ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
Op deze opdracht is het KB uitvoering dd. 14 januari 2013 en eventuele wijzigingen van toepassing.
1. Leidend ambtenaar
De leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zal geschieden door de leidend ambtenaar. De naam van de leidend ambtenaar zal meegedeeld worden aan de opdrachtnemer bij de sluiting van de opdracht of wordt meegegeven in de aanvraag.
De leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde heeft het recht om alle bijkomende informatie te vragen om de uitvoering van de opdracht te controleren. De opdrachtnemer verzekert de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde een continue vrije toegang tot de uitvoeringsplaats(en) om de uitvoering van de opdracht te controleren, in het bijzonder wat de vastgelegde uitvoeringstermijnen en de conformiteit met de opdrachtdocumenten en daarin opgenomen uitvoeringsvoorwaarden en (technische) specificaties.
2. Onderaannemers
De opdrachtnemer maakt, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht de volgende gegevens over aan bpost: naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn.
De opdrachtnemer is tijdens de volledige looptijd van de opdracht gehouden bpost onverwijld in kennis te stellen van alle wijzigingen van de in het eerste lid bedoelde gegevens, alsmede van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de uitvoering van de opdracht zal betrekken.
De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van bpost wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan onderaannemers toevertrouwt. bpost acht zich door geen enkele contractuele band verbonden met die onderaannemers.
Deze onderaannemers mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 67 van de Wet Overheidsopdrachten, tenzij in het geval waarbij de betreffende aannemer, leverancier of dienstverlener, overeenkomstig artikel 70 van de wet, ten aanzien van bpost aantoont toereikende maatregelen te hebben genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen.
3. Uitvoeringstermijn/leveringstermijn
De uitvoeringstermijn/leveringstermijn voor deze opdracht wordt in werkdagen of kalenderdagen uitgedrukt.
4. Prijsherzieningen
Enkel indien hierin voorzien wordt door de opdrachtgever, kunnen de prijzen voor de leveringen en diensten vanaf het tweede jaar van de overeenkomst geïndexeerd worden op basis van de formule die de opdrachtgever heeft vastgelegd.
5. Prijsbepaling
Elke prijs moet alle kosten omvatten die aan de betreffende dienst verbonden zijn.
De prijs omvat tevens alle kosten die voortvloeien uit het verwerken van persoonsgegevens en de conformiteit met de Wetgeving Gegevensbescherming, zijnde de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, met haar wijzigingen en Europese uitvoeringswetgeving en andere Europese regelgeving waarin bepalingen met betrekking tot gegevensbescherming en privacy worden opgenomen, evenals de toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy in de lidstaten met haar wijzigingen en uitvoeringsbesluiten, met inbegrip van voor de sector toepasselijke goedgekeurde gedragscodes.
Indien de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht betere voorwaarden verleent aan een andere klant voor dezelfde of soortgelijke diensten of leveringen als die het voorwerp uitmaken van de opdracht, en dit in dezelfde of soortgelijke volumes, geniet bpost onmiddellijk eveneens van die betere voorwaarden.
6. Facturatie en betaling
De opdrachtnemer zal steeds in euro factureren en bpost zal steeds de euro gebruiken als munteenheid. Elke factuur wordt rechtstreeks gestuurd naar:
Bpost Finance and Accounting Department Accounts Payable Xxxxxxxxxxx 0 Xxx 0
0000 Xxxxxxx
of naar het email adres : XX_XXXX@xxxxx.xx
Elke factuur vermeldt bovenop de wettelijk vereiste vermeldingen:
het PO-nummer van de bestelbon;
het nummer van de opdrachtnemer (zoals intern gebruikt bij bpost).
bpost behoudt zich het recht voor facturen te weigeren die niet in overeenstemming zijn met de overeenkomst.
Correcte en onbetwiste facturen worden betaald binnen de vijftig (50) kalenderdagen vanaf de correcte aanbieding van de factuur conform de bepalingen van de opdracht.
Indien er in het kader van de opdracht producten of diensten in meerdere keren worden geleverd, gaat de termijn van vijftig
(50) kalenderdagen in op de dag dat de formaliteiten van de voorlopige oplevering van elke gedeeltelijke levering voltooid zijn.
De betaling wordt geenszins beschouwd als een aanvaarding van de geleverde werken, producten of diensten.
Elke afgedrukte factuur zal vergezeld worden van een elektronisch bestand, opgemaakt volgens de specificaties van bpost. De opdrachtnemer rekent geen enkele meerkost aan voor deze dienst. De opdrachtnemer mag het formaat van het elektronische bestand niet wijzigen, tenzij bpost daarmee instemt.
Op de tijdstippen zoals bepaald in huidige opdracht of, bij gebreke daaraan, stelt de opdrachtnemer een factuur op. Betreft het een levering of dienst die betrekking heeft op meerdere bestelbonnen, dan stelt de opdrachtnemer één factuur op per bestelbon.
Zo nodig kan voormelde procedure aangepast worden in overleg met de opdrachtnemer.
De facturen zullen desgevallend verminderd worden met de sommen die de opdrachtnemer aan bpost is verschuldigd, zoals (maar niet beperkt tot) prijscorrecties en schadevergoedingen.
Creditnota's dienen binnen de dertig (30) kalenderdagen in rekening gebracht te worden.
Krachtens het continuïteitsbeginsel, de taken en opdrachten van openbare dienstverlening van bpost, geeft de overschrijding door bpost van één of meerdere betalingstermijnen of de (gedeeltelijke) niet-betaling door bpost van één of meerdere facturen op grond van de vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid van de facturen of van de onrechtmatigheid van de gefactureerde prestaties, de opdrachtnemer niet het recht om het uitvoeringstempo te vertragen of zijn prestaties gedeeltelijk dan wel geheel op te schorten of te beëindigen. bpost dient betwiste bedragen niet te betalen tot de betwisting is geregeld.
7. Waarborgtermijn (enkel van toepassing bij leveringen)
De waarborgtermijn voor deze leveringen bedraagt 24 kalendermaanden te rekenen vanaf de voorlopige oplevering.
8. Voorlopige oplevering
Bij het verstrijken van de verificatietermijn, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
9. Definitieve oplevering
De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn. Ze gebeurt stilzwijgend wanneer de levering gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten heeft gegeven.
Wanneer de levering tijdens de waarborgtermijn aanleiding heeft gegeven tot klachten, wordt binnen vijftien dagen voorafgaand aan het verstrijken van die termijn een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van definitieve oplevering opgesteld.
10. De oplevering (indien er slechts één oplevering van toepassing is , dan zijn punten 8 en 9 niet van toepassing op de opdracht)
Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten of de leveringen, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.
Wanneer de diensten of de leveringen beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de opdrachtnemer om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending of bij elektronische zending die op vergelijkbare wijze de exacte datum van de verzending waarborgt hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de opdrachtnemer wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
11. Aard van de verbintenis
De opdrachtnemer zal te allen tijde tijdens de uitvoering van de opdracht erover waken de taken en de functies van openbare dienst die aan bpost zijn toegekend, in acht nemen en niet in het gedrang brengen.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden de verplichtingen van de opdrachtnemer geacht resultaatsverbintenissen te zijn.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de opdracht uit te voeren strikt conform de bepalingen van deze opdracht. In ieder geval zal de uitvoering van de opdracht op alle punten voldoen aan de regels van de kunst en van goed vakmanschap.
De opdrachtnemer garandeert bpost dat de werken, producten en diensten die hij aanwendt voor de uitvoering van de opdracht, geschikt zijn voor het doel waarvoor zij worden aangewend en de goede uitvoering van de opdracht.
Voor alle leveringen of diensten geldt dat de omschrijving van de doelstelling primeert op de omschrijving van de middelen of de activiteiten. De activiteiten of processen, beschreven in deze opdracht, zijn indicatief. Niet-vermelde activiteiten, die nochtans door een gespecialiseerde opdrachtnemer als noodzakelijk worden beschouwd, zal de opdrachtnemer uitvoeren zonder aanspraak te kunnen maken op een meerprijs of andere prijsherziening.
De opdrachtnemer is aansprakelijk voor de daden en nalatigheden die in het kader van de uitvoering van de opdracht door hem, zijn aangestelden, werknemers of onderaannemers worden gemaakt. De opdrachtnemer blijft ook aansprakelijk in geval een controle uitgevoerd werd door bpost voor, tijdens of na de levering. Zonder afbreuk te doen aan de andere rechten van bpost toegekend door de wet of de opdrachtdocumenten, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om de vastgestelde gebreken onmiddellijk te verhelpen. Hij is eveneens verplicht om alle schade veroorzaakt aan bpost, diens klanten of aan derden te herstellen.
12. Personeel
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om een contactpersoon aan te stellen die hem zal vervangen en formele contacten met de leidend ambtenaar van bpost, en bpost zelf, zal onderhouden. De gegevens van deze contactpersoon van de opdrachtnemer dienen ten spoedigste na de sluiting van de opdracht aan bpost te worden meegedeeld. De vervanging van de contactpersoon kan via eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan bpost worden meegedeeld.
Het personeel van de opdrachtnemer werkt steeds onder zijn exclusieve verantwoordelijkheid. Geen enkel personeelslid van de opdrachtnemer zal onder het gezag of hiërarchisch toezicht van bpost staan. bpost zal in geen geval kunnen beschouwd worden als de wettelijke of feitelijke werkgever van het ingezette personeel, en de opdrachtnemer zal bpost vrijwaren voor alle kosten en boetes (van welke aard dan ook) indien bpost toch als wettelijke of feitelijke werkgever van het ingezette personeel zou worden beschouwd. Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor de leidend ambtenaar en voor de andere personeelsleden van bpost die aan de opdrachtnemer bijstand verlenen in het kader van de uitvoering van de opdracht.
Indien tekortkomingen van de opdrachtnemer worden veroorzaakt door diens personeelsleden, zal bpost een gemotiveerd verzoek richten aan de opdrachtnemer, die zal overgaan tot vervanging of bijsturing van deze personeelsleden of aangestelden. In voorkomend geval zal de opdrachtnemer zonder uitstel tot een vervanging en/of bijsturing van het betrokken personeelslid of aangestelde overgaan. Een vervanging gebeurt na de goedkeuring door bpost van het nieuwe personeelslid of de nieuwe aangestelde, dewelke over minstens gelijkwaardige competenties dient te beschikken als het vervangen personeelslid of de vorige aangestelde, tenzij uitdrukkelijk anders gecommuniceerd door bpost. De opdrachtnemer staat in geval van vervanging of bijsturing zelf in voor de inspanningen vereist om dit personeelslid of aangestelde op eenzelfde kennisniveau te brengen. De opdrachtnemer zal alles in het werk stellen om de stabiliteit te verzekeren van de persoonsleden die betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, in het bijzonder wat betreft de contactpersoon van de opdrachtnemer.
13. Samenwerking met derden
De opdrachtnemer zal alle medewerking verlenen volgens de beste professionele normen, indien bpost de opdrachtnemer verzoekt met derden samen te werken, en dit zonder meerkost voor bpost.
De opdrachtnemer dient bpost op de hoogte te brengen wanneer er zich een probleem voordoet bij deze samenwerking met derden en/of in geval van enige andere opmerkingen met betrekking tot deze derde partij.
Indien de samenwerking met derden structureel en langdurig is, of indien één van de partijen dit nuttig of noodzakelijk acht, zullen zij de regels van samenwerking met derden in een bijakte vastleggen.
14. Preventie en bescherming op het werk
Wanneer het de opdrachtnemer toegestaan is om in het kader van deze opdracht gebruik te maken van de door bpost aangeduide lokalen, infrastructuur en kantoormateriaal verbindt de opdrachtnemer zich ertoe de lokalen, infrastructuur en kantoormateriaal te gebruiken als een goed huisvader en de aan haar schriftelijk medegedeelde voorschriften inzake veiligheid en gezondheid na te leven die van toepassing zijn binnen deze lokalen.
bpost stelt hierbij geen kantoorverbruiksgoederen ter beschikking.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe veiligheidsmaatregelen en -procedures in te stellen en te behouden minstens conform de in de industrie geldende standaarden. Bovendien moeten de veiligheidsmaatregelen en -procedures minstens in overeenstemming zijn met deze maatregelen en procedures die gelden bij bpost en/of op de door bpost aangeduide locaties.
Indien van toepassing, zal bpost aan het personeel en de eventuele onderaannemers van de opdrachtnemer een badge of ander toegangsbewijs bezorgen opdat deze zich kunnen begeven op de plaatsen noodzakelijk voor de uitvoering. Deze badges en andere toegangsbewijzen blijven de eigendom van bpost en zullen bij het einde van de uitvoering van de opdracht aan bpost worden terugbezorgd.
De opdrachtnemer zal vooraf de datum en het uur waarop een toegang gewenst wordt, meedelen, alsook welke diensten in de gebouwen van bpost zullen worden verstrekt. De opdrachtnemer organiseert de uitvoering op een dergelijke wijze dat bpost zo weinig mogelijk gestoord wordt in haar activiteiten.
15. Verzekeringen
De opdrachtnemer sluit op zijn kosten een verzekering af om alle risico's te dekken die voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht.
Alle verzekeringspolissen onderschreven door de opdrachtnemer zal een afstand van verhaal bevatten in het voordeel van bpost, haar verbonden/geassocieerde vennootschappen en haar medewerkers. De opdrachtnemer zal alle verplichtingen die voortvloeien uit de aansluiting bij deze verzekeringspolissen, en in het bijzonder in het geval van een vordering, respecteren. De opdrachtnemer zal volledig aansprakelijk zijn voor de gevolgen indien deze verplichtingen niet volledig worden gerespecteerd. Het feit dat de opdrachtnemer over de bovenvermelde verzekeringen beschikt, ontdoet hem niet van zijn verantwoordelijkheden.
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van bpost.
16. Kwaliteit – garantie
De kwaliteit van de leveringen of diensten moet, gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst, minstens dezelfde zijn als aangeboden bij het indienen van de offerte. Productinnovaties worden steeds zo snel mogelijk doorgegeven aan bpost.
De materialen moeten daarenboven steeds voldoen aan alle ter zake geldende richtlijnen.
De opdrachtnemer garandeert dat de leveringen of diensten beantwoorden aan de omschrijving en/of aan de technische specificaties, zoals beschreven door de opdrachtgever en aan de regels van de kunst en de goede industriepraktijken. Een inbreuk op de kwaliteitswaarborgen maakt een inbreuk uit op de contractuele verplichting van de opdrachtnemer.
De opdrachtnemer garandeert te beschikken over alle noodzakelijke vergunningen, toelatingen van overheidswege en nuttige verzekeringen voor de leveringen of diensten.
Ingeval van levering van goederen waarborgt de opdrachtnemer dat de te leveren goederen gebruiksklaar zijn en vrij van alle zichtbare en verborgen gebreken. Hij verklaart dat de te leveren goederen stroken met de normale eisen van bruikbaarheid, betrouwbaarheid en levensduur, met de bestaande veiligheidsnormen en met de advertenties en publiciteit van de opdrachtnemer, invoerder of fabrikant, als ook met de toepasselijke wetgeving en regelgeving en regels van de kunst.
In geval van levering van diensten waarborgt de opdrachtnemer dat de te leveren diensten stroken met de normale eisen van bruikbaarheid, betrouwbaarheid en levensduur, met de bestaande veiligheidsnormen en met toepasselijke wetgeving en regelgeving en regels van de kunst.
Met uitzondering van de hierboven genoemde gevallen zal geen van beide partijen aansprakelijk zijn ten aanzien van de andere partij voor schade ontstaan uit overmacht.
Verder zullen de geleverde goederen (inclusief verpakkingen, productbeschrijvingen, handleidingen en attesten) voldoen aan alle ter zake geldende Europese en Belgische wetgeving inzake veiligheid, merktekens en markering, milieu- en gezondheidsvoorschriften en de regelgeving aangaande het gebruik van bepaalde gevaarlijke stoffen.
Tenslotte garandeert de opdrachtnemer bekwaam personeel in te zetten voor de uitvoering van deze overeenkomst.
17. Supplier code of conduct
De Opdrachtnemer stemt ermee in de opdracht uit te voeren in overeenstemming met de voorschriften van de Supplier Code of Conduct zoals gepubliceerd op de website van de opdrachtgever.
18. Intellectuele eigendom
De resultaten van de opdracht, alsmede alle intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. software, databanken, literaire werken en/of documenten, tekeningen, modellen, de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door bpost aangestelde onderaannemers, in het kader van de uitvoering van de opdracht creëert, zijn vanaf hun ontstaan de exclusieve eigendom van bpost en zullen inclusief alle bijhorigheden (zoals broncode en handleidingen) geleverd worden.
De opdrachtnemer zal tenminste een overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie toekennen op de software, databanken, literaire werken en/of documenten, tekeningen, modellen, alsmede de methodes, knowhow, concepten en andere ontwikkelingen die door de opdrachtnemer gebruikt of geleverd worden als (onderdeel van) de opdracht, en die de intellectuele eigendom zijn van de opdrachtnemer, de door de opdrachtnemer aangestelde onderaannemers en/of derden (hierna: “de standaardwerken”), en dit voor de duur van de wettelijke bescherming van auteursrechten (met een minimum van twintig jaar), zodat bpost en de met bpost verbonden en/of geassocieerde vennootschappen de standaardwerken kunnen gebruiken, aanpassen, vertalen, beheren en onderhouden voor hun
gebruikelijke en/of in de opdrachtdocumenten beschreven doelen. De vergoeding voor de eigendomsoverdracht en de licentie zijn begrepen in de vergoeding voor de opdracht.
De opdrachtnemer zal, op zijn kosten, al de goedkeuringen en licenties verkrijgen en behouden tijdens de duur van opdracht die nodig zijn om de opdracht uit te voeren overeenkomstig de bepalingen en (technische) specificaties van de opdrachtdocumenten. De opdrachtnemer garandeert dat de producten en/of diensten waarvoor licenties en/of goedkeuringen dienen te worden verkregen geen inbreuk inhouden op enige op de opdrachtnemer of bpost toepasselijke wetgeving, regelgeving of reglementering.
19. Informatieverstrekking door de opdrachtnemer
bpost zal, voor zover noodzakelijk, naar best vermogen aanvullende informatie verstrekken. Indien de verstrekte informatie onjuist, onvolledig of onbruikbaar is, zal de opdrachtnemer bpost prompt en schriftelijk verwittigen, zo niet kan de opdrachtnemer dit niet inroepen om de niet-nakoming van zijn verplichtingen te rechtvaardigen.
20. Levering van producten en diensten
De opdrachtnemer zal alle documentatie en handleidingen verstrekken aan bpost, zowel elektronisch als in papieren vorm, die vereist zijn voor het gebruik en beheer van het uitgevoerde werk, de geleverde producten en/of diensten, in zowel het Nederlands als in het Frans.
De opdrachtnemer garandeert dat:
(i) de producten en diensten geleverd/verstrekt in het kader van de uitvoering van de opdracht beschikbaar zullen blijven voor de hele duur van de opdracht; en
(ii) (bij producten:) wisselstukken gedurende tenminste tien (10) jaar beschikbaar blijven, te rekenen vanaf iedere levering.
Wanneer blijkt dat een product, dienst of wisselstuk niet meer zal kunnen geleverd worden, stelt de opdrachtnemer bpost hiervan schriftelijk in kennis, ten minste zes (6) maanden op voorhand. De opdrachtnemer stelt dan een vervangend product, dienst of wisselstuk voor dat technisch minstens van gelijke kwaliteit is en functioneel minstens dezelfde mogelijkheden biedt als het oorspronkelijke product, dienst of wisselstuk. bpost behoudt zich het recht voor het vervangende product, dienst of wisselstuk te aanvaarden of te weigeren. bpost heeft het recht om bij dergelijke weigering de opdracht zonder enige kosten en met onmiddellijke ingang (of andere termijn aangegeven door bpost) op te zeggen.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om alle door bpost bestelde producten en diensten te leveren. Er geldt geen minimale afnameplicht voor bpost.
De eigendomsoverdracht van de producten geleverd in het kader van de uitvoering van de opdracht, zal plaatsvinden op het ogenblik van levering. Het risico voor verlies en beschadiging zal slechts overgaan op moment van voorlopige oplevering op de afgesproken leveringsplaats.
bpost heeft het recht om het voorwerp van de opdracht uit te breiden met leveringen en/of diensten die gelijkaardig zijn met de leveringen en/of diensten die het voorwerp uitmaken van de opdracht. Deze uitbreiding zal geschieden overeenkomstig de bepalingen van het KB Uitvoering van 14 januari 2013.
Wanneer de vastgestelde afwijkingen van niet-essentiële voorwaarden van de opdracht miniem zijn en geen grote hinder kunnen veroorzaken bij het gebruik, bij de verwerking of ten aanzien van de levensduur, kan bpost de prestaties aanvaarden onder beding van korting wegens minderwaarde.
21. Keuringsmodaliteiten
Alle keuringskosten – zowel deze a priori als deze a posteriori – vallen ten laste van de opdrachtnemer.
22. Straffen
Elke gebrekkige uitvoering van de opdracht waarvoor niet in een bijzondere straf is voorzien, geeft aanleiding tot een algemene straf overeenkomstig artikel 45 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
23. De boetes wegens laattijdige uitvoering
De laattijdige uitvoering van de overheidsopdracht geeft van rechtswege aanleiding tot het toepassen van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig artikel 46 en 86 juncto artikel 123 bij leveringen en artikel 154 bij diensten van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.
De vertragingsboete is onafhankelijk van de in artikel 45 van het koninklijk besluit van 17 januari 2013 bedoelde algemene straffen. Zij is opeisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en wordt van rechtswege toegepast voor het totaal aantal kalenderdagen vertraging.
Onverminderd de toepassing van de vertragingsboete, vrijwaart de opdrachtnemer bpost in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.
24. Bijhouden van stukken
De opdrachtnemer zal tijdens de duur van opdracht en gedurende een periode van twaalf (12) maanden daarna zorgvuldig alle boeken, lijsten, roosters, documenten en ander stukken bijhouden die bpost op voldoende gedetailleerde wijze toelaten om de aan bpost aangerekende prestaties en kosten van de producten en diensten te verifiëren.
25. Opzegging en ontbinding
Behoudens indien hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken in huidige opdracht, heeft bpost op elk moment het recht om de opdracht geheel of gedeeltelijk op te zeggen, mits een opzegtermijn van drie (3) maanden, zonder dat de opdrachtnemer recht heeft op enige vergoeding.
Zonder enige nadelige erkentenis ten aanzien van zijn overige rechten, is bpost gerechtigd om de opdracht van rechtswege te ontbinden zonder gerechtelijke tussenkomst indien de opdrachtnemer:
- na ingebrekestelling in gebreke blijft één of meerdere van de verplichtingen vervat in de opdrachtdocumenten te leven, voor zover binnen een termijn van tien (10) werkdagen volgend op de ontvangst van de schriftelijke kennisgeving hiervan dit in gebreke blijven niet werd gecorrigeerd;
- een inbreuk pleegt op de goede uitvoering van de opdracht die niet meer hersteld kan worden;
- zich schuldig maakt aan fraude of ieder met de handelsgebruiken strijdig gedrag; of;
- ophoudt, of dreigt op te houden, met zijn activiteiten.
Iedere partij heeft het recht de opdracht zonder gerechtelijke tussenkomst mits aangetekende kennisgeving onmiddellijk te ontbinden wanneer:
- een vereffenaar of een bewindvoerder wordt aangesteld voor het beheer van de eigendommen of activa van de andere partij;
- de andere partij failliet wordt verklaard, dreigt te worden failliet verklaard of zich in geval van kennelijk onvermogen of staking van betaling bevindt;
- de andere partij vereffend wordt (met uitzondering van een vereffening in het kader van een reorganisatie die op een zodanige wijze plaatsvindt dat de solvabele vennootschap die ten gevolge hiervan ontstaat, gebonden blijft door de verbintenissen die door de andere partij op basis van de opdracht worden opgelegd);
- andere partij zich bevindt in omstandigheden die analoog zijn met de bovengenoemde feiten onder het op hem van toepassing zijnde recht; of
- er een situatie van overmacht is die langer dan drie (3) maanden duurt.
Tenzij anders overeengekomen, zal de opdrachtnemer na de opzegging of ontbinding van de opdracht (om welke reden en door welke partij ook), kosteloos:
- de werken, de producten, de resultaten van de diensten en de documentatie overmaken aan bpost, in de staat waarin die zich op dat moment bevinden; en
- een kennisoverdracht naar bpost organiseren.
Het risico voor verlies en beschadiging zal overgaan op het moment van levering op de door de partijen afgesproken leveringsplaats.
26. Overdracht van de opdracht
Het is de opdrachtnemer niet toegestaan de verplichtingen voorvloeiend uit deze overeenkomst over te dragen aan derden zonder een voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van bpost.
bpost kan de opdracht steeds geheel of gedeeltelijk overdragen aan de met bpost verbonden en/of geassocieerde vennootschappen. De opdrachtnemer erkent het recht van elke met bpost verbonden en/of geassocieerde vennootschap om met de opdrachtnemer een overeenkomst te sluiten omtrent hetzelfde onderwerp als de opdracht, aan voorwaarden die minstens even voordelig zijn.
27. Overmacht
Partijen zullen niet aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verbintenissen bij de uitvoeringen van de opdracht en volgens de bepalingen van huidige opdracht, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan. Deze partij zal meewerken met de getroffen partij en laatstgenoemde redelijkerwijze bijstaan om de impact van de omstandigheden op de getroffen partij te minimaliseren. Ingeval van overmacht zijn beide partijen gerechtigd de nakoming van hun verplichtingen geheel of gedeeltelijk op te schorten voor de duur van de overmacht, zonder tot enige schadevergoeding te kunnen worden verplicht.
Indien de periode van overmacht langer dan drie (3) maanden heeft geduurd, of indien reeds bij voorbaat vaststaat dat die periode redelijkerwijze langer dan drie (3) maanden zal duren, dan is bpost gerechtigd de opdracht (of het relevante gedeelte of deelopdracht ervan), onmiddellijk bij aangetekend schrijven, op te zeggen, zonder dat de partijen ten opzichte van elkaar tot enige schadevergoeding gehouden zijn.
28. Openbare communicatie en referenties
Indien de opdrachtnemer enige openbare communicatie of een persbericht omtrent de gunning en/of uitvoering van de opdracht wenst te verspreiden, dient hij hiervoor een voorafgaandelijke toestemming te bekomen van bpost. Dit betreft niet alleen een instemming met de communicatie zelf maar ook met de inhoud ervan.
Indien de opdrachtnemer de opdracht wenst te gebruiken als referentie voor een andere opdracht, dient eveneens uitdrukkelijk de toestemming van bpost gevraagd te worden. De opdrachtnemer kan in dat geval eveneens een attest van goede uitvoering verzoeken.
Voor het bekomen van bovenstaande toestemmingen, neemt de opdrachtnemer contact op met de leidend ambtenaar van de opdracht.
In het geval de opdrachtnemer deze verplichtingen niet respecteert, behoudt bpost zich het recht voor om hieraan een specifieke sanctie te koppelen. Overeenkomstig artikel 45, §1 KB Uitvoering van 14 januari 2013 wordt voorzien in een bijzondere straf, die per inbreuk forfaitair bepaald wordt op een bedrag van 5.000 euro.
29. Geheimhoudingsverklaring
Elke partij verbindt zich ertoe om alle inspanningen te leveren om de confidentiële aard van de vertrouwelijke informatie te beschermen, onder meer door deze vertrouwelijke informatie:
- slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van deze opdracht;
- niet te verspreiden of ter beschikking te stellen, geheel of gedeeltelijk, mondeling of schriftelijk, tenzij aan diens aangestelden, medewerkers of onderaannemers die er een directe kennis van moeten hebben voor de uitvoering van deze opdracht. Zij zullen geïnformeerd worden over de inhoud van dit artikel, bijvoorbeeld door invoeging van de inhoud van de bepalingen van dit artikel in de arbeids- of onderaannemingsovereenkomst. Elke partij blijft zelf aansprakelijk tegenover de andere partij voor elke inbreuk op deze verplichting door een van de aangestelden, medewerkers of onderaannemers;
- niet te verspreiden of ter beschikking te stellen aan derden, tenzij met voorafgaand, schriftelijk en uitdrukkelijk akkoord van de andere partij;
- terug te bezorgen aan de andere partij of volledig te vernietigen, wanneer niet langer nodig in het kader van deze opdracht of op eenvoudig verzoek van de andere partij.
Deze bepalingen doen op geen enkele wijze afbreuk aan het recht van bpost om de vertrouwelijke informatie die overgemaakt wordt in het kader van de uitvoering van de opdracht verder te gebruiken of te laten gebruiken (ook na de beëindiging van de opdracht) indien dit nodig is om bpost toe te laten de werken, producten, diensten, specifieke ontwikkelingen en/of enig ander resultaat van de opdracht te gebruiken en/of aan te passen.
Onder "vertrouwelijke informatie " wordt verstaan, elke informatie, in gelijk welke vorm, die door de partijen expliciet als vertrouwelijke informatie werd aangeduid, dan wel door haar aard redelijkerwijze als vertrouwelijk dient te worden behandeld. Wordt niet als vertrouwelijke informatie beschouwd, informatie die:
- publiek is gemaakt zonder inbreuk op de bepalingen van de opdrachtdocumenten;
- rechtmatig bekomen werd van een derde die niet is gebonden door een verplichting tot confidentialiteit;
- in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door één van de partijen;
- op totaal onafhankelijke wijze door een partij is ontwikkeld of ontdekt, mits dit door de partij die zich erop beroept onomstotelijk kan worden aangetoond;
- in het kader van een audit aan de auditor dient te worden bekendgemaakt; of
- noodzakelijk is voor een eventuele nieuwe inmededingingstelling en/of door bpost wordt medegedeeld naar aanleiding van een eventuele nieuwe inmededingingstelling.
Elke inschrijver erkent dat de in dit artikel bedoelde informatie eigendom blijft van de meedelende partij.
Elke inschrijver verbindt zich ertoe om zowel tijdens de uitvoering van de opdracht, als voor een periode van 5 jaar na de beëindiging van de opdracht, ongeacht de reden voor beëindiging, de in dit artikel bedoelde informatie strikt geheim te houden, niet publiek te maken, en niet aan te wenden tot eigen voordeel of ten voordele van een derde of voor andere doeleinden dan waarvoor ze haar bekend werd gemaakt, met name de uitvoering van de opdracht.
In geval van overtreding van de bepalingen in dit artikel zal de respectievelijke inschrijver hoofdelijk en solidair gehouden zijn op eerste verzoek van bpost een forfaitair bedrag van 2.500 euro te betalen, dit onder voorbehoud van bpost om een hogere schadevergoeding te vorderen indien de werkelijk geleden schade voormeld bedrag overtreft.
Op haar beurt zal bpost het vertrouwelijke karakter van de offertes respecteren.
30. Gegevensbescherming
Bij de uitvoering van de opdracht, dienen alle toepasselijke wetten betreffende gegevensbescherming te worden nageleefd (met inbegrip van, maar niet beperkt tot EU-Verordening 2016/679).
bpost treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en de opdrachtnemer xxxxxx op als verwerker voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de opdracht.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe:
(a) geen enkele derde partij, sub-verwerkers of andere onderaannemers toe te staan of in dienst te nemen om persoonsgegevens te verwerken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van bpost;
(b) persoonsgegevens alleen te verwerken als een verwerker en overeenkomstig de opdrachtdocumenten of anders ingevolge de instructies van bpost, tenzij hiertoe verplicht door een wet van de Europese Unie of van een Lidstaat waaraan de opdrachtnemer onderworpen is; in dergelijk geval moet de opdrachtnemer bpost informeren van een dergelijke wettelijke verplichting vóór de verwerking, tenzij die wet deze gegevensdoorgifte verbiedt op grond van gewichtige redenen van algemeen belang;
(c) ervoor te zorgen dat werknemers die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken onderworpen zijn aan een contractuele of wettelijke verplichting tot geheimhouding;
(d) de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, vernietiging, verwijdering enz., rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van de uitvoering en de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking, en de op het vlak van waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen;
(e) persoonsgegevens aan bpost terug te bezorgen op vraag van bpost en alle bestaande kopieën te verwijderen;
(f) bpost bij te staan bij het vervullen van zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke (1) om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden (Hoofdstuk III GDPR) en (2) inbreuken in verband met persoonsgegevens te melden en de gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren (artikels 32-36 GDPR). De opdrachtnemer zal alle informatie ter
beschikking stellen die nodig is om aan te tonen dat deze verplichtingen zijn nagekomen, en zal audits uitgevoerd door bpost of een auditor aangesteld door bpost of een andere derde toestaan en eraan bijdragen.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen persoonsgegevens over te dragen aan een dochteronderneming of aan een andere derde die gelokaliseerd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte of persoonsgegevens toegankelijk te maken van een dergelijk land zonder de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van bpost.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om gedurende en na de looptijd van deze opdracht bpost te vrijwaren tegen alle vorderingen of juridische procedures ingesteld door een bevoegde overheid en/of een betrokkene tegen bpost in verband met de verwerking door de verwerker van persoonsgegevens in het kader van deze opdracht. De verwerker zal bpost vrijwaren tegen alle kosten en boetes die verband houden met een inbreuk in verband met persoonsgegevens naar aanleiding van de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker in het kader van deze opdracht.
31. Illegaal verblijvende onderdanen
Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land overeenkomstig de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en tot bpost een bevel in andere zin zou geven.
Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:
- ofwel door de opdrachtnemer of bpost, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming;
- ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt.
De opdrachtnemer en onderaannemer zijn er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zouden sluiten, op grond waarvan:
1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt;
2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;
3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.
32. Xxxx verschuldigd aan werknemers
Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee hij ervan in kennis wordt gesteld dat hij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting zijn werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt hij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot hij het bewijs voorlegt aan bpost dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:
- ofwel, naargelang het geval, door de opdrachtnemer of bpost, dat hij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer;
- ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking.
De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die hij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan:
1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen;
2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;
3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.
33. Vorderingen en vrijwaringen
De opdrachtnemer vrijwaart bpost voor elke uitgave, kosten en/of schadevergoeding die bpost aan derden verschuldigd is op grond van een inbreuk op wettelijke bepalingen, schending van intellectuele eigendomsrechten of rechten van derden, en/of op grond van vertraging of in gebreke blijven van de opdrachtnemer krachtens de opdracht. bpost verbindt zich er in voorkomend geval toe de opdrachtnemer zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.
Elke mogelijke vordering van de opdrachtnemer dient onmiddellijk per aangetekend schrijven te worden overgemaakt aan bpost van zodra de eraan ten grondslag liggende feiten werden vastgesteld, en in ieder geval binnen de dertig (30) kalenderdagen nadat de feiten zich hebben voorgedaan. Zo de opdrachtnemer geen vordering instelt binnen deze termijn, wordt hij geacht hiervan afstand te hebben gedaan.
De opdrachtnemer beschikt na de aangetekende kennisgeving over een vervaltermijn van dertig (30) kalenderdagen om het volledige dossier over te maken aan bpost, tenzij de partijen schriftelijk een andere termijn overeenkomen. Indien de opdrachtnemer het dossier niet tijdig overmaakt, wordt hij geacht afstand te hebben gedaan van de vordering (ongeacht of een vordering werd ingediend). De vorderingen dienen op straffe van verval binnen een termijn van dertig maanden volgend op de betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering te worden ingesteld.
De indiening en/of de behandeling van een vordering zal in geen geval de verplichtingen van de partijen op basis van de opdracht opschorten, behoudens andersluidend schriftelijk akkoord.
34. Slotbepalingen
Indien een partij nalaat de naleving van een krachtens de opdrachtdocumenten of toepasselijke wetgeving verleend recht af te dwingen, dan zal dit niet beschouwd worden als een afstand van dat recht of van de rechtsmiddelen hiertoe, noch zal hierdoor de geldigheid van de opdracht in gedrang komen.
De algemene of specifieke handels-, leverings- en betalingsvoorwaarden van de opdrachtnemer en/of zijn onderaannemers zijn niet van toepassing.
Behoudens uitdrukkelijke opdracht of toestemming vanwege bpost, beschikt de opdrachtnemer niet over de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan in naam of voor rekening van bpost. In het aangaan en de uitvoering van de opdracht handelt elke partij als zelfstandige entiteit. Geen enkele bepaling in de opdracht, noch het gedrag van de partijen in uitvoering van de opdracht, zal aanleiding geven of verondersteld worden aanleiding te geven tot het oprichten van een vennootschap, een vereniging, tijdelijke vennootschap, joint venture of enige andere samenwerkingsvorm tussen de partijen.
Alle betekeningen of kennisgevingen onder de opdracht dienen te worden gericht aan de adressen vermeld in de opdracht, of in latere officiële communicatie (bv. sluitingsbrief) en dienen te gebeuren per aangetekend schrijven of e-mail, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de opdracht.
bpost en de opdrachtnemer zullen zich steeds inspannen om eventuele betwistingen minnelijk te regelen. Een geschillenbeslechting doet in geen geval afbreuk aan de verplichtingen om de uitvoering van de opdracht voort te zetten, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.
Op deze opdracht is het Belgisch recht van toepassing.
Alle geschillen die tussen de partijen ontstaan met betrekking tot de opdracht, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken te Brussel, afdeling Brussel.