REGLEMENT BELANGHEBBENDENORGAAN STICHTING ALGEMEEN PENSIOENFONDS STAP
Versie 1.2
REGLEMENT BELANGHEBBENDENORGAAN STICHTING ALGEMEEN PENSIOENFONDS STAP
Het Belanghebbendenorgaan behorend bij de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland van Stichting Algemeen Pensioenfonds Stap, opgericht bij notariële akte verleden op 2 december 2015 kent een reglement. Dit reglement is op 20 december 2021 door het Belanghebbendenorgaan vastgesteld in overleg met het Bestuur.
1. BEGRIPSBEPALINGEN
1.1. In dit reglement voor het Belanghebbendenorgaan wordt verstaan onder:
"Accountant" een registeraccountant of een andere accountant als bedoeld in artikel 2:393 Burgerlijk Wetboek dan wel een organisatie waarin zodanige accountants samenwerken.
"Belanghebbendenorgaan" een orgaan als bedoeld in artikel 14 van de Statuten en specifiek behorende bij de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland als bedoeld in artikel 28 sub a van de Statuten.
"Bestuur" het bestuur van het Fonds.
"Collectiviteitkring" een collectiviteitkring van het Fonds als bedoeld in artikel 1 Pensioenwet, waarin een afgescheiden vermogen wordt aangehouden voor één of meerdere Pensioenregelingen.
"Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland" de collectiviteitkring als bedoeld in artikel 28 sub [ * ] van de Statuten.
“Xxxxxxxxx’’ een Werknemer of gewezen Werknemer die op grond van het Pensioenreglement pensioenaanspraken verwerft jegens het Fonds.
"Fonds" de stichting Stichting Algemeen Pensioenfonds Stap opgericht bij notariële akte op 2 december 2015 en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 64680185.
"Gewezen Deelnemers" een Werknemer of gewezen Werknemer door wie op grond van een Pensioenreglement geen pensioen meer wordt verworven en die bij beëindiging van de deelneming een pensioenaanspraak heeft behouden jegens het Fonds binnen de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
"Pensioengerechtigde" een persoon voor wie op grond van het Pensioenreglement het pensioen is ingegaan.
"Pensioenovereenkomst" hetgeen tussen een Werkgever en een Werknemer is overeengekomen betreffende pensioen, welke afspraken door het Fonds op basis van de
Uitvoeringsovereenkomst tussen de Werkgever en het Fonds en overeenkomstig het Pensioenreglement worden uitgevoerd.
"Pensioenregeling" de pensioenregeling op grond van een Pensioenovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 1 Pensioenwet.
"Pensioenreglement" het pensioenreglement van het Fonds zoals bedoeld in artikel 6 van de Statuten, voor zover behorend bij de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
"Pensioenwet" de wet van 7 december 2006 houdende regels betreffende pensioenen, zoals deze wet van tijd tot tijd is of wordt aangepast of vervangen.
"Raad van Toezicht" het orgaan belast met intern toezicht als bedoeld in artikel 13 van de Statuten.
"Statuten" de statuten van het Fonds zoals deze van tijd tot tijd zullen luiden.
"Uitvoeringsovereenkomst" de uitvoeringsovereenkomst tussen de Werkgever en het Fonds als bedoeld in de Pensioenwet.
"Uitvoeringsreglement":
I. een door het Fonds opgestelde regeling met betrekking tot de verhouding tussen het Fonds en één of meer Werkgevers; of
II. een door het Fonds opgestelde regeling inzake de uitvoering van een beëindigde pensioenregeling als bedoeld in artikel 23a van de Pensioenwet; of
III. een door het Fonds opgestelde regeling inzake de uitvoering van zijn pensioenovereenkomsten met zijn werknemers.
"Vergadering van Belanghebbendenorganen" het orgaan als bedoeld in artikel 15 van de Statuten.
"Werkgever" elke vennootschap, onderneming en/of instelling, die als zodanig tot het Fonds binnen de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland is toegelaten door het Bestuur door middel van een bestuursbesluit en een Uitvoeringsovereenkomst.
"Werknemer" de persoon die een arbeidsovereenkomst in de zin van artikel 7:610 BW met de Werkgever heeft.
1.2. Tenzij anders blijkt of kennelijk anders is bedoeld sluit een verwijzing naar een begrip of woord in het enkelvoud een verwijzing naar de meervoudsvorm van dit begrip of woord in en omgekeerd.
1.3. Tenzij anders blijkt of kennelijk anders is bedoeld sluit een verwijzing naar het mannelijk geslacht een verwijzing naar het vrouwelijke geslacht in en omgekeerd.
1.4. Tenzij anders blijkt of kennelijk anders is bedoeld wordt onder een verwijzing naar 'schriftelijk' en 'schriftelijke' iedere vorm van geschreven tekstoverdracht mede begrepen.
2. BELANGHEBBENDENORGAAN
2.1. Het Fonds kent voor elke Collectiviteitkring een Belanghebbendenorgaan.
2.2. Het Fonds heeft voor de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland het Belanghebbendenorgaan ingesteld, waarin de Deelnemers, de Pensioengerechtigden en de Werkgever die betrokken zijn bij de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, zoals hierna bepaald, vertegenwoordigd zijn.
2.3. Dit reglement is van toepassing op het Belanghebbendenorgaan.
3. XXXXXXXXX, SAMENSTELLING EN KWALITEITSEIS
3.1. Het Belanghebbendenorgaan is paritair samengesteld en bestaat uit vier leden, zijnde vertegenwoordigers van Werkgevers, Deelnemers en Pensioengerechtigden, waarbij de geledingen op een zo evenwichtig mogelijk wijze vertegenwoordigd zijn binnen de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, met dien verstande dat:
(b) indien het aantal Deelnemers minder bedraagt dan tien procent (10%) van de som van het aantal Deelnemers en Pensioengerechtigden in de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, in welk geval vertegenwoordigers van Pensioengerechtigden meer zetels kunnen bezetten dan vertegenwoordigers van Deelnemers; en
(iii) zo nodig in afwijking van artikel 3.1 sub (i) en (ii) aanhef en sub (a), vertegenwoordigers van Pensioengerechtigden ten hoogste vijfentwintig procent (25%) van het aantal zetels bezetten dat vertegenwoordigers van Werkgevers, vertegenwoordigers van Deelnemers en vertegenwoordigers van Pensioengerechtigden gezamenlijk bezetten in het Belanghebbendenorgaan. In plaats van vijfentwintig procent (25%), kunnen de vertegenwoordigers van Pensioengerechtigden ten hoogste vijftig procent (50%) van het aantal zetels bezetten in het Belanghebbendenorgaan, indien het aantal Deelnemers minder dan tien procent (10%) van de som van het aantal Deelnemers en
Pensioengerechtigden in de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland bedraagt.
Het Bestuur heeft in overleg met het Belanghebbendenorgaan en met inachtneming van het bovenstaande, vastgesteld dat het Belanghebbendenorgaan bij de oprichting van het Belanghebbendenorgaan bestaat uit 4 leden, te weten:
• 2 vertegenwoordigers van de Werkgever;
• 1 vertegenwoordigers van de Deelnemers; en
• 1 vertegenwoordiger van de Pensioengerechtigden.
Indien het Belanghebbendenorgaan op enig moment besluit om het aantal leden terug te brengen, zal de verdeling van de zetels zoals hierboven omschreven opnieuw worden vastgesteld met inachtneming van het bepaalde in sub (i) tot en met (iii) van dit artikellid.
3.2. De benoeming van de vertegenwoordigers van de Werkgever in het Belanghebbendenorgaan vindt plaats door het Bestuur, na instemming van De Nederlandsche Bank, op voordracht van de Werkgever.
3.3. De benoeming van de vertegenwoordigers van de Deelnemers in het Belanghebbendenorgaan vindt plaats door het bestuur, na instemming van DNB, na kandidaatstelling en na verkiezing van de vertegenwoordigers door de Deelnemers
Met inachtneming van het bepaalde in de Statuten en dit reglement geschiedt de kandidaatstelling en de verkiezing op de wijze zoals beschreven in het kiesreglement "Zetel Belanghebbendenorgaan namens deelnemers" zoals vastgesteld door het Bestuur en zoals dat van tijd tot tijd zal luiden.
Kiesgerechtigd zijn de personen die op de datum van de verkiezingen Deelnemer zijn. Iedere kiesgerechtigde persoon brengt één stem uit. De verkiezing vindt plaats bij schriftelijke stemming en kan plaatsvinden met inzet van een online stemtool.
Indien er binnen twee maanden na aanvang van de schriftelijke aanmeldperiode voor kandidaatstelling geen personen op de kandidatenlijst zijn geplaatst, vinden er geen verkiezingen plaats en benoemt het Bestuur de vertegenwoordiger van de Deelnemers.
Indien er binnen twee maanden na aanvang van de schriftelijke aanmeldperiode voor kandidaatstelling slechts één kandidaat per te vervullen vacature op de kandidatenlijst is geplaatst, vinden er geen verkiezingen plaats en benoemt het Bestuur de desbetreffende kandidaat als vertegenwoordiger van de Deelnemers.
3.4. De benoeming van de vertegenwoordigers van de Pensioengerechtigden in het Belanghebbendenorgaan vindt plaats door het Bestuur, na instemming van De Nederlandsche Bank, na kandidaatstelling en na verkiezing van de vertegenwoordigers door de Pensioengerechtigden.
Met inachtneming van het bepaalde in de Statuten en dit reglement geschiedt de kandidaatstelling en de verkiezing op de wijze zoals beschreven in het kiesreglement "Zetel Belanghebbendenorgaan namens pensioengerechtigden" zoals vastgesteld door het Bestuur en zoals dat van tijd tot tijd zal luiden.
Kiesgerechtigd zijn de personen die op de datum van de verkiezingen Pensioengerechtigd zijn. Iedere kiesgerechtigde persoon brengt één stem uit. De verkiezing vindt plaats bij schriftelijke stemming en/of met inzet van een online stemtool.
Indien er binnen twee maanden na aanvang van de schriftelijke aanmeldperiode voor kandidaatstelling geen personen op de kandidatenlijst zijn geplaatst, vinden er geen verkiezingen plaats en benoemt het Bestuur de vertegenwoordiger van de Pensioengerechtigden.
Indien er binnen twee maanden na aanvang van de schriftelijke aanmeldperiode voor kandidaatstelling slechts één kandidaat per te vervullen vacature op de kandidatenlijst is geplaatst, vinden er geen verkiezingen plaats en benoemt het Bestuur desbetreffende kandidaat als vertegenwoordiger van de Pensioengerechtigden.
3.5. Slechts natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van Uitvoeringsorganisatie(s) en organisaties waar de Accountant of de externe actuaris van het Fonds in dienst is en organisaties, anders dan een Werkgever, die (een deel van) de middelen van het weerstandsvermogen heeft verschaft, en die voldoen aan de profielschets kunnen lid van een Belanghebbendenorgaan zijn. Het Bestuur stelt de profielschets voor de leden en samenstelling van een Belanghebbendenorgaan vast, rekening houdend met de aard van de Collectiviteitkring en de gewenste deskundigheid en achtergrond van het desbetreffende Belanghebbendenorgaan. De profielschets wordt vooraf ter advies aan het Belanghebbendenorgaan voorgelegd.
3.6. Het Belanghebbendenorgaan kan maatregelen treffen indien een lid van het Belanghebbendenorgaan naar het oordeel van het Belanghebbendenorgaan niet naar behoren functioneert. Deze maatregelen kunnen variëren van een waarschuwing tot ontslag. Het besluit tot vaststelling van het niet naar behoren functioneren en het besluit tot het opleggen van een maatregel worden genomen met ten minste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen en overigens met inachtneming van het bepaalde in artikel 14.15 van de Statuten.
3.7. Het Bestuur is bevoegd een naar zijn oordeel disfunctioneren van (een lid van) een Belanghebbendenorgaan met redenen omkleed te melden aan de Voorzitter van het Belanghebbendenorgaan. De Voorzitter van het Belanghebbendenorgaan heeft over deze melding afstemming met het Belanghebbendenorgaan (en het betreffende lid) en informeert het Bestuur over genomen acties en maatregelen. Indien het disfunctioneren naar het oordeel van het Bestuur blijft bestaan, meldt het Bestuur het disfunctioneren van het (betreffende lid van het) Belanghebbendenorgaan aan De Nederlandsche Bank.
3.8. De zittingsduur van een lid van het Belanghebbendenorgaan is maximaal vier jaar. Een lid van het Belanghebbendenorgaan treedt, zonder herbenoeming, uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af, volgens een door het Belanghebbendenorgaan in overleg met het Bestuur op te maken rooster van aftreden. Het aftredende lid is maximaal tweemaal herbenoembaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
Ter borging van de continuïteit van de medezeggenschap door het Belanghebbendenorgaan, zal de maximale benoemingstermijn van vier jaar bij instelling van het Belanghebbendenorgaan overschreden kunnen worden en maximaal zes jaar kunnen bedragen.
3.9. Een lid houdt op lid van het Belanghebbendenorgaan te zijn:
(a) op het tijdstip van zijn overlijden;
(b) door vrijwillig aftreden;
(c) door het verstrijken van desbetreffende zittingsduur zonder herbenoeming;
(d) door ontslag overeenkomstig het bepaalde in artikel 14.10 van de Statuten;
(e) indien en zodra een lid van het Belanghebbendenorgaan in staat van faillissement geraakt, surseance van betaling aanvraagt, onder curatele of krachtens een wettelijke bepaling onder bewind wordt gesteld, ingeval van toepassing van een schuldsaneringsregeling natuurlijke personen dan wel ingeval een lid krachtens enige wetsbepaling of niet voor hogere voorziening vatbare rechterlijke uitspraak de bevoegdheid zijn vermogen te beheren en daarover te beschikken verliest;
(f) indien en zodra een lid van het desbetreffende Belanghebbendenorgaan tevens een functie bekleedt bij een Uitvoeringsorganisatie of een organisatie waar de Accountant of de externe actuaris van het Fonds in dienst is of een organisatie, anders dan de Werkgever, die (een deel van) de middelen van het weerstandsvermogen heeft verschaft of lid van het Bestuur of van de Raad van Toezicht wordt; of
(g) bij zijn ontslag als zodanig door de rechter.
3.10. Indien een vacature in een Belanghebbendenorgaan ontstaat, gaat de betrokken geleding in overleg met het Bestuur zo spoedig mogelijk over tot vervullen van de vacature, met dien verstande dat indien een lid van het Belanghebbendenorgaan defungeert voordat de termijn waarvoor hij was benoemd is verstreken, de persoon die bij de respectieve verkiezing het tweede hoogste aantal stemmen heeft verkregen, de vacature vervult door automatische benoeming voor het nog niet verstreken deel van de periode waarvoor het defungerende lid was benoemd onder het voorbehoud dat DNB met deze benoeming instemt. Indien de persoon genoemd in de vorige zin niet langer beschikbaar is voor (automatische) benoeming, wordt de persoon die bij de respectieve verkiezing het derde hoogste aantal stemmen heeft verkregen, automatisch benoemd voor het nog niet verstreken deel van de periode waarvoor het defungerende lid was benoemd, en zo voorts.
3.11. Een niet voltallig Belanghebbendenorgaan behoudt zijn volledige bevoegdheden.
3.12. Het Belanghebbendenorgaan heeft een voorzitter die door het Belanghebbendenorgaan uit zijn midden wordt aangewezen.
3.13. Het Bestuur bepaalt de voorwaarden van de benoeming, waaronder de salariëring en de overige voorwaarden, in het benoemingsbesluit als bedoeld in artikel 3.2 tot en met 3.4 van dit reglement. Het Belanghebbendenorgaan stelt de salariëring vast binnen de gestelde kaders van het Fonds.
4. TAAK EN WERKWIJZE
4.1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 115b en 115c van de Pensioenwet heeft het Belanghebbendenorgaan de taken en bevoegdheden van een Belanghebbendenorgaan, voor zover ze uitsluitend betrekking hebben op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
Onverminderd de bij de Pensioenwet toegekende rechten van een Belanghebbendenorgaan, heeft het Belanghebbendenorgaan adviesrechten en goedkeuringsrechten bij bestuursbesluiten zoals vermeld in artikel 12.4 en 12.7 van de Statuten en artikel 4.2 en 4.5 van dit reglement, en overige taken en bevoegdheden voor zover deze zijn toegekend bij de Statuten of krachtens de Statuten.
Het Bestuur bepaalt of een onderwerp of een voorgenomen besluit van het Bestuur, in het kader waarvan medezeggenschap door een Belanghebbendenorgaan van toepassing zou zijn, onderhavig is aan de medezeggenschap van het Belanghebbendenorgaan.
4.2. Het Fonds stelt het Belanghebbendenorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit van het Fonds, voor zover het voorgenomen besluit uitsluitend betrekking heeft op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, met betrekking tot:
(a) het nemen van maatregelen van algemene strekking;
(b) vaststelling van het deel-jaarverslag en de deel-jaarrekening, als bedoeld in artikel
19.3 van de Statuten;
(c) vaststelling en wijziging van Pensioenreglement;
(d) vaststelling van de actuariële en bedrijfstechnische nota;
(e) het sluiten, wijzigen of beëindigen van een Uitvoeringsovereenkomst/ Uitvoeringsreglement;
(f) de profielschets lid Belanghebbendenorgaan;
(g) het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; en
(h) het vaststellen en wijzigen van het communicatiejaarplan
4.3. Het advies van het Belanghebbendenorgaan wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in artikel 4.2 bedoelde besluiten.
4.4. Bij het vragen van advies wordt aan het Belanghebbendenorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit en van de gevolgen die het besluit naar verwachting voor de betrokken Deelnemers, Gewezen deelnemers en Pensioengerechtigden zal hebben.
Na het advies van het Belanghebbendenorgaan wordt het Belanghebbendenorgaan zo spoedig mogelijk door het Bestuur schriftelijk in kennis gesteld van het genomen besluit.
Indien het advies van het Belanghebbendenorgaan niet of niet geheel is gevolgd wordt aan het Belanghebbendenorgaan tevens meegedeeld waarom van het advies is afgeweken.
4.5. Het Bestuur heeft goedkeuring nodig van het Belanghebbendenorgaan voor elk voorgenomen besluit voor zover het voorgenomen besluit uitsluitend betrekking heeft op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.met betrekking tot:
(a) gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het Fonds of de overname van verplichtingen door het Fonds;
(b) de wijziging of sluiting van de Collectiviteitkring;
(c) het strategische beleggingsbeleid, hieronder wordt in ieder geval verstaan: De Strategische Asset Allocatie (SAA); de bandbreedte rondom SAA; het rente- en valutabeleid; het liquiditeitsbeleid; het herbalanceringsbeleid, het MVB-beleid als ook het al dan niet actief of passief beleggen;
(d) de (gedeeltelijke) verkoop van de bij de collectieve waardeoverdracht van Total Pensioenfonds Nederland naar de Collectiviteitkring TotalEnergies bestaande en overgedragen beleggingen van de volgende beleggingsfondsen:
I. Private Equity: LODH Euro Choise IV SC LP; AACP Part V; AACP Delaware V; Private Equity Europe I; Private Equity Secondaries II en Private Equity US II.
II. Niet beursgenoteerd vastgoed: Real Estate Europe II Private; Real Estate Europe Core Private; CBRE DOF DEV Fund > 2008; CBRE DOF DEV Fund < 2008; Real Estate Netherlands Core; Real Estate USA Private Active; Real Estate Asia IV Private en Real Estate Asia Pacific Core Private.
(e) de premie, waaronder mede wordt begrepen de samenstelling van de feitelijk premie en de hoogte van de premiecomponenten (incl. grondslagen);
(f) het vaststellen en wijzigen van het toeslagbeleid;
(g) vaststelling van een herstelplan als bedoeld in artikel 138 of artikel 139 Pensioenwet;
(h) vermindering van de verworven pensioenaanspraken en pensioenrechten indien toepassing wordt gegeven aan artikel 134 Pensioenwet;
(i) het terugstorten van premie of geven van een premiekorting als bedoeld in artikel 129 Pensioenwet;
(j) het vaststellen van de jaarbegroting; en
(k) tot wijziging waarmee een bestaande bevoegdheid van het Belanghebbendenorgaan wordt gewijzigd.
De goedkeuring wordt niet onthouden dan nadat het Bestuur in de gelegenheid is gesteld het besluit te heroverwegen.
4.6. Het ontbreken van de goedkeuring van het Belanghebbendenorgaan op een besluit als hierboven bedoeld tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur of bestuurders niet aan.
4.7. Indien een geschil is gerezen tussen het Bestuur en het Belanghebbendenorgaan over de vraag of ten aanzien van een onderwerp of een voorgenomen besluit van het Bestuur medezeggenschapsrechten van het Belanghebbendenorgaan zoals bedoeld in dit artikel bestaan, is het Bestuur gehouden, zijn standpunt op verzoek van het Belanghebbendenorgaan, welk verzoek dient te worden gedaan binnen een maand nadat een voornoemd geschil tussen het Bestuur en het Belanghebbendenorgaan door het Belanghebbendenorgaan is geconstateerd, gemotiveerd op schrift te stellen binnen vier weken nadat haar een zodanig verzoek heeft bereikt.
Desgevraagd stelt het Bestuur het Belanghebbendenorgaan in de gelegenheid om tijdens de eerstvolgende reguliere bestuursvergadering of, indien het spoedeisende karakter van het geschil dit vergt, tijdens een extra bestuursvergadering, te overleggen over het ontstane geschil. Zo spoedig mogelijk maar in ieder geval uiterlijk binnen zes weken nadat het geschil is ontstaan brengt het Bestuur het definitieve besluit schriftelijk ter kennis van het Belanghebbendenorgaan. Het artikel 8 van dit reglement is onverminderd van toepassing.
4.8. De artikelen 4.3 en 4.4 zijn mutatis mutandis van toepassing op het goedkeuringsrecht van het Belanghebbendenorgaan.
4.9. Het Belanghebbendenorgaan heeft recht op overleg met de Raad van Toezicht.
4.10. Het Bestuur en het Belanghebbendenorgaan komen ten minste tweemaal per kalenderjaar in vergadering bijeen en zoveel vaker als het Bestuur of het Belanghebbendenorgaan dat wenselijk acht. De vergaderingen van het Bestuur met het Belanghebbendenorgaan mogen gecombineerd worden met vergaderingen met andere Belanghebbendenorganen indien de te bespreken onderwerpen zich hiervoor lenen. Tijdens deze vergaderingen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het Bestuur of het Belanghebbendenorgaan overleg wenselijk acht.
4.11. Het Bestuur verstrekt desgevraagd aan het Belanghebbendenorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. Hieronder wordt in ieder geval verstaan de door het Bestuur vastgestelde besluitenlijst voorzover betrekking hebbend op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk (via de e-mail) verstrekt.
4.12. Het Belanghebbendenorgaan adviseert het Fonds desgevraagd of uit eigen beweging over aangelegenheden die het Fonds betreffen voor zover ze uitsluitend betrekking hebben op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
4.13. Het Bestuur legt verantwoording af aan het Belanghebbendenorgaan over het beleid van het Fonds en de wijze waarop het is uitgevoerd voor zover dit beleid of de wijze van uitvoering uitsluitend betrekking heeft op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
4.14. Het Belanghebbendenorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven - voor zover het aangelegenheden betreft die uitsluitend betrekking hebben op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland - over het handelen van het Bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht, over het door het Bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst. Dit oordeel wordt, samen met de reactie van het Bestuur daarop, bekend gemaakt en in het jaarverslag opgenomen.
4.15. Het Belanghebbendenorgaan zal ten minste eenmaal per jaar het eigen functioneren en het functioneren van haar individuele leden evalueren. Hierbij betrekt het Belanghebbendenorgaan één keer in de drie jaar een derde partij.
4.16. Het Belanghebbendenorgaan heeft het recht op het uitvoeren van een externe audit op het Fonds en/of de Uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland.
4.17. Het Belanghebbendenorgaan kan te allen tijde onderwerpen onder de aandacht van het Bestuur brengen.
5. VERGADERINGEN
5.1. Het Belanghebbendenorgaan vergadert ten minste viermaal per jaar, in ieder geval telkens enige tijd voorafgaande aan de vergadering met het Bestuur, als bedoeld in artikel 14.19 van de Statuten en voorts zo dikwijls als een lid van het Belanghebbendenorgaan dit redelijkerwijs nodig acht.
5.2. De vergaderingen van het Belanghebbendenorgaan worden bijeengeroepen door de voorzitter van het Belanghebbendenorgaan. Een verzoek tot bijeenroeping kan ook worden gedaan door tenminste twee leden van het Belanghebbendenorgaan gezamenlijk.
5.3. Uiterlijk tien dagen vóór de vergadering ontvangen de leden van het Belanghebbendenorgaan de agenda en de daarbij behorende stukken voor de desbetreffende vergadering. De agenda voor de vergaderingen wordt vastgesteld door de voorzitter.
5.4. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter bepalen dat de agenda en/of de daarbij behorende stukken op een kortere termijn (uiterlijk een dag voor vergadering) worden toegezonden.
5.5. Het Belanghebbendenorgaan bepaalt wie voor de vergaderingen worden uitgenodigd. Tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten, zijn het Bestuur, de Raad van Toezicht en het bestuursbureau bevoegd de vergadering bij te wonen en ontvangen daartoe tijdig een melding dat een vergadering wordt gehouden van de voorzitter van het Belanghebbendenorgaan.
5.6. De leiding van vergadering van het Belanghebbendenorgaan berust bij de voorzitter of, bij diens afwezigheid, een ander lid van het Belanghebbendenorgaan als door de aanwezige
leden van het Belanghebbendenorgaan te bepalen. De voorzitter van de vergadering wijst een secretaris voor de vergadering aan of het Belanghebbendenorgaan heeft een secretaris die door het Belanghebbendenorgaan uit zijn midden wordt aangewezen.
5.7. Tenzij in dit reglement of de Statuten anders is bepaald, besluit het Belanghebbendenorgaan bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, met dien verstande dat besluiten slechts kunnen genomen worden indien ter vergadering ten minste één lid van elke geleding aanwezig of vertegenwoordigd is.
Indien in een vergadering minder dan één lid van elke geleding aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen waarin op in de eerste vergadering geagendeerde onderwerpen een besluit kan worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, onafhankelijk van de aanwezigheid of vertegenwoordiging van alle geledingen op deze vergadering en onafhankelijk van het aantal leden van het Belanghebbendenorgaan dat op deze vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Deze inhaalvergadering wordt niet eerder dan één week na de eerste vergadering gehouden.
5.8. Een lid van het Belanghebbendenorgaan kan zich telkens per vergadering door een medelid door middel van een schriftelijke volmacht doen vertegenwoordigen.
5.9. Elk lid van het Belanghebbendenorgaan heeft recht op het uitbrengen van één stem. Xxxxxx stemmen en niet geldige stemmen worden als niet uitgebracht aangemerkt.
5.10. Xxxxxxxx over zaken geschiedt mondeling. Xxxxxxxx over personen geschiedt schriftelijk, tenzij ter vergadering met algemene stemmen wordt besloten tot mondelinge stemming.
5.11. Indien de stemmen staken, wordt de beslissing tot de volgende vergadering uitgesteld. Indien in die vergadering opnieuw de stemmen staken, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
5.12. Van het verhandelde ter vergadering worden notulen opgesteld. Notulen worden vastgesteld en ten blijke daarvan getekend door de voorzitter en de secretaris van de desbetreffende vergadering dan wel vastgesteld in een volgende vergadering.
5.13. Het Belanghebbendenorgaan kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits dit schriftelijk geschiedt en alle leden zich ten gunste van het desbetreffende voorstel uitspreken.
6. ROL BIJ VERGADERING VAN BELANGHEBBENDENORGANEN
6.1. Indien de Vergadering van Belanghebbendenorganen wordt opgeroepen, vaardigt het Belanghebbendenorgaan de voorzitter af ter vertegenwoordiging van het Belanghebbendenorgaan. Indien de voorzitter verhinderd is kan de voorzitter een ander lid van het Belanghebbendenorgaan aanwijzen in zijn plaats te treden bij de Vergadering van Belanghebbendenorganen. Van deze aanwijzing wordt degene die de vergadering heeft opgeroepen per brief of email op de hoogte gesteld.
6.2. Een voorzitter van het Belanghebbendenorgaan, kan een vergadering van de Vergadering van
Belanghebbendenorganen slechts oproepen indien dit nodig is voor de taakuitoefening van de Vergadering van Belanghebbendenorganen als bedoeld in artikel 15.15 van de Statuten.
7. BEROEP BIJ ONDERNEMINGSKAMER
7.1. Conform het bepaalde in artikel 217 Pensioenwet, kan het Belanghebbendenorgaan bij de Ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam beroep instellen tegen een besluit betreffende een aangelegenheid als bedoeld in artikel 4.2 indien:
(a) het Belanghebbendenorgaan met betrekking tot dat besluit niet voorafgaand in de gelegenheid is gesteld advies uit te brengen;
(b) dat besluit niet in overeenstemming is met het advies van het Belanghebbendenorgaan; of
(c) feiten en omstandigheden bekend zijn geworden die, waren zij aan het Belanghebbendenorgaan bekend geweest ten tijde van het uitbrengen van zijn advies, aanleiding zouden kunnen zijn geweest om dat advies niet uit te brengen zoals het is uitgebracht.
7.2. Kosten voor de procedure, inclusief juridische bijstand, worden gedragen door de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, met inachtneming van de uitspraak van de rechter.
8. GESCHILLENREGELING BIJ GOEDKEURING BESTUURSBESLUITEN
8.1. Geschillen met betrekking tot besluiten als bedoeld in artikel 4.5 die genomen zijn zonder dat goedkeuring aan het Belanghebbendenorgaan is gevraagd danwel zonder dat goedkeuring is verkregen die niet in der minne oplosbaar blijken, worden door een geschillencommissie beslecht.
8.2. De samenstelling en werkwijze van de geschillencommissie is beschreven in het ‘Reglement Geschillenregeling bij goedkeuring bestuursbesluiten’ zoals opgesteld door het bestuur van het Fonds.
8.3. De geschillencommissie hoort de partijen en neemt aan de hand van de bevindingen een besluit. Het besluit is bindend en wordt met redenen omkleed.
9. ENQUÊTERECHT
9.1. Indien het Belanghebbendenorgaan van oordeel is dat er gegronde redenen bestaan om aan een juist beleid te twijfelen, voor zover dit beleid uitsluitend of nagenoeg uitsluitend betrekking heeft op de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, kan het zich wenden tot de Ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam met het verzoek:
(a) een onderzoek te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken binnen het Fonds;
(b) het functioneren van het Bestuur als zodanig te toetsen.
9.2. Tot een verzoek als bedoeld in artikel 9.1 kan slechts worden besloten indien ten minste drie vierde van het totaal aantal in functie zijnde de leden van het Belanghebbendenorgaan daarmee instemt.
9.3. Alvorens een verzoek als bedoeld in artikel 9.1 in te dienen, zal het Belanghebbendenorgaan dit voornemen schriftelijk en beargumenteerd melden aan het Bestuur en het Bestuur de gelegenheid geven hierop te reageren.
9.4. Kosten voor de procedure, inclusief juridische bijstand, worden gedragen door de collectiviteitkring TotalEnergies Nederland, met inachtneming van de uitspraak van de rechter.
10. OVERIGE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN
10.1. Het Belanghebbendenorgaan bewaakt of het Bestuur de voor de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland van toepassing zijnde Uitvoeringsovereenkomsten, Uitvoeringsreglementen en/of Pensioenreglementen juist uitvoert.
10.2. Het Belanghebbendenorgaan bewaakt of het Bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden bij de Collectiviteitkring TotalEnergies Nederland evenwichtig afweegt.
10.3. Het Belanghebbendenorgaan wordt door het Bestuur op de hoogte gesteld van de uitkomst van de vierjaarlijkse beoordeling van het functioneren van de Accountant en de actuaris.
10.4. De leden van het Belanghebbendenorgaan zijn, ook nadat zij opgehouden zijn lid van het Belanghebbendenorgaan te zijn, tot geheimhouding verplicht omtrent alle gegevens, hieronder ook begrepen bedrijfsgegevens afkomstig van de Werkgevers waarvan zij uit hoofde van hun functie kennis dragen. Van deze geheimhoudingsplicht zijn uitgezonderd meldingen in de zin van en overeenkomstig de klokkenluidersregeling en meldingen waartoe een wettelijke verplichting bestaat.
11. ONDERSTEUNING
Voor het Belanghebbendenorgaan is een budget van € 20.500 (inclusief BTW) beschikbaar voor onder meer de kosten van organisatie van de vergaderingen van het Belanghebbendenorgaan, secretariële ondersteuning, inhuur eigen adviseurs, onkosten-
/vacatievergoedingen voor de leden, uitvoering externe audits als bedoeld in artikel 4.16 van de statuten van het Fonds en de kosten van de evaluatie als bedoel in artikel 4.15 van de statuten van het Fonds. Het Bestuur draagt zorg voor een adequate secretariële ondersteuning van het Belanghebbendenorgaan bij de gezamenlijke vergaderingen met het Bestuur. Het bestuursbureau van het Fonds is als aanspreekpunt van het Belanghebbendenorgaan bij het Fonds beschikbaar.
12. AANVAARDING REGLEMENT, GEDRAGSCODE, KLACHTEN- EN GESCHILLENREGELING EN KLOKKENLUIDERSREGELING
Ieder lid van het Belanghebbendenorgaan verklaart door de aanvaarding van de functie de inhoud van dit reglement, als ook de gedragscode, als bedoeld in artikel 3.10 van het reglement van het Bestuur, de klachten- en geschillenregeling, als bedoeld in artikel 19 van het reglement van het Bestuur en de klokkenluidersregeling, als bedoeld in artikel 20 van het reglement van het Bestuur, te aanvaarden en daarmee in te stemmen en verbindt zich daarmee jegens het Fonds de bepalingen van dit reglement, de gemelde gedragscode, klokkenluidersregeling en klachten- en geschillenregeling in aanvulling op de relevante bepalingen uit de wet en de Statuten, na te leven, inclusief toekomstige wijzigingen daarvan.
13. ONDUIDELIJKHEDEN EN GESCHILLEN OMTRENT REGLEMENT
In geval van onduidelijkheden of geschillen over de inhoud en uitleg van dit reglement, beslist de voorzitter van het Belanghebbendenorgaan in overleg met de voorzitter van het Bestuur.
In geval dit reglement niet voorziet in een ontstane situatie beslist de voorzitter van het Belanghebbendenorgaan in overleg met de voorzitter van het Bestuur over de te volgen procedure.
14. WIJZIGING REGLEMENT
Dit reglement kan door een besluit van het Belanghebbendenorgaan worden gewijzigd in overleg met het Bestuur.
Zonder goedkeuring van het Bestuur kunnen in dit reglement geen andere rechten en/of bevoegdheden worden toegekend aan het Belanghebbendenorgaan dan welke bij de Statuten en/of Uitvoeringsreglement zijn bepaald.
Dit artikel 14 kan niet worden gewijzigd door het Belanghebbendenorgaan zonder goedkeuring van het Bestuur.
Dit reglement is vastgesteld 20 december 2021. Vastgesteld op 20 december 2021
Namens het Belanghebbendenorgaan Namens het Bestuur
X. Xxx Xxxxxx (voorzitter) X. Popping (voorzitter)