Reglement Raad van Commissarissen Stichting De Leeuw van Putten
Reglement Raad van Commissarissen Stichting De Leeuw van Putten
Artikel 1 - Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van de Stichting;
b. Bestuurder: een lid van het Bestuur;
c. Bijlage: een bijlage bij dit reglement;
d. BTIV: Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015;
e. Huurdersorganisatie: de huurdersorganisatie zoals bedoeld in artikel
11.3 van de Statuten;
f. Bewonerscommissie: commissie zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel g van de Wet op het overleg huurder verhuurder;
g. Gemeenten: de gemeente(n) waarin de Stichting feitelijk werkzaam is;
h. Governancecode: de Governancecode woningcorporaties 2015 of zoals deze op enig moment luidt;
i. RvC: de raad van commissarissen van de Stichting als bedoeld in artikel 1 van de Statuten;
j. Statuten: de statuten van de Stichting;
k. Stichting: Stichting De Leeuw van Putten;
l. VTW: de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties;
m. Website: de website van de Stichting De Leeuw van Putten;
n. Wet: Woningwet.
Artikel 2 - Status en inhoud reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op de Statuten.
2. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de RvC voor zijn functioneren als uitgangspunt nemen de geldende Governancecode. In dit reglement zijn de principes uit de Governancecode zoveel mogelijk verwerkt.
3. De RvC en ieder lid van de RvC afzonderlijk is gehouden tot naleving van dit reglement en de Governancecode.
4. Dit reglement wordt op de Website geplaatst.
5. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de Statuten, prevaleren deze laatste. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, prevaleert dit laatste.
6. Bij dit reglement zijn de volgend bijlagen gevoegd, welke daarvan integraal onderdeel uitmaken:
Bijlage A: de profielschets van de omvang en samenstelling van de RvC en zijn leden;
Bijlage B: het rooster van aftreden van de leden van de RvC; Bijlage C: het reglement voor de auditcommissie
Bijlage D: het reglement voor de selectie- en remuneratiecommissie;
Bijlage E: het reglement financieel beleid en beheer
Artikel 3 - Samenstelling, deskundigheid, onafhankelijkheid en profielschets
1. In aanvulling op artikel 11 van de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van de RvC het in dit artikel 3 bepaalde.
2. De RvC dient zodanig te zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens de Stichting en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van de RvC worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. ieder lid van de RvC dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 1 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV.;
b. ieder lid van de RvC dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. ieder lid van de RvC moet voldoen aan de in lid 6 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan de samenstelling van de RvC;
x. xx XxX dient zodanig te zijn samengesteld dat de juiste kennis en ervaring in huis is, zoals ervaring in de volkshuisvesting, financiële kennis en ervaring, deskundigheid op het gebied van HR, bestuurlijke ervaring bij naar omvang gelijkwaardige of grote organisaties, relevante vastgoedexpertise en juridische kennis;
e. ieder lid van de RvC dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in artikel
11.2 en 11.4 van de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van de Stichting. De RvC stelt van ieder lid van de RvC vast of hij onafhankelijk toezicht kan houden. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van de RvC.
f. de RvC dient zodanig te zijn samengesteld dat wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:252a van het Burgerlijk Wetboek. Dit betekent dat indien de Stichting een grote rechtspersoon is conform voornoemd artikel, een lid van de RvC maximaal vier commissariaten bij andere grote rechtspersonen mag vervullen.
g. een lid van de RvC wordt benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar, en kan worden herbenoemd. De al dan niet aaneengesloten totale periode waarin een commissaris lid is van de Raad van Commissarissen van de toegelaten instelling is ten hoogste acht jaar.
4. Elk lid van de RvC is verplicht de voorzitter van de RvC de informatie te verschaffen die nodig is voor de vaststelling en het bijhouden van zijn nevenfuncties.
5. Het door een lid van de RvC aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van commissaris van de Stichting behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvC.
6. De RvC stelt een profielschets van zijn omvang en samenstelling op als bedoeld in artikel 15.4 van de Statuten, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van de Stichting, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden.
7. In overleg met de Huurdersorganisatie wordt bepaald voor welke zetels zij het recht hebben een bindende voordracht te doen. De profielschets bevat in ieder geval de voor de Stichting relevante aspecten van diversiteit in de samenstelling van de RvC en de concrete kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen die zij ten aanzien daarvan hanteert. Onder diversiteit wordt verstaan de verscheidenheid in geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken. De profielschets bevat daarnaast de bijzondere kwaliteiten en eigenschappen die worden verwacht ten aanzien van de vervulling van specifieke vacatures binnen de RvC zoals in ieder geval de voorzitter en vice-voorzitter.
8. Voor zover de samenstelling van de RvC afwijkt van de profielschets, legt de RvC hierover verantwoording af in het verslag van de RvC waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
9. De RvC gaat op het moment dat een lid van de RvC aftredend is, dan wel bij het anderszins ontstaan van een vacature in de RvC na of de profielschets nog voldoet. Zo nodig past de RvC de profielschets aan. De RvC gaat daarbij ook te rade bij het Bestuur.
10. De RvC verstrekt de vastgestelde profielschets aan het Bestuur, de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de Website geplaatst.
11. Leden van de RvC kunnen geen huurders van woongelegenheden van de Stichting zijn.
Artikel 4 - Werving, selectie en (her)benoeming
1. De leden van de RvC worden geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in artikel 11 van de Statuten. Commissarissen zijn natuurlijke personen.
2. De leden van de RvC worden op openbare wijze geworven met inachtneming van artikel 11 van de Statuten. Bij een vacature in de RvC wordt de vacature op de Website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De RvC zal op basis van de profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. Het Bestuur heeft een adviserende rol. In geval van benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de Huurdersorganisatie, worden tevens procedure-afspraken gemaakt met de Huurdersorganisatie.
3. Van de vacature in de RvC wordt kennis gegeven aan het Bestuur en aan de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor toetreding tot de RvC, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken waarin de RvC zich een oordeel zal vormen over de geschiktheid van de kandidaat.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de RvC in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming. Dit voornemen wordt ook met het Bestuur besproken.
6. Een lid van de RvC wordt niet benoemd dan nadat:
a. de Stichting de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in artikel 30 lid 3 van de Wet heeft ontvangen;
b. de ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de RvC conform artikel 11.4 van de XXX Xxxxxxxxxxxx (tenzij het de benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de Huurdersorganisatie betreft). Als de RvC het advies van de ondernemingsraad niet volgt, deelt de RvC dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad.
7. Een lid van de RvC wordt niet herbenoemd voordat de selectie- en remuneratiecommissie over diens functioneren in de RvC gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de RvC afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de RvC. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets. In geval van benoeming van een lid van de RvC op voordracht van de Huurdersorganisatie, worden tevens procedure- afspraken gemaakt met de Huurdersorganisatie. Het her te benoemen lid van de RvC dat lid is van de selectie- en remuneratiecommissie treedt tijdelijk terug uit de commissie en zal tot aan het moment van herbenoeming worden vervangen door een ander lid. De gronden waarop de RvC tot zijn besluit is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van leden van de RvC wordt in het verslag van de RvC verantwoord.
Artikel 5 - Introductieprogramma, opleiding en training
1. Alle leden van de RvC volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. In het introductieprogramma wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende zaken:
a. de verantwoordelijkheden van een commissaris;
b. de xxxxxx’x die zijn verbonden aan het werk als commissaris;
c. algemene financiële en juridische zaken;
d. de financiële verslaggeving;
e. kennis over volkshuisvesting;
f. opleiding en educatie;
g. de Governancecode woningcorporaties en de naleving daarvan;
h. de voorbeeldfunctie van een commissaris.
2. Alle leden van de RvC zijn gehouden hun kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. De RvC is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden en dient te zorgen voor voldoende tegenwicht binnen de RvC en tussen de RvC en het Bestuur. In dat kader beoordeelt de RvC jaarlijks op welke
onderdelen zijn leden gedurende hun zittingsperiode behoefte hebben aan nadere training en opleiding.
3. Op de training en opleiding van de leden van de RvC is de Permanente Educatie-systematiek zoals vastgelegd in de ‘Notitie PE-systeem
commissarissen’ van VTW van toepassing. In het verslag van de RvC in het jaarverslag worden de door zijn leden behaalde Permanente Educatie-punten vermeld.
Artikel 6 - Tegenstrijdig belang
1. De RvC is verantwoordelijk voor de besluitvorming bij zaken waarbij een tegenstrijdig belang aan de orde kan zijn bij leden van de RvC, Bestuurder en/of de externe accountant in relatie tot de Stichting.
2. De Stichting verstrekt aan leden van de RvC geen persoonlijke leningen of garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid zoals voorzien in de Statuten en/of reglementen van de Stichting. Leden van de RvC mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de Stichting, schenkingen aannemen van de Stichting en haar relaties, of derden op kosten van de Stichting voordelen verschaffen. Leden van de RvC verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de Stichting. Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen een lid van de RvC en de Stichting moet worden vermeden. De in dit artikel vermelde eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de integriteitscode van de Stichting.
3. Een lid van de RvC heeft in ieder geval een (potentieel) tegenstrijdig belang indien:
a. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met het betreffende lid van de RvC en/of een rechtspersoon of onderneming waarin het betreffend lid van de RvC persoonlijk een materieel financieel belang houdt;
b. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon of onderneming waarvan het betreffende lid van de RvC, diens echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult, met uitzondering van rechtspersonen welke als een verbinding van de Stichting kwalificeren;
c. hij een eerste of tweede graad van bloed-/aanverwantschap, huwelijk, geregistreerd partnerschap heeft of een duurzame gemeenschappelijke huishouding voert met de Bestuurder, een lid van de RvC of een werknemer van de Stichting;
d. hij een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 lid 1 Burgerlijk Wetboek heeft met of functionele betrokkenheid heeft bij een bedrijf of organisatie, waarvan de belangen strijdig zouden kunnen zijn met die van de Stichting;
e. hij bestuurder is van of een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7:610 lid 1 het Burgerlijk Wetboek heeft met een
werknemersorganisatie welke pleegt betrokken te zijn bij de vaststelling van arbeidsvoorwaarden van toegelaten instellingen;
f. de RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
4. Leden van de RvC melden een (potentieel) tegenstrijdig belang onmiddellijk aan de voorzitter van de RvC en zijn overige leden. Daarbij geeft het betreffende lid inzicht in alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. Het lid dat een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming van de RvC omtrent het onderwerp waarbij hij of zij een tegenstrijdig belang heeft. Evenmin neemt het betreffende lid deel aan de beoordeling of sprake is van een tegenstrijdig belang.
5. Xxxxxxx een lid van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang meldt aan de voorzitter van de RvC en overige leden conform het bepaalde in lid 4, treden deze laatsten zo spoedig mogelijk met het betreffende lid in overleg betreft de wijze waarop de hij het tegenstrijdig belang zal voorkomen dan wel zal beëindigen.
6. Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een structureel tegenstrijdig belang, zal het betreffende lid aftreden. Indien het betrokken lid van de RvC niet uit eigener beweging aftreedt, neemt de RvC een daartoe strekkend besluit op de wijze als bepaald in artikel
16.6 van de Statuten en met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 lid 6.
7. Indien de voorzitter van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft, treedt de vice-voorzitter van de RvC als voorzitter op tot het moment dat het tegenstrijdig belang is beëindigd, dan wel, in geval het tegenstrijdig belang tot aftreden van de voorzitter leidt, tot het moment van diens vervanging.
Artikel 7 - Taken en bevoegdheden
1. In aanvulling op artikel 18 van de Statuten, geldt ten aanzien van de taken en bevoegdheden van de RvC het in dit artikel 7 bepaalde.
2. De RvC is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren en houdt in het licht van de maatschappelijke doelen van de Stichting specifiek toezicht op alle inspanningen om risico’s inzichtelijk te maken en te beheersen.
3. In een intern beleidsstuk wordt de visie neergelegd die de RvC heeft op het toezichthouden op de Stichting. De RvC beschrijft in de visie zijn rollen als werkgever, toezichthouder en klankbord en zijn taakuitoefening als intern toezichthouder. In dit beleidsdocument wordt de visie van het Bestuur als bedoeld in het reglement Bestuur ook verankerd.
4. Het toezichtskader voor de Stichting is de wet- en regelgeving. Als toezichtskader hanteert de RvC die documenten waaraan de maatschappelijk en financiële prestaties van de Stichting kunnen worden getoetst.
5. Het toezichtskader van de Stichting wordt in samenspraak tussen Bestuur en de RvC vastgesteld en bevat in ieder geval de volgende beleidsstukken
a. Statuten;
b. het reglement van de RvC met bijlagen en het reglement Bestuur met bijlagen;
c. reglement financieel beleid en beheer;
d. ondernemingsplan
e. begroting
f. treasury statuut;
g. investeringsstatuut;
i. procuratiereglement;
j. visie op opdrachtgeverschap en beleid van aanbestedingen;
6. De RvC heeft tot taak:
a. het zorgen voor een goed functionerend Bestuur en het evalueren en beoordelen van het functioneren van het Bestuur en het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde potentiële belangenverstrengelingen tussen de Stichting enerzijds en het Bestuur anderzijds;
b. het functioneren als werkgever, adviseur en klankbord voor het Bestuur;
c. het goedkeuren van strategische beslissingen van het Bestuur, waaronder in ieder geval begrepen de besluiten omtrent de vaststelling van de begroting, het strategisch ondernemingsplan, de jaarlijkse verantwoording en de besluiten van het Bestuur die aan zijn goedkeuring zijn onderworpen op grond van artikel 25 van de Statuten;
d. het goedkeuren van het door het Bestuur vastgestelde reglementen en Statuten (waaronder begrepen het reglement financieel beheer) en het toezien op de naleving daarvan;
e. het in behandeling nemen van, en beslissen omtrent, gemelde vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het Bestuur betreffen;
f. het vaststellen van het beloningsbeleid van Bestuurder en RvC conform de vigerende wettelijke kaders;
g. het zorgen voor een goed functionerend intern toezicht;
h. toezicht op de instelling en handhaving van interne procedures;
i. toezicht op het behalen van het vereiste aantal PE-punten door Bestuurder en leden van de RvC;
j. het vaststellen van de jaarrekening;
k. het selecteren en benoemen van de externe accountant en het vaststellen van diens honorarium;
l. het in samenwerking met het Bestuur openbaar maken, naleven en handhaven van de corporate governance structuur van de Stichting;
x.xx overige taken die bij of krachtens de wet of de Statuten aan de RvC toekomen.
7. De wettelijke en statutaire bevoegdheden van de RvC berusten bij de RvC als college en worden onder gezamenlijke verantwoordelijkheid uitgevoerd.
8. De RvC kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden vaststellen, bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de RvC. De RvC blijft als geheel verantwoordelijk voor alle besluitvorming.
9. Een lid van de RvC heeft geen zakelijke contacten met personen die werkzaamheden voor de Stichting verrichten anders dan via het Bestuur.
10. Ieder lid van de RvC die op informele of ander indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties aangaande de Stichting, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen dat de RvC dan wel diens voorzitter in dit vertrouwen kan worden betrokken.
Artikel 8 - Voorzitter, vice-voorzitter en secretariaat
1. De RvC kiest uit zijn midden aan de hand van de toepasselijke profielschets een voorzitter en een vice-voorzitter.
2. De voorzitter van de RvC is aanspreekpunt voor de overige leden van de RvC en het Bestuur. De voorzitter ziet erop toe dat:
a. de vergaderingen efficiënt, effectief en in een open sfeer plaatsvinden, waarin alle leden gelijkwaardig kunnen participeren en tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak;
b. de RvC als team goed kan functioneren, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van ieder lid van de RvC;
c. contacten tussen de RvC, het Bestuur, de ondernemingsraad, Huurdersorganisatie en andere belanghebbenden goed verlopen;
d. leden van de RvC een introductie- en opleidingsprogramma volgen;
e. de Bestuurder en de leden van de RvC ten minste één keer per jaar worden beoordeeld op hun functioneren;
f. aandacht wordt besteed aan het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgen voor bekendheid van de Governancecode;
g. leden van de RvC actief bijdragen aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen;
h. de agenda van de vergadering wordt voorbereid in overleg met het Bestuur;
3. De voorzitter treedt namens de RvC naar buiten op.
4. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter zijn volledige taken waar.
5. De Stichting stelt mensen en middelen ter beschikking opdat de RvC zijn taak kan uitoefenen en draagt zorg voor het archief van de RvC.
Artikel 9 - Commissies
1. De RvC kent ten minste twee commissies die ter ondersteuning van het toezicht worden ingesteld, te weten: een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. De commissies worden door de RvC uit zijn midden in- en samengesteld. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door één van de commissies van de RvC.
2. De RvC stelt voor iedere commissie een reglement op waarin rol en verantwoordelijkheden worden omschreven, evenals de samenstelling en werkwijze van de commissies. De reglementen van de commissies worden op de website geplaatst.
3. In het verslag van de RvC worden de samenstelling van de commissies, het aantal commissievergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die daarin op de agenda stonden, vermeld.
4. De RvC ontvangt van iedere commissie een verslag van de overleggen.
5. Indien een in lid 1 van dit artikel genoemde commissie op enig moment geen leden meer heeft, zal de RvC in de eerstvolgende vergadering overgaan tot benoeming van nieuwe commissieleden.
6. De selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie worden niet voorgezeten door de voorzitter van de RvC.
Artikel 10 - Xxxxxxxxx, ontslag en aftreden
1. Het rooster van aftreden van leden van de RvC als bedoeld in artikel
15.1 van de Statuten wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de RvC wordt gewaarborgd.
2. Een volgens het rooster aftredend lid van de RvC is ingevolge artikel
11.1 van de Statuten eenmaal terstond herbenoembaar, met inachtneming van artikel 4 van dit reglement.
3. Het rooster van aftreden wordt verstrekt aan het Bestuur, de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt het rooster van aftreden op de Website geplaatst.
4. Een lid van de RvC treedt af in geval één van de redenen van ontslag zoals verwoord in artikel 17 van de Statuten aanwezig is.
5. Indien de RvC van oordeel is dat één van de redenen als bedoeld in artikel 17 van de Statuten aanwezig is en het betrokken lid van de RvC niet eigener beweging aftreedt, neemt de RvC een daartoe strekkend besluit op de wijze als bepaald in artikel 16 van de Statuten.
6. Indien de voorgenomen schorsing of het voorgenomen ontslag de voorzitter betreft, consulteert de vice-voorzitter, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden van de RvC elk afzonderlijk, over het voornemen tot ontslag of schorsing.
7. Over een eventueel te communiceren schorsing of ontslag zullen tevoren door de RvC, het betreffende lid en het Bestuur een te volgen gedragslijn worden overeengekomen.
Artikel 11 - Honorering en onkostenvergoeding
1. Leden van de RvC worden gehonoreerd voor de uitoefening van hun functie. De honorering wordt jaarlijks door de RvC vastgesteld met in achtneming van artikel 10.4 van de Statuten. De Stichting neemt daarbij ook de door de VTW vastgestelde bindende beroepsregel in acht. Deze beroepsregel geldt ook voor de vergoeding van ten behoeve van de Stichting gemaakte zakelijke kosten, welke onder de daar genoemde voorwaarden op declaratiebasis geschiedt aan de leden van de RvC.
2. Ingeval van ontstentenis en belet van de Bestuurder, waarbij één of meerdere leden van de RvC zorgdragen voor tijdelijke plaatsvervanging conform het bepaalde in artikel 18.7 van de Statuten, wordt het honorarium op normale wijze doorbetaald. Het RvC lid dat zorgdraagt voor tijdelijke plaatsvervanging ontvangt geen aanvullende bezoldiging, doch zijn aanvullende kosten worden vergoed volgens het bepaalde in lid 1.
Artikel 12 - De werkgeversrol ten opzichte van het bestuur; samenstelling, deskundigheid, onafhankelijkheid en profielschets
1. In aanvulling op artikel 4 van de Statuten, geldt ten aanzien van de samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van het Bestuur het in dit artikel 12 bepaalde.
2. Het Bestuur dient zodanig te zijn dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen en kan voldoen aan zijn verplichtingen jegens de Stichting en haar belanghebbenden, in overeenstemming met dit reglement, de Statuten en de toepasselijke wet- en regelgeving.
3. Bij de samenstelling van het Bestuur worden de volgende vereisten in acht genomen:
a. de Bestuurder dient geschikt te zijn voor zijn taak blijkens diens opleiding, werkervaring, werkervaring en vakinhoudelijke kennis, alsmede de competenties genoemd in bijlage 2 bij artikel 19 lid 1 onder a. van het BTIV.;
b. de Bestuurder dient betrouwbaar te zijn, blijkens diens handelen of nalaten of voornemens daartoe en uit mogelijke antecedenten als bedoeld in bijlage 2 artikel 19 lid 1 onder b. van het BTIV;
c. de Bestuurder moet voldoen aan in de in lid 5 van dit artikel bedoelde profielschets waarin eisen worden gesteld aan het Bestuur;
d. de Bestuurder dient onafhankelijk te zijn als bedoeld in artikel 5 van de Statuten en dient geen belangen te hebben die tegenstrijdig zijn met het belang van de Stichting;
e. de externe accountant die verantwoordelijk is geweest voor het uitvoeren van een wettelijke controle van de Stichting kan niet tot Bestuurder worden benoemd dan nadat ten minste twee jaar is verstreken sinds hij zijn werkzaamheden als externe accountant bij de Stichting heeft beëindigd.
4. De RvC stelt van de Bestuurder vast of hij zijn functie onafhankelijk kan vervullen. Deze informatie wordt gepubliceerd in het verslag van RvC.
5. De RvC stelt in het geval van werving van een Bestuurder een profielschets van de omvang en samenstelling van het Bestuur op als bedoeld in artikel 4 van de Statuten, rekening houdende met het in dit artikel bepaalde, de aard van de Stichting, haar werkzaamheden en de gewenste deskundigheid, achtergrond, ervaring en onafhankelijkheid van zijn leden. Bij het opstellen van de profielschets betrekt de RvC de ondernemingsraad, Huurdersorganisatie en eventuele andere belanghebbenden.
6. Voor zover het profiel van een te benoemen Bestuurder afwijkt van de profielschets, legt de RvC hierover verantwoording af in het verslag van de RvC waarbij wordt aangegeven op welke termijn wordt verwacht aan de profielschets te kunnen voldoen.
7. De RvC verstrekt de vastgestelde profielschets aan het zittende Bestuur, de Huurdersorganisaties en de ondernemingsraad. Daarnaast wordt de profielschets op de Website geplaatst.
Artikel 13 - Bestuur; werving, selectie en (her)benoeming
1. De Bestuurder wordt geselecteerd en benoemd op de wijze als voorzien in artikel 4 van de Statuten. De Bestuurder is een natuurlijk persoon.
2. De Bestuurder wordt op openbare wijze geworven. Bij een vacature in het Bestuur wordt de vacature op de Website gepubliceerd en openbaar opengesteld. De RvC zal op basis van de profielschets overgaan tot een wervingsprocedure. De werving- en selectieprocedure wordt neergelegd in een beleidsstuk. Van deze wijze van werving kan alleen met zwaarwichtige redenen worden afgeweken.
3. Van de vacature in het Bestuur, evenals van de vastgestelde profielschets, wordt kennis gegeven aan het Bestuur aan de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad.
4. Wanneer een persoon is geselecteerd als kandidaat voor toetreding tot het Bestuur, zal hij worden uitgenodigd voor gesprekken waarin de RvC zich een oordeel moet vormen over de geschiktheid van de kandidaat, alsmede voor gesprekken met de ondernemingsraad en de Huurdersorganisatie.
5. Indien deze gesprekken naar wederzijdse tevredenheid zijn verlopen, neemt de RvC in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit tot benoeming. Dit voornemen wordt ook met het Bestuur besproken.
6. Een Bestuurder wordt niet benoemd dan nadat:
a. de Stichting de goedkeuring en positieve zienswijze van de minister als bedoeld in artikel 25 lid 2 van de Wet heeft ontvangen;
b. de ondernemingsraad hierover advies heeft uitgebracht aan de RvC conform artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden. Als de RvC het advies van de ondernemingsraad niet volgt, deelt de RvC dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de ondernemingsraad.
7. Een Bestuurder wordt niet herbenoemd dan nadat de selectie- en remuneratiecommissie van het functioneren van de desbetreffende Bestuurder gedurende de afgelopen zittingsperiode onder de overige leden van de RvC afzonderlijk een evaluatie heeft gehouden en aan de
hand daarvan een advies heeft uitgebracht aan de RvC. Daarbij wordt rekening gehouden met de profielschets van de betreffende zetel. De gronden waarop de RvC tot zijn besluit is gekomen worden in het besluit tot herbenoeming vermeld.
8. De gevolgde procedure van werving, selectie en (her)benoeming van de Bestuurder wordt in het verslag van de RvC verantwoord.
Artikel 14 - Vergaderingen en besluitvorming
1. In aanvulling op het bepaalde in artikelen 19 en 21 van de Statuten geldt ten aanzien van de vergadering en besluitvorming van de RvC het bepaalde in dit artikel 14.
2. De Voorzitter maakt voor het begin van het jaar een vergaderschema voor de RvC.
3. De vergaderingen van de RvC worden opgeroepen op de wijze zoals bepaald in artikelen 19 en 20 van de Statuten. In afwijking hiervan roept de voorzitter van de RvC de vergadering bijeen, in de gevallen waarin de RvC zonder het Bestuur vergadert.
4. De RvC stelt jaarlijks een governance agenda op waarin de te agenderen onderwerpen zijn xxxxxxxxx.Xx huidige governance agenda is bijgevoegd als bijlage bij dit reglement.
5. Ieder lid van de RvC woont de vergaderingen van de RvC bij. Indien leden van de RvC frequent afwezig zijn op vergaderingen, worden zij daarop aangesproken door de voorzitter van de RvC en wordt hiervan melding gemaakt in het verslag van de RvC.
6. Indien twee of meer leden van de RvC het nodig achten dat een vergadering wordt gehouden, dan kunnen zij de voorzitter van de RvC schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek niet binnen veertien dagen gevolg, dan zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de voorzitter een vergadering bijeenroept.
7. De besluitvorming in vergaderingen met betrekking tot:
a. de beoordeling van het functioneren van de Bestuurder en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
b. de beoordeling van het functioneren van de RvC en zijn individuele leden, alsmede zijn afzonderlijke commissies en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden;
c. het gewenste profiel en competentie van het Bestuur;
d. (potentiële) tegenstrijdige belangen en onverenigbaarheden van het Bestuur;
wordt niet bijgewoond door de Bestuurder.
8. De RvC vergadert ten minste één maal per jaar over de volgende onderwerpen:
a. de begroting;
b. de conceptjaarstukken en het accountantsverslag;
c. de invulling maatschappelijke taak en positie van de Stichting en de strategie en risico’s verbonden aan de onderneming;
d. de onderwerpen vermeld in lid 7 onder a. b. en c.
9. Om rechtsgeldige besluiten te nemen dient tenminste een derde deel, doch niet meer dan de helft van de leden te zijn benoemd op grond van het bepaalde in artikel 11 lid 3 tot en met 9 van de statuten.
10. Blijkt ter vergadering het vereiste aantal leden om rechtsgeldige besluiten te nemen niet aanwezig te zijn, dan wordt uiterlijk binnen twee weken een nieuwe vergadering bijeengeroepen. De alsdan aanwezige leden kunnen ter vergadering rechtsgeldige besluiten nemen ongeacht het aantal alsdan aanwezige leden van de Raad van Commissarissen.
11. Het secretariaat van de RvC verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de RvC met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en een ander lid van de RvC.
De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de RvC en/of de Bestuurder een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk voor derden. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd.
Artikel 15 - Informatievoorziening en relatie met het Bestuur
1. De RvC en zijn afzonderlijke leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat zij beschikken over de voor de uitoefening van hun taak relevante informatie van Bestuur, externe accountant en/of derden.
2. De RvC kan met in achtneming van artikel 18 van de Statuten op kosten van de Stichting informatie inwinnen bij functionarissen en externe adviseurs van de Stichting, alsmede kan de RvC deze personen uitnodigen bij vergaderingen van de RvC. Het Bestuur wordt hiervan op de hoogte gesteld.
3. De RvC is bevoegd met het Bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie.
4. Ontvangt een lid van de RvC uit andere bron dan het Bestuur of de RvC informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de RvC op de hoogte zal stellen.
Artikel 16 - Externe accountant
1. De externe accountant van de Stichting wordt benoemd en ontslagen door de RvC. Het Bestuur wordt tijdig in de gelegenheid gebracht hierover advies uit te brengen. De RvC stelt het honorarium van de externe accountant vast.
2. De RvC benoemt de externe accountant (kantoor) voor een periode van maximaal vier jaar. Verlenging is mogelijk tot een maximale opdrachtduur van in totaal 10 jaar.
3. De selectieprocedure van de externe accountant en de redenen die aan de wisseling ten grondslag liggen worden toegelicht in het verslag van de RvC.
4. De RvC ziet toe op de controlewerkzaamheden van de externe accountant. Daarbij wordt het vigerende accountantsprotocol voor woningcorporaties gehanteerd.
5. De externe accountant verricht naast controlewerkzaamheden geen andere werkzaamheden voor de Stichting of haar verbindingen. Dit geldt ook voor andere onderdelen uit het netwerk van de externe accountant indien de externe accountant onderdeel uitmaakt van een netwerk.
6. Een tegenstrijdig belang ten aanzien van de externe accountant van de Stichting bestaat indien de RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan.
7. Een (potentieel) tegenstrijdig belang van de externe accountant wordt terstond na ontdekking gemeld aan de voorzitter van de RvC. De externe accountant, en de RvC verschaffen hierover alle relevante informatie aan de voorzitter van de RvC. De RvC beoordeelt of er daadwerkelijk een tegenstrijdig belang is als gevolg waarvan de aanstelling van de externe accountant moet worden heroverwogen of andere maatregelen dienen te worden getroffen teneinde het tegenstrijdig belang ongedaan te maken. De voorzitter van de RvC ziet erop toe dat deze maatregelen worden gepubliceerd in het verslag van de RvC onder vermelding van het tegenstrijdig belang.
8. De contacten tussen de RvC en de externe accountant lopen via de voorzitter van de auditcommissie.
9. De externe accountant en auditcommissie worden betrokken bij het opstellen van het werkplan van de controle.
10. De externe accountant rapporteert aan de RvC en het Bestuur over zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening.
11. De externe accountant woont het van belang zijnde gedeelte van de vergaderingen van de RvC bij waarin de jaarrekening wordt besproken
en/of vastgesteld. De externe accountant ontvangt tijdig de financiële informatie die ten grondslag ligt aan de vaststelling van de jaarrekening en wordt in de gelegenheid gesteld om op alle informatie te reageren.
12. De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening worden bevraagd door de RvC.
13. De auditcommissie (en het Bestuur) rapporteren jaarlijks afzonderlijk aan de RvC over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid (met inbegrip van het verrichten van niet-controlewerkzaamheden voor de Stichting door hetzelfde kantoor). Mede op grond hiervan besluit de RvC de (her)benoeming van een externe accountant.
14. De RvC beoordeelt of en hoe de externe accountant wordt betrokken bij de (toetsing van de) inhoud en publicatie van (financiële) verantwoordingen, anders dan de jaarrekening.
15. De RvC spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in het accountantsverslag gedane aanbevelingen en ziet erop toe dat deze ook daadwerkelijk door het Bestuur worden opgevolgd.
16. De auditcommissie en het Bestuur maken ieder ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant. De beoordeling wordt besproken in de vergadering van de RvC en de belangrijkste conclusies worden vermeld in het verslag van de RvC.
Artikel 17 - Intern en extern overleg
1. De RvC oriënteert zich regelmatig over wat er onder de betrokken Gemeenten, Huurdersorganisatie en andere belanghebbenden leeft en legt aan die belanghebbenden periodiek verantwoording af over de wijze waarop de RvC toezicht heeft gehouden. In het verslag van de RvC wordt hiervan melding gemaakt.
2. Ieder jaar zal de RvC een schema opstellen voor het bijwonen door één of meer van zijn leden van de (overleg)vergaderingen van de ondernemingsraad voor zover deze overlegvergaderingen door die leden moeten worden bijgewoond op grond van de wet of krachtens een overeenkomst met de ondernemingsraad. In deze vergaderingen wordt overleg gevoerd over de algemene gang van zaken binnen de Stichting en de voorstellen als bedoeld in artikel 25 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden.
3. De RvC wijst uit zijn leden een verantwoordelijke aan voor het onderhouden en coördineren van de contacten met de ondernemingsraad. Indien een lid van de RvC wordt uitgenodigd voor het bijwonen van een vergadering met de ondernemingsraad, zal hij een dergelijke uitnodiging uitsluitend accepteren na voorafgaand overleg met de voorzitter. Indien het verantwoordelijke lid van de RvC daartoe aanleiding ziet, neemt hij contact op met de voorzitter van de ondernemingsraad.
4. Indien het Bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de RvC als een advies en/of instemming van de ondernemingsraad behoeft, zal het voorstel eerst aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Vervolgens zal het bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de RvC voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of de verkregen instemming van de ondernemingsraad.
5. Indien het Bestuur voor een voorstel zowel de goedkeuring van de RvC als een advies en/of instemming van de Huurdersorganisatie behoeft, zal het voorstel eerst aan de Huurdersorganisatie worden voorgelegd. Vervolgens zal het Bestuur het voorstel ter goedkeuring aan de RvC voorleggen onder vermelding van het verkregen advies of verkregen instemming van de Huurdersorganisatie.
6. Het Bestuur informeert de RvC over de relevante onderwerpen die aan de orde zijn geweest tijdens het overleg met de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad.
7. Ten minste eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats tussen de Huurdersorganisatie en (een vertegenwoordiging van) de RvC over de algemene gang van zaken van de Stichting, tenzij de Huurdersorganisatie besluiten dat hieraan geen toepassing behoeft te worden gegeven.
Artikel 18 - Conflicten
1. Ingeval er naar vaststelling van het Bestuur en/of de RvC sprake is van een onverenigbaarheid van standpunten tussen het Bestuur en de RvC, zullen het Bestuur en de voorzitter van de RvC trachten in goed onderling overleg een oplossing te bewerkstelligen. Een voorstel tot een dergelijke oplossing wordt zowel in het Bestuur als in de RvC in stemming gebracht.
2. Het Bestuur en de voorzitter van de RvC zullen, al dan niet ondersteund door een onafhankelijke derde, ten minste driemaal met elkaar overleggen, tenzij zij eerder tot overeenstemming zijn gekomen over een oplossing. Tussen twee overlegvergaderingen zullen ten minste vier weekdagen liggen, de dagen van de overlegvergaderingen niet meegerekend.
3. Ingeval het overleg niet binnen twee maanden heeft geleid tot een oplossing van onverenigbaarheid van inzichten, kan de voorzitter van de RvC besluiten het geschil voor te leggen aan een extern adviseur, die, op verzoek van de voorzitter van de RvC gehoord het Bestuur, een (al dan niet) bindend advies uitbrengt. De Bestuurder en leden van de RvC verstrekken de adviseur alle relevante en gewenste informatie
4. In conflicten tussen de Bestuurder en een lid van de RvC bemiddelt de voorzitter van de RvC, of, ingeval de voorzitter zelf partij is bij het conflict, de vice-voorzitter.
Artikel 19 - Verantwoording en evaluatie
1. De RvC maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag van de RvC, betreffende zijn functioneren en zijn werkzaamheden, dat in het jaarverslag van de Stichting wordt gepubliceerd.
2. Conform het bepaalde in de Wet, wordt in het jaarverslag:
a. een opgave van de nevenfuncties van de Bestuurder en van leden van de RvC opgenomen;
b. een afzonderlijk verslag van de RvC opgenomen van de wijze waarop in het jaarverslag toepassing is gegeven aan het bepaalde bij en krachtens de artikelen 26, 31, eerste en tweede lid, en 35, derde lid van de Wet, en van de naleving in dat verslagjaar van het bepaalde bij en krachtens artikel 30 van de Wet;
c. afzonderlijk verslag gedaan ten aanzien van de verbonden ondernemingen ten aanzien van bovenstaande punten.
3. Conform het bepaalde in de Governancecode, wordt in het jaarverslag:
a. een samenvatting opgenomen uit het verslag dat het Bestuur aan de RvC uitbrengt over ingediende klachten bij toegelaten instelling;
b. melding gemaakt van de in het verslagjaar behaalde PE-punten van zowel het Bestuur als de RvC;
c. door het Bestuur gerapporteerd over de gerealiseerde maatschappelijke, operationele en financiële resultaten van de toegelaten instelling. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de doelmatigheid van de toegelaten instelling (efficiëntie) en de mate waarin de toegelaten instelling in staat is haar maatschappelijke taak op langere termijn te vervullen (continuïteit).;
d. het beloningsbeleid, inclusief de beloning van het Bestuur gepubliceerd;
e. door de RvC gerapporteerd over het proces van de jaarlijkse beoordeling van de Bestuurder ;
f. door de RvC een verslag van de werkzaamheden in dat verslagjaar gepubliceerd ;
g. de honorering van leden van de RvC vermeld ;
h. de gevolgde procedure van werving en selectie van leden van het Bestuur en RvC verantwoord ;
i. het rooster van aftreden van de RvC gepubliceerd ;
j. de vaststelling van de RvC of de leden van de RvC onafhankelijk toezicht kunnen houden gemeld ;
k. de samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die op de agenda stonden vermeld
l. aan de dialoog met belanghebbende partijen ruim aandacht besteed ;
m.door het Bestuur verantwoording afgelegd over de risico’s die het Bestuur in kaart heeft gebracht die verband houden met de activiteiten van de Stichting en het beleid voor het beheersen van die risico’s ;
n. het selectieproces van de externe accountant door de RvC toegelicht, alsmede de redenen die aan de wisseling van externe accountant ten grondslag liggen ;
o. melding gemaakt van de belangrijkste conclusies door de RvC omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant .
4. In het verslag van de RvC wordt voorts melding gedaan van het geslacht, de leeftijd, de hoofdfunctie, nevenfuncties (inclusief andere commissariaten), het tijdstip van benoeming en eventuele herbenoeming, en de lopende zittingstermijn van de afzonderlijke leden van de RvC.
5. De RvC evalueert zijn functioneren en dat van zijn individuele leden ten minste jaarlijks buiten de aanwezigheid van het Bestuur en informeert het Bestuur over de uitkomsten hiervan.
6. De RvC beoordeelt jaarlijks het functioneren van het Bestuur en rapporteert over het proces en de resultaten hiervan in het verslag van de RvC.
Artikel 20 - Bestuurssecretaris en interne controller
1. De bestuurssecretaris heeft als secretaris van de RvC en als bestuurssecretaris een vertrouwelijke functie en kan uit dien hoofde direct en rechtstreeks aan de voorzitter van de RvC rapporteren.
2. De interne controller heeft een vertrouwelijke functie en kan direct en rechtstreeks aan de voorzitter van de RvC rapporteren.
3. De RvC wordt geïnformeerd over de voorgenomen benoeming van zowel een bestuurssecretaris als van een interne controller.
4. De RvC dient goedkeuring te verlenen aan een voorgenomen besluit van het Bestuur tot ontslag van een bestuurssecretaris en/of de interne controller.
Artikel 21 - Geheimhouding
1. Ieder lid van de RvC dient ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn commissariaat de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding te betrachten. Leden van de RvC zullen geen vertrouwelijke informatie buiten de kring van de RvC of het Bestuur brengen of op andere wijze openbaar maken, tenzij is vastgesteld dat deze informatie door de Stichting is geopenbaard of op andere wijze ter beschikking van het publiek is gekomen. Deze verplichting strekt zich mede uit over de periode na beëindiging van het commissariaat.
Artikel 22 - Slotbepalingen
1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen.
2. De wijziging van dit reglement geschiedt bij besluit van de RvC. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC.
3. Met het aanvaarden van de (her)benoeming als commissaris van de toegelaten instelling verklaart betrokkene zich te conformeren aan de statuten en geldende reglementen van de toegelaten instelling.
Bijlage A Profielschets XxX Xx Xxxxx xxx Xxxxxx
De RvC werkt met een profielschets, gerelateerd aan haar omvang, samenstelling en activiteiten, voor de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de RvC. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden van de RvC aan een aantal algemene competenties dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de RvC diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien.
In 2021 heeft de RvC haar rol als klankbord intensiever dan regulier kunnen vervullen. Door de vele zaken die speelden en de vele beslissingen die soms op korte termijn genomen moesten worden, heeft de bestuurder meer dan regulier gebruik kunnen maken van de klankbordrol van de hele RvC of in de bilaterale gesprekken, met de voorzitter van de RvC.
De vereiste competenties liggen op de volgende gebieden:
- Governance
- Financiën en control
- Volkshuisvesting en maatschappelijke ontwikkelingen
- Vastgoedontwikkeling en -beheer
- Juridische zaken
De RvC bestaat uit vijf leden, waarvan twee commissarissen zijn benoemd op voordracht van de Huurdersvereniging LvP. De RvC is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) opgestelde criteria voor goed intern toezicht. Deze criteria zijn:
- Bij nevenactiviteiten is er in geen van de gevallen sprake van tegenstrijdige belangen.
- Na benoeming wordt besproken in hoeverre het nieuwbenoemde RvC-lid bijscholing behoeft. Afhankelijk van die behoefte volgt de betrokken commissaris generiek of specifiek opleidingen.
- Een nieuwe commissaris doorloopt het inwerkprogramma. Dat betekent dat de relevante stukken ter beschikking worden gesteld, dat kennis wordt gemaakt met relevante partijen en dat het bezit wordt bekeken.
- De RvC ziet erop toe dat alle competenties aanwezig zijn en evalueert zichzelf jaarlijks op dat punt.
Samenstelling van de Raad
Naam Functie Geboortedatum Competenties Nevenactiviteiten | mr. B.K.A. xxx Xxxxxxxxxx Voorzitter en lid Remuneratiecommissie 05-03-1964 Juridische zaken en governance Advocaat: VR-Advocatuur B.V., voorzitter RvC Irado N.V., voorzitter XxX XX Xxxxx |
Benoemd op Herbenoemd op Einde huidige termijn Uiterlijke datum van aftreden | 01-02-2016 01-02-2020 01-02-2024 01-02-2024 |
Naam Functie Geboortedatum Competenties Nevenactiviteiten | xxx. X. Xxxxx Vice-voorzitter en voorzitter Remuneratiecommissie 10-04-1952 Op voordracht van de huurders, Volkshuisvesting en maatschappelijke ontwikkelingen bestuurslid Muziekgezelschap TY Zeeuws Kamerorkest, lid RvC Nucleus Zorg Zeeuws Vlaanderen, lid RvT Ozeo, lid RvT samenwerkingsverband passend onderwijs Goeree-Overflakkee |
Benoemd op Herbenoemd op Einde huidige termijn Uiterlijke datum van aftreden | 01-09-2016 01-09-2020 01-09-2024 01-09-2024 |
Naam Functie Geboortedatum Competenties Nevenactiviteiten | drs. W.J. Xxxxxx XX Xxx en voorzitter Auditcommissie 18-12-1971 Financiën en control Zelfstandig interimmanager bij Schapers-Rakers Advies B.V. |
Benoemd op Herbenoemd op Einde huidige termijn Uiterlijke datum van aftreden | 01-07-2019 - 01-07-2023 01-07-2027 |
Naam Functie | dr. ir. N.C.H. Plasschaert Lid en lid Auditcommissie |
Geboortedatum Competenties Nevenactiviteiten | 18-06-1973 Vastgoedontwikkeling en -beheer Zelfstandig interimmanager bij VastGOEDverbinding |
Benoemd op Herbenoemd op Einde huidige termijn Uiterlijke datum van aftreden | 01-01-2021 - 01-01-2025 01-01-2029 |
Naam Functie Geboortedatum Competenties Nevenactiviteiten | ir. X.X. Xxxxx Lid 11-07-1960 Op voordracht van de huurders, Volkshuisvesting en maatschappelijke ontwikkelingen Interimmanager bij Zeelenberg professionals |
Benoemd op Herbenoemd op Einde huidige termijn Uiterlijke datum van aftreden | 01-06-2021 - 01-06-2025 01-06-2029 |
Bijlage B Rooster van aftreden XxX Xx Xxxxx xxx Xxxxxx
Naam | Benoemd | Herbenoeming | Uiterlijk aftredend |
Xxxx xxx Xxxxxxxxxx | 01-02-2016 | 01-02-2020 | 01-02-2024 |
Xxx Xxxxx | 01-09-2016 | 01-09-2020 | 01-09-2024 |
Xxxxxx Xxxxxx | 01-07-2019 | 01-07-2023 | 01-07-2027 |
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx | 01-01-2021 | 01-01-2025 | 01-01-2029 |
Xxx Xxxxx | 01-06-2021 | 01-06-2025 | 01-06-2029 |
Bijlage C Reglement auditcommissie De Leeuw van Putten
Artikel I - Status en inhoud reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de Raad van Commissarissen (RvC) en de Statuten.
2. De bepalingen van de artikelen 1, 2 lid 5, 21 en 22 van het reglement van de RvC zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de auditcommissie.
3. Dit reglement wordt op de Website geplaatst
Artikel 2 - Samenstelling
1. De auditcommissie bestaat uit ten minste twee leden die door de RvC uit zijn midden worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op het gebied van financiële bedrijfsvoering.
2. De leden van de auditcommissie worden benoemd en ontslagen door de RvC. De zittingstermijn van de leden van de auditcommissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de RvC, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de auditcommissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de RvC.
3. In geval van een mogelijke herbenoeming van een lid van de auditcommissie, treedt het lid tijdelijk terug uit de auditcommissie en wordt hij tijdelijk vervangen door een door de RvC aan te wijzen lid van de RvC. Na het nemen van het besluit tot herbenoeming door de RvC, treedt het teruggetreden lid weer van rechtswege toe tot de auditcommissie. Indien niet wordt besloten tot herbenoeming van het lid, benoemt de RvC zo spoedig mogelijk een nieuw lid van de auditcommissie.
Artikel 3 - Taken en bevoegdheden
1. De auditcommissie is ingesteld ter ondersteuning van het toezicht door de RvC en adviseert de RvC omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de RvC daaromtrent voor.
2. Tot de taak van de auditcommissie behoort:
a. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht en (al dan niet voorafgaande) controle op het Bestuur met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de significante financiële risico's op het gebied van treasury en fiscaliteit en toezicht op de werking van de interne gedragscodes zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling;
b. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de financiële informatieverschaffing door de Stichting waaronder keuze van waarderingsgrondslagen voor de financiële verslaggeving, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, prognoses, overige financiële rapportages en het werk van de externe accountant ter zake)
c. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de interne controller en de externe accountant;
d. het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de voorgeschreven financiële informatieverschaffing aan externe toezichthouders;
e. het adviseren van de RvC omtrent de goedkeuring van het opgestelde werkplan interne controle en/of het auditplan;
f. het adviseren van de RvC omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant tezamen met het Bestuur overeenkomstig artikel 14 16 lid 13 & 16 van het reglement van de RvC;
g. het adviseren in de zin van klankbordfunctie van het Bestuur met betrekking tot bovengenoemde taakgebieden
3. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de auditcommissie. Bij de uitoefening van de aan haar door de RvC toegewezen taken en bevoegdheden draagt de auditcommissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de RvC.
De auditcommissie legt verantwoording af aan de RvC en verstrekt de RvC een verslag van de overleggen.
4. Ten minste één maal per jaar zal de auditcommissie tezamen met het Bestuur aan de RvC een verslag uitbrengen over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en wenselijkheid tot wisseling van de verantwoordelijk accountant binnen het kantoor van de externe accountant die is belast met het verrichten van de controle en de niet-controlewerk- zaamheden voor de Stichting. De selectie van de externe accountant zal mede afhangen van de uitkomsten van dit verslag.
5. De auditcommissie kan zich na goedkeuring van de RvC op kosten van de Stichting laten adviseren door een extern adviseur.
Artikel 4 – Voorzitter
1. De RvC wijst één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter van deze auditcommissie. Ingevolge artikel 9 lid 6 van het reglement van de RvC wordt de auditcommissie niet voorgezeten door de voorzitter van de RvC.
2. De voorzitter van de auditcommissie is woordvoerder van de auditcommissie en aanspreekpunt voor de overige leden van de RvC en de externe accountant. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de auditcommissie.
3. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de auditcommissie zijn volledige taken waar.
Artikel 5 - Vergaderingen
1. De auditcommissie vergadert ten minste twee maal per jaar en zo vaak als één of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van de Stichting of op een in overleg tussen de leden van de auditcommissie nader overeen te komen plaats.
2. De auditcommissie vergadert ten minste één maal met de externe accountant van de Stichting, buiten aanwezigheid van het Bestuur. Daarin komen in ieder geval aan de orde de bedreigingen ter zake van de onafhankelijkheid van de externe accountant en de maatregelen die zijn genomen om deze bedreigingen in te perken.
3. De auditcommissie bepaalt of en wanneer haar vergaderingen van de commissie worden bijgewoond door het Bestuur, de accountant, de manager financiën en/of de interne controller.
4. De voorzitter van de auditcommissie roept de vergaderingen bijeen (indien mogelijk) uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering onder overlegging van de agenda van de te bespreken onderwerpen aan de leden van de auditcommissie.
5. Het secretariaat van de RvC verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de auditcommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk verzonden aan de overige leden van de RvC.
Artikel 6 - Verantwoording
1. De auditcommissie maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag betreffende haar functioneren en haar werkzaamheden, dat in het verslag van de RvC wordt opgenomen. Het verslag wordt door de RvC vastgesteld.
2. In het verslag van de auditcommissie komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a. het aantal keren dat de auditcommissie heeft vergaderd.
b. vermelding van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de auditcommissie.
Bijlage D Reglement selectie- en remuneratiecommissie De Leeuw van Putten
Artikel 1 – Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Bestuur: het bestuur van de Stichting;
b. RvC: de Raad van Commissarissen van de Stichting als bedoeld in artikel 1.b van de Statuten;
c. Statuten: de statuten van de Stichting;
d. Stichting: Stichting De Leeuw van Putten;
e. Website: de website van de Stichting De Leeuw van Putten
Artikel 2 Status van dit reglement
1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op het reglement van de Raad van Commissarissen (RvC) en de Statuten.
2. De bepalingen van de artikelen 1, 2 lid 5, 21 en 22 van het reglement van de RvC zijn van overeenkomstige toepassing op dit reglement en de leden van de selectie- en remuneratiecommissie
3. Dit reglement wordt op de Website geplaatst.
Artikel 3 - Samenstelling
1. De selectie- en remuneratiecommissie bestaat uit ten minste twee leden die door de
RvC uit zijn midden door de RvC worden benoemd, waarvan ten minste één lid beschikt over relevante kennis en ervaring op juridisch gebied en/of HR.
2. De leden van de selectie- en remuneratiecommissie worden benoemd en ontslagen door de RvC. De zittingstermijn van de leden van de selectie- en remuneratiecommissie is in beginsel gelijk aan hun zittingstermijn als lid van de RvC, met dien verstande dat een lid automatisch aftreedt als lid van de selectie- en remuneratiecommissie zodra de betreffende persoon niet langer lid is van de RvC.
3. In geval van een mogelijke herbenoeming van een lid van de selectie- en
remuneratiecommissie, treedt het lid op grond van artikel 4 lid 7 van het reglement van de RvC tijdelijk terug uit de selectie- en remuneratiecommissie en wordt hij tijdelijk vervangen door een door de RvC aan te wijzen lid van de RvC. Na het nemen van het besluit tot herbenoeming door de RvC, treedt het teruggetreden lid weer van rechtswege toe tot de selectie- en remuneratiecommissie. Indien niet wordt besloten tot herbenoeming van het lid, benoemt de RvC zo spoedig mogelijk een nieuw lid van de selectie- en remuneratiecommissie conform lid 1 van dit artikel.
Artikel 4 - Taken en bevoegdheden
1. De selectie- en remuneratiecommissie is ingesteld ter ondersteuning van de werkgeversrol van de RvC en adviseert de RvC omtrent de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van het Bestuur en leden van de RvC en bereidt de besluitvorming van de RvC daaromtrent voor.
2. Tot de taak van de selectie- en remuneratiecommissie behoort:
a. het doen van voorzetten aan de RvC betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid voor het Bestuur en de RvC;
b. Het jaarlijks voeren van een beoordelingsgesprek met het Bestuur;
c. Het jaarlijks voeren van een functioneringsgesprek met het Bestuur
d. het doen van voorstellen inzake de bezoldiging van het Bestuur en leden van de RvC, ter vaststelling door de RvC, waarin in ieder geval aan de orde komt:
• de bezoldigingsstructuur en
• de hoogte van de vaste bezoldiging en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan.
e. het doen van voorstellen voor selectiecriteria en benoemingsprocedures inzake het Bestuur en de leden van de RvC;
f. de periodieke beoordeling van omvang en samenstelling van de RvC en het Bestuur en het doen van voorstellen voor een profielschets van de (leden van de) RvC en het Bestuur;
g. het ter benoeming door de RvC werven, selecteren en voordragen van leden van de RvC en het Bestuur in overeenstemming met de statuten artikelen 4.1 tot en met 4.4 en artikel11.
h. het voorbereiden van de jaarlijkse evaluatie van de RvC;
i. het houden van evaluaties van het functioneren van het Bestuur respectievelijk leden van de RvC ingeval van hun mogelijke herbenoeming en het geven van advies daaromtrent conform artikel 4 lid 7 respectievelijk artikel 13 lid 7 van het reglement van de RvC;
j. het doen van voorstellen voor (her)benoemingen.
3. De RvC blijft verantwoordelijk voor besluiten, ook als deze zijn voorbereid door de selectie- en remuneratiecommissie. Bij de uitoefening van de aan haar door de RvC toegewezen taken en bevoegdheden draagt de selectie- en remuneratiecommissie steeds zorg voor adequate terugkoppeling aan de RvC. De selectie- en remuneratiecommissie legt verantwoording af aan de RvC en verstrekt de RvC een verslag van de overleggen.
4. De selectie- en remuneratiecommissie kan zich na goedkeuring van de RvC op kosten van de Stichting laten adviseren door een extern adviseur.
Artikel 5 Voorzitter
1. De RvC wijst één van de leden van de selectie- en remuneratiecommissie aan als
voorzitter van deze selectie- en remuneratiecommissie. Ingevolge artikel 9 lid 6 van het reglement van de RvC wordt de selectie- en remuneratiecommissie niet voorgezeten door de voorzitter van de RvC.
2. De voorzitter van de selectie- en remuneratiecommissie is woordvoerder van de
selectie- en remuneratiecommissie en aanspreekpunt voor de overige leden van de RvC. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de selectie- en remuneratiecommissie.
3. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter, neemt een ander lid van de selectie- en remuneratiecommissie zijn volledige taken waar.
Artikel 6 - Vergaderingen
1. De selectie- en remuneratiecommissie vergadert ten minste twee maal per jaar en zo vaak als één of meer van zijn leden dit noodzakelijk acht.
2. De vergaderingen van selectie- en remuneratiecommissie worden niet bijgewoond door het Bestuur, tenzij de selectie- en remuneratiecommissie anders bepaalt.
3. De voorzitter van de selectie- en remuneratiecommissie roept de vergaderingen bijeen (indien mogelijk) uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering onder
overlegging van de agenda van de te bespreken onderwerpen aan de leden van de selectie- en remuneratiecommissie.
4. Het secretariaat van de RvC verzorgt de notulen van de vergadering. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering. Indien echter alle leden van de selectie- en remuneratiecommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk verzonden aan de overige leden van de RvC.
Artikel 7 – Verantwoording
1. De selectie- en remuneratiecommissie maakt jaarlijks na afloop van het boekjaar een verslag betreffende haar beraadslagingen en bevindingen alsmede haar functioneren en haar werkzaamheden, dat in het verslag van de RvC wordt opgenomen. Dit verslag wordt door de RvC vastgesteld.
2. In het verslag van de selectie- en remuneratiecommissie komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a. het aantal keren dat de selectie- en remuneratiecommissie heeft vergaderd;
b. vermelding van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld door de selectie- en remuneratiecommissie;
c. het ten aanzien van het bestuur en leden van de RvC gevoerde bezoldigingsbeleid, de bezoldingsstructuur en de hoogte van de vaste bezoldiging en/of andere variabele bezoldigingscomponenten, eventuele pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan;
d. informatie over de werving, selectie en (her) benoemingsprocedures van het Bestuur en de leden van de RvC;
e. informatie over de beoordeling van omvang en samenstelling van de RvC en het Bestuur en wijzigingen van de profielschets van de RvC en het Bestuur.
Artikel 8 – Slotbepalingen
1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen
2. De wijziging van dit reglement geschiedt bij besluit van de RvC. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC.
Bijlage E Reglement Financieel beleid en beheer De Leeuw van Putten
0. Inleiding
Stichting Xx Xxxxx xxx Xxxxxx is een Toegelaten instelling (T.i.) op basis van Hoofdstuk IV, artikel 19 en volgende van de Woningwet. Artikel 55a van de Woningwet bepaalt dat Stichting De Leeuw van Putten een reglement financieel beleid en beheer opstelt teneinde inzichtelijk te maken op welke wijze zij haar financiële continuïteit borgt.
In het Besluit Toegelaten instellingen Volkshuisvesting (hierna: BTiV) en de ministeriële regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (hierna: RTiV) zijn nadere eisen gesteld aan dit reglement.
De eisen die aan het reglement van Stichting De Leeuw van Putten zijn gesteld hebben onder meer betrekking op de uitgangspunten van het financieel beleid en beheer, de organisatie en jaarlijkse monitoring en de betrokkenheid van het intern toezicht op het beheer. Ook worden regels gesteld voor beleggingen en derivaten.
Stichting De Leeuw van Putten zorgt er voor dat het reglement financieel beleid en beheer actueel blijft, dat het een feitelijke beschrijving van de processen is en dat zij toeziet op de naleving daarvan. Stichting De Leeuw van Putten bewaakt de actualiteit van dit reglement door het als terugkerend agendapunt op de jaarplanning van de RvC vergaderingen te plaatsen.
Wijzigingen van het Reglement worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van commissarissen en verantwoord in het jaarverslag, conform art 103 lid 2.BTiV. Wijzigingen die (mede) betrekking hebben op het beleid of beheer van derivaten van de toegelaten instelling, dochtermaatschappij of verbonden onderneming, waarvan de toegelaten instelling meer dan de helft van de bestuurders kan benoemen of ontslaan, worden tevens ter goedkeuring aan de AW voorgelegd.
Stichting De Leeuw van Putten heeft elementen van het reglement die periodiek herziening vereisen, zoals parametrisering en jaarlijkse aanpassing van streefwaarden, niet opgenomen in het reglement financieel beleid en beheer zelf. Deze worden in de vorm van verwijzingen in dit reglement naar het desbetreffende document weergegeven. Hiermee voorkomt Stichting De Leeuw van Putten dat het reglement jaarlijks moet worden voorgelegd aan de RvC.
Indien Stichting De Leeuw van Putten tussentijds merkt dat ze haar streefwaarden onvoldoende kan halen en mogelijk de financiële continuïteit in gevaar komt, dan zal ze dit conform artikel 29 Woningwet terstond aan de Aw melden.
De voorwaarden die zijn gesteld aan de inhoud van dit reglement zijn opgenomen in de artikelen 13, 14 en 103 tot en met 108 van de BTiV en 40a en 41 van de RTiV.
Dit reglement is enerzijds een omschrijving van de werkwijze, anderzijds is in dit reglement vastgelegd hoe wordt toegezien op de werkwijze. De externe accountant zal ook op de naleving van het reglement toezien.
Dit reglement wordt jaarlijks door de Manager Financiën getoetst aan de actualiteit. Als een wijziging van de wet- en/of regelgeving plaatsvindt waardoor strijdigheid met dit vigerende reglement financieel beleid en beheer ontstaat, dan is dit reglement financieel beleid en beheer ondergeschikt aan de wet- en regelgeving.
1. Status van het Reglement financieel beleid en beheer
Het reglement financieel beleid en beheer is getoetst aan de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Woningwet (artikel 29, artikel 55a), het BTiV (artikelen 103 tot en met 108) en RTiV (artikel 40a en 41). Conform BTiV artikel 103 heeft het bestuur geconstateerd dat dit reglement voldoet aan de wettelijke bepalingen en heeft het op 1 juni 2022 voorgelegd ter goedkeuring aan de RvC. De RvC heeft het d.d. 15 juni 2022 goedgekeurd.
Op grond van artikel 14 van de BTIV maakt Stichting De Leeuw van Putten in dit reglement financieel beheer en beleid inzichtelijk welke feiten, omstandigheden en bepalingen afzonderlijk betrekking hebben op haar organisatie. De bepalingen, opgenomen in dit reglement financieel beleid en beheer hebben in principe betrekking op de gehele organisatie, tenzij er expliciet wordt vermeld dat hier van wordt afgeweken.
1.1. Doelstellingen financieel beleid en beheer
Conform BTiV artikel 104 lid 1 zijn de doelstellingen van het financiële beleid en beheer van Stichting De Leeuw van Putten ondersteunend aan de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen en financiële continuïteit.
1.2. Reikwijdte reglement financieel beleid en beheer
Dit reglement financieel beleid en beheer heeft betrekking op Stichting De Leeuw van Putten. Stichting De Leeuw van Putten heeft geen verbonden ondernemingen. Dit Reglement is ook van toepassing op alle nieuw op te richten verbonden ondernemingen.
1.3. MeerJarenBegroting (MJB)
Stichting De Leeuw van Putten stelt jaarlijks ene Meerjarenbegroting (MJB) op voor tenminste tien jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub b (waarin minimaal vijf jaar vereist wordt).
1.4. Streefwaarden en prestatie-indicatoren
Stichting De Leeuw van Putten neemt in de MJB tevens voor ten minste vijf jaar volgend op het laatst afgesloten boekjaar, streefwaarden en prestatie-indicatoren op, die betrekking hebben op de in die jaren te verwachte financiële situatie en financiële risico’s, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub c. De minimale/maximale streefwaarden uit de MJB sluiten aan bij die van het WSW en de Aw. Stichting De Leeuw van Putten neemt
een samenvatting van de streefwaarden en prestatie-indicatoren in een aparte paragraaf op in de MJB.
1.5. Mandatering
Stichting De Leeuw van Putten hanteert een mandateringsregeling die is uitgewerkt in de statuten. In deze mandateringsregeling zijn minimaal opgenomen bepalingen ten aanzien van de, door de RvC vast te stellen, bedragen, die ten hoogste met een besluit van het bestuur gemoeid mogen zijn zonder dat het onderworpen is aan goedkeuring van de RvC en de criteria voor die goedkeuring, conform BTiV artikel 104 lid 2 sub e.
2. Interne kaders
In dit hoofdstuk volgen de bepalingen rondom de administratie, de administratieve organisatie, de interne beheersing en de governance van Stichting De Leeuw van Putten.
De hierna volgende bepalingen rondom de administratie, de administratieve organisatie, de interne beheersing en de governance betreffen ook zaken waarvan Stichting De Leeuw van Putten de feitelijke uitvoering en inrichting elders heeft belegd, maar waarvan de wetgever verwacht dat ze expliciet benoemd worden in dit reglement.
Dit betreft de volgende documenten: de statuten, het reglement RvC, de meerjarenbegroting, het jaarplan, de begroting, het treasuryjaarplan, de kwartaalrapportages, het treasurystatuut en het investeringsstatuut van Stichting De Leeuw van Putten.
2.1. Managementinformatie
De administratie van Stichting De Leeuw van Putten is zodanig ingericht dat het bestuur op ieder gewenst moment op de hoogte kan zijn en de RvC kan informeren over de ontwikkeling van de te hanteren streefwaarden en prestatie-indicatoren, zoals die worden gehanteerd door de RvC, de Aw en het WSW, en zijn opgenomen in de MJB. Dit conform BTiV artikel 105 lid 1 sub a.
Om op ieder gewenst moment zicht te hebben stelt Stichting De Leeuw van Putten ieder kwartaal managementinformatie op. De managementinformatie omvat de volkshuisvestelijke en financiële aspecten die de corporatie hanteert bij de sturing van haar bedrijfsactiviteiten en biedt minimaal twee maal per jaar inzicht in de belangrijkste risico’s die de corporatie heeft onderkend, alsmede de maatregelen die zijn genomen ter beheersing van de risico’s.
2.2. Risicobeheersing
De beheersing van de financiële risico’s maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering conform BTiV artikel 105 lid 1 sub b.
Bij Stichting De Leeuw van Putten is op hoofdlijnen het risicomanagement in deze paragraaf opgenomen en uitgewerkt. Uitgangspunt is dat Stichting De Leeuw van Putten beschikt over een goed werkend intern risicobeheersingssysteem. In dit systeem is aandacht voor de harde alsook de zachte kant (soft controls) van de organisatie.
Stichting De Leeuw van Putten vindt dat risicomanagement een continue proces is. De verantwoordelijkheid voor risicomanagement ligt in de lijn, waarbij de eindverantwoordelijkheid ligt bij de directeur-bestuurder. De Controller heeft een toetsende rol en ziet toe op een adequate invulling van het risicomanagementproces.
2.3. Proces- en functiebeschrijvingen
Stichting De Leeuw van Putten hanteert t.a.v. het beheersen van financiële risico’s een controletechnische functiescheiding t.a.v. de treasuryfunctie (lenen, geldmiddelenbeheer, het aantrekken en gebruiken van financiële derivaten en ten aanzien van beleggingsactiviteiten). Binnen Stichting De Leeuw van Putten zijn dan ook de volgende functies t.a.v. leningen, geldmiddelenbeheer, derivaten en beleggingsactiviteiten te onderscheiden:
• Beschikkende functie: deze is toegewezen aan de directeur-bestuurder
• Beherende en bewarende functie: deze functies liggen bij de Manager Financiën
• Registrerende functie: deze wordt uitgevoerd door de medewerker crediteurenadministratie, waar de administratie plaatsvindt van alle transacties zoals die door Treasury worden uitgevoerd.
• Controlerende functie ligt bij de controller en de accountant
Rond treasury activiteiten zijn de volgende processen te onderscheiden:
• Liquiditeitenbeheer & beleggen
• Risicomanagement
• Financieren
• Derivatenbeheer
Alleen voor de initiële goedkeuring van het reglement financieel beleid en beheer heeft Stichting De Leeuw van Putten de Aw de separate documenten rond de bovengenoemde proces- en functiebeschrijvingen toegestuurd.
Stichting De Leeuw van Putten draagt er zorg voor dat dit reglement ook bij toekomstige wijzigingen, met betrekking tot bovengenoemde proces- en functiebeschrijvingen rond treasuryactiviteiten, compliant blijft aan wet- en regelgeving. De Xxxxx xxx Xxxxxx maakt in haar treasurystatuut inzichtelijk hoe zij dit geborgd heeft.
Stichting De Leeuw van Putten zal na initiële goedkeuring van het reglement door de Aw wijzigingen in proces- en functiebeschrijvingen niet meer afzonderlijk ter goedkeuring voor leggen aan de Aw, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub c.
2.4. Organisatiestructuur financieel beleid en beheer
Stichting De Leeuw van Putten maakt in deze paragraaf inzichtelijk hoe zij uitvoering geeft aan een passende organisatiestructuur en heeft daarbij tenminste de in het BTiV 105 lid 1 sub d genoemde aspecten uitgewerkt, dan wel verwijzingen opgenomen naar relevante documenten waarin deze aspecten zijn uitgewerkt.
Ten aanzien van de voorschriften met betrekking tot beleggingsactiviteiten en de hierbij passende organisatiestructuur wordt verwezen naar het vigerende treasurystatuut van Stichting De Leeuw van Putten.
De RvC houdt toezicht op het algemeen beleid van het Bestuur, op de algemene gang van zaken en op de naleving van wet- en regelgeving door Stichting De Leeuw van Putten. Daarnaast heeft de RvC een adviserende rol c.q. klankbordfunctie. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC staan beschreven in de statuten en het reglement RvC.
Het Bestuur wordt gevormd door de Directeur–bestuurder. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Bestuur zijn omschreven in de statuten van Stichting De Leeuw van Putten en zijn verder uitgewerkt in het reglement RvC.
De hoofdstructuur van Stichting De Leeuw van Putten bestaat uit drie afdelingen: Wonen, Financiën en Vastgoed. De afdelingen worden aangestuurd door een manager. Deze vormen samen met de beleidsmedewerker, de bestuurssecretaris en de directeur- bestuurder het MT. De controlfunctie is onder een aparte organisatie-eenheid onder verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder geplaatst. Onder 2.7 wordt dat verder beschreven.
Financiële en strategieplanning
⮚ Eens per vier jaar wordt een ondernemingsplan opgesteld. In het ondernemingsplan worden de missie en de doelstellingen van Stichting De Leeuw van Putten opnieuw geformuleerd om ervoor te zorgen dat ze blijven aansluiten bij de maatschappelijke taak.
⮚ Stichting De Leeuw van Putten heeft een Strategisch Voorraad Beleid (SVB) waarin een voorraadvisie is opgenomen voor een periode van minimaal 10 jaar. De marktpositie van het bezit wordt jaarlijks gemonitord, waarna als daar aanleiding toe is, het SVB wordt geactualiseerd.
⮚ Jaarlijks wordt in het najaar een begroting en treasuryjaarplan opgesteld voor het komende jaar en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Op basis hiervan is de directeur-bestuurder geautoriseerd om uitgaven te doen. In het Procuratiereglement van Stichting De Leeuw van Putten is vastgelegd op welke wijze met afwijkingen ten opzichte van de begroting wordt omgegaan.
⮚ Tegelijk met de begroting wordt een financiële meerjarenbegroting opgesteld voor een periode van minimaal 10 jaar. In de meerjarenbegroting worden de financiële parameters berekend aan de hand waarvan de Aw en het WSW, Stichting De Leeuw van Putten beoordelen. De parameters die als input gebruikt worden in de berekeningen, worden geëxpliciteerd en toegelicht.
⮚ De directeur-bestuurder legt de financiële meerjarenbegroting voor aan de RvC. De goedkeuring door de RvC heeft alleen betrekking op het begrotingsjaar. De meerjarenbegroting is bedoeld voor interne sturing en daarnaast voor de verstrekking van gegevens aan de Aw en het WSW.
Monitoring en rapportage
⮚ Conform wettelijke voorschriften en termijnen wordt jaarlijks correct en tijdig de jaarrekening over het voorgaande jaar vastgesteld. De directeur-bestuurder legt deze ter goedkeuring voor aan de RvC.
⮚ In het jaarverslag wordt de voortgang en realisatie opgenomen van de (financiële) doelstellingen die zijn opgenomen in het ondernemingsplan.
⮚ Elk kwartaal wordt een rapportage opgesteld over de inhoudelijke en financiële resultaten in de voorgaande periode, inclusief een doorkijk naar einde jaar.
⮚ Deze periodieke rapportage wordt ter informatie voorgelegd aan de RvC.
Rol controlerend accountant
⮚ Conform de wettelijke voorschriften selecteert en benoemt de RvC de controlerend accountant.
⮚ De controlerend accountant adviseert de RvC inzake de samenstelling van de jaarlijkse controleaanpak en de speciale aandachtspunten.
⮚ De controlerend accountant neemt kennis van de periodieke rapportages zoals genoemd bij het onderdeel: monitoring en rapportage.
Als onderdeel van de controle van de jaarrekening voert de controlerend accountant een interim-controle uit welke primair gericht is op het identificeren en toetsen van de interne beheersingsmaatregelen in de (financiële) bedrijfsvoering welke relevant zijn voor een betrouwbare jaarverslaglegging. Naar aanleiding van de interim-controle brengt de accountant aan de RvC en het Bestuur een Managementletter uit.
2.5. Eindverantwoordelijkheid m.b.t. financiële- en controlfunctie
Bij Stichting De Leeuw van Putten is de directeur-bestuurder, m.b.t. de financiële- en controlfunctie, eindverantwoordelijk, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 1°.
2.6. Betrokkenheid financiële- en controlfunctie
Bij voorgenomen besluiten met verstrekkende financiële gevolgen zal Stichting De Leeuw van Putten naast de Manager Financiën tevens de controller altijd betrekken, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 2°. In de statuten van Stichting De Leeuw van Putten zijn in artikel 7 lid 4 deze bestuursbesluiten benoemd.
Het betreffen de volgende bestuursbesluiten, waarbij de controller en de manager Financiën betrokken dienen te worden wanneer er sprake is van, of een vermoeden van, verstrekkende financiële gevolgen, omtrent:
a) overdracht of overgang van de door de stichting in stand gehouden onderneming dan wel een overwegend deel van die onderneming aan een derde;
b) het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijke vennote in een commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma, indien
deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de stichting;
c) het doen van een investering ten behoeve van de volkshuisvesting, indien daarmee ten minste €1.000.000,– exclusief BTW gemoeid is, met uitzondering van investeringen ten behoeve van het in stand houden van of treffen van voorzieningen aan onroerende zaken in eigendom van de stichting;
d) wijziging van de statuten en de vaststelling of wijziging van het bestuursreglement;
e) ontbinding van de stichting of wijziging van de rechtsvorm ;
f) het aanvragen van surseance van betaling of aangifte van faillissement van de stichting;
g) de gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers van de stichting;
h) een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers van de stichting of van personen die als zelfstandigen of in een rechtspersoon of vennootschap daarin werkzaam zijn;
i) het vervreemden van onroerende zaken en hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden van de stichting, het daarop vestigen van een recht van erfpacht, opstal of vruchtgebruik, en het overdragen van de economische eigendom daarvan;
j) het vaststellen van het overzicht van de voorgenomen werkzaamheden in de gemeenten waar de stichting feitelijk werkzaam is;
k) een fusie als bedoeld in artikel 309 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van de stichting en betrokkenheid van de stichting bij een verkrijging van het gehele vermogen als bedoeld in artikel 53 lid 9 Woningwet;
l)
m) vaststelling dan wel wijziging van de begroting;
n) vaststelling van de meerjarenprognoses en de financiële meerjarenplanning;
o) het uitgeven van schuldbrieven;
p) het bezwaren van de in dit lid onder i. bedoelde zaken;
q) het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;
r) het vaststellen dan wel wijzigen van een reglement voor het financiële beleid en beheer, inclusief het investerings- en treasurystatuut;
s) het oprichten van andere rechtspersonen;
t) het vaststellen dan wel wijzigen van het beleid van de stichting op hoofdlijnen;
u) het uitoefenen van stemrecht op aandelen in een dochtermaatschappij van de stichting alsook op aandelen die een deelneming van de stichting vormen;
2.7. De controlfunctie
De controlfunctie bij Stichting De Leeuw van Putten wordt uitgevoerd door de controller en omvat ook de aspecten van de interne bedrijfsvoering alsmede de effectiviteit en efficiency van de organisatie, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub e. 3°.
De controller is organisatorisch naast de hiërarchische lijnen van de drie afdelingen geplaatst en valt onder de directe verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder. Gezien de omvang van de organisatie en de taken wordt er gekozen voor een parttime invulling op basis van externe inhuur. Het contract van de controller kan pas opgezegd worden na goedkeuring door de RvC. Daarmee is geborgd dat de controller zowel gevraagd als ongevraagd het bestuur en de RvC kan adviseren. Dit is in het reglement RvC vastgelegd.
2.8. Kennisniveau RvC t.a.v. financieel beleid en beheer
De RvC van Stichting De Leeuw van Putten heeft voldoende kennis van het financieel beleid en beheer. Dit wordt geoperationaliseerd in de opleidingsprogramma’s van de commissarissen om zo kennis op dit vlak te vergaren, danwel op peil te houden, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub f. Bij de werving zal door middel van een matrix van kennis en vaardigheden voor de complete RvC bewaakt worden dat de financiële kennis te allen tijde aanwezig is in de RvC. Dit is vastgelegd in het reglement RvC.
2.9. Auditcommissie
De RvC van Stichting De Leeuw van Putten heeft een auditcommissie ingesteld.
2.10. Bespreken financiële risico`s
Het bestuur en de RvC bespreken minimaal twee keer per jaar de belangrijkste financiële risico’s aan de hand van een door het bestuur opgestelde rapportage, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub h.
Tevens bespreekt de RvC de financiële risico's met de controlerend accountant en de controller. Deze bespreking kan plaats vinden zonder dat daarbij het bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub x. Xx Xxxxx xxx Xxxxxx borgt dit door dat als vast agendapunt op de jaarplanning van de RvC vergaderingen op te nemen.
2.11. Financiële jaarplan
Het bestuur van Stichting De Leeuw van Putten legt het financiële jaarplan ter goedkeuring voor aan de RvC, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub x. Xx Xxxxx xxx Xxxxxx heeft dit geborgd door dit als vast agendapunt op de jaarplanning van de RvC vergaderingen op te nemen. Het organisatorische kader waarbinnen dit past is beschreven onder artikel 2.4 van dit reglement.
2.12. Controleaanpak
De RvC stelt jaarlijks de (in- en externe) controleaanpak en de speciale aandachtspunten voor de controle vast, in samenspraak met de directeur-bestuurder, de controller en de controlerend accountant, conform BTiV artikel 105 lid 1 sub k. Stichting De Xxxxx xxx Xxxxxx heeft dit geborgd door dit als onderwerp op de jaarplanning van RvC vergaderingen op te nemen.
De Manager Financiën en de Controller kunnen op verzoek van de RvC bij deze vaststelling worden betrokken.
3. Specifieke Treasury-bepalingen
3.1. Algemene bepalingen
Het lenen van gelden met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij
(“near banking”) is niet toegestaan, conform BTiV artikel 106 lid 1 sub d.
3.2. Derivaten
Stichting De Leeuw van Putten hanteert het beleid dat er geen gebruik wordt gemaakt van nieuw af te sluiten derivaten. Daarom zijn de wettelijke bepalingen volgens het BTiV artikel 107 lid 2 sub a tot en met BTiV artikel 108 lid 1 sub c niet in dit reglement opgenomen.
3.3. Beleggingen en collegiale leningen
Stichting De Leeuw van Putten hanteert t.a.v. beleggingen de volgende bepalingen en maakt in haar treasurystatuut inzichtelijk hoe zij de handhaving binnen haar organisatie geborgd heeft:
• Stichting De Leeuw van Putten hanteert geen rentevisie voor beleggingen en collegiale leningen, conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a.
• Het aantrekken en afstoten van beleggingen uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken, conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b.
• In het treasurystatuut van Stichting De Leeuw van Putten zijn bepalingen opgenomen rond beleid en uitvoering ten aanzien van het beleggen, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub a.
• In het treasurystatuut van Stichting De Leeuw van Putten zijn mogelijke soorten beleggingen en omvang daarvan opgenomen, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub b.
• In het treasurystatuut van Stichting De Leeuw van Putten zijn bepalingen opgenomen rond mogelijke looptijden van beleggingen, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub c.
• In het treasurystatuut van Stichting De Leeuw van Putten zijn bepalingen opgenomen rond de gelden die in aanmerking komen voor beleggingen (alleen tijdelijk overtollige middelen), conform RTiV artikel 41 lid 1 sub d.
• Stichting De Leeuw van Putten zet slechts middelen uit bij financiële ondernemingen die gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating
afgegeven door ten minste twee van de ratingbureaus Moody’s, Standard and Poor’s
en Fitch, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e.
• Stichting De Leeuw van Putten zet slechts middelen uit bij financiële instellingen als bedoeld in BTiV artikel 13 . Indien bij banken wordt uitgezet dienen deze conform BTiV artikel 13 lid 2a ten minste in het bezit te zijn van een single A-rating of een daarmee vergelijkbare rating afgegeven door ten minste twee van de ratingbureaus Moody’s, Standard and Poor’s en Fitch, conform BTiV artikel 13 lid 2 sub a en 5.
• Stichting De Leeuw van Putten doet slechts beleggingen met een hoofdsomgarantie op de einddatum, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub f.
• Stichting De Leeuw van Putten doet slechts beleggingen in euro’s, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub g.
• Stichting De Leeuw van Putten doet geen beleggingen in aandelen en achtergesteld papier, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub h.
• Stichting De Leeuw van Putten doet geen beleggingen met een looptijd > 5 jaar, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub i.
• De middelen die zijn gemoeid met de beleggingen, gedurende de looptijd van de belegging, zijn niet nodig om te voldoen aan lopende financiële verplichtingen (zoals blijkend uit de kasstroomprognose), conform RTiV artikel 41 lid 1 sub j.
• Stichting De Leeuw van Putten leent geen geld met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij (“near banking”), conform RTIV artikel 106 lid 1 sub b.
• De beleggingen worden zoveel mogelijk aangehouden tot de bij aanvang van de belegging vastgestelde looptijd, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub k.
• Stichting De Xxxxx xxx Xxxxxx gaat geen beleggingsovereenkomsten met toezichtbelemmerende clausules aan, conform RTiV artikel 41 lid 1 sub l.
• Stichting De Leeuw van Putten heeft geen beleggingen die niet voldoen aan deze regeling zodat geen plan van aanpak nodig is voor het beëindigen van die beleggingen, conform RTiV artikel 41 lid 2.
Met betrekking tot het verstrekken van collegiale leningen gelden de volgende aanvullende bepalingen:
• De looptijd van de collegiale lening bedraagt maximaal 5 jaar, conform RTiV artikel 40a sub a
• De rente van de collegiale lening is niet hoger dan het geldende rentemaximum van WSW bij een looptijd tot en met 5 jaar, conform RTiV artikel 40a sub b.
• De gebruikte xxxxxxxxxxxxxxxxxxx bij een collegiale lening is conform de in de bijlage bij RTiV opgenomen modelovereenkomst, conform RTiV artikel 40a sub c
• Collegiale leningen worden uitsluitend verstrekt uit middelen die zijn ondergebracht in de daeb-tak, conform RTiV artikel 40a sub d.
• Over het verstrekken van collegiale leningen wordt verantwoording afgelegd in het jaarverslag, conform RTiV artikel 40a sub e.