Contract
Samenwerkingsovereenkomst tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het College bescherming persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van de zelfevaluatie BRP door gemeenten in het kader van de Wet Basisregistratie Personen.
Partijen:
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, gevestigd in Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de directeur van het Agentschap Basisadministratie persoonsgegevens en Reisdocumenten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, hierna te noemen: het Agentschap
het College bescherming persoonsgegevens, gevestigd in Den Haag, te dezen vertegenwoordigd
door de voorzitter, hierna te noemen: het CBP
Overwegende:
1. dat krachtens de Wet Basisregistratie Personen (hierna: Wet BRP) ten aanzien van de verplichte zelfevaluatie BRP is geregeld dat het zelfevaluatie instrument door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna: de minister) ter beschikking wordt gesteld aan de gemeenten,
2. dat gemeenten de resultaten van de zelfevaluatie BRP rapporteren aan de minister en aan het CBP,
3. dat het CBP belast is met het toezicht op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij of krachtens de wet bepaalde,
4. dat met de inwerkingtreding van de Wet BRP en de invoering daarin van de verplichte zelfevaluatie BRP door gemeenten, het belang van de samenwerking tussen de het Agentschap en het CBP opnieuw is onderkend,
5. dat het Agentschap en het CBP streven naar effectief en efficiënt toezicht,
6. dat het wenselijk en nuttig wordt geacht om duidelijkheid te verschaffen aan gemeenten over de aard en invulling van het toezicht en de onderlinge afbakening van werkzaamheden tussen het Agentschap en het CBP,
7. dat het wenselijk en nuttig wordt geacht dat het Agentschap en het CBP onderling afspraken maken ter verwezenlijking van de hiervoor genoemde doelstellingen en deze afspraken vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst.
Komen het volgende overeen:
Niet nakomen van de verplichtingen ten aanzien van de zelfevaluatie BRP
Artikel 1
1. Indien een gemeente niet tijdig heeft voldaan aan haar verplichtingen om de zelfevaluatie BRP volledig in te vullen en de resultaten daarvan kenbaar te maken aan de minister worden de volgende stappen gezet:
a) binnen 5 werkdagen na de datum waarop de resultaten door de minister ontvangen hadden moeten zijn: het Agentschap neemt contact op met het college van b&w van de betreffende gemeente om het te wijzen op de
niet-nagekomen verplichtingen;
b) binnen 10 werkdagen na de datum waarop de resultaten door de minister ontvangen hadden moeten zijn: het Agentschap neemt nogmaals contact op met het college van b&w van de betreffende gemeente en wijst er daarbij op dat als de gemeente niet binnen 10 werkdagen aan haar verplichtingen voldoet, het CBP zal worden geïnformeerd over deze nalatigheid;
c) 1 maand na de datum waarop de resultaten door de minister ontvangen hadden moeten zijn: het CBP wijst het college van b&w van de betreffende gemeente op de niet-nagekomen verplichtingen en informeert het college van b&w, mede gelet op de Beleidsregels handhaving door het CBP, over de mogelijk te nemen vervolgstappen;
d) 2 maanden na de datum waarop de resultaten door de minister ontvangen hadden moeten zijn: indien het college van b&w, ondanks hiertoe herhaaldelijk door partijen verzocht te zijn, weigert om aan zijn verplichtingen te voldoen, kan het CBP ertoe overgaan handhavend op te treden conform bovengenoemde beleidsregels.
2. Daargelaten het vorengenoemde, kan het CBP te allen tijde gebruik maken van de toezichthoudende bevoegdheden die hem op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) ter beschikking staan.
Validatie van uitgevoerde onderzoeken
Artikel 2
1. Om de kwaliteit van de resultaten van de zelfevaluatie BRP te borgen, voert het Agentschap jaarlijks een steekproef uit onder minimaal 35 gemeenten. Hierbij worden de antwoorden op de vragen van de zelfevaluatie BRP van de gemeenten die in de steekproef vallen vergeleken met de daadwerkelijke situatie.
2. In het geval dat een college van b&w die in de steekproef valt weigert mee te werken aan de controle van de resultaten, wordt het CBP hiervan door het Agentschap op de hoogte gesteld.
3. Indien het college van b&w, ondanks hiertoe herhaaldelijk verzocht te zijn, alsnog weigert mee te werken kan het CBP ertoe overgaan handhavend op te treden tegen dit college conform de Beleidsregels handhaving door het CBP.
Signalering door de minister aan het CBP
Artikel 3
1. Indien het Agentschap in de uitoefening van zijn taken omtrent de zelfevalua- tie BRP situaties signaleert die naar zijn oordeel in strijd zijn met de Wet BRP of anderszins het toezichtsgebied van het CBP raken, doet het Agentschap hiervan mededeling aan het CBP.
2. Deze mededeling kan zowel betrekking hebben op de resultaten van de uitge- voerde zelfevaluaties als op het proces dat tot die resultaten heeft geleid, inclusief de uitgevoerde steekproef.
3. Het CBP kan het Agentschap verzoeken de mededeling nader te onderbouwen of aanvullende informatie aan te leveren. De minister voldoet binnen twee weken aan een dergelijk verzoek.
4. Het CBP geeft binnen zes weken na ontvangst van de mededeling aan, aan het Agentschap , of en zo ja, op welke wijze opvolging zal worden gegeven aan de desbetreffende mededeling. Indien nader onderzoek wordt gedaan wordt de minister op de hoogte gesteld van de resultaten van dit onderzoek en van eventueel genomen maatregelen.
Overleg en wijziging
Artikel 4
1. Partijen voeren ten minste eenmaal per jaar overleg over de gemaakte afspraken. Het Agentschap zal hiertoe het initiatief nemen.
2. Onderwerp van dit overleg is in ieder geval het resultaat van de steekproef als beschreven in artikel 2.
3. Indien zich omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat deze samenwerkingsovereenkomst redelijkerwijze behoort te worden gewijzigd, treden partijen hierover in overleg. Tot dit overleg kunnen beide partijen het
initiatief nemen. Mocht dit overleg niet tot overeenstemming leiden, dan kan elke partij deze samenwerkingsovereenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden. Partijen maken de opzegging ieder op hun eigen website bekend.
Looptijd
Artikel 5
1. Deze samenwerkingsovereenkomst treedt na ondertekening door partijen in werking en heeft een looptijd van drie jaar.
2. Indien niet uiterlijk zes maanden voor het einde van de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst een partij deze samenwerkingsovereenkomst schriftelijk heeft opgezegd, wordt zij geacht te zijn verlengd met een termijn van telkens één jaar onder dezelfde voorwaarden.
Bekendmaking
Artikel 6
1. Het Agentschap en het CBP stellen ieder op hun eigen website de tekst van deze samenwerkingsovereenkomst beschikbaar voor een ieder.
Ondertekening
Hoogachtend,
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
G.M. Xxxxxxx-Xxxxx
Directeur Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten
Datum:
Hoogachtend,
College bescherming persoonsgegevens,
Mr X.X.X. Tomesen
Plv voorzitter College bescherming persoonsgegevens
Datum:
Toelichting
Artikel 4.3 van de Wet BRP schrijft een periodiek onderzoek voor naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie, voor zover het de gemeentelijke voorziening betreft of het college verantwoordelijk is voor de bijhouding.
Artikel 21 van de Regeling BRP stelt voorwaarden aan het aggregatieniveau van de resultaten van dit onderzoek, zoals deze aan de minister, het CBP en aan beide gezamenlijk worden gestuurd.
Deze wettelijke verplichting wordt in de werkprocessen en daarmee ook in deze samenwerkingsovereenkomst, aangeduid als de zelfevaluatie BRP. De minister is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van het zelfevaluatie instrument, het CBP houdt toezicht op de uitvoering en resultaten daarvan, voor zover het de bescherming van persoonsgegevens betreft.
Het behalen van valide resultaten met de zelfevaluatie BRP hangt nauw samen met een goede samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vertegenwoordigd door het Agentschap BPR, en het CBP.
Aan de ene kant moeten gemeenten zich ervan bewust worden dat het instrument van de zelfevaluatie moet leiden tot een doorlopende verbetering van de eigen processen. Aan de andere kant is een zelfevaluatie uitsluitend effectief als de toegevoegde waarde van het verbeteren van de eigen processen zichtbaar is. Daarom moet het voor gemeenten duidelijk zijn wat de mogelijke gevolgen zijn van het niet voldoen aan de verplichtingen die de Wet BRP stelt op het punt van de zelfevaluatie. Daar ligt bij uitstek een taak voor het CBP.
Om deze samenwerking vorm te geven hebben het CBP en het Agentschap gezamenlijk besloten een samenwerkingsovereenkomst op te stellen waarin de inspanningsverplichtingen van beide partijen worden vastgelegd. Het doel van de samenwerkingsovereenkomst is duidelijkheid te scheppen over hetgeen partijen over en weer van elkaar kunnen verwachten en om de samenwerking te structureren.
Tijdspad zelfevaluatie
De zelfevaluatie zal ieder jaar volgens eenzelfde tijdspad verlopen.
Maand | |
1 april | Beschikbaar stellen van vragenlijst voor zelfevaluatie Xxxxxxx zelfevaluatie door gemeenten |
30 september | Xxxxxxxxx zelfevaluatie door gemeenten |
31 oktober | Rapportage over zelfevaluatie indienen bij de minister en het CBP |
1 december | Afronding steekproef bij gemeenten |
Januari | Bespreken resultaten zelfevaluatie met CBP |
Toezicht op deelname aan zelfevaluatie
Het uitvoeren van de zelfevaluatie is een in de Wet BRP vastgelegde verplichting voor gemeenten. Het niet meewerken door gemeenten aan de zelfevaluatie kan leiden tot een vermindering van de kwaliteit van de gegevens in de BRP en een verminderde beveiliging van deze gegevens. Het CBP wordt in de Wet BRP aangewezen als toezichthouder waar het de bescherming van persoonsgegevens betreft. Dit toezicht betreft daarom ook de weigering van gemeenten om deel te nemen aan de zelfevaluatie BRP.
Validatie van uitgevoerde onderzoeken
Om de kwaliteit van de zelfevaluatie te borgen en een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de validiteit van de resultaten wordt jaarlijks door het Agentschap een steekproef gehouden onder de gemeenten. Gemeenten die in de steekproef vallen wordt gevraagd inzage te geven in de werkprocessen en relevante documenten, zodat de resultaten van de zelfevaluatie kunnen worden
vergeleken met de praktijk. De resultaten van deze steekproef worden eerst besproken met de onderzochte gemeenten en daarna met het CBP. Het is vervolgens aan het CBP om, indien daartoe aanleiding bestaat, op te treden tegen de gemeente.
Omdat een steekproef als hiervoor besproken van groot belang is voor het slagen van de zelfevaluatie BRP is optreden van het CBP ook gewenst als een gemeente weigert mee te werken
aan de steekproef. Na zo’n weigering wordt eerst op bestuurlijk niveau geprobeerd medewerking te verkrijgen van de betrokken gemeente. Als dit niet leidt tot het gewenste resultaat kan het CBP ertoe overgaan de naam van de gemeente te publiceren, conform de Beleidsregels actieve openbaarmaking door het CBP.
Meldingen n.a.v. de zelfevaluatie
Gedurende de termijn die staat voor het uitvoeren van de zelfevaluatie heeft het Agentschap regelmatig contact met gemeenten, mede op verzoek van de gemeenten zelf. Tijdens die contacten kunnen situaties aan het licht komen die relevant zijn voor de toezichthoudende taak van het CBP. Het Agentschap maakt in dergelijk geval melding van de situatie aan het CBP. Het CBP beslist in dat geval of nader onderzoek gedaan wordt naar aanleiding van de melding.
Jaarlijks overleg
Het jaarlijks overleg tussen het CBP en het Agentschap over het proces, de resultaten van de steekproef en de zelfevaluatie in het algemeen vindt plaats in januari. Het Agentschap zal het CBP daartoe tijdig uitnodigen.
Openbaarheid samenwerkingsovereenkomst
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt openbaar gemaakt op de websites van partijen. Het is van belang de inhoud hiervan kenbaar te maken aan gemeenten, zodat zij op de hoogte zijn van de toezichthoudende rol van het CBP bij de zelfevaluatie BRP.