VERWERKERSOVEREENKOMST
VERWERKERSOVEREENKOMST
1. Algemeen
In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de meest recente Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, voluit: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG alsmede daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder begrepen de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;
1.3 Datalek: iedere daadwerkelijke of redelijkerwijs te vermoeden ongeautoriseerde openbaring van Persoonsgegevens door Verwerker of door Verwerker ingeschakelde derden, zoals maar niet beperkt tot Subverwerkers.
1.4 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.5 Incident: Zie definitie “Datalek”.
1.6 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.7 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.8 Subverwerker: degene die de Verwerker bijstaat in de Verwerking van Persoonsgegevens.
1.9 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
1.10 Verwerker: Vermetten | accountants en adviseurs en alle aan haar gelieerde entiteiten zoals omschreven in Annex 2.
1.11 Verwerking: elke handeling of elk geheel van handelen met betrekking tot Persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
1.12 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst
2.1 Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle Gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Onderhavige overeenkomst is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid
3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
2.5 Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
4. Geheimhouding
4.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
5. Geen verdere verstrekking
5.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.
6. Beveiligingsmaatregelen
6.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
6.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
7. Toezicht op naleving
7.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
7.2 Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:
7.3.1 alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;
7.3.2 toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.
7.4 Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.
8. Datalek
8.1 Binnen 24 uur nadat Xxxxxxxxx kennis neemt van een Incident of Datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het Incident of de Datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het Incident of Datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
8.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen door Verantwoordelijke aan betrokkenen en/of autoriteiten.
9. Sub-verwerkers
9.1 Verantwoordelijke verleent Verwerker bij het aangaan van deze verwerkersovereenkomst voorafgaande (algemene) toestemming om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden. Verwerker informeert Verantwoordelijke over het voornemen de sub-verwerker in te schakelen. Verwerker geeft Verantwoordelijke een termijn van 7 werkdagen om bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker. Verwerker zal de sub-verwerker pas inschakelen indien de termijn van 7 dagen is verstreken zonder dat Verantwoordelijke bezwaar
heeft gemaakt, of indien Verantwoordelijke heeft aangegeven geen bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker.
9.2 Verwerker draagt er zorg voor dat de sub-verwerker is onderworpen aan deze verwerkersovereenkomst dan wel aan een sub-verwerkersovereenkomst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkersovereenkomst.
10. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen
10.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek en voor diens rekening medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
10.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling in de zin van de AVG.
10.3 Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke. Verantwoordelijke blijft echter verantwoordelijk voor het gehoor geven aan een verzoek van een betrokkene.
10.4 Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.
11. Duur en beëindiging
11.1 Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Xxxxxxxxx de opdracht heeft van Xxxxxxxxxxxxxxxxx om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.
11.2 Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
11.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.
11.4 Onverlet hetgeen voor het overige in artikel 11 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken, tenzij wettelijk verplicht.
11.5 De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.
12. Aansprakelijkheid
12.1 Partijen vrijwaren elkaar en stellen elkaar schadeloos voor alle claims, acties en aanspraken van derden voor verliezen, schade, boetes of kosten die aan de zijde van de andere Partij vallen en die rechtstreeks of indirect voortvloeien uit of tot stand komen in verband met een tekortkoming in de nakoming van onderhavige overeenkomst door de andere Partij.
12.2 Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door de Verwerking is veroorzaakt wanneer bij deze Verwerking niet is voldaan aan specifiek tot Verwerker gerichte verplichtingen van de AVG, buiten dan wel in strijd met rechtmatige instructies van Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld of wanneer Verwerker toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst.
13. Nietigheid
13.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
14. Algemene voorwaarden
14.1 Op onderhavige verwerkersovereenkomst zijn de meest recente Algemene voorwaarden van Verwerker van toepassing. Verantwoordelijke verklaart een exemplaar van de huidige Algemene voorwaarden te hebben ontvangen en daarmee bekend te zijn. Eventuele algemene voorwaarden van Verantwoordelijke worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
14.2 Indien een bepaling uit deze verwerkersovereenkomst en een bepaling uit de Algemene voorwaarden van Verwerker elkaar overlappen en/of strijd zijn, dan prevaleren de voorwaarden van deze verwerkersovereenkomst.
15. Toepasselijk recht en forumkeuze
15.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
15.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda.
ANNEX 1
GEGEVENS, DOELEINDEN EN CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
GEGEVENS
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging, belastingaangiftes:
(1) Naam (initialen, voornamen, achternaam)
(2) Telefoonnummer
(3) E-mailadres
(4) Geboortedatum
(5) Adres en woonplaats
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens en BSN, kentekens van auto’s van personeelsleden van Verantwoordelijke
(9) Nummer inschrijving handelsregister kamer van koophandel
(10) Bankrekeningnummers
(11) Omzetbelasting- en loonbelastingnummers
DOELEINDEN
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Xxxxxxxxxxxxxxxxx een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Xxxxxxxxx dan wel sub- verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een sub-verwerker;
(4) de hosting, ook door een sub-verwerker.
CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
De Gegevens die verwerkt worden betreffen in ieder geval de volgende categorieën van betrokkenen:
(1) werknemers van verwerkingsverantwoordelijke;
(2) klanten en leveranciers;
(3) bestuurders, aandeelhouders, commissarissen, management, firmanten;
(4) personen, cliëntnaam, hun partner en kinderen.
ANNEX 2
Vermetten | accountants en adviseurs
Verwerker is Vermetten | accountants en adviseurs en alle aan haar gelierde entiteiten. Tot Vermetten | accountants en adviseurs behoren de volgende entiteiten:
(1) Vermetten B.V.
(2) Vermetten Diessen B.V.
(3) Vermetten Rijsbergen B.V.
(4) Maatschap Vermetten & De Wolf
(5) VermettenVogelaars B.V.
(6) Hof Groep Vermetten B.V.
(7) ILC Vermetten B.V.
(8) Vermetten Tilburg B.V.
(9) Vermetten Loonadvies B.V.