BALTA GROUP NV
BALTA GROUP NV
Naamloze vennootschap Xxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx
Ondernemingsnummer: 0671.974.626 RPR Gent (afdeling Kortrijk) xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx
(de “Vennootschap”)
OPROEPING TOT DE GEWONE EN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
Rekening houdend met de COVID-19 pandemie, maatregelen en de aanbevelingen van autoriteiten in Europa en België en het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 met betrekking tot algemene vergaderingen van aandeelhouders en raden van bestuur in het kader van COVID-19 (het “Koninklijk Besluit”), heeft de raad van bestuur van de Vennootschap (de “Raad van Bestuur”) beslist om de fysieke aanwezigheid van aandeelhouders te verbieden op de gewone en buitengewone algemene vergadering die zullen worden gehouden op 26 mei 2020.
Dit houdt in dat de aandeelhouders enkel kunnen deelnemen door:
(i) het verlenen van een volmacht, door middel van het geldig invullen van een volmachtformulier, aan xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, General Counsel van de Vennootschap, beschikbaar gesteld op de website van de Vennootschap (met recht tot indeplaatsstelling); of
(ii) het geldig invullen van een formulier voor een stemming op afstand, beschikbaar gesteld op de website van de Vennootschap.
Voor bijkomende informatie, zie uitleg onder punt “volmacht” en “stemming op afstand” hieronder en document “bijkomende informatie over bepaalde aandeelhoudersrechten” (op de website – xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
De aandeelhouders kunnen hun vraagrecht schriftelijk uitoefenen zoals hieronder aangegeven.
In overeenstemming met het Koninklijk Besluit zal de Raad van Bestuur geen documenten beschikbaar stellen op de maatschappelijke zetel noch zullen er documenten per post worden bezorgd aan aandeelhouders.
De Raad van Bestuur wenst zijn aandeelhouders te bedanken voor hun begrip in het kader van deze maatregelen die worden genomen om de gezondheid en het welzijn van alle betrokkenen te waarborgen.
De Raad van Bestuur heeft de eer de aandeelhouders van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de gewone algemene vergadering en een buitengewone algemene vergadering die zullen worden gehouden op dinsdag 26 mei 2020 op de zetel van de Vennootschap, met de onderstaande agenda's.
- De gewone algemene vergadering zal gehouden worden op dinsdag 26 mei 2020 om 11 uur. Er is geen aanwezigheidsvereiste voor de gewone algemene vergadering.
- De buitengewone algemene vergadering zal gehouden worden op dinsdag 26 mei 2020 om 12 uur. De aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering: de aandeelhouders die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, bezitten ten minste de helft van de aandelen van de Vennootschap.
- Indien de aanwezigheidsvereiste voor de buitengewone algemene vergadering niet zou worden bereikt, zal er een tweede vergadering gehouden worden op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap op woensdag 17 juni 2020 om 11 uur met dezelfde agenda.
AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING
Xxxxxx en voorstellen tot besluit
(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2019 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2019.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(4) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(5) Goedkeuring van de wijziging van zeggenschapsclausule in het contract van onroerende financieringshuur en dit in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring, in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van clausule 31bis en elk ander artikel in het contract van de onroerende financieringshuur dd. 20 december 2019 die voorzien in een volledige of gedeeltelijke vervroegde terugbetaling aan de betrokken financiële instellingen in het geval van een wijziging van zeggenschap van de Vennootschap.
(6) Goedkeuring van de wijziging van zeggenschapsclausule in het langetermijnincentiveplan in overeenstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring, in overstemming met artikel 7:151 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van de clausule in het langetermijnincentiveplan die voorziet in een versnelde performance share unit-verkrijging in het geval van een openbaar overnamebod op alle aandelen van de Vennootschap.
(7) Herbenoeming van de commissaris.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de herbenoeming van PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 0000 Xxxx-Xxxxxxx- Woluwe, Woluwedal 18, als commissaris voor een termijn van 3 jaar. Deze vennootschap zal de xxxx Xxxxx Xxxxxxx, commissaris voor de vertegenwoordiging ervan, benoemen en hem belasten met de uitvoering van dit mandaat, in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat eindigt na afloop van de algemene vergadering van aandeelhouders die zich moet uitspreken over de jaarrekening van het boekjaar dat wordt afgesloten op 31 december 2022.
De jaarlijkse vergoeding van de commissaris bedraagt EUR 45.872 (vermeerderd met BTW, diverse kosten en IRE-bijdrage) en wordt jaarlijks aangepast op basis van de index van de consumptieprijzen of met instemming van de partijen.
(8) Kwijting aan de bestuurders.
Voorstel tot besluit:
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(9) Kwijting aan de commissaris.
Voorstel tot besluit:
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxxxx, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2019.
(10) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Voorstel van besluit:
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan hun werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, met recht tot indeplaatstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
AGENDA VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
Xxxxxx en voorstellen tot besluit
(1) Kennisname van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen inzake de hernieuwing van de machtiging van het toegestaan kapitaal.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtiging inzake toegestaan kapitaal in overeenstemming met artikel 7:199 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtiging inzake het toegestaan kapitaal voor een periode van 5 jaar overeenkomstig het verslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de modaliteiten inzake het toegestaan kapitaal en wijziging van artikel 6 van de statuten van de Vennootschap door de volgende tekst:
[§1. De raad van bestuur kan het kapitaal van de vennootschap in één of meer malen verhogen met een (gecumuleerd) bedrag van maximaal 100% van het bedrag van het kapitaal.
Deze machtiging kan worden hernieuwd overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. De raad van bestuur kan deze machtiging uitoefenen gedurende een periode van vijf (5) jaar, te rekenen vanaf de datum van bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020.
§2. De kapitaalverhogingen waartoe krachtens deze machtiging kan worden besloten, zullen geschieden overeenkomstig de door de raad van bestuur te bepalen modaliteiten en kunnen worden verwezenlijkt (i) door middel van een inbreng in geld of in natura (desgevallend met inbegrip van een onbeschikbare uitgiftepremie), (ii) door omzetting van reserves, al dan niet beschikbaar voor uitkering, en uitgiftepremies, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht. De raad van bestuur kan deze machtiging ook gebruiken voor de uitgifte van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of obligaties waaraan inschrijvingsrechten of andere roerende waarden zijn verbonden, of andere effecten.
Bij gebruik van zijn machtiging binnen het kader van het toegestaan kapitaal kan de raad van bestuur, in het belang van de vennootschap, binnen de perken en overeenkomstig de voorwaarden voorgeschreven door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, het voorkeurrecht van de aandeelhouders beperken of opheffen. Deze beperking of opheffing kan eveneens gebeuren ten gunste van personeelsleden van de vennootschap of haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien zij geen personeelsleden zijn van de vennootschap of haar dochtervennootschappen.
§3. Indien, naar aanleiding van een kapitaalverhoging waartoe werd besloten in het kader van het toegestaan kapitaal, een uitgiftepremie wordt betaald, zal deze worden geboekt op de rekening “Uitgiftepremies”, die in dezelfde mate als het kapitaal van de vennootschap een waarborg voor derden zal uitmaken en waarover, behoudens de mogelijkheid tot omzetting van deze reserve in kapitaal, slechts kan worden beschikt overeenkomstig de voorwaarden gesteld door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voor wijziging van de statuten.
§4. De raad van bestuur wordt hierbij uitdrukkelijk gemachtigd om over te gaan tot een kapitaalverhoging in iedere vorm, met inbegrip van maar niet beperkt tot een kapitaalverhoging die gepaard gaat met een beperking of opheffing van het voorkeurrecht, zelfs na ontvangst door de vennootschap van de mededeling door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) dat haar kennis is gegeven van een openbaar overnamebod op de aandelen van de vennootschap. In dat geval moet de kapitaalverhoging echter voldoen aan de bijkomende bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:202 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De machtiging die in deze paragraaf wordt toegekend aan de raad van bestuur, wordt
toegekend voor een periode van drie jaar, die een aanvang neemt op de datum van de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020. Deze bevoegdheid kan voor een bijkomende periode van drie jaar hernieuwd worden bij besluit van de algemene vergadering, die beraadslaagt en besluit overeenkomstig de toepasselijke bepalingen. De kapitaalverhogingen waartoe besloten werd in het kader van deze machtiging zullen toegerekend worden aan het resterend deel van het toegestaan kapitaal waarvan sprake is in de eerste paragraaf.
§5. De raad van bestuur is bevoegd, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, om na elke kapitaalverhoging, die tot stand is gekomen binnen de grenzen van het toegestaan kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen.]
(3) Goedkeuring van de hernieuwing van de machtigingen inzake de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, overeenkomstig artikelen 7:215 en 7:218 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de hernieuwing van de bestaande machtigingen voor inkoop en vervreemding van eigen aandelen, inclusief door de dochtervennootschappen en inclusief ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel, voor de wettelijk maximale termijnen en wijziging van artikel 16 van de statuten van de Vennootschap door volgende tekst:
[§1. De vennootschap kan, zonder voorafgaande machtiging van de algemene vergadering, overeenkomstig artikel 7:215 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en binnen de grenzen die deze artikelen voorzien, maximaal 20% van haar eigen aandelen op of buiten een gereglementeerde markt verkrijgen, tegen een eenheidsprijs die de wettelijke vereisten zal naleven, maar alleszins niet meer dan 10% onder de laagste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn en niet meer dan 10% boven de hoogste slotkoers van de laatste dertig beursdagen voorafgaand aan de verrichting zal zijn. Deze machtiging is geldig gedurende vijf jaar te rekenen vanaf de publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020. Deze machtiging geldt tevens voor de verwerving op of buiten een gereglementeerde markt door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Als de verwerving gebeurt door de vennootschap buiten een gereglementeerde markt, zelfs van een dochtervennootschap, zal de vennootschap artikel 7:215, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen naleven.
§2. De raad van bestuur is gemachtigd om, mits naleving van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, voor rekening van de vennootschap haar eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben te verkrijgen en te vervreemden, voor het geval zulke verkrijging of vervreemding noodzakelijk is ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap. Deze machtiging is geldig voor drie jaar te rekenen vanaf de datum van de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de machtiging goedgekeurd door de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2020.
§3. Overeenkomstig artikel 7:218 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is de raad van bestuur gemachtigd om, ter beurze of buiten de beurs, of in het kader van zijn remuneratiebeleid voor personeelsleden van de vennootschap, een deel van of alle aandelen, van de vennootschap, te vervreemden tegen een prijs die de raad van bestuur bepaalt. Deze machtiging geldt tevens voor de vervreemding van aandelen, winstbewijzen of certificaten die daarop betrekking hebben van de vennootschap door een rechtstreekse dochtervennootschap zoals bedoeld in en binnen de grenzen van artikel 7:221, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Bij besluit van de buitengewone algemene vergadering gehouden op 26 mei 2020 en in overeenstemming met artikel 7:218, §1, 4° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, is de raad van bestuur uitdrukkelijk gemachtigd om de aandelen van de vennootschap te vervreemden in het voordeel van personen die geen onderdeel zijn van het personeel van de vennootschap.]
(4) Goedkeuring van de wijziging van artikel 20 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de wijziging van de tweede zin §1 van artikel 20 van de statuten van de Vennootschap door de volgende tekst: [De oproeping geschiedt schriftelijk of via elk ander communicatiemiddel waarvan een materieel spoor blijft, ten laatste twee werkdagen vóór de datum voorzien voor de vergadering, behalve in geval van hoogdringendheid, die naar behoren dient te worden gemotiveerd in de oproeping of in de notulen van de vergadering.]
(5) Goedkeuring van de wijziging van de statutaire datum waarop de gewone algemene vergadering wordt gehouden naar de vierde woensdag van de maand mei om 11 uur en de wijziging van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de nieuwe statutaire datum en wijziging van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap zoals volgt:
[De gewone algemene vergadering zal gehouden worden op de vierde woensdag van de maand mei om 11 uur, op de zetel of op elke andere plaats of tijdstip aangeduid in de oproeping. Indien die dag een wettelijke feestdag is in België, zal de vergadering gehouden worden op hetzelfde uur op de voorafgaande of eerstvolgende werkdag, zoals vastgesteld door de raad van bestuur.
De andere algemene vergaderingen van aandeelhouders zullen worden gehouden op de dag, het uur en de plaats aangeduid in de oproeping. Zij mogen plaatsvinden op andere plaatsen dan de maatschappelijke zetel.]
(6) Goedkeuring van de wijziging van artikel 40 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring om een §4 en §5 toe te voegen aan artikel 40 van de statuten van de Vennootschap: [§4. De aandeelhouders die de formaliteiten om deel te nemen aan de algemene vergadering hebben vervuld zoals voorzien in artikel 36 en de formaliteiten voorzien in de oproepingen, kunnen via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de algemene vergadering. De oproepingen voorzien in een beschrijving van de elektronische communicatiemiddelen die kunnen worden gebruikt. Deze middelen moeten de aandeelhouder in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslaging en om vragen te stellen en moeten het bureau van de algemene vergadering in staat stellen om de identiteit van de aandeelhouder te verifiëren.
§5. De algemene vergadering kan gehouden worden per telefoonconferentie, videoconferentie of op enigerlei andere wijze die de aandeelhouders toelaat te beraadslagen zonder fysiek bijeen te komen.]
(7) Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de besluiten hierboven. Een versie van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is ter beschikking gesteld van de aandeelhouders op de website van de Vennootschap: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Opmerking:
Een ontwerp van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap met de voorgestelde wijzigingen is beschikbaar op de website van de Vennootschap. De wijzigingen omvatten onder meer de goedkeuring van de nieuwe terminologie die gebruikt wordt in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de aanpassing van de verwijzingen naar de artikelen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, de schrapping van bepalingen met betrekking tot een directiecomité, de schrapping van beperkingen op schriftelijke besluiten, de verlaging van de
xxxxxxx voor aandeelhouders die de bijeenroeping van een aandeelhoudersvergadering vragen en de behandeling van onthoudingen en blanco stemmen.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de nieuwe tekst van de statuten van de Vennootschap om deze in lijn te brengen met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de besluiten hierboven.
(8) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Voorstel van besluit:
Goedkeuring om volgende machtigingen te verlenen:
1. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk alleen handelend en met de bevoegdheid tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de genomen beslissingen;
2. aan de instrumenterende notaris teneinde de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake;
3. aan gelijk welke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan hun werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
INFORMATIE OVER DE VERGADERINGEN
Toelatingsvoorwaarden
De Raad van Bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna het recht zullen hebben om aan de gewone en buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om het recht tot vraagstelling schriftelijk uit te oefenen.
1. Registratie van de aandelen
Het recht om deel te nemen aan de gewone en buitengewone algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op dinsdag 12 mei 2020, om middernacht (CET) (de “registratiedatum”). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:
• voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
• voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling zonder dat enig initiatief van de aandeelhouder vereist is. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt xxxxxxx gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.
Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering en om schriftelijk vragen te stellen.
2. Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering
De aandeelhouder die wenst aanwezig te zijn, meldt, ten laatste op woensdag 20 mei 2020 om middernacht (CET), zijn voornemen om deel te nemen aan de gewone en/of buitengewone algemene vergadering. In voorkomend geval wordt het attest, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient bij voorkeur te gebeuren per e-mail naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx of per brief ter attentie van het juridisch departement, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx.
De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen
Overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, bijkomende agendapunten toevoegen aan de agenda van de gewone en buitengewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. Zulke aanvragen worden verstuurd per e-mail naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx, ten laatste op maandag 4 mei 2020 om middernacht (CET).
Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
Indien de Xxxxxxxxxxxx verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze zo spoedig mogelijk en ten laatste op maandag 11 mei 2020 om middernacht (CET) de gewijzigde agenda publiceren op haar website.
Schriftelijk vraagrecht
Aandeelhouders die voldoen aan de voorwaarden om te worden toegelaten tot de gewone en buitengewone algemene vergadering kunnen schriftelijk vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot hun verslag en de agendapunten alsook aan de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot haar verslag. Deze vragen worden gesteld per e-mail naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx, ten laatste op vrijdag 22 mei 2020 om middernacht (CET).
De vragen ontvangen voor de deadline, zullen schriftelijk worden beantwoord door middel van publicatie van de antwoorden op de website van de Vennootschap.
Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofde van artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen vindt men terug op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
Volmachten
Indien de aandeelhouders kiezen om per volmacht te stemmen, dienen zij gebruik te maken van het volmachtformulier die door de Raad van Bestuur werd opgesteld. Zij kunnen deze volmachtformulieren downloaden op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx). Andere volmachtformulieren zullen niet worden aanvaard.
In overeenstemming met het Koninklijk Besluit, heeft de Raad van Bestuur xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, General Counsel van de Vennootschap, aangesteld als volmachtdrager (met recht tot indeplaatsstelling). Een andere volmachtdrager mag niet worden aangeduid.
Het getekende exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op vrijdag 22 mei 2020 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx of ontvangen te zijn op de zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx.
De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen. Enkel getekende volmachtformulieren die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.
Stemmen op afstand
Indien de aandeelhouders kiezen om te stemmen op afstand via een formulier, dienen zij gebruik te maken van het formulier die door de Raad van Bestuur werd opgesteld. Zij kunnen dat formulier downloaden op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx). Andere formulieren zullen niet worden aanvaard.
Het getekende exemplaar van het formulier stemmen op afstand dient ten laatste op vrijdag 22 mei 2020 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail te worden verstuurd naar xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx of ontvangen te zijn op de zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx-Xxxxx-Xxxxx.
De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het formulier stemmen op afstand strikt te volgen. Enkel getekende formulieren stemmen op afstand die volledig en correct ingevuld zijn, zullen worden aanvaard.
Terbeschikkingstelling van stukken
In overeenstemming met het Koninklijk Besluit zal de Vennootschap alle relevante informatie met betrekking tot deze gewone algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering, met inbegrip van de verslagen vermeld in de agenda en de overige informatie die overeenkomstig artikel 7:129, §2 van het
Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen enkel beschikbaar stellen op de website van de Vennootschap vanaf vrijdag 24 april 2020 (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
De Raad van Bestuur