Contract

Algemene voorwaarden Zaalverhuur Bibliotheek Rotterdam
Datum	Oktober 2022
Organisatie	Stichting Bibliotheek Rotterdam

Definities

Evenement: een gebeurtenis die door Stichting Bibliotheek Rotterdam of door een van haar Huurders wordt georganiseerd.

Huurder: de organisatie die de ruimte huurt en een huurovereenkomst sluit met Verhuurder: hierna aangeduid als Huurder. Een Huurder is nooit een particulier.

Verhuurder: Stichting Bibliotheek Rotterdam, hierna aangeduid als Verhuurder.

Huurovereenkomst: de overeenkomst (getekende offerte) tussen Verhuurder en Huurder van ruimte(n), materialen en/of faciliteiten.

Zalen: alle ruimten die Verhuurder als zodanig aan Huurders aanbiedt inclusief de gebruikelijke faciliteiten als nutsvoorzieningen, materialen en een basisinterieur geschikt voor het doel van de betreffende zaal.

Annulering: het tussentijds opzeggen/annuleren van de Huurovereenkomst of de Reservering door de Huurder.

Overmacht: gebeurtenis buiten de wil of schuld van Verhuurder en die de Verhuurder niet kon voorzien, waardoor de Verhuurder zijn overeenkomst onmogelijk kan nakomen. Zoals, maar niet beperkt tot, vertraging bij of wanprestatie door toeleveranciers, werkstakingen, overheidsmaatregelen, storingen in nutsvoorzieningen, (natuur)rampen.

Reservering: door Xxxxxxx vooraf besproken zaal bij Verhuurder

Opzegging of beëindiging: het, binnen de gestelde opzegtermijn zoals vermeld in de Huurovereenkomst, voor het einde van de overeenkomst, schriftelijk laten weten aan de Verhuurder dat de Huurder geen prijs stelt op de uitvoering van de Huurovereenkomst. Zie verder in deze voorwaarden.

Gebruikers: alle deelnemers aan een activiteit van Huurder. Qua naleving van de huisregels vallen ook de Huurders onder gebruikers.

Doel zaalhuur of activiteit: datgene wat de Huurder gaat doen in de zaal. Indien het doel tijdens de huurperiode of in de tijd tussen het afsluiten van de Huurovereenkomst en de daadwerkelijke boeking verandert, dient dit binnen 24 uur te worden gemeld aan Verhuurder. Als het daadwerkelijk gebruik afwijkt van de opgegeven activiteit/doel kan de betreffende Huurovereenkomst per direct worden gewijzigd of ontbonden door Verhuurder met mogelijke prijsaanpassing tot gevolg en zonder enige vorm van compensatie.

1 Reservering en boekingen

1.1. Alle door de Verhuurder verstrekte aanbiedingen zijn vrijblijvend, dus onder nadrukkelijk voorbehoud dat er pas sprake is van een verplichting van de kant van de Verhuurder, als de door de Huurder getekende of per mail bevestigde Xxxxxxxxxxxxxxxx in bezit is van Verhuurder.

1.2. Indien Verhuurder de door de potentiële Huurder getekende of per mail bevestigde Reservering of Huurovereenkomst nog niet heeft ontvangen en Verhuurder de zaal (zalen, ruimtes) aan een derde kan verhuren, dan zal Verhuurder de potentiële Huurder daar direct van in kennis stellen en dient de potentiële Huurder per direct aan te geven of hij al dan niet van de aanbieding van Xxxxxxxxxx gebruik wil maken.

1.3. Verhuurder heeft het recht boekingen op te splitsen in meerdere aparte Huurovereenkomsten.

1.4. Verhuurder is gerechtigd Huurder (tijdelijk) een andere zaal aan te bieden dan volgens de Reservering of Huurovereenkomst is aangeboden, behalve als dat evident ongeschikt is voor Huurder. Indien de aangeboden zaal duidelijk minder geschikt is dan de gereserveerde Zaal in de Huurovereenkomst, heeft Huurder recht op verrekening van het verschil, tenzij hierover overeenstemming is bereikt.

1.5. Indien het doel of activiteit het werken met kinderen/jeugdigen onder 18 jaar, geestelijk of fysiek minder validen betreft, dient dit voor de boeking aan Verhuurder te worden gemeld zodat Verhuurder kan bepalen of overgegaan wordt tot verhuur en zo ja onder welke voorwaarden.

1.6. Xxxxxxx verklaart door akkoord te gaan met de Huurovereenkomst op de hoogte te zijn van, en in te stemmen met, deze algemene huurvoorwaarden.

1.7. De ‘wet verkoop op afstand’ is hier niet van toepassing, daar de Huurder al bekend is met het gehuurde, en de planning specifiek afgestemd is op de Huurder.

1.8. Verhuurder accepteert geen boekingen of reserveringen waarbij een commissie van een intermediair wordt verlangd.

1.9. Huurder dient zich te houden aan de vastgestelde aanvangstijd en eindtijd in de Huurovereenkomst.

1.10. Activiteiten door Xxxxxxx die nodig zijn voor opbouw, inrichting en/of aankleding of testen van apparatuur dienen vooraf bij de huuraanvraag te worden aangegeven. De Verhuurder beslist of deze kunnen plaatsvinden.

1.11. Eerder gebruik of uitlopen na een dagdeel kan alleen wanneer dit vooraf is aangevraagd en schriftelijk is bevestigd door de Verhuurder.

1.12. Voor de buiten de tijdsduur vallende periode zal een meerprijs worden doorberekend.

1.13. Deze voorwaarden maken deel uit van elke Huurovereenkomst.

2 Gebruik van de gehuurde ruimte(n)

2.1 Het is Huurder niet toegestaan de Zaal voor een andere dan in de Huurovereenkomst aangegeven activiteit te gebruiken, aan derden te verhuren of in gebruik te geven.

2.2 Huurder dient aanwijzingen van directie en personeel van Verhuurder ten aanzien van het gebruik van de gehuurde ruimte(n) op te volgen.

2.3 Huurder dient zich te houden aan het door Verhuurder vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde ruimte(n).

2.4 Huurder dient ervoor te zorgen dat er geen schade wordt toegebracht aan het gebouw en aan de in en om het gebouw aanwezige zaken.

2.5 In de gehuurde ruimte(n) mag door Xxxxxxx niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd, zonder voorafgaande toestemming van de Verhuurder. Flipovers en whiteboards zijn hiervan uitgezonderd.

2.6 Huurder dient de ruimte(n) achter te laten in dezelfde staat als waarin deze werd(en) aangetroffen.

2.7 Indien de ruimte(n) niet naar behoren wordt aangetroffen dient dit vooraf en voor aanvang van het Evenement bij het personeel van de Verhuurder te worden gemeld.

2.8 Huurder is verplicht zelf veroorzaakte schade aan het pand te melden en te vergoeden.

2.9 Huurder ziet erop toe dat tijdens de huurperiode in het gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen, gevaarlijke en/of brandbare goederen, stank verspreidende stoffen aanwezig zijn of worden gebruikt, tenzij hiervoor schriftelijk toestemming is verleend door Verhuurder.

2.10 Roken is niet toegestaan in de gebouwen van Verhuurder.

2.11 Voor, tijdens en na een activiteit, bijeenkomst of evenement dienen maatregelen te worden genomen die Verhuurder noodzakelijk acht met betrekking tot geluidsoverlast. Een geluidsvolume van 85 dB mag nooit worden overschreden, tenzij anders en expliciet door de Verhuurder aangegeven.

2.12 Ramen en deuren dienen te allen tijde gesloten te blijven op het moment dat er muziek ten gehore wordt gebracht in de ruimte(n).‌

2.13 Het is Huurder niet toegestaan de ruimte(n) te betreden van een medehuurder en/of deze te (ver)storen tijdens de huurperiode.

2.14 Huurder dient er zorg voor te dragen dat geen overlast veroorzaakt wordt bij het in gebruik nemen en verlaten van de ruimte(n).

2.15 Huurder dient erop toe te zien dat het pand rustig wordt betreden en verlaten, zonder overlast voor omwonenden, medehuurders en gebruikers.

3 Catering

3.1 Huurder maakt voor catering gebruik van de vaste huiscateraar van Verhuurder. Deze hanteert de Algemene Voorwaarden van Horeca Nederland.

3.2 Gebruik van horeca-faciliteiten en catering zijn voor kosten van de Huurder.

3.3 Het is Huurder niet toegestaan zelf meegenomen consumpties en of genotsmiddelen te gebruiken, te verkopen of gratis te verstrekken tenzij hiervoor door Verhuurder schriftelijk toestemming is verleend.

3.4 Verhuurder is gerechtigd aan deze toestemming nadere voorwaarden te verbinden.

3.5 Tot vijf (5) werkdagen voor aanvang van de huurperiode kan het aantal personen dat gebruikmaakt van de gehuurde ruimte(n) en/of catering worden gewijzigd. Bij wijzigingen buiten deze termijn gaat de Verhuurder uit van het laatste doorgegeven aantal personen. Wanneer er meer personen aanwezig zijn dan bij de Reservering is aangegeven, brengt de Verhuurder dit in rekening op basis van nacalculatie.

4 Betaling

4.1 De Huurder is aan Verhuurder de bepaalde prijs van de Huurovereenkomst verschuldigd plus eventuele overeengekomen bijkomende kosten.

4.2 Betaling door de Huurder van bedragen dient als volgt plaats te vinden:

• Huurder dient het verschuldigde bedrag van de Huurovereenkomst en de eventuele nacalculatie te voldoen door middel van de door de Verhuurder verstrekte factuur

• Als er meerdere Huurovereenkomsten tegelijk actief zijn, worden deze behandeld als aparte overeenkomsten, en mogen de verschuldigde bedragen, zowel aanbetaling als maandtermijnen, niet worden opgeteld, maar moeten apart en steeds onder vermelding van de Huurovereenkomst referentie- of factuurnummer worden overgemaakt aan Verhuurder

• Huurder heeft de verantwoordelijkheid voor de correcte en stipte betaling van facturen, en betaalt deze op de juiste datum, onder vermelding van de referentie van de Huurovereenkomst en naam van de contractant

• Huurder dient te betalen in Nederlandse valuta

• Bij niet tijdige nakoming zal Huurder door Verhuurder schriftelijk in gebreke worden gesteld. Wanneer Xxxxxxx in gebreke is, wordt hij geacht vanuit rechtswege in verzuim te zijn en is de Verhuurder gerechtigd een incassoprocedure te starten.

• Indien een Huurder in gebreke is, dan dient hij alle eventueel op de inning vallende kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, aan Verhuurder te vergoeden

5 Annulering van de Huurovereenkomst door Xxxxxxx

5.1 Indien na het aangaan van de Huurovereenkomst van de Reservering moet worden afgezien, geldt de volgende annuleringsregeling:

• Huurder kan de datum van het Evenement, genoemd in de

Huurovereenkomst, eenmalig kosteloos wijzigen (binnen een halfjaar van de eigenlijke datum)

• Bij annulering tot 4 weken vóór aanvang van elk van de genoemde data

betaalt Huurder 30% van de overeengekomen huurprijs

• Bij annulering tot 2 weken vóór aanvang van elk van de genoemde data betaalt Huurder 50% van de overeengekomen huurprijs

• Bij annulering tot 7 dagen of minder vóór aanvang van elk van de genoemde data betaalt Huurder 100% van de overeengekomen huurprijs inclusief gereserveerde catering en materialen

Annulering kan uitsluitend per email worden doorgegeven aan: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx

6 Ontbinding van de Huurovereenkomst door de Verhuurder

6.1 Het per direct ontbinden van de Huurovereenkomst door Verhuurder is mogelijk indien er sprake is van:

• het niet nakomen van de verplichtingen door Huurder zoals vastgelegd

in de Reservering of Huurovereenkomst

• wangebruik door Xxxxxxx (of gebruikers) van het gehuurde;

• overlast door Huurder (of gebruikers) aan andere Huurders, gebruikers van bibliotheek Rotterdam of aan Verhuurder

• gebleken ondeskundigheid bij de beroepsuitoefening van de door Huurder aangeboden activiteit(en)

• het verstrekken van onjuiste informatie of het onthouden van juiste informatie door Huurder aan Verhuurder

• ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde

• het in gevaar brengen van de goede naam van Verhuurder

• in geval de relatie tussen Xxxxxxx en overige Huurders of Huurder en Verhuurder ernstig verstoord is

Verhuurder is in bovengenoemde gevallen niet gehouden tot enige vorm van schadevergoeding aan Huurder.

6.2 Ontbinding door Verhuurder kan aan het einde van de in de Huurovereenkomst aangegeven huurtermijn zonder opgaaf van redenen (feitelijk een niet- verlenging). De Huurovereenkomst is nadrukkelijk géén normaal huurcontract, maar een gebruikscontract waarin een tijdelijk gebruik van onze facilitaire voorzieningen is vastgelegd.

7 Aansprakelijkheid

7.1 Verhuurder kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld; noch door Huurder, noch door Gebruikers, cliënten en bezoekers. Dit geldt zowel voor mogelijke materiële en immateriële schade en/of bedrijfsschade ten gevolge van verblijf binnen Bibliotheek Rotterdam als voor mogelijke schade ten gevolge van de door Huurders aangeboden activiteiten.

7.2 Alle door de Verhuurder gedane aanbiedingen, aankondigingen, mededelingen of op een andere wijze verstrekte informatie en prijsopgaven zijn vrijblijvend. Verhuurder aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten in verschafte aankondigingen, mededelingen of op een andere wijze verstrekte informatie en prijsopgaven. Bovenstaande geldt niet voor prijsopgaven in een Huurovereenkomst, deze zijn bindend.

7.3 De Verhuurder heeft het recht door haar geconstateerde schade aan en in gehuurde ruimte(n), evenals de aanwezige inventaris, te laten herstellen op kosten van de Huurder, voor zover de schade is ontstaan en veroorzaakt door en ten tijde van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) door Huurder.

7.4 Schoonmaak-, opruim- en herstelkosten zullen in geval van schade aan, in en om het gebouw aanwezige zaken en gehuurde ruimte(n) volledig en zonder voorbehoud in rekening gebracht worden aan Huurder indien deze door Huurder zijn veroorzaakt.

8 Overmacht

8.1 Verhuurder is niet aansprakelijk, indien en voor zover haar verbintenissen niet kunnen worden nagekomen ten gevolge van overmacht.

8.2 Verhuurder behoudt zich in het geval van overmacht het recht voor haar verplichtingen op te schorten en is tevens gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, dan wel te vorderen dat de inhoud van de overeenkomst zodanig wordt gewijzigd dat uitvoering mogelijk blijft. In geen geval is Verhuurder gehouden enige boete of schadevergoeding aan Huurder te betalen.

8.3 Indien Verhuurder bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de Huurder gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract.

8.4 Verhuurder aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid direct of indirect inzake (zaak)schade door overmacht en verlies aan inkomsten van de zijde van de Huurder en/of gebruikers inzake het onderbreken, verlengen, verplaatsen, herhalen of opnieuw uitvoeren van enig welke opleiding, voorstelling, workshop, cursus, training of activiteit in het gehuurde.

8.5 Verhuurder is niet gehouden enige vorm van schadeloosstelling te voldoen aan Huurder, direct of indirect die verder gaat dan de termijn waarbinnen de overmacht in stand blijft en nooit hoger dan het bedrag in de Huurovereenkomst welke met Huurder overeengekomen is.

9 Extra kosten

9.1 Indien er door een andere Huurder klachten zijn over de staat waarin een zaal door de Huurder achtergelaten wordt, heeft Verhuurder het recht kosten in rekening te brengen, hetzij eenmalig of voor supervisie na elke gehuurd dagdeel.

10 Huisregels

10.1 Alle Huurders en Gebruikers dienen zich op de hoogte te stellen van de huisregels en zich dienovereenkomstig te gedragen of daar naar te handelen. De huisregels staan op de website van Bibliotheek Rotterdam.

10.2 Huurder dient haar Gebruikers voor te lichten over het bestaan en de inhoud van de huisregels, en er op toe te zien dat gebruikers zich houden aan deze huisregels.

11 Prijswijzigingen

11.1 De Verhuurder houdt zich het recht voor de huurprijzen te veranderen. Eventuele huurverhoging van de zalen is gebaseerd op de reële gestegen huur- en aanverwante kosten en gelden niet voor reeds bevestigde offertes.

12 Wijziging van dit reglement

12.1 Wijziging of aanpassing van de algemene voorwaarden of de huisregels kunnen nimmer leiden tot ontbinding van de Huurovereenkomst, tenzij er sprake is van een zodanig zwaarwegende wijziging of belang, welke het de Huurder onmogelijk maakt het doel waarvoor de zaal gehuurd was, verder te beoefenen.

13 Toepasselijk recht bij geschillen

13.1 In geval van geschillen tussen Verhuurder en Huurder is het Nederlands recht van toepassing.

13.2 Mogelijke geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Verhuurder.