Huishoudelijk reglement CLC-VECTA
Huishoudelijk reglement CLC-VECTA
Dit Huishoudelijk Reglement geldt als aanvulling op de statuten. Het reglement bevat een aantal aanvullende afspraken welke van belang zijn voor het goed en professioneel functioneren van de vereniging en haar leden. Bij strijd tussen dit reglement en de inhoud van de statuten, prevaleren de bepalingen van de statuten.
ARTIKEL 1
Begrippen en afkortingen
Live Communication Onder Live Communication wordt verstaan de B2B en B2C
evenementen, waar personen of groepen van personen elkaar (fysiek) ontmoeten, die georganiseerd worden met het doel te informeren, kennis te verkrijgen of over te dragen, dan wel transacties voor te bereiden en/of te verrichten.
XXX Xxx Tentoonstellingsbedrijven.
ALV Algemene Ledenvergadering als omschreven in artikel 16 van de statuten van CLC-VECTA.
ARTIKEL 2
Vereisten voor het lidmaatschap
1. Tot het lidmaatschap van CLC-VECTA kunnen worden toegelaten rechtspersonen die een belangrijk deel van hun activiteiten op Live Communication hebben gericht.
2. De grootte van de onderneming is niet van belang, mits zij maar in staat is haar opdrachtgevers een adequate dienstverlening te leveren.
3. De onderneming, of de bestuurder van de onderneming, dient ten minste een jaar binnen de Live Communicatie branche of een daaraan toeleverende branche actief te zijn.
4. Alleen rechtspersonen met een vestigingsplaats binnen een lidstaat van de EU komen voor het lidmaatschap in aanmerking.
5. De rechtspersoon dient zich te conformeren aan de gedragscode van CLC-VECTA.
6. Indien het (beoogd) CLC-VECTA lid deelneemt in zelfstandige werkmaatschappijen of behoort tot een groepsmaatschappij waarvan een of meer vennootschappen zich binnen een lidstaat van de EU ook bezighouden met Live Communication, dienen deze zich ook te houden aan de CLC-VECTA gedragscode en ten blijke daarvan bij aanmelding van de moedermaatschappij deze aanmelding mede te ondertekenen.
7. Indien op grond van een eerder lidmaatschap van de onderneming of de daarbij betrokkene(n) of anderszins nog financiële verplichtingen jegens CLC-VECTA of diens voorgangers bestaan, dienen deze volledig te zijn voldaan.
8. Het bestuur kan weigeren een rechtspersoon toe te laten tot het lidmaatschap indien redelijkerwijze valt te verwachten dat de rechtspersoon de doelstellingen van de vereniging niet onderschrijft, niet daadwerkelijk zal willen meewerken aan de activiteiten van de vereniging of de belangen van de vereniging en de met haar verbonden leden zal schaden.
9. Omstandigheden die in ieder geval een weigergrond opleveren zijn:
a. er loopt een stafrechtelijk onderzoek tegen de (rechts)persoon dan wel -in geval van een bedrijf- tegen de bedrijfsleiding;
b. de (rechts)persoon is veroordeeld voor strafbare feiten;
c. de rechtspersoon is insolvent of verkeert in surseance van betaling;
d. rechtsvoorgangers van de rechtspersoon hebben de branche aantoonbaar schade toegebracht.
ARTIKEL 3
Aanmeldingsprocedure
1. Het beoogd lid meldt zich aan door het inleveren van een compleet ingevuld en bevoegd ondertekend aanmeldingsformulier bij het verenigingsbureau.
2. Het verenigingsbureau beoordeelt of de aanvraag compleet is, het bestuur besluit of aan de voorwaarden van het lidmaatschap is voldaan.
3. In het bevestigende geval deelt het verenigingsbureau dit binnen een maand na de complete inzending mee aan het beoogd lid.
4. Bij niet-toelating door het bestuur wordt de rechtspersoon daarvan met opgave van redenen schriftelijk in kennis gesteld.
5. De rechtspersoon kan binnen één maand een schriftelijk met redenen omkleed verzoek indienen bij de ALV om alsnog tot toelating te besluiten. De ALV neemt vervolgens een besluit dat schriftelijk ter kennis wordt gebracht aan de rechtspersoon.
6. Het verenigingsbureau informeert de leden over de kandidatuur middels een schrijven, e-mail, of vermelding op de website van CLC-VECTA, onder vermelding van een termijn van 14 dagen waarin eventuele gemotiveerde bezwaren kunnen worden aangetekend.
4. Indien bezwaren tijdig worden ontvangen zal het bestuur binnen 1 maand na de sluitingstermijn van de bezwaarmogelijkheid, na hoor en wederhoor, een besluit aan de direct betrokkenen en daarna aan de leden kenbaar maken.
5. Indien het beoogd lid zich niet kan verenigen met de uitspraak geldt dezelfde procedure van artikel 2 lid 5.
6. Het beoogd lid heeft geen enkel recht binnen de vereniging.
ARTIKEL 4
Gedragscode
Het doel van de gedragscode voor leden van CLC-VECTA is de marktgerichtheid, professionaliteit en branche- en ketenverbondenheid te verwoorden. De gedragscode dient tevens als leidraad voor het ethisch en professioneel opereren binnen de Live Communication branche.
Leden dienen zich bewust te zijn van deze regels en zijn medeverantwoordelijk voor de naleving ervan. Ze verklaren dat deze regels een onlosmakelijk deel uitmaken van de onderlinge relaties met (potentiële) opdrachtgevers.
✓ CLC-VECTA leden zijn zich bewust van de (maatschappelijke) impact van de leveranties en adviezen die zij aan hun opdrachtgevers verrichten en nemen hun verantwoordelijkheid in acht.
✓ CLC-VECTA leden rekenen het tot hun verantwoordelijkheid om zich bij de ontwikkeling van leveranties en adviezen mede te laten leiden door de principes van een duurzame samenleving.
✓ CLC-VECTA leden handelen nimmer bewust of doen hun klanten bewust voorstellen in strijd met de letter of de geest van bestaande wet- en regelgeving.
✓ CLC-VECTA leden steunen onvoorwaardelijk het principe van zelfregulering. Zij nemen de regels van eerlijkheid, goede smaak en fatsoen in acht en voorkomen misleiding en discriminatie van wie dan ook.
✓ CLC-VECTA leden zullen hun (potentiële) opdrachtgevers te allen tijde transparant en deugdelijk vooraf informeren over de voorwaarden en kosten samenhangende met de in het kader van de opdracht te verrichten werkzaamheden.
✓ CLC-VECTA leden zorgen ervoor dat de door hun klanten aan hen en hun medewerkers toevertrouwde geheime informatie steeds als zodanig wordt behandeld.
✓ CLC-VECTA leden ondersteunen vanuit professioneel oogpunt de (ongeschreven) regels ten opzichte van hun gedrag ten tijde van competitie met andere leveranciers.
✓ CLC-VECTA leden onderschrijven de noodzaak van continue verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van hun dienstverlening en de daartoe noodzakelijke continue professionele ontwikkeling van hun management en medewerkers.
✓ CLC-VECTA leden zullen klanten sterk betrekken bij de ontwikkeling, realisatie, introductie en/of verspreiding van innovatie.
✓ CLC-VECTA leden zijn het er intern, binnen de organisatie over eens wat klantgerichtheid is en hanteren dienaangaande een set van kernwaarden binnen de onderneming.
✓ CLC-VECTA leden houden regelmatig een klanttevredenheid onderzoek waarbij de kwaliteit van samenwerken met klanten wordt gemeten, geëvalueerd en gecommuniceerd met de klant.
✓ CLC-VECTA leden dragen bij aan het verder professionaliseren van de branche door actief hun kennis te delen.
✓ CLC-VECTA leden rekenen het tot hun verantwoordelijkheid te waken over de integriteit binnen de organisatie.
Artikel 5 Geschillen
In geval van geschillen tussen leden en over overeenkomsten tussen leden of daarop voortbouwende overeenkomsten, zullen partijen, alvorens zich tot de bevoegde rechter te wenden, trachten deze op te lossen met behulp van mediation. De kosten hieraan verbonden zijn voor rekening van de leden die dit geschil voorleggen.
Artikel 6
Onderling gedrag en samenwerking leden
1. CLC-VECTA leden gedragen zich onderling correct;
2. Indien twee leden samenwerken, dienen zij vooraf overeen te komen onder welke voorwaarden dit geschiedt;
3. Indien een relatie overgaat naar een ander CLC-VECTA lid, verplicht het lid zich te handelen in het belang van de opdrachtgever, de keuze van de opdrachtgever te respecteren en daarnaar te handelen;
4. CLC-VECTA leden zullen er voor zorg dragen dat hun werknemers op de hoogte zijn van de CLC- VECTA gedragscode.
Artikel 7 Betalingen
1. CLC-VECTA leden verplichten zich onderling goede afspraken betreffende de betaling te maken en deze schriftelijk vast te leggen;
2. CLC-VECTA leden verplichten zich deze afspraken stipt na te komen;
3. Mocht onverhoopt aan een betalingsverplichting niet voldaan kunnen worden, dan is het schuldplichtig CLC-VECTA lid gehouden hiervan onmiddellijk de schuldeiser op de hoogte te brengen en dient hij te trachten met de schuldeiser tot een nieuwe afspraak te komen.
Artikel 8 Loyaliteit
CLC-VECTA leden verplichten zich hun uitlatingen ten opzichte van CLC-VECTA zodanig te structureren dat daar nooit een nadelige werking van kan uitgaan ten opzichte van het imago van CLC-VECTA en/of haar leden.
ARTIKEL 9
Lidmaatschapscontributie
1. De jaarlijkse contributie wordt door het bestuur met goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
2. De contributie is als volgt vastgesteld:
3. a. Gewone leden
1) Rechtspersonen met een jaaromzet < € 500.000: € 770,-*
2) Rechtspersonen met een jaaromzet > € 500.000: € 1970,-
b. Geassocieerde leden: € 770,-
4. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
5. Word je lopende het kalenderjaar lid van CLC-VECTA, dan ben je een contributiebedrag verschuldigd naar rato van het resterende deel van het jaar.
6. De vereniging behoudt zich het recht voor om voor de toegang tot door haar georganiseerde activiteiten en aanvullende dienstverlening kosten in rekening te brengen.
* Jaarlijks wordt getoetst aan de hand van de wettelijke voorschriften, de eigen opgave van de ondernemer en eventueel raadpleging van openbare bronnen dan wel accountantsverklaringen, of de omzet de € 500.000 overschrijdt.
ARTIKEL 10
Procedure bij niet tijdig betalen van de jaarlijkse contributie:
1. De jaarlijkse bijdrage zal uiterlijk per 28 februari zijn voldaan.
2. Bij het niet tijdig voldoen van de jaarlijkse bijdrage zal een aanmaning worden verzonden. Indien niet binnen 14 dagen na het verzenden van deze aanmaning de jaarlijkse bijdrage is voldaan, zal een invorderingsprocedure via een incassobureau worden gestart. Hieraan zijn de volgende kosten verbonden:
a. De incassokosten zijn een percentage van de hoofdsom met een minimumbedrag van € 40,- en een maximum van € 6.775,- De volledige staffel is als volgt opgebouwd:
- Vordering tot en met € 2.500,- is 15% met een minimum van € 40,-
- Vordering over de volgende € 2.500 is 10%
- Vordering over de volgende € 5.000 is 5%
- Vordering over de volgende € 190.000 is 1%
- Over het meerdere 0,5% met een maximum van € 6.775,-
b. De hoofdsom zal vermeerderd worden met de wettelijke rente, ingaande per 28 februari van het betreffende jaar.
3. Niet betalen van de jaarlijkse bijdrage leidt tot ontzetting uit het lidmaatschap. De betalingsverplichting blijft echter onverkort gehandhaafd.
ARTIKEL 11
Stemrecht
1. Alle leden van CLC-VECTA hebben stemrecht. De hoogte van het stemrecht (het aantal stemmen per bedrijf) is gekoppeld aan het soort lidmaatschap:
a. Gewone leden
1) Rechtspersonen met een jaaromzet < € 500.000: 1 stem
2) Rechtspersonen met een jaaromzet > € 500.000: 3 stemmen
b. Geassocieerde leden: 1 stem
ARTIKEL 12
Schorsing
1. Het bestuur is bevoegd een lid dat in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt te schorsen en daarbij zodanige voorwaarden voor opheffing van de schorsing te stellen als het bestuur raadzaam zal oordelen. Van het besluit tot schorsing wordt aan het lid schriftelijke mededeling gedaan. Alvorens tot schorsing over te gaan stelt het bestuur het lid in de gelegenheid een toelichting of verklaring te geven.
2. De schorsing eindigt:
a. zodra het bestuur de schorsing opheft;
b. door ontzetting uit het lidmaatschap;
c. na verloop van zes maanden na de datum van de in lid 1 bedoelde mededeling zonder dat een van de hiervoor sub a. of b. genoemde gebeurtenissen heeft plaatsgehad;
d. door een besluit van de ALV.
3. Van een besluit tot schorsing kan het betrokken lid in beroep gaan bij de ALV; artikel 6 lid 4 van de statuten is van overeenkomstige toepassing.
4. Ingeval het lidmaatschap kan worden beëindigd door opzegging, kan het bestuur ook beslissen het lidmaatschap te laten voortduren, al dan niet onder het stellen van bijzondere beperkingen en voorwaarden.
5. Schorsing van het lid wordt altijd gevolgd door verwijdering uit de op dat moment te beïnvloeden ledenbestanden. Zodra de schorsing is opgeheven wordt de situatie weer per eerstvolgende mogelijkheid hersteld.
6. Ontzetting uit het lidmaatschap wordt altijd gevolgd door verwijdering uit de op d at moment te beïnvloeden ledenbestanden.
ARTIKEL 13
Bekendmaking einde lidmaatschap bij ontzetting
1. Het verenigingsbureau deelt de overige leden en de vakpers onverwijld mee dat het lidmaatschap is geëindigd.
2. In geval het lidmaatschap op grond van een bestuursbeslissing ex artikel 12 lid 3 en/of artikel 8 lid 4 wordt voortgezet ondanks het bestaan van een reden voor beëindiging van het lidmaatschap, worden de leden hiervan eveneens op de hoogte gesteld.
ARTIKEL 14
Verenigingsbureau
1. De vereniging voorziet zich van professionele ondersteuning welke gecoördineerd en uitgevoerd wordt door het verenigingsbureau en/of door derden die hiervoor door het verenigingsbureau of bestuur aangesteld zijn.
2. Tot de taken van het bureau behoren o.a. alle financiële, administratieve en secretariaatswerkzaamheden, waaronder het voeren van correspondentie, het verzorgen van alle lidmaatschapsactiviteiten, het innen van de contributiegelden en verzonden facturen, het doen van uitgaven en betalingen binnen genoemd kader, het bijhouden van bank en kasgegevens, het opmaken en verzenden van uitnodigingen en vergaderagenda’s, het notuleren van vergaderingen, het verstrekken van informatie over de vereniging en aan haar verwante zaken, het verzorgen van periodieken, het onderhouden van de websites, het bezetten van een z.g. helpdesk, het bijhouden van een kenniscentrum, het proactief informeren van besturen en leden van ontwikkelingen in en die invloed hebben op de branche, het nemen van initiatieven in het belang van de vereniging, branches of leden, enz.
3. Het bureau bestaat uit medewerkers die een arbeidsovereenkomst of andersoortige overeenkomst hebben met de vereniging.
4. Het bestuur dient te voldoen aan alle voorwaarden en voorzieningen die van een goed werkgever verwacht mogen worden.
5. Het bureau wordt bestuurd door een directeur, tevens directeur van de vereniging, die verantwoordelijk is voor het functioneren van het bureau. Deze directeur wordt door het bestuur aangesteld met de titel van directeur van de vereniging. De functie van directeur kan zowel door een natuurlijk persoon als door een rechtspersoon worden vervuld. De taken, bevoegdheden en procuratie van de directeur worden vastgelegd in een directiereglement.
6. De directeur treedt op als vertegenwoordiger van de werkgever.
7. De directeur maakt jaarlijks een jaarplan met begroting voor de activiteiten van het bureau en legt dit, uiterlijk 3 maanden voorafgaande aan het nieuwe kalenderjaar, doch uiterlijk per november van enig jaar, voor aan het bestuur.
8. Het bestuur legt het door haar goedgekeurde bureaujaarplan en de bijbehorende begroting als integraal onderdeel van de eigen jaarplannen en begroting ter goedkeuring voor aan de ALV.
9. De directeur is bevoegd tot het doen van alle handelingen namens de vereniging en vertegenwoordigt de vereniging zoals ingeschreven bij de KvK Midden Nederland.
10. De directeur rapporteert per kwartaal, of zoveel vaker als de omstandigheden dat wenselijk maken, de vorderingen en stand van zaken van de vereniging, van het bureau en de financiën aan het bestuur. De kwartaalrapportage zal plaatsvinden binnen het overeengekomen format.
11. De directeur maakt ook jaarlijks een eindrapportage over het functioneren van de vereniging en het bureau, alsmede de financiën van de vereniging en legt verantwoording af over zijn functioneren aan het bestuur.
12. Op voordracht van het bestuur wordt aan de ALV gevraagd het bestuur decharge te verlenen over het integraal gevoerde beleid en de financiële afwikkeling.
13. Het bureau kan eventueel ook gevormd worden door een externe organisatie die op contractbasis de benodigde diensten verricht. In dat geval zijn de leden 6 t/m 12 van dit artikel eveneens van kracht.
ARTIKEL 15
Financieel beheer van de vereniging
1. CLC-VECTA betaalt alleen facturen die door de directeur van het bureau zijn goedgekeurd en geparafeerd in het kader van de procuratie die hem is verleend door het bestuur.
2. Bestellingen en/of opdrachten namens CLC-VECTA zijn alleen geldig, wanneer deze door de directeur van het bureau zijn goedgekeurd en geparafeerd.
3. Bestuursleden en/of commissieleden die voor of namens CLC-VECTA optreden, dienen deze voorwaarden altijd aan de leverende instanties te melden bij het eerste contact.
4. De directeur van het bureau is alleen bevoegd om opdrachten en facturen goed te keuren, indien zij passen binnen de door de ALV goedgekeurde begrotingen en/of besluit binnen bestuursvergadering.
5. In geval van voorgenomen overschrijding van die begroting, is de directeur van het bureau alleen bevoegd indien een bestuursbesluit hem daartoe machtigt.
ARTIKEL 16
CAO commissie
1. CLC-VECTA is de werkgeversorganisatie voor Tentoonstellingsbedrijven die werkzaamheden verrichten zoals beschreven in de werkingssfeer van de Cao Tentoonstellingsbedrijven.
2. Teneinde de belangen van werkgevers te behartigen wordt een commissie (hierna Cao commissie) aangesteld.
3. De taken en bevoegdheden van de Cao commissie zijn vastgelegd in een commissiereglement.
4. De benodigde middelen voor het functioneren van de Cao commissie worden gefinancierd vanuit de Stichting Sociaal Fonds Tentoonstellingsbedrijven.
d.d. november 2023