Dienstverlening 2019: GR Avres, GR Werkzaak en Gemeente West Betuwe
Dienstverlening 2019: GR Avres, GR Werkzaak en Gemeente West Betuwe
De gemeente West Betuwe, publiekrechtelijke rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend
aan Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd – op basis van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe – door ing. H.W.C.G. Keereweer, burgemeester van de gemeente West Betuwe, hierna te noemen gemeente,
Gemeenschappelijke regeling Avres, gevestigd en kantoorhoudend aan het Xxxxxxxxxxxxx 00 xx Xxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer P. Vat, hierna te noemen Avres.
Gemeenschappelijke regeling Werkzaak Rivierenland, gevestigd en kantoorhoudend te Geldermalsen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer Stolwijk hierna te noemen Werkzaak,
Hierna gezamenlijk te noemen; PARTIJEN.
In aanmerking nemende dat:
▪ Bij deze uitvoering van deze DVO de partijen ten alle tijden gebonden zijn aan de Participatiewet, Wsw, IOAW/Z, Bbz2004 en andere relevante wet- en regelgeving die van toepassing is voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.
▪ Partijen met deze overeenkomst anticiperen op de uittreding van de gemeente Lingewaal – met ingang van 1 januari 2019 opgegaan in de gemeente West Betuwe – uit de GR Avres;
▪ Partijen hebben afgesproken voor de periode van één jaar bestaande dienstverlening voort te zetten door Avres voor inwoners uit de (voormalige) gemeente Lingewaal, met oog op een zorgvuldige transitie van Avres naar Werkzaak en West Betuwe;
▪ Werkzaak een plan van aanpak heeft ontwikkeld voor de uitvoering in 2019. Het plan van aanpak wordt als bijlage 3 bij deze overeenkomst gevoegd. Dit plan is relevant voor de partijen West Betuwe en Werkzaak Rivierenland en wordt voor kennisgeving aangenomen door de GR Avres.
Verklaren te zijn overeengekomen:
Artikel 1. Looptijd en beëindiging
1. Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van één jaar, beginnend op 1 januari 2019 en lopend tot en met 31 december 2019.
2. Partijen hebben het recht de overeenkomst tussentijds op te zeggen indien partijen onvoldoende kwaliteit/ kwantiteit leveren en niet handelen in overeenstemming met deze overeenkomst.
3. Beëindiging van deze overeenkomst – zoals bedoeld in lid 2 – vindt plaats door opzegging van de overeenkomst met inachtneming van een termijn van tenminste drie maanden.
4. Opzegging dient te gebeuren per aangetekend schrijven.
Artikel 2. Uitvoering taken
1. Avres continueert de dienstverlening aan inwoners van de voormalige gemeente Lingewaal in het kader van de Participatiewet. Ook de gemeente West Betuwe en Werkzaak bieden diensten, voor nieuwe cliënten. De verdeling van taken per 1 januari 2019 is conform bijlage 1.
Artikel 3. Verrekening van de kosten
1. In bijlage 2 zijn de financiele afspraken met betrekking tot de dienstverlening in 2019 per onderdeel uitgewerkt. In 2019 wordt conform deze grondslagen bekostigd.
Artikel 4. Contacten, informatievoorzienig en transitie
1. Partijen wijzen een persoon aan die aanspreekbaar is als contactpersoon voor hun organisatie.
2. In mei en oktober voeren de partijen een voortgangsgesprek over de uitgevoerde werkzaamheden.
3. Indien er behoefte is aan meer tussentijdsoverleg, dan zijn partijen hiertoe bereid.
4. Het voortgangsgesprek in mei is tevens het startgesprek voor de transitie van werkzaamheden van Avres naar de Gemeente en Werkzaak met ingang van 1 januari 2020.
5. In de periode mei – december 2019 werken Avres en Gemeente samen aan de transitie van de uitvoering van de dienstverlening aan inwoners van de voormalige gemeente Lingewaal van Avres naar Werkzaak en West Betuwe.
Artikel 5. Aansprakelijkheid
1. Partijen zijn verantwoordelijk voor de tijdens de uitvoering van de taken ontstane schade aan personen en zaken.
2. Partijen vrijwaren elkaar tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade op grond van aansprakelijkheid.
Artikel 6. Niet-toerekenbare tekortkoming
1. In geval van een niet-toerekenbare tekortkoming wordt nakoming door de betrokken partij van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de niet-toerekenbare tekortkoming zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake zijn gehouden.
2. In het geval dat de in lid 1 genoemde niet-toerekenbare tekortkoming van een der partijen langer duurt dan 10 werkdagen, is de andere partij gerechtigd zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst bij aangetekend schrijven te ontbinden.
3. Van een geval van niet-toerekenbare tekortkoming moet onder overlegging van de nodige bewijsstukken schriftelijk aan de andere partij mededeling worden gedaan.
4. Onder een niet-toerekenbare tekortkoming wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering, toerekenbare tekortkoming van door de Avres ingeschakelde derden, door liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Avres en/of diens ingeschakelde derden.
Artikel 7. Geschillen
1. Een geschil is aanwezig indien een der partijen zulks bij aangetekend schrijven stelt.
2. Partijen spannen zich bij een geschil met betrekking tot de overeenkomst in om in onderling overleg tot een oplossing te komen.
3. leder geschil tussen partijen ter zake van de overeenkomst wordt bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter tenzij partijen alsnog arbitrage of bindend advies overeenkomen.
Artikel 8. Algemeen
1. De overeenkomst kan gedurende de looptijd worden aangevuld dan wel aangepast. Aanvullingen en/of aanpassingen dienen door partijen ondertekend te zijn en maken vanaf het moment van ondertekening integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.
2. Het nalaten door één der partijen om ter zake van enige bepaling nakoming te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk schriftelijk met niet-nakoming akkoord is gegaan.
3. De uitvoering van werkzaamheden dient volledig te voldoen aan alle ter zake geldende wettelijke bepalingen.
Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud d.d. …..
Namens West Betuwe,
H.W.C.G. Keereweer, Burgemeester
Namens Avres,
Namens Werkzaak,
Bijlage 1 – Toebedeling verantwoordelijkheden klantgroepen en regelingen 2019
Regeling | IIT | RDF/ Meedoen | Regeling chronisch zieken | Leergeld | Schuldhulpv erlening/ budgetbehe er | Collectieve zorgverzeke ring |
Oud: Klant lopend op 31-12- 2018 bij Avres | n.v.t.*** | n.v.t.*** | n.v.t.*** | n.v.t.*** | Trajecten die begonnen zijn bij Avres in 2018 lopen door tot einde traject. | Klanten bij VGZ in 2018 kunnen daar blijven in 2019 |
Nieuw: Aanmeldin gen vanaf 17-12- 2018 Aanvragen vanaf 17- 12-2018 | Xxxx Xxxxxx | Xxxx Xxxxxx | Xxxx Xxxxxx | Xxxx Xxxxxx | Xxxx Xxxxxx | Xxxx Xxxxxx |
Regeling | Levensonder- houd (P-wet, Ioaw, Ioaz, Bbz, LKS)* | Periodieke bijzondere bijstand levensonderhoud 21- | Periodiek BB overig** | Bijzondere bijstand incidenteel |
Oud: Klant lopend op 31-12- 2018 bij Avres | Avres: dit geldt ook voor de bemiddeling naar werk, dat blijft in 2019 bij Avres. | Lopende uitkeringen bij Avres op 17-12- 2018 blijven bij Avres | Lopende verstrekkingen op 17-12 via Avres blijven bij Avres | n.v.t*** |
Nieuw: Aanmeldin gen vanaf 17-12- 2018 Aanvragen vanaf 17- 12-2018 | Werkzaak | Werkzaak | West Betuwe | West Betuwe |
*Toelichting Levensonderhoud:
- Als klant verhuist binnen West Betuwe in 2019 dan blijft de klant bij Avres
- Als er sprake is van enkel een normwijziging blijft de klant bij Avres
- Als er sprake is van herleving van het recht op bijstand binnen 30 dagen blijft de klant bij Avres.
**Toelichting periodieke bijzondere bijstand overig (niet levensonderhoud)
Onder bijzondere bijstand periodiek overig vallen in ieder geval: dieetkosten, medische kosten, reiskosten ISK, bewindvoeringskosten.
***Toelichting bij de minimaregelingen
- Alle minimaregelingen moeten door de klant opnieuw worden aangevraagd bij West- Betuwe. De automatische toekenning via Avres stopt.
- Alle nieuwe aanvragen periodieke bijzondere bijstand overig en incidentele bijzondere bijstand worden afgehandeld door West Betuwe. Ook als uitkering levensonderhoud via Avres verloopt.
Debiteuren
- Avres int lopende vorderingen/ leenbijstand/ verhaal bij de lopende klanten tot en met 31-12-2019. Ook vorderingen die in 2019 ontstaan bij klanten van Avres blijven bij Avres. West Betuwe int vanaf 17-12-2018 de verstrekte BB leningen voor woninginrichting.
Bezwaar/beroep
- Bezwaar- en beroepszaken worden afgehandeld door de organisatie / bestuursorgaan waartegen het bezwaar c.q. beroep is ingediend.
Bijlage 2 – Financieringsgrondslagen West Betuwe (Lingewaal) vanaf 2019
1. Inkomensvoorziening (Buig, Bbz ca)
Vanaf 2019 is het solidariteitsbeginsel binnen GR Avres niet meer van toepassing op de lopende uitkeringen van de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal). Dat betekent dat afgerekend wordt op basis van de werkelijke kosten. Hiermee is de bekostigingsgrondslag gelijk aan de afspraken die gelden voor de GR Werkzaak Rivierenland (hierna Werkzaak).
Voor het overgangsjaar 2019 betekent dit het volgende:
a. De verantwoordelijkheid omtrent de inzet van Buig- en Bbz gelden ten aanzien van lopende uitkeringen, ofwel de huidige uitkeringsgerechtigden op 31-12-2018, blijft in uitvoering bij GR Avres.
b. De inzet van Buig- en Bbz gelden ten aanzien nieuwe uitkeringen, ofwel de nieuwe uitkeringsgerechtigden in 2019, is in uitvoering bij GR Werkzaak.
c. Voor de uitvoering van deze overheidstaken bevoorschot de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal) de GR Avres 95% van het voor oud Lingewaal bepaalde aandeel in het buigbudget 2019; de Gr Werkzaak ontvangt 5% van het bedoelde aandeel in het Buigbudget. Voor de uitvoering van de Bbz wordt geen voorschot verstrekt.
d. Afrekening van het onderdeel Inkomensvoorziening door GR Avres en GR Werkzaak vindt plaats op basis van de werkelijk gemaakte kosten voor de uitvoering van Buig en Bbz. De afrekening is onderdeel van de jaarrekeningen van beide GR-en.
e. De GR Werkzaak verzorgt de Sisa-verantwoording 2019 voor de gehele gemeente West Betuwe, inclusief het aandeel GR Avres. Hieronder valt ook het indienen van de rapportage Beeld van de Uitvoering.
f. De eindafrekening Avres, benodigd voor de Sisa-verantwoording 2019 is 15 februari 2020 gereed en wordt voorzien van een accountantsverklaring van de accountant van Avres1. Werkzaak verwerkt deze verantwoording in de jaarrekening 2019.
Vanaf 2020 gaat de uitkeringsverstrekking volledig over naar de GR Werkzaak. Op basis van de vast te stellen verdeling in klantprofielen (1 tot en met 4) worden tussen de gemeente West Betuwe en GR Werkzaak op afspraken gemaakt over de begeleiding.
2. Debiteuren Inkomensvoorziening
Het principe van schoon over is hiervoor leidend en wordt als volgt ingevuld:
a. Tot en met 31-12-2019 beheert GR Avres het lopende saldo debiteuren Inkomensvoorziening van de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal). Per 31-12-2019 wordt het saldo debiteuren Inkomensvoorziening en de voorziening dubieuze debiteuren Inkomensvoorzieningen door GR Avres vereffend met de gemeente West Betuwe.
b. GR Werkzaak Rivierenland neemt het saldo debiteuren Inkomensvoorziening van GR Avres over, inclusief een voorziening oninbaarheid en verwerkt het saldo in de beginbalans per 1-1- 2020.
c. GR Werkzaak stelt ter uitwerking hiervan in 2019 een voorstel op dat invulling geeft aan deze uitgangspunten. Dit voorstel wordt afgestemd met de GR Avres en de gemeente West Betuwe.
1 De wijze waarop behoeft afstemming met de betrokken accountants, ivm het akkoord op de collegiale controle.
3. Participatiebudget (exclusief SW)
In de huidige praktijk wordt de rijksbijdrage Participatiebudget ontvangen door de gemeente Lingewaal en volledig doorbetaald aan GR Avres, zonder nacalculatie. Voor het overgangsjaar 2019 wordt voorgesteld om bij de uitbetaling van het Participatiebudget, de verdeling van de Integratie uitkering Sociaal Domein (onderdeel van de Algemene Uitkering) te volgen. Dat betekent:
• deelbudgetten nieuw Wajong en nieuw Begeleiding gaan naar Werkzaak
• het deelbudget WWB-klassiek wordt verdeeld conform de verdeelsleutel zoals verwoord onder 1 punt c.
Op de inzet van deze budgetten vindt geen nacalculatie plaats. Vanaf 2020 is – conform de bestaande afspraken voor de financiering GR Werkzaak – 95% van het Participatiebudget van de gemeente West Betuwe onderdeel van de begroting 0000 XX Werkzaak.
4. Overige dienstverlening
De dienstverlening van GR Avres met betrekking tot schuldhulpverlening (inclusief kredietbank), minimabeleid en begeleiding werkzoekenden met klantprofiel 4, gaat vanaf 01-01-2020 over naar de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal). De financiële consequenties hiervan worden uitgewerkt tussen de gemeente West Betuwe en GR Avres. Dit is onderdeel van de besluitvorming binnen de GR Avres over het uittredingsbesluit West Betuwe (oud Lingewaal). Dit wordt in 2019 afgerond.
5. Bedrijfsvoering
Voor het overgangsjaar 2019 moeten afspraken gemaakt worden over de vergoeding van de kosten van bedrijfsvoering. Hiervoor geldt het volgende:
a. GR Avres; de gemeentelijke bijdrage in de bedrijfsvoering voor 2019 wordt gebaseerd op de geldende methodiek. Dat betekent een maximale vergoeding van
€ 492.000 (volgens de vastgestelde begroting 2019) voor de uitvoering van de Participatiewet en Schuldhulpverlening, exclusief Wsw. De verdeling van dit bedrag over de verschillende onderdelen wordt nader uitgewerkt. GR Avres rekent hierover zelfstandig af met de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal).
b. GR Werkzaak Rivierenland: door het toetreden van nieuwe uitkeringsgerechtigden uit (oud) Lingewaal per 1 januari 2019 bij GR Werkzaak Rivierenland, brengt aanloopkosten met zich mee. De bijdrage van de gemeente West Betuwe in de aanloopkosten is gebaseerd op het plan van aanpak van de GR Werkzaak en bedraagt € 264.480,-. GR Werkzaak Rivierenland rekent dit op basis van de werkelijk gemaakte kosten af met West Betuwe. Hiertoe wordt in de jaarrekening een afzonderlijke projectafrekening opgenomen.
Daarnaast geldt dat West Betuwe aan Avres nog een bijdrage in de bedrijfsvoering (=het tekort van Avres op de voor de uitvoering van de SW) verschuldigd is. Dit bedrag is onderdeel van de afspraken die gemaakt worden over de uitvoering van de SW in separate overeenkomsten. De uitvoering van de taken van Werkzaak vanaf 2020 worden geïntegreerd in de begroting 2020, waarna de gemeentelijke bijdrage wordt vastgesteld volgens de geldende verdeelsleutels.
6. Bevoorschotting en verantwoording
Hiervoor gelden de volgende grondslagen:
• De GR Avres en de GR Werkzaak maken in december afzonderlijk afspraken met de gemeente West Betuwe over het uitbetalen van maandelijkse voorschotten. De voorschotten
worden berekend conform de financieringsgrondslagen, zoals opgenomen in de punten 1 t/ m 5 van deze bijlage
• Beide GR-en verzorgen tussentijdse rapportages over de uitvoering van de DVO’s als onderdeel van de reguliere P&C-cyclus die geldt voor de bestuurlijke verantwoording van de desbetreffende GR.
• De (financiële) afrekening van de gemaakte financieringsafspraken, zoals verwoord onder de punten 1 tot en met 5, wordt opgenomen in de jaarrekening 2019 van beide GR-en. De daarin opgenomen (project-)afrekening is de basis voor de afrekening met de gemeente West Betuwe.
Bijlage 3 – Plan van Aanpak Werkzaak Rivierenland
1. Inleiding
1.1. Achtergrond en aanleiding
Per 1 januari 2019 fuseren de gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal tot de nieuw te vormen gemeente West Betuwe. Op dit moment voert onze Gemeenschappelijke Regeling (GR) Werkzaak Rivierenland de dienstverlening op gebied van Werk en Inkomen (W&I) voor Geldermalsen en Neerijnen uit. Voor de gemeente Lingewaal voert de GR Avres de dienstverlening uit.
De stuurgroep West Betuwe heeft op 9 oktober 2018 de volgende besluiten genomen:
1. Het continueren van de deelname aan de GR Werkzaak Rivierenland, inclusief het toetreden van nieuwe inwoners/ cliënten uit (oud) Lingewaal per 1 januari 2019.
2. Uittreden van de gemeente West Betuwe (oud Lingewaal) uit de GR Avres met ingang van 1 januari 2019.
3. Van 1 januari 2019 tot 1 januari 2020: De uitvoering van de P-wet taken voor de huidige cliënten die nu belegd zijn bij Avres voor Lingewaal, te organiseren bij Avres (via een DVO tussen Werkzaak en Avres).
4. De werkgroep Werk en Inkomen opdracht geven om met de directies van Werkzaak en Avres een implementatie-plan op te stellen voor de uitwerking van de beslispunten 1 t/m 3. Het doel is het organiseren van de dienstverlening voor de participatiewet met ingang van 1 januari 2019 en de definitieve uitvoeringsvorm met ingang van 1 januari 2020.
Vooruitlopend op het definitieve besluit heeft de stuurgroep West Betuwe in juli 2018 een voorgenomen besluit genomen. Dit voorgenomen besluit was identiek aan het definitieve besluit.
Het ontstaan van de gemeente West Betuwe heeft hoe dan ook gevolgen voor Werkzaak. Bijvoorbeeld in de gemeenschappelijke regeling, waarin de gemeentenaam moet worden aangepast en in systemen, waar de gemeentecode moet worden gewijzigd. Vanwege van het voorgenomen besluit 2019 als overgangsjaar te beschouwen en mogelijk een deel van de uitvoering al per 1-1-2019 bij Werkzaak te beleggen, was het noodzakelijk tijdig voorbereidingen te treffen.
1.2. Bestuurlijke opdracht
Het Dagelijks Bestuur van Werkzaak heeft op basis van het voorgenomen besluit in juli 2018 haar ambtelijke organisatie verzocht een Plan van Xxxxxx op te stellen. Dit om de impact van het voorgenomen besluit van West Betuwe in beeld te brengen en op moment van het definitieve besluit een actieplan gereed te hebben en meteen met de uitrol te kunnen starten.
Met de stuurgroep West Betuwe is afgesproken dat de (ambtelijke) kosten voor het opstellen van het Plan van Xxxxxx bij hen in rekening worden gebracht.
1.3. Totstandkoming Plan van Xxxxxx
Voor het maken van het Plan van Aanpak is een projectteam geformeerd, waarin deelprojectleiders zijn aangesteld. Zij hebben per deelproject een deelplan opgeleverd waarin de acties zijn uitgewerkt en hieraan gekoppeld een inschatting is gemaakt van de kosten voor West Betuwe i.o.
Het projectteam heeft bij het bepalen van de acties en het verkrijgen van informatie samengewerkt met medewerkers van Avres. Bovendien is een overleg in het leven geroepen met een ambtelijke afvaardiging uit West Betuwe i.o., Avres en Werkzaak onder voorzitterschap van bureau JBLorenz dat namens Avres en West Betuwe i.o. als extern adviseur optreedt.
1.4. Inhoud Plan van Aanpak
In dit Plan van Xxxxxx is de input verwerkt uit verschillende werkgroepen. Zij hebben de volgende onderwerpen uitgewerkt:
- Beleid en governance
- Personele gevolgen
- Informatiesystemen
- Control
- Samenwerking en communicatie
Uit de deelplannen, die als bijlage bij dit Plan van Aanpak zijn bijgevoegd, volgt per onderwerp een planning op activiteitenniveau en een kostenopgaaf. In de deelplannen is rekening gehouden met 2 belangrijke ijkmomenten, namelijk 1 januari 2019 (start overgangsjaar) en 1 januari 2020 (start structurele situatie).
2. Kader en uitgangspunten
Voor de uitvoering van het project moeten een aantal aannames worden gedaan. Het is niet mogelijk, gelet op de korte voorbereidingstijd, op alle gebieden een volledig beeld te hebben van de uitgangssituatie (bijvoorbeeld de staat van het digitale archief en mogelijke achterstanden in werkprocessen). Bovendien wordt aangesloten bij een aantal uitgangspunten uit het bedrijfsplan dat ten grondslag ligt aan de oprichting van Werkzaak, zoals identieke beleidsuitvoering (tenzij de gemeente die afwijkend beleid formuleert hiervoor zelf de meerkosten draagt).
Voor het project worden de volgende kaders en uitgangspunten gehanteerd:
1. Bestuurlijke afspraken zijn leidend;
2. Alle bepalingen, beleid, processen e.d. die Werkzaak (uit)voert ten behoeve van haar opdrachtgevers gelden onverkort voor gemeenten West Betuwe i.o. Eventuele afwijking kan alleen op verzoek van West Betuwe i.o. en conform de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling (o.a. pluspakketten);
3. Alle kosten (inclusief interne uren) die worden gemaakt tbv dit project worden in rekening gebracht bij West Betuwe i.o.;
4. In dit Plan van Xxxxxx wordt een inschatting gegeven van de kosten voor uitvoering van dit project. Definitieve kosten worden bepaald aan de hand van ambtelijke uren (tijdschrijven) en externe kosten (facturen);
5. In de Plan van Xxxxxx en de onderliggende deelplannen zijn aannames gedaan, met name op de inhoud en kwaliteit van over te dragen gegevens en dossiers. Er is een schoon over regeling van kracht die borgt dat eventueel ‘achterstallig onderhoud’ voor rekening komt van West Betuwe i.o. Deze is onderdeel van het deelplan Control;
6. Er komt geen ambtelijk personeel van Avres, de gemeente Lingewaal en de gemeente West Betuwe i.o. over naar Werkzaak;
7. De uitvoering van de WSW voor SW-ers uit Lingewaal blijft bij Avres. Hiertoe sluiten Avres en West Betuwe een DVO;
8. Decentrale dienstverlening vindt uitsluitend plaats op gemeente Geldermalsen;
9. Formeel juridisch voert Werkzaak Rivierenland vanaf 1 januari 2019 namens West Betuwe de P-wet uit. Hiertoe wordt de gemeenschappelijke regeling Werkzaak Rivierenland aangepast;
10. In operationele praktische zin wordt het zittende bestand P-wet per 31 december 2018 nog gedurende het hele kalenderjaar 2019 uitgevoerd door Avres. Hiertoe sluiten Avres en Werkzaak een DVO. Nieuwe instroom P-wet vanaf 1 januari 2019 wordt uitgevoerd door Werkzaak Rivierenland. Dit wordt geborgd middels de aanpassing in de GR (zie hiervoor);
11. Aangegane verplichtingen (bijvoorbeeld ingezette re-integratietrajecten en subsidie toekenningen) in 2019 die doorwerking hebben naar jaren daaropvolgend, komen voor rekening van West-Betuwe/Avres, tenzij anders overeengekomen en geaccordeerd door Werkzaak;
12. Werkzaak werkt voor werkzoekenden met indeling in klantprofielen. De aangeboden dienstverlening wordt daarop afgestemd. Deze indeling is voorwaardelijk om naar de geldende regels, processen en het geldende beleid te kunnen handelen. De indeling in klantprofielen van werkzoekenden van Lingewaal geschiedt door Werkzaak Rivierenland. De hiermee gemoeide kosten worden in rekening gebracht bij West Betuwe i.o.;
13. De projectkosten en de berekende formatie per 1 januari 2020 zijn gebaseerd op de per 1-10- 2018 bekende gegevens en inschattingen. De daadwerkelijke kosten zijn afhankelijk van de feitelijke situatie tijdens de projectperiode en per 1-1-2020. Bijvoorbeeld de hiervoor gemoeide kosten mbt indeling klantprofielen zijn gebaseerd op de door Avres doorgegeven aantallen werkzoekenden per 1 oktober 2018. Bij wijziging van deze aantallen, wijzigen ook de projectkosten en de benodigde formatie;
14. Verantwoording van de geldstromen gebeurt volgens de bepalingen van de gemeenschappelijke regeling Werkzaak Rivierenland;
15. De arbeidsmarkt Rivierenland zal moeten worden uitgebreid met Lingewaal. Regie hierop ligt bij de gemeente West Betuwe i.o. in afstemming met UWV;
16. Uitgegaan wordt van samenwerking met Avres over de benadering van werkgevers, zodat het uitplaatsen van (nieuwe) werkzoekenden ook bij werkgevers in Lingewaal kan plaatsvinden. Hierbij wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de belangen van Avres en hun opdracht bij het blijven uitvoeren van de SW-activiteiten voor Lingewaal (hierbij denken we dan aan de continuering van de dienstverleningovereenkomsten die Avres heeft met nu nog gemeente Lingewaal voor bijvoorbeeld schoonmaak en groendiensten).
3. Beleid en governance
In de gemeenschappelijke regeling is bepaald welke gemeenten deelnemen aan Werkzaak Rivierenland. Deze moet worden aangepast. Voor aanpassing van de regeling is het noodzakelijk dat gemeenteraden van de deelnemende gemeenten toestemming geven. Tellend vanaf het moment van definitieve besluitvorming is het waarschijnlijk niet mogelijk de instemming van alle gemeenten te krijgen voor 1 januari 2019. Bovendien moet de gemeente West Betuwe zelf ook instemmen.
Aangezien zij pas ontstaat op 1 januari 2019 en gelet op het voorgaande, zal de gemeenschappelijke regeling pas in 2019 vastgesteld kunnen worden en met terugwerkende kracht ingaan.
Voor het overgangsjaar 2019 zullen dienstverleningsovereenkomsten worden afgesloten. Deze regelen welke organisatie onder welke condities en met welke bevoegdheden de dienstverlening per onderdeel uitvoert in 2019. Dit geldt met name voor de vraag wie het zittend bestand P-wet uitvoert, wie de nieuwe instroom P-wet en wie de SW.
Verder is het nodig het huidige beleid van de gemeente Lingewaal/Avres voor die taken die worden overgedragen aan Werkzaak te inventariseren en harmoniseren.
4. Personele gevolgen
Zoals aangegeven onder hoofdstuk 2 wordt uitgegaan van uitvoering van de WSW voor SW-ers van Lingewaal door Avres. Nieuwe instroom in de P-wet zal vanaf 1 januari 2019 worden uitgevoerd door Werkzaak en blijft zittend bestand per 31 december 2018 nog tot 1 januari 2020 bij Avres.
Verder is aangegeven dat er geen personeel overgaat naar Werkzaak Rivierenland.
Rekening houdend met deze uitgangspunten, ligt het zwaartepunt van dit deelproject op de overdracht van werkzoekenden P-wet. Dit gaat om ongeveer 110 uitkeringsdossiers, 10 werkzoekenden met een loonkostensubsidie en 1 persoon in de regeling nieuw beschut. De overdracht van dit zittend bestand zal in 2019 plaatsvinden, in ieder geval voor 1 januari 2020.
Gelet op ervaringen bij de opstart van Werkzaak is het noodzakelijk bij het indelen van werkzoekenden in klantprofielen de systematiek te volgen die Werkzaak hiervoor hanteert (zie ook onder hoofdstuk 2 bij punt 10).
Hiernaast heeft de overgang van deze werkzoekenden een effect op de formatie van Werkzaak: Inschatting is dat in 2019 40 huishoudens een beroep doen op de P-wet. Dat leidt tot een verhoging van de formatie binnen Werkzaak van 0,33 fte die geleidelijk in 2019 ontstaat.
Met de overheveling van de hierboven vermelde dossiers (zittend bestand) is een formatiebehoefte gemoeid van 2,5 fte. Dit krijgt haar beslag bij de teams in het primaire proces, bij functies die zijn geduid als caseloadgerelateerde formatie. Binnen bedrijfsvoering wordt geen verhoging van de formatie nodig geacht gelet op deze relatief kleine aantallen.
Tot slot belangrijk te vermelden dat rekening is gehouden met de toezegging van Avres en West Betuwe in de projectgroep dat er geen ambtelijk personeel over komt naar Werkzaak.
5. Informatiesystemen
Ter voorbereiding op de gevraagde dienstverlening per 1 januari 2019 zullen een aantal aanpassingen moeten worden doorgevoerd in de informatiesystemen. Dit gaat om bijvoorbeeld grootboekschema’s, gemeentecodes en loonheffingsnummers. Verder moeten autorisaties worden geregeld voor diverse systemen en zullen systemen moeten worden gekoppeld, zoals GBA.
Ter voorbereiding op 1 januari 2020 ligt het zwaartepunt op het converteren van gegevens van de werkzoekenden die eind 2019 worden overgedragen (zittend bestand).
6. Control
De binnen dit deelproject ondergebrachte werkzaamheden hebben betrekking op:
- Projectcontrolling: controles op aansluiting voor en na conversie van gegevens, juiste inrichting van systemen, uitvoering conform gestelde uitgangspunten en kaders e.d.
- Planning & Control en verantwoordingscyclus: voor het overgangsjaar 2019 zullen zaken geregeld moeten worden tussen Avres en Werkzaak omdat formeel juridisch Werkzaak de uitvoering van de P-wet doet maar uit praktische overwegingen de dienstverlening in 2019 bij Avres blijft. Dat vraagt om afspraken en afstemming over accountantsonderzoeken, - rapporten, maandafsluitingen en dergelijke.
- Begroting en financiering:
- Overlopende verplichtingen:
- Schoon over regeling:
- Administratieve inrichting:
7. Samenwerking en communicatie
Ter ondersteuning van het project zal in gezamenlijkheid met Avres en West Betuwe gecoördineerd worden gecommuniceerd. Nadruk daarbij ligt op tijdige informatie met boodschappen op maat voor de diverse doelgroepen. Bij deze doelgroepen valst te denken aan werkgevers, werkzoekenden, inwoners en medewerkers. De communicatie zal op deze groepen worden afgestemd.
Grofweg zal het deelproject samenwerking en communicatie zich richten op:
- Advies over de in- en externe communicatie (strategie);
- Maken van een dynamisch communicatieplan met communicatie agenda;
- Verzorgen van de uitvoering van dit plan.
8. Planning
Prioriteit ligt bij het voorbereiden van de dienstverleningsovereenkomsten die ingaan op 1 januari 2019. De voorbereidingen voor een overdracht van dienstverlening van Avres naar Werkzaak per 1 januari 2020 kunnen vanaf januari 2019 gestalte krijgen.
Naar de per 1 oktober 2018 bekende gegevens, is een hoofdlijnenplanning opgemaakt per deelproject. Deze is bijgevoegd als bijlage.
9. Kosten
Voor de uitvoering van het project zijn naar verwachting 3.100 interne uren nodig en aan externe kosten wordt verwacht € 47.480 uit te geven.
Een specificatie hiervan vindt u in onderstaande tabel.
Deelproject | interne uren | externe kosten |
Beleid en governance | 234 | € 16.000 |
Personele gevolgen | 1.508 | € 13.080 |
Informatiesystemen | 155 | € 10.900 |
Control | 425 | € 0 |
Samenwerking en communicatie | 496 | € 7.500 |
Onvoorzien * | 282 | € 0 |
Totaal | 3.100 | € 47.480 |
* Voor onvoorziene kosten is rekening gehouden met een percentage van 10%. Bij het opstellen van dit plan van aanpak en het maken van de deelplannen die hiervoor input geven, is gebleken dat het aantal uren hoger was dan eerder ingeschat. Om die reden wordt nu voor de uitwerking van de plannen met een percentage onvoorzien gerekend. De daadwerkelijke projectkosten kunnen pas gaandeweg inzichtelijk worden gemaakt en zullen aan de hand van tijdschrijfoverzichten (interne uren) en facturen (externe kosten) worden doorberekend aan de gemeente West Betuwe.
Uitgaande van een uurtarief van € 70,-- (tarief begroting 2019 Werkzaak Rivierenland) bedragen de ingeschatte kosten voor het project West Betuwe 3.100 x € 70,-- = € 216.986. Hierbij aan externe kosten € 47.480 opgeteld, maakt het totaal € 264.466,--
In de kostenopgaaf is rekening gehouden met de incidentele kosten die worden gemaakt voor de voorbereidingen richting 2019 (uitvoeringsprogramma) en met de kosten die in 2019 worden gemaakt voor uitvoering van de bij Werkzaak in dat jaar ondergebrachte taken tbv Lingewaal (nieuwe instroom Participatiewet).2 In een DVO zal dit nader worden uitgewerkt.
Vanaf 2020 zal de gemeenschappelijke regeling gelden en zullen de kosten conform de gemeenschappelijke regeling worden verdeeld onder de gemeenten.
2 In bovenstaande tabel is bij het deelproject personele gevolgen rekening gehouden met een formatie- uitbreiding ten behoeve van de dienstverlening aan werkzoekenden uit Lingewaal die instromen in 2019 en met de uren ten behoeve van de overdracht van het zittend bestand. Feitelijk wordt hiermee het project gezien als uitvoering van acties tot 1 januari 2020.