Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Daywize BV, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxxxxx 00x xx Xxxxxxx (hierna: “Verwerker”)
U doet als organisatie zaken met Xxxxxxxxx. In het vervolg van deze overeenkomst wordt uw organisatie aangemerkt als “Verwerkingsverantwoordelijke”.
De dienstverlening van Verwerker is gericht op het het ontwikkelen, implementeren en supporten van state-of-the-art HR software. Om deze diensten aan te kunnen bieden zal Verwerker Persoonsgegevens van sollicitanten, werknemers / zelfstandigen / vrijwilligers (“Medewerkers”), oud-medewerkers en/of uitkeringsgerechtigden verwerken. Uw organisatie zal daarbij optreden als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de toepasselijke regelgeving en Verwerker. Deze Verwerkersovereenkomst bevat de voorwaarden waaronder u zal optreden als Verwerkingsverantwoordelijke en maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de overeenkomst (hierna: “Hoofdovereenkomst”) die u met ons heeft.
Nemen het volgende in aanmerking:
• Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker hebben een Hoofdovereenkomst gesloten voor het verrichten van e-HRM diensten door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke. Op grond hiervan verwerkt Xxxxxxxxx in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens. Deze Verwerkersovereenkomst maakt als bijlage onlosmakelijk deel uit van de Hoofdovereenkomst;
• Partijen zijn van mening dat Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt wordt als “Verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en dat Verwerker aangemerkt kan worden als “Verwerker” in de zin van de AVG met betrekking tot deze Persoonsgegevens;
• Verwerkingsverantwoordelijke stelt aan Verwerker Persoonsgegevens ter beschikking om ten behoeve van haar te verwerken. Verwerker is hiertoe bereid. Verwerkingsverantwoordelijke wijst de doeleinden en middelen aan voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden. Verwerker is bereid de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt.
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 van de AVG, de opdracht tot en nadere afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. De toegestane verwerkingen worden door Verwerker uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
1.2 Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de schriftelijke verwerkingsinstructies die door de Verwerkingsverantwoordelijke zijn bekendgemaakt dan wel in overeenstemming met de verplichtingen voortvloeiend uit de Hoofdovereenkomst of deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst of de Hoofdovereenkomst zijn genoemd.
1.3 Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
1.4 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat zij een register zal bijhouden van de onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet juist naleven van de registerplicht.
1.5 Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
1.6 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Xxxxxxxxx vanuit diens rol.
2.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker.
2.4 Het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker zal nimmer met zich meebrengen dat de databases van Verwerker worden verrijkt met de gegevens afkomstig uit de datasets van Verwerkingsverantwoordelijke tenzij het de gegevens in geaggregeerde, niet herleidbare, vorm betreft voor het gebruik van gegevens voor facturatie en het doen van statisch onderzoek naar (de kwaliteit van) haar dienstverlening. In dat geval is het Verwerker toegestaan deze gegevens voor eigen overige doeleinden te gebruiken.
2.5 Verwerker zal de persoonsgegevens niet in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zoals bedoeld in de AVG tenzij zij hier voorafgaand schriftelijke toestemming heeft ontvangen van Verwerkingsverantwoordelijke en/of dit gebeurd door een Sub-Verwerker die voorkomt op de lijst van gecertificeerde Privacy Shield organisaties.
Artikel 3. Sub-Verwerkers
3.1 Verwerker is niet bevoegd om de persoonsgegevens op enige wijze door Sub-Verwerkers te laten verwerken, anders dan als toegestaan ingevolge deze Verwerkersovereenkomst of de Hoofdovereenkomst, of met de voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
3.2 Niettegenstaande artikel 3.1 geeft Verwerkingsverantwoordelijke haar algemene toestemming dat Verwerker de in Bijlage 1 genoemde Sub-Verwerkers inschakelt voor het leveren van haar diensten. In het geval van een beoogde verandering inzake de toevoeging of vervanging van andere Sub-Verwerkers waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke een algemene toestemming geeft, licht Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hierover vooraf in. Hierbij wordt de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden om binnen 4 weken tegen deze verandering bezwaar te maken op basis van redelijke gronden. De volgende omstandigheden worden geacht, doch niet limitatief, redelijke gronden te zijn:
• de Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het onwaarschijnlijk is dat de beoogde Sub-Verwerker kan voldoen aan de verplichtingen voortvloeiend uit deze verwerkersovereenkomst;
• De Verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat het aannemelijk is dat het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere Sub-Verwerker een onredelijk risico inhoudt voor de bescherming van persoonsgegevens;
Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de Verwerker ingeschakelde derden, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een oplossing te komen.
3.3 Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerker staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor alle schade alsof hij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 4. Rechten van betrokkenen
4.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Verwerkingsverantwoordelijke hulp benodigd heeft van de Verwerker voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, dan kan de Verwerker hiervoor kosten in rekening brengen.
Artikel 5. Beveiliging, geheimhouding en auditrecht
5.1 Verwerker spant zich in passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Verwerker heeft haar beveilingsmaatregelen verder gespecificeerd op xxx.xxxxxxx.xx/xxx.
5.2 Verwerker spant zich in de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
5.3 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
5.4 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
5.5 Verwerker is gerechtigd Verwerkingsverantwoordelijke toegangs- of identificatiecodes toe te wijzen. Verwerker is gerechtigd toegewezen toegangs- of identificatiecodes te wijzigen. Verwerker wijst Verwerkingsverantwoordelijke er op dat zij de toegangs- en identificatiecodes vertrouwelijk en met zorg hoort te behandelen en deze slechts op gepersonaliseerde wijze aan geautoriseerde personeelsleden kenbaar maakt. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade of kosten die het gevolg zijn van gebruik of misbruik dat van toegangs- of identificatiecodes wordt gemaakt.
5.6 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Verwerkersovereenkomst.
5.7 Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt zes weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke, en maximaal eens per jaar plaats.
5.8 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal vier weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
5.9 De redelijke kosten voor de audit worden door de Verwerkingsverantwoordelijke gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verwerkingsverantwoordelijke zullen worden gedragen.
5.10 Verwerker verplicht Sub-verwerkers periodiek een onafhankelijke IT-auditor of deskundige een onderzoek te laten uitvoeren ten aanzien van de organisatie van Sub-verwerker, teneinde te doen vaststellen dat Sub-verwerker aan het bepaalde in artikel 5.1 en 5.2 voldoet. Verwerker heeft het recht toe te (laten) zien op de naleving van de onder artikel 5.1 en 5.2 genoemde maatregelen. Daartoe stelt Sub-verwerker op verzoek van Xxxxxxxxx onder geheimhouding een kopie van haar ISAE3402 en/of ISO27001 certificaat en/of eventueel toekomstige andere en algemeen geaccepteerde verklaringen en/of normenkader gebaseerd op nationale of internationale standaarden ter beschikking.
Artikel 6. Meldplicht
6.1 In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek zoals bedoeld in artikel 33 AVG zal Verwerker, zich naar beste kunnen inspannen om Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur te infomeren naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt enkel indien het lek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Zie bijlage 3 voor het Protocol datalekken Daywize.
6.2 Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen, echter blijft de Verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijke partij in het kader van deze wettelijke meldplicht.
6.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:
• de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden;
• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
• het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
• een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
• contactgegevens voor de opvolging van de melding.
Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1 Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke als gevolg van of verband houdende met deze verwerkersovereenkomst of uit enige andere hoofde aansprakelijk voor zover en tot zover partijen dit zijn overeengekomen in de Hoofdovereenkomst. De in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid is onverminderd van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat eenzelfde gebeurtenis nooit tot meerdere schadevorderingen kan leiden.
Artikel 8. Duur en beëindiging
8.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op 25 mei 2018 of, indien later, de datum van ondertekening door beide partijen en loopt qua duur gelijk aan de Hoofdovereenkomst. En in het geval bij het ontbreken van een Hoofdovereenkomst voor de duur van de samenwerking.
8.2 De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
8.3 Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.
8.4 Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst zal Verwerker alle persoonsgegevens binnen een redelijke termijn terug overdragen aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke vernietigen of verwijderen, tenzij partijen anders overeenkomen en/of er een wettelijke plicht rust om te blijven verwerken.
Artikel 9. Overige bepalingen
9.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht. Met het tekenen van de Hoofdovereenkomst gaat u akkoord met deze Verwerkersovereenkomst.
9.2 Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank die ook bevoegd is in het kader van de Overeenkomst te oordelen.
9.3 Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
9.4 Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
9.5 In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:
x. xx Xxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. de Aanvullende voorwaarden Daywize;
c. de Nederland ICT voorwaarden;
d. deze Verwerkersovereenkomst.
Bijlage 1: Specificatie Sub-verwerkers
Verwerker heeft toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke om Sub-verwerkers in te zetten. Afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke afgenomen diensten kunnen de volgende Sub- verwerkers van toepassing zijn:
Naam leverancier | Mendix Technology BV / XS4ALL, BIT, Dataplace, AWS (EU) |
Korte omschrijving dienstverlening | Applicatieplatform / Hosting |
Land van verwerking gegevens | Nederland en/of Europa |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 2 en ISO27001 / ISO27001 |
Naam leverancier | |
Korte omschrijving dienstverlening | Payroll / Hosting / overig |
Land van verwerking gegevens | Nederland / Europa / Privacy Shield organisaties |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 2 / ISO27001 |
Naam leverancier | Sharebase BV |
Korte omschrijving dienstverlening | Implementatie & Support Services / BPO / Procurement |
Land van verwerking gegevens | Nederland en/of Europa |
Relevante ISO-certificaten | Werken conform ISO 9001 processen Daywize BV |
Naam leverancier | Talentsoft BV / Basefarm BV |
Korte omschrijving dienstverlening | Applicant Tracking System / Hosting |
Land van verwerking gegevens | Nederland |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 0 / XXX00000 |
Bijlage 2: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden, zoals aangeduid in de Hoofdovereenkomst, verwerkt de Verwerker persoonsgegevens. Afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke afgenomen diensten kunnen de volgende (soort) persoonsgegevens worden verwerkt:
SOORT PERSOONSGEGEVENS 1 N = risicoclassificering Normaal, H = risicoclassificering Hoog |
• Naam-, adres- en woonplaatsgegevens (N) • Opleidingsgegevens (N) • Burgerservicenummer (H) • Bezettings- en formatiegegevens (N) • Contactgegevens zoals telefoonnummers en • Belonings-, uitkerings- en/of mailadressen (N) pensioengegevens en mutaties (N) • Kopieën van legitimatiebewijzen (H) • Verlofgegevens (N) • Toegangs- of identificatiegegevens (N) • Verzuimgegevens (H) • Bankrekeningnr. en financiële gegevens (N) • Functioneringsgegevens (N) • Aanstellings- / contractgegevens (N) • Uitstroommutaties / uitdienstdata (N) |
Overige persoonsgegevens, namelijk: CV, motivatiebrief, diploma’s, werkervaring, profiel, gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van geschiktheid als kandidaat, beschikbaarheid en overige gegevens die tijdens de sollicitatie door de kandidaat zijn verstrekt. |
Categorieën medewerkers
Afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke afgenomen diensten kunnen de volgende (categorieën) medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens:
• Volledige toegang vanwege beheer platform en applicatie-omgeving door system engineers, database administrators, application management support engineers
• Alleen lezen toegang vanwege oplossen van applicatie- en/of klantspecifieke incidenten door application developer en medewerkers service center
• Toegang tot klantspecifieke gegevens op projectbasis conform door Verwerkingsverantwoordelijke verleende autorisatie door implementatie-, product-, en/of conversiespecialisten.
Categorieën betrokkenen
Afhankelijk van de door Verwerkingsverantwoordelijke afgenomen diensten kunnen de volgende persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen worden verwerkt:
• Sollicitanten
• Werknemers / Zelfstandigen / Vrijwilligers (“Medewerkers”)
• Oud-medewerkers
• Uitkeringsgerechtigden
1 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze bijlage omschreven persoonsgegevens volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave.