Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20202021-0678
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20202021-0678
29-04-2021
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Samenwerkingsovereenkomst Praktijkgericht Doctoraatsonderzoek
TUSSEN
De Vrije Universiteit Brussel met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, hier vertegenwoordigd door xxxx. xx. Xxxxxxxx Xxxxxxx in haar hoedanigheid van rector van de Vrije Universiteit Brussel, die de uitvoering van deze overeenkomst toevertrouwt aan xxxx. xx. Xxx Xxx Xxxxxxxxx en prof. dr. Xxxxx Xxx xxx Xxxxxx, promotors, onderzoekseenheid SMIT (Studies in Media, Innovation and Technology), die medeondertekenen voor kennisname en goedkeuring, hierna ‘VUB’,
EN
De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) met maatschappelijke zetel te Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx, ondernemingsnummer 0240.682.635, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, algemeen directeur van de algemene directie Onderwijs en Vorming,
hierna ‘PARTNER’,
hierna samen de ‘Partijen’ of elk apart een ‘Partij’.
PREAMBULE:
In overweging nemende dat PARTNER en VUB gezamenlijk een aanvraag indienen voor de financiering van een doctoraatsproject (hierna het ‘Project’) bij het Brussels Instituut voor Onderzoek en Innovatie, dat optreedt als subsidieverlenende overheid (hierna ‘Innoviris’) in het kader van het programma voor praktijkgericht doctoraatsonderzoek van Innoviris;
In overweging nemende dat dit een samenwerkingsovereenkomst vereist tussen de Partijen die de rechten en verplichtingen van de Partijen regelt in het kader van het ‘Reglement voor praktijkgericht doctoraatsonderzoek’ van Innoviris;
Wordt de volgende samenwerkingsovereenkomst afgesloten:
1. DEFINITIES
1.1. Achtergrondkennis: de kennis en/of informatie in hetzelfde domein als of een domein gerelateerd aan dat van het Project die eigendom is van of zich onder de controle van een Partij bevindt maar die niet werd gegenereerd in het kader van het Project zelf en voor zover die Partij dergelijke Achtergrondkennis beschikbaar mag maken en dergelijke Achtergrondkennis noodzakelijk is voor de uitvoering van het Project of de valorisatie van de Projectresultaten (zoals hieronder gedefinieerd);
1.2. Toezichtcomité: een gezamenlijk samengesteld comité dat minstens de promotors en wetenschappelijke promotors omvat en tot taak heeft de vooruitgang van het werk van de Kandidaat te monitoren en indien nodig bij te sturen.
1.3. Doctoraatsreglement: het interne reglement van de VUB met betrekking tot de predoctorale periode en de predoctorale proef, het doctoraatsonderzoek en het doctoraat, inclusief alle relevante regels van de VUB met betrekking tot onderzoek en valorisatie die kunnen worden geraadpleegd op de website van de VUB;
1.4. Kandidaat: Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxxxxx
1.5. Overeenkomst: deze samenwerkingsovereenkomst tussen de Partijen, inclusief de bijlage(n) en eventuele aanhangsels bij de overeenkomst die door beide Partijen werden ondertekend;
1.6. Projectresultaten: de door de Kandidaat behaalde resultaten tijdens de uitvoering van het Project;
1.7. Vertrouwelijke Informatie: informatie die (a) het label ‘vertrouwelijk’ of een gelijkaardige titel krijgt wanneer ze schriftelijk wordt bekendgemaakt of (b) als vertrouwelijk wordt geïdentificeerd wanneer ze mondeling of visueel wordt bekendgemaakt met schriftelijke bevestiging binnen de dertig (30) dagen na de vermelding van de vertrouwelijke aard of (c) duidelijk vertrouwelijk is.
2. VOORWERP
2.1. De Partijen verbinden zich ertoe trouw samen te werken om de gepaste uitvoering van het Project door de Kandidaat te bevorderen. Elke Partij moet daarvoor de taken op zich nemen die haar in deze overeenkomst worden toevertrouwd.
2.2. Xxxx. xx. Xxx Xxx Xxxxxxxxx en Prof. dr. Xxxxx Xxx xxx Xxxxxx, beide verbonden aan VUB- onderzoekseenheid SMIT (Studies in Media, Innovation and Technology), zullen optreden als promotor voor het Project (‘Promotor’). Het promotorschap impliceert dat de promotors beschikbaar zijn om toezicht te houden op het Project vanuit een wetenschappelijk of industrieel perspectief, om op vraag van Innoviris, de Kandidaat of een lid van het toezichthoudend comité advies te geven over de voortgang van het Project en om aanbevelingen te doen over de ontwerpversies van tussentijdse verslagen en publicaties en het valorisatieproces van het onderzoek dat in het kader van het Project wordt uitgevoerd.
2.3. De Partijen erkennen dat het doel van het Project erin bestaat toepassingsgericht basisonderzoek uit te voeren dat een doctoraat waardig is. Ze moeten bijgevolg de Kandidaat het volgende bieden:
• de mogelijkheid om het doctoraatsprogramma te volgen en de andere verplichtingen te vervullen die worden vastgesteld door het doctoraatsreglement;
• de nodige tijd, middelen en toegang tot infrastructuur om het Project kwalitatief uit te voeren.
2.4. De Partijen bevestigen dat de bepalingen van het doctoraatsreglement met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek, zoals bij deze overeenkomst gevoegd, van toepassing zijn op het onderzoek dat wordt uitgevoerd in het kader van het Project.
2.5. De Partijen komen overeen dat de Kandidaat minstens 50% van het werk in het kader van het Project moet uitvoeren in de faciliteiten van PARTNER, waar de nodige middelen en infrastructuur beschikbaar moeten zijn. Een deel van het werk dat nog moet worden
bepaald kan echter worden uitgevoerd op een andere locatie. De Kandidaat moet echter voldoende tijd doorbrengen aan de VUB zodat hij of zij zich kan integreren in de onderzoeksafdeling, deel kan nemen aan wetenschappelijk overleg en kan samenwerken met andere onderzoekers. Zo kan hij of zij de nodige wetenschappelijke methodes machtig worden. Het reistraject van de Kandidaat van en naar de faciliteiten van beide Partijen wordt beschouwd als deel van het dagelijkse woon-werktraject zoals bepaald door de wetgeving met betrekking tot arbeidsongevallen. Als de voornaamste plaats van tewerkstelling zoals hierboven beschreven verandert in de loop van het Project, moeten de Partijen daarvoor in onderling overleg een regeling treffen.
2.6. De Kandidaat blijft te allen tijde een werknemer van de VUB en kan nooit worden beschouwd als een werknemer van de andere Partij in wiens faciliteiten hij of zij het onderzoekswerk uitvoert. De andere Partij mag dus niet optreden als werkgever van de Kandidaat. De VUB moet er echter wel voor zorgen dat de Kandidaat de veiligheids- en toegangsprocedures volgt die van toepassing zijn in de faciliteiten van de andere Partij en die laatste verbindt zich ertoe eventuele inbreuken te melden aan de VUB.
2.7. Het Toezichthoudend Comité vergadert tijdens het Project minstens om de zes maanden. De VUB neemt het initiatief om die vergaderingen samen te roepen en stelt de agenda en de notulen van de vergadering op. De vergaderingsnotulen worden binnen de 10 werkdagen na de vergaderingen naar de andere Partij gestuurd en worden beschouwd als goedgekeurd door de andere Partij tenzij er binnen de 10 werkdagen na ontvangst van de notulen schriftelijke opmerkingen worden gecommuniceerd. De vergaderingsnotulen worden bij de volgende vergadering voorgelegd ter ondertekening.
2.8. De Kandidaat moet in onderling overleg met de VUB een verslag opstellen overeenkomstig de richtlijnen van het reglement voor praktijkgericht doctoraatsonderzoek met betrekking tot zijn of haar taken ter uitvoering van het Project en dat ten laatste 14 kalenderdagen voor de data waarop een verslag moet worden ingediend bij Innoviris, overeenkomstig het reglement voor praktijkgericht doctoraatsonderzoek. De VUB moet dat verslag indienen bij de andere Partij ter informatie. De VUB moet het verslag ook indienen bij Innoviris voor de deadline. Het verslag moet alle elementen bevatten zoals bepaald in het reglement voor praktijkgericht doctoraatsonderzoek.
3. FINANCIERING
3.1. De financiële steun van Innoviris dekt gedurende de eerste twee jaren van het doctoraat de volgende zaken voor 100%:
• het loon van de Kandidaat;
• de werkingskosten met betrekking tot het werk uitgevoerd bij de VUB;
• maximaal 10% van de algemene personeels- en werkingskosten.
Eventuele uitgaven moeten worden gestaafd met kastickets en moeten worden goedgekeurd door Innoviris. De goedgekeurde uitgaven en betalingsvoorwaarden worden bepaald door een toekenningsbesluit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
3.2. De werkingskosten voor het werk dat wordt uitgevoerd bij PARTNER zijn volledig ten koste van die laatste.
4. ACHTERGRONDKENNIS EN EIGENDOM VAN PROJECTRESULTATEN
4.1 Achtergrondkennis blijft eigendom van de bijdragende Partij en de andere Partij moet ze als Vertrouwelijke Informatie beschouwen in overeenstemming met artikel 6 van deze
Overeenkomst.
4.2 Als PARTNER een licentie nodig heeft voor de Achtergrondkennis van de VUB om de Projectresultaten te valoriseren, moet de VUB gebruikersrechten toekennen voor operationele doeleinden tegen een commerciële prijs (in royalty's en/of in de vorm van een forfait) voor zover het de VUB vrijstaat om dergelijke Achtergrondkennis beschikbaar te maken voor die doeleinden. Deze voorwaarden moeten worden vastgelegd in een overeenkomst die afzonderlijk moet worden afgesloten.
4.3. Alle Projectresultaten blijven de volledige en exclusieve eigendom van de VUB. PARTNER bevestigd en aanvaardt dat Projectresultaten in het project voor gelijke delen verdeeld zijn tussen VUB en Interuniversitair Micro Elektronica Centrum (IMEC), dit is overeenkomstig met een bestaand raamovereenkomst gemaakt tussen IMEC en VUB. PARTNER bevestigd en aanvaardt dat VUB en IMEC, overeenkomstig de afspraken in de raamovereenkomst tussen hen, afspraken moeten maken die betrekking hebben tot de modaliteiten van gebruik en exploitatie van de Projectresultaten.
4.4. PARTNER krijgt het recht om als eerste te onderhandelen over eventuele gebruikerslicenties voor de Projectresultaten ten gunste van PARTNER, in ruil voor de betaling van een marktconform bedrag dat ten laatste bij aanvang van de licentie moet worden overeengekomen tussen de Partijen. Het recht om als eerste te onderhandelen betekent dat de VUB zich ertoe verbindt eventuele onderhandelingen over een dergelijke licentie eerst met PARTNER te voeren en geen onderhandelingen over een dergelijke licentie aan te gaan met derde partijen zolang redelijkerwijs mag worden verwacht dat de onderhandelingen met PARTNER binnen een redelijke termijn zullen leiden tot een overeenkomst. Als redelijke termijn voor het recht om als eerste te onderhandelen wordt beschouwd een maximum van 6 maanden na het behalen van de Projectresultaten, waarna het recht van de PARTNER om als eerste te onderhandelen vervalt en de VUB niet langer verplicht is om met de PARTNER te onderhandelen over overeenkomsten.
4.5. De VUB behoudt het recht om de Projectresultaten te allen tijde te gebruiken voor academisch onderzoek en onderwijs, ongeacht de bepalingen van artikel 4.4.
4.6. Het staat de VUB vrij om de Projectresultaten al dan niet te beschermen. Als de Projectresultaten hebben geleid tot de verwezenlijking van uitvindingen, staat het de VUB vrij om al dan niet octrooiaanvragen in haar eigen naam en voor haar eigen rekening in te dienen zonder daartoe verplicht te worden door PARTNER. Alle octrooiaanvragen en resulterende octrooien zullen de exclusieve eigendom zijn van de VUB.
4.7. Als PARTNER ook de bescherming van de Projectresultaten wil verkrijgen in het kader van het recht om als eerste te onderhandelen zoals bedoeld in artikel 4.4, moeten de Partijen een overeenkomst onderhandelen met betrekking tot de bescherming van de Projectresultaten van de VUB overeenkomstig artikel 4.6 en voor de rekening van PARTNER.
5. PUBLICATIES
5.1. De VUB heeft het recht om de Projectresultaten te publiceren of op eender welke andere manier vrij te geven. Specifieker erkennen de Partijen de noodzaak van de Kandidaat om de Projectresultaten te publiceren en presenteren en zijn of haar verplichting om zijn of haar doctoraat publiek te verdedigen overeenkomstig het toepasselijke doctoraatsreglement.
5.2. De VUB moet een ontwerppublicatie of -verklaring indienen bij PARTNER alvorens een publicatie of andere verklaringen uit te geven. PARTNER moet zijn opmerkingen formuleren binnen een periode van dertig (30) kalenderdagen te berekenen vanaf het moment dat de ontwerppublicatie of -verklaring wordt ontvangen. Als PARTNER na afloop van de vermelde termijn geen opmerkingen heeft geformuleerd, moet worden aangenomen dat PARTNER de publicatie of verklaring heeft goedgekeurd.
Als dat noodzakelijk is voor de geheimhouding van eender welke Vertrouwelijke Informatie aangeleverd door PARTNER en overeenkomstig het toepasselijke doctoraatsreglement, zullen de Partijen en de Kandidaat ook verplicht zijn om een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de voorwaarden voor het verdedigen van de doctoraatsthesis met inachtneming van de vertrouwelijkheidsvereisten.
5.3. Als de Projectresultaten worden gepubliceerd, verbinden de Partijen zich ertoe de naam van de andere Partij te vermelden in de publicatie, zoals de gewoonte is in de wetenschappelijke sector.
6. GEHEIMHOUDING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE
6.1. De ontvangende Partij verbindt zich ertoe alle door de andere Partij aan haar bekendgemaakte Vertrouwelijke Informatie strikt geheim te houden en dergelijke Vertrouwelijke Informatie uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van het Project gedurende de termijn van deze overeenkomst en een termijn van vijf (5) jaar na de beëindiging ervan. De ontvangende Partij verbindt zich ertoe de Vertrouwelijke Informatie uitsluitend bekend te maken aan werknemers die toegang tot en kennis van de Vertrouwelijke Informatie nodig hebben voor de uitvoering van het Project en op voorwaarde dat dergelijke werknemers gebonden zijn door een vertrouwelijkheidsverplichting die minstens gelijkwaardig is aan de verplichting bepaald in deze overeenkomst. Materiaal dat moet worden behandeld als Vertrouwelijke Informatie moet worden vergezeld van een verklaring die dat duidelijk maakt.
6.2. Die vertrouwelijkheidsverplichting en het beperkte gebruik zijn echter niet van toepassing op informatie:
a) waarvan de ontvangende Partij kan bewijzen dat ze die al in haar bezit had toen ze die verkreeg van de bekendmakende Partij;
b) die al algemeen bekend was toen ze werd verkregen van de bekendmakende Partij;
c) die algemeen bekend werd zonder dat de ontvangende Partij schuld treft nadat ze werd verkregen van de bekendmakende Partij;
d) die de ontvangende Partij verkreeg van een derde partij die de informatie in kwestie te goeder trouw in haar bezit had en gemachtigd is om die informatie te delen met de ontvangende Partij;
e) waarvan de ontvangende Partij kan bewijzen dat ze die onafhankelijk heeft ontwikkeld zonder gebruik te maken van informatie verkregen van de bekendmakende Partij.
6.3. De ontvangende Partij moet binnen de 30 dagen na eender welk schriftelijk verzoek van de bekendmakende Partij de Vertrouwelijke Informatie van die laatste terugbezorgen aan de bekendmakende Partij (behalve materiaal waarvan het gebruik noodzakelijk was voor de uitvoering van het project), inclusief eventuele kopieën en samenvattingen ervan, of moet die Informatie vernietigen en die vernietiging schriftelijk bevestigen.
7. TERMIJN EN BEËINDIGING
7.1. Deze Overeenkomst wordt opgesteld onder de opschortende voorwaarde dat Innoviris het Project goedkeurt. Deze Overeenkomst zal dan ook van kracht worden eens Innoviris het Project heeft goedgekeurd en vervolgens van kracht blijven tot de steun van Innoviris voor het Project eindigt. Deze Overeenkomst wordt automatisch beëindigd als het Project niet wordt goedgekeurd.
7.2. Beide Partijen hebben het recht om deze overeenkomst voortijdig te beëindigen met inachtneming van een kennisgevingstermijn van 30 dagen als
a) de werknemer-werkgeverrelatie tussen Kandidaat en de VUB wordt beëindigd;
b) Innoviris de financiering voortijdig beëindigt (bv. als het Project een negatieve tussentijdse evaluatie krijgt).
7.3. Als een Partij haar verplichtingen in het kader van deze overeenkomst niet nakomt en die Partij na een termijn van 45 dagen na een ingebrekestelling door middel van een aangetekend schrijven door de andere Partij die verplichtingen nog steeds niet is nagekomen, mag die laatste Partij de overeenkomst beëindigen door middel van een aangetekend schrijven na afloop van de vermelde termijn.
7.4. De VUB heeft het recht om deze overeenkomst te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven en zonder ingebrekestelling als PARTNER in een dreigende staat van faillietverklaring, sluiting, liquidatie of gedeeltelijke of gehele overdracht verkeert, om zich te beschermen.
7.5. De bepalingen met betrekking tot de geheimhouding van Vertrouwelijke Informatie, publicaties, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid en toepasselijke wetgeving blijven van kracht, maar kunnen worden beperkt tot de termijnen die daarin worden bepaald, zelfs na de beëindiging van deze overeenkomst.
8. GARANTIES EN AANSPRAKELIJKHEID
8.1. De Partij die een gebruikersrecht verleent voor haar Achtergrondkennis kan niet garanderen dat het gebruik daarvan geen intellectuele-eigendomsrechten van derde partijen zal schenden. Die Partij garandeert echter dat haar Promotor op het moment van de ondertekening van deze Overeenkomst geen weet heeft van intellectuele- eigendomsrechten van derde partijen waarop de vermelde Achtergrondkennis een inbreuk zou vormen.
8.2. De VUB moet de Kandidaat aanmoedigen om zijn of haar taken in het kader van het Project zo goed mogelijk uit te voeren, maar er kunnen geen expliciete of impliciete garanties worden verleend over het behalen van eender welke Projectresultaten.
8.3. Elke Partij die de Projectresultaten gebruikt (op basis van een eigendomsrecht of gebruikersrecht dat wordt verleend door deze overeenkomst) is daarvoor zelf verantwoordelijk en aansprakelijk. Ze stelt de andere Partij schadeloos tegen vorderingen van derde partijen die het gevolg zijn van schade die daardoor wordt veroorzaakt. Deze bepaling is echter niet van toepassing als de Kandidaat tewerkgesteld werd door de andere Partij en hij of zij zogezegd met opzet de intellectuele rechten van derde partijen heeft geschonden. In een dergelijk geval moet de andere Partij de eerste Partij schadeloosstellen tegen vorderingen van derde partijen die het gevolg zijn van schade die daardoor wordt veroorzaakt.
8.4. Als Innoviris eist dat bepaalde bedragen worden terugbetaald, moet de Partij wiens fout aan de basis ligt van de eis tot terugbetaling de verantwoordelijkheid voor die terugbetaling op zich nemen en de andere Partij ervoor schadeloosstellen. Als het niet mogelijk is om een van de Partijen aansprakelijk te stellen voor de terugvordering van Innoviris, moet het teruggevorderde bedrag aan beide Partijen worden toegewezen in verhouding tot hun aandeel in het budget van het Project (zoals bepaald in de Basisovereenkomst).
8.5. De contractuele aansprakelijkheid van elke Partij in het kader van deze overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat Innoviris heeft toegewezen aan het Project gedurende de 12 maanden voor het incident dat de schade heeft veroorzaakt, onderworpen aan de bepalingen met betrekking tot de verplichting tot schadeloosstelling bepaald in artikel 8.4 en de terugvorderingen vermeld in artikel 8.5.
9. DIVERSE BEPALINGEN
9.1. Als de uitvoering van deze overeenkomst door een Partij wordt verhinderd of beknot door overmacht, wordt de Partij vrijgesteld van de contractuele verplichtingen waarvan de uitvoering rechtstreeks wordt verhinderd of beknot gedurende en voor zover de overmacht reikt, op voorwaarde dat die Partij
• de andere Partij onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengt van het bestaan en de oorzaken van de overmacht; en
• haar uiterste best doet om die oorzaken weg te werken; en
• deze overeenkomst correct uitvoert zodra de overmacht eindigt.
9.2. Alle schriftelijke verklaringen, inclusief kennisgevingen of verslagen, met betrekking tot deze overeenkomsten worden beschouwd als afdoende te zijn gecommuniceerd als ze worden verstuurd naar de volgende adressen van elke Partij:
Voor de VUB:
VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL
VUB TechTransfer-afdeling Xxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxx
Voor PARTNER:
VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE
Algemene directie Onderwijs en Vorming Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
9.3. De Partijen komen overeen om elkaar op de hoogte te brengen van eventuele adreswijzigingen via een schriftelijke kennisgeving.
9.4. Deze overeenkomst kan op generlei wijze door een Partij worden overgedragen of bezwaard zonder de expliciete schriftelijke goedkeuring van de andere Partij.
9.5. Deze overeenkomst kan uitsluitend worden gewijzigd door middel van een schriftelijk document ondertekend door beide Partijen.
9.6. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst die niet in der minne kunnen worden geschikt, moeten exclusief aanhangig worden gemaakt bij de rechtbanken van Brussel.
In drievoud opgesteld te Brussel op 29 april 2021. Elke Partij erkent dat ze een origineel exemplaar heeft ontvangen.
In naam van de VRIJE UNIVERSITEIT BRUSSEL:
In naam van VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE:
Xxxx. xx. Xxxxxxxx Xxxxxxx Rector
Xxxxxx Xxxxxxxx
Algemeen directeur van de algemene directie Onderwijs en Vorming
Eerste supervisor
Voor kennisname en goedkeuring:
Xxxx. xx. Xxx Xxx Xxxxxxxxx Promotor
Voor kennisname en goedkeuring:
Voor kennisname en goedkeuring:
Prof. dr. Xxxxx Xxx xxx Xxxxxx Promotor
Voor kennisname en goedkeuring:
Xxxx Xxxxxxxxx Entiteitsverantwoordelijke Onderwijscentrum Brussel Tweede supervisor
Xxxxx Xxxxxxxx Kandidaat