BESTUURSOVEREENKOMST
afgesloten
tussen de minister van Justitie en
de voorzitter van het directiecomité van de Federale
Overheidsdienst Justitie
2016-2018
Inhoudsopgave
Inleiding 3
Deel 1. Algemene bepalingen 4
Artikel 1 – Partijen bij de overeenkomst 4
Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst 4
Artikel 3 – Duur van de overeenkomst - inwerkingtreding 4
Artikel 4 – Evaluatie van de mandaathouders 4
Deel 2. Beheersprincipes 5
Artikel 5 – Verbintenissen van de partijen en samenwerkingsmodaliteiten 5
Artikel 6 – Follow-up, verslag en evaluatie 6
Artikel 7 – Wijzigingen van de overeenkomst 6
Artikel 8 – Herinvestering van de efficiëntiewinsten 6
Deel 3. De doelstellingen en prioritaire initiatieven 7
Artikel 9 – Missie, visie en waarden van de FOD Justitie 7
Artikel 10 – Structuur van de FOD Justitie 7
Artikel 11 – Omgevingsanalyse 7
Artikel 12 – Prioriteiten van de minister 9
Artikel 13 – Strategie 2016-2019 12
Artikel 14 – Strategische en operationele doelstellingen en prioritaire initiatieven 13
Artikel 15 – Middelenschema 21
Deel 4. Inhoud van de federale transversale doelstellingen 22
Artikel 16 – Subsidiariteit met betrekking tot de implementering van de transversale doelstellingen 22
Artikel 17 – Gemeenschappelijke basis 22
Artikel 18 – Efficiëntieverbetering en kostenreductie 22
Artikel 19 – Administratieve vereenvoudiging 24
Artikel 20 – Klantgerichtheid 26
Artikel 21 – Duurzame ontwikkeling 26
Artikel 22 – Bevordering gelijke kansen 27
Artikel 23 – Bevordering van het welzijn & de bedrijfscultuur 28
Artikel 24 – Verbetering interne controle 28
Artikel 25 – Verbetering interne audit 28
Artikel 26 – Samenwerking met andere departementen 29
Deel 5 - Informatie 30
Artikel 27 – Informatie 30
Artikel 28 – Goedkeuring directiecomité 30
Inleiding
Deze bestuursovereenkomst officialiseert de samenwerking tussen de voorzitter van het directiecomité van de FOD Justitie en de minister van Justitie.
De bestuursovereenkomst is een hefboom om een permanente dialoog en samenwerking op drie niveaus te bevorderen:
- tussen de minister en de voorzitter van het directiecomité om de doelstellingen te bepalen en er op toe te zien dat de koers gedurende de volledige duur van de overeenkomst aangehouden blijft op het vlak van de toegekende middelen en prioriteiten;
- tussen de voorzitter en het directiecomité om de doelstellingen te sturen en tegemoet te komen aan de beleidsmaatregelen en beslissingen van de minister van Justitie;
- tussen het directiecomité en de personeelsleden van de FOD Justitie om een coherente en solidaire actielijn te bevorderen.
Om de doelstellingen te bereiken, moeten verschillende voorwaarden worden vervuld:
- een permanente dialoog over de prioriteiten en de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de prioriteiten van de minister;
- een permanente ondersteuning door de minister als bevoorrechte gesprekspartner van de regering;
- een aanpassing van de middelen aan de doelstellingen en in voorkomend geval een besluitvorming ad-hoc.
Kort samengevat, aan de hand van de bestuursovereenkomst streven de minister en de FOD Justitie één enkele ambitie na, te weten een efficiënt en kwalitatief hoogstaand antwoord bieden op de veranderende behoeften van de burgers, gebruikers van hun diensten en aan de regering.
Deel 1. Algemene bepalingen
Artikel 1 – Partijen bij de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt afgesloten tussen:
- de Federale Overheidsdienst Justitie, vertegenwoordigd door de heer Xxxx-Xxxx Xxxxxxxx, voorzitter van het directiecomité,
en
- de federale regering, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxx, minister van Justitie.
Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst
Deze bestuursovereenkomst bevat de verbintenissen die de ondertekenaars onderschrijven in het kader van de uitvoering van de bestuursovereenkomsten, zulks in overeenstemming met de bepalingen van het koninklijk besluit van 4 april 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten en tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten.
Deze bestuursovereenkomst bevat de strategische doelstellingen en de door de ondertekenaars in aanmerking genomen prioritaire operationele doelstellingen die het voorwerp uitmaken van specifieke initiatieven.
Deze bestuursovereenkomst werd vooreerst opgesteld als eerste etappe waar de prioriteiten van de minister van justitie gecentreerd en gericht zijn op het jaar 2016 en deze zullen worden aangepast in functie van de nieuwe behoeften gedefinieerd in het kader van de hervorming van de rechterlijke organisatie en de optimalisatie van de federale openbare structuur.
Het bestuursplan, als jaarlijks operationeel plan, concretiseert strategische en operationele doelstellingen en maakt in die zin integraal deel uit van deze overeenkomst. Het zal jaarlijks worden opgesteld vóór 31 december van het jaar dat voorafgaat en zal alle middelen bevatten die nodig zijn voor de uitvoering ervan.
De in deze bestuursovereenkomst aangegane verbintenissen doen geen afbreuk aan de opdrachten van de FOD Justitie die zijn opgenomen in bijlage 2 .
Artikel 3 – Duur van de overeenkomst - inwerkingtreding
De bestuursovereenkomst wordt gesloten voor een duur van drie kalenderjaren van 1 januari 2016 tot 31 december 2018. De strategie van de FOD zal jaarlijks worden geoperationaliseerd aan de hand van bestuursplannen.
Overeenkomstig artikel 11 bis, § 4, van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 treedt de bestuursovereenkomst in werking na ondertekening door de partijen.
Artikel 4 – Evaluatie van de mandaathouders
Overeenkomstig artikel 16bis van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 vormen de bestuursovereenkomst en het jaarlijks bestuursplan de basis voor de jaarlijkse evaluatie van de mandaathouders.
Deel 2. Beheersprincipes
Artikel 5 – Verbintenissen van de partijen en samenwerkingsmodaliteiten
5.1. De overeenkomst sluitende partijen verbinden zich ertoe om gunstige voorwaarden te scheppen met het oog op de uitvoering van hun verbintenissen. Op dat vlak vormt het eerbiedigen van het voorafgaande overleg een kritische succesfactor.
5.2. De minister verbindt zich ertoe de FOD Justitie de nodige autonomie te verlenen en de nodige middelen toe te kennen voor de uitvoering van zijn opdrachten en van de in deze overeenkomst bedoelde initiatieven. De prioriteiten zullen worden afgesproken tussen de minister en de FOD Justitie.
In geval van niet-toekenning van het budget dat nodig is voor de verwezenlijking van de doelstellingen uit deze overeenkomst, zal steeds voorrang worden gegeven aan de uitvoering van de opdrachten van de FOD Justitie.
5.3. Voor wat betreft de Rechterlijke Orde verbinden de partijen er zich toe om, in volledig partnerschap met de gerechtelijke overheden, de wet van 18 februari 2014 betreffende de invoering van een verzelfstandigd beheer voor de rechterlijke organisatie te implementeren. Dit heeft zowel betrekking op de opmaak van de ontwerpen van uitvoeringsregelgeving, als op de omzetting ervan in de praktijk. Daartoe zal een beroep worden gedaan op de wettelijke en conventionele overleg- en beslissingsorganen.
De minister verbindt zich ertoe om de FOD Justitie de nodige ondersteuning te verlenen bij de begeleiding van de effectieve overdracht aan de Rechterlijke Orde van een deel van zijn huidige bevoegdheden. Daartoe zal de FOD, in overleg met de strategische cel, alle relevante acties ondernemen voor wat betreft het change management, de kennisoverdracht en de interne herstructurering.
De minister verbindt zich ertoe de coherentie te waarborgen tussen deze bestuursovereenkomst en de beheersovereenkomsten met het College van hoven en rechtbanken, met het College van het openbaar ministerie en met het Hof van Cassatie.
5.4. De minister legt elk voorontwerp van wet of besluit tot wijziging van de wetgeving of regelgeving die de federale overheidsdienst moet toepassen, voor advies aan de Voorzitter van het directiecomité van de FOD Justitie voor. Hij informeert de FOD Justitie regelmatig van de verschillende fasen inzake de uitwerking van voornoemde wetgeving en, in de mate van het mogelijke, rekening te houden met het advies van de FOD Justitie inzake de haalbaarheid van de tenuitvoerlegging ervan.
5.5. Indien de FOD voor de uitvoering van een opdracht of een in de overeenkomst bedoeld initiatief moet samenwerken met een andere overheidsdienst, verbindt de minister zich ertoe de voorwaarden te scheppen die nodig zijn om die samenwerking mogelijk te maken.
5.6. De minister verbindt zich ertoe de voorzitter van de FOD Justitie alle informatie te geven over de begrotingsbesprekingen en -conclaven, net als over deze welke betrekking heeft op het federaal openbaar ambt.
5.7. De voorzitter van de FOD Justitie verbindt zich ertoe om, samen met de mandaathouders, de nodige acties te ondernemen die de verwezenlijking van de in deze overeenkomst bedoelde doelstellingen mogelijk zullen maken. Daartoe sluit elke mandaathouder een overeenkomst af met de voorzitter van de FOD Justitie. Deze overeenkomsten zijn opgenomen in bijlage 1 en maken integraal deel uit van deze overeenkomst.
Artikel 6 – Follow-up, verslag en evaluatie
De ondertekenaars volgen de verwezenlijking van de doelstellingen en initiatieven van de bestuursovereenkomst op. Er zal regelmatig een stand van zaken worden voorgesteld aan het directiecomité.
Overeenkomstig artikel 11bis, § 8, van het koninklijk besluit van 4 april 2014 evalueren de partijen jaarlijks de uitvoering van de overeenkomst. Over die evaluatie wordt een tegensprekelijk en gemotiveerd verslag opgesteld.
Artikel 7 – Wijzigingen van de overeenkomst
Elke aanpassing van de bestuursovereenkomst wordt uitgevoerd volgens de procedure overeenkomstig artikel 11bis, § 7, van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001.
Bij maatregelen waartoe is besloten na de ondertekening van de overeenkomst, die een impact hebben op de verwezenlijking van die overeenkomst of op de opdrachten van de FOD Justitie, wordt de overeenkomst aangepast.
Artikel 8 – Herinvestering van de efficiëntiewinsten
De partijen overleggen over de wijze waarop de eventuele vastgestelde efficiëntiewinsten worden geherinvesteerd.
Deel 3. De doelstellingen en prioritaire initiatieven
Afdeling 1 – Context van de FOD Justitie
Artikel 9 – Missie, visie en waarden van de FOD Justitie
Missie
De missie drukt de bestaansreden uit en benadrukt de kerntaken van de organisatie.
De FOD Justitie, die zich op het kruispunt van de drie grondwettelijke machten bevindt, heeft als belangrijkste opdrachten:
- de voorbereiding en de uitvoering van de nationale en supranationale wetgeving alsook de ondersteuning van de minister van Justitie binnen zijn competentiedomeinen;
- de omkadering en operationele ondersteuning van de rechterlijke macht, waarbij overleg, coördinatie en organisatieontwikkeling voorop staan;
- de effectieve uitvoering van de rechterlijke en administratieve beslissingen waarbij de rechtszekerheid en gelijkheid van behandeling van alle betrokken partijen worden gevrijwaard.
Bij de uitvoering van zijn belangrijkste opdrachten informeert de FOD Justitie de burger en zijn partners en staat open voor hun standpunt.
Elke dienst werkt aan de uitvoering van de opdrachten van de FOD Justitie. De exhaustieve lijst daarvan gaat als bijlage bij deze overeenkomst (bijlage 2).
Visie en waarden
De ondertekenaars delen de visie en de waarden opgenomen in bijlage 3. Deze maakt integraal deel uit van de overeenkomst.
Artikel 10 – Structuur van de FOD Justitie
Het organigram van de FOD Justitie is opgenomen in bijlage 4 bij deze overeenkomst.
Artikel 11 – Omgevingsanalyse
Met het oog op de uitwerking van de doelstellingen van deze overeenkomst beslissen de overeenkomst sluitende partijen om een zinvolle strategie te bepalen die rekening houdt met de huidige budgettaire context en met de analyse van de verschillende bestanddelen die een rechtstreekse of onrechtstreekse impact hebben op de dienstverlening van de FOD.
Die bestanddelen zijn:
- de omgeving;
- de organisatierisico's;
- de stakeholders;
- het Justitieplan van de minister.
De beschrijving van deze bestanddelen is opgenomen in de bijlagen 5 tot 7 die integraal deel uitmaken van de overeenkomst.
a. Omgeving
De omgeving en de impact ervan op de werking van de FOD werden geanalyseerd aan de hand van twee strategische planningsmethodes: PESTEL en SWOT. Dankzij de eerste methode kunnen de mogelijke positieve of negatieve invloeden worden geïdentificeerd die extern zijn aan de organisatie, aangezien zij deel uitmaken van de nationale context. De SWOT analyse biedt op haar beurt de mogelijkheid om op meer situationele wijze intern de sterke en zwakke punten en extern de kansen en bedreigingen van de omgeving te identificeren.
De omgevingsanalyse is terug te vinden in bijlage 5.
b. Organisatierisico's
De identificatie van de organisatierisico’s laat een grondige reflectie toe over de wijze van functioneren van de organisatie. De analyse ervan maakt het mogelijk zich te richten op een betere beheersing van de diensten. Hierdoor kan er rekening worden gehouden met de gedetecteerde risico’s bij uitbouw van de globale strategie. Aldus kan de strategie verankerd zijn in het concrete.
De risico's van de FOD Justitie werden geïdentificeerd en zijn opgenomen in bijlage 6.
c. Stakeholders
De belangrijkste stakeholders werden geïdentificeerd en gecategoriseerd. Dit maakte het mogelijk rekening te houden met de complexiteit van het systeem "Justitie", met het grote aantal en de diversiteit van de stakeholders. Deze vormen een kritische factor bij de verwezenlijking van de doelstellingen.
Een lijst van de stakeholders is terug te vinden in bijlage 7.
d. Justitieplan
De minister van Justitie heeft een Justitieplan 2015-2019 goedgekeurd, “Een efficiëntere justitie voor meer rechtvaardigheid”. Het vormt ontegensprekelijk een leidraad voor het departement.
Het justitieplan is terug te vinden op de website van de minister (xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx) en op de website van de FOD Justitie (xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxx_xxxxxxxxx/xxxx_0000-00- 18.jsp).
De algemene beleidsnota, die jaarlijks wordt herbekeken door de politieke overheid, vormt een tweede leidraad op dewelke de bestuursovereenkomst is gebaseerd.
Afdeling 2 - Prioriteiten van de minister
Artikel 12 – Prioriteiten van de minister
De minister schaart zich achter de vijf strategische doelstellingen die zijn vastgelegd in deze bestuursovereenkomst, samen met hun operationele doelstellingen en hun initiatieven. Rekening houdend met de lopende hervorming van de rechterlijke orde, zal de bestuursovereenkomst binnen een jaar herzien en geactualiseerd worden.
Op organisatorisch vlak zal er prioriteit uitgaan naar de versterking van de stafdiensten teneinde de expertise inzake budget, informatica en human resources van het departement te optimaliseren. Die expertise blijft vooralsnog te zeer gedecentraliseerd in de grote entiteiten (directoraten-generaal), daar waar centralisering de optimalisering en stroomlijning van de beschikbare middelen kan bewerkstelligen.
De FOD zal toezien op de versterking van de verschillende ondersteunende diensten aan de hand van de Optifed-middelen die zullen worden vrijgemaakt door de minister voor de centrale administratie.
Rechterlijke orde
Het principe van de beheersautonomie van de rechterlijke orde is vastgelegd bij de wet van 2014. De effectieve tenuitvoerlegging ervan vanaf 1 januari 2018 vereist de herwerking van wettelijke en praktische bepalingen. De grote parameters zullen bij wet worden vastgelegd in de loop van 2016.
De verzelfstandiging van de rechterlijke orde zal aanleiding geven tot verscheidene ingrijpende veranderingen op het niveau van de FOD Justitie, waarbij bepaalde bevoegdheidsdomeinen geheel of gedeeltelijk zullen worden overgeheveld naar de nieuwe organisatie (dienstencentrum van de Colleges).
Het is de bedoeling dat de rechtelijke orde zoveel mogelijk kan gebruik maken van de beheerexpertise die binnen de FOD Justitie is geaccumuleerd. De expertise van de FOD heeft zich ontwikkeld in tal van domeinen zoals human resources, informatica, budget, boekhouding en infrastructuur. Het opzet is voorts de minister te assisteren bij zijn ondersteuningstaak ten aanzien van de rechterlijke orde nadat de verzelfstandiging in de praktijk is gebracht.
De FOD zal in 2016 erop toezien dat de noodzakelijke ontwikkelingen in de organisatie ervan voorbereid zijn. De FOD zal een plan vastleggen voor de overheveling van de diensten en van het personeel in kwestie, samen met een tijdspad in tegengestelde richting. De bepalingen met het oog op de organisatie van de overheveling en van de mobiliteit van de personeelsleden zullen worden voorbereid, waarbij inzonderheid rekening zal worden gehouden met de naleving van hun verworven rechten.
De FOD zal ook, met de begrotingsopmaak van het budget 2017, klaarheid scheppen in de behoeften die gepaard gaan met de invoering en follow-up van de verzelfstandiging, waardoor het autonoom beheer van de rechterlijke organisatie gaandeweg tot volle wasdom zal komen.
Strafinrichtingen
Twee prioriteiten krijgen een vervolg in 2016, namelijk de afronding van de rationaliseringsoefening en de geleidelijke re-integratie van de gedetineerden tegen het einde van de huurovereenkomst van de gevangenis te Tilburg.
Er is een rationaliseringsoefening aan de gang om de strafinrichtingen in staat te stellen hun opdracht te vervullen met minder personeel tegen 2019, overeenkomstig de doelstelling van budgettaire inkrimping. Die oefening ging eind 2015 van start met de organisatie van geïndividualiseerde bezoeken aan alle 35
strafinrichtingen, zodat een diepgaande analyse kan worden gemaakt van de lokale werkorganisatie met de vertegenwoordigers van het personeel.
In 2015 is een einde gemaakt aan de overeenkomst die de Belgische staat bindt aan de Nederlandse staat in het kader van de huurovereenkomst voor de gevangenis te Tilburg, die eind december 2016 de deuren zal sluiten. De geleidelijke repatriëring van de gedetineerden naar de Belgische strafinrichtingen zal naar behoren worden gepland.
De FOD zal in 2016 toezien op de finalisering van de rationaliseringsoefening en op de effectieve implementatie ervan uiterlijk eind dit jaar, onder voorbehoud van een akkoord met de sociale partners. Bijzondere aandacht zal worden besteed aan de bestendiging en de naleving van het detentieregime, overeenkomstig de basiswet. De samenwerking met de gefedereerde entiteiten die belast zijn met de sociale en professionele re-integratie van de gedetineerden, zal een nieuwe dynamiek krijgen om de doorstart van de collectieve diensten vanwege die entiteiten die onderbroken waren in 2015, mogelijk te maken.
De FOD zal voorts toezien op de planning en totstandkoming van de geleidelijke repatriëring van de 500 gedetineerden naar de Belgische strafinrichtingen volgens de best mogelijke verdeling. De nog onbenutte capaciteit zal worden geactiveerd. De procedures voor het verlaten van de gevangenis van illegale gedetineerden zullen worden geoptimaliseerd dankzij de inwerkingtreding van het nieuwe wetsinstrument (potpouri II-wet). Absolute prioriteit zal uitgaan naar de vermindering van de overbevolkingsgraad. In de loop van 2016 zouden nieuwe wettelijke maatregelen inzake voorlopige hechtenis de realisatie van deze doelstelling moeten faciliteren.
Wetgeving
Zoals blijkt uit het voorbereidingsproces in het kader van de vele wetten houdende diverse bepalingen in 2015 (potpourri-wetten), behoort de wetgevingstechnische en juridische beleidsondersteuning tot de core business van ons departement.
Ook is een begin gemaakt met een omvangrijke taak inzake de hervorming en modernisering van verschillende wetboeken: Strafwetboek, Wetboek van Strafvordering, Burgerlijk Wetboek en Wetboek van economisch recht. Dat werk zal in een hogere versnelling treden in 2016.
De FOD zal in 2016 zorgen voor de ondersteuning van het werk van de aangewezen deskundigen, zodat zij de deskundigheid ervan op het stuk van wetgevende aangelegenheden kunnen benutten met het oog op een coherente actualisering van de wetboeken, een ondersteuning van het geheel aan projecten van de minister en de onderhandeling van Europese en internationale normen.
IT
De digitalisering van Justitie wordt voortgezet. De wettelijke grondslag van tal van informaticaprojecten werd gecreëerd in 2015 of zal worden gecreëerd in 2016.
Een succesvol ICT beleid moet een hefboom zijn voor de oplossing van vele uitdagingen die Justitie heeft: kostenvermindering, snellere en kwalitatievere werking, wegwerken achterstand, opvang personeelsbesparing, betere cijferinformatie, enz. De analyse van de problemen die aanleiding geven tot een moeilijke informatisering binnen Justitie moet structureel aangepakt worden. De afwezigheid van een budgettaire strategie, de te frequent voorkomende blokkeringen in de aanbestedingsprocedures, het te zwakke contractenbeheer en de te trage vastleggingen zouden structureel moeten weggewerkt zijn met zicht op een structurele oplossing tegen 1 januari 2017. Dat betekent idealiter en concreet dat de interne ICT-begroting 2016 moet opgemaakt zijn tegen uiterlijk 1 maart 2016, dat de interne ICT-begroting 2017 moet opgemaakt zijn tegen 1 november 2016, en dat alle “faits accomplis”-dossiers zouden moeten geregulariseerd zijn tegen 1 juni 2016 onder voorbehoud van de dossiers die niet binnen bestaande
contracten passen en waarvoor volledig nieuwe overheidsopdrachten moeten worden opgestart en dit voor uiterlijk 31 december 2016.
De FOD zal toezien op de ontplooiing in 2016 van de projecten die opgenomen zijn in de ICT-strategie van de minister en die gepland zijn voor 2016, zoals e-box en e-deposit, zodat zij zo spoedig mogelijk operationeel zouden zijn.
Het externaliseringsproces van de competenties, nodig door een gebrek aan interne werkkracht, zal gepaard gaan met een versterking van de operationele omkadering van de stafdienst ICT omwille van een betere interne opvolging van dat proces. De dienst zal zich bij de aansturing van ICT-programma’s en projecten laten bijstaan door externe expertise, ten einde het hoofd te bieden aan de opzet en de uitrol van projecten zoals aangegeven in de voormelde ICT-strategie van de Minister. De FOD zal erover waken dat van deze assistentie gebruik gemaakt wordt om eigen personeelsleden ervaring te laten opdoen ten einde zelf intern de nodige programma- en projectcompetentie op te bouwen.
Budget en beheerscontrole
De ontplooiing van het nieuwe systeem voor financieel en boekhoudkundig beheer FEDCOM zal worden voortgezet, waarbij de organisatie en de toekomstige processen in de domeinen van aankoop, budget- en financieel beheer en boekhouden worden geprofessionaliseerd. Zij zal gepaard gaan met een centralisering van de budgettaire en boekhoudkundige expertise, die nog al te zeer versnipperd is binnen de FOD, waarbij bijzondere aandacht moet gaan naar een doorgedreven change management traject. In samenwerking met de FOD B&B wordt de voorbereiding tot implementatie van FEDCOM voortgezet in 2016 en in 2017 overeenkomstig de beslissing van de Ministerraad. Hierbij wordt ook bijzondere aandacht geschonken aan de alignering met de hervorming van het beheer van de Rechterlijke Orde, die vanaf 1 januari 2018 in voege zal treden.
De FOD Justitie en de FOD Budget en Beheerscontrole zullen tijdens de duurtijd van het project toezien op de opleiding van de personeelsleden binnen elke entiteit die belast is met de invoering van FEDCOM. Een bijzondere inspanning zal worden geleverd voor de rechterlijke orde, die ten volle zal worden betrokken bij de oefening.
Personeel en organisatie
De ontwikkeling van een P&O - BI als ondersteuning van het HR-beleid zal voortgezet worden. Kwaliteitsvolle gegevens en datamining zijn essentieel om het beleid doelgericht te bepalen, om de impact ervan te meten en om het continu te verbeteren.
Boven op deze voortzetting zal de FOD Justitie toezien op het instellen van een beleid om te komen tot meer flexibiliteit en een evenwicht tussen werk en privé in het kader van het welzijn. Dit zou moeten toelaten om o.a. aan de responsabilisering en de autonomie van het personeel te werken. Dit punt is essentieel voor het behouden van de talenten van de FOD en voor het aantrekken van nieuwe.
Afdeling 3 - Strategie, strategische en operationele doelstellingen en prioritaire initiatieven
Artikel 13 – Strategie 2016-2019
De in deze overeenkomst nagestreefde strategie, die haar oorsprong vindt in de hiervoor uiteengezette context, berust op twee assen:
- de verbetering van de dienstverlening aan de klanten, die zo nauw mogelijk aansluit bij onze opdrachten, met het oog op efficiëntie en transparantie;
- de ontwikkeling van de organisatie op het vlak van personeelsbeheer, budgettair en technologisch beheer.
1. De verbetering van de dienstverlening aan de klanten heeft betrekking op de corebusiness, zijnde de voorbereiding van de wetgeving, de aan de Rechterlijke Orde geboden steun of het detentiebeheer. Het geheel past in een algemene visie van de verwachtingen van de samenleving ten aanzien van een justitie van de eenentwintigste eeuw. Het door de FOD ontwikkelde project JUST2020 groepeert de initiatieven die in die algemene visie passen.
Zo moeten de strafrechtelijke en burgerrechtelijke procedures worden vereenvoudigd en beperkt. Ook normatieve voorstellen moeten worden uitgewerkt, in overleg met de betrokken partijen, waarbij de maatschappelijke context in aanmerking wordt genomen.
Voor de Rechterlijke Orde moeten de ontwikkeling en de tenuitvoerlegging van een nieuw beheersmodel worden voortgezet. De kwaliteit van de ondersteuning blijft ondertussen gegarandeerd.
Voor de strafuitvoering zijn de inspanningen gericht op het detentiebeleid en de impact ervan op de re-integratie en de recidive. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de situatie van de geïnterneerden en aan het beheer van de gezondheidszorg voor gedetineerden.
2. De verwezenlijking van de opdrachten vereist een permanente ontwikkeling van de organisatie.
Op het vlak van de begroting vertaalt zich dat in een efficiënt en transparant beheer om een grotere beheersing van de financiële processen en van de kosten te bereiken; op het vlak van het personeel in een doeltreffend human resources management dat gebaseerd is op een cultuur van ontwikkeling en innovatie; op technologisch vlak in het leggen van een accent op tools en methodes die een grotere beheersing bieden en die het dagelijkse werk van de gebruikers vereenvoudigen; op het vlak van de bedrijfscultuur in de erkenning en de responsabilisering van allen.
Artikel 14 – Strategische en operationele doelstellingen en prioritaire initiatieven
14.1 Uit deze algemene strategie zijn vijf strategische doelstellingen ontstaan die hierna worden uiteengezet.
Zij worden vervolgens opgesplitst in operationele doelstellingen en prioritaire initiatieven. De beschrijving van die initiatieven is opgenomen in bijlage 8.
De vijf strategische doelstellingen zijn:
1. Bijdragen aan de uitwerking van een nieuw beleid met inbegrip van de wetsontwerpen en in voorkomend geval de organisatie voorbereiden voor de tenuitvoerlegging ervan;
2. Verder optimaliseren, rationaliseren en informatiseren van processen en diensten met het oog op:
- de verbetering of versnelling van de interne werkprocessen van de FOD Justitie en de Rechterlijke Orde (back-office);
- de verhoging van het gebruiksgemak van externe gebruikers (de burgers, de advocatuur, het notariaat, de gerechtsdeurwaarders, andere FOD’s, de politie, internationale instellingen, ..) door o.a. de raadpleging van het dossier of de documenten via een toegangsplatform of internet en deling van informatie (front-office).
3. Ontwikkelen en implementeren van management- en sturingstools voor de organisatie om het performantiemanagement te ondersteunen en de besluitvorming (van het management) binnen de FOD Justitie te optimaliseren;
4. Begeleiden van de medewerkers van de FOD Justitie naar een mens- en klant gerichte cultuur, zulks door een beter beheer van de competenties en de erkenning ervan, alsook door de responsabilisering van eenieder;
5. Streven naar een grotere beheersing van onze processen, activiteiten en deliverables en naar klantgerichtheid teneinde de kwaliteit van onze prestaties en producten te verhogen.
14.2 De initiatieven op het gebied van wet- en regelgeving en op het gebied van informatica zijn niet allemaal geïnventariseerd in deze overeenkomst.
Met het oog op flexibiliteit zijn de ondertekenaars het erover eens te verwijzen naar een jaarlijkse roadmap die, naast de prioriteiten op het vlak van wetgeving, regelgeving en informatica, de indicatoren zal bevatten die door de FOD Justitie moeten worden gebruikt.
De roadmap maakt integraal deel uit van het jaarlijks bestuursplan.
Voor alle initiatieven waarbij de Rechterlijke Orde bijdrager of gebruiker is, zal over de selectie ervan vooraf overleg plaatsvinden.
14.3. Beschrijving van de strategische en operationele doelstellingen en van de prioritaire initiatieven
Strategische doelstelling 1 : Bijdragen aan de uitwerking van een nieuw beleid met inbegrip van de ontwerpen van wet en in voorkomend geval de organisatie voor de tenuitvoerlegging ervan voorbereiden.
Operationele doelstelling 1.1 : Bijdragen aan de uitwerking van het juridische kader op het vlak van
het burgerlijk en economisch recht door aan de minister de noodzakelijke deliverables te bezorgen en voor de minister te onderhandelen
Project 1.1.1 : Operationalisering via respectievelijke bestuursplannen 2016-2017-2018 waarin de minister en de FOD per project indicatoren bepalen
Operationele doelstelling 1.2 : Bijdragen aan de uitwerking van het juridische kader op het vlak van
de burgerlijke rechtspleging door aan de minister de noodzakelijke deliverables te bezorgen en voor de minister te onderhandelen
Project 1.2.1 : Operationalisering via respectievelijke bestuursplannen 2016-2017-2018 waarin de minister en de FOD per project indicatoren bepalen
Operationele doelstelling 1.3 : Bijdragen aan de uitwerking van het juridische kader op het vlak van
het strafrecht en de strafuitvoering door aan de minister de noodzakelijke deliverables te bezorgen en voor de minister te onderhandelen
Project 1.3.1 : Operationalisering via respectievelijke bestuursplannen 2016-2017-2018 waarin de minister en de FOD per project indicatoren bepalen
Operationele doelstelling 1.4 : Bijdragen aan de uitwerking van het juridische kader op het vlak van
de strafrechtspleging door aan de minister de noodzakelijke deliverables te bezorgen en voor de minister te onderhandelen
Project 1.4.1 : Operationalisering via respectievelijke bestuursplannen 2016-2017-2018 waarin de minister en de FOD per project indicatoren bepalen
Operationele doelstelling 1.5 : Voorstellen van een model voor de ontwikkeling van een nieuw
detentiebeleid ten aanzien van de gedetineerden en de geïnterneerden (onder de vorm van concept, proces en methodologie op het vlak van implementatie)
Project 1.5.1 : Ontwikkelen van een nieuw model inzake beheer en planning van de detentie: conceptueel model, set risk needs variabelen, impactanalyse
Project 1.5.2 : Ontwikkelen en implementeren van geïntegreerd beleid rond het interne zorgstraject van geïnterneerden die binnen de gevangenis verblijven
Project 1.5.3 : Implementeren en evalueren van een plan van aanpak om het terrorisme en de radicalisering in de gevangenissen op te lossen.
Operationele doelstelling 1.6 : Moderniseren van het Centraal Strafregister teneinde er een
authentieke bron van te maken die bijdraagt tot een beter geïntegreerd strafbeheer en die toegankelijk is voor de burger en de bevoegde overheidsdiensten
Project 1.6.1 : Automatisch voeden van het Centraal Strafregister vanuit de hoven en rechtbanken
Project 1.6.2 : Bieden van een elektronische toegang tot het Centraal Strafregister aan de andere overheidsdiensten
Project 1.6.3 : Bieden van een elektronische toegang tot het Centraal Strafregister aan de burger
Operationele doelstelling 1.7 : Moderniseren van het personeelsbeheer voor de rechterlijke orde
Project 1.7.1 : Opsplitsen in afzonderlijke enveloppes van personeelskredieten rekening houdend met vaste criteria
Project 1.7.2 : Opzetten van een systematiek van personeelsplanning binnen de enveloppe RO
Strategische doelstelling 2 : Verder optimaliseren, rationaliseren en informatiseren van processen en diensten met het oog op:
- de verbetering of versnelling van de interne werkprocessen van de FOD Justitie en de Rechterlijke Orde (back-office);
- de verhoging van het gebruiksgemak van externe gebruikers (burgers, advocatuur, notariaat, gerechtsdeurwaarders, andere FOD’s, de politie, internationale instellingen, ..) door o.a. de raadpleging van het dossier of de documenten via een toegangsplatform of internet en deling van informatie (front-office).
Operationele doelstelling 2.1 : In het kader van een globale visie, verder ontwikkelen van generieke
bouwstenen voor het elektronisch gerechtelijk dossier binnen de Rechterlijke Orde
Project 2.1.1 : Leggen van een contractuele basis met het oog op de uitvoering van een programma rond e-dossier
Project 2.1.2 : Uitbouwen van een verwijzingsregister binnen de FOD Justitie (e-reference)
Project 2.1.3 : Ter beschikking stellen van een systeem voor elektronisch indienen van conclusies en stukkenbundels (e-deposit)
Project 2.1.4 : Ter beschikking stellen van een systeem voor elektronische betaling door advocaten (e-Payment service)
Project 2.1.5 : Opbouwen van centrale databank met Vonnissen en Arresten (Vaja)
Operationele doelstelling 2.2 : Rationaliseren en optimaliseren van de budgettaire processen en de
beheersprocessen
Project 2.2.1 : Implementeren van Fedcom Phase II
Project 2.2.3 : Herstructureren van bepaalde "beheer" diensten en processen van de penitentiaire inrichtingen (boekhouding, budget, logistiek, kantine, hotel,...)
Operationele doelstelling 2.3 : Rationaliseren en optimaliseren van de logistieke processen
Project 2.3.1 : Meewerken aan de realisering van de Masterplannen gevangenissen op basis van de bestaande methodologie en instrumenten
Project 2.3.1-1 : Meewerken aan de realisering van de Masterplannen gevangenissen op basis van de bestaande methodologie en instrumenten - Recuperatie van celruimte in vleugel B (Leuven Centraal)
Project 2.3.1-2 : Meewerken aan de realisering van de Masterplannen gevangenissen op basis van de bestaande methodologie en instrumenten - Bouw van het Forensisch psychiatrisch centrum te Antwerpen
Project 2.3.1-3 : Meewerken aan de realisering van de Masterplannen gevangenissen op basis van de bestaande methodologie en instrumenten - Bouw van de nieuwe gevangenis van Dendermonde
Project 2.3.1-4 : Meewerken aan de realisering van de Masterplannen gevangenissen op basis van de bestaande methodologie en instrumenten - Bouw van de nieuwe gevangenis van Haren
Project 2.3.1-5 : Repatriëren van in Tilburg opgesloten gedetineerden naar België
Operationele doelstelling 2.4 : Rationaliseren en optimaliseren van de HR-processen
Project 2.4.1 : Harmoniseren en centraliseren van de personeelsplanning inzake opmaak, monitoring en evaluatie
Project 2.4.2 : Ontwikkelen en implementeren van PeopleSoft voor het administratief beheer van het personeel van de buitendiensten van het DG EPI, het personeel van Rechterlijke Orde, het personeel van Veiligheid van de Staat en het personeel van de Erediensten
Project 2.4.3 : Rationaliseren van de penitentiaire kaders
Operationele doelstelling 2.5 : Rationaliseren en optimaliseren van de processen in verband met
veiligheid (van de personen, de gebouwen en de informatie)
Project 2.5.1 : Uitwerken van een standaard veiligheidsmodel naargelang de evolutie van de risico's om de veiligheid van de personen in de penitentiaire inrichtingen, de centrale administratie van de FOD Justitie en de gerechtsgebouwen te waarborgen
Project 2.5.2 : Inventariseren en analyseren van de risico’s m.b.t. de kritische en gevoelige gegevens van de entiteiten van de FOD Justitie en van de Rechterlijke Orde
Project 2.5.3 : Implementeren van een risicobeheersmodel bij het DG EPI
Operationele doelstelling 2.6 : Rationaliseren en optimaliseren van de primaire processen van de
FOD Justitie
Project 2.6.1 : Uitwerken van een elektronisch beheer van de wetgevende dossiers
Project 2.6.2 : Afwerken van het project Sidis Suite inclusief omkadering gevangenissen - Afwerking Fase 1 en 2
Project 2.6.3: Afwerken van het project Sidis Suite inclusief omkadering gevangenissen - Ontwikkeling Fase 3
Strategische doelstelling 3: Ontwikkelen en implementeren van management- en sturingstools voor de organisatie om het performantiebeheer te ondersteunen en de besluitvorming (van het management) binnen de FOD Justitie te optimaliseren
Operationele doelstelling 3.1: Het directiecomité en de business analisten beschikken over
boordtabellen met de gegevens en de basisanalysefunctionaliteiten in de als prioritair gedefinieerde aangelegenheden en gebruiken ze als exclusieve standaarden
Project 3.1.1: Ontwikkelen van een datawarehouse en van boordtabellen P&O: iteratie 1, gegevens en basisfunctionaliteiten
Project 3.1.2: Ontwikkelen van een datawarehouse en van boordtabellen Budget: iteratie 1, gegevens en basisfunctionaliteiten
Project 3.1.3: Ontwikkelen van een datawarehouse en van boordtabellen over de uitvoering van vrijheidsberovende straffen (+ elektronisch toezicht): iteratie 1, gegevens en basisfunctionaliteiten
Project 3.1.4: Ontwikkelen van een datawarehouse en van boordtabellen over de gegevens betreffende de rechterlijke orde en inzonderheid over de veroordelingen en de gerechtskosten in strafzaken, iteratie 1, gegevens en basisfunctionaliteiten
Operationele doelstelling 3.2 : Ontwikkelen van de mogelijkheden inzake de kruising van de
gegevens tussen de prioritaire aangelegenheden zodat de gebruikers beschikken over verruimde analytische capaciteiten
Project 3.2.1: Ontwikkelen van een Corporate datawarehouse op grond waarvan de gegevens van de verschillende entiteiten kunnen worden gekruist om transversale boordtabellen te creëren"
Operationele doelstelling 3.3 : Ontwikkeling van de tools en de functionaliteiten inzake projectie in
de prioritaire aangelegenheden zodat de gebruikers beschikken over verruimde analytische capaciteiten
Project 3.3.1: Ontwikkeling van de analytische capaciteiten: test/POC van de tools voor projecties, data mining ... voor P&O
Project 3.3.2: Ontwikkeling van de analytische capaciteiten: test/POC van de tools voor projecties, data mining ... voor Budget
Project 3.3.3: Ontwikkeling van de analytische capaciteiten: test/POC van de tools voor projecties, data mining ... over de detentie
Project 3.3.4: Ontwikkeling van de analytische capaciteiten: Test/POC van de projectietools, data mining- voor de gegevens inzake de strafrechtelijke veroordelingen
Strategische doelstelling 4: Begeleiden van de medewerkers van de FOD Justitie naar een cultuur gericht op de mens en de klant, zulks door een beter beheer van de competenties en door de erkenning ervan, alsook door de responsabilisering van eenieder.
Operationele doelstelling 4.1: Versterken en verbeteren van de basispijlers van de communicatie
van de FOD Justitie
Project 4.1.1 : Herstructureren van de diensten Communicatie in de FOD Justitie
Project 4.1.2 : Ontwerpen van het nieuwe intranet van de FOD Justitie met een gebruikersgerichte architectuur en een responsief grafisch design
Project 4.1.3 : Verder uitbouwen van de website van de FOD Justitie teneinde de kloof tussen burgers / organisaties en de FOD te verkleinen
Operationele doelstelling 4.2: Organiseren van het beheer en delen van kennis en competenties
zodat de organisatie en de individuele medewerker hun missie en taken kunnen uitvoeren en hun doelstellingen kunnen bereiken
Project 4.2.1 : Implementeren van een Knowledge Management-plan voor de overdracht van de kritische kennis binnen de FOD Justitie:
- de competenties en kennis van de medewerkers in kaart brengen
- de kritische kennis definiëren
- de overdracht van de kritische kennis garanderen op basis van een KM-plan
Project 4.2.2 : Ten uitvoer leggen van de CoP’s en gebruiken van de digitale platformen als kennisbeheerstool voor de CoP’s
Project 4.2.3 : Creëren en implementeren van digitale platformen als tool voor communicatie met de ambtenaren van de burgerlijke stand
Operationele doelstelling 4.3: Responsabiliseren van de hiërarchische lijn en de medewerkers als
actoren inzake het welzijn op het werk
Project 4.3.1: Organiseren van een opleidings- en sensibiliseringsprogramma over het welzijn op het werk en definiëren van een intern beleid inzake de problematische consumptie van alcohol en andere drugs
Project 4.3.2: Definiëren van een intern beleid inzake preventie en beheer van de traumatiserende gebeurtenissen, inzake het beheer van de bijzonder zware psychosociale aspecten in verband met de inhoud van het werk
Operationele doelstelling 4.4: Begeleiden van de managers van de FOD Justitie in hun rol van leider
Project 4.4.1 : Uitrollen van een generiek charter voor leidinggevenden en de bijbehorende methodieken
Strategische doelstelling 5: Streven naar een grotere beheersing van onze processen, activiteiten en deliverables, allemaal "klantgericht" teneinde de kwaliteit van onze prestaties en producten te verhogen
Operationele doelstelling 5.1: Invoeren van een geharmoniseerde methode voor interne controle
Project 5.1.1: Uitwerken van de eerste evaluatie van de maturiteit van FOD Justitie inzake interne controle (overeenkomstig de maturiteitsmatrix van de ACFO)
Operationele doelstelling 5.2: Versterken van de interne controle op kritische processen
Project 5.2.1: Interne controle versterken op de benoemingsprocedure van de magistraten Project 5.2.2: Interne controle versterken op de automatische voeding van het centraal
strafregister vanuit de gerechtelijke entiteiten
Project 5.2.3: Interne controle organiseren op de administratieve HR-processen voor het gerechtspersoneel
Artikel 15 – Middelenschema
De ondertekenaars constateren dat Justitie voor 2016 een begroting heeft ingediend van 1.783.109 kEUR. Ter indicatie: het begrotingskrediet voor de lente 2015 bedroeg na de begrotingscontrole 1.842.594 kEUR. De bestuursovereenkomst heeft betrekking op de middelen die werden opgenomen in de volgende organisatieafdelingen:
- DO 21
- DO 40
- DO 51
- DO 53
- DO 56
- DO 59
Overeenkomstig de beslissingen van de Ministerraad van 15 oktober 2014 zijn de lineaire besparingen voor 2016 als volgt:
- Besparingspercentage op personeelskredieten: -2%
- Besparingspercentage op werkingskredieten: -2%
- Besparingspercentage op investeringskredieten: -3%
- Besparingspercentage op facultatieve toelagen: -2%
De FOD justitie moet rekening houden met deze besparingspercentages in 2016, 2017 en 2018 (dezelfde besparingsritmes).
BEGROTINGSCONTROLE 0000 | XXXXXXXXXXXXXXXXXX 2016 VAN JUSTITIE | VERSCHIL | ||
nominaal | procentueel | |||
beleidsorgaan Minister | 2.958 | 2.957 | -1 | -0,03% |
personeelskredieten | 1.301.361 | 1.292.796 | -8.565 | -0,66% |
werkingskredieten (totaal) | 491.789 | 447.774 | -44.015 | -8,95% |
gewone werkingskredieten | 359.027 | 309.372 | -49.655 | -13,83% |
inhuring cellen Tilburg | 35.083 | 35.139 | 56 | 0,16% |
tweedelijnsbijstand (vergoedingen pro Deo advocaten) | 71.966 | 77.145 | 5.179 | 7,20% |
dotaties IGO en NICC | 8.172 | 8.024 | -148 | -1,81% |
andere toelagen, subsidies, dotaties | 17.541 | 18.094 | 553 | 3,15% |
investeringskredieten | 29.594 | 22.792 | -6.802 | -22,98% |
organieke fondsen (Kansspelcommissie en Commissie Financiële Hulp) | 16.892 | 16.790 | -102 | -0,60% |
TOTAAL | 1.842.594 | 1.783.109 | -59.485 | -3,23% |
opmerking: deze cijfers zijn in kEUR (x1000) uitgedrukt | ||||
Deel 4. Inhoud van de federale transversale doelstellingen
Afdeling 1 - Algemene bepalingen
Artikel 16 – Subsidiariteit met betrekking tot de implementering van de transversale doelstellingen
De regering heeft beslist om de federale overheidsdiensten te responsabiliseren, de werking te moderniseren en efficiënter te maken, vertrekkend vanuit een gemeenschappelijke visie voor alle federale overheidsdiensten en die door alle federale overheidsdiensten wordt onderschreven.
In dit kader worden de FOD’s uitgenodigd om gemeenschappelijke acties te ondernemen
De normen en standaarden die aan de transversale doelstellingen zijn verbonden en die hier in onderling akkoord worden vooropgesteld zijn inspanningsverbintenissen. Iedere federale overheidsdienst wordt aangespoord een traject uit te tekenen dat vertrekkend vanuit hun huidige positie en maturiteit hen moet aanzetten om binnen de mogelijkheden en rekening houdend met de eigen specifieke omstandigheden een eigen en gefaseerde weg naar de realisatie en de implementatie ervan uit te stippelen en hiervoor verantwoording te kunnen afleggen.
Artikel 17 – Gemeenschappelijke basis
De onderscheiden domeinen beantwoorden aan de doelstellingen vervat in het regeerakkoord en vertolken de leidende principes die op hun beurt een gevolg zijn van de gemeenschappelijk gedragen strategische assen integratie en coördinatie van de dienstverlening, kostenefficiëntie, klantgerichtheid, innovatie, vereenvoudiging, digitalisering en bevordering van het welzijn op het werk. Deze strategische assen werken transversaal door in het uittekenen van de doelstellingen van deze 7 domeinen zodat bepaalde operationele doelstellingen en indicatoren op meerdere domeinen kunnen slaan.
Afdeling 2 - Specifieke bepalingen
Artikel 18 – Efficiëntieverbetering en kostenreductie
Efficiëntieverbetering en kostenreductie vloeien voort uit een samenspel van externe maatregelen goedgekeurd door de regering, inzonderheid e-government, vereenvoudiging en digitalisering van processen, met interne maatregelen en acties in de FOD Justitie zoals het verbeteren van de processen en het correct inschatten van behoeften.
De ondertekenaars stellen vast dat het College van de voorzitters en de regering zich ertoe verbinden om de budgettaire procedures te herzien om de budgettaire autonomie van de organisaties te verhogen. Dit impliceert:
- de ontwikkeling van een globale enveloppebenadering;
- het behouden van efficiëntiewinsten;
- de interne financiering van de synergie;
- het financieren van uitzonderlijke investeringsprojecten.
18.1. Volgens de regering en het College van de voorzitters ligt een eerste vereiste in een goed beheer en de optimalisering van de processen en projecten en de waarborg van de kwaliteit ervan om te komen tot een grotere maturiteit. Zij vragen elke organisatie haar processen te identificeren en te beschrijven.
De ondertekenaars verwijzen hier naar de beschrijving opgenomen onder strategische doelstelling nr. 2.
18.2. Het College van de voorzitters en de regering bevestigen dat een ver doorgedreven opvolging en digitalisering van de processen als sluitstuk een aanzienlijke efficiëntiewinst kunnen opleveren. Dit is zeker het geval op het vlak van het beheer en de ontwikkeling van het personeel.
De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder strategische doelstelling nr. 2.
Er wordt vastgesteld dat het College van de voorzitters zich ertoe verbindt vooruitgang te boeken met betrekking tot de digitalisering van de personeelsdossiers. Dit behelst onder meer:
- het gebruik maken van Crescendo voor het beheer van de evaluatiedossiers;
- het registreren en opvolgen van het absenteïsme;
- het voorzien en het opvolgen van de VTO-dagen (Vorming, Training & Opleiding) per ambtenaar.
De voorgestelde KPI's zijn:
- Het percentage gedigitaliseerde personeelsdossiers op het totaal aan personeelsdossiers over de periode van de komende drie jaar.
De ondertekenaars verbinden zich ertoe in de loop van de komende drie jaar de volgende percentages van gedigitaliseerde dossiers te behalen:
2016: 1,8 %.
2017: 3,7 %.
2018: 5,6 %.
De percentages vertegenwoordigen de proportie aan personeelsdossiers die zullen worden overgedragen aan het shared service center PersoPoint.
- Het percentage evaluatiedossiers dat via Crescendo of een andere tool wordt opgevolgd en aangevuld over de periode van de komende drie jaar.
De ondertekenaars verbinden zich ertoe in de loop van de komende 3 jaar de volgende percentages van de in Crescendo opgevolgde en aangevulde evaluatiedossiers te behalen:
2016: 9 %
2017: 13 %
2018: 60 %
De doelstelling heeft betrekking op het aantal via Crescendo opgevolgde en aangevulde dossiers, zonder deze van de Rechterlijke Orde, het wetenschappelijk personeel van het NICC en de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat.
- Het monitoren van de afwezigheid wegens ziekte en/of arbeidsongeval van korte en lange duur en positioneren t.o.v. een streefcijfer over de periode van de komende drie jaar.
Ter indicatie, het afwezigheidspercentage wegens ziekt en/of arbeidsongeval voor de jaren 2013-2014 was: 2013: 7,5%
2014: 7,1% (voor een periode van tien maanden (januari tot oktober); Medex heeft nog geen cijfer voor het hele jaar bezorgd.)
De ondertekenaars zullen, op basis van studies inzake de oorzaken van de afwezigheden, initiatieven nemen om, in de mate van het mogelijke, het afwezigheidspercentage te verminderen door een aangepast personeels-en welzijnsbeleid.
- Het aantal dagen VTO/VTE/jaar over de periode van de komende drie jaar.
De ondertekenaars verbinden zich ertoe een opleidingsbeleid te ontwikkelen ten gunste van het voltallige personeel van de FOD Justitie waarbij rekening wordt gehouden met de behoeften van de organisatie en de medewerkers, de ontwikkelde projecten, de evolutie van de beroepen en de beschikbare budgetten.
2016: 2,5 dagen
2017: 3 dagen
2018: 2,5 dagen
Dit aantal dagen houdt geen rekening met het personeel van de Rechterlijke Orde, het wetenschappelijk personeel van het NICC en het personeel van de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat.
Er is voorzien in een stijging in 2017 voor het change management dat verband houdt met het Fedcom- project.
Er is voorzien in een daling in 2018 gelet op de herschikking van de basisopleiding van de penitentiaire beambten.
Artikel 19 – Administratieve vereenvoudiging
De ondertekenaars, overtuigd van de noodzaak om over te gaan tot een administratieve vereenvoudiging, engageren zich om tegen het einde van deze bestuursovereenkomst de administratieve lasten opgelegd aan burgers te beperken en aldus bij te dragen tot de door de regering vastgestelde doelstelling van vermindering.
Ook gaat de administratieve vereenvoudiging samen met e-government, vereenvoudiging en digitalisering van processen.
De federale doelstellingen en hun indicatoren zijn de volgende:
(a) Op het vlak van inschatting van de behoeften en het incalculeren van de impact, engageert de FOD zich om de effecten van geplande of nieuwe regelgeving in kaart brengen via een vroegtijdige impactanalyse.
Als indicator geldt het aantal nieuwe regelgevingen waarvoor een voorafgaandelijke impactanalyse heeft plaatsgevonden.
(b) Op het vlak van administratieve vereenvoudiging, engageert de FOD zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst de administratieve lasten opgelegd aan burgers, ondernemingen en verenigingen te beperken en bij te dragen tot de door de regering vastgestelde doelstelling van 30
% vermindering.
In functie van zijn maturiteit zal de FOD deelnemen aan de nulmeting van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging aan de hand van het Kafka-meetmodel en zal in zijn bestuursplan een intern actieplan administratieve vereenvoudiging integreren dat tevens de acties omvat vereist om te voldoen aan de only-once regelgeving zoals bepaald in de Wet 5 mei 2014 (BS 4 juni 2014)
Als KPI geldt de ratio van het aantal gerealiseerde acties t.o.v. de vooropgestelde acties
De KPI Only Once geeft de vooruitgang in only once weer ten opzichte van het referentiejaar 2014:
𝐾𝑃𝐼
= 50 ∑ 𝑎j × 𝑏j × 𝑐j + 50 𝑑j
Met:
j ∑ 𝑎0 × 𝑏0 × 𝑐0
𝑑0
aj = aantal opnieuw opgevraagde gegevens1 (jaar j) bj = aantal bevraagden (jaar j)
cj = frequentie per jaar (jaar j)
a0 = aantal opnieuw opgevraagde gegevens referentiejaar 2014 b0 = aantal bevraagden referentiejaar 2014
c0 = frequentie per jaar referentiejaar 2014
dj = aantal authentieke xxxxxxxx0 ontsloten via de dienstenintegrator (jaar j) d0 = aantal authentieke gegevens
Indien de noemer in een van beide breuken gelijk is aan 0 wordt de maximale score van 50 voor dat deel toegekend aangezien de overheidsinstelling only once compliant is of geen authentieke gegevens bezit.
(c) Op het vlak van e-government en digitalisering van processen verbindt de FOD zich er toe actief bij te dragen tot de digitalisering van de dienstverlening en het verminderen van de papierstroom (paperless administration) in overeenstemming met zijn niveau van maturiteit.
Hiertoe worden een maximum aantal databanken of gegevensbronnen van de instelling via een dienstenintegrator ontsloten en worden een maximum aantal datasets in het kader van de PSI- regelgeving ter beschikking gesteld voor hergebruik.
Als KPI’s gelden:
- het aantal dienstverleningen dat extern wordt aangeboden via digitale kanalen
- Aantal databanken of gegevensbronnen van de instelling die via een dienstenintegrator worden ontsloten op een totaal aantal databanken of gegevensbronnen (dossiers m.b.t. burgers – Only Once):
- Aantal datasets dat in het kader van de PSI-regelgeving wordt ter beschikking gesteld voor
hergebruik op een totaal aantal datasets (Open Data):
- Het percentage van de facturen die elektronisch worden behandeld op een totaal aantal ontvangen facturen, onverminderd de uitrol van e-invoicing:
De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder strategische doelstelling nr. 2.
De indicatoren zullen vervolledigd worden naarmate de momenteel lopende analyse in samenwerking met de DAV.
1 Opnieuw opgevraagde gegevens zijn gegevens die beschikbaar zijn in een authentieke bron (horizontale gegevens) of die beschikbaar zijn binnen de eigen overheidsinstelling (verticale gegevens)
2 Authentieke gegevens zijn basisgegevens die door de overheidsinstelling in kwestie voor de uitvoering van hun kerntaken verworven worden en die door één of meerdere andere overheidsinstellingen hergebruikt kunnen worden (het rijbewijs, de identiteitskaart, …)
Artikel 20 – Klantgerichtheid
De ondertekenaars engageren zich om de klantgerichtheid zoveel mogelijk als een permanent aandachtspunt te ontwikkelen in het kader van de talrijke door de FOD Justitie uitgeoefende opdrachten, zoals bepaald in artikel 9.
De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder de strategische doelstellingen nr. 2
en nr. 5.
De ondertekenaars besteden bijzondere aandacht aan de voortzetting van de ontwikkeling van een kwaliteitsvolle relatie met de gerechtelijke overheden, inzonderheid door hen actief te betrekken bij de tenuitvoerlegging van de overdracht van bevoegdheden en van kennis, in uitvoering van de wet van 18 februari 2014.
De ondertekenaars hebben aandacht voor het aantal klachten dat bij de klachtencoördinator wordt ingediend, maar ook bij de andere ter zake bevoegde instanties binnen justitie.
Artikel 21 – Duurzame ontwikkeling
In het licht van de politieke en maatschappelijke tendensen verbinden de ondertekenaars zich tot de verdere integratie van de duurzame en milieugebonden dimensie in de strategie en werking van de organisatie.
Met verwijzing naar het koninklijk besluit van 27 mei 2015 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 22 september 2004 houdende oprichting van cellen duurzame ontwikkeling, verbinden de ondertekenaars zich tot het bevorderen van een sterkere bewustwording van de inzet van duurzame ontwikkeling binnen het departement. Zij onderstrepen dat het vaststellen van globale doelstellingen en het verwezenlijken van concrete acties in dat verband berusten op de noodzakelijke mobilisering van alle personeelsleden en op de vaste medewerking van alle directoraten-generaal en diensten.
De transversale doelstelling inzake duurzame ontwikkeling heeft meer bepaald betrekking op:
- de bijdrage van de FOD aan de uitvoering van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling;
- de terbeschikkingstelling van expertise betreffende de opdrachten van de FOD;
- de voorbeeldfunctie van de FOD in het kader van zijn dagelijkse werking op het stuk van intern milieubeheer, overheidsopdrachten, duurzame mobiliteit, sensibilisering van het personeel en rapportering.
Verscheidene initiatieven zijn reeds afgerond, zoals de invoering van een milieumanagementsysteem voor de activiteiten binnen de centrale zetel van de FOD, met validering door een externe auditeur in mei 2015.
Indicatoren:
2016 en 2017: instandhouding en monitoring van het interne milieubeheersysteem voor de activiteiten van de centrale zetel;
2016 en 2017: geleidelijke uitbreiding van het interne milieubeheersysteem tot een volgende site van de centrale administratie met het oog op de externe verificatie en validatie ervan;
2018: hernieuwing van de externe verificatie en validatie van het milieubeheersysteem voor de activiteiten van de centrale zetel;
2016: eerste rapportering over de tenuitvoerlegging van de omzendbrief van 16 mei 2014 inzake duurzame overheidsopdrachten en evaluatie van het aantal overheidsopdrachten met milieucriteria en sociale clausules;
2017 en 2018: jaarlijkse rapportering over de toepassing van de omzendbrief inzake duurzame overheidsopdrachten;
2017 en 2018: uitvoering en follow-up van de wettelijke mobiliteitsverplichtingen (bedrijfsvervoerplan, federale diagnostiek van het woon-werkverkeer van de werknemers);
2016 tot 2018: lijst met de sensibiliseringsacties inzake duurzame ontwikkeling die jaarlijks worden georganiseerd voor het personeel;
2016 tot 2018: uitvoering en periodieke rapportering van de federale beleidsmaatregelen bestemd voor de FOD op het stuk van duurzame ontwikkeling (cf. doelstellingen inzake langetermijnvisies, maatregelen uit het federaal plan duurzame ontwikkeling) en armoedebestrijding (federaal plan armoedebestrijding);
2016 tot 2018: aantal impactanalyses uitgevoerd op jaarbasis voor het duurzame-ontwikkelingsluik in het beleidsvoorbereidingsproces.
Artikel 22 – Bevordering gelijke kansen
De federale overheidsdiensten willen een spiegel van de maatschappij zijn en gaan derhalve voor een inclusieve maatschappij. Zij willen dit vertalen in de samenstelling van het personeel door een inclusief HR- beleid dat een gelijke toegang tot het openbaar ambt voor elke burger van dit land mogelijk maakt.
Op het vlak van het diversiteitsmanagement engageert de federale overheidsdienst Justitie zich om de federale diversiteit bevorderende initiatieven te ondersteunen door o.m. inspanningen te leveren op het vlak van:
- het verstrekken van de ratio aan de door de regering aangeduide diensten m.b.t. personen met een handicap die in dienst zijn;
- het verstrekken van gegevens over de verdeling man/vrouw in de 1e en 2e taaltrap van de administratie;
- het participeren in specifieke acties in het kader van de tewerkstelling van de specifieke categorieën personen;
- het streven naar binnen de gestelde termijnen de effectieve invulling en naleving van de gehandicaptenquota van 3 % van het personeelsbestand en hiervoor alle maatregelen te nemen om de arbeidsposten aan te passen en een specifiek onthaal hiervoor te ontwikkelen;
- het verstrekken van gegevens over de tewerkstelling van personen van een andere nationaliteit dan de Belgische;
- op het vlak van de gedifferentieerde behandeling inzake het verlengd inzetten van competenties op de werkvloer, zal de FOD meewerken aan initiatieven die als doelstelling hebben een leeftijdsbewust personeelsbeleid te ontwikkelen.
- “De FOD/POD engageert zich ertoe, overeenkomstig de bepalingen van de ‘wet gender mainstreaming’ van 12 januari 2007 en van haar uitvoeringsbesluiten, het actuele beleid inzake gender mainstreaming uit te voeren en te intensifiëren. De FOD/POD zal rekening houden met de verschillende situatie van vrouwen en mannen (integratie van de genderdimensie of gender mainstreaming) in al haar acties, programma’s en projecten, en in het bijzonder in de activiteiten die ze in het kader van de huidige overeenkomst zal uitvoeren.”
- “De instelling zal toezien op de toepassing van het beginsel van “handistreaming”, in overeenstemming met de bepalingen van het VN-verdrag inzake de rechten van personen met een handicap, waarbij op transversale wijze de integratie van personen met een handicap in alle
domeinen van het maatschappelijk leven bevorderd wordt, door een beroep te doen op de contactpersoon die in elke instelling aangeduid werd en in samenwerking met het federale coördinatiemechanisme opgericht bij de FOD Sociale Zekerheid.”
De ondertekenaars gaan ermee akkoord om alle acties te ondernemen om gelijke kansen in de organisatie te bevorderen.
Het NICC, de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat en de Rechterlijke Orde zijn er niet bij betrokken.
- Het opvolgen van het gehandicaptenquotum van 3 % van het personeelsbestand over de komende drie jaar.
De ondertekenaars verbinden zich ertoe de acties te bevorderen om het huidige quotum van 0,78 % te verbeteren, zulks in de wetenschap dat het zeer afhankelijk is van de resultaten van de wervings- en bevorderingsprocedures.
Er worden intern bewustmakingsacties georganiseerd.
De ondertekenaars stellen zich ten doel het huidige quotum te verhogen in de loop van de komende drie jaar.
Deze wettelijke verplichting beoogt slechts bepaalde functies. Zijn hierbij niet betrokken:
- de operationele functies van het DG EPI, de Veiligheid van de Staat;
- de Rechterlijke Orde.
Artikel 23 – Bevordering van het welzijn & de bedrijfscultuur
De ondertekenaars verbinden zich ertoe de nodige acties te ondernemen om:
- de bedrijfscultuur te doen evolueren zodat het welzijn van de medewerkers wordt bevorderd en het evenwicht tussen werk en privéleven wordt gerespecteerd;
- de medewerkers meer autonomie te geven en te responsabiliseren;
- een mensgericht leiderschap te integreren, zowel voor het top- als middelmanagement. De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder strategische doelstelling nr. 4.
Artikel 24 – Verbetering interne controle
De ondertekenaars engageren zich om het maturiteitsniveau van de FOD Justitie inzake interne controle te verhogen.
De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder de strategische doelstellingen nr. 2
en nr. 5.
Artikel 25 – Verbetering interne audit
Door de uitvoering van de goedgekeurde nota van 17 juli 2015 keurde de Ministerraad van 11 december 2015 een ontwerp van koninklijk besluit goed waarbij de Federale Interne Auditdienst (FIA) wordt opgericht.
De FIA wordt opgericht onder het administratief gezag van de eerste minister, bij de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de eerste minister, maar maakt er geen deel van uit. FOD Kanselarij zorgt wel voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de FIA.
De FIA evalueert voor elke aangesloten dienst de betrouwbaarheid van het interne controlesysteem en werkt onder toezicht van het Auditcomité van de federale overheid (ACFO).
Artikel 26 – Samenwerking met andere departementen
De ondertekenaars engageren zich om op permanente basis de samenwerking tussen departementen te bevorderen, door naargelang van het geval te participeren en te investeren in federale initiatieven die gericht zijn op een deling en een synergie van de expertises.
De ondertekenaars nemen deel aan gerichte prioritaire acties rond een aantal gekozen thema’s zoals IT, Facility & logistiek, HRM, budgetbeheer en informatie- en communicatieveiligheid.
De ondertekenaars engageren zich om bij te dragen tot een transversaal onderbouwd, effectief, efficiënt en interactief communicatiebeleid (informeren, bewustmaken, converseren) op maat van de burger:
- tijdig correcte, verstaanbare informatie verstrekken, zowel intern als extern, via de geschikte communicatiekanalen;
- op het vlak van interne communicatie de transversaliteit, informatiedeling en interacties binnen de organisatie bevorderen.
De ondertekenaars verwijzen hier naar de toelichting opgenomen onder strategische doelstelling nr. 4.
Deze bestuursovereenkomst bevat de volgende bijlagen:
Bijlage 1: Door elke mandaathouder ondertekende verbintenis
Bijlage 2: Opdrachten
Bijlage 3: Visie en waarden van de FOD Justitie
Bijlage 4: Organogram
Bijlage 5: Omgevingsanalyse
Bijlage 6: De risico’s van de organisatie
Bijlage 7: Stakeholdersanalyse
Bijlage 8: Synthese van de strategische en operationele doelstellingen en van de prioritaire initiatieven
Bijlage 9: Jaarlijkse roadmap van de normatieve werkzaamheden
Bijlage 10: De prioritaire initiatieven : projectfiches
Bijlage 11: Opvolgingsmethode van de initiatieven van de overeenkomst en van het bestuursplan
Bestuursovereenkomst 12/02/2016 pagina 31/31