Verwerkersovereenkomst 4.0
Model verwerkersovereenkomst 4.0 | |
Adresgegevens | Heutink ICT Xxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxxx (Xx.) 074 240 46 06 |
Telefoonnummer | |
Datum publicatie | Juli 2023 |
Versie | 4.0 |
Algemene voorwaarden
Op dit document zijn de algemene voorwaarden van Heutink ICT van toepassing. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Enschede onder dossiernummer 06073970. B.T.W. nr. NL8032.94.323.B01 en terug te vinden op www.heutink- xxx.xx/xxxxxxxxxxx.
Model verwerkersovereenkomst Digitale onderwijsmiddelen en privacy 4.0 – 2022
Model Verwerkersovereenkomst 4.0
Behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0
Deze Model Verwerkersovereenkomst versie 4.0 (2022) is een bijlage bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0 (hierna: het Convenant)1. Van de bepalingen in deze Model Verwerkersovereenkomst kan alleen schriftelijk en gemotiveerd worden afgeweken.
Onderwijsinstellingen en Verwerkers (leveranciers en distributeurs) gebruiken bij het aangaan of vernieuwen van een verwerkersovereenkomst de Model Verwerkersovereenkomst 4.0. De nieuwe Model Verwerkersovereenkomst 4.0 komt in de plaats van de Model Verwerkersovereenkomst 3.0. De uitgangspunten van deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.
Deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 bevat:
1. In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de te leveren producten en/of diensten in het licht van de AVG, welke categorieën Persoonsgegevens worden Verwerkt en voor welke doeleinden.
2. In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er door de Verwerker zijn getroffen en op welke wijze de Verwerker ervoor zorg draagt dat de beveiliging een continu punt van aandacht en zorg blijft.
3. In de Wijzigingenbijlage (Bijlage 3) worden eventuele gemotiveerde afwijkingen van de tekst van de Model Verwerkersovereenkomst opgenomen.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst 6
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens 7
Artikel 6: Vertrouwelijkheid 8
Artikel 7: Beveiliging en controle 9
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte 11
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker 12
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens 12
Artikel 13: Aansprakelijkheid 12
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst 13
Artikel 15: Duur en beëindiging 14
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting 14
Partijen:
1. Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder (bevoegd gezag) administratienummer <nummer> (zoals het BRIN-nummer of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of het KvK-nummer), gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te <postcode> <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door
<functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”
en
2. De leverancier, Heutink ICT, KvK-nummer 06073970 gevestigd en kantoorhoudende aan de Xxxxxxxx 00, xx (0000 XX) Xxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn op <datum> een overeenkomst aangegaan waarbij is overeengekomen dat Verwerker één of meerdere producten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt levert aan Onderwijsinstelling. Deze overeenkomst (hierna: Onderliggende Overeenkomst), schriftelijk of op andere wijze afgesloten, leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Attributenset: een door Edu-K vastgestelde en gepubliceerde set Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die aanvullend op het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen;
b. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
c. Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
d. Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
e. Convenant: het Convenant Digitale Onzderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
f. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Verwerker;
g. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
h. Digitaal Onderwijsmiddel: een digitaal product en/of digitale dienst waarin Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers worden Verwerkt ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces);
i. Edu-K: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, of diens opvolger;
x. Xxxxxxx ICT: Odin Onderwijs, gevestigd te Hengelo (ov), handelend onder de naam Heutink ICT
k. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
l. KetenID: een pseudoniem van het persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer zoals bedoeld in de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
m. (Model) Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst, welke als model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
n. Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie;
o. Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertisecentra en de instelling als bedoeld in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs;
p. Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen (scholen die vallen onder de) Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en de Verwerker voor het betreffende product of de betreffende dienst;
q. Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
r. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
s. Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
t. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
u. Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
v. Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel;
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
2. Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde producten/diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
3. De Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contactpersonen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
4. De Verwerker informeert de Onderwijsinstelling zo snel mogelijk indien een Instructie naar mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Onderwijsinstelling is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, gedurende welke beoordeling Verwerker niet gehouden zal zijn de Instructie op te volgen.
5. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in haar opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling gebruik kan maken van eventueel aangeboden optionele diensten.
3. In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Xxxxxxxxx bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30 lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
5. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van de Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Onderwijsinstelling en op basis van de Instructies van de Onderwijsinstelling. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Xxxxxxxxx.
3. De Onderwijsinstelling en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn product en/of dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
4. Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
5. Xxxxxxx Xxxxxxxxx (in dit artikellid verder te noemen: Distributeur) zich bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst onder andere richt op distributie van Digitale Onderwijsmiddelen, zijn de volgende bepalingen aanvullend van toepassing:
a. De Distributeur in de rol van Verwerker wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met de leveranciers van leermiddelen die ten opzichte van de Onderwijsinstellingen tevens de rol van Verwerker innemen.
b. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere leverancier van leermiddelen in een Verwerkersovereenkomst.
c. Onderwijsinstelling vrijwaart Distributeur voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de leverancier van leermiddelen, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de leverancier van leermiddelen voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de Distributeur.
d. De verantwoordelijkheid van Distributeur voor het beheer van de Persoonsgegevens gaat over vanaf het moment dat de leverancier van leermiddelen die gegevens heeft ontvangen van Distributeur.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
3. Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt ervoor dat de onder diens gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen –
waar passend – genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
4. De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
5. Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6. De Verwerker stelt in goed overleg met de Onderwijsinstelling deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
7. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
a. Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
6. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
7. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
8. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Artikel 9: Medewerking
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling medewerking bij het nakomen van de op Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
a. het, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
e. het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
3. Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
3. Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses), dan moeten er indien nodig voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoonsgegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Onderwijsinstelling over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Onderwijsinstelling en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
3. Verwerker bevestigt Onderwijsinstelling Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
4. Xxxxxxxxx ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens, de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
3. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
4. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij. Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
5. De Partij (hierna de “Benaderde Partij”) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot
handhaving”) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
a. in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
b. de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven, en
c. geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
2. Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2, de Onderwijsinstelling, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Onderwijsinstelling vastgestelde doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Onderwijsinstelling gevestigd is.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Onderwijsinstelling, Verwerker,
Naam: | Naam: | Xxxxxx Xxxxxxxxx |
Functie: | Functie: | Algemeen Directeur |
Datum: | Datum: | <<datum>> |
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Bijlage 3: Wijzigingenbijlage
Bijlage 4: Scholen vallend onder het bevoegd gezag van het bestuur
Door beide Partijen in te vullen bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 Bijlage 1: Privacybijsluiter MOO Suite (Basishub)
Deze bijlage is onlosmakend verbonden met de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van Heutink ICT. De gebruikte definities verwijzen naar dit document waar ze nader worden toegelicht.
Xxxxxxx ICT heeft het “Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0” onderschreven. In dit convenant is tussen aanbieders en de onderwijssectorraden vastgelegd dat een onderwijsinstelling in juridische zin altijd de “verwerkersverantwoordelijke” is voor de verwerking van persoonsgegevens. Daardoor hebben en houden onderwijsinstellingen zeggenschap over de gegevens die binnen leermiddelen worden verwerkt. Heutink ICT is een ‘verwerker’ en geeft daarmee uitvoering aan de opdracht van een onderwijsinstelling.
Deze bijlage heeft betrekking op het product Basishub dat binnen de MOO Suite de verwerking van gegevens regelt en waarop optioneel meerdere applicaties aan te sluiten zijn. In dit document wordt met ‘MOO Suite’ de werking van de Basishub bedoelt. Aanvullende applicaties binnen de MOO Suite maken (optioneel) onderdeel uit van deze bijlage en maken gebruik van dezelfde Persoonsgegevens als de Basishub. Eventuele gegevensuitwisseling vindt binnen ditzelfde (technische) platform plaats.
a. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacybijsluiter of de werking van de genoemde producten kunt u terecht bij Heutink ICT te Hengelo.
b. Versienummer en versiedatum
Deze bijlage betreft versie 1.0, gepubliceerd op 18-07-2023.
c. Algemene informatie
Naam product en/of dienst | Basishub (hierna te noemen MOO Suite) |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens | Odin Onderwijs, h.o.d.n. en in dit document te noemen Heutink ICT te Hengelo. |
Link naar Leverancier | |
Link naar productpagina | |
Beknopte uitleg en werking product en/of dienst | De verwerking van persoonsgegevens binnen de MOO Suite heeft (optioneel) betrekking op: • Het verkrijgen van toegang tot de gepersonaliseerde applicatie(s) en omgevingen binnen de MOO Suite door middel van een inlogprocedure; • Het geautomatiseerd (via een Single Sign On koppeling) kunnen inloggen en/of geïdentificeerd zijn op aangesloten producten van derden, op basis van het door de MOO Suite verzorgde identity management; • Het op persoonsniveau kunnen toekennen of limiteren van ICT-gerelateerde (toegangs-)rechten voor applicaties, data en informatie binnen de MOO Suite; • Het daar waar nodig koppelen van gebruikers aan groepen. |
Doelgroep | PO, SO, VO en VSO. |
Gebruikers | Xxxxxxxxxxx, leerlingen en ouders/verzorgers van eerdergenoemde doelgroep. |
d. Omschrijving specifieke producten en/of diensten
Heutink ICT maakt onderscheid tussen verwerkingen die onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst en (eventueel gebruikte) optionele verwerkingen. Optionele (aanvullende) producten en/of diensten binnen de MOO Suite zijn naar behoefte van de Onderwijsinstelling aan of uit te zetten.
1. Verwerkingen die onlosmakend onderdeel vormen:
Verwerkingen |
a) Het handmatig of geautomatiseerd (bijvoorbeeld op basis van een bronbestand zoals het Leerling Administratiesysteem) ontvangen en opslaan van Persoonsgegevens die in de MOO Suite niet muteerbaar zijn; |
b) Het handmatig of geautomatiseerd aanmaken of aanvullen van accountgegevens; |
c) Het verlenen van toegang aan gebruikers tot digitale leermiddelen door een single-sign-on; |
d) Het, op basis van studievoortgang (bijvoorbeeld leerjaar), koppelen van leerlingen aan medewerkers; |
e) Het verzorgen van backups van accountgegevens; |
f) Het verzorgen van backups van mutaties en van toegang tot Persoonsgegevens (logging infomatie); |
g) Het beschikbaar stellen van tooling aan de Onderwijsinstelling (aan geauthenticeerde gebruikers) om op basis van gebruikersaccounts informatie in te zien, te wijzigen of technisch beheer uit te voeren; |
2. Aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen
Omschrijving product en/of dienst | Bijbehorende verwerkingen |
Startportaal | Een overzichtelijke, persoonlijke startpagina die leraren en leerlingen snel en eenvoudig toegang geeft tot alles wat ze nodig hebben. Binnen dezelfde dataset uitlezen van accountinformatie. |
Apparaatbeheer | Een gebruiksvriendelijke laag over de beheeromgevingen van Microsoft Google en Apple om Windows-, Chrome- en iOS- apparaten te beheren. |
Schermcontrole | Hiermee kan een leraar live meekijken bij alle leerlingen die op dat moment actief zijn op hun Chromebook, Windows- of iOS- device. Met deze uitbreiding op Apparaatbeheer kun je onder andere apparaten binnen één klik vergrendelen en links sturen naar leerlingen. |
Ouderapp | Een app om ouders te betrekken bij wat er op school gebeurt. Via desktop of mobiel. Laagdrempelig, veilig en doeltreffend. |
Koppeling met Microsoft 365 | Provisioning (doorgeven) van voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, groepslidmaatschap, schoolnaam, functie [optioneel] t.b.v. accountbeheer in de Microsoft 365- omgeving. |
Koppeling met Google Workspace | Provisioning (doorgeven) van voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, groepslidmaatschap, schoolnaam, functie [optioneel], t.b.v. accountbeheer in de Google Workspace-omgeving |
Optioneel aan te sluiten koppelpartner via de MOO API (Deze dienen separaat via de MOO Suite geaccordeerd te worden door een tekenbevoegde functionaris binnen de Onderwijsinstelling) | Priovisioning (doorgeven) van voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, groepslidmaatschap, schoolnaam, functie [optioneel]. En in voorkomende gevallen faciliteren van Single Sign On vanuit het MOO Startportaal naar de applicatie van de koppelpartner. |
De volgende producten en diensten zijn optioneel in- of uit te schakelen door de Onderwijsinstelling. Deze maken allen, in meer of mindere mate, gebruik van de in dit document benoemde verwerkingen (dezelfde Persoonsgegevens). Per dienst is kort de werking toegelicht.
E. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van persoonsgegevens2
Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces en ten behoeve van technisch beheer en ondersteuning). Hieronder staat aangegeven welke specifieke doeleinden van toepassing zijn op het product of de dienst.
Doeleinde | FORA-hoofdbedrijfsfunctie |
Het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling | Personeel en organisatie |
De communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en met medewerkers van de Onderwijsinstelling | Onderwijsondersteuning Faciliteren leerling- en oudercommunicatie |
Het voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder: o toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak; o samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs en regionale samenwerkingen; o partijen betrokken bij de invulling van stage- of leerwerkplekken; o het leveren van Persoonsgegevens aan Onderwijsinstellingen in geval van overstappen tussen Onderwijsinstellingen en doorvloeien naar vervolgonderwijs; het in opdracht van de Onderwijsinstelling leveren van Persoonsgegevens aan een andere partij. | Leerlingbegeleiding en zorg, instroom, doorstroom en uitstroom |
Het geleverd krijgen / in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier | Inkoop en contractbeheer ICT- ondersteuning Onderwijsuitvoering |
Het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie | Onderwijsuitvoering ICT-ondersteuning |
De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel verwerkte Persoonsgegevens | Informatiebeveiliging en privacy |
De continuïteit, verbetering, goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning | ICT-ondersteuning (Inkoop en contractbeheer) |
2 Voor Onderwijsinstellingen is in de toelichting een overzicht opgenomen van de relatie tussen de in onderdeel E benoemde verwerkingsdoeleinden en de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA. Onderwijsinstellingen kunnen aan de hand van dit overzicht in de toelichting de specifieke verwerkingsdoeleinden selecteren die van toepassing zijn, aangevuld met de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA.
a. Categoriën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
Bij het gebruik van producten en diensten binnen de MOO Suite worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
Onderwijsdeelnemer (student/leerling)
• Contactgegevens (Xxxxxx(a)m(en), voorletter(s), achternaam, telefoonnummer, E-mailadres (school));
• Onderwijsdeelnemernummer (een administratienummer dat de onderwijsdeelnemer identificeert);
• ECK-iD;
• Beeldmateriaal (foto’s en videobeelden van betrokkene met of zonder geluid van activiteiten van Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx [optioneel])
• Gebruikersgegevens (Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, IP-adres [optioneel, indien gecombineerd met IP-adres afhankelijke functionaliteiten)
• Studievoortgang (Klas / leerjaar / ILT-code)
Ouder/voogd/verzorger
• Gebruikersgegevens (IP-adres [optioneel], indien gecombineerd met IP-adres afhankelijke functionaliteiten)
Onderwijsinstelling (personeel)
• Contactgegevens (Voorna(a)m(en), voorletter(s), achternaam, aanschrijftitel zoals geslacht, E-mailadres (school));
• Beeldmateriaal (foto’s en videobeelden van betrokkenen met of zonder geluid van activiteiten van
Onderwijsinstelling [optioneel])
• Gebruikersgegevens (Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, IP-adres [optioneel], indien gecombineerd met IP-adres afhankelijke functionaliteiten)]
Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
Aangezien de producten/diensten binnen MOO Suite een ondersteunend doel hebben, ter facilitering van toegang tot digitale onderwijsmiddelen, worden Persoonsgegevens enkel vastgelegd en verwijderd op initiatief van de Onderwijsinstelling. Het aanmaken, bewerken of verwijderen van Persoonsgegevens kan plaatsvinden vanuit:
1. Systeemtechnisch, door verwijdering in een aan de MOO Suite gekoppelde bron (bijv. een Leerling Administratie Systeem);
2. Handmatig, door bevoegde gebruikers binnen de omgeving van Onderwijsinstelling;
3. Door Heutink ICT, indien daar expliciet opdracht voor is gegeven door de klant.
De Onderwijsinstelling is derhalve zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de juiste bewaartermijnen. De in de MOO Suite verwijderde persoongegegevens blijven gedurende 90 dagen bewaard en worden daarna onomkeerbaar verwijderd.
b. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
De volledige opslag en Verwerking Persoonsgegevens van de MOO Suite vindt plaats in het datacenter bij en van Previder B.V. De data wordt daarmee opgeslagen in Hengelo (Ov), Nederland.
c. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst, gebruikt Heutink ICT de volgende Subverwerkers:
Naam | Omschrijving | Land/Regio van opslag en verwerking |
Previder B.V. | Hostingprovider | Nederland |
Microsoft | Azure platform t.b.v. hosting | Europa |
Mixpanel | Analytische gegevens en dashboarding t.a.v. het gebruik van de Ouderapp-applicaties | Europa |
HelpScout | Cloud-based tool ten behoeve van ondersteuning op Ouderapp-applicaties en HelpScout. Meer informatie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxx/xxx | Verenigde Staten |
AppCues | Cloud-based tool waarmee rondleidingen worden gefaciliteerd voor eindgebruikers | Verenigde Staten |
Paraaf
Onderwijsinstelling Heutink ICT
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage MOO Suite (Basishub)
Deze Beveiligingsbijlage is onlosmakend verbonden met de Verwerkersovereenkomst 4.0. Dit betreft versienummer 1.0, gepubliceerd op 10-07-2023.
Heutink ICT heeft, overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de verwerking van persoonsgegevens aantoonbaar te beveiligen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van de maatregelen.
A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking.
• Heutink ICT heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens,
waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• Heutink ICT neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
• Xxxxxxx ICT heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Xxxxxxx ICT heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
• Xxxxxxx ICT sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
• Heutink ICT stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
a. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele
afwijkingen van de standaarden. Heutink ICT gebruikt hiervoor in beginsel het “Certificeringsschema
informatiebeveiliging en privacy ROSA” (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëeren van een solide passend niveau van informatiebeveiliging en privacy.
Rapportage BIV-Classificatie | |||
Toetsvorm | Self-Assesment, uitgevoerd op | ||
Uitvoerder toets | Xxxxxx Xxxxxx (Security Officer) | ||
BIV-Classificatie | Beschikbaarheid = Hoog, Integriteit = Midden, Vertrouwelijkheid = Midden | ||
Categorie | Maatregel | Compliance | Uitleg |
Beschikbaarheid | Ontwerp | Voldaan | |
Capaciteit Beheer | Voldaan | ||
Onderhoud | Voldaan | ||
Testen | Voldaan | ||
Monitoring | Voldaan | ||
Herstel | Voldaan | ||
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan | |
Backup | Voldaan | ||
Applicatie Controles | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan | ||
Controle integriteit | Voldaan | ||
Onweerlegbaarheid | Voldaan | ||
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan | |
Logische toegang | Voldaan | ||
Fysieke toegang | Voldaan | ||
Netwerk toegang | Voldaan | ||
Scheiding omgevingen | Voldaan | ||
b. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
• de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
• de oorzaak van de inbreuk;
• hoe de inbreuk is ontdekt;
• de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
• of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
• de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
• wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
• de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Heutink ICT in beginsel contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, op volgorde van niveau.
Niveau | Functie | Contactmogelijkheid |
0 | Medewerker Servicedesk | Via telefoonnummer 074 240 46 66 |
1 | Teamleider Servicedesk | Via centrale receptie 074 240 46 06 |
2 | Accountmanager | Xxx xxxxxx 00-nummer zoals bekend bij Onderwijsinstelling |
3 | Manager Dienstverlening | Via centrale receptie 074 240 46 06 |
4 | Algemeen Directeur | Via centrale receptie 074 240 46 06 |
Paraaf
Onderwijsinstelling Heutink ICT
Bijlage 3: Wijzigingsbijlage
In het Privacyconvenant is bepaald dat Onderwijsinstelling en Verwerker de Model Verwerkersovereenkomst gebruiken bij het maken van afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen. Hoewel veel bepalingen wettelijk zijn voorgeschreven, of de Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven dat deze in een verwerkersovereenkomst moeten worden opgenomen, zijn Partijen toch de volgende afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 14, lid 2 Model Verwerkersovereenkomst, overeengekomen.
Er zijn geen afwijkingen overeengekomen.
Paraaf
Onderwijsinstelling Heutink ICT
Bijlage 4: Scholen vallend onder het bevoegd gezag van het bestuur (optioneel)
Gegevens schoolbestuur |
Naam schoolbestuur |
Adres schoolbestuur |
Administratienummer schoolbestuur |
Contactpersoon namens het schoolbestuur |
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op onderstaande scholen:
Administratienummer3 | Schoolnaam | Plaats | Mailadres |
Paraaf
Onderwijsinstelling Heutink ICT
3 Administratienummer: Het BRIN- of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van OCW, of het KvK-nummer.