SAMEN MAKEN WE DE BIEB
SAMEN MAKEN WE DE BIEB
Versie 4 december 2017
CONVENANT UITVOERING BIBLIOTHEEKWERK 2019 t/m 2022
De gemeenten, Culemborg, Druten, Geldermalsen, Lingewaal, Maasdriel, Neder Betuwe, Neerijnen, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de portefeuillehouders bibliotheekzaken, daartoe op grond van het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet gemachtigd door hun burgemeester, handelend ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders,
hierna te noemen: ‘de gemeenten’, en
De Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland, vertegenwoordigd door de directeur/bestuurder, hierna te noemen: ‘de bibliotheek’,
gezamenlijk te noemen: ‘partijen’ overwegende dat:
▪ Partijen kennis hebben van de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen;
▪ Partijen duurzaam willen samenwerken ten behoeve van de instandhouding van het bibliotheekwerk voor de inwoners van Rivierenland;
▪ De tussen de gemeenten opgestelde Samenwerkingsovereenkomst 2006 van kracht blijft tenzij in dit Convenant nadrukkelijk van de afspraken in genoemde Samenwerkingsovereenkomst wordt afgeweken;
▪ De gemeenten ieder individueel een subsidierelatie met de bibliotheek hebben, die tot uiting komt in een subsidiebeschikking en dat deze subsidierelatie is gebaseerd op de door de gemeenten vastgestelde Subsidieverordening Basisbibliotheek;
▪ Partijen een aantal overkoepelende afspraken willen maken over de wijze en de inhoud van de samenwerking;
▪ Partijen deze afspraken hebben vastgelegd in het ‘Convenant uitvoering bibliotheekwerk Rivierenland 2015 tot en met 2018 met een looptijd tot 1 januari 2019;
▪ Partijen per 1 januari 2019 een aantal afspraken willen herijken en vastleggen in een nieuwe overeenkomst voor de periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2022,
komen als volgt overeen:
Artikel 1 Dienstverlening van de bibliotheek
1. De dienstverlening van de bibliotheek sluit aan op de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen, waarin de volgende vijf kernfuncties van openbaar bibliotheekwerk staan vermeld:
a. Het ter beschikking stellen van kennis en informatie;
b. Het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie;
c. Het bevorderen van lezen en laten kennismaken met literatuur;
d. Het organiseren van ontmoeting en debat;
e. Het laten kennismaken met kunst en cultuur.
2. Bibliotheek Rivierenland vertaalt deze vijf functies naar drie hoofdoelstellingen van haar werk: basisvaardigheden voor iedereen, collectie Nederland toegankelijk en laagdrempelig voor iedereen ontsluiten, en het bieden van gelegenheid voor verblijf, ontmoeten, studeren ,werken, inspireren en ontspannen. De
bibliotheek richt zich hiermee zowel op persoonlijke ontwikkeling en ontplooiing van de inwoners in haar werkgebied, als op maatschappelijke participatie en sociale cohesie in haar werkgebied.
3. De vijf functies als bedoeld in het eerste lid en doelstellingen uit het tweede lid worden jaarlijks uitgewerkt in een Productenboek, waarin de producten en diensten, doelen, doelgroepen, prestatie-indicatoren en kostprijs worden beschreven.
Artikel 2 Het Productenboek
1. Het Productenboek is modulair opgebouwd en bestaat uit twee onderdelen:
a. De basismodule bibliotheekwerk ten behoeve van alle inwoners van de regio, die door alle gemeenten wordt afgenomen. De basismodule bestaat uit:
i. het samenstellen en via tenminste één bibliotheekvestiging per gemeente ontsluiten van de fysieke en digitale collectie van de bibliotheek (en via de bibliotheek van de Nationale Bibliotheek/Bibliotheek Nederland);
ii. het op de bibliotheekvestiging (-en) bieden van aantrekkelijke verblijfs-/ontmoetingsruimte en studieplekken voor de gemeenschap;
iii. het via marketing activiteiten bevorderen van het brede bibliotheekgebruik bij alle inwoners van Rivierenland;
iv. beleidsontwikkeling en innovatie;
v. de (centrale) overhead die nodig is voor i tot en met v.
b. Programma’s bestaande uit projecten en activiteiten gericht op specifieke doelen en doelgroepen, die naast de basismodule door gemeenten apart kunnen worden afgenomen en gesubsidieerd.
2. Het Productenboek wordt jaarlijks samengesteld op basis van een inventarisatie van algemene ontwikkelingen en trends en de vraag van de gemeenten.
3. Ter illustratie is het Productenboek voor 2018 opgenomen in bijlage 1.
Artikel 3 Subsidie
1. Iedere gemeente subsidieert jaarlijks de basismodule bibliotheekwerk, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel a van dit convenant.
2. De hoogte van de subsidie voor de basismodule bedraagt vanaf 1 januari 2019 € 10,02 per inwoner (NB: dit bedrag is nog exclusief de jaarlijkse prijsindexatie van 2017 naar 2018 en van 2018 naar 2019).
3. Het bij artikel 3, lid 2 genoemde bedrag per inwoner is exclusief indexering, exclusief de kosten voor huisvesting en exclusief de subsidie voor af te nemen programma’s.
4. Het bedrag per inwoner voor de basismodule zal jaarlijks geïndexeerd worden conform de volgende berekening: uit de septembercirculaire voorafgaande aan het subsidiejaar wordt een gemiddelde genomen van de index lonen en salarissen en de netto materiële consumptie.
5. Voor het aantal inwoners wordt de stand per 1 januari voorafgaande aan het subsidiejaar van de subsidie genomen (gegevens CBS).
Artikel 4 Huisvesting
1. De kosten van de huisvesting van de bibliotheekvestigingen komen ten laste van de gemeente waar de bibliotheekvestiging(-en) is (zijn) gelegen, zoals vastgelegd in artikel 4 van de samenwerkingsovereenkomst 2006.
2. Onder de huisvestingskosten worden alle kosten begrepen, die verband houden met de kapitaallasten van het gebouw in geval van eigendom gebouw (rente en afschrijving) of de huur, kapitaallasten inventaris (rente en afschrijving), onderhoud gebouwen, onderhoud inventaris, schoonmaak, energie, water, belastingen, verzekeringen, beveiliging, kleine aanschaffingen en ARBO-toepassingen.
3. Indien de gemeente de kosten van de huisvesting betaalt via subsidieverlening aan de bibliotheek, dan vindt deze subsidieverlening plaats op basis van de verwachte huisvestingslasten voor het betreffende jaar.
4. De subsidievaststelling vindt na elk jaar plaats op basis van de gerealiseerde lasten in desbetreffende jaarrekening, conform de planning & control cyclus zoals beschreven in artikel 6 van deze overeenkomst.
5. De kosten voor huisvesting van de directie en backoffice van de bibliotheek worden op basis van inwonersaantallen doorbelast aan de gemeenten. De directie en backoffice van de bibliotheek zijn gehuisvest in Tiel.
Artikel 5 Kwaliteit van de bedrijfsvoering
1. De bibliotheek is gecertificeerd volgens het certificering systeem van de brancheorganisatie VOB, waarin kwaliteitseisen ten aanzien van de algemene bedrijfsvoering worden gesteld.
2. De bibliotheek informeert de gemeenten over de resultaten van de onafhankelijke audit die eens in de vier jaar in het kader van de certificering plaatsvindt.
Artikel 6 Monitoring
1. Voor de monitoring van de dienstverlening en de financiën wordt gebruik gemaakt van het reguliere instrumentarium van rekening en verantwoording (subsidieaanvraag, tussentijdse rapportage, jaarrekening en jaarverslag).
2. De planning & control cyclus ziet er als volgt uit:
a. Voor 1 april dient de bibliotheek bij de gemeente, conform de Subsidieverordening Basisbibliotheek, de subsidieaanvraag in voor het daaropvolgende jaar.
b. Voor 1 september vindt een portefeuillehoudersoverleg plaats. Tijdens dit overleg:
i. geeft de bibliotheek een tussentijdse presentatie aan de gemeenten over de voortgang van de gesubsidieerde activiteiten (inhoud en financiën) op basis van de resultaten behaald in de eerste helft van het subsidiejaar;
ii. presenteert de bibliotheek het Productenboek voor het daaropvolgende subsidiejaar;
iii. meldt de bibliotheek bij de betreffende gemeente afwijkingen van gemaakte resultaatafspraken en financiële afwijkingen groter dan 10%.
c. Voor 1 december overlegt de bibliotheek bij de gemeenten een uitvoeringsovereenkomst waarin de te subsidiëren activiteiten voor het daaropvolgende subsidiejaar nader worden uitgewerkt.
d. Voor 1 januari ontvangt de bibliotheek, conform de Subsidieverordening Basisbibliotheek, van de gemeenten de subsidiebeschikking voor het daaropvolgende subsidiejaar.
e. Voor 1 april dient de bibliotheek, conform Subsidieverordening Basisbibliotheek, bij de gemeenten een aanvraag tot subsidievaststelling in, inclusief een jaarverslag en jaarrekening over het voorafgaande jaar, en een meerjarenbegroting.
f. De gemeente stelt binnen acht weken de subsidie vast.
Artikel 7 Beëindiging van de subsidie voor de basismodule
1. Indien een gemeente besluit om de subsidie voor de basismodule als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel a, te beëindigen, gelden hiervoor de afspraken zoals gemaakt in artikel 6 van de Samenwerkingsovereenkomst 2006.
2. In afwijking van het hierover gestelde in de samenwerkingsovereenkomst 2006 aangaande de termijn van de afbouwregeling van de subsidie, wordt deze voor de duur van dit Convenant beperkt tot een periode van drie jaar. Voorwaarde is dat het besluit tot geheel of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie als bedoeld in het vierde lid van dit artikel bekend is gemaakt voor 1 januari 2022.
3. De ingangsdatum van de afbouwregeling is de eerste dag van het kalenderjaar (1 januari).
4. Het besluit tot gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie wordt uiterlijk 12 maanden voorafgaande aan het tijdstip van de ingangsdatum van de afbouwregeling aan de bibliotheek bekend gemaakt. Er is derhalve een opzegtermijn van één jaar.
5. Als de opzegtermijn van één jaar verstreken is, dan is de afbouwregeling is als volgt:
a. In het eerste jaar verleent de gemeente 75% van de toegekende subsidie over het hieraan voorafgaande jaar (= jaar X) en maakt afspraken met de bibliotheek over een vermindering van de afname van producten en diensten van de bibliotheek, rekening houdende met frictiekosten en andere kosten die samenhangen met de afbouw van de dienstverlening;
b. In het tweede jaar verleent de gemeente 50% van de toegekende subsidie in jaar X en de bibliotheek levert diensten conform de eerder gemaakte afspraken.
c. In het derde jaar verleent de gemeente 25% van de toegekende subsidie in jaar X en de bibliotheek levert diensten conform de eerder gemaakte afspraken.
d. In het vierde jaar is de subsidierelatie met de bibliotheek beëindigd. Inkoop van diensten en producten van de bibliotheek is voor de betreffende gemeente niet meer mogelijk.
Artikel 8 Beëindiging van de subsidie voor de educatieprogramma’s De bibliotheek voor ukkies en De bibliotheek op school
Voor gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie voor de programma’s De bibliotheek voor ukkies en De bibliotheek op school (zie het bijgevoegde productenboek 2018) – onderdeel van programma’s en projecten als bedoeld in artikel 2, eerste lid onderdeel b - geldt het volgende:
- deze programma’s dienen bij inwerkingtreding van dit Convenant tenminste voor twee jaar te worden gesubsidieerd; daarna wordt de subsidierelatie stilzwijgend met telkens 1 jaar verlengd
- het besluit tot gehele of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie wordt uiterlijk 12 maanden voorafgaande aan het tijdstip van de ingangsdatum van de afbouwregeling aan de bibliotheek kenbaar gemaakt. Er is derhalve een opzegtermijn van één jaar.
- de ingangsdatum van de afbouwregeling is de eerste dag van het kalenderjaar (1 januari).
- de dienstverlening van de bibliotheek stopt geheel op de ingangsdatum van de afbouwregeling
- in het eerste jaar van de afbouwregeling verleent de gemeente 50% van de toegekende subsidie over het hieraan voorafgaande jaar (= jaar X) als verrekening voor de frictiekosten die ontstaan bij de bibliotheek als gevolg van het stopzetten van de dienstverlening
- in het tweede jaar van de afbouwregeling verleent de gemeente 25% van de toegekende subsidie in jaar X als verrekening voor de frictiekosten die ontstaan bij de bibliotheek als gevolg van het stopzetten van de subsidie
Artikel 9 Beëindiging van de subsidie voor overige programma’s en activiteiten
1. De overige programma’s en activiteiten worden door gemeenten op jaarbasis gesubsidieerd (van 1 januari tot en met 31 december). Beëindiging van deze subsidie dient schriftelijk aangekondigd te worden voor 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar van de beëindiging.
2. Op de (gedeeltelijke) beëindiging van de subsidie voor overige programma’s en activiteiten is geen afbouwregeling van toepassing.
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
1. Indien gemeenten worden getroffen door bezuinigingen van het Rijk en anderszins te maken krijgen met aanzienlijke dalingen in de inkomsten, en daardoor genoodzaakt zijn gemeentebreed te bezuinigen op subsidies, zal in het Portefeuillehouders Overleg worden besproken hoe deze bezuinigingen door gemeenten worden vertaald in een bezuiniging op de subsidie aan de bibliotheek. Uitgangspunt blijft hierbij dat gemeenten die om deze redenen dienen te bezuinigen op bibliotheekwerk verantwoordelijk zijn voor bekostiging van de frictiekosten die hierdoor mogelijkerwijs bij de bibliotheek ontstaan.
2. De afzonderlijke gemeenten spannen zich samen met de bibliotheek in om waar mogelijk en redelijk de huisvestingskosten te reduceren, indien bezuinigingen noodzakelijk zijn .
Artikel 11 Duur van het Convenant
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vier jaren.
2. Dit Convenant treedt in werking op 1 januari 2019 en is van kracht tot en met 31 december 2022.
3. Partijen treden uiterlijk 1 april 2021 in overleg over voortzetting van dit Convenant of de totstandkoming van een nieuw Convenant.
Artikel 12 Slotbepalingen
1. Met de ondertekening van dit Convenant wordt het Convenant ‘Uitvoering bibliotheekwerk 2015-2018 door Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland in de gemeenten Rivierenland’ ingetrokken per 1 januari 2019;
2. Wederzijdse verplichtingen die tot 1 januari 2019 zijn aangegaan op basis van het convenant 2015-2018 blijven hun rechtskracht behouden, tenzij anders wordt overeen gekomen.
Aldus in … voud opgemaakt en getekend te …., d.d. … 2018.