NOTARIS JAN DELANG
Xxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxx
NOTARIS XXX XXXXXX
Tel.: 015/31.31.75 Fax.: 015/31.50.51
BELEID INZAKE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Kantooruren maandag tot vrijdag 9.00 u - 12.30 u. en
14.00 u. - 18.00 u.
De notaris is rechtstreeks telefonisch bereikbaar tussen 9.30 u. en 10.00 x.
Xxxxx Xxxxxx
Master in het notariaat
Xxxx Xxxxxxxxxx
Licentiaat in het notariaat
Xxxxxxxx Xx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx
Notarieel medewerker
Derdenrekeningen BNP Paribas Fortis XX00 0000 0000 0000 GEBA BE BB
KBC
XX00 0000 0000 0000 KRED BE BB
Belfius
XX00 0000 0000 0000 GKCC BE BB
ING
XX00 0000 0000 0000 BBRU BE BB
Opvolger van erenotaris Xxxx Xx Xxxxxx
Notaris Xxx Xxxxxx is verantwoordelijk voor de verwerking op uw persoonsgegevens die verricht worden binnen zijn kantoor.
KBO-nummer: 0889.519.791
Adres: Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx
2. Identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming (“dpo”)
De “Afdeling gemeenschappelijke DPO van het notariaat” bij Privanot vzw werd door de verwerkingsverantwoordelijke als functionaris voor gegevensbescherming aangeduid.
Adres: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx
3. Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens
Verwerkingen
Als openbaar ambtenaar dient de Notaris, voor de verwezenlijking van zijn activiteiten, uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.
De persoonsgegevens die u betreffen worden hetzij rechtstreeks bij u verzameld of zijn hetzij afkomstig uit officiële bronnen. Aangezien de Notaris een deel van het openbaar gezag uitoefent, heeft hij toegang tot diverse authentieke gegevensbronnen die strikt omkaderd worden door specifieke wetgevingen.
Gegevens
Onder “persoonsgegeven” wordt verstaan “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator”. Het gaat met name om identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, ...), contactgegevens (adres, telefoonnummer, ...), economische en financiële gegevens (bankgegevens,...), gegevens over de akten die op het kantoor verleden werden en gegevens over de familiale, sociale, fiscale of andere situatie die de notaris met betrekking tot uw persoon dient te verzamelen bij de officiële bronnen en administraties.
Doeleinden
De notaris verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens om de rechtszekerheid te garanderen van de verrichtingen waarvan hij de authenticiteit waarborgt alsook voor het beheer van de dossiers die hem worden toevertrouwd.
4. Mededeling van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens die door de Notaris verwerkt worden kunnen mogelijk aan derden worden verzonden (“ontvangers”), en meer specifiek aan:
BV. o.v.v. BVBA
RPR Mechelen
BTW BE 0889.519.791
De reproductie, deels of volledig, van dit beleid inzake de bescherming van gegevens is verboden behoudens voorafgaandelijk en uitdrukkelijk akkoord van de DPO.
- de wettelijk gemachtigde partners zoals de federale overheidsdiensten en de notariële instellingen voor het bewaren van de akteafschriften en hun metagegevens in het kader van de elektronische registratie en voor de inschrijving van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bv. register van huwelijksovereenkomsten, register van testamenten, register van lastgevingsovereenkomsten, register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een voorlopige bewindvoerder of vertrouwenspersoon)
- de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, voor wat de betreft de gegevens m.b.t. de onroerende goederen om deze op te nemen in een databank van het notariaat die als doel heeft statistieken te genereren alsook de notaris tijdens de uitoefening van zijn opdracht toe te laten de waarde van onroerende goederen te schatten;
- algemeen, de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw om deze gegevens te verwerken met het oog op statistische doeleinden en wetenschappelijke onderzoeken;
- de andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn;
- de banken die bij uw dossier betrokken zijn;
- andere ontvangers voor het beheer en continuïteit van de dossiers zoals softwareleveranciers om akten op te stellen of business intelligence software om de klantvriendelijkheid te verbeteren.
Deze gegevens dienen aan deze verschillende ontvangers te worden meegedeeld opdat de notaris de wettelijke verplichtingen waaraan hij onderworpen is kan naleven en uw dossier correct kan beheren.
5. Bescherming van persoonsgegevens
Toepassingsgebied
De door de notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens zijn onderworpen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 genaamd “Algemene verordening gegevensbescherming”.
Deze verordening betreft zowel de elektronisch verwerkte gegevens als de gegevens vervat in de papieren dossiers en documenten die zich in het kantoor van de notaris bevinden, voor zover deze bestanden of dossiers “volgens specifieke criteria zijn gestructureerd”. De persoonsgegevens vervat in de elektronische en papieren dossiers, de testamenten en de authentieke akten worden aldus beschermd door voornoemde Verordening.
Rechtmatigheid
De door de notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens worden als rechtmatig beschouwd aangezien ze, in het merendeel van de gevallen, noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de notaris onderworpen is (zoals, bijvoorbeeld, wet tot voorkoming van het witwassen van geld) of noodzakelijk zijn voor het vervullen van een opdracht van openbaar belang die aan de notaris toevertrouwd wordt.
In de andere gevallen steunt de rechtmatigheid van de verwerking op het noodzakelijk karakter van de verwerking in het kader van de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen waarbij u partij bent of het rechtmatig belang om de klantvriendelijkheid te
verbeteren van het kantoor. Deze laatste rechtmatigheidsgrond is enkel van toepassing voor het gebruik van business intelligence software.
Bewaringsduur
Krachtens het principe van de beperkte bewaring van persoonsgegevens, kunnen voornoemde gegevens slechts worden bewaard zolang nodig is voor de vervulling van voornoemd doeleinde en dit, in functie van de wetten die specifiek van toepassing zijn en de verjaringstermijnen van de zakelijke en persoonlijke vorderingen. Deze bewaartermijn varieert van 10 jaar tot en met 30 jaar afhankelijk van de gegevens (aan te vullen door de notaris).
Beveiligingsmaatregelen
De notaris neemt verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is aangepast aan het risico van uw gegevens. Zo zorgt de notaris er in het bijzonder voor dat zijn medewerkers en eventuele verwerkers veilig toegang krijgen tot uw gegevens, dat zijn computernetwerk en servers worden beschermd, dat het onderhoud en de vernietiging van uw gegevens wordt bewaakt,....
Deze maatregelen zullen om de drie jaar door de bovengenoemde DPO worden herzien door middel van een technische en procedurele audit van het notariskantoor in het licht van de beginselen van de GPDR.
Rechten van de betrokkenen
Op grond van deze verordening beschikt u, in uw hoedanigheid van persoon betrokken bij de door de Notaris verrichte verwerkingen van persoonsgegevens, over een recht op transparante verwerking van uw gegevens, een recht op informatie en een recht van inzage.
Onder bepaalde voorwaarden en strikte omstandigheden, beschikt u eveneens over een recht op rectificatie en uitwissing van uw gegevens alsook over een recht op bezwaar tegen het gebruik ervan en een recht op beperking van de verwerking.
Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd conform de Verordening, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische gegevensbeschermingsautoriteit, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx) of een gerechtelijk beroep in te stellen.
**
*
Voor elke mogelijke vraag, gelieve contact op te nemen met de door de Notaris aangestelde Functionaris voor gegevensbescherming op volgend adres: xxxx@xxxxxxxx.xx.