Contract

AllUnited zet het nieuwe systeem klaar voor de club. Afhankelijk van de gekozen conversie methode wordt het verdere proces in gang gezet. Onafhankelijk van de gekozen methode volgt het traject de volgende stappen:

Club levert benodigde gegevens aan bij AllUnited

Stap 3

STAPPEN IN OVERGANG VAN DIGIMEMBERS NAAR ALLUnITED

ORIËNTATIE

Stap 1

Club oriënteert zich bij AllUnited

Het contract + de verwerkingsovereenkomst met AllUnited worden getekend.

Club kiest voor AllUnited

Stap 2

CONTRACT

3a. Het verder personaliseren van het systeem. Het uploaden van het logo, NAW & IBAN van de club opnemen, aanpassingen doorvoeren aan de inschrijf- en afdrukformulieren, afspraken rondom het automatische incasso contract vastleggen en andere gebruikers met de juiste autorisaties uitnodigen.

3b. Het inladen van de bestanden. Binnen DigiMembers is de club in staat de benodigde conversiebestanden op te vragen. Deze drie bestanden kunnen in AllUnited worden ingelezen, waarna alle relaties al klaar staan in het systeem. Lessen en functies kunnen qua naamgeving worden aangepast. Naast correcte naamgeving dient de club controles uit te voeren omtrent het aantal leden, type lessen, de disciplines, verschillende functies en frequentie van de facturatie. De club kan de geconverteerde data controleren en aanpassingen doorvoeren tot het systeem voor de club correct is ingevoerd. Indien akkoord, kan deze stap definitief worden gemaakt.

3c. Contributie inrichten. De relaties, lessen en functies zijn ingericht. Laatste onderdeel betreft het inrichten van de bondsbijdrage en de facturatie van de lessen.

GEGEVENS

Via een ticket (interne e-mail naar AllUnited helpdesk) kan er aan AllUnited worden doorgegeven dat alle zaken gereed zijn. Mochten zaken niet correct zijn ingericht, geeft AllUnited aan wat de club dient aan te passen om de controle succesvol af te ronden.

Controle door AllUnited

Stap 4

CONTROLE

Bij een succesvolle controle wordt de interface met de KNGU geactiveerd. AllUnited informeert de KNGU zodra de administratie goed is ingericht en klaar is voor communicatie met de KNGU. De KNGU informeert de DigiMembers servicedesk dat voor deze club het DigiMembers portaal gesloten kan worden. De overgang naar AllUnited is dan definitief.

Interface met de KNGU

Stap 5

INTERFACE

Bij een succesvolle controle wordt de clubapp tevens geactiveerd. De club ontvangt de inloggegevens voor de eigen beheer omgeving en kan de app worden gevuld naar eigen idee. Zodra alle zaken goed zijn ingericht, kan de club selectief een aantal leden (bijv. een project- of testgroep) of alle leden met een bekend emailadres massaal uitnodigen in de app.

Activatie van de clubapp

Stap 6

ACTIVATIE

OPLEIDING

Stap 7 Opleiding

Is er gekozen voor een persoonlijke opleiding, wordt er een online vergadering gepland na activatie van de interface met de KNGU. Het is ook mogelijk om in te schrijven voor een massale opleiding voor een specifiek onderdeel of een persoonlijke opleiding aan te vragen.