Onderdelen lntegrated Supply Overeenkomst

Onderdelen lntegrated Supply Overeenkomst

In een basisovereenkomst voor geïntegreerde levering moeten de volgende componenten aanwezig zijn.

Producten

De mate waarin de verkochte producten of diensten in het contract worden beschreven is afhankelijk van wat de klant nodig heeft. Dit kan enorm variëren. Op een algemeen niveau is het mogelijk dat er geen producten worden gespecificeerd en kan de pricing op een totaalniveau worden afgesteld (bijv. kosten plus). De koper kan besluiten om de overeenkomst specifieker te maken en elk onder de overeenkomst vallend product te vermelden, tezamen met de afzonderlijke pricing en condities.

Verkoopvoorwaarden

De voorwaarden dienen te specificeren hoe de leverancier betaald dient te worden. Typische betalingstermijnen voor Integrated Supply Overeenkomsten lopen uiteen van netto 15 tot netto 60 dagen. Naast de betalingstermijnen moet de methode van betaling gespecificeerd te worden. Wordt van cie leverancier bijvoorbeeld verwacht om per traditionele rekening te factureren of per EDI?

Looptijd

Een typische overeenkomst dient lang genoeg te lopen om een strategische mentaliteit te ontwikkelen, maar aan de andere kant zo kort dat eik van beide partijen zich uit de overeenkomst terug kan trekken als een en ander onwerkbaar is. Een van de meest gebruikelijke manieren om dit te doen is een overeenkomst voor twee à drie jaar op te stellen met stilzwijgende verlenging indien geen van beide partijen daartegen schriftelijk bezwaar maakt.

Consignatievoorwaarden

Indien er als vehikel gebruik moet worden gemaakt van consignatie of andere speciale voorraadconstructies, moet u specificeren hoe en waar de activiteiten moeten plaatsvinden. Houd rekening met de eventuele aan de activiteit gerelateerde kosten en wie die zal betalen. Als er bijvoorbeeld opslagkasten nodig zijn voor de in consignatie te nemen materialen, worden die dan betaald door de koper of door de leverancier?

Verplichtingen van de verkoper

Waarin moet de leverancier voorzien dat de koper nodig heeft? Specificeer de eventueel benodigde timing voor de levering van de producten of diensten die voor uw bedrijfsvoering nodig zijn. Verder moet u wellicht financiële incentives/ penalty’s bieden, afhankelijk of er door uw leverancier tijdig wordt geleverd. Indien tijdige levering belangrijk is, moet u waarschijnlijk specificeren welke performance van de leverancier verwacht wordt. De performance van de leverancier kan worden bewaakt via een indicator zoals het percentage tijdige leveringen.

Plichten van koper

Wat moet er in uw bedrijf gebeuren om te zorgen dat de integrated supplyrelatie optimaal werkt'? Voordat u zich tot iets verplicht, moet u bezien of uw organisatie de jegens uw leverancier aangegane verplichtingen kan nakomen.

Titel en belang bij zekerheid

Beschrijf duidelijk wie de verantwoordelijkheid voor bepaald materiaal heeft en wanneer de eigendomsrechten overgaan. Dit is niet alleen van toepassing op in consignatie genomen voorraden, maar ook op alle overige relaties, alsmede op JIT. Als volgens de overeenkomst materiaal aan de ontvangende organisatie moet worden afgeleverd, moeten er F0B-voorwaarden worden voorgeschreven.

Pricing

Geef het soort pricing-methodologie aan dat uw organisatie nodig heeft. U moet misschien clausules toevoegen waarin wordt bepaald dat de leverancier regelmatig kostprijsinformatie moet overleggen of de kosten regelmatig moet laten controleren (bijvoorbeeld op basis van de facturen val] de fabrikant).

Herschikken van leveringen

Wat voor doorlooptijd heeft uw organisatie nodig'? Hoe vaak herschikt u de geplande leveringen'? Afhankelijk van uw situatie kunt u voorwaarden ontwikkelen die uw organisatie gunstige herschikkingscondities bieden. Verder kunt u wellicht terugkoop- of teruggavecondities aan uw leverancier specificeren.

Verzekering

Zorg dat de leverancier voldoende object- en aansprakelijkheidsverzekeringen heeft afgesloten om uw organisatie tegen nadelige omstandigheden te beschermen. Aangezien de integrated supplier regelmatig personeel op uw locatie zal hebben, moet u zich ervan vergewissen dat ze onder een adequate aansprake- lijkheidsverzekering vallen.

Beëindiging

Hoewel u niet verwacht dat het ergste zal gebeuren, moet u bepalen welke performance-niveaus zouden rechtvaardigen dat u de integrated supply-overeenkomst beëindigt en hoe u de overeenkomst zou beëindigen. Bovendien moet de koper inschatten welke aansprakelijkheid er voor de voorraad zou bestaan indien de relatie beëindigd zou worden.

Aanzeggingen

Wijs hiervoor contactpersonen aan en geef adressen op. Er moet minimaal 1 vertegenwoordiger van de koper en 1 van de verkoper worden opgegeven. Verdere namen moeten worden opgegeven afhankelijk van het aantal locaties dat in de supply agreement is opgenomen. Het is te adviseren dat bij alle contact- personen ook de functietitel wordt opgegeven.

Algemeen

Dit is een goede gelegenheid om eventueel extra waarschuwingen aan de overeenkomst toe te voegen. In hoeverre zijn ze aansprakelijk als ze geen tijdige voorbereiding treffen en u geen producten kunnen bieden wanneer nodig?