader is, onder andere, vastgelegd dat indien de editie 2020 niet kan doorgaan door COVID-19 gerelateerde omstandigheden, de evaluatie over editie 2019 gebruikt kan worden voor de gunning van de editie 2021. Dit omdat het jaar 2020 een uniek jaar is met onvoorziene omstandigheden en dat daardoor enige vorm van flexibiliteit rechtvaardigt.

3. Gewenste situatie

De gemeente kan volgens het beschrijvend document de contractperiode met 2 x 1 jaar verlengen. De optiejaren betreffen de edities in het jaar 2020 en 2021. Het voorstel is de contractperiode te verlengen met de editie 2021. Dit vanwege de positieve evaluatie en het bezoekers onderzoek over de editie 2019 en vanwege het voldoen aan de voorwaarden uit het beschrijvend document.

Xxxxxxxxx Advocaten is t.b.v. de verlening voor het optiejaar 2020 gevraagd te adviseren aan welke voorwaarden voldaan moet worden om de concessie voor Magisch Maastricht op het Vrijthof voor de editie 2020 te verlengen. Op grond van de overeenkomst zijn er volgens Xxxxxxxxx Advocaten drie voorwaarden waaraan voldaan dient te zijn om tot verlenging over te kunnen gaan. Deze voorwaarden zijn benoemd in paragraaf 2.1.1 van het beschrijvend document:

• Binnen 2 maanden, tenzij anders overeengekomen, na afloop van Magisch Maastricht is voldaan aan alle (betaling)verplichtingen (precario, stroom, huur chalets) jegens de gemeente;

Collegevoorstel

Aan alle (betaling) verplichtingen (precario, stroom, huur chalets) jegens de gemeente is voldaan na afloopt van de editie 2019. De editie 2020 is toegekend aan stichting Winterevents, maar heeft geen doorgang kunnen vinden vanwege het verbod op vergunningplichtige evenementen in relatie tot de COVID-19 pandemie. Hierdoor zijn er geen nieuwe betalingsverplichtingen jegens de gemeente t.b.v. de editie 2020 ontstaan.

• Op opdrachtnemer dient gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst geen van de situaties zoals beschreven in paragraaf 5.3 van dit beschrijvend document van toepassing te zijn;

De gemeente heeft vanwege de gevoeligheid van en aandacht voor dit dossier (in het verleden) ervoor gekozen om deze voorwaarde t.b.v. de toekenning van de editie 2020 opnieuw te toetsen vanwege zorgvuldigheidseisen. Hiertoe zijn, net als bij de gunning in 2016, in 2020 alle vereiste Eigen Verklaringen ex afdeling 2.3.4 Aanbestedingswet 2012 opnieuw opgevraagd bij stichting Winterevents Maastricht. Met uitzondering van de geschiktheidseisen met betrekking tot het organiseren van een groot evenement van minimaal 12 dagen met meerdere sfeervolle onderdelen. De edities 2016-2019

van Magisch Maastricht op het Vrijthof waren hiervoor voldoende referentie. Uit de toetsing van de bewijsstukken door de adviseur aanbesteden en inkoop blijkt dat geen van de situaties zoals beschreven in paragraaf 5.3 van het beschrijvend document van toepassing was in 2020. Dit betekent dat deze voorwaarde geen belemmering vormde voor het verlengen van de contractperiode t.b.v. de editie 2020 en dit is dan ook gebeurd.

Collegevoorstel

Ondanks de toekenning heeft de editie 2020 geen doorgang kunnen vinden vanwege het verbod op vergunningplichtige evenementen i.r.t. de COVID-19 pandemie. Er bestaat op dit moment geen noodzaak om de documenten opnieuw op te vragen bij Stichting Winterevents Maastricht, omdat het nog steeds hetzelfde contract betreft en t.b.v. de editie 2020 al een extra zorgvuldigheidstoets in deze was ingebouwd.

• de uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie geen aanleiding geeft tot ingrijpende veranderingen van het evenement op het Vrijthof, te beoordelen door de het projectteam Magisch

Maastricht‟. In dit team zitten vertegenwoordigers van de gemeente Maastricht, VVV Maastricht-Marketing en Centrummanagement Maastricht.

De conclusie van de evaluatie van het projectteam voor de editie 2019 was:

• De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie van het projectteam Magisch Maastricht (zie bijlage) en het bezoekersonderzoek (zie bijlage) laten zien dat het stadsbrede evenement Magisch Maastricht en Magisch Maastricht op het Vrijthof een succes zijn. Door het projectteam is aangegeven dat er geen grote ingrijpende veranderingen nodig zijn. Wel is tijdens de evaluatie naar voren gekomen dat er aandachtspunten waren voor de editie 2020.

• Door het projectteam Magisch Maastricht (inclusief de gemeente) en door stichting Winterevents is aangegeven dat zij over deze aandachtspunten met elkaar in gesprek gaan. Dit om te onderzoeken:

a. Hoe spreiding van de drukte in de binnenstad in tijd en ruimte kan worden verbeterd;

b. Welke (aanvullende) maatregelen er genomen kunnen worden in het kader van de bereikbaarheid van/rondom het Vrijthof en of en welke mogelijkheden er zijn voor de organisatie van eventueel aanvullende (culturele) activiteiten die aansluiten bij de brandfilter van Maastricht Marketing en bij het thema van Magisch Maastricht;

• Een gezamenlijk gesprek over de uitgangspunten is van belang om te voorkomen dat de drukte in de stad geen afbreuk gaat doen aan de uitstraling van de stad. En er tegelijkertijd voor zorgdraagt dat de economische waarde van het evenement voor de stad groot blijft.

De editie 2020 is toegekend aan stichting Winterevents, maar heeft geen doorgang kunnen vinden vanwege het verbod op vergunningplichtige evenementen in relatie tot de COVID-19 pandemie. Hierdoor blijven de aandachtspunten van de evaluatie over editie 2019 staan t.b.v. de organisatie voor de editie 2021.

4. Effect op duurzaamheid en/of gezondheid

Collegevoorstel

Maatregelen in relatie tot de COVID-19 pandemie zullen een vereiste zijn/worden bij de toetsing van het plan voor de editie 2021. Dit betreft maatregelen die op het moment van indienen van het plan voor de editie 2021 zullen gelden.

Contractueel is stichting Winterevents verplicht om alle wijzigingen van de 2021 t.o.v. de editie 2019 vooraf ter toetsing voor te leggen aan de gemeente. Vanuit de vergunningverlening zullen de maatregelen die gelden t.b.v. de COVID-19 pandemie een vereiste zijn om de vergunning te kunnen verlenen. Wijzigingen aan het plan voor 2021 t.o.v. 2019 van Stichting Winterevents Maastricht zullen daarom ter toetsing aan de gemeente voorgelegd dienen te worden.

5. Effect op de openbare ruimte

Het Vrijthof is het terrein voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof. De voorwaarden waaronder dit gebeurd en waaronder de openbare ruimte gebruikt kan worden, zijn opgenomen in de overeenkomst tussen gemeente en stichting Winterevents Maastricht.

Maatregelen in relatie tot de COVID-19 pandemie zullen een vereiste zijn/worden bij de toetsing van het plan voor de editie 2021. Dit betreft maatregelen die op het moment van indienen van het plan voor de editie 2021 zullen gelden.

6. Personeel en organisatie

Net als tijdens de edities 2016-2019 zal tijdens de editie 2021 inzet van de gemeente gevraagd worden met betrekking tot aspecten die behoren tot gemeentelijke taken voor de realisatie van dit evenement.

Verder zal inzet van de gemeentelijke organisatie gevraagd worden voor wat betreft het samen in gesprek gaan over de aandachtspunten zoals deze in de evaluatie door het projectteam zijn verwoord en de voorwaarden die gelden i.r.t. COVID-19.

7. Informatiemanagement en automatisering

n.v.t.

8. Financiën

n.v.t.

9. Aanbestedingen

Contract

Collegevoorstel

De aanbesteding voor Magisch Maastricht op het Vrijthof is gegund aan stichting Winterevents voor de periode 2016-2019. In het beschrijvend document staat dat de gemeente contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof na de editie 2019 met 2 x 1 jaar kan verlengen (dit betreft dus de optiejaren 2020 en 2021).

De plannen van aanpak voor de edities 2016 en de vooruitblik hoe mogelijk editie 2017-2019 vorm te geven zijn door stichting Winterevents bij de aanbesteding ingediend. In de overeenkomst met stichting Winterevents Maastricht is alleen vastgelegd dat er verlengd kan worden indien aan de drie in deze nota behandelde voorwaarden wordt voldaan, maar niet wat die verlenging dan exact inhoudt.

Handelingskader

Op 7 juli 2020 heeft het College van B&W een handelingskader vastgesteld t.b.v. de organisatie van Magisch Maastricht op het Vrijthof i.r.t. de COVID-19 pandemie. Dit kader is medegedeeld aan de organisator van het evenement, stichting Winterevents.

In dit handelingskader is vastgelegd dat indien de editie 2019 niet kan doorgaan door COVID-19 gerelateerde omstandigheden, de evaluatie over editie 2019 gebruikt kan worden voor de gunning van de editie 2021. Dit omdat het jaar 2020 een uniek jaar is met onvoorziene omstandigheden dat enige vorm van flexibiliteit rechtvaardigt.

Advies

Het advies bij het besluit om de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2021 te verlengen, is om dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde te doen dat:

• Voldaan blijft worden aan de van de overeenkomst (zoals beschreven in het beschrijvend

document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);

• Het kwaliteitsniveau voor de editie 2021 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;

• Voldaan wordt aan de maatregelen die op moment van indienen gelden t.b.v. de bestrijding van de COVID-19 pandemie;

1. Dat de gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2021, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019 en met inachtneming van de veiligheidsmaatregelen zoals die op het moment van indienen gelden in relatie tot COVID- 19;

• Dit plan dient uiterlijk op 30 augustus 2021 in het bezit van de gemeente dient te zijn.

Collegevoorstel

Enerzijds geeft dit stichting Winterevents Maastricht de vrijheid aanpassingen te doen binnen de kaders van de overeenkomst en t.b.v. de maatregelen i.r.t. COVID-19. Anderzijds heeft de gemeente de mogelijkheid voortijdig te checken of het evenement niet wordt ‘uitgekleed’ door stichting Winterevents Maastricht.

10. Participatie tot heden

n.v.t.

11. Voorstel

Het voorstel aan het College van B&W is om in te stemmen met:

1. Het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2021, dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat:

a. Voldaan blijft worden aan de overeenkomst (zoals beschreven in het beschrijvend document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);

b. Het kwaliteitsniveau voor de editie 2021 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;

c. De gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2021, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019 en met inachtneming van de veiligheidsmaatregelen zoals die op het moment van indienen gelden in relatie tot COVID- 19;

d. Dit plan uiterlijk op 29 augustus 2021 in bezit van de gemeente dient te zijn.

12. Uitvoering, evaluatie en vervolg

Als het College van B&W instemt met het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2021 en de geadviseerde voorwaarden, dan zal dit conform

voorwaarden uit het beschrijvend document uiterlijk op 1 april 2021 aan stichting Winterevents Maastricht medegedeeld moeten worden door de gemeente.

Collegevoorstel

De editie 2021 is het laatste optiejaar van de huidige aanbesteding. De aanbesteding van het winterevenement Magisch Maastricht voor de editie 2022 en verder is in voorbereiding en zal in de eerste helft van 2021 worden gepubliceerd.