Medewerker klantenbeheer

Functiebeschrijving en selectiereglement

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Medewerker klantenbeheer

Afdeling: Algemene diensten Team: Klantenbeheer Niveau: C-niveau

Graad: Medewerker Contract: Onbepaalde duur Standplaats: Mechelen

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de omslag naar een kringloopeconomie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij is een Vlaamse overheidsinstelling die continu op de bres staat voor een beter leefmilieu. Concreet staat zij in voor het voorbereiden en uitvoeren van het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid.

De OVAM rekent ook op u voor een proper milieu!

Kenmerken van de functie

Als medewerker klantenbeheer staat u de interne en externe klanten te woord. U zorgt voor een vlotte, efficiënte informatieverstrekking. Dit via verschillende communicatiemiddelen.

Uw takenpakket bestaat uit:

• U vergaart kennis van de meest voorkomende thema’s binnen de OVAM;

• U handelt algemene vragen zelfstandig af, dit zowel telefonisch als per mail;

• U maakt snel een inschatting of u de vraag zelf kan afhandelen of u hiervoor een collega moet inschakelen;

• U stelt gerichte vragen om de nodige informatie van de vraagsteller te bekomen;

• U werkt mee om de efficiëntie van het team te verbeteren;

• U werkt mee aan klantentevredenheidsbevragingen;

• Binnen het team zijn er personen aanwezig met een bepaalde expertise. U werkt u tevens binnen het team in een expertise in zodat u als back-up kan optreden indien deze expert niet beschikbaar is. U gaat met deze expert in dialoog over complexere zaken/vragen van klanten. Vanuit uw rol geeft u ondersteuning aan uw collega’s;

• 90% van uw werktijd staat u in voor het beheren en behandelen van telefoons, dossiers en gegevens.

Profiel

We zoeken een medewerker die zelfstandig werkt, goed kan omgaan met stress en zich makkelijk aan veranderende omstandigheden kan aanpassen. Bovendien bent u een echte teamplayer, klantgericht, leergierig, sterk communicatief en een behulpzame collega. U past u aan het type klant aan (burger, bedrijf, notaris, advocaat, gemeente, … ) en kan omgaan met boze klanten. U neemt initiatief en staat open om nieuwe zaken op te pikken.

Toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moeten kandidaten voldoen aan een aantal algemene toelatingsvoorwaarden:

• uittreksel uit het strafregister voorleggen;

• de burgerlijke en politieke rechten genieten;

• medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Deelnemingsvoorwaarden

• U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau C (meer info: zie xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van OVAM die reeds tot niveau C behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.

• Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.

• Als u uw diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor (xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/) om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

• U heeft ervaring met het werken in een milieugerelateerde omgeving of ervaring in het contact met klanten.

Kandidaten leveren zelf het bewijs van de vereiste ervaring.

Kandidaten die niet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functie specifieke onderdeel van de selectie. Zij worden daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Functievereisten

• U hebt bij voorkeur ervaring met de OVAM gerelateerde thema’s of beschikt over de capaciteit om u snel in te werken.

• U houdt van contacten met klanten.

• U bent goed in schriftelijke en mondelinge Nederlandstalige communicatie.

• U staat open om continu bij te leren en kan aan een hoog tempo nieuwe informatie verwerken.

• U bent creatief in het vinden van betrouwbare informatie op het internet.

• U hebt kennis van en ervaring met een kantoorsoftwarepakket.

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u.

Volgende gedragscompetenties vinden wij belangrijk voor deze functie.

• Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie - niveau 1

• Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet van meteen persoonlijk belang is - niveau 1

• Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie - niveau 1

• Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria - niveau 1

• Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren - niveau 1

• Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten - niveau 1

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx- overheid

Selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De opgegeven termijnen voor de selectieprocedure zijn richtinggevend.

1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – vindt plaats in week 51 en 52. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende selectie-stap.

2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in. Het jurygesprek omvat een functie specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van het afdelingshoofd, de teamverantwoordelijke, een OVAM HR- medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek vindt plaats in week 1 en/of 2 van 2021. De jury formuleert een advies aan de administrateur-generaal over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend.

3. Een extra selectiestap kan worden voorzien indien nodig voor deze selectie. Dit kan bestaan uit een diepte-interview al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker(s). Deze stap is eliminerend.

4. De administrateur-generaal, mevr. Xxxxx Xx Xxxxx, beslist na advies wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal plaatsvinden.

Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over het resultaat.

De kandidaten kunnen over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

Ons aanbod

• Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.

• Een voltijds contract van onbepaalde duur.

• Een verloning van (C111, geen ervaring) 2.028,27 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden mits voorlegging van geldige documenten. Voor de berekening van uw salaris kan u terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link: xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxx-xxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx.

• Een aantrekkelijke vakantieregeling, glijdende werktijden, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een fietsvergoeding, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station te Mechelen.

• De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van ons personeel zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.

• Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten inzake de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voor de effectieve indiensttreding.

• Hebt u een arbeidshandicap; gelieve aan te geven bij uw sollicitatie of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor de sollicitatie.

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 14 december 2020 via de website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzonderingen zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan u contact opnemen met Xxxxx Xx Xxxxx (tel: 000 000 000, email: xxxxxxxxx@xxxx.xx).

Meer informatie over de OVAM vindt u via xxx.xxxx.xx.

Xxxxx Xx Xxxxx Administrateur-generaal

Getekend door: Xxxxx Xx Xxxxx Getekend op: 2020-11-10 09:01:29 +00:00

Reden: Ik keur dit document goed

Datum

10/11/20