Reglement Occasioneel Telewerk
Reglement Occasioneel Telewerk
Bijlage aan rechtspositieregeling
Definitie
Occasioneel telewerken is een vorm van plaatsonafhankelijk werken, en betekent dat een medewerker zijn of haar normale werkzaamheden occasioneel niet op de kantoorwerkplek uitoefent, maar op een andere werkplek, nl. thuis of elders, met behulp van informatie- en communicatietechnologie.
Telewerken impliceert nieuwe arbeidsverhoudingen tussen de leidinggevende en de medewerker waarbij wederzijds vertrouwen, verantwoordelijkheid geven, nemen en krijgen een voorwaarde is tot slagen.
Toepassingsgebied
Het reglement occasioneel telewerk is in beginsel van toepassing op alle medewerkers. Alle medewerkers, waarvan de aard van de functie het toelaat om werkzaamheden op afstand te verrichten, en die over de nodige apparatuur beschikken (van de werkgever of eigen apparatuur) kunnen occasioneel telewerken.
Functies of taken die uitsluitend kunnen worden uitgeoefend op de dienst (of de aangeduide plaats van tewerkstelling) worden uitgesloten van voornoemd telewerk .
Modaliteiten
Toelating
De medewerker die occasioneel wenst te telewerken richt daartoe een aanvraag tot de rechtstreeks leidinggevende. In geval van gewoon occasioneel telewerk doet de medewerker een aanvraag ten laatste 2 werkdagen voorafgaand aan de datum waarop het telewerk plaats heeft. In geval van onvoorziene omstandigheden kan de dag zelf, maar steeds in overleg met de leidinggevende, worden beslist.
De leidinggevende beslist of het takenpakket van de medewerker telewerk mogelijk maakt. Daarbij wordt rekening gehouden met de functie van de medewerker, zijn of haar competenties, het al dan niet beschikken over de nodige mobiele apparatuur, en de nodige minimale bezetting op de dienst.
Vrijwillig karakter
Het telewerk vindt plaats op vrijwillige basis zowel voor de medewerker als voor de werkgever en kan niet worden beschouwd als een recht noch een plicht.
Organisatie van de dienst
Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om ervoor te zorgen dat telewerk verenigbaar is met een vlotte organisatie van de dienst en de continuïteit van de dienstverlening.
Telewerk mag geweigerd worden indien de organisatie van de dienst dit vereist of als de aanwezigheid van het personeelslid om andere redenen noodzakelijk is.
De medewerker spreekt duidelijk met de leidinggevende af op welke tijdstippen hij of zij tijdens een telewerkdag bereikbaar is (cfr. rechten en plichten).
Aanwezigheid op teamvergaderingen, overlegmomenten, vormingen, … gaan steeds voor op telewerk.
Telewerk kan geen reden tot afwezigheid vormen op deze aangelegenheden.
Xxxxx goedgekeurde aanvragen voor telewerk kunnen ingetrokken worden wanneer hiervoor een gegronde reden is. Indien nodig kan de medewerker opgeroepen worden (vb. bij ziekte van collega’s).
De medewerker kan telewerken per hele of halve dag.
Elke (halve) dag waarop telewerk wordt verricht vereist het voorafgaandelijk akkoord van de leidinggevende. In het kader van occasioneel telewerk kan geen akkoord gegeven worden voor een vaste telewerkdag.
Arbeidstijd
De medewerker verricht het telewerk enkel op activiteitsdagen in zijn uurrooster.
De te presteren uren kunnen vrij gespreid worden over de dag tussen 08u00 en 19u00 en enkel op weekdagen.
Het personeelslid registreert zijn effectieve prestaties via de prikklok.
Het systeem is niet bedoeld om een maximaal tegoed aan overuren of glijuren op te bouwen of als verkapte vorm van deeltijds werken.
Bij een volledige dag thuiswerk dient minimaal 5u gewerkt te worden. Bij een halve dag thuiswerk dient minimaal 3u in de voormiddag en 2u in de namiddag gewerkt te worden (stamtijden). Vanaf 5u gewerkt (voor een volledige dag) of vanaf 3u voormiddag en 2u namiddag gewerkt (voor een halve dag) wordt het tekort ten opzichte van de dagnorm aangevuld met negatief credit (=debet). Indien minder wordt gepresteerd dan 5u of 3u/2u wordt verlof (of recuperatie overuren) genomen zodat de (halve) dagnorm wordt bereikt van het dagrooster.
Telewerkdagen worden als dusdanig aangeduid in het tijdsregistratiesysteem.
Opvolging en evaluatie telewerk
Het telewerken gebeurt in een vertrouwensrelatie. Net zoals op kantoor zal de medewerker zijn werk zorgvuldig, eerlijk, nauwgezet en met de nodige discretie of vertrouwelijkheid verrichten. De medewerker verbindt zich ertoe op eigen initiatief te rapporteren over de output van het telewerken aan zijn leidinggevende.
De leidinggevende en de medewerker bespreken samen de taken die tijdens het telewerk worden uitgevoerd en het verwachte resultaat. De leidinggevende volgt dit van nabij op en ondersteunt of stuurt bij waar nodig.
Op regelmatige tijdstippen zal door de direct leidinggevende het programma telewerk worden geëvalueerd op niveau van het individu alsook op niveau van het team.
Rechten en plichten
Algemeen
Gedurende het telewerk, behoudt de medewerker dezelfde rechten en plichten als deze die van toepassing zijn tijdens het werken op kantoor.
De deontologische code en alle andere bestaande procedures en geldende reglementen voor het personeel blijven van toepassing.
Ook blijven de welzijnswetgeving en de regels met betrekking tot de veiligheid en preventie op de werkplek integraal van toepassing. De medewerker is verantwoordelijk voor een veilige en comfortabele (thuis)werkplek.
De bevoegde interne preventiedienst heeft toegang tot de werkplek van de telewerker met het oog op de controle op de correcte toepassing van de geldende regelingen inzake veiligheid en gezondheid.
Indien het telewerk wordt verricht in een bewoond lokaal, moet dit bezoek 1 week op voorhand worden aangekondigd en moet de telewerker ermee hebben ingestemd.
De medewerker is verantwoordelijk voor een goede werkplanning en een werkomgeving die efficiënt werken mogelijk maakt.
Het toestaan van telewerk is gekoppeld aan een bereikbaarheidsverplichting. Deze bereikbaarheidsverplichting wordt afgesproken met de leidinggevende . De telefoon staat steeds doorgeschakeld, zodat je tijdens de stamtijden bereikbaar bent. Je laat vooraf aan je dienst en directe collega’s weten wanneer je beschikbaar bent.
Arbeidsongeschiktheid
De melding bij ziekte of (arbeids)ongeval op een geplande telewerkdag gebeurt op dezelfde wijze als wanneer geen telewerk werd gepland .
Verzekeringen
Bij telewerk is de bestaande regeling inzake arbeidsongevallen van toepassing. In dit kader is bijgevolg een correcte aanvraag voorafgaand aan de telewerkdag van belang.
Ter info: Personeelsleden die thuis werken zijn ook verzekerd wanneer zij hun kinderen naar school brengen en van school halen (wordt beschouwd als arbeidsweg), maar niet voor andere activiteiten, zoals bv gaan lunchen tijdens de middagpauze, of kleine boodschappen zoals een brood of maaltijd gaan kopen, enz.
De werkgever is niet verantwoordelijk voor de gekozen telewerklocatie en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade veroorzaakt aan de woning of andere elementen tijdens het telewerken. De schade aan de woning of aan andere elementen tijdens het telewerken valt dus onder de bestaande verzekeringspolissen van de medewerker. De medewerker zorgt zelf voor een eventuele aanpassing van de eigen verzekeringen om de risico’s te dekken die aan telewerk zijn verbonden.
Stopzetting occasioneel telewerk
De beslissing tot occasioneel telewerk kan in onderling overleg of op eenzijdig verzoek van één van de partijen worden ingetrokken.
Ook bij een wijziging van het takenpakket kan het telewerk worden stopgezet.
Sancties
In geval van misbruik, kan het occasioneel telewerk door de werkgever (eventueel tijdelijk) worden stopgezet. Fraude of het niet respecteren van dit reglement kan ook aanleiding geven tot een tuchtprocedure voor statutaire personeelsleden of een disciplinaire procedure voor contractuele personeelsleden.
Toelagen, vergoedingen en sociale voordelen
Er is geen enkele toelage, vergoeding of sociaal voordeel verbonden aan telewerk. Telewerk wordt beschouwd als voordeel op zich en is bovendien volledig vrijwillig.
Ondersteuning
Apparatuur
De medewerker maakt voor occasioneel telewerk gebruik van de laptop en GSM hem ter beschikking gesteld door de werkgever, of van zijn of haar eigen materiaal.
In geval van gebruik van het door de werkgever ter beschikking gestelde materiaal, is privégebruik ervan niet toegestaan.
In geval van gebruik van eigen materiaal, wanneer de medewerker hiertoe beslist in het kader van telewerk, is de werkgever niet verantwoordelijk voor eventuele schade.
De medewerker zorgt voor de internetverbinding en betaalt hiervoor zelf de abonnementskosten.
ICT procedures en ondersteuning
De dienst ICT is tijdens de kantooruren bereikbaar als helpdesk voor de werkgerelateerde apparatuur.
De medewerker brengt onmiddellijk zijn of haar leidinggevende op de hoogte bij technische defecten aan de apparatuur of in geval van overmacht waardoor de medewerker zijn of haar werk niet kan verrichten. Wanneer het gaat om technische problemen aan apparatuur van de werkgever wordt tevens de dienst ICT op de hoogte gebracht. Bij technische problemen die langer dan 30 minuten aanslepen, dient de werknemer zich – behoudens overmacht – naar kantoor te begeven.
Voor de eigen werkingsmiddelen wordt geen ondersteuning geboden vanuit ICT (vb. internetverbinding of eigen randapparatuur zoals printers, keyboards, externe schermen, enz.)
Bescherming van gegevens
De werkgever neemt maatregelen ten aanzien van de software, zodat de bescherming van de gegevens die door het personeelslid voor professionele doeleinden worden gebruikt en verwerkt via telewerk, gewaarborgd is.
Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker dat niemand toegang krijgt tot het netwerk van de organisatie of elektronische/geprinte documenten kan inkijken.
De bestaande procedures en reglementen met betrekking tot de bescherming van gegevens zijn ook geldig en van toepassing tijdens het telewerken (E-policy zie arbeidsreglement gemeente en OCMW).
Geldigheid
De medewerker die gebruik maakt van de optie occasioneel telewerk, verklaart zich akkoord met dit reglement. Er wordt met de medewerker een “telewerkovereenkomst” afgesloten. Voor de contractuele medewerker is deze getekende overeenkomst een addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst.