Huishoudelijk reglement van de Vereniging
Huishoudelijk reglement van de Vereniging
Deze tekst is op 16 maart 2019 aan de leden voorgelegd en besproken, waarna deze versie tot de volgende ledenvergadering zal worden uitgeprobeerd en daarna vastgelegd .
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
o De Vereniging: de Vereniging Platform VDV gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht.
o De statuten: de statuten van de Vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd in 2016.
o De leden: leden van de Vereniging als bedoeld in artikel 3 van de statuten.
o De Algemene Ledenvergadering ; De Algemene Vergadering zoals bedoeld in artikel 12 van de statuten
o Het bestuur: het bestuur van de Vereniging als bedoeld in artikel 7 van de statuten;
1. Het beleid en planning van activiteiten
o Het beleid wordt vastgelegd in een beleidsplan.
o Het beleid wordt jaarlijks geactualiseerd en zo nodig herzien. Het bestuur initieert een procedure, waarin leden een belangrijke rol vervullen, voor de evaluatie en bijstelling van het beleid. .
o Het resultaat van de evaluatie en de eventuele voorstellen voor aanpassing van het beleidsplan worden aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd ter beoordeling en ter vaststelling.
o Elke nieuwe versie is van kracht op het moment dat deze in de Algemene Vergadering is goedgekeurd.
o Jaarlijks wordt een jaarbegroting vastgesteld, ter uitwerking van het beleid. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Ledenvergaderingvergadering
o Jaarlijks wordt een werkplan/activiteitenplan opgesteld, waarin uitwerking wordt gegeven aan het beleidsplan. Tijdens Platform Netwerkvergaderingen kunnen voorstellen worden gedaan voor
tussentijdse aanvullingen en wijzigingen. Het bestuur besluit over tussentijdse aanpassingen en rapporteert hierover in de eerstvolgende Algemene Ledenvergaderingvergadering.
o De hoogte van de contributie wordt vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.
2. De netwerkorganisatie en haar leden: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
o Zoals aangegeven in de statuten is het Platform VDV een netwerkorganisatie. De leden zetten zich gemeenschappelijk in voor het bereiken van de doelstellingen.
o Van elk lid (organisatie) wordt gevraagd en wordt er toe aangemoedigd om initiatieven te ontwikkelen, ideeën aan te dragen, taken op zich te nemen en op alle mogelijke manieren bij te dragen aan het bereiken va de doelstelling
o Samenwerken in een sfeer van onderlinge solidariteit en respect is een noodzakelijke voorwaarde voor het bereiken van de doelstellingen van het Platform. Van alle leden wordt gevraagd dit zowel binnen als buiten de bijenkomsten hieraan bij te dragen.
o Zowel organisaties als individuen (vrouwen en mannen) die de doelstellingen van het Platform onderschrijven, maar niet in de gelegenheid zijn om contributie te betalen of ervoor kiezen, kunnen de contributie vereffenen in de vorm van acties.
o Organisaties en individuele leden kunnen zichzelf aanmelden met het verzoek om lidmaatschap.
o Organisaties en individuele personen kunnen ook door leden van het Platform VDV, dan wel door het bestuur, uitgenodigd worden om zich aan te melden met het verzoek om het lidmaatschap van de Vereniging.
o Als een organisatie lid wil worden, wordt in een kennismakingsgesprek met een lid van het bestuur en/of enkele door bestuur voorgestelde leden het beleid en werkplan van het Platform toegelicht en presenteert het/de aspirant lidorganisatie haar verwantschap met de doelstelling en de activiteiten van het Platform VDV en haar motivatie voor deelname aan het Platform.
o Het bestuur besluit over de acceptatie van organisaties en individuen als leden. Bij niet toelating door het bestuur kan de Algemene Ledenvergadering besluiten tot een volgend gesprek ter zake de
motieven voor het lidmaatschap van de belangstellende; vervolgens kan de Algemene Vergadering besluiten tot acceptatie.
o Opzegging van lidmaatschap vindt plaats zoals vastgelegd in de statuten
o Lidorganisaties en individuele leden zijn verantwoordelijk voor eigen beleid, activiteiten en financiële huishouding. Alleen in het geval door het bestuur of de Algemene Ledenvergaderingvergadering expliciet wordt gevraagd specifieke taken uit te voeren namens het Platform, kan in een enkel geval een financiële ( vrijwilligers) vergoeding worden afgesproken.
o Ontzetting van leden gebeurt conform de statuten. Bij ontzetting kan de betrokkene binnen één maand beroep aantekenen bij de Algemene Ledenvergadering , die voor de behandeling van het beroep een commissie instelt waarvan tenminste 2 leden uit de Algemene Ledenvergadering deel uitmaken en ten minste 1 bestuurslid . De commissie adviseert de Algemene Ledenvergadering.
3. Rol van de Platform Netwerk vergaderingen
o Gezien het netwerkkarakter van het Platform ligt het primaat voor de initiatieven van het Platform en het zwaartepunt van de acties bij de lidorganisaties en bij individuele leden zelf.
o Deze activiteiten worden besproken en afgestemd in regelmatig (twee- tot driemaandelijkse) Platform Netwerkvergaderingen, waarmee deze vergaderingen het hart van de organisatie- en overlegstructuur van PVDV vormen.
o Omdat informatie-uitwisseling en lobby de kerntaken van de vereniging PVDV zijn, zijn alle leden welkom op de netwerkvergaderingen. Data en plaats worden via de Vredesflits bekendgemaakt.
4 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
4.1. Het bestuur:
o Werkt binnen de gestelde kaders zoals in de statuten aangegeven
o Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in de statuten, het beleidsplan en de begroting.
o Bestuurt en vertegenwoordigt de Vereniging naar externe organisaties (tenzij intern andere afspraken zijn gemaakt), en daar waar contractuele verplichtingen worden aangegaan.
Het bestuur beslist over zaken waarover het conform de statuten en dit huishoudelijk reglement geacht wordt te besluiten.
o Beslist over uitgaven tot 1000 euro indien deze afwijken van de begroting.
4.2. De benoeming van het bestuur.
o De leden van de Algemene Vergadering doen een voordracht voor de benoeming van bestuursleden. Deze voordracht wordt medeondertekend door tenminste 2 leden van de Vereniging.
o Leden van de vereniging worden uitgenodigd zich kandidaat te stellen voor het bestuurslidmaatschap, dan wel kunnen zichzelf aanmelden als kandidaat.
o Het bestuur zorgt voor een rooster van aftreden, waarbij de continuïteit wordt gewaarborgd.
o De zittingstermijn van een bestuurslid kan éénmaal worden verlengd.
o Bestuursleden, die de maximale zittingsduur (4 jaar) hebben bereikt voor hun functie, zijn herkiesbaar in een andere bestuursfunctie.
o Ontstaat buiten het vastgestelde rooster van aftreden een vacature of is een bestuurslid her
verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door een of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
o Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
o Tussentijdse nieuwe bestuursleden worden benoemd door het bestuur en hun benoeming wordt bekrachtigd op de ALV
4.3. De taken van het bestuur
o Het bestuur benoemt conform de statuten uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester.
o Daarnaast kunnen bestuursleden in een al of niet specifieke rol worden benoemd
4.3.1. De voorzitter, of degene die deze rol als vicevoorzitter vervult, heeft:
o De algemene leiding van de Vereniging.
o Vertegenwoordigt de Vereniging naar buiten toe zoals vastgelegd in de statuten.
o Is de woordvoerder namens de Vereniging en overlegt met officiële instanties.
o Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
o Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
o Leidt de bestuursvergaderingen of wijst een technisch voorzitter voor een bestuursvergadering aan
o Ziet er, in nauw overleg met de andere bestuursleden, op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
Draagt in nauwe samenwerking met andere bestuursleden zorg voor de in de statuten en in dit huishoudelijk reglement vastgelegde verplichtingen uit ter zake de jaarlijkse vergadering en het beleidsplan, in goed overleg met de. De andere bestuursleden
o Coördineert de bestuurswerkzaamheden.
o Heeft toegang tot de rekening(en) van de Vereniging.
4.3.2. De penningmeester
o Draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het financiële beleid en ziet toe op de uitvoering daarvan
o Draagt er zorg voor dat de financiële administratie goed wordt georganiseerd en uitgevoerd.
o Draagt zorg voor de organisatie van de fondsenwerving voor het Platform en haar eventuele programma’s, in nauwe samenwerking met voorzitter en andere bestuursleden.
o Onderhoudt contact met de penningmeester fan het Fonds Kleine Organisaties
o Waarborgt de continuïteit van het financiële beleid en de financiële administratie, in het bijzonder in het geval sprake is van opvolging;
o Stelt financiële overzichten ten behoeve van de Algemene Ledenvergaderingvergadering en bestuursvergaderingen op.
o Draagt zorg voor het financiële gedeelte van het jaarverslag.
o Draagt zorg voor informatie aan de kascommissie en organiseert een bespreking voorafgaand aan de ALV
o Begroot inkomsten en uitgaven en voert tussentijds en na afronding van activiteiten de financiële controle uit.
o Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de begroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
o Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen.
o Draagt zorg voor het onderhoud van contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
4.3.3. De secretaris
o Draagt zorg voor de verslaglegging van elke bestuurs-, netwerkvergadering en ledenvergadering, waarin minimaal wordt vermeld:
o De datum en plaats van de vergadering.
o De aanwezige en afwezige bestuursleden en andere aanwezigen.
o De genomen besluiten. Kan het notuleren delegeren.
Xxxxxx samen met de voorzitter de verantwoording voor het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag.
o Archiveert alle relevante documenten en organiseert de toegang van leden tot deze documenten.
5. Uitvoerende taken ten behoeve van het goed functioneren van de Vereniging.
Het bestuur kan, mede op initiatief van de Algemene Ledenvergadering of op voorstellen in netwerkvergaderingen, werkgroepen instellen voor bepaalde tijd bestaande uit leden van de
Vereniging, ter ontwikkeling en uitvoering van een specifiek beschreven thematiek en met een helder mandaat. In een dergelijke groep is het bestuur met tenminste één bestuurslid vertegenwoordigd.
Naast het instellen van werkgroepen kan het bestuur, mede op initiatief van de Algemene Ledenvergadering en/of netwerkvergaderingen besluiten taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden te delegeren of te mandateren aan organisaties/personen, die (solidariteits)lid zijn van de Vereniging.
5.1 Administratieve ondersteuning
Indien administratieve werkzaamheden deels betaald (als vrijwilligster of op contract) worden
uitgevoerd, worden afspraken gemaakt over de te verrichten werkzaamheden en wordt de vergoeding schriftelijk vastgelegd..
5.2. De webmaster
o Beheert de website.
o Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
o Beheert de structuur van de website.
o Draagt er, samen met lidorganisaties en individuele leden, zorg voor dat de inhoud van de website actueel en volledig is.
o Voert de eindredactie van teksten op de website.
o Beoordeelt de content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden
o Ziet erop toe dat de website in overeenstemming is met de huisstijl.
o Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren en moedigt hen aan content te leveren.
o Beantwoordt de via Platform- website binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf afhandelt.
5.3. Activiteiten van de Vereniging in het kader van communicatie met haar leden en het bereiken van haar doelstellingen
o Viermaal per jaar publiceert de Vereniging een blad. Doel, formule en stijl van het blad worden op verenigingsniveau vastgelegd.
o Regelmatig verzorgt de vereniging een e-mail nieuwsbrief.
6. Communicatie
De lidorganisaties en individuele leden van het Platform en het bestuur onderkennen het belang van en zien erop toe dat goede communicatie wordt onderhouden met:
o Lobbypartners;
o Donateurs;
o Goede doelen organisaties of andere subsidiegevers;
o Organisaties die zich op hetzelfde of verwant werkterrein als de Vereniging begeven;
o De media.
In het jaarlijkse werkplan worden doelen vastgelegd voor de communicatie en wordt besproken wie welke initiatieven neemt om deze relaties te voeden. In de loop van het jaar worden deze in
Platformvergaderingen besproken en bijgesteld.
7. Donaties en declaraties
o Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de penningmeester van de stichting.
o Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel.
o Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de Vereniging.
o Bestuursleden kunnen hun reiskosten declareren voor bestuurswerkzaamheden, in principe op basis van OV of, mocht dit niet werkbaar zijn het aantal gereden kilometers. Met andere actieve leden kunnen door het bestuur, in de context van specifieke programma’s en taken soortgelijke afspraken gemaakt
o Aan Leden en bestuursleden of (solidariteits)leden met een specifieke taak worden geen vacatiegelden, urenvergoedingen of vrijwilligersvergoedingen betaald, tenzij vooraf specifiek besproken (aanleiding, hoogte en duur) en schriftelijk vastgelegd.
8. Slotbepalingen
o In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist de voorzitter samen met een bestuurslid.
o Bij onverenigbaarheid van geschillen, die een goed functioneren van de Vereniging belemmeren, benoemt het bestuur een geschillencommissie met minstens drie leden die door beide partijen worden goedgekeurd. Bestuursleden zijn uitgesloten.
o Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd door de Algemene Ledenvergaderingvergadering, waarbij gestreefd wordt naar consensus. Bij verschillen van opvatting wordt gezocht naar
mogelijkheden om wijzigingen minder bezwaarlijk te maken voor de ‘minderheid’, voordat overgegaan wordt tot aanvaarding op basis van meerderheid van stemmen.