Raadsvoorstel
Registratienr. 16.101788 Ra
Relatie met:
Raadsvoorstel
Raadsvergadering van 13 december 2016 | Agendapunt | |
Relatie met | ||
Datum besluit | 1 november 2016 | |
Behandelaar | P.A. Jager | |
Telefoonnr. | 0224 – 210 570 | |
Onderwerp | ||
Domein | Domein Burger en Bestuur | |
Registratienr. | 16.101788 |
Samenvatting
Hollands Kroon en Schagen zijn onderling overeengekomen om tot beëindiging van het de bestuursovereenkomst COWWI over te gaan. Deze beëindiging van de samenwerking wordt per 1 april 2017 gerealiseerd. In dit raadsvoorstel treft u aan wat daarbij de uitgangspunten en afspraken zijn. Ook geven we aan welk proces we daarvoor moeten doorlopen.
Waarom dit voorstel
Gemeente Hollands Kroon en gemeente Schagen stoppen de samenwerking in het COWWI. Na bijna twee jaar samenwerken blijkt dat de visies van beide gemeenten op de bedrijfsvoering te veel verschillen om in het COWWI te kunnen blijven samenwerken. Beide colleges hebben daarom besloten de samenwerking te stoppen en de bestuursovereenkomst COWWI te beëindigen. Hierbij staat voorop dat de mensen die te maken hebben met het COWWI (voor hun uitkering of aanvraag voor zorg) geen problemen ondervinden van deze ontwikkelingen. Ook de overgang van personeel zal zorgvuldig verlopen.
COWWI is op dit moment een afdeling van de gemeente Schagen, die voor beide gemeenten de administratie uitvoert voor de Wmo, Jeugdzorg en Schuldhulpverlening (SHV). Daarnaast voert het COWWI de Participatiewet uit (Werk en Inkomen), de leerplicht en RMC-taken (RMC = Regionaal Meld- en Coördinatiepunt).
In tegenstelling tot wat in het raadsinformatiememo van 4 oktober is aangegeven gaan alle werkzaamheden per 1 april 2017 over naar Hollands Kroon. De inhoudelijke experts van beide gemeenten hebben gezamenlijk geconstateerd dat de deadline van 1 januari a.s. wat betreft de ontvlechting van Wmo/Jeugd/SHV weliswaar haalbaar is maar dan met diverse noodverbanden. Xxxxxxx dat in onderling overleg is besloten alle werkzaamheden per 1 april 2017 over te dragen aan Hollands Kroon.
De beide gemeenteraden wordt voorgesteld om in december 2016 formeel een besluit over het beëindigen van de bestuursovereenkomst te nemen. Dit besluit houdt in dat zij toestemming aan de colleges dienen te verlenen om de overeenkomst te beëindigen. Zolang de samenwerking nog niet formeel beëindigd is, waarborgt de gemeente Schagen de dienstverlening aan de inwoners van de gemeenten Schagen én Hollands Kroon.
Kaders
Het huidig kader bestaat naast de relevante landelijke en lokale wet- en regelgeving op het vlak van de Participatiewet, Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning uit het raadsbesluit met betrekking tot het aangaan van de overeenkomsten COWWI. De raad van Schagen heeft 16 december 2014 het besluit genomen om aan het college toestemming te verlenen om de bestuursovereenkomst COWWI per 1 januari 2015 voor onbepaalde tijd aan te gaan. De raad van Hollands Kroon heeft hetzelfde besluit genomen op 18 december 2014.
Onderbouwing
Het beëindigen van de bestuursovereenkomst is formeel een bevoegdheid van de het college. Wel dient de gemeenteraad hiertoe toestemming te verlenen. Uw raad en de raad van Hollands Kroon hebben beide in december 2014 besloten toestemming te verlenen om per 1 januari 2015 de bestuursovereenkomst aan te gaan. Beide raden zullen dus nu ook toestemming moeten verlenen aan beide colleges om de overeenkomst te beëindigen. Dit kan op basis van de bestuursovereenkomst alleen onder de voorwaarde dat overeenstemming is bereikt over de wijze waarop. Beide colleges hebben hierover overeenstemming bereikt. Deze overeenstemming dient door uw raad te worden bekrachtigd in bijgaand besluit tot verlening van toestemming tot beëindiging van de bestuursovereenkomst.
Het beëindigen van de bestuursovereenkomst COWWI en daarmee de samenwerking in het COWWI betekent dat de afdeling COWWI in zijn huidige vorm wordt opgeheven. Beide gemeenten zullen een organisatiebesluit moeten nemen hoe zij de werkzaamheden van het COWWI in hun eigen organisatie gaan onderbrengen. Dat is aan de colleges/directies van beide gemeenten zelf om te regelen. In afwachting van uw raadsbesluit over de toestemming tot beëindiging van de bestuursovereenkomst hebben beide organisaties vooruitlopend op en onder voorbehoud van uw besluit al een (voorgenomen) organisatiebesluit genomen om zo het proces met de medewerkers, de Ondernemingsraad (OR) en het Georganiseerd Overleg (GO) alvast (voorbereidend) te kunnen oppakken.
Hollands Kroon en Schagen zullen naar het personeel alle zorgvuldigheid in acht nemen. De colleges zijn overeengekomen dat bij de beëindiging van het COWWI de volgende vijf uitgangspunten gelden:
• het principe “mens volgt werk” te hanteren
• er vallen geen gedwongen ontslagen: het huidige personeel met een vaste aanstelling wordt werkzaam bij de gemeente Hollands Kroon of de gemeente Schagen, dit vindt feitelijk plaats per 1 april 2017
• de medewerkers die overgaan naar Hollands Kroon behouden hun rechtspositie
• voor de leidinggevenden, sociale rechercheurs, RMC en de gedragsdeskundige van het COWWI worden maatwerkafspraken gemaakt omdat daar het principe ‘mens volgt werk’ niet kan gelden
• In de uitvoering betekent dit dat er een proces van belangstellingsregistratie en plaatsing wordt georganiseerd.
Het voorgenomen besluit tot reorganisatie is door elke gemeente voorgelegd aan de eigen OR. Met het GO is overeenstemming bereikt over de te maken afspraken met betrekking tot het personeel. De OR heeft adviesrecht over de organisatorische wijzigingen die met de beëindiging van de bestuursovereenkomst gepaard gaan.
Financiën
Het beëindigen van de bestuursovereenkomst en daarmee de samenwerking in het COWWI heeft incidentele en structurele financiële effecten. De incidentele effecten betreffen de frictiekosten en
hebben een eenmalig c.q. tijdelijk karakter. De structurele effecten betreffen de inbedding van het eigen deel van het ontbonden COWWI in de eigen organisatie en de wijze waarop wij de kosten hiervan gaan dekken.
Zoals gezegd zijn aan de beëindiging frictiekosten verbonden. Hierover is tussen Hollands Kroon en Schagen op collegeniveau overeenstemming bereikt. Voor het personeel is het uitgangspunt, dat zij herplaatst worden in één van beide gemeenten. Voor de leidinggevenden, de RMC-taken, de sociale rechercheurs en de gedragsdeskundige worden maatwerkafspraken gemaakt, waarvan de eventuele kosten op 50-50 basis tussen beide gemeenten worden gedeeld. Daarnaast bestaan de frictiekosten in hoofdlijnen uit kosten van herplaatsen van personeel (de procedure), huisvesting, ICT en overhead van de stafafdelingen van Schagen. Met Hollands Kroon is afgesproken dat zij aan de gemeente Schagen een frictievergoeding betaalt van € 2,235 miljoen die berekend is op een inpassingsperiode bij de gemeente Schagen van twee jaar.
Het is bij het opstellen van dit raadsvoorstel nog niet mogelijk een betrouwbaar inzicht te geven in de structurele kosten voor de gemeente Schagen van het onderbrengen van de taken van het COWWI in de werkorganisatie van de gemeente. Op dit moment wordt het nieuwe formatieplaatje opgesteld en wordt gerekend aan de overige kosten en mogelijke schaalnadelen voor Schagen. Deze zijn pas definitief te bepalen nadat de plaatsing en ontvlechting feitelijk heeft plaatsgevonden.
In de raadsvergadering van 1 november 2016 heeft de portefeuillehouder toegezegd om de financiële consequenties van de ontvlechting van het COWWI bij de eerste tussenrapportage 2017 inzichtelijk te maken. Wel heeft het College bepaald dat de onderbrenging van de taken van het COWWI in de organisatie binnen de huidige meerjaren begroting moet worden opgelost.
Alternatieven
Het alternatief is om de bestuursovereenkomst niet te beëindigen en de gezamenlijke uitvoering in het COWWI te continueren. Dit is gezien het feit dat de visies van beide gemeenten op de bedrijfsvoering te veel verschillen om in het COWWI te kunnen blijven samenwerken geen optie.
Vervolgtraject
Het proces om de beëindiging te effectueren vergt een strakke planning om de feitelijke ontvlechting per 1 april 2017 te realiseren. Hiervoor is door Hollands Kroon en Schagen een gezamenlijke planning/draaiboek opgesteld op basis waarvan wij nu met elkaar voorbereidend aan de slag zijn.
Daarnaast hebben wij ook in relatie tot deze gezamenlijke planning/draaiboek een eigen planning/draaiboek voor Xxxxxxx zelf opgesteld om de taken voor Schagen in de eigen organisatie onder te brengen en de werkprocessen in te richten.
Om de voortgang te bewaken en snel te kunnen schakelen indien nodig hebben we een gezamenlijke stuurgroep ingericht bestaande uit beide burgemeesters en beide gemeentesecretarissen. Ter uitvoering van de ontbinding is een gezamenlijk projectgroep ingericht. De Schagense deelnemers in deze projectgroep dragen tevens zorg voor de inbedding van de COWWI taken binnen de eigen organisatie.
Wat betreft informatie en communicatie richting de diverse betrokken partijen en organisaties zullen wij gericht deze regelmatig informeren. Daarbij zullen we per doelgroep maatwerk toepassen. Naast de politiek-bestuurlijke invalshoek onderscheiden we de volgende partijen en organisaties:
- cliënten
- cliëntenraad en Wmo Adviesraad
- medewerkers
- medezeggenschap in de vorm van de OR met de medewerkers en het GO met de vakbonden
- externe ketenpartners, contractpartners en leveranciers
Wij zullen uw raad gedurende de realisatie van de ontbinding regelmatig informeren over de voortgang van het vervolgtraject.
Risico’s
Wij hebben door het nader uitwerken en plannen van de werkzaamheden en acties, die we in het kader van de beëindiging moeten uitvoeren, potentiele risico’s, waarop we zelf direct invloed hebben, kunnen minimaliseren dan wel kunnen wegnemen. Wij gaan er dan ook vanuit dat deze geen belemmering meer zullen zijn om de deadline van 1 april 2017 te kunnen halen.
Mocht door externe risico’s de deadline niet worden gehaald, dan zal uw raad via de Commissie Bestuur hierover zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd.
Gelet op het vorenstaande, stellen wij u voor bijgaand besluit vast te stellen. Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen,
gemeentesecretaris De heer X.X. Xxxxxxxxxxxxx | burgemeester Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen |
Registratienr. 16.101788 Ra
Relatie met:
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Schagen,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 november 2016, nr. ; gezien het advies van de commissie Bestuur d.d. 23 november 2016;
besluit:
1. Toestemming te verlenen om de aangegane “Bestuursovereenkomst gesloten op 16 en 18 december 2014 door de gemeente Hollands Kroon en de gemeente Schagen voor de samenwerking binnen het Sociaal Domein” met ingang van 1 april 2017 te beëindigen.
Aldus besloten in de vergadering van: 13 december 2016.
De raad van de gemeente Schagen,
griffier Xxxxxxx X. Xxxxxxxxx | voorzitter Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen |