Beschrijving van de opdracht
Beschrijving van de opdracht
Voorwerp van deze diensten: Concessie uitbating personeelsrestaurant – vrije optie: frisdrank/meeneemmaaltijdenautomaten
Looptijd: 2 jaar – vanaf ca. februari / maart 2023
Varianten: Vrije varianten worden niet toegelaten. Er zijn geen vereiste of toegestane varianten voorzien.
Opties: optie voor vendingautomaten is toegevoegd: 1 frisdrankautomaat en 1 meeneemmaaltijdenautomaat.
Borg: geen
concessie uitbating personeelsrestaurant gemeentehuis Beveren
1. Omschrijving van het opdracht/project
Voorwerp van de diensten: concessie uitbating personeelsrestaurant gemeentehuis Beveren Plaats van dienstverlening: personeelsrestaurant, AC Beveren, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
De offertevraag betreft het leveren van maaltijden met afwerking ter plaatse. Deze maaltijden zijn bestemd voor alle medewerkers gehuisvest in het gemeentehuis Beveren. De voorbereiding van de maaltijden dient te gebeuren in een keuken die op een maximale afstand van 15 km. gelegen is van de concessie.
Er wordt een geïnstalleerde afwerkingskeuken, vaatwaslokaal en voldoende koelingsruimte (-1) ter beschikking gesteld van de opdrachtnemer.
Het self-service restaurant is enkel geopend tijdens weekdagen van 11.45 (eerste bedeling) tot en met 14 uur (laatste bedeling) en is ook ter beschikking van het personeel dat hun eigen maaltijd meebrengt.
De warme dranken (koffie, thee, chocomelk) en water worden door de gemeente gratis ter beschikking gesteld via automaten. Ook is er een microgolf ter beschikking om maaltijden op te warmen.
Er zijn ca. 175 zitplaatsen voorzien in het overdekt restaurant. Er zijn ook buitenterrassen voorzien met ca. 125 zitplaatsen .
Er zal gewerkt worden met een self-service systeem en het afruimen gebeurd via self-bussing.
In het gebouw werken circa 400 medewerkers, waarvan een deel gebruik maakt van telewerken.
Het betreft een contract in full forfait. Er is geen tussenkomst voorzien voor de maaltijden, de consument betaalt zelf de volledige kostprijs van de maaltijd.
2. Termijn
Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder vanaf februari / maart 2023. Met betrokken opdrachtnemer zal een concessie worden afgesloten voor een periode van 2 jaar.
De opdrachtnemer kan een einde stellen aan de concessie bij aangetekend schrijven mits een opzegperiode van 3 maanden.
De opdrachtgever kan een einde stellen aan de concessie bij aangetekend schrijven mits een opzegperiode van 3 maanden, en na één aangetekende aanmaning, indien de opdrachtnemer de verplichtingen opgenomen in voormelde concessie niet of niet naar behoren naleeft.
3. Verantwoordelijkheden van de aanbestedende overheid
De opdrachtgever is eigenaar van de installaties en stelt gratis productieruimten, keukenuitrusting, zaaluitrusting voor de normale uitbating van het personeelsrestaurant ter beschikking zodat de opdrachtnemer zijn verplichtingen kan nakomen. De opdrachtnemer mag op die plaatsen geen veranderingen doorvoeren zonder de voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever.
Het aanvragen voor een toelating door het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de van de voedselketen(FAVV).
Bijzondere of technische onderhoudswerkzaamheden aan de lokalen en het materiaal evenals eventuele vervangingen daar van.
Het ter beschikking stellen van een professionele afwerkkeuken, vaatwaslokaal en koelruimte(koelcel) (zie plan als bijlage) alsook een bedieningstoog en saladebar.
Het installeren van een professionele dampkap boven het kookgedeelte en boven de vaatwasser. De aanbestedende overheid staat ook in voor een preventief onderhoudscontract.
Zorgt voor een internetverbinding voor het kassasysteem.
Het ter beschikking stellen en laten weghalen van alle afvalcontainers en hij draagt ook de kosten hiervan.
Instaan voor een preventief onderhoudscontract voor verdelging van ongedierte en insecten.
Op zijn kosten voorzien van de nodige nutsvoorzieningen die noodzakelijk zijn voor de exploitatie (elektriciteit, koud en warm water). De opdrachtnemer zal er steeds over waken dat zijn verbruik redelijk blijft. Bij vaststelling van misbruik kan de opdrachtgever de opdrachtnemer vragen om een terugbetaling van de gemaakte kosten. De inschrijver zal bij
zijn offerte de initiatieven voegen die hij plant om de energie- en verbruikskosten te beheren en eventueel te verlagen in het kader van de duurzaamheid.
Het voorzien van een kleedruimte voor het personeel van de opdrachtnemer.
Het doorgeven van de sluitingsdagen voor het desbetreffende jaar en dit voor 1 Januari.
De schoonmaak van de publieke ruimte en het onderhoud van de tafels en stoelen buiten de openingsuren alsook de schoonmaak van ramen, muren, … van het personeelsrestaurant.
4. Verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer
Het aanwerven van voldoende Nederlandstalig gekwalificeerd personeel voor de bereiding en de bediening van de maaltijden. Het personeel zal onderworpen worden aan een wettelijk verplicht medisch onderzoek. Dit onderzoek zal jaarlijks hernieuwd worden. Het bewijs hiervan kan ten allen tijden worden voorgelegd aan de aanbestedende overheid
Het vervangen van personeel bij ziekte, vakantie of andere omstandigheden, zodat een vlotte service verzekerd blijft.
Het leveren en onderhouden van de beroepskledij voor zijn personeel.
De controle en het toezicht op regelmatige basis door de directie van de opdrachtnemer.
Evaluatie vergaderingen houden met het management van de aanbestedende overheid, dit op frequente tijdstippen.
De aankoop en het stockbeheer van de grondstoffen.
Het afsluiten van de nodige verzekeringen voor het dekken van de burgerlijke aansprakelijkheid, en objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing. Deze polissen dienen te worden voorgelegd.
Het afwassen van alle vaatwaselementen uit de keuken en de zaal na het middagmaal, het reinigen van alle keukenlokalen en de keukeninfrastructuur.
Instaan voor het onderhoud en in goede staat houden van de hem terbeschikkinggestelde keukeninfrastructuur, reinigen van de dampkappen (geen kanalen en motor).
Instaan voor aankoop en vervanging van alle keukenmaterialen, porselein (platte borden, dessertborden, soepbowls, dessertbowls), bestek (lepels, vorken, messen, dessertlepels, …), glazen, klein keukenmateriaal, dienbladen, … .
Het voorzien van een kassa en betalingssysteem. Volgende betaalmiddelen zijn toegelaten: betaling via smartphone, elektronische maaltijdcheque en bankcontact.
Het deponeren van alle keukenafval in de daarvoor bestemde containers die door de aanbestedende overheid worden ter beschikking gesteld in een afvalstraat. De aanbestedende overheid voorziet voldoende badges.
Het leveren van de maaltijden met gekoeld transport of in gekoelde boxen. De registratiegegevens kunnen ten allen tijde worden voorgelegd. Leveringen rechtstreeks in de kelder via hellend vlak kan mits de bestelauto niet hoger is dan 2.5m. Indien dit niet het geval is, zal er op het gelijkvloers worden geleverd en zullen de goederen (op paletten) via de goederenlift naar hun bestemming moeten worden gebracht.
Onmiddellijke implementatie van het HACCP plan.
Het laten uitvoeren op regelmatige basis van hygiëne- en bacteriologische audits door een onafhankelijk labo. Alle resultaten worden onmiddellijk aan de aanbestedende overheid bezorgd.
De menuplanningen doorgeven aan de aanbestedende overheid en dit steeds per cyclus van 6 weken.
Alle geldende veiligheidsvoorschriften naleven en beschikken over de nodige attesten dienstig voor de uitbating (met uitzondering toelating FAVV).
Het organiseren van een jaarlijkse tevredenheidsenquête.
Het naleven van de bepalingen van het Algemeen Politiereglement en het GAS-reglement.
Werken op basis van een zuinig energie- en verbruiksbeleid en steeds trachten deze in het kader van de duurzaamheid zo laag mogelijk te houden.
5. Aanbod
Alle voedingsmiddelen gebruikt voor de samenstelling van de gerechten worden streng geselecteerd op basis van hun wezenlijke kwaliteit en hun hygiënische en bacteriologische veiligheid om de permanente kwaliteit van de producten te waarborgen.
De opdrachtnemer staat vrij in het bepalen van de menu, onder volgende minimale voorwaarden:
- Steeds de mogelijkheid tot het verkrijgen van een vers belegd broodje;
- Steeds de mogelijkheid tot het verkrijgen van een verse kom soep;
- Steeds de mogelijkheid tot het verkrijgen van een dagschotel;
- Steeds de mogelijkheid tot het verkrijgen van een dagmenu (soep + hoofdschotel of hoofdschotel + dessert) voor de prijs van één maaltijdcheque (twv 8 euro);
- Steeds de mogelijkheid tot het verkrijgen van een vegetarische dagschotel.
Voor het aanbod kan er, in overleg met de aanbestedende overheid en opdrachtnemer, gewerkt worden met een reservatiesysteem.
6. Extra diensten/evenementen
Het is de opdrachtnemer niet toegelaten om het personeelsrestaurant op eigen initiatief ook te gebruiken voor andere activiteiten en/of te verhuren aan derden.
Daarnaast kan het in de toekomst mogelijk zijn dat er events worden georganiseerd door de aanbestedende overheid in samenwerking met de opdrachtnemer. De kosten van deze events zullen in onderling overleg vastgelegd worden en komen ten laste van de aanbestedende overheid. Ook andere bijkomende opdrachten zijn mogelijk:
Levering van broodjes voor vergaderzalen
Levering van koude schotels
Organisatie van recepties, evenementen ,….
7. Gunningscriteria
De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige offerte op basis van volgende (sub-
) gunningscriteria:
Prijs: 40 punten, waarvan:
Overzicht prijzen op menuoverzicht (dagmenu bestaande uit hoofdschotel en soep of dessert mag niet meer bedragen dan de waarde van een maaltijdcheque, zijnde 8 euro)
Kwaliteit: 40 punten, waarvan:
Voor de ‘prestaties op het gebied van aanbod’ wordt gekeken naar het algemene aspect en attractiviteit van het aanbod en de menuplanning, met bijzondere aandacht voor engagementen t.a.v. gezonde voeding, het gebruik van verse, biologische- en streekproducten, het rekening houden met de milieu-impact van eiwitrijke producten, een volwaardig plantaardig of vegetarisch alternatief, de themaweken, initiatieven om energiekosten te beheren en eventueel te verlagen, initiatieven rond beperking waterverbruik en afvalproductie, fairtrade, garanties m.b.t. tot voedselveiligheid (HACCP) en het omgaan met de verwachtingen van de aanbestedende overheid.
Evaluatie proefweek: 20 punten
Gedurende minstens een werkweek (5 dagen) moet er door de kandidaten geproefdraaid worden. De periode van proefdraaien zal voor alle kandidaten even lang gehouden worden. Deze prestaties zullen geëvalueerd worden door een evaluatiecommissie.
8. Prijsopgave
Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten, vallen ten laste van de opdrachtnemer en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de opdracht. De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot twee cijfers na de komma.
9. Geïnteresseerden
Geïnteresseerden maken hun kandidatuur over uiterlijk op 16 janauri 2023 per mail (xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx) of tegen ontvangstbewijs op het gemeentehuis (Gravenplein 8 te 0000 Xxxxxxx).
Deze kandidatuur bestaat uit:
1. identiteitsgegevens van de kandidaat
Kandidaat-vennootschappen dienen statuten en vertegenwoordigingsbevoegdheid toe te voegen.
2. Voorstelling van de kandidaat en zijn kandidatuur.
Wie ben je en wat wil je realiseren met de concessie en op welke manier ?
3. Uitvoerige beschrijving van volgende gunningscriteria, met name:
Prijs: 40 punten, waarvan:
Overzicht prijzen op menuoverzicht (dagmenu bestaande uit hoofdschotel en soep of dessert mag niet meer bedragen dan de waarde van een maaltijdcheque, zijnde 8 euro)
Kwaliteit: 40 punten, waarvan:
Voor de ‘prestaties op het gebied van aanbod’ wordt gekeken naar het algemene aspect en attractiviteit van het aanbod en de menuplanning, met bijzondere aandacht voor engagementen t.a.v. gezonde voeding, het gebruik van verse, biologische- en streekproducten, het rekening houden met de milieu-impact van eiwitrijke producten, een volwaardig plantaardig of vegetarisch alternatief, de themaweken, initiatieven om energiekosten te beheren en eventueel te verlagen, initiatieven rond beperking waterverbruik en afvalproductie, fairtrade, garanties m.b.t. tot voedselveiligheid (HACCP) en het omgaan met de verwachtingen van de aanbestedende overheid. Deze aspecten zullen in hun totaliteit beoordeelt worden. Ook de keuze voor klein materiaal (bestek, porselein, dienbladen, …) zal in hun totaliteit worden beoordeelt in de algemene kwaliteitsbeoordeling.
Het college van burgemeester en schepenen zal de concessie toewijzen aan de inschrijving die haar in alle opzichten het meest voordelig lijkt, rekening houdend met de voormelde gunningscriteria.
Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor om de concessie niet toe te wijzen, of een nieuwe concessie uit te schrijven.
10. Het verslag over de prestaties
Op eerste verzoek zal de opdrachtnemer een gedetailleerd verslag ter beschikking stellen aan de opdrachtgever aangaande follow-up van de non-food, personeel, speciale evenementen, capaciteit, aantal betalende bezoekers aan de kassa’s, evolutie van de verkopen per gerecht, … .
Specifiek moet minstens de volgende informatie ter beschikking worden gesteld:
- kassagegevens: Per dag: omzet/artikel/verkoopprijs; aantal betalende bezoekers per uur; gemiddelde uitgaven per bezoeker. Per week: omzet/artikel/verkoopprijs.
- Totaal aantal gepresteerde uren/dag/persoon (maandelijkse tabel);
Er wordt minimaal één maandelijkse evaluatievergadering voorzien tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Eveneens kan er naast dit maandelijks overleg, een dagelijks informeel overleg plaatsvinden tussen de verantwoordelijke van de opdrachtnemer en de opdrachtgever.
In het restaurant wordt een ideeënbus geplaatst zodat de bezoekers de kans krijgen aanbevelingen, suggesties en opmerkingen mee te delen.
11. Controle van de opdracht Xxxxxxxxxxx van het menu en controle
De aanbestedende overheid mag op elk moment de keukens komen bezichtigen om de goede werking ervan om de levering van de maaltijden binnen de vastgelegde termijnen te controleren en om zich te vergewissen van de kwaliteit van de dienstverlening, goederen, hygiënische omstandigheden en netheid van de ruimtes. De opdrachtnemer blijft echter op elk moment verantwoordelijk voor die elementen. Door de levering van de maaltijden verklaart de opdrachtnemer dat alle producten voldoen aan alle voorwaarden van de opdracht.
Bacteriologische controle
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de microbiologische kwaliteit van de bereidingen te observeren door geregeld hun temperatuur te controleren en maximaal om de drie maanden twee stalen van
voedingsmiddelen te analyseren die genomen zijn op de dag van hun consumptie of stalen van “representatieve” gerechten bewaard in de diepvriezer te analyseren. Die controles gebeuren op kosten van de opdrachtnemer in een erkend chemisch- en bacteriologisch laboratorium. Het resultaat van de analyses wordt meteen aan de opdrachtgever meegedeeld.
Bij een negatieve controle kan de aanbestedende overheid een PV van ingebrekestelling opstellen. Conform de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten kunnen desgevallend de nodige actieplannen in werking gesteld worden.
Schoonmaakmiddelen
De opdrachtnemer verbindt zich er over het algemeen en concreet toe te werken met milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen met een ecologisch label. De gekozen schoonmaakmiddelen moeten steeds vooraf worden gekeurd door de dienst facilitaire ondersteuning van de aanbestedende overheid.
Afvalbeheer
De opdrachtnemer moet op zijn eigen verantwoordelijkheid en kosten alle huidige en toekomstige verplichtingen inzake milieubescherming naleven.
De opdrachtnemer moet zijn afval sorteren volgens de richtlijnen van de gescheiden afvalophaling: glas, karton, plastic verpakkingen, groen afval, papier.
De opdrachtnemer staat wel in voor de afvoer van chemisch huisvuil zoals, maar niet uitsluitend, frituurvet, verpakkingen van schoonmaakmiddelen, enz. Dit is eveneens op kosten van de opdrachtnemer.
De opdrachtnemer dient zich actief in te zetten om de afvalproductie te verminderen door te werken met herbruikbare producten, het beperken van verpakkingen, het gebruik van biologisch afbreekbare producten, het reduceren van de organische afvalstroom, …
De opdrachtnemer dient een overzicht in te dienen van acties of middelen om voorgaande te realiseren en van de acties die gebruikt zullen worden om in de mate van het mogelijke de voedselverspilling tot een minimum te beperken.
Als verpakkingen gebruikt worden, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe de milieuvriendelijkste verpakkingen te gebruiken.
12. Vrije optie
In het gemeentehuis twee vending automaten voorzien, een drankenautomaat en een voedingsautomaat. Voedingsautomaat: het aanbod van warme maaltijden moet voldoende gevarieerd zijn met pasta schotels, dagschotels en vegetarische maaltijden. Deze worden geplaatst en gevuld door de opdrachtnemer (of in opdracht van de opdrachtnemer). De automaten moeten passen in de toegewezen ruimte.
13. Proefperiode
Elke kandidaat-opdrachtnemer is verplicht om minstens één week proef te draaien in het bedrijfsrestaurant. Deze periode heeft zowel voor de opdrachtnemer als voor de opdrachtgever voordelen. De opdrachtnemer kan op deze manier beter de werking van de keuken inschatten en de aantallen bezoekers. De opdrachtgever van zijn kant zal deze proefperiode evalueren door een vaste commissie (+/- 5 personen) en deze evaluatie meenemen in de toewijzing. De proefperiode zal voor elke kandidaat even lang gehouden worden.