ERASMUSHOGESCHOOL BRUSSEL
ERASMUSHOGESCHOOL BRUSSEL
Management, Media en Maatschappij
HOE GAAT HET KIND INTERNATIONAL TEAM BINNEN MARS OM MET HET DIGITAAL SAMENWERKEN, ZOWEL TIJDENS ZIJN MEETINGS ALS IN HET DELEN VAN DOCUMENTEN? HOE KAN HET TEAM HIERMEE IN DE TOEKOMST EFFICIENTER OMGAAN?
Bachelorproefcoördinator: Xxx Xxxx
Opdrachtgever: Xxxxx Xxxxxxxx
BACHELORPROEF aangeboden tot het bekomen van de graad van professionele
bachelor in het Office Management
ALEXIA MITSIS
Academiejaar 2019 – 2020
Voorwoord
Voor u ligt mijn bachelorproef, een resultaat van maandenlang hard werken. Ik beschouw deze laatste periode als zeer druk en stressvol, maar voornamelijk leerrijk. Deze bachelorproef is geschreven om de graad van professionele bachelor in Office Management te behalen aan de Erasmushogeschool Brussel. Het onderzoek werd opgezet bij Mars Incorporated.
Graag wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om een aantal mensen te bedanken die mij omringen en gesteund hebben bij het tot stand komen van deze bachelorproef. De steun van deze mensen vormen één van de belangrijkste pijlers bij de realisatie hiervan, zonder hun medewerking kon deze bachelorproef nooit gerealiseerd worden.
In de eerste plaats wil ik mijn opdrachtgever en stagebegeleider Xxxxx Xxxxxxxx bedanken voor mijn leerrijke stage en tijd die ze vrij maakte voor mij maar alsook om het beste in mezelf naar boven te halen. De motivatie en kracht die ze me gaf om te blijven doorzetten hebben me enorm geholpen.
Alsook wil ik mijn bachelor coördinator en lector Mr. Alen bedanken voor zijn tijd aan persoonlijke begeleiding, begrip en steun bij deze bachelorproef maar alsook zijn vertrouwen, motivatie en constructieve feedback die ik gedurende drie jaar heb kunnen ontvangen.
Tevens mijn begeleidende docenten Mevr. Xxxxx, Xxxx en Stroobants bedanken om er altijd voor mij klaar te staan, voor de fijne begeleiding en hun ondersteuning tijdens dit traject. Ook wil ik alle respondenten bedanken die hebben deelgenomen en meegewerkt aan dit onderzoek.
Tot slot een speciaal woordje van dank gaat naar mijn ouders en vrienden voor de onvoorwaardelijke steun, gedeelde frustraties en motivatie die zij mij boden tijdens mijn parcours maar meer specifiek bij het tot een goed eind te brengen van mijn bachelorproef.
Ik wens jullie alvast veel leesplezier toe. Xxxxxx Xxxxxx
Abstract
Technology has evolved a lot in the past few years and remains in constant evolution. All these new technologies offer us great changes over time, which is why it seemed important to me, as a young near graduate, to talk about the changes we meet in the world of work.
This research was executed for the company Mars Incorporated and more specifically for the Kind International team. The employees can work from home, so it means they no longer have a fixed workplace. They work autonomously from home or at a chosen place. This causes loneliness and little face-2-face interaction with the colleagues. The different time zones must be considered while working, and it’s not always that easy. Either they have very early mornings or very late evenings depending on the time zone in which they are working. It also means they work many hours and that’s why it’s necessary to monitor each other and still be able to maintain the “work-life balance”.
This paper is about “How does the Kind International team at Mars deal with digital collaboration, both during its meetings as in the sharing of documents? How can the team deal with this more efficiently in the future?”
For this qualitative research, I interviewed 10 people. I interviewed people from Mars Incorporated and Kind International from different sectors with different positions. I also interviewed some people from external (international) companies to see how they deal with digital collaboration so I could see how Kind International could be more efficient in the future.
In order to obtain the right information, I have put together an interview with 11 open questions. I planned to take these interviews orally, face-to-face in March but due to the COVID-19 and the lockdown, I was not able to do face-2-face interviews because of security matters. As an alternative, I chose to use the online tool Microsoft Teams. Some interviews were sent by e-mail due to a lack of time and holidays for certain respondents.
Thanks to the qualitative research and the literature review it is possible to formulate an answer to the research question. First, I discovered that there are a lot of tools that can be used for digital collaboration and that a lot of companies use more than one tool for different purposes. But also, that they all experience digital collaboration in different ways and that there are advantages and disadvantages.
In conclusion, the most used tools for digital collaboration are Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, Zoom, Skype, and Google Tools. They mostly use those tools to be able to collaborate, share documents and screens, videoconferences, organize online meetings, and communication.
As I said they all experience it in different ways and the advantages that were the most discussed were: more productive, positive, focused, a feeling of trust, and a better work- life balance. However, there are also disadvantages such as loss of personal contact, extra hours, some are less efficient and find it more difficult to find a work-life balance.
Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Abstract 3
Inhoudsopgave 4
Inleiding 5
Bedrijfsvoorstelling 6
1. Probleemstelling, doelstelling en onderzoeksvraag 7
1.1 Probleemstelling 7
1.2 Doelstelling 7
1.3 Onderzoeksvraag 7
2. Conceptueelkader 8
3. Onderzoeksontwerp 14
3.1 Onderzoeksvorm 14
3.2 Kwalitatieve steekproef 14
3.3 Aard van het onderzoek 15
3.4 Onderzoekseenheden 15
3.5 Kenmerken 15
4 Gegevensverzameling 16
4.1 Operationaliseren 16
4.2 Definiëren 16
4.3 Vaststellen van (sub)dimensies en indicatoren 16
5. Gegevensanalyse 20
De gefundeerde theoriebenadering 20
5.2 STAP 2 – Vaststellen van de relevantie 20
5.3 STAP 3 – Open coderen 20
5.4 STAP 4 – Axiaal coderen 22
5.5 STAP 5 – Selectief coderen 23
6. Conclusie 24
7. Aanbevelingen 25
Bibliografie 26
Lijst met afbeeldingen 27
Verklarende woordenlijst 28
Bijlagen 29
Bijlagen I - Interviews 29
Bijlagen II - Stappen gefundeerde theoriebenadering 50
Bijlagen III - Open codering, resultaat datareductieproces 64
Inleiding
Binnen Mars België functioneert een internationaal samengesteld team met de naam KIND International. In vele bedrijven wordt er steeds meer en meer virtueel gewerkt, ook Mars en Kind International hebben ervoor gekozen om gebruik te maken van het principe “Het Nieuwe Werken” de werknemers hebben onder andere geen vaste werkplek meer, ze werken dus autonoom van thuis uit of een of zelfgekoze plaats of gaan sporadisch nog naar het kantoor. Dit zorgt voor eenzaamheid of soms weinig interactie Face-2-Face met hun collega’s.
Er moet rekening gehouden worden met de verschillende tijdzones, het bedrijf vindt het niet altijd eenvoudig. Ofwel zijn ze heel vroeg in de ochtend al bezig ofwel heel laat ’s avonds naargelang de tijdzonde waarin ze werken. Het kan ook soms ertoe leiden dat ze heel veel en lange uren werken hier is het nodig om elkaar vooral te monitoren en toch zeker te zijn dat ze een ‘work-life balance’ behouden.
Daarom is het nuttig om een onderzoek te voeren omtrent Hoe het KIND International team binnen mars omgaat met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten? Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan? En zo eventueel onderzoeken welke andere mogelijkheden er zijn om nieuwe opties voor te stellen en nog meer en beter digitaal te kunnen samenwerken in de komende jaren. Door gebruik te maken van het principe “Het Nieuwe Werken” hecht Mars Incorporated ook belang en aandacht aan op mobiliteit.
Bedrijfsvoorstelling
Mars Incorporated?
Mars is bekend voor zijn snoepgoed. Mars is actief in de volgende segmenten:
• MARS WRIGLEY -> Mars, M&M’S, Xxxxxxxx, Wrigley Gum, Skittles …
• MARS Food -> Uncle Xxx’x, Miracoli, …
• MARS Edge -> Cocoavia, Foodspring, Gomo, …
• MARS Petcare -> Pedigree, Whiskas, Royal Canin, …
Learning Platform MARS University
Mars is een onderneming die snacks, versnaperingen en snoepgoed produceert en commerciëel aanbiedt.
Geschiedenis van het bedrijf
Mars is een multinationale Amerikaanse onderneming opgericht in 1911 door Xxxxxx Xxxx, het is een familiebedrijf. De allereerste chocoladereep “Milky Way” later uitgebracht onder de naam “Mars” werd geintroduceerd in 1923.
Mars Belgium maakt deel uit van Mars Incorporated. Mars België N.V. beschikt over twee bedrijfslocaties en telt meer dan 400 medewerkers. Het hoofdkantoor voor België is gevestigd in Sint-Stevens-Woluwe, vlakbij de nationale luchthaven in Zaventem. Het kantoor is de thuisbasis van de verkoop-en marketingafdeling. De medewerkers hier zijn gespecialiseerd in de marketing en verkoop van de wereldberoemde chocolade, voeding en diervoedingsproducten. Het kantoor is ook een internationale eenheid met teams die op regionaal- en wereldniveau actief zijn voor alle productsegmenten van Mars.
Bedrijfswaarden
The five principles zijn de 5 waarden dat cruciaal zijn in de bedrijfscultuur van Mars. Deze vijf principes vormen de basis van de manier waarop ze vandaag en elke dag zaken doen en beslissen. Kwaliteit, Verantwoordelijkheid, Wederkerigheid, Efficiëntie en Vrijheid vormen al jaren de basisprincipes van al hun activiteiten.
De vijf principes staan centraal bij elke beslissing die genomen wordt. Dit betekent:
Figuur 1: The Five Principles
▪ Toegewijd aan kwaliteit van het werk en bijdragen aan de samenleving.
▪ Verantwoordelijkheid omarmen (als individu en als bedrijf) om te handelen.
▪ Beslissingen gebasseerd op wederzijds voordeel voor de stakeholders.
▪ Maken gebruik van de kracht en efficiëntie om middelen maximaal te benutten.
▪ Financiële vrijheid om beslissingen te nemen, zonder beperkingen door motivaties van anderen.
KIND International
Binnen Mars België functioneert een internationaal samengesteld team met de naam KIND International. Kind International bestaat sinds 2004 en is een healthy snack opgericht door Xxxxxx Xxxxxxx. Sinds 2017 zijn Mars en Kind in partnership.
1. Probleemstelling, doelstelling en onderzoeksvraag
1.1 Probleemstelling
Binnen Mars België functioneert een internationaal samengesteld team met de naam KIND International. Het KIND International team werkt nu bijna volledig virtueel. De teamleden werken steeds meer en meer virtueel. Xxxx wat teamleden van KIND International werken nu ook autonoom van thuis uit of gaan slechts sporadisch nog naar kantoor. Dit telewerken heeft een isolement van de teamleden ten opzichte van het team voor gevolg. Dit isolement uit zich in een lage frequentie van face-to-face interacite met de andere teamleden. Door alleen en geïsoleerd te werken neigen teamleden ernaar om veel en lange uren te werken. Medewerkers in een organisatie, ook als ze autonoom telewerken, hebben echter een uitgesproken behoefte aan een evenwichtige en harmonieuze work-life-balance.
1.2 Doelstelling
De doelstelling van dit toegepast wetenschappelijk onderzoek hebben we als doel om na te gaan hoe het KIND International team binnen Mars omgaat met het digitaal samenwerken en welke andere mogelijkheden er zijn om nieuwe opties voor te stallen om nog meer en beter digitaal te kunnen samenwerken in de komende jaren.
De resultaten van dit onderzoek dienen om een beter zicht te krijgen over hoe KIND International omgaat met het samenwerken en het delen van documenten. Zodat ze hiermee in de toekomst efficienter kunnen omgaan.
1.3 Onderzoeksvraag
Tijdens het onderzoek is het typerend dat een onderzoeksvraag meermaals veranderd. Het formuleren van de onderzoeksvraag is een intensief proces van vallen en opstaan.1
De onderzoeksvraag wordt als volgt geformuleerd:
“Hoe het KIND International team binnen mars omgaat met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten?
Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan?”
1 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 18
2. Conceptueelkader
Vooraleer we een antwoord vinden op mijn onderzoeksvraag is het belangrijk om een aantal begrippen beter te begrijpen. Het uitvoeren van literatuuronderzoek zal mij helpen om relevante informatie en meer kennis te gaan verzamelen over mijn onderwerp. Wat is digitaal samenwerken? Hoe gaan we documenten delen? Wat zijn meetings? Eens we deze begrippen goed verstaan zal het eenvoudiger worden om het antwoord op mijn onderzoeksvraag te vinden.
Om relevante informatie te vinden zijn volgende stappen van groot belang:2
• Het vinden van goede zoektermen met een thesaurus
• Het in zoekmachines zoeken naar relevante artikelen
• Het zoeken naar proefschriften en boeken
2.1 Het oude werken
Technologie heeft vandaag een grote impact op onze manier van leven. De maatschappij en de technologie zijn beide geëvolueerd en blijven nog steeds snel evolueren. Deze hebben ervoor gezorgd dat er zoveel veranderingen zijn in onze manier van werken, vooral sinds dat het internet bestaat.
Even een terugblik naar de oude werkdagen, moesten we een kantoor van de jaren 90 binnenstappen zou deze helemaal verschillend zijn, bepaalde jobs bestaan hedendaags niet meer. Als we vandaag gaan vergelijken met vroeger, de meeste onder ons zullen van thuis uit werken of onderweg naar klanten. Kantoren waren ook heel verschillend, het ging om smalle gangen met allemaal hokjes en hoe hoger je “titel” hoe groter je hokje ging zijn.
Xxxxxxx moest je aanwezig zijn op kantoor, het ging vooral om je aanwezigheid en je gepresteerde uren. Het waren “nine-to-five” werkdagen, om 9 uur stipt beginnen en om 17 uur eindigen. Vandaag hebben we flexibele werkuren en hebben we meer vrijheid en verantwoordelijkheid maar hiernaast moeten we ook 24/7 bereikbaar zijn. Daarom wordt het moeilijk om een work-life-balance te vinden. De communicatie in de tijd, hoe was deze? Om te communiceren was het belangrijk dat je aanwezig was aan je bureau op de juiste tijdstip, anders was het tijdverlies en vastlopen bij het nemen van belangrijke beslissingen. Het duurde ook lang voor dat je met iemand kon communiceren, voor de telefoon en de e-mail werd nog alles verzonden via de post. Hedendaags is het makkelijker met alle technologie rondom ons, ben je niet bereikbaar kan je later nog terug bellen, e-mailen of zelfs video conferencing. Papier, papier en papier vroeger konden we talloze papieren terugvinden. Computers bestonden nog niet dus werd alles handgeschreven, alle papieren werden dan ook snel geklasseerd en het was niet altijd eenvoudig om deze terug te vinden, vandaag is alles met een klik terug te vinden.
2 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 29
2.2 Digitalisering
Zoals eerder gezegd, technologie is heel wat geëvolueerd. Zo zijn we ook van papier naar digitalisering overgeschakelt. Digitalisering is de overgang van informatie naar een digitale vorm.3 Papieren/documenten inscannen is een vorm van digitalisering. Men doet aan digitalisering omdat dit ervoor zorgt dat informatie op één centrale plaats kan teruggevonden worden zodra het opgeslagen is. Het zorgt ervoor dat men informatie sneller kunnen terugvindenen toegankelijker. Tegenwoordig kunnen we ook online documenten ondertekenen maar desondanks eisen bepaalde bedrijven/overheidsinstellingen vaak nog een papieren versie van het officiële document bv. een contract, een overeenkomst, … Als deze toch digitaal worden ondertekend kunnen deze als ongeledig beschouwd worden.
2.2.1 Wat is samenwerken?
Samenwerken kan worden gedefinieerd als het gezamenlijk inzetten om een bepaald doel te bereiken, of tot een beter kwaliteit van dienstverlening te komen. Sommige zaken kunnen onmogelijk door één persoon tot een goed einde worden gebracht, daarom gaan mensen samenwerken. Samenwerken wordt gezien als een belangrijke competentie omdat het een efficiënte manier is om doelen te bereiken. Dit kan per twee, in groep of tussen meerdere groepen. Je hoeft niet altijd akkoord te zijn met je partner, of nootzakelijk hetzelfde denken, bij samenwerking horen meningsverschillen. Daarom is samenwerken een intensieve activiteit die inspanning vraagt en niet vanzelfsprekend en gemakkelijk is.
2.2.2 Digitaal samenwerken bij Mars
Ik heb bij Mars Incorporated gedurende 2 maand de mogelijkheid gehad om binnen Kind International stage te lopen. Gedurende deze 2 maand heb ik kunnen observeren hoe zij digitaal samenwerken en met welke tools ze werken. In het begin van mijn stage bij Mars Incroporated gebruikte ze vooral Outlook en Skype om digitaal samen te werken. Voor interne- en externe communicatie werd er gebruik gemaakt van Outlook, skype voor snelle communicatie en online meetings. Het delen van documenten gebeurde ook via outlook of via de shared networkdrive of OneDrive. Sinds kort (maart
– begin lockdown) is Mars Incroporated overgeschakeld van Skype naar Microsoft Teams. Het systeem was al geïntegreerd binnen Mars maar werd weinig/niet gebruikt. Nu ze helemaal zijn overgeschakeld naar Teams kunnen ze er gebruik van maken om documenten te delen, teams channels creeëren, een wit bord gebruiken, presentaties delen en nog veel meer. Ze hebben ervoor gekozen om de switch te maken omwille dat Microsoft Teams veel meer compleet is en meer functies aanbied dan skype.
3 WIKIPEDIA. Digitalisering. xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxxxxxxx, Datum van raadpleging: 25 februari 2020.
2.2.3 Wat is digitaal samenwerken of “het nieuwe werken”?
Digitaal samenwerken gaat simpelweg om samenwerking met je collega’s/klanten en relaties via digitale kanalen zoals: Skype for Business, sociale media, e-mail, google slides, … Dit is ideaal als je veel onderweg bent, als je op internationaal vlak werkt (vergaderingen, documentsharing met collega’s van andere vestigingen, verschillende tijdzones). Dankzij digitaal samenwerken hoef je niet meer fysiek op kantoor te zijn om te kunnen vergaderen of samen aan één document te werken. Daarom wordt het concept het nieuwe werken ook steeds meer gebruikt binnen organisaties en vooral internationale bedrijven. Het is van belang om duidelijke afspraken te maken en deadlines te stellen om misverstanden te vermeiden.
Het nieuwe werken (HNW) is een arbeidsorganisatieconcept, dit betekend plaats-en tijdsonafhankelijk werken met behulp van ICT. Het gaat verder dan alleen de kantoorinrichting dat veranderd, van smalle gangen met hokjes evolueren we naar modernere kantoren/landschapkantoren, men spreekt dan over open kantoorruimtes, transparante ruimtes hiernaast ontstaan ook de zithoeken om te relaxen en ook de ontspanningsruimte met bv. pingpongtafel. De overgang van kleine kantoren naar open ruimtes betekende een gigantische kostenbesparing omdat veel minder kantooroppervlakte nodig is voor de effectief aanwezige werknemers.4 Medewerkers moeten zich goed in hun vel voelen en je moet het hen zo comfortabel mogelijk stellen. Welzijn op het werk is dan ook een belangrijk aandachtspunt.5 Bij HNW staat de mens centraal en niet de organisatie, het gaat hier om de werkresultaten dat belangrijk zijn en niet de aantal gepresteerde uren. Zo krijgt de mens meer flexibiliteit, vrijheid en verantwoordelijkheid.
Verschil tussen het nieuwe werken en het oude werken
Het Nieuwe Werken | Het Oude Werken |
Plaats- en tijdsonafhankelijk werken | Vaste werkplek en werktijden |
Werkresultaten belangrijk | Aanwezigheid en uren belangrijk |
Werk en privé door elkaar heen | Werk en privé strikt gescheiden |
Moderne kantoren “open, transparante ruimtes” | Klassieke kantoren “hokjes” |
2.2.4 Wat is telewerken?
Telewerken is het werk uitgevoerd door de werknemer vanuit zijn woonplaats of elke door hem zelf gekozen plaats door gebruik te maken van ICT-toepassingen. Dit gebeurt met akkoord van de werkgever en op een regelmatige basis.
4 N.N. Het nieuwe werken: impact voor ergonomie. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxx- werken/, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
5 N.N. Het Nieuwe Werken: prioriteiten kantoorinrichting. xxxxx://xxx.x-xxxxx.xx/xxx-xxxxxx- werken/nieuws/het-nieuwe-werken-prioriteiten-kantoorinrichting. Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
Voordelen en nadelen van telewerken
Voordelen | Nadelen |
Betere balans werk/privé | Amper scheiding werk/privé |
Minder verplaatsingen | Minder contact met collega’s |
Minder ziektemeldingen | Slechte infrastructuur |
Voordelen van het telewerken zijn:
▪ Minder verplaatsingen voor de werknemer d.w.z. dat ze meteen minder last hebben van files en pendeluren, natuurlijk ook minder verplaatsingskosten voor de werkgever.
▪ Het zorgt ook voor een betere balans tussen werk & privé, hiermee bedoelt men dat er meer vrije tijd is. De werknemer hoeft zich al minder zorgen te maken over de spitsuren, of hij al dan niet op tijd thuis zal geraken, of zijn dochter afhalen van school, … De werknemer kiest wanneer hij werkt en kan ondertussen ook andere dingen doen zoals: snel even een wasmachine starten, boodschappen enz.
▪ Thuiswerken verlaagt de drempel om door te werken bij gezondheidsklachten zoals een verkoudheid. Je kan gerust van thuis uit werken en uitzieken zonder iemand te storen. Bovendien kan je ook in een comfortabelere outfit werken (bv. Pyjama). Voel je je effe niet lekker kan je een kwartiertje gaan liggen. Thuis heb je ook alle nodige medicatie en comfort.
Nadelen van het telewerken zijn:
▪ Sociaal contact en communicatie zijn zeer belangrijk, zowel om professionele als persoonlijke reden. Daarom is het kantoor een belangrijke plaats. Je hebt minder sociaal contact met je collega’s. Even een babbeltje met een collega terwijl je om koffie gaat lukt niet. Als je thuiswerkt zorgt dit dus voor minder contact met collega’s maar ook misschien voor mindere duidelijke communicatie. Dit kan zelfs leiden tot een minder betrokken en verbonden gevoel aan de werkomgeving en de collega’s.
▪ Hoewel thuiswerken zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, heeft het wel het nadeel om amper scheiding te hebben tussen werk en privé. D.w.z. sommige zullen het moeilijker hebben om grenzen te stellen en hebben dus de neiging om te lang door te werken, of worden snel afgeleid door (bv. kinderen, huishoudelijke taken, …)
▪ Een ander nadeel is slechte infrastructuur met andere woorden je beschikt misschien thuis niet over een geschikte werkruimte of moet je er eentje gaan maken. Misschien lopen je kinderen wel rond en begrijpen ze niet waarom mama of papa de hele tijd achter de laptop zit en telefoons opneemt. Xxxxxxxx op het werk is hierdoor dus moeilijker, van thuis uit werken vraagt zelfdiscipline. Het is van belang dat je goed kunt plannen en organiseren.
2.3 Work-Life Balance
De work-life balans is het evenwicht tussen werk en privéleven, het gaat om de onderbreking tussen werk en andere belangrijke rollen in je leven. Het is van belang dat je als werknemer een evenwicht kunt stellen tussen je persoonlijke leven en je beroepsleven. De term work-life balans bestaat uit, maar is niet enkel beperkt tot telewerken. Zoals eerder vernoemd is telewerken ook een manier van digitaal samenwerken. Een
Figuur 2: Work-life balans
belangrijk voordeel van telewerken is dat er meer aandacht kan besteed worden aan hun work-life balance. Hoewel dit een grote voordeel is aan telewerken is het voor sommige werknemers moeilijk om een scheiding te maken tussen werk en privé omdat we altijd en overal bereikbaar zijn door onze smartphones, is het lastig om je werk niet mee naar huis te nemen of om een stop te zetten aan je werkdag. Het is belangtijk dat je grenzen kunt stellen als je van thuis uit werkt, zelfdiscipline speelt een groot rol. Een gezonde work-life balance zorgt voor meer productiviteit en minder stress. Als werkgever is het belangrijk om de medewerkers hierbij in te steunen. Werknemers zullen dit niet enkel beter ervaren maar de werkgevers zullen zelf ook de vruchten van xxxxxxx, het gaat echt om een win-win voor beide partijen. Dankzij een beter work-life balance zal de wernemer zich meer inzetten en zal meer gemotiverd zijn. Dit zorgt voor productiviteit, het halen van doelstellingen alsook een sterkere band met hun organisatie. 6
2.4 Digitale meetings
Met de vooruitgagng van de technologie, de nieuwe werkplekken is digitaal vergaderen de efficiënte oplossing om werktijd te creëren in plaats van reistijd te verliezen.7 Dankzij videovergaderingen is het eenvoudig geworden om met medewerkers over verschillende tijdzones te vergaderen. Men hoeft zich niet meer te verplaatsen, en dit zorgt voor tijdwinst en kostenbesparing. Het zorgt ervoor om de relatie tussen partners te behouden en te vereenvoudigen. Natuurlijk gaan digitale meetings nooit de Face-2- Face ontmoetingen helemaal vervangen, voor sommige situaties zullen deze blijven bestaan en omdat sociaal contact belangrijk blijft. Het is van belang om toch een sociaal contact te behouden, Face-2-Face ontmoeting zijn ook persoonlijker dan een digitale meeting. Tegenwoordig bestaan er heel veel tools/apps dat ervoor zorgen dat digitale meetings mogelijk zijn.
6 SECUREX. Iedereen wint bij evenwicht werk-privé. xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxx-xxx- evenwicht-werk-prive, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
7 XXXXX XXXXX. Digitaal vergaderen, een efficiënte en kostenbesparende oplossing. xxxxx://xxxxxxxx.xxx/xx/xxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
2.5 Digitaal documenten delen – Tools
De maatschappij en technologie zijn beide geëvolueerd en blijven constant evolueren, dagdagelijks moeten we wel informatie en/of documenten delen. Hiervoor is het belangrijk om de juiste applicaties en tools te gebruiken voor communicatie en informatie uitwisseling. Nu is de vraag hoe gaan we dit doen? Welke app/tools zijn het meest efficient? Er bestaan oneindig veel app/tools, ik zal het kort hebben over de meestgebruikte en de efficienste. De meeste bedrijven gebruiken ongeveer wel dezelfde tools. Microsoft outlook voor interne en externe mail-wisseling. Ook hebben heel wat bedrijven een shared server op de computer waar ze direct access hebben naar alle documenten, ook van thuis uit dankzij een VPN verbinding.
Figuur 3: Microsoft Teams Microsoft Teams | Figuur 4: Skype for Business Skype for Business | Figuur | 5: Slack | Slack | |||
• Tot 10 000 deelnemers online meetings • Biedt privacy opties • Beschikbaar in 22 talen • Meldingen afzetten • Video/Audio • Chat • Documenten delen • Gepersonaliseerd achtergrond • Channels | • Tot 250 deelnemers online meetings • Heeft voorbeeldweergave • Beschikbaar in 38 talen • Skype translator | • Video/Audio • Documenten delen • 2200 apps beschikbaar met slack (google drive,…) | |||||
Figuur | 6: Zoom | Zoom | Figuur 7: Cisco Webex Cisco Webex | Figuur | 8: G | Suite | G Suite |
• Tot 500 deelnemers • Video/Audio • Chat • Documenten delen • Gesprek opnemen | • Geintegreerd samenwerkingsplatform • Webex AI Assistent • Zie iedereen, tot 25 delenemers tegelijkertijd • Scherm delen Viruele room | • Gedeelde agenda • Werk in realtime samen • Beveilig gegevens en apparaten • Tot 13 apps inbegrepen (meet, agenda, cloud, drive, formulieren, …) | |||||
3. Onderzoeksontwerp
3.1 Onderzoeksvorm
In dit onderzoek “Hoe het KIND International team binnen mars omgaat met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten? Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan?” is er sprake van een kwalitatief onderzoeksvraag. Bij kwalitatief onderzoek gaat het vooral om het verkrijgen van inzichten en nieuwe ideeën en minder om harde, getalsmatig onderbouwde feiten. Omdat je als onderzoeker wilt leren. Kwalitatief analyse is vaak een proces van vallen en opstaan.
Het gaat om een verkennend onderzoek omdat ik ideeën wil opdoen en als onderzoeker wil leren. Voor dit onderzoek werd er gebruik gemaakt van de gefundeerde theoriebandering, ook bekend als grounded theorie die door Xxxxxx en Xxxxxxx ontwikkeld is.
Voor kwalitatieve surveys bestaan er verschillende onderzoeksvormen. Hier is gebruikgemaakt van een casestudie omdat het om een brede onderzoeksvraag gaat waardoor het onderzoek open blijft voor mogelijke nieuwe ideeën en inzichten. Ik ga de huidige situatie van MARS incorporated binnen Kind international onderzoeken en beschrijven door middel van open vragen.
3.2 Kwalitatieve steekproef
Bij kwalitatieve steekproef trekking speelt vooral het begrip verzadiging/saturatie een centrale rol. Saturatie betekent dat je in een kwalitatief onderzoek net zolang doorgaat met de dataverzameling tot dat zich geen nieuwe informatie aandient. Er zullen zich geen nieuwe feiten voordoen en zo bereik je het saturatie punt.
3.3 Aard van het onderzoek
Mijn onderzoek is een kwalitatief onderzoek8 op basis van een open onderzoeksvraag. Het gaat om een verkennend onderzoek9 omdat men het onderzoeksprobleem beter proberen te begrijpen, als onderzoeker weeg je nog niet helemaal welke resultaten je gaat vinden en welke kant je onderzoek opgaat, het is een soort ontdekkingstocht10 waar je niet weet waar je precies uitkomt. Je wilt ideeën opdoen en leren uit wat je verzamelt. Je staat open voor nieuwe ervaringen en indrukken.
3.4 Onderzoekseenheden
De onderzoekseenheden van dit onderzoek zijn alle medewerkers van het team KIND International die binnen Mars omgaan met digitaal samenwerken. Maar alsook externe (internationale) bedrijven.
3.5 Kenmerken
Als het gaat om een abstracte kenmerk te meten kan het wel lastig zijn. Om een abstracte kenmerk als digitaal samenwerken te meten, moet je zo’n begrip eerst goed definiëren. Vervolgens kunnen er vragen of items gemaakt worden om zo’n begrip te meten.
Datamatrix eenheden en kenmerken:
Hoe gaat het KIND International team binnen mars om Onderzoeksvraag me met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijnhet etings als in het delen van documenten? Hoe kan team hiermee in de toekomst efficienter omgaan? | |
Eenheden/populatie | Medewerkers van Mars & binnen KIND International, externe (internationale) bedrijven |
Eigenschappen/kenmerken | digitaal samenwerken |
8 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 21
9 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 35
10 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 156
4 Gegevensverzameling
4.1 Operationaliseren
Abstracte kenmerken vertalen in concreet meetbare termen wordt operationaliseren genoemd.
Het operationaliseringsproces kent de volgende fasen:11
• het definiëren;
• het vaststellen van dimensies;
• het vinden van indicatoren
4.2 Definiëren
Digitaal samenwerken gaat simpelweg om samenwerking met je collega’s/klanten en relaties via digitale kanalen zoals: Skype for Business, sociale media, e-mail, google slides, … Dit is ideaal als je veel onderweg bent, als je op internationaal vlak werkt (vergaderingen, documentsharing met collega’s van andere vestigingen, verschillende tijdzones). Dankzij digitaal samenwerken hoef je niet meer fysiek op kantoor te zijn om te kunnen vergaderen of samen aan één document te werken.
4.3 Vaststellen van (sub)dimensies en indicatoren
Kenmerken | Dimensies | Subdimensies | Indicatoren |
Digitaal samenwerken | Outlook | / | • Versturen van emails |
Microsoft Teams | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie | |
Skype for business | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie | |
Slack | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie | |
Zoom | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie | |
Webex | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie | |
G suite | / | • Documenten delen • Digitaal vergaderen • Snelle communicatie |
11 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 81
4.4 Dataverzamelingsmethode
In dit kwalitatief onderzeoek werd op verschillende manieren data verzameld, met de doelstelling om als resultaat obeservatie en interviews te bekomen. Bij een kwalitatief onzerdoek is verfieerbaarheidseis van belang, daarom zal ik transpart zijn over mijn werkwijze en hoe ik tot mijn conclusies ben gekomen.
Net als in het dagelijks leven kun je mensen op verschillende manieren vragen stellen. Ook in onderzoek bestaan er verschillende manieren om met vragen informatie te krijgen met hun specifieke voor-en nadelen. Je moet keuzes maken wat betreft:12
• de vorm
o mondeling
o schriftelijk
• het communicatiemiddel
o face to face
o telefonisch
o verstuurd/uitgereikt
o internet
• de persoon
o individueel
o groepsgewijs
• de aandachtspunten voor het maken van een interview of enquête
Gekozen vorm voor mijn onderzoek
Voor de onderzoeksvorm heb je de keuze tussens schriftelijk en mondeling, voor dit onderzoek heb ik als vorm gekozen om mondelinge interviews af te leggen. Concreet gaat dit om een ongestructureerd vragen lijst, ik heb gebruik gemaakt van vaste open vragen.
De voor- en nadelen van mondelingen gegevens verzamelling zijn de volgende:
Voordelen | Nadelen |
Respondentvriendelijk | Geen anonimiteit |
Controle beantwoordingsproces: zien en horen wat er gebeurt | Beïnvloeding door interviewer |
Ingewikkelde vragen mogelijk | Nauwelijks bedenktijd |
Grote respons | Kosten hoog: veel tijd |
12 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 93
Gekozen middel voor mijn onderzoek
Hoewel er door de gekozen onderzoeksvorm de keuze voor het communicatiemiddel al gedeeltelijk vastligt zal ik de verschillende communicatiemiddelen die ik gekozen heb voor mijn interview bespreken.
In eerste instantie had ik ervoor gekozen om de interviews face-to-face af te leggen en deze uitschrijven maar omwille van de COVID-19 heb ik de interviews niet face-2- face kunnen afnemen omwille van veiligheidsredenen.
Als alternatief heb ik ervoor gekozen om deze af te nemen via de online tool Microsoft Teams en deze volledig uitschrijven.
Omwille van tijdgebrek en vakantie voor een aantal respondenten heb ik een aantal interviews ook schriftelijk verstuurd via e-mail.
Ook hiervoor zijn een aantal voor- en nadelen, ik zal deze voor schriftelijke verstuurde interviews opsommen:
Voordelen | Nadelen |
Tijd om na te denken | Respondentonvriendelijk |
Anoniem en geen invloed interviewer: onderzoeker ziet niet wat je invult. | Ingewikkelde vragen mogelijk |
Afname- en verwerkingstijd: verwerking kost meer tijd | Veel voorbereidingstijd |
Internationaal onderzoek | Veel non-respons |
Hierna bestaat en nog de keuze tussen een individuele benadering en een groepsgewijze benadering. In dit kwalitatief onderzoek werd er voor een individuele benadering gekozen.
Aandachtpunten voor het maken van een interview
Xxxxxxxxx je een interview opstelt of verstuurd zijn er een aantal aandachtspunten dat gerespecteerd moeten worden. Zo kun je voor een interview volgende onderdelen onderscheiden:
• de introductie
• de opbouw
• de vragen en antwoorden
Introductie
Het is van belang om je interview met een introductie te beginnen, je kunt uiteraard niet zomaar beginnen met het stellen van vragen. Daarom is het best om een korte intro voor te bereiden. De introductie moet antwoord geven op de volgende vragen:13
• Wie is de onderzoeker, wat is zijn status?
• Wat is het doel van dit onderzoek?
• Is het anoniem, vertrouwelijk en hou wordt dat gegarandeerd?
• Hoeveel tijd kost het interview? (invullen, beantwoording)
• Wat gebeurt er met de informatie?
Opbouw
Bij de opbouw van je interviewvragen is het belangrijk om na te denken over de opbouw van het interview. Volgende vragen zullen u helpen bij de opbouw hiervan:14
• Begin ik met het centrale thema of met neutrale algemen vragen?
• Ga ik van breed naar smal, of juist andersom?
• Kan er sprake zijn van vraagvolgorde-effecten?
Voor de opbouw van mijn interviewvragen heb ik ervoor gekozen om eerst te beginnen met een paar neutrale algemene vragen zoals persoonsgegevens.
Eerst en vooral heb ik me moeten afvragen of ik breed begin en pas daarna de verschillende aspecten ter sprake brengen of omgekeerd. In mijn interviews kunnen we afleiden dat ik met algemene vragen ben begonnen (zichzelf voorstellen), persoonlijke mening over de manier van werken in het bedrijf en ook met open vragen ben geëindigd omdat ik zoveel mogelijk details en nieuwe inzichten en ideeën wou ontvangen.
Ten slotte heb ik ervoor gezorgd dat er een structuur is in de vraagvolgorde van mijn interview.
13 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 108
14 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 110
5. Gegevensanalyse
De gefundeerde theoriebenadering
Kwalitatieve analyse is een soort ontdekkingstocht. Je hebt wel enig idee, maar je staat altijd voor verassingen. Het is van belang om hiervoor open te staan, het doel is om nieuwe ervaringen, indrukken en ideeën te ontdekken. Bij een kwalitatieve analyse wil je als onderzoeker leren. Om zo later de klant te kunnen adviseren.15
Om mijn kwalitatirve gegevens te analyseren heb ik gebruik gemaakt van de gefundeerde theoriebandering, ook bekend onder grounded theorie. Deze methode is ontwikkeld en beschriven door Xxxxxx en Xxxxxxx. Bij een kwalitatief onderzoek blijf je onderzoeken tot er zich geen nieuw informatie of nieuwe inzichten voordoen. Als dit het geval is, betekent dit dat je verzadiging of saturatiepunt hebt bereikt. De analyse van kwalitatieve gegevens bevat volgende stappen:16
STAP 1: Ordenen van gegevens
STAP 2: Vastestellen van de relevantie
STAP 3: Open coderen
STAP 4: Axiaal coderen
STAP 5: Selectief coderen
5.1 STAP 1 – Ordenen van gegevens
Zodra je de interviews hebt uitgeschreven moet je gaan ordenen. Dit is de eerste stap, in deze eerste stap gaan we de informatie-eenheden ordenen in fragmenten. We kijken naar wat er bij elkaar hoort.
5.2 STAP 2 – Vaststellen van de relevantie
Als je alles hebt geordend en ingedeeld in fragmenten is de volgende stap het comprimeren van de tekst, we gaan kijken naar hun relevantie. Concreet wilt dit zeggen, dat je ervoor zorgt dat je onderzoeksvraag altijd centraal staat en de relevante antwoorden dus steeds terug tot essentie brengt. Dit ga je doen door overbodige en irrelevante informatie te schrappen.
Het resultaat van deze stappen zijn terug te vinden in mijn bijlage.
5.3 STAP 3 – Open coderen
Nadat er structuur werd aangebracht aan de ruwe gegevens en de irrelevante informatie voorlopig geschrapt werd, blijft er nog een enorme hoeveelheid aan informatie over, vaak moeilijk te voorzien. Daarom is de volgende stap datareductie door open te coderen, concreter gaan we de gegevens verminderen. Ook dit deel bevat stappen, namelijk:
15 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 156
16 BAARDA (B). Dit is onderzoek! Noordhoff uitgeverij p. 159
• Labellen
o De gegevens worden gereduceerd door het fragment samen te vatten in een tabel. Het resultaat bevindt zich in bijlage onder nummer III.
• Samenvoegen van synoniemen
o Om een overzichtelijker zicht te hebben van alle labels, gaan we gelijke labels die op elkaar lijken samenvoegen om zo een nieuw label te maken. Aan de hand van een kruisje (x) zal je aangeven hoe vaak dit label vernoemd word.
Resultaat open codering na samenvoeging van synoniemen
• Telewerken xxxxxxxxxxxxxxxx • Toename telewerken xxxxxxxxxxxx
• Verlies persoonlijk contact xxxxxxxxxxxxx • Microsoft Teams xxxxxxxxxxxxx
• Moeilijk balans te bewaren werk/privé xxxxxxx • Geen check ups xxxxxx
• Vertrouwen xxxxxxx • Email/Outlook xxxxxx
• Communiceren xxxxxx • Meetings online xxxxxx
• Zoom xxxxxx • Zelfdiscipline xxxxx
• Controle (video, call) xxxxxx • Productiever xxxx
• Minder gestoord xxxx • Delen documenten xxxx
• Liever telewerken xxx • Meer gefocust xxx
• Goede afspraken xxx • SharePoint xxx
• Samenwerken xxx • Autonoom xxx
• Extra uren xxx • Videoconferentie xxx
• Tijdwinst xxx • Skype xxx
• Telefoon xxx • Beter evenwicht privé-werk xxxx
• WhatsApp xx • Minder efficiënt dan op kantoor xx
• Verantwoordelijkheid xx • Eenzaamheid xx
• Positiever xx • Efficiënter xx
• Goede structuur xx • Webex xx
• Resultaten zichtbaar xx • Andere manier van werken xx
• Beschikbaarheid • Vrijheid
• Minder stress • Gemotiveerd
• Trello • SAP
• Google Drive • Google Docs
• Google Slides • G-suite
• Google meet • Liever google tools
• Google Sheets • Microsoft Office
• Yammer • Slack
• Andere mentaliteit • Anders organiseren
• Comfortabeler • Beperkte ruimte
• Balans tussen kantoor en telewerk • Te veel telewerken niet optimaal
• Energiek • Meer aangestuurd
• Goede impact milieu • Invloed toekomstige loopbaankeuze
• Meer aangestuurd • Scherm delen
• Face-to-Face nog steeds belangrijk • Cloud
• Online platform • Normale werkuren respecteren
kunnen stellen en ermee omgaan
• Medewerkers kennen doelstellingen • Skills ontwikkeld om grenzen te
5.4 STAP 4 – Axiaal coderen
In deze stap is het de bedoeling om de labels in categorieën te gaan verdelen om zo de labels te ordenen. Dit proces wordt axiaal coderen genoemd.
Eerste ordening: axiaal coderen – Labels in categorieën verdelen
App – tools
• Microsoft Teams xxxxxxxxxxxxx
• Zoom xxxxxx
• Skype xxx
• Slack
• SAP
• Webex xx
• Trello
• Whatsapp xx
• Yammer
• Sharepoint xxx
• G suite
• Google Docs
• Google Slides
• Google Drive
• Google Meet
• Google Sheets
• Microsoft Office
• Email/Outlook xxxxxx
Telewerken
• Telewerken xxxxxxxxxxxxxxxx
• Toename telewerken xxxxxxxxxxxx
• Minder gestoord xxxx
• Comfortabeler
• Vrijheid
• Vertrouwen xxxxxxx
• Tijdwinst
• Goede impact milieu
• Liever telewerken xxx
• Goede afspraken xxx
• Geen check ups xxxxx
• Controle (video, call) xxxxxx
• Invloed toekomstige loopbaankeuze
• Skills ontwikkeld om grenzen te kunnen stellen en ermee omgaan
• Beter evenwicht privé-werk xxxx
• Ander manier van werken
• Normale werkuren respecteren
Nadelen telewerken
• Teveel telewerken niet optimal
• Minder efficient dan op kantoor xx
• Moeilijk balans bewaren privé-werk xxxxxxx
• Graag balans tussen kantoor en telewerk
• Verlies persoonlijk contact xxxxxxxxxxxxx
• Extra uren xxx
• Bepertke ruimte
Gedrag
• Discipline xxxxx
• Structuur xx
• Organiseren
• Gemotiveerd
• Autonoom xxx
• Eenzaamheid xx
• Productiever xxxx
• Gefocust xxx
• Verantwoordelijkheid xx
Communicatie
• Communiceren xxxxxx
• Videoconferentie xxx
• Telefoon xxx
• Scherm delen
• Cloud
• Meetings online xxxxxx
• Documenten delen xxxx
• Resultaten zichtbaar xx
• Face-to-face nog steeds belangrijk
Sociaal
• Meer aangestuurd
• Samenwerken
• Positiever xx
• Energiek
5.5 STAP 5 – Selectief coderen
Ten slotte het doel van deze vijfde en laatste stap is om de genoemde categorieën in stap vier te selecteren en vervolgens met elkaar te verbinden, om zo het onderzoek te vernigen en een theorie te ontwikkelen. Het blijft van belang om de onderzoeksvraag en doel in het oog te houden.
Tweede ordening: Selectief coderen – Centrale begrippen vinden
Gebruikte tools
• Microsoft Teams
• Google Tools
• G-suite
• Skype
• Email/Outlook
• Sharepoint
• Zoom
Voordelen bij digitaal samenwerken
• Discipline
• Autonoom
• Productiever
• Positiever
• Gefocust
• Vertrouwen
• Beter evenwicht privé - werk
Doel gebruikte tools
• Samenwerken
• Documenten delen
• Videoconferentie
• Online meetings
• Communiceren
• Scherm delen
Nadelen bij digitaal samenwerken
• Verlies persoonlijk contact
• Moeilijk balans privé – werk
• Minder efficiënt
• Extra uren
In de eerste kolom staan de appls/tools dat het meest gebruikt worden om digitaal te werken. In de tweede kolom het doel van waarom deze apps gebruikt worden om digitaal samen te werken. In de onderste kolommen kunnen we terugvinden hoe ze zich voelen bij het digitaal samenwerken en wat de voor- en nadelen hiervan zijn.
Resultaten: beschrijving van de gegevens
Het doel van dit onderzoek was om een antwoord te formuleren op volgende onderzoeksvraag: “Hoe gaat het kind international team binnen mars om met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten? Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan?”
Door de interviews te gaan analyseren en filteren hebben we resultaten kunnen behalen. Uit bovenstaande tabel blijkt dat de meeste gebruikte tools bij het digitaal samenwerken zijn: Microsoft Teams, Outlook, Sharepoint, Zoom, Skype, Sharepoint & Google Tools.
Het doel bij het gebruiken van deze tools is om samen te kunnen werken, documenten- en scherm delen, kunnen deelnemen aan videoconferenties, online meetings organiseren en snelle communicatie.
De voor- en nadelen van digitaal samenwerken zijn de volgende: Veel respondenten hebben heel wat voordelen voor digitaal samenwerken namelijk, productiever, autonoom, positiever, discipline, meer gefocust, gevoel van vertrouwen en een beter eventwicht tussen privé – werk. Toch zijn er een paar nadelen ook zoals verlies persoonlijk contact, extra uren, sommigen zijn dan ook minder efficient en hebben het moeilijker om een balans te vinden tussen privé en werk. Iedereen ervaart dit op een verschillende manier.
6. Conclusie
De doelstelling van dit onderzoek was om op kwalitatieve wijze te achterhalen:
“Hoe gaat het kind international team binnen mars om met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten?
Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan?”
Dankzij dit onderzoek werden er antwoorden gevonden op de onderzoeksvraag. Na de ondervraging van 10 personen uit verschillende bedrijven en departementen met verschillende posities is er gebleken dat er tegenwoordig heel wat tools bestaan om efficiënter en makkelijker digitaal samen te werken.
Heel wat bedrijve gebruiken meer dan één tool. De meeste gebruikte tools voor digitale samenwerking zijn:
• Microsoft Teams
• Outlook
• SharePoint
• Zoom
• Skype
• Google Tools
Deze tools worden ook voor verschillende gebruiksdoeleinden gebruikt zoals samenwerken, documenten en scherm delen, videoconferenties, online vergaderingen organiseren en snelle communicatie.
Zoals ik eerder al zei ervaren de medewerkers allemaal op verschillende manieren digitaal samenwerking en de meeste besproken voordelen zijn: productiever, positiever, discipline, meer gefocust, meer concentratie, minder gestoord, een gevoel van vertrouwen en een betere work-life balans. Echter zijn er ook een aantal nadelen, het grootste nadeel dat besproken werd was het gemis van persoonlijk contact. Zo kreeg ik door een van mijn respondenten volgend antwoord:
“You don’t have the same contact anymore when you work every day from home. When you are in the office you will speak more with your colleagues, not only about work but also about funny things. You don’t lunch together with your colleagues when you work from home. When you work from home you hear your colleagues only when they need you for work, so the contact is definitely not the same anymore as before.”
Interview n°3 – Zie bijlage
Heel wat personen missen het persoonlijk en sociaal contact met collega’s, face-to-face blijft dus belangrijk. Naast het verlies van persoonlijk contact hebben we ook soms te maken met overuren, sommige zijn minder efficiënt en vinden het moeilijker om een work-life balance te vinden.
7. Aanbevelingen
Het doel van dit onderzoek was om een antwoord te formuleren op de onderzoeksvraag:
“Hoe gaat het kind international team binnen mars om met het digitaal samenwerken, zowel tijdens zijn meetings als in het delen van documenten? Hoe kan het team hiermee in de toekomst efficienter omgaan?”
Na het verzameneln en analyseren van mijn interviews kan ik een aantal aanbeveligen formuleren zodat Kind International binnen Mars in de toekomst efficiënter kan omgaan met het delen van documenten en digitaal samenwerken.
• Workshop/e-learning digitaal samenwerken, ik stel voor om een workshop te organiseren of een e-learning webinar om een beter zicht te hebben over digitaal samenwerken en hoe dit efficiënter kan en allemaal in mekaar zit.
• Hiernaast heb ik ook nog een “Work from home checklist” opgesteld met een paar tips om efficiënter digitaal samen te werken.
Verder raad ik aan om eventueel een vervolgonderzoek te doen bovenop dit onderzoek naar iets dat buiten mijn onderzoeksdomain valt namelijk: de impact van telewerken omwille van COVID-19. Xxxxxx heeft heel wat veranderingen gebracht aan ons manier van werken en veel bedrijven zijn op korte termijn gaan telewerken, telewerken is het “nieuwe normaal” geworden. Heel wat bedrijven zijn moeten overschakelen naar deze “nieuwe” manier van werken en hebben dit snel moeten aanleren.
Bibliografie
BAARDA (B). Dit is onderzoek! Groningen/Houton, Noordhoff, 2016, 192 p.
N.N. Woordenboek. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/, Datum van raadpleging: 12 februari 2020.
N.N. Woordenboek. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/, Datum van raadpleging: 12 februari 2020.
N.N. Woordenboek. xxxx://xxx.xxxxx.xx/, Datum van raadpleging: 12 februari 2020.
N.N. Mars Inc. xxxxx://xxx.xxxx.xxx/, Datum van raadpleging: 24 november 2019.
SWAEN (B.). Overzicht van onderzoeksmethoden en dataverzamelingsmethoden. xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/, Datum van raadpleeging: 12 februari 2020.
XXXXXXXX XXXXXXX. Eight old ways of working that would seem crazy today. xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxx/0-xxx-xxxx-xxxxxxx-xxxx- crazy-today/, Datum van raadpleging: 25 februari 2020.
VLAAMSE OVERHEID. Digitaliseren en substitutie. xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx, Datum van raadpleging: 25 februari 2020.
WIKIPEDIA. Digitalisering. xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxxxxxxx, Datum van raadpleging: 25 februari 2020.
N.N. Het Nieuwe Werken: prioriteiten kantoorinrichting. xxxxx://xxx.x-xxxxx.xx/xxx- nieuwe-werken/nieuws/het-nieuwe-werken-prioriteiten-kantoorinrichting, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
XXXXX XXXXX. Digitaal vergaderen, een efficiënte en kostenbesparende oplossing. xxxxx://xxxxxxxx.xxx/xx/xxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
WIKIPEDIA. Work-life balance. xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxx–xxxx_xxxxxxx, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
XXXX XXXXXXXX. Work-life balance: Wat is dat eigenlijk? xxxxx://xxx.xx/xxxx/xxxx-xxxx- balance/, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
N.N. Work life balance: betekenis, definitie en uitleg. xxxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxxx- timemanagement/work-life-balance/, Datum van raadpleging: 27 fabruari 2020.
SECUREX. Iedereen wint bij evenwicht werk-privé. xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx- wint-bij-evenwicht-werk-prive, Datum van raadpleging: 27 februari 2020.
Lijst met afbeeldingen
Figuur 1: The Five Principles 6
Figuur 2: Work-life balans 12
Figuur 3: Microsoft Teams 13
Figuur 4: Skype for Business 13
Figuur 5: Slack 13
Figuur 6: Zoom 13
Figuur 7: Cisco Webex 13
Figuur 8: G Xxxxx 00
Verklarende woordenlijst
Woord | Verklaring |
Het Nieuwe Werken (HNW) | Een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker; die visie wordt gerealiseerd door de medewerker centraal te stellen en hem, binnen bepaalde grenzen, de ruimte en vrijheid te geven in het bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. |
Face-2-Face | In elkaars (fysieke) aanwezigheid; in een direct contact; recht tegenover elkaar; persoonlijk |
Work-Life Balance | Evenwicht tussen werk- en privéleven |
Telewerken | Werken op een door de werknemer zelf gekozen plek met behulp van informatie- en communicatietechnologieën |
ICT | Informatietietechnologie, ook wel informatie- en communicatietechnologie genoemd. |
Sporadisch | Zeer zelden |
Tools | Hulpprogramma’s |
Bijlagen
Bijlagen I - Interviews
INTERVIEW 1
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
My name is x I am Google Digital Atelier Manager and I am working since april 2018
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
We've been doing telework only since the COVID crisis. I very much prefer telework since I can concentrate more on my core job instead of tackling ad hoc issues - these issues are also occurring much less since we have completely switched to operating online.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
I had never experienced telework. I thought I would not be able to focus and would be too distracted by household chores etc but the opposite has proven the case. I didn't have any support to speak of but since I am quite self-reliant anyway I organized our entire online switch myself.
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
I definitely think COVID will have a lasting influence on the way of working in general and on my way of working in particular. I have already requested my management to allow me to keep on teleworking for at least some days of the week. And it will influence my career choices in the future.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
Since I have been working in a highly digitized environment for the past couple of years the switch wasn't very impactful for me.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
We use the tools included in G Suite: mainly Google Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, ...
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
As mentioned above we use G Suite. In previous jobs I have used Microsoft Office, but I prefer the Google tools for their easy of use, straightforwardness, compatibility and price point (completely free).
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
They don't. We operate on trust and responsibility, as we have always done. My job has always been a stand-alone independent function. I only contact my management when in doubt for a second opinion.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
No. It is the same: inexistent.
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Having had a burn-out a couple of years ago, I have struggled with keeping this balance before but have in the meantime developed the necessary tactics to cope and set boundaries.
In the beginning of the covid crisis, and therefor also the beginning of teleworking, this balance was temporarily lost due to having to stwitchour entire project to 100% online and extra tasks to keep our results high, but after signaling the workload was too high we were quickly able to normalize this.
Apart from that I seem to be disciplined enough to draw the line between work and personal life quite easily, but it does bother me that, due to the limited space I have in my apartment, my living room has now also become my office so I am constantly confronted with my work stuff (screen, laptop, notes,...) on my table, which does make it just slightly more difficult to truly disconnect. Luckily, I will be moving in about 2-3 months to a large house where my office will be in a separate space.
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
I have only one "real" colleague with whom I have daily digital (chat and/or video conference) contact. Compared to working on the same desk pre-covid this is much less than before, but it helps me focus more.
And every now and then we still arrange to work in the same space for a half or full day - more so now during the holiday period when we need to hand over certain tasks.
INTERVIEW 2
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
Mijn naam is x, zaakvoerder Xxxxxxxx, sinds 1994
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Wij gaven pre-Corona de mogelijkheid aan onze mensen om 1dag/week thuis te werken. Dit was informeel. Tijdens Xxxxxx zijn we allemaal thuis gaan werken en na Corona mogen de medewerkers 2d/week thuis werken en hebben we daarover goede afspraken gemaakt in een home working policy. De meeste medewerkers zijn positief over home working. Echter, niet iedereen is blijkbaar even efficiënt op die dagen (sommigen meer en anderen minder dan op kantoor). Het hangt ook veel van de zelf discipline af van de medewerker. Xxxxxx home working is niet optimaal, je verliest het persoonlijk contact en er wordt toch afstand gekweekt die een goede samenwerking in de weg staat, ondanks de moderne tools.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Tijdens Covid 19 werd er veel meer van thuis uit gewerkt (voltijds ipv 1 dag/week), dit is toch een heel andere manier van werken, je moet je helemaal anders organiseren, meetings online doen (ipv personlijk op de dagen dat iedereen op kantoor is). Er is het gevaar van te vereenzamen. Persoonlijk ben ik wel meer efficiënt, maar het is moeilijk om voeling te houden met wat er leeft bij de medewerkers.
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
Ja, bedrijven hebben gemerkt dat het gaat, de evolutie is in een stroomversnelling terecht gekomen en we horen bij heel wat bedrijven dat telewerken zeker zal toenemen in vergelijking met pre-Corona.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
We doen onze meetings via Skype, zelf iets meer dan voordien. Ik probeer meer te communiceren dan voordien. Voor de rest werkten we al behoorlijk digitaal, met applicaties in the cloud, waardoor de overgang heel vlot kon lopen.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
Skype video en chat, E-mail, Whatsapp groep, Telefoon
We hebben op kantoor nog steeds een fysische server, waarop we toegang hebben door een VPN verbinding. We zijn een klein team van 3 en moeten niet enorm veel documenten delen met mekaar. We hebben een systeem (om onze projecten te beheren en op te volgen) dat volledig in de the cloud zitten.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
Zie hierboven.
We gebruiken Trello ipv een wit bord op kantoor om een visuele voorstelling te hebben van de voorgang van onze projecten.
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
Als supervisor: dit is afhankelijk van de medewerker, sommigen zijn autonoom en hebben weinig opvolging nodig, anderen hebben meer moeite met de grote autonomie en moeten meer aangestuurd worden. Medewerkers kennen hun doelstellingen, maar door de crisis zijn die niet meer gemakkelijk te behalen.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
Neen
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Ik probeer zoveel mogelijk de normale werkuren te respecteren, dat geeft structuur aan de dag. Ik werk wel meer dan voordien (maar ik ben dan ook de manager). We werken nog zoveel mogelijk van thuis, maar komen sinds kort 1 dag/week naar kantoor om vooral dat gemis aan persoonlijk contact te compenseren.
12. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
Je voelt dat er afstand is doordat je minder contacten hebt, en de contacten zijn dan nog vooral taakgericht. De “social talk” valt wat weg en dat is toch wel de lijm in een team.
INTERVIEW 3
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
I am x and I’m working as a Business Development Manager for SoftwareOne since January 2016.
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Yes, I’m very pro for telework. To be honest you need to be disciplined when you work from home, but you can work more than in the office. You don’t have the travel time, so you win time and you are less disturbed by colleagues when you work at home.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Yes, I worked already 1 day per week from home
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
For sure, many companies were forced to let their employees work from home. They can evaluate homeworking now and I’m convinced that they will continue with homeworking in the future.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
User adoption is important, but you get used to it quickly. The ‘face to face’ meetings are now via a video conference
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
We do only online meetings. Documents are shared via e-mail or via an online platform.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
We use Microsoft Teams, it’s a great tool for collaboration and to have online (video) meetings.
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
We still have our weekly 1-1 meeting but online. I have a target to reach so the numbers are visible in the portal.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
No
00.Xx you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
When you work every day from home, the work and life balance is not easy to keep. Again, you need to be well disciplined. I would not recommend more than 2 days per week working from home because it’s also important to have live contact with your colleagues.
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
You don’t have the same contact anymore when you work every day from home. When you are in the office you will speak more with your colleagues, not only about work but also about funny things. You don’t lunch together with your colleagues when you work from home. When you work from home you hear your colleagues only when they need you for work, so the contact is definitely not the same anymore as before.
INTERVIEW 4
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
I’m x, Group Sales & Operations Manager, 10 years - Experienced Sales Operations Manager with a demonstrated history of working in the retail industry. Skilled in Budgeting, Analytical Skills, Sales, Recruitment, Marketing, Retail, and Event Management. Strong sales professional graduated from University of Malta.
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
We do accept telework in most departments, however due to Covid19 it is now allowed in all departments, at least twice a week. Once the office was shut to help contain the spread, all head office employees worked remotely. Through conference calls we were able to streamline a good amount of projects and communication was still flowing efficiently, especially with the fact that a conference call
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Yes it was always available however not in finance and administration departments (before Covid19)
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
Definitely, it should be always available as more time is saved and if a proper structure is put in place the employee will follow proper guidelines to be productive just the same
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
Very well! During the start of the pandemic some employees felt it too new but they adapted easily.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
Everything through zoom and microsoft teams, very efficient.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
ZOOM and Microsoft Teams
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
We had a number of calls throughout the week to monitor work
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
` Not
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
It’s difficult but manageable. I believe that due to the workload, I myself was stretching my hours longer at home because I’m comfortable and work never stopped. Whereas, in the office even though I stay late sometimes, you will need to go home at some point
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
I personally think, meetings got more productive via conference calls. When we set up a meeting at office and sit down round a table there are a lot of ways to be disturbed. In a conference call it was easier to communicate, discuss things to be done and action them
INTERVIEW 5
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
My name is x. I’ve been working for Boston consulting group for now almost 5 months. I am working as a case Team Assistant supporting partners and principal leaders.
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Yes, BCG is actually doing telework. Not only because of COVID 19 because once you work for BCG 1 year, you get the opportunity to work from home (once a week). I am actually not against teleworking but would be nice to find a balance between telework and work at the office.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
To be honest my experience of teleworking was really negative at the beginning. I started my job during COVID 19 which means I had to start all formations from home. I didn’t get a good support from my manager, so it was actually hard from me. I could definitely not meet my colleagues in person and what was difficult for me was to also discuss with people from other departments I never met before.
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
However, I am quite sure teleworking will have more impact in the society because it can have a good impact for the environment. Because of COVID-19, people are improving things in a positive way.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
Now, better than the beginning. It was very difficult for me to first meet people behind a screen. After that you get used to it which is fine.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
Not difficult. Plenty of different app exist and given to us e.g. zoom/Slack/email.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
We actually try to use a lot Zoom and WebEx. Both are the same with a small difference. Those tools are being used to call/share documents/share screen which make life’s easier!
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
That’s actually a good question. BCG is very flexible. They know you will most of the time do extra hours so you can actually flex your days by starting whenever it suits you. Of course, it would depend on the priority and workload we have for that day. BCG computers automatically close every 5’.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
No
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
At the beginning I couldn’t find a balance. To keep working in a “healthy” way, I had to do a simulation as when I was working from the office. Which mean, get up, get dressed ...
00.Xxx do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
I actually didn’t see a difference... I first met my team from home (by screen) and then I met them in person. They were all the same of course physically I had some surprises but nothing tragic.
INTERVIEW 6
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long have you been in the company – your name will stay anonyme)
Je m’appelle x, Consultante chez Robert Half, 2 ans
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why doesn’t your company does telework, and would you like it to be implemented in the company? Argument your choice, advantages and disadvantages.
Oui – depuis le début du confinement
Depuis le 11/05, possibilité de retourner dans les bureaux mais planning à respecter car tout le monde ne peut pas venir en même temps Personnellement j’aime le télétravail car je travaille mieux, je suis plus concentrée et moins dérangée par mes collègues, et cela me permet d’avoir un meilleur équilibre vie privée/professionnelle et moins de stress
3. Have you been teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change? Did you have enough support?
Pas de télétravail avant le covid 19. Transition vers le télétravail s’est très bien passée. Le contact avec les collègues a été maintenu via des réunions virtuelles tous les jours. Le seul inconvénient : au bureau j’ai deux écrans, à la maison un seul
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of covid-19?
Oui – je pense que beaucoup de société ont vu que le télétravail marche et que la productivité des travailleurs est équivalente voire meilleure
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
Très bien. Pour des réunions très importantes je pense quand même que les réunions en face à face sont préférables que des réunions virtuelles
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with it?
Voir réponses précédentes (meeting avec les collègues tous les jours, organisation des entretiens avec les candidats via TEAMS, idem pour les réunions avec les clients)
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
TEAMS pour toutes les réunions. Les autres logiciels restent les mêmes qu’avant le covid 19
8. How does your supervisor check what kind of work you do while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and logged out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
Réunion le matin et le soir pour que chacun explique son programme du jour Réunion hebdomadaire avec le manager en fin de semaine
Possibilité de tracker via notre système interne nos activités
9. When working from home, are you checked in a different way than at the office?
Non c’est similaire
10. Do you manage to keep work and private separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Dès que ma journée est terminée je range mon ordinateur (car je travaille sur la table de ma salle à manger) et j’essaie d’aller faire une petite promenade, du sport ou des courses pour avoir une « coupure »
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work at the office? (How different? Certain things you miss?)
Très bon contact
Le confinement nous a permis d’encore mieux nous connaitre, on s’est beaucoup soutenus et confiés pendant cette période qui n’était pas toujours facile
INTERVIEW 7
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
Name x
SAP GTS Consultant for CoE 3 years
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Yes, we are used to it, so the change was less a big adaptation. However, the 5/5 telework can sometimes be a challenge because of distinguishing the private/personnel life & work balance.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Yes
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
Yes, more companies will introduce it as a standard way of working (1/2 days in the week at least)
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
We were already used to it
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
We were already used to it
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
Teams, Skype, ShareFile, Sharepoint
No preference: all have its advantages & disadvantages
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
We work with SAP. Deliverables are clearly visible
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
Stand-up calls is a way of “checks”
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Less with time
Small adaptations: work in “business” clothes even though at home Specific spot at home specifically designed to work only
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
Definitely different. I prefer human contact, but we try to use as much as possible the webcam (visual emotions is important in discussions)
INTERVIEW 8
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
Name x – P&O Business Partner Multisales Belgium – 2 years @Mars
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Yes. Pro’s: autonomy, work-life balance, feeling of trust, freedom, enables us to use digital technology. Con’s: if a situation of working from home persists (I’m thinking about Covid19 impact for instance) new ways to maintain connection and team spirit at a distance need to be found.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Yes
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
Yes
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking).
Good. It’s important for people to learn to manage digital tools well in order to use them at their best and to guarantee connection. Face-2-face, live interactions are always nicer but as a company it is crucial to provide people with the right tools, Line Manager support, capability development and focus on Associates’ health & wellbeing. This can help to counter this feeling of “distance” that can be experienced.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
We use the digital tools that are provided (see below).
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
Outlook, OneDrive, SharePoint, phone, Teams. Personally, I have a preference for Teams that enables us to use video, standard call, file sharing, dynamize meetings (using polls for instance), creating a team to share content.
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
Trust, availability to support me when needed, regular connection moments (also informal)
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
No
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Yes, it’s important to do so and be intentional on this. Some tips: having daily routines in the morning and evening, physical exercise, mental relaxation, at the end of the work day: shut down the computer and put it away, having a separate working space (not necessarily a room, but one spot dedicated to work), take time for pauses.
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
It’s different in the sense that the contacts are not live and face-2-face. Using videocalls to see each other, continuing to have regular catchups with the team, video coffee connections, sharing what we are working on, support each other in case questions are good ways of working to implement.
INTERVIEW 9
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
My name is x. I am an Executive Assistant and have been with the company for about a year.
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
The company does do telework. Thankfully, I feel I am able to do everything required of me in my position remotely, so the telework has not shown any problems.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
I was familiar with teleworking but didn’t do it much because the general expectation was to go into the office always. I worked remotely 1-2 times a month prior to the COVID pandemic. With everyone doing the same thing, I have felt an overwhelming amount of support and understanding.
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
I think teleworking will be accepted and implemented as a normal way of working for many companies.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
We have been using Microsoft Teams, Zoom, Webex to connect via video and audio meetings. We also use Whatsapp for texting and informal calls along with regular email exchanging for document sharing.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
See above.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
I touched on it above, but Microsoft Teams is my preferred method. It’s easy to use and the integration with Microsoft Outlook creates a seamless connection with the calendar and chat function.
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
My supervisor doesn’t look over my work much, he trusts that we are all getting our work done. We have regularly scheduled check in’s weekly, so I update him on what I’m working on and if I have any questions on anything.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
What would have been a walk over to my desk is now a phone call, but really the same random interruption.
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
It’s proven to be extremely hard to keep work and personal life separate while working from home. Usually, my days consist of a mix of personal and work things at all times of the day. There is more of a crossover vs. designated hours for each.
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
I miss the physical face to face interaction. The communication is consistent, but it can just feel artificial at times because of the virtual connection.
INTERVIEW 10
1. Could you please briefly introduce yourself? (name + position + how long you have you been working for the company – for privacy matters your name will remain anonymous)
My name is x – I am the Project Coordinator and Senior Executive Assistant to x
– President KIND International & Designated Categories @ MARS INC. I started working as a MARS Associate on May 1st 2014 as the EA to the MultiSales President, VP HR and VP CFO – then in 2018 I was promoted to follow my Executive in his Promotion for KIND International.
2. Does your company do telework? If so, what is your opinion about this way of working? If not, why hasn’t your company used this way of working, would you like it to be implemented in the company you are working in? Argument your choices by citing advantages and disadvantages.
Yes, from the start when I worked at MARS INC. we were allowed to work remotely one or 2 days a week depending on your position or the need for you to be in the office. But then when my Executive moved to the USA he was already living in Madrid in his former Role so I would see him once a month. After Xxxx moved to the USA I was the only team member for KIND Intl based in Belgium so I was allowed to decide if and when I would work from the office or remotely
– I worked at home most of the time. I have been used to working remotely for many years now, also in my former company Microsoft I started working 90% remotely since the year 2004.
3. Were you familiar with teleworking before Covid-19? If not, how did you experience this change in the way of doing your job? Do you feel like you have had enough support?
Yes as mentioned above, I have been working remote from my home for many years now, and I would never want to go back to a full time office job position. I have learned over the years that flexible working, making sure the job gets done and work anywhere anyplace, has really helped me to stay motivated, productive and energized also being able to be there for my 2 kids as a Single mum.
4. Do you think teleworking will have a bigger impact in the future given the circumstances and because of Covid-19?
Yes, I am firm believer that many Companies will now have seen and experienced the benefits that teleworking can bring to their employees and the company. Depending on the business I really feel companies will change their strategy – they will need to save money and might be letting go of large office space that they now discovered don’t really need. Many people now complain or suffer from loneliness as they have not been used to working remote, but you can learn to work remotely and not feel lonely, still have a great connection with colleagues, customers and other external stakeholders. It requires a different mindset and different ways of working and communicating.
And most off all TRUST.
5. How do you deal with digital collaboration? (the new way of working, teleworking)
At MARS we had already integrated Microsoft TEAMS but immediately when the lockdown started around the globe our MARS IT team integrated the full Teams capacity and made sure that it was rolled out globally throughout our Company. This has been great it’s a perfect new Application that allows us to communicate, collaborate, share and store documents and files.
6. What about meetings and document sharing, how do you deal with that?
We now do everything through Teams – our Teams Video meetings as ZOOM is not authorized, however we can attend a Zoom meeting if this is an invite sent from external stakeholders, or we can use it within our smaller teams. All the document sharing now happens via Teams as well, where we create different Teams Channels that we can choose to ‘protect’ as well or make it private for only a certain number of Teams members to view and upload documents. SharePoint is fully integrated into Teams.
7. What tools/apps are currently being used for digital collaboration? Do you have a preference in terms of tools? Argument your choice.
We mostly use Teams now but also Yammer is used for collaboration and sharing, but Xxxxxx is now also integrated into Teams so its so much easier to find everything back. You can use Teams by copying the email address of each of your Teams channel to send the email to, then it will automatically appear in the team’s channel comms and you receive a notification. We also have our Intranet our own MARS Site where we find all the Corporate and Business updates, announcements, articles, interviews, press releases, etc..
8. How does your supervisor look over the kind of work you have done while working from home? (e.g. checking on results, when logged in and out of the company’s system, supervisor calling, etc.)
My Executive never really checks my work, we have built a very Trusted working relationship over the past 5,5 years almost. We have a great way of collaboration and communication both ways. Regular 1:1 video or phone calls, and I have created what I call a ‘yellow’ moving box in his calendar where I put all the requested meetings, calls I receive from stakeholders and the ones he requests himself. Once I have actioned this, I highlight it, once it’s confirmed it moves up and gets a green color. The ones pending for reply or confirmation remain in Red. At the end of each week all the ones marked in Green are removed. This enables my Executive to check what has been taken care off, rather than sending too many emails back and forth.
9. When working from home, are you checked up on in a different way than at the office?
No, as I said above, TRUST is crucial in working remotely, open communication, making sure you take responsibility and discipline to get the work done when needed and meet your deadlines. It works that way for our entire Leadership Team but it is something that many people now really have to learn, stop feeling guilty, take responsibility and find your ways of working, your peak hours of productivity to avoid you sit in front of your laptop from 6am to 11pm.
10. Do you manage to keep your work and private life separate while working from home? How do you find the balance between working from home and in the office?
Yes, very much so, it is easier for me due to many years of remote working, but I have coached and helped many of my colleagues to find their Work Life Harmony. I prefer to call it Harmony rather than balance. I explain why. I work at my best late evening, but I make sure morning and daytime the priority tasks get done. I’ll take breaks regularly even go to the market or take my son or daughter to the shop if they need to or help them with school. Evening time once they have eaten and are relaxed, doing their own thing, I will continue to work. Nobody feels abandoned that way, everything is taken care off and in 2- or 3-hours’ time I get more done than sitting 6 to 8 hours in an office.
11. How do you experience the contact with colleagues when working from home? Is this contact different than when you work together at the office? (How different? Certain things you miss?)
I connect every day with at least 2 to 3 colleagues, and the past months also been connecting with several external customers, partners, their Executive Assistants. What I have heard from many colleagues is that now they work remotely they find it harder to connect with the person or persons that were their ‘Go To’ Person in the office because they now say, yes but what if they are home schooling or what if I am bothering them. It is crucial people learn to stop feeling they will bother and continue to reach out to colleagues, have virtual Coffee chats and connect external with customers and other colleagues.
Bijlagen II - Stappen gefundeerde theoriebenadering
Nummer | Tekst | Label |
1 | ||
1.1 | Mijn naam is x Google Digital Atelier Manager Sins april 2018 | |
1.2 | We doen pas telework sinds de COVID-crisis. Xxxx voorkeur gaat naar telework omdat ik me meer kan concentreren op mijn kerntaak dan op het aanpakken van ad-hockwesties- deze kwesties doen zich ook veel minder voor sinds we volledig zijn overgstapt naar online werken. | • Liever telework • Meer concentratie • Minder problemen |
1.3 | Ik had nog nooit ervaring met telewerken. Ik dacht dat ik niet in staat zou zijn om me te concentreren en te veel afgeleid zou worden door huishoudelijke taken, maar het tegendeel is bewezen. Ik had geen enkel steun om over te spreken, maar omdat ik toch vrij zelfvoorzienden ben heb ik onze hele online switch zelf georganiseerd. | |
1.4 | Ik denk zeker dat COVID een blijvende invloed zal hebben minstend enkele dagen per week te blijven telewerken. En het zal mijn loopbaankeuzes in de toekomst beïnvloeden. | • Toename telewerken • Blijven telewerken • Invloed op toekomstige loopbaankeuzes |
1.5 | Aangezien ik de afgelopen jaren in een sterk gedigitaliseerde omgeving heb gewerkt, was de overstap voor mij niet erg impactvol. | |
1.6 | We gebruiken de tools die in de G Suite zijn opgenomen: voornamelijk Google Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, ... | • G Suite • Google meet • Google Drive • Google Docs • Google sheets • Google Slides |
1.7 | Zoals hierboven vermeld gebruiken we de G-Suite. In vorige jobs heb ik Microsoft Office gebruikt, maar ik geef de voorkeur aan de Google-tools (volledig gratis). | • G Suite • Microsoft Office • Liever google tools |
1.8 | Dat doen ze niet. We werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid, een second opinion. | • Vertrouwen • Verantwoordelijkheid |
1.9 | Nee. Het is hetzelfde. Onbestaand. | • Geen check ups |
1.10 | Having had a burn-out a couple of years ago, I have struggled with keeping this balance before but have in the meantime developed the necessary tactics to cope and set boundaries. | • Moeilijk om evenwicht te bewaren • Skills ontwikkeld om grenzen te kunnen stellen en ermee omgaan |
1.11 | In het begin van de covidecrisis, en dus ook in het begin van het telewerken, ging deze balans tijdelijk verloren doordat we het hele project voor 100% online moesten zetten en extra taken moesten uitvoeren om onze resultaten hoog te houden, maar na het signaleren van de |
werkdruk waren we al snel in staat om dit te normaliseren. | ||
1.12 | Daarnaast lijk ik voldoende gedisciplineerd om de grens tussen werk en privéleven vrij gemakkelijk te kunnen trekken, maar het stoort me wel dat, door de beperkte ruimte die ik in mijn appartement heb, mijn woonkamer nu ook mijn kantoor is geworden, zodat ik voortdurend geconfronteerd wordt met mijn werkspullen (scherm, laptop, notities,...) op mijn tafel, wat het wel net iets moeilijker maakt om echt los te laten. | • Gediciplineerd genoeg zij om de grens te trekken tussen werk en privéleven • Beperkte ruimte • Moeiilijk om te stoppen |
1.13 | Gelukkig verhuis ik over ongeveer 2-3 maanden naar een groot huis waar mijn kantoor in een aparte ruimte staat. | • |
1.14 | Ik heb slechts één "echte" collega met wie ik dagelijks digitaal (chat en/of videoconferentie) contact heb. Vergeleken met het werken op hetzelfde bureau pre-covid is dit veel minder dan voorheen, maar het helpt me meer te focussen. | • Meer focus • Minder fysiek contatct met collega’s |
1.15 | Soms regelen we nog steeds dat we een halve of een hele dag in dezelfde ruimte werken - meer nog tijdens de vakantieperiode, wanneer we bepaalde taken moeten overdragen. |
2 | ||
2.1 | Mijn naam is x, zaakvoerder Xxxxxxxx, sinds 1994 | |
2.2 | Wij gaven pre-Corona de mogelijkheid aan onze mensen om 1dag/week thuis te werken. | • Normale omstandigheden: 1x/week thuiswerken • Tijdens corona thuiswerken • Na corona: 2x/week • Goede afspraken • Home working policy |
2.3 | De meeste medewerkers zijn positief over home working. Echter, niet iedereen is blijkbaar even efficiënt op die dagen (sommigen meer en anderen minder dan op kantoor). Het hangt ook veel van de zelf discipline af van de medewerker. | • Meeste medewerkers positief telewerken • Niet iedereen even efficiënt • Minder efficiënt dan op kantoor • Zelfdiscipline |
2.4 | Teveel home working is niet optimaal, je verliest het persoonlijk contact moderne tools | • Te veel telewerken niet optimaal • Verlies persoonlijk contact |
2.5 | Tijdens Covid 19 werd er veel meer van thuis uit gewerkt (voltijds ipv 1 dag/week), dit is toch een heel andere manier van werken, je moet je helemaal anders organiseren, meetings online doen ( | • Meer telewerk dan voor corona • Heel andere manier van werken • Xxxxxx organiseren • Meetings online |
2.6 | Er is het gevaar van te vereenzamen. Persoonlijk ben ik wel meer efficiënt, maar het is moeilijk om voeling te houden met wat er leeft bij de medewerkers. | • Vereenzamen • Meer efficiënt • Minder contact met medewerkers |
2.7 | Ja, bedrijven hebben gemerkt dat het gaat, de evolutie is in een stroomversnelling terecht gekomen en we horen bij heel wat bedrijven dat telewerken zeker zal toenemen in vergelijking met pre-Corona. | • Telewerk toenemen |
2.8 | We doen onze meetings via Skype, zelf iets meer dan voordien. Ik probeer meer te communiceren dan voordien. Voor de rest werkten we al behoorlijk digitaal, met applicaties in the cloud, waardoor de overgang heel vlot kon lopen. | • Meeting via skype • Meer communieren • Applicaties in the cloud |
2.9 | Skype video en chat, E-mail, Whatsapp groep & Telefoon. volledig in de the cloud zitten | • Skype • Whatsapp groep • Telefoon • Fysische server • VPN verbinding • Cloud |
2.10 | Zie hierboven. We gebruiken Trello ipv een wit bord op kantoor om een visuele voorstelling te hebben van de voorgang van onze projecten. | • Trello |
2.11 | Als supervisor: dit is afhankelijk van de medewerker, sommigen zijn autonoom en hebben weinig opvolging nodig, anderen hebben meer moeite met de grote autonomie en moeten meer aangestuurd worden. Medewerkers kennen hun doelstellingen, maar door de | • Sommige autonoom • Sommige meer moeite met autonomie • Meer aangestuurd • Medewerkers kennen |
crisis zijn die niet meer gemakkelijk te behalen. | doelstellingen • Niet makkelijk te behalen | |
2.12 | Neen | • Geen check up |
2.13 | Ik probeer zoveel mogelijk de normale werkuren te respecteren, dat geeft structuur aan de dag. meer dan voordien (maar ik ben dan ook de manager). | • Normale werkuren respecteren • Geeft structuur |
2.14 | We werken nog zoveel mogelijk van thuis, maar komen sinds kort 1 dag/week naar kantoor om vooral dat gemis aan persoonlijk contact te compenseren. | • Zoveel mogelijk thuiswerken • 1x/week kantoor • Gemis persoonlijk contact compenseren |
2.15 | Je voelt dat er afstand is doordat je minder contacten hebt, en de contacten zijn dan nog vooral taakgericht. De “social talk” valt wat weg en dat is toch wel de lijm in een team. | • Minder contact • Contacten taakgericht |
3 | ||
3.1 | Mijn naam is x ik werk als Business Development Manager for SoftwareOne sinds januari 2016 | |
3.2 | Ja, ik ben erg pro voor telewerken. Om eerlijk te zijn moet je gedisciplineerd zijn als je thuis werkt, maar je kunt meer werken dan op kantoor. Je hebt de reistijd niet, dus je wint tijd en je wordt minder gestoord door collega's als je thuis werkt. | • voor telewerk • Gedisciplineerd • Meer werken dan op kantoor • Geen reistijd • Tijdswinst • Minder gestoord |
3.3 | Ja ik kon 1x/week van thuis uit werken | • Voor corona Thuiswerken 1x/week |
3.4 | Zeker, veel bedrijven werden gedwongen om hun werknemers thuis te laten werken. Ze kunnen nu het thuiswerk evalueren en ik ben ervan overtuigd dat ze het thuiswerk in de toekomst zullen voortzetten. | • Toename thuiswerk |
3.5 | Gebruikersadoptie is belangrijk, maar je raakt er snel aan gewend. De 'face to face' bijeenkomsten doen we nu via een videoconferentie | • Videoconferentie |
3.6 | We doen alleen online vergaderingen. Documenten worden gedeeld via e-mail of via een online platform. | • Online vergaderingen • Delen documenten • Online platform |
3.7 | We maken gebruik van Microsoft Teams, het is een geweldig hulpmiddel voor samenwerking en om online (video)vergaderingen te houden. | • Microsoft Teams • Online vergaderingen |
3.8 | We hebben nog steed wekelijkse 1-1 online meetings. zien in de portal. | • Wekelijkse online meeting |
3.9 | Neen geen checkup | • Geen checkup |
3.10 | Als je elke dag vanuit huis werkt, is de balans tussen werk en leven niet gemakkelijk te bewaren. Nogmaals, je moet goed gedisciplineerd zijn. Ik zou niet meer dan 2 dagen per week thuiswerken aanraden, omdat het ook belangrijk is om live contact met je collega's te hebben. | • Xxxxxx prive werk niet makkelijk • Gedisciplineerd • Aanraden 2x/week thuiswerk • Sociaal contact belangrijk |
3.11 | Je hebt niet meer hetzelfde contact als je elke dag vanuit huis werkt. Als je op kantoor bent, praat je meer met je collega's, niet alleen over het werk, maar ook over leuke dingen. als voorheen. | • Minder sociaal contact thuis • Meer contact op kantoor • Taakgericht contact |
4 | ||
4.1 | x, Group Sales & Operations Manager, 10 jaar - Ervaren Sales Operations Manager met een bewezen geschiedenis in de detailhandel. Vaardigheid in budgettering, analytische vaardigheden, verkoop, rekrutering, marketing, retail en eventmanagement. Xxxxxx sales professional afgestudeerd aan de Universiteit van Malta. | |
4.2 | In de meeste afdelingen accepteren we wel telewerk, maar door Covid19 is het nu in alle afdelingen toegestaan, minimaal twee keer per week. stroomlijnen en de communicatie verliep nog steeds efficiënt. | • Tijdens corona: telewerk • Na corona: 2x/week • Communicatie efficient |
4.3 | Ja, het was altijd beschikbaar, maar niet op de financiële en administratieve afdelingen (vóór Covid19). | |
4.4 | Zeker, het moet altijd beschikbaar zijn omdat er meer tijd wordt bespaard en als er een goede structuur wordt opgezet, zal de werknemer de juiste richtlijnen volgen om net zo productief te zijn. | • Tijdwinst • Toename telewerken • Goede structuur • Richtlijnen • Meer productief |
4.5 | Zeer goed! Tijdens het begin van de pandemie vonden sommige medewerkers het te nieuw, maar ze pasten zich gemakkelijk aan | • |
4.6 | Alles door middel van zoom en microsoft teams, zeer efficiënt. | • Microsoft Teams • Zoom • Efficient |
4.7 | ZOOM and Microsoft Teams | • Zoom • Microsoft Teams |
4.8 | We hadden een aantal gesprekken gedurende de week om het werk te controleren | • Gesprekken i/d week controle |
4.9 | Geen check up | • Geen checkup |
4.10 | Het is moeilijk maar beheersbaar. Ik geloof dat ik door de werklast zelf mijn uren thuis langer rekte, omdat mijn conformtable, en het werk nooit stopte. moment naar huis gaan... | • Moeilijk balans werk prive maar beheersbaar • Meer werken dan op kantoor • comfortabeler |
4.11 | Persoonlijk denk ik dat de vergaderingen productiever zijn geworden door middel van conferentiegesprekken. Als we een vergadering op kantoor opzetten en aan een tafel gaan zitten, zijn er veel manieren om gestoord te worden. In een conference call was het makkelijker om te communiceren, dingen te bespreken en te doen. | • Vergaderingen • Productieven • Conferentiegesprekken • Gestoord op kantoor |
5 | ||
5.1 | Mijn naam is x Ik werk nu bijna 5 maanden voor de Boston Consultancy group. Ik werk als een case Team Assistent die partners en hoofdleiders ondersteunt. | |
5.2 | Ja, BCG doet eigenlijk telewerk. Niet alleen vanwege COVID 19, want als je eenmaal voor BCG 1 jaar werkt, krijg je de kans om vanuit huis te werken (één keer per week). Ik ben eigenlijk niet tegen telewerken, maar het zou leuk zijn om een balans te vinden tussen telewerken en werken op kantoor. | • 1x/Week telewerk • Voor telewerk • Balans tussen kantoor en telewerk |
5.3 | Om eerlijk te zijn was mijn ervaring met telewerken in het begin echt negatief. Ik ben mijn werk begonnen tijdens COVID 19, wat betekent dat ik alle formaties vanuit huis moest starten. | |
5.4 | Ik kreeg geen goede ondersteuning van mijn manager, dus het was eigenlijk moeilijk van mij. Ik kon mijn collega's zeker niet persoonlijk ontmoeten en wat voor mij moeilijk was, was om ook met mensen van andere afdelingen te praten die ik nog nooit eerder had ontmoet. | |
5.5 | Ik ben er echter vrij zeker van dat telewerken meer impact zal hebben in de maatschappij omdat het een goede impact kan hebben op het milieu. Door COVID-19 verbeteren mensen de zaken op een positieve manier. | • Toename telewerken • Goede impact milieu • Positiever |
5.6 | Nu, beter dan het begin. Het was erg moeilijk voor mij om eerst mensen achter een scherm te ontmoeten. Daarna raak je eraan gewend en dat is prima. | |
5.7 | Niet moeilijk. Er bestaan veel verschillende app's en die zijn aan ons gegeven, zoals zoom/Slack/email. | • Zoom • Slack |
5.8 | We proberen eigenlijk veel gebruik te maken van Zoom en WebEx. | • Zoom • Webex • Documenten delen • Bellen • Scherm delen |
5.9 | Dat is eigenlijk een goede vraag. BCG is zeer flexibel. Ze weten dat u meestal extra uren zult maken, zodat u uw dagen daadwerkelijk kunt buigen door te beginnen wanneer het u uitkomt. | • Extra uren |
5.10 | Dat hangt natuurlijk af van de prioriteit en de werklast die we voor die dag hebben. BCG-computers sluiten automatisch elke 5'. | |
5.11 | Geen check up | • Geen check up |
5.12 | In het begin kon ik geen balans vinden. Om op een "gezonde" manier te blijven werken, betekent, sta op, kleed je aan... | • Geen balans vinden • Gezond |
5.13 | Ik zag eigenlijk geen verschil... Ik ontmoette mijn team eerst van huis uit (via het scherm) en toen ontmoette ik ze persoonlijk. Ze waren allemaal hetzelfde natuurlijk fysiek had ik wat verrassingen, maar niets tragisch. |
6 | ||
6.1 | Naam x, Consultant bij Robert Half, 2 jaar | |
6.2 | Ja - sinds het begin van de lockdown. Sinds 11/05, mogelijkheid om terug te keren naar de kantoren, maar planning te worden gerespecteerd, omdat niet iedereen kan komen op hetzelfde moment. | |
6.3 | Persoonlijk hou ik van telewerken omdat ik beter werk, ik meer geconcentreerd ben en minder last heb van mijn collega's, en het stelt me in staat om een beter evenwicht te hebben tussen privé- en beroepsleven en minder stress. | • Voor telewerken • Meer geconcentreerd • Minder gestoord • Beter evenwicht prive- werk • Minder stress |
6.4 | Geen telewerk tot covid 19. De overgang naar telewerk ging heel goed. Het contact met de collega's werd dagelijks onderhouden via virtuele vergaderingen. Het enige nadeel: op kantoor heb ik twee schermen, thuis heb ik maar één scherm. | • Virtuele vergadering • Contact onderhouden |
6.5 | Ja - ik denk dat veel bedrijven hebben gezien dat telewerken werkt en dat de productiviteit van de werknemers gelijkwaardig of zelfs beter is. | • Toename telewerken • productiever |
6.6 | Zeer goed. Voor zeer belangrijke vergaderingen denk ik nog steeds dat face-to-face vergaderingen de voorkeur verdienen boven virtuele vergaderingen. | • Face-to-face nog steeds belangrijk |
6.7 | Zie eerdere antwoorden (dagelijks overleg met collega's, organisatie van interviews met kandidaten via TEAMS, zelfde voor overleg met klanten). | • Microsoft Teams |
6.8 | TEAMS voor alle vergaderingen. De andere software blijft hetzelfde als voor covid 19. | • Microsoft Teams |
6.9 | s Ochtends en 's avonds ontmoeten we elkaar om het programma van de dag uit te leggen. Wekelijkse ontmoeting met de manager aan het einde van de week. Mogelijkheid om onze activiteiten te volgen via ons interne systeem. | • Wekelijks ontmoeting • Activiteiten volgen intern systeem |
6.10 | Neen hetzelfde | |
6.11 | Zodra mijn dag voorbij is zet ik mijn computer weg (omdat ik aan mijn eettafel werk) en probeer ik een beetje te wandelen, te sporten of te winkelen om een "pauze" te krijgen | |
6.12 | Zeer goed contact. Door de lockdown konden we elkaar nog beter leren kennen, we steunden en vertrouwden elkaar veel in deze periode die niet altijd even gemakkelijk was. |
7 | ||
7.1 | Naam x – Deloitte, SAP GTS Consultant voor CoE, 3 jaar | |
7.2 | Ja, we zijn het gewend, dus de verandering was minder een grote aanpassing. Maar het 5/5 telewerk kan soms een uitdaging zijn vanwege het onderscheiden van de balans tussen werk en privéleven. | • Xxxxxx werk prive kan uitdaging zijn |
7.3 | Ja | |
7.4 | Ja, meer bedrijven zullen het invoeren als een standaard manier van werken (minimaal 1/2 dag in de week) | • Toename telewerken • 1-2x/week toekomst telewerken |
7.5 | We waren het al gewend | |
7.6 | We waren het al gewend | |
7.7 | Teams, Skype, ShareFile, Sharepoint. | • Microsoft teams • Skype • Sharepoint |
7.8 | We werken met SAP. Resultaten zijn duidelijk zichtbaar | • SAP • Resultaten zichtbaar |
7.9 | Stand-up calls is een manier van "controles". | • Calls controle |
7.10 | Minder met de tijd. Kleine aanpassingen: werken in "zakelijke" kleding, ook al is het thuis. Specifieke plek in huis, speciaal ontworpen om alleen te werken. | |
7.11 | Zeker anders. Ik geef de voorkeur aan menselijk contact, maar we proberen zoveel mogelijk gebruik te maken van de webcam (visuele emoties zijn belangrijk in discussies). | • Voorkeur menselijk contact • webcam |
8 | ||
8.1 | Naam – P&O Business Partner Multisales Belgium – 2 jaar @Mars | |
8.2 | Ja. Pro's: autonomie, balans tussen werk en privéleven, gevoel van vertrouwen, vrijheid, | • Autonoom • Balans werk – prive • Vertrouwen • vrijheid |
8.3 | Con's: als een situatie van thuiswerken aanhoudt (ik denk bijvoorbeeld aan de impact van Covid19) moeten er nieuwe manieren worden gevonden om de verbinding en de teamgeest op afstand te houden. | |
8.4 | Ja | |
8.5 | Ja | |
8.6 | Goed. Het is belangrijk dat mensen goed leren omgaan met digitale tools om ze zo goed mogelijk te gebruiken en om de | |
8.7 | Face-2-face, live interacties zijn altijd leuker, maar als bedrijf is het cruciaal om mensen te voorzien van de juiste tools, Lijnmanager ondersteuning, capaciteitsontwikkeling en focus op de gezondheid en het welzijn van Associates. Dit kan helpen om dit gevoel van "afstand" dat kan worden ervaren tegen te gaan. | |
8.8 | We maken gebruik van de digitale hulpmiddelen die ter | |
8.9 | Outlook, OneDrive, Sharepoint, telefoon, teams. Persoonlijk heb ik een voorkeur voor Teams die ons in staat stelt om video te gebruiken, standaard te bellen, bestanden te delen, vergaderingen te dynamiseren (met behulp van peilingen bijvoorbeeld), en een team te creëren om content te delen. | • Outlook • Onedrive • Sharepoint • Telefoon • Microsoft teams |
8.10 | Vertrouwen, beschikbaarheid om mij te ondersteunen wanneer nodig, regelmatige verbindingsmomenten (ook informeel) | • Vertrouwen • beschikbaarheid |
8.11 | Geen check up | • Geen check up |
8.12 | Ja, het is belangrijk om dat te doen en er bewust mee om te gaan. Enkele tips: 's morgens en 's avonds dagelijkse routines hebben, lichaamsbeweging, mentale ontspanning, aan het einde van de werkdag: de computer afsluiten en wegzetten, een aparte werkruimte hebben (niet per se een kamer, maar één plek gewijd aan het werk), tijd nemen voor pauzes. | |
8.13 | Het is anders in de zin dat de contacten niet live en face-2-face implementeren. | • videocall |
9 | ||
9.1 | Mijn naam is x. Ik ben Executive Assistant en ben ongeveer een | |
9.2 | Het bedrijf doet wel aan telewerken. | • Voor telewerken |
9.3 | Ik was bekend met telewerken, maar deed het niet veel omdat overweldigende hoeveelheid steun en begrip gevoeld. | • 1-2/maand telewerk voor covid |
9.4 | Ik denk dat telewerken zal worden geaccepteerd en geïmplementeerd als een normale manier van werken voor veel bedrijven. | • Toename telewerken |
9.5 | We hebben gebruik gemaakt van Microsoft Teams, Zoom, Webex om verbinding te maken via video- en audiovergaderingen. We gebruiken Whatsapp ook voor sms'jes en informele gesprekken, samen met het regelmatig uitwisselen van e-mail voor het delen van documenten. | • Microsoft teams • Zoom • Webex • Video- audiovergaderingen |
9.6 | Zie hierboven | |
9.7 | Ik heb het hierboven al vermeld, maar Microsoft Teams is mijn voorkeursmethode. Het is eenvoudig te gebruiken en de integratie met Microsoft Outlook zorgt voor een naadloze verbinding met de kalender- en chatfunctie. | • Microsoft teams • Outlook |
9.8 | Mijn supervisor xxxxx niet veel over mijn werk, hij vertrouwt erop dat we allemaal ons werk gedaan krijgen. We hebben regelmatig de wekelijkse check-in gepland, dus ik informeer hem over waar ik mee bezig ben en of ik vragen heb over iets. | • Vertrouwen • Wekelijks check |
9.9 | Wat een wandeling naar mijn bureau zou zijn geweest, is nu een | • |
9.10 | Het is bewezen dat het erg moeilijk is om werk en privéleven gescheiden te houden terwijl je thuis werkt. moment van de dag. Er is meer sprake van een cross-over dan | • Moeilijk balans werk prive |
9.11 | Ik mis de fysieke face to face interactie. De communicatie is consistent, maar het kan soms gewoon kunstmatig aanvoelen | • |
10 | ||
10.1 | Mijn naam is x - Ik ben de Project Coordinator en Senior Executive Assistant van x - President KIND International & Designated Categories @ MARS INC. Ik begon te werken als MARS Associate op 1 mei 2014 als de EA tot de MultiSales President, VP HR en VP CFO - vervolgens werd ik in 2018 gepromoveerd om mijn Executive te volgen in zijn Promotie voor KIND International. | |
10.2 | Ja, vanaf het begin, toen ik bij MARS INC werkte, mochten we één of twee dagen per week op afstand werken, | • 1-2x/ week telewerken |
10.3 | Nadat x naar de VS was verhuisd was ik het enige teamlid voor KIND Intl in België, dus mocht ik beslissen of en wanneer ik ben ik sinds 2004 voor 90% op afstand gaan werken. | • 90% thuiswerk |
10.4 | Ja, zoals gezegd, ik werk al vele jaren op afstand van thuis uit en ik zou nooit meer terug willen naar een fulltime kantoorbaan. Ik heb door de jaren heen geleerd dat flexibel werken, ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt en overal en altijd werken, mij echt heeft geholpen om gemotiveerd, productief en energiek te blijven en er ook voor mijn 2 kinderen als alleenstaande | • Liever telewerken • Gemotiveerd • Productief • energiek |
10.5 | Ja, ik ben ervan overtuigd dat veel bedrijven nu de voordelen van telewerken voor hun werknemers en het bedrijf zullen hebben gezien en ervaren. Afhankelijk van het bedrijf heb ik echt het gevoel dat bedrijven hun strategie zullen veranderen | • Toename telewerken |
10.6 | Veel mensen klagen nu of lijden aan eenzaamheid omdat ze niet gewend zijn om op afstand te werken, maar je kunt leren om op afstand te werken en je niet eenzaam te voelen, TRUST. | • Eenzaamheid • Andere mentaliteit • Andere manier van werken • Communiceren • vertrouwen |
10.7 | Bij MARS hadden we Microsoft TEAMS al geïntegreerd, maar toen de lockdown wereldwijd begon, integreerde ons MARS IT- team de volledige capaciteit van de teams en zorgde het ervoor dat het wereldwijd in ons bedrijf werd uitgerold. Dit was geweldig. Het is een perfecte nieuwe applicatie die ons in staat stelt te communiceren, samen te werken, documenten en bestanden te delen en op te slaan. | • Microsoft teams • Communiceren • Samenwerken • Document delen |
10.8 | We doen nu alles via Teams - onze Teams Video meetings als ZOOM is niet geautoriseerd, maar we kunnen wel een Zoom meeting bijwonen als dit een uitnodiging is van externe stakeholders, of we kunnen het gebruiken binnen onze kleinere teams. | • Microsoft Teams • Zoom |
10.9 | Het delen van documenten gebeurt nu ook via Teams, waar we verschillende Teams Channels creëren die we kunnen kiezen om ook te 'beschermen' of om het privé te maken voor slechts een bepaald aantal Teams leden om documenten te bekijken en te uploaden. SharePoint is volledig geïntegreerd in de teams. | • Documenten delen • Microsoft Teams • Sharepoint |
10.10 | We gebruiken nu vooral Teams, maar ook Yammer wordt gebruikt voor samenwerking en delen geïntegreerd in Teams zodat het zo veel makkelijker is om alles | • Microsoft Teams • Yammer • samenwerken |
10.11 | Je kunt Teams gebruiken door het e-mailadres van elk van je Teams kanaal te kopiëren om de e-mail naartoe te sturen, dan verschijnt het automatisch in de kanaalcommunicatie van het team en krijg je een melding. We hebben ook ons intranet onze eigen MARS Site waar we alle Corporate en Business updates, aankondigingen, artikelen, interviews, persberichten, enz. vinden. | • |
10.12 | Mijn Executive controleert mijn werk nooit echt, we hebben de afgelopen 5,5 jaar bijna een zeer vertrouwde werkrelatie opgebouwd. We hebben een geweldige manier van samenwerken en communiceren op beide manieren. | • Vertrouwen • Samenwerken • communiceren |
10.13 | Regelmatige 1:1 video- of telefoongesprekken, heb gedaan, zet ik het in de kijker, als het eenmaal bevestigd | • 1-1 video- telefoongesprek |
10.14 | Degenen die wachten op antwoord of bevestiging blijven in het rood. Aan het einde van elke week worden alle groen gemarkeerde exemplaren verwijderd. Dit stelt mijn Executive in staat om te controleren wat er is afgehandeld, in plaats van te veel e-mails heen en weer te sturen. | • |
10.15 | Nee, zoals ik al zei, TRUST is cruciaal voor het werken op afstand, voor een open communicatie, om ervoor te zorgen dat u de verantwoordelijkheid en de discipline neemt om het werk gedaan te krijgen wanneer dat nodig is en om uw deadlines te halen. Het werkt op die manier voor ons hele Leadership Team, maar het is iets wat veel mensen nu echt moeten leren, stoppen met zich schuldig te voelen, verantwoordelijkheid te nemen en uw manier van werken te vinden, uw piekuren van productiviteit om te voorkomen dat u van 6 uur 's ochtends tot 23 uur 's avonds voor uw laptop zit. | • Vertrouwen • Open communicatie • Verantwoordelijkheid • Discipline • productiviteit |
10.16 | Ja, heel erg, het is makkelijker voor mij door vele jaren van werken op afstand op mijn best laat in de avond, maar ik zorg ervoor dat de | • Makkelijk work-life balance |
10.17 | Ik neem regelmatig pauzes en ga zelfs naar de markt of neem mijn zoon of dochter mee naar de winkel als dat nodig is of om hen te helpen met school. s Avonds als ze eenmaal gegeten hebben en ontspannen zijn en hun eigen ding doen, ga ik door met mijn werk. Niemand voelt zich zo in de steek gelaten, alles wordt afgehandeld en in 2 of 3 uur tijd krijg ik meer gedaan dan 6 tot 8 uur in een kantoor zitten. | |
10.18 | Ik verbind elke dag met minstens 2 tot 3 collega's, en de laatste maanden ook met verschillende externe klanten, partners, hun Executive Assistants. Wat ik van veel collega's heb gehoord is dat ze nu op afstand werken en het moeilijker vinden om contact te maken met de persoon of personen die hun 'Go To'-persoon op kantoor klanten en andere collega's. | • Elke dag contact • Moeilijk contact collega’s |
Bijlagen III - Open codering, resultaat datareductieproces
• Liever telewerken • Meer concentratie
• Blijven telewerken • InInvloed op toekomstige loopbaankeuze
• Google meet • Google drive
• Google Sheets • Google Slides
• Microsoft Office • Liever google tools
• Verantwoordelijkheid • Geen check ups
• Skills ontwikkeld om grenzen te kunnen stellen er ermee omgaan
• Gediciplineerd genoeg zijn om de grenzen te trekken tussen werk en privé
• Moeilijk om te stoppen • Meer focus
• Minder problemen • Vertrouwen
• G suite • Moeilijk balans tussen werk - prive
• Google Docs • Beperkte ruimte
• G suite • Minder fysiek contact met collega’s
• Normale tijden: 1x/Week thuiswerken • Tijdens corona thuiswerken
• Na corona: 2x/week • Goede afspraken
• Homeworking policy • Meeste medewerkers positief telewerken
• Niet iedereen even efficient • Minder efficient dan op kantoor
• Zelf discipline • Teveel telewerken niet optimaal
• Verlies persoonlijk contact • Meer telewerk dan voor corona
• Heel andere manier van werken • Anders organiseren
• Meetings online • Vereenzamen
• Meer efficiënt • Minder contact met collega’s
• Telewerk toenemen • Meetings via skypa
• Meer communiceren • Applicaties in the cloud
• Skype • Email
• Whatsapp groep • Telefoon
• Trello • Sommige autonoom
• Sommige meet moeite autonomie • Meer aangestuurd
• Medewerkers kennen doelstellingen • Moeilijk behalen
• No check up • Normale werkuren respecteren
• Geeft structuur • Zoveel mogelijk thuiswerken
• 1x/week op kantoor voor sociaal contact • Minder contact
• Taakgericht contact
• Voor telewerk • Gedisciplineerd
• Meer werken dan op kantoor • Geen reistijd
• Tijdwinst • Minder gestoord
• Voor corona: 1x/week thuiswerk • Toename thuiswerk
• Videoconferentie • Online vergaderingen
• Microsoft teams • Delen documenten
• Email • Online platform
• Online vergaderingen • Wekelijkse online meeting
• Geen checkup • Balans prive werk niet makkelijk
• Gedisciplineerd • Aanraden 2x/Week thuiswerk
• Sociaal contact belangrijk • Minder sociaal contact thuis
• Meer contact op kantoor • Taakgerich contact
• Tijdens corona: telewerk • Na corona: 2x/week
• Communicatie efficiënt • Tijdwinst
• Toename telewerken • Goede structuur
• Richtlijnen • Meer productief
• Microsoft Teams • Zoom
• Efficient • Zoom
• Microsoft Teams • Gesprekken i/d week controle
• Geen check up • Moeilijk balans werk prive maar beheersbaar
• Meer werken dan op kantoor • Comfortabeler
• Vergaderingen • Productiever
• Conferentiegesprekken • Gestoord op kantoor
• 1x/week telewerk • Voor telewerk
• Balans tussen kantoor en telewerk • Toenama telewerken
• Geode impact milieu • Positiever
• Zoom • Slack
• Email • Zoom
• Webex • Documenten delen
• Bellen • Scherm delen
• Extra uren • Geen check up
• Geen balans vinden • Gezond
• Voor telewerken • Meer geconcentreerd
• Minder gestoord • Beter evenwicht privé-werk
• Minder stress • Virtuele vergaderingen
• Contact onderhouden • Toename telewerken
• Productiever • Face-to-face nog steeds belangijk
• Microsoft teams • Microsoft teams
• Wekelijks ontmoeten • Activiteiten volgen intern systeem
• Balans werk prive uitdaging • Toename telewerken
• 1-2x/week toekomst telewerken • Microsoft teams
• Skype • Sharepoint
• Sap • Resultaten zichtbaar
• Call controle • Voorkeur menselijk contact
• webcam • Elk dag contact
• Autonoom • Balans werk prive
• Vertrouwen • Vrijheid
• Outlook • Onedrive
• Sharepoint • Telefoon
• Microsoft teams • Vertrouwen
• Beschikbaarheid • Geen check up
• videocall • Moeilijk contact collega’s
• Voor telewerken • Voor corona: 1-2x/maand telewerken
• Toename telewerken • Microsoft teams
• Zoom • Webex
• Video- audiovergadering • Whatsapp
• Email • Microsoft teams
• outlook • Vertrouwen
• Wekelijkse check • Moeilijk balans werk prive
• 1-2x/week thuiswerken • 90% telewerk
• Liever telewerken • Gemotiveerd
• Productief • Energiek
• Toename telewerken • Eenzaamheid
• Andere menatliteit • Andere manier van werken
• Communiceren • Vertrouwen
• Microsoft teams • Communiceren
• Samenwerken • Document delen
• Microsoft teams • Zoom
• Microsoft teams • Documenten delen
• Sharepoint • Microsoft teams
• Yammer • Samenwerken
• Vertouwen • Samenwerken
• Communiceren • 1-1 video-telefoongesprek
• Vertrouwen • Open communicatie
• Verantwoordelijkheid • Discipline
• Productiviteit • Makkelijk work-life balance