VERWERKERSOVEREENKOMST

VERWERKERSOVEREENKOMST

DE PARTIJEN:

1. Afnemer, hierna te noemen "Verwerkingsverantwoordelijke";

2. Smout Administratie en Advies, hierna te noemen “Verwerker”. hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en afzonderlijk als “Partij”. OVERWEGENDE DAT:

(a) Verwerker diensten verricht ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in Bijlage 1.

(b) De diensten meebrengen dat Persoonsgegevens worden verwerkt

(c) Verwerker de betreffende gegevens louter in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt en niet voor eigen doeleinden.

(d) Per 25 mei 2018 van toepassing zal zijn Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene verordening gegevensbescherming).

(e) Partijen in deze Verwerkersovereenkomst de afspraken met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de diensten wensen vast te leggen.

(f) Deze Verwerkersovereenkomst, indien van toepassing, alle eerdere Overeenkomst(en) van gelijke strekking tussen Partijen vervangt.

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

Artikel 1. Definities

1.1. In deze Verwerkersovereenkomst wordt onder de volgende met een hoofdletter aangeduide begrippen het volgende verstaan:

a) Algemene Verordening Gegevens Bescherming of AVG

Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

b) Betrokkene een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 sub 1 AVG).

c) Derde een derde als bedoeld in artikel 4 sub 10 AVG.

d) Functionaris voor de Gegevensbescherming

een functionaris als bedoeld in artikel 37 e.v. AVG.

e) Incident i een klacht of (informatie)verzoek van een Betrokkene met betrekking tot de

verwerking van Persoonsgegevens door Xxxxxxxxx;

ii een onderzoek naar of beslaglegging door overheidsfunctionarissen op de Persoonsgegevens of een vermoeden dat dit gaat plaatsvinden;

iii een inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG;

iv iedere ongeautoriseerde toegang, verwijdering, verminking, verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van de Persoonsgegevens.

f) Medewerker de door Partijen voor de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst betrokken natuurlijke persoon die werkzaam is bij of voor een van de Partijen.

g) Overeenkomst(en) de in Bijlage 1 vermelde overeenkomst(en) betreffende de levering van producten en/of diensten.

h) Partij Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker.

i) Partijen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker.

j) Persoonsgegeven alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van artikel 4 onder 1 AVG.

k) Subverwerker iedere niet-ondergeschikte derde partij die door Xxxxxxxxx is betrokken bij de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst, niet zijnde Medewerkers.

l) Verwerker de verwerker als bedoeld in artikel 4 sub 8 AVG

m) Verwerkersovereenkomst de onderhavige overeenkomst.

n) Verwerkingsverantwoordelijke de verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld

in artikel 4 sub 7 AVG

o) Wet bescherming persoonsgegevens of Wbp

Wet van 6 juli 2000, houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (Wet bescherming persoonsgegevens), inclusief latere wijzigingen.

1.2. Voornoemde en overige begrippen worden geïnterpreteerd overeenkomstig de AVG. Tot aan 25 mei 2018 worden begrippen geïnterpreteerd overeenkomstig de vergelijkbare bepaling uit de Wbp.

1.3. Waar in deze Verwerkersovereenkomst naar bepaalde normen wordt verwezen wordt daarmee steeds gedoeld op de meest actuele versie daarvan. Voor zover de betreffende norm niet meer wordt onderhouden, dient in de plaats daarvan de meest actuele versie van de logische opvolger van de betreffende norm gelezen te worden.

Artikel 2. Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst

2.1. Deze Verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst(en).

2.2. Partijen sluiten de Overeenkomst(en) om de expertise die Verwerker heeft als het gaat om het verwerken en beveiligen van Persoonsgegevens te gebruiken voor de uit de Overeenkomst(en) voortvloeiende en in deze Verwerkersovereenkomst nader beschreven doeleinden.

2.3. Deze Verwerkersovereenkomst maakt onverbrekelijk deel uit van de Overeenkomst(en). Voor zover het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst strijdig is met het bepaalde in de Overeenkomst(en), prevaleert het bepaalde in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 3. Uitvoering verwerking

3.1. Verwerker garandeert dat hij ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend Persoonsgegevens zal verwerken voor zover:

a.) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst (binnen de kader als gespecificeerd in Bijlage 1); of

b.) Verwerkingsverantwoordelijke daartoe nadere schriftelijke instructies heeft gegeven;

3.2. In het kader van het bepaalde in het eerste lid van artikel 3 onder a) zal Verwerker uitsluitend de in Bijlage 1 gespecificeerde Persoonsgegevens verwerken in het kader van de in die bijlage beschreven aard en doeleinden van de verwerking.

3.3. Verwerker zal alle redelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke in verband met de verwerking van de Persoonsgegevens opvolgen. Verwerker stelt verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte indien naar zijn oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens.

3.4. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid van dit artikel 3, is het Verwerker toegestaan om Persoonsgegevens te verwerken indien een wettelijk voorschrift (waaronder begrepen daarop gebaseerde rechterlijke of bestuurlijke bevelen) hem tot een verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker voorafgaand aan de verwerking Verwerkingsverantwoordelijke in kennis van de beoogde verwerking en het wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, waar mogelijk, in staat stellen zich te verweren tegen deze verplichte verwerking en ook overigens de verplichte verwerking beperken tot het strikt noodzakelijke.

3.5. Verwerker zal de Persoonsgegevens aantoonbaar, op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en in overeenstemming met de op hem als Verwerker rustende verplichtingen op grond van de AVG, voor zover nog van toepassing de Wbp, en overige wet- en regelgeving.

3.6. Verwerker zal, tenzij hij hiervoor uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van Verwerkingsverantwoordelijke, geen Persoonsgegevens verwerken of laten

verwerken door hemzelf of door derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

Artikel 4. Beveiliging Persoonsgegevens en controle

4.1. Verwerker zal aantoonbaar, passende en doeltreffende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen, die gezien de huidige stand der techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de (in Bijlage 1 gespecificeerde) aard van de te verwerken Persoonsgegevens, ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde kennisname, verminking of enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid van de gegevens te garanderen. In deze beveiligings- maatregelen zijn de mogelijk in de Overeenkomst reeds bepaalde maatregelen begrepen. De maatregelen omvatten in ieder geval:

a.) maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegde Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn uiteengezet;

b.) maatregelen waarbij de Verwerker zijn Medewerkers en Subverwerkers uitsluitend toegang geeft tot Persoonsgegevens via op naam gestelde accounts, waarbij het gebruik van die accounts adequaat gelogd wordt en waarbij de betreffende accounts alleen toegang geven tot die Persoonsgegevens waartoe de toegang voor de betreffende (rechts)persoon noodzakelijk is;

c.) maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, verwerking, toegang of openbaarmaking;

d.) maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan Verwerkingsverantwoordelijke;

e.) maatregelen om de tijdige beschikbaarheid van de Persoonsgegevens te garanderen; f.) maatregelen om te waarborgen dat Persoonsgegevens logisch gescheiden worden

verwerkt van de Persoonsgegevens die hij voor zichzelf of namens derde partijen verwerkt;

4.2. Partijen erkennen dat beveiligingseisen voortdurend veranderen en dat een effectieve beveiliging frequente evaluatie en regelmatige verbetering van verouderde beveiligingsmaatregelen vereist. Verwerker zal daarom de maatregelen zoals geïmplementeerd op basis van dit artikel 4 periodiek evalueren en, waar nodig, de maatregelen verbeteren om te blijven voldoen aan de verplichtingen onder dit artikel 4. Het voorgaande laat de instructiebevoegdheid van Verwerkingsverantwoordelijke om zo nodig aanvullende maatregelen te (doen) treffen onverlet.

Artikel 5. Monitoring, informatieplichten en incidentenmanagement

5.1. Xxxxxxxxx zal actief monitoren op inbreuken op de beveiligingsmaatregelen en over de resultaten van de monitoring in overeenstemming met dit artikel 5 rapporteren aan Verwerkingsverantwoordelijke.

5.2. Zodra zich een Incident voordoet, heeft voorgedaan of zou kunnen voordoen, is Verwerker verplicht Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis te stellen en daarbij alle relevante informatie te verstrekken over:

1) de aard van het Incident;

2) de (mogelijk) getroffen Persoonsgegevens;

3) de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van het Incident; en

4) de maatregelen die getroffen zijn of zullen worden om het Incident op te lossen dan wel de gevolgen/schade zoveel mogelijk te beperken.

5.3. Verwerker is, onverminderd de overige verplichtingen uit dit artikel, verplicht om maatregelen te treffen die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om het Incident zo snel mogelijk te herstellen dan wel de verdere gevolgen zoveel mogelijk te beperken. Verwerker treedt zonder uitstel in overleg met Verwerkingsverantwoordelijke teneinde hierover nadere afspraken te maken.

5.4. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde zijn medewerking verlenen en zal de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke opvolgen en stelt Verwerkingsverantwoordelijke in staat een deugdelijk onderzoek te verrichten naar het Incident, een correcte respons te formuleren en passende vervolgstappen te nemen ten aanzien van het Incident, waaronder begrepen het informeren van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of de Betrokkene.

5.5. Verwerker zal te allen tijde geschreven procedures voorhanden hebben die hem in staat stellen om Verwerkingsverantwoordelijke van een onmiddellijke reactie over een Incident te voorzien, en om effectief samen te werken met Verwerkingsverantwoordelijke om het Incident af te handelen. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke voorzien van een afschrift van dergelijke procedures indien Verwerkingsverantwoordelijke daarom verzoekt.

5.6. Meldingen die worden gedaan op grond van artikel 5.2 worden ogenblikkelijk gericht aan Verwerkingsverantwoordelijke of, indien relevant, aan een door Verwerkingsverantwoordelijke tijdens de duur van deze Verwerkersovereenkomst schriftelijk bekendgemaakte Medewerkers van Verwerkingsverantwoordelijke.Het is Verwerker niet toegestaan informatie te verstrekken over Incidenten aan betrokkenen of andere derde partijen, behoudens voor zover Verwerker daartoe wettelijk verplicht is of Partijen anderszins zijn overeengekomen.

Artikel 6. Medewerkingsverplichtingen

6.1. De AVG en overige (privacy)wetgeving kent aan de Betrokkene bepaalde rechten toe. Verwerker zal zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke bij de nakoming van de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen voortvloeiend uit deze rechten.

6.2. Een door Verwerker ontvangen klacht of een verzoek van een Betrokkene met betrekking tot verwerking van Persoonsgegevens wordt door Verwerker zonder uitstel doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke.

6.3. Op het eerste daartoe strekkende verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle relevante informatie verstrekken betreffende de aspecten van de door hem verrichte verwerking van Persoonsgegevens zodat Verwerkingsverantwoordelijke, mede aan de hand van die informatie, aan kan tonen dat zij de toepasselijke (privacy) wetgeving naleeft.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

7.1. Partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen.

7.2. Enige beperking van de aansprakelijkheid in de Overeenkomst is mutatis mutandis ook van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat:

a.) eventuele (impliciete of expliciete) uitsluitingen van aansprakelijkheid voor verlies en/of verminking van Persoonsgegevens zijn uitgesloten;

b.) eventuele (impliciete of expliciete) uitsluitingen van aansprakelijkheid voor boetes die door de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere toezichthouder worden opgelegd die rechtstreeks verband houden met een toerekenbare tekortkoming van Verwerker, of een aan Verwerker toerekenbaar gedraging of nalaten, zijn uitgesloten.

7.3. Voor zover Partijen hoofdelijk aansprakelijk zijn jegens derden, waaronder begrepen de betrokkene, of gezamenlijk een boete opgelegd krijgen door de Autoriteit Persoonsgegevens, zijn zij jegens elkaar, ieder voor het gedeelte van de schuld dat hem in hun onderlinge verhouding aangaat, verplicht overeenkomstig het bepaalde in Boek 6, Titel 1, Afdeling 2 van het Burgerlijk Wetboek in de schuld en kosten bij te dragen, tenzij de AVG anders bepaalt in welk geval de AVG voorgaat.

7.4. Voor zover in de Overeenkomst geen beperking van aansprakelijkheid voor Verwerkingsverantwoordelijke is opgenomen, geldt de in lid 2 opgenomen beperking voor Verwerker eveneens voor de Verwerkingsverantwoordelijke.

7.5. Iedere beperking van aansprakelijkheid komt voorts voor de betreffende Partij te vervallen in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van de betreffende Partij.

7.6. Partijen dragen zorg voor afdoende dekking van de aansprakelijkheid.

Artikel 8. Duur en beëindiging

8.1. Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op de datum van ondertekening en de duur van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de duur van de in Bijlage 1 genoemde Overeenkomst(en), inclusief eventuele verlengingen daarvan.

8.2. De Verwerkersovereenkomst maakt na ondertekening ervan door beide Partijen integraal en onlosmakelijk deel uit van de Overeenkomst(en). Beëindiging van de Overeenkomst(en), op welke grond dan ook (opzegging/ontbinding), heeft tot gevolg dat de Verwerkersovereenkomst eveneens op dezelfde grond beëindigd wordt (en vice versa), tenzij Partijen in voorkomend geval anders overeenkomen.

8.3. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.

8.4. Ieder der Partijen is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de Overeenkomst, de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende Overeenkomst op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

a.) de andere Partij wordt ontbonden of anderszins ophoudt te bestaan;

b.) de andere Partij aantoonbaar [ernstig] tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst en die toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling;

c.) een Partij in staat van faillissement wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt.

8.5. Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst per direct te ontbinden indien Verwerker te kennen geeft niet (langer) te kunnen voldoen aan de betrouwbaarheidseisen die op grond van ontwikkelingen in de wet en/of de rechtspraak aan de verwerking van de Persoonsgegevens worden gesteld.

8.6. Verwerker dient Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand en tijdig te informeren over een voorgenomen overname of eigendomsoverdracht.

8.7. Het is Verwerker niet toegestaan om zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke deze Verwerkersovereenkomst en de rechten en plichten die samenhangen met deze Verwerkersovereenkomst over te dragen aan een derde partij.

Artikel 9. Bewaartermijnen, teruggave en vernietiging van Persoonsgegevens

9.1. Verwerker bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, waaronder begrepen de wettelijke bewaartermijnen of een eventueel tussen Partijen gemaakte afspraak over bewaartermijnen zoals vastgelegd in Bijlage 1.

Artikel 10. Slotbepalingen

10.1. De overwegingen maken onderdeel uit van deze Verwerkersovereenkomst.

10.2. In geval van nietigheid c.q. vernietigbaarheid van een of meer bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

10.3. In alle gevallen waarin deze Verwerkersovereenkomst niet voorziet beslissen Partijen in onderling overleg.

10.4. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

10.5. Partijen zullen zich inspannen conflicten in onderling overleg op te lossen. Hierbij is inbegrepen de mogelijkheid het geschil te beëindigen door een in onderling overleg vast te stellen mediation of arbitrage.

10.6. Geschillen over of in verband met deze Verwerkersovereenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de daartoe in de Overeenkomst aangewezen rechtbank of arbiter(s).

Verwerkersovereenkomst Smout Administratie en Advies

Bijlage 1: Overeenkomsten, omschrijving Persoonsgegevens, aard verwerkingen, etc.

Deze Verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de volgende Overeenkomsten en heeft betrekking op de volgende verwerkingen van Persoonsgegevens.

Korte omschrijving diensten	Soort Persoonsgegevens	Categorieën van betrokkenen	Doeleinden van de verwerking	Afspraken bewaartermijnen
Belastingaangiftes	-(Bedrijfs)Naam	Verwerker en	Het verzorgen van	Conform
	- E-mailadres	opdrachtgever	allerhande	wettelijke
	- Geslacht		belastingaangiftes	voorschriften
	- Telefoonnummer
	- NAW-gegevens
	- BSN
	- KvK-nummer
	- Financiële data
Administraties, jaarrekeningen en in het verlengde daarbij	-(Bedrijfs)Naam	Verwerker en	Het verzorgen van	Conform
behorende werkzaamheden	- E-mailadres	opdrachtgever	administratie- en	wettelijke
	- Geslacht		overige financiële	voorschriften
	- Telefoonnummer		werkzaamheden
	- NAW-gegevens
	- BSN
	- KvK-nummer
	- Factuurgegevens
	- Financiële data
	-Grootboekrekeningen
	- Grootboekmutaties en eventueel gekoppelde
	documenten
	- Gewerkte uren
Salarisadministratie	-(Bedrijfs)Naam	Personeelsleden en	Het verzorgen van de	Conform
	- E-mailadres	opdrachtgever	salarisadministratie	wettelijke
	- Geslacht			voorschriften
	- Telefoonnummer
	- NAW-gegevens
	- BSN
	- KvK-nummer
	-inkomensgegevens
	-gewerkte uren