Samenwerkingsovereenkomst 2021-2025 tussen de Provincie Vlaams- Brabant en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant

Samenwerkingsovereenkomst 2021-2025 tussen de Provincie Vlaams- Brabant en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant

Tussen enerzijds :

de Provincie Vlaams-Brabant, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx,

en vertegenwoordigd door de deputatie, voor wie optreden Xxxx Xxxxxx, gedeputeerde-verslaggever voor leefmilieu, en Xxxxx Xxxxx, directeur ruimte, in uitvoering van het besluit van de deputatie d.d. <datum & ‘opschrift’ besluit deputatie>,

hierna genoemd ‘de PROVINCIE' ;

EN ANDERZIJDS:

de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx Met KBO-nummer 0683.509.015,

en vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, voorzitter, hierna genoemd ‘de BOSGROEP’,

hierna gezamenlijk ‘de Partijen’ genoemd;

Voorafgaandelijk:

Overwegende dat de BOSGROEP werd opgericht in het kader van artikel 54 bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu, vanuit de vroegere Vlaams- Brabantse bosgroepen Dijle-Geteland, Groene Corridor, Noord-Hageland en Zuidwest-Brabant;

Overwegende dat de provincies bevoegd zijn voor de erkenning, subsidiëring en opvolging van de bosgroepen conform artikel 54 bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu;

Overwegende dat de PROVINCIE bevestigt en erkent dat het lokale en regionale netwerk, de goede terreinkennis en de geïntegreerde, gebiedsgerichte en realisatiegerichte aanpak sleutelsuccesfactoren zijn in de werking van de BOSGROEP en om die reden wenst samen te werken met de BOSGROEP;

Overwegende dat de opdracht en de werking van de BOSGROEP cf. artikel 54 bis van het decreet van

21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu zich situeren binnen het provinciale beleid rond leefmilieu;

Overwegende dat de PROVINCIE de BOSGROEP beschouwt als een unieke partner voor samenwerking in functie van de realisatie van het provinciale actieplan ‘Meer klimaatbestendige en biodiverse bossen realiseren’ zoals opgenomen in de provinciale meerjarenplanning 2020-2025;

Om deze redenen wordt overeengekomen wat volgt :

Artikel 1. Voorwerp van deze overeenkomst.

§ 1. Deze samenwerkingsovereenkomst (hierna: SO) definieert de samenwerking tussen de PROVINCIE en de BOSGROEP, en meer bepaald:

1. De duur, het doel, de inhoud, de taakverdeling en de financiering.

2. De rol en opdracht van de BOSGROEP binnen het provinciale en Vlaamse beleid inzake leefmilieu.

§ 2. Deze SO geeft uitvoering aan het provinciale actieplan ‘Meer klimaatbestendige en biodiverse bossen realiseren’ zoals opgenomen in de provinciale meerjarenplanning 2020 – 2025.

§ 3. Deze SO geeft uitvoering aan het Decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu en het Bosdecreet van 13 juni 1990, gewijzigd door het Decreet van 9 mei 2014 tot wijziging van de regelgeving inzake natuur en bos, waardoor de provincies bevoegd zijn voor de erkenning, de subsidiëring en de opvolging van de Bosgroepen (artikel 54bis, § 3 en 4 van het Decreet van 21/10/1997).

Artikel 2. Verbintenissen in hoofde van de Provincie.

2.1. Verbintenissen inzake de erkenning van de Bosgroep.

§ 1. De BOSGROEP voldoet momenteel aan de voorwaarden bepaald in art. 3.1.§1 van deze SO. Zolang de BOSGROEP voldoet aan de voorwaarden bepaald in art. 3.1. §1 van deze SO, erkent de PROVINCIE de BOSGROEP hierom in de zin van art. 54 bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu.

§ 2. De PROVINCIE kan de erkenning slechts intrekken wanneer de BOSGROEP niet meer aan de voorwaarden bepaald in art. 3.1. §1 van deze SO voldoet. De PROVINCIE stelt de BOSGROEP hiervoor eerst per aangetekend schrijven in gebreke met mededeling van de voorwaarde(n) waaraan niet meer voldaan wordt, en om welke reden dit het geval is. De BOSGROEP heeft hierna een redelijke termijn, die minstens twee maanden en maximum 6 maanden bedraagt, om deze vaststelling te weerleggen dan wel het nodige te doen. Oordeelt de PROVINCIE dat de BOSGROEP hierna nog steeds niet voldoet aan de voorwaarden, dan meldt ze dat ze de erkenning intrekt, door middel van een aangetekend schrijven aan de BOSGROEP, waarin de motieven voor de intrekking bepaald worden. In dat geval vervalt de erkenning 1 jaar na de datum van intrekking. De datum van de poststempel geldt als bewijs van de datum van verzending.

§ 3. De regeling in dit artikel 2.1 blijft van toepassing tot het ogenblik waarop de PROVINCIE een nieuwe erkenningsregeling heeft vastgelegd, ook wanneer deze samenwerkingsovereenkomst intussen beëindigd zou zijn.

2.2. Verbintenissen inzake basisprincipes rond samenwerking

§ 1. De PROVINCIE vervult een voortrekkersrol in de verdere ontwikkeling van de BOSGROEP.

§ 2. De PROVINCIE onderschrijft de Code van goede praktijk in bijlage 1, tot de naleving waarvan ook de medewerkers cf. art. 2.3. zich zullen verbinden. In gemeenschappelijk overleg tussen de PROVINCIE, vertegenwoordigd door de gedeputeerde van leefmilieu, en de BOSGROEP, kan deze Code aangepast worden.

§ 3. De PROVINCIE brengt het bestaande klantenbestand van het Steunpunt Bos in voor de uitvoering van deze SO door deze klanten uit te nodigen lid te worden van de BOSGROEP.

§ 4. De PROVINCIE participeert actief in de BOSGROEP via deelname in de bestuursorganen cf. de bepalingen in art. 3.1. van deze SO.

2.3. Verbintenissen inzake personeel.

§ 1. De PROVINCIE verbindt zich tot de inzet van een gekwalificeerd team van medewerkers vanuit de dienst leefmilieu om in goede samenwerking de werking van de BOSGROEP mogelijk te maken. Dat team van medewerkers bestaat uit minstens 0,8 VTE coördinator, minstens 4,0 VTE bosconsulenten en minstens 0,8 VTE administratieve medewerker. Dit team zal, onder werkgeverschap van de PROVINCIE door de BOSGROEP ingezet worden voor de realisatie van haar doelstellingen en acties zoals ze beschreven staan in de statuten en het beleidsplan en het jaarprogramma cf. art. 4.2. en de beslissingen van haar bestuursorganen.

§ 2. De provincie zorgt, via de dienst Leefmilieu, voor de uitrusting van de medewerkers:

• 1 bureau per medewerker;

• Bergruimte voor administratie van de BOSGROEP;

• 1 smartphone per bosconsulent en voor de coördinator;

• 1 laptop per medewerker;

• Alle nodige software zoals bv. GIS;

• Provinciale dienstwagens en alle kosten in dat verband en/of terugbetaling van gebruik van eigen wagen van het personeel, en eventuele overige verplaatsingskosten;

• Alle nodige bosbouw-werkmaterialen: kledij, veldmateriaal (hoogtemeter, lintmeter, markeerverf,

…);

• Dienstmateriaal (bureaumateriaal, printer, kopieerapparaat, plotter, …);

• In samenspraak, eventuele nodige ondersteuning vanuit andere provinciale diensten (bv. informatica, communicatie, …), cf. de manier van werken en de huisafspraken binnen de PROVINCIE.

§ 3. De medewerkers kunnen deelnemen aan de vaste, reguliere activiteiten van de dienst leefmilieu en provinciale initiatieven voor personeel, zoals het maandelijks dienstoverleg leefmilieu, de provinciale personeelsdag, … .

§ 4. De medewerkers opereren vanuit de standplaatsen van de regionale landschappen en/of vanuit het provinciehuis, tenzij de PROVINCIE en de BOSGROEP hiervan afwijken in onderling overleg.

§ 5. De functieomschrijving en de selectie van nieuwe medewerkers die ingezet kunnen worden cf. art.

2.3. §1, gebeurt in samenspraak tussen de PROVINCIE en de BOSGROEP.

2.4. Verbintenissen inzake communicatie.

§ 1. De PROVINCIE verbindt zich om de huidige werking rond bos onder de noemer van Steunpunt Bos, tegen 1 januari 2021 volledig te transformeren naar een werking onder de noemer van de BOSGROEP, en bijgevolg geen aparte of eigen boswerking onder een andere noemer meer verder te zetten.

§ 2. De PROVINCIE organiseert jaarlijks samen met de BOSGROEP minimaal één persmoment of de publicatie van één persbericht waarbij de resultaten van de samenwerking met de BOSGROEP worden voorgesteld.

§ 3. De PROVINCIE stelt in de eventuele eigen communicatie (bv. in een verslag, een rapportage, …) over de uitvoering van deze SO deze steeds voor onder de noemer van de BOSGROEP.

§ 4. De PROVINCIE verleent haar medewerking aan de promotie van de BOSGROEP bij haar eigen diensten, de gemeenten en het grote publiek.

Artikel 3. Verbintenissen in hoofde van de Bosgroep.

3.1. Verbintenissen inzake rechtsvorm en organisatie.

§ 1. De BOSGROEP verbindt zich ertoe om een samenwerkingsverband te blijven dat voldoet aan de volgende regels:

1° de BOSGROEP moet cf. art. 54 bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu een vereniging zijn van bosbeheerders, met private rechtspersoonlijkheid onder de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk. De inspraak van de leden is geregeld via stemrecht in de algemene vergadering van de vereniging. Met “bosbeheerder” wordt in deze SO bedoeld: de boseigenaar of mede-eigenaar, de houder van andere zakelijke rechten of de houder van een persoonlijk recht aan wie het beheer van het bos toekomt” (art. 4, 6bis van het Bosdecreet van 13 juni 1990). ‘Bosbeheerder’ komt in deze SO ook overeen met ‘terreinbeheerder’ zoals bedoeld in art. 54bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu.

2° in de statuten van de vereniging zijn de doelstellingen van de BOSGROEP opgenomen. Andere doelstellingen mogen niet in tegenspraak zijn met deze doelstellingen. In de statuten wordt eveneens opgenomen dat geen enkele bosbeheerder binnen het werkingsgebied van de BOSGROEP als lid geweigerd kan worden.

3° om haar doelstellingen te realiseren, neemt de BOSGROEP als richtinggevend kader steeds de criteria voor duurzaam bosbeheer en de criteria duurzaam natuurbeheer in acht (cf. Natuurdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten).

4° in de statuten is eveneens het werkingsgebied van de BOSGROEP opgenomen. Dat werkingsgebied moet overeen komen met de grenzen van de PROVINCIE.

5° de dienstverlening vanuit de BOSGROEP wordt aangeboden aan elke bosbeheerder binnen het werkingsgebied van de BOSGROEP.

§ 2. De statuten bepalen dat de BOSGROEP beschikt over een Algemene Vergadering waarin de PROVINCIE vertegenwoordigd wordt door minimaal 2 stemgerechtigde provinciale politieke mandatarissen, waarvan 1 gedeputeerde.

§ 3. De statuten bepalen dat de PROVINCIE uit de politieke mandatarissen bedoeld in artikel 3.1. § 2. een kandidaat voorzitter voordraagt. Het bevoegde orgaan van de BOSGROEP stemt over deze kandidatuur.

§ 4. De statuten bepalen dat de Algemene Vergadering van de BOSGROEP een Raad van Bestuur kiest waarin de PROVINCIE minimaal vertegenwoordigd wordt door een politieke mandataris cf. art.

3.1. §2.

§ 5. Indien er een Dagelijks Bestuur wordt opgericht, voorzien de statuten dat de PROVINCIE hierin minimaal vertegenwoordigd wordt door een politieke mandataris cf. art. 3.1. §2.

§ 6. Een afgevaardigde van de dienst leefmilieu van de PROVINCIE kan steeds alle bestuursvergaderingen (inclusief Raad van Bestuur en Dagelijks Bestuur indien dat wordt opgericht) bijwonen als adviserend lid.

§ 7. Elk voorstel van wijziging aan de statuten wordt vooraf met de PROVINCIE besproken.

3.2. Verbintenissen inzake basisprincipes rond samenwerking

§ 1. De BOSGROEP beschouwt en erkent de PROVINCIE als belangrijke partner voor samenwerking in functie van de realisatie van de doelstellingen van de vzw cf. haar statuten en art. 54 bis van het decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu met betrekking tot de bosgroepen.

§ 2. De BOSGROEP onderschrijft de Code van goede praktijk in bijlage 1, tot de naleving waarvan ook de medewerkers zich zullen verbinden. In gemeenschappelijk overleg tussen de PROVINCIE, vertegenwoordigd door de gedeputeerde van leefmilieu, en de BOSGROEP, kan deze Code aangepast worden.

§ 3. De BOSGROEP is eigenaar van het ledenbestand, maar stelt dit ter beschikking aan de medewerkers cf. art. 2.3. van deze SO die dit voor de uitvoering van deze SO kunnen raadplegen. De verdere opbouw en beheer van het ledenbestand worden opgenomen door de medewerkers van de BOSGROEP cf. art. 2.3. en 4.3. en eventuele nodige medewerkers van ondersteunende provinciale diensten. Andere personen of organisaties hebben geen toegang tot het ledenbestand. De afspraken terzake worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst in bijlage 2 bij deze SO.

§ 4. De BOSGROEP engageert zich tot deelname aan elk overleg waarvoor zij door de PROVINCIE wordt uitgenodigd, cf. art. 4.3. §6.

§ 5. De BOSGROEP zoekt bij het invullen van haar taken naar optimale afstemming en synergiën met andere actoren cf. art. 54 bis §1 van het decreet van 21/10/1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu.

3.3. Verbintenissen inzake communicatie.

De BOSGROEP vermeldt op alle publicaties, rapporten, persinitiatieven, website, …, de volgende standaardformulering: “in samenwerking met de provincie Vlaams-Brabant” en maakt aanvullend gebruik van het provinciaal logo.

Artikel 4. Verbintenissen in hoofde van de Provincie en de Bosgroep samen.

4.1. Verbintenissen inzake het werkingsgebied.

Het werkingsgebied voor de uitvoering van deze SO wordt gevormd door het grondgebied van de provincie Vlaams-Brabant.

4.2. Verbintenissen inzake beleidsplan en jaarprogramma.

§ 1. De BOSGROEP verbindt zich ertoe om voor de toepassing van of verwezenlijking van deze samenwerkingsovereenkomst een beleidsplan 2022-2025 uit te werken tegen het einde van 2021.

§ 2. De BOSGROEP is eindverantwoordelijke voor het opstellen, opvolgen en uitvoeren van het 4- jarig beleidsplan cf. art. 4.2. §1. De BOSGROEP zorgt voor een ontwerp van beleidsplan dat formeel ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de deputatie van de PROVINCIE. Vervolgens kan het beleidsplan definitief goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering van de BOSGROEP.

§ 3. De volgende aspecten kunnen aan bod komen in het beleidsplan:

1. De verwerking van binnenkomende vragen en individuele adviesverlening aan bosbeheerders;

2. Het faciliteren en organiseren waar mogelijke en aangewezen van het gegroepeerd beheer van bossen;

3. Het nodige doen om subsidies aan te vragen en te verkrijgen voor acties en projecten;

4. Advies verlenen voor provinciale plannen en vragen;

5. Het onderhouden van contacten en betrokkenheid bij de Koepel van Vlaamse bosgroepen (bv. Coördinatorenoverleg en allerhande organen, met doorstroming van alle relevante informatie naar de organen en de leden) en andere gerelateerde netwerken;

6. Het opbouwen en onderhouden van een goede band en samenwerking met openbare besturen;

7. Het uitvoeren en opvolgen van administratieve aanvragen voor en in naam van bosbeheerders

o.a. kapmachtiging, toegankelijkheidsregeling, subsidiedossiers, vergunningsaanvragen…;

8. Het uitvoeren van nodige terreinacties in het bos van een bosbeheerder o.a. aanduiden toekomstbomen, schalmen, opvolgen van arbeidsploegen…;

9. Het adviseren rond bosomvorming en bosaanplant met standplaatsgeschikt plantgoed, inclusief de opmaak van een beplantingsplan;

10. De eventuele toekenning van een beperkte financiële ondersteuning aan bosbeheerders bij waardevolle maar niet-rendabele werken in hun bos die buiten andere (bv. Vlaamse) stimulerende maatregelen vallen;

11. De voorbereiding van de organisatie van een houtverkoop (bv. o.a. het opstellen van een catalogus, het bundelen van vragen, het maken van afspraken, het uitschrijven van een bestek

voor het vinden van een exploitant, …), het organiseren van een houtverkoop en de nazorg van een houtverkoop (bv. o.a. het opvolgen van de exploitatie, de financiële afhandeling, …);

12. Het inzetten en de uitrol van een plan bosuitbreiding;

13. Acties rond boscompensatie;

14. Begeleiding en coördinatie van de opmaak van natuurbeheerplannen voor bosbeheerders (type 1, 2, 3 en 4) en de omzetting van uitgebreide bosbeheerplannen naar natuurbeheerplannen;

15. De opmaak van toegankelijkheidsreglementen;

16. Het uitrollen van een vrijwilligersgroep die bepaalde terreinacties van de BOSGROEP kan ondersteunen, maar ook plantacties, zo mogelijk met brede participatieve betrokkenheid van burgers kunnen hieronder vallen;

17. Het organiseren van vorming en inhoudelijke ondersteuning bij bosbeheerders, o.a. opleidingen, themawandelingen… maar ook het uitrollen van een informatiekanaal voor bosbeheerders (bv. een nieuwsbrief);

18. Het streven naar en de ondersteuning van een duurzame (lokale) houtsector;

19. Het verder verbeteren van de interne werking door o.a. een netwerk verder uit te bouwen van betrouwbare aannemers, het maken van afspraken voor het verkrijgen van een stabiele bron van plantgoed, het verder opmaken van overeenkomsten voor bosbeheerders en aannemers;

20. De administratie bij de organisatie van de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur, de uitnodigingen en verslaggeving van deze bijeenkomsten van de organen van de vzw en andere overlegmomenten

21. De ondersteuning van bosbeheerders bij het halen van certificatie voor hun houtproductie.

22. De indicatoren om de realisatie te kunnen opvolgen.

§ 4. De concrete uitwerking en uitvoering van artikel 4.2. § 1. wordt jaarlijks uitgewerkt in een jaarprogramma dat voor het jaar x in de periode mei-oktober van jaar x-1 wordt opgemaakt. Het jaarverslag van het jaar x-2 wordt hierin meegenomen om de werking in het jaarprogramma x zo nodig bij te sturen.

§ 5. De BOSGROEP is eindverantwoordelijke voor het opstellen, opvolgen en uitvoeren van de jaarprogramma’s cf. art. 4.2. §4. De BOSGROEP zorgt voor een ontwerp van jaarprogramma dat formeel ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de deputatie van de PROVINCIE. Vervolgens kan het jaarprogramma definitief goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering van de BOSGROEP.

4.3. Verbintenissen inzake uitvoering.

§ 1. De coördinator cf. art. 2.3. §1 verzorgt de uitwisseling tussen de Raad van Bestuur en de operationele uitvoering op terrein. De coördinator is het eerste aanspreekpunt voor de Raad van Bestuur. De coördinator brengt aan de Raad van Bestuur daartoe regelmatig verslag uit op welke manier het beleidsplan en het jaarprogramma op het terrein worden vormgegeven, en geeft de status aan van de lopende projecten. De Raad van Bestuur evalueert de operationele werking en is bevoegd voor de optimalisatie ervan. Zo kan de BOSGROEP bv. bijscholing en coaching voorzien voor de medewerkers.

§ 2. De bosconsulenten cf. art. 2.3. §1 zorgen voor de uitvoering op het terrein en vormen de regiocontacten voor 5 regio’s binnen het werkingsgebied. Die regio’s zijn afgestemd op de werkingsgebieden van de regionale landschappen.

De bosconsulenten geven neutrale en onafhankelijke ondersteuning en advies aan de bosbeheerder en ze bouwen een lokaal netwerk op. De bosconsulenten zijn het uithangbord van de BOSGROEP.

§ 3. De coördinator en de bosconsulenten worden in hun taken ondersteund door een administratieve medewerker. De administratieve ondersteuning kan bestaan uit de volgende taken:

1. Centraal onthaal: opvangen van vragen door bosbeheerders en delegeren aan bosconsulenten;

2. Logistiek ondersteunen van bosconsulenten: materiaal aankopen, materiaal beheren…;

3. Ledenbeheer: beheren ledenbestand;

4. Administratief ondersteunen van acties door bosconsulenten op terrein o.a. versturen brieven, archief beheer… maar kan ook hulp zijn bij de aanvraag van kapmachtigingen, subsidiedossiers…;

5. Organisatorisch ondersteunen voor activiteiten van BOSGROEP voor leden zoals o.a. Algemene Vergadering, vormingen,…, beheer van website, nieuwsbrief, …;

6. Financiële boekhouding van de BOSGROEP;

7. Ondersteunen van de vrijwilligerswerking; 8. …

§ 4. De bosconsulenten en de administratieve medewerker worden in hun operationele werking gecoördineerd en begeleid door de coördinator.

De aansturing van de medewerkers in zaken die hun personeelsstatuut betreffen (algemene opvolging van functionering, salaris, arbeidsregeling, vakantie, ziekte, …) is de verantwoordelijkheid van de PROVINCIE. Wanneer de BOSGROEP oordeelt dat er sprake is van ontoereikend functioneren van een medewerker kan zij dit aankaarten bij de PROVINCIE, dienst leefmilieu (bv. onder de vorm van verbetervoorstellen of vervanging). De PROVINCIE, dienst leefmilieu, engageert zich om de vragen verder op te nemen en oplossingen voor te stellen aan de BOSGROEP. Eens een voorstel tot oplossing in onderling overleg is besproken, is het aan de provincie om verder de rechtspositieregeling toe te passen.

De PROVINCIE voorziet binnen de krijtlijnen van de goedgekeurde meerjarenplanning van de PROVINCIE in samenspraak met de BOSGROEP vorming, training en opleiding voor de medewerkers cf. art. 2.3. van deze SO. Daarbij kan beroep gedaan worden op externen (bv. experten, oud-coördinatoren, …).

§ 5. De BOSGROEP bepaalt een overlegstructuur (teamoverleg) met de provinciale personeelsleden die cf. art. 2.3. ingezet worden voor de uitvoering van deze SO. Tijdens dit teamoverleg wordt uitvoering gegeven aan de beslissingen van de bestuursorganen van de BOSGROEP, het beleidsplan en/of het jaarprogramma cf. art. 4.2.

Dit intern overleg heeft tot doel:

a. het plannen van de operationele werking;

b. het uitwerken en opvolgen van voorstellen om de dagdagelijkse praktijk nog beter intern te organiseren (bv. detecteren nood aan communicatiemateriaal, opzetten vormingen, opstellen contract tussen BOSGROEP en bosbeheerders, bezorgdheden medewerkers…);

c. het uitwisselen van informatie, ervaring, resultaten, met het oog op een efficiënte inzet en maximale resultaten;

d. het voorbereiden en uitvoeren van het jaarprogramma en het beleidsplan van de BOSGROEP cf. art. 4.2.;

e. …

Dit teamoverleg wordt regelmatig, minstens maandelijks, georganiseerd door de coördinator van de BOSGROEP. De vaste leden van dit overleg zijn: de medewerkers en de bestuurders van de BOSGROEP die de Raad van Bestuur eventueel hiernaar afvaardigt.

Wanneer er toelichting van een derde nodig is bij kwesties die alle medewerkers samen dienen te bespreken, kunnen ook andere personen uitgenodigd worden / deelnemen (bv. relevante andere medewerkers van dienst leefmilieu zoals bv. medewerkers communicatie voor communicatie, diensthoofd leefmilieu voor bv. personeelszaken of financieel beleid of beleidsmatige activiteiten, medewerkers van andere diensten zoals bv. voor projecten gerelateerd aan IT, externen …).

§ 6. De BOSGROEP neemt – op vraag van de provincie - ook deel aan andere eventuele vormen van overleg (bv. thematisch, beleidsmatig) met andere provinciale diensten en/of andere actoren (bv. regionale landschappen, Agentschap voor Natuur en Bos…), die georganiseerd worden op initiatief van de PROVINCIE. Dit regio-overleg kan bv. tot doel hebben:

a. het bespreken van regionale, provinciale, bovengemeentelijke, gemeentelijke initiatieven en aandachtspunten binnen het werkingsgebied van de BOSGROEP;

b. het bespreken en uitwerken van door de PROVINCIE belangrijk geachte of prioritair gestelde onderwerpen en projecten;

c. het uitwisselen van informatie, ervaring, resultaten, met het oog op een efficiënte inzet en maximale resultaten (door optimale investering van zowel middelen van PROVINCIE als BOSGROEP);

d. het bespreken van de opzet van globale, uniforme campagnes en projecten;

e. het samen concipiëren en indienen van projecten bij andere overheden (bv. Europese projecten);

f. …

§ 7. De Raad van Bestuur kan het initiatief nemen een draaiboek te (laten) ontwikkelen voor elke activiteit of taak waarvoor zij dit nuttig vindt. De Raad van Bestuur stelt een Code van goede praktijk op die de belangrijkste principes vastlegt die de medewerkers, bestuurders, de vrijwilligers en de organen van de BOSGROEP dienen na te leven (zie bijlage 1 van de SO).

4.4. Verbintenissen inzake communicatie.

§ 1. De basis-communicatie over de BOSGROEP en haar werking gebeurt o.a. via de website van de BOSGROEP. De website van de PROVINCIE beperkt zich tot een bondige communicatie die voor alles verwijst naar de website van de BOSGROEP.

§ 2. Inzake communicatie volgt de BOSGROEP ofwel de merkstrategie en huisstijl van de PROVINCIE, ofwel voldoet zij aan de volgende verplichtingen de huisstijl van de Koepel van de Bosgroepen en voldoet daarbij aan de volgende verplichtingen zoals verduidelijkt in het huisstijlhandboek (zie bijlage 3 bij de SO):

a) De BOSGROEP stemt bij elk eigen persinitiatief over een actie of project af met de PROVINCIE;

b) Bij de start van de ontwikkeling van communicatie-, promotie-, educatie en sensibilisatiemateriaal (brochure, folder, flyer, infobord, banner, vlag, uitnodiging, gadget...) past de BOSGROEP de principes en sjablonen toe cf. het huisstijlhandboek in bijlage . Voor de ontwikkeling van nieuw promotiemateriaal waarvoor nog geen huisstijlafspraken zijn gemaakt, neemt de BOSGROEP vooraf contact op met de PROVINCIE met het oog op concrete afspraken die een vertaling vormen van de afgesproken principes;

c) Indien de BOSGROEP een voorwoord voorziet bij een informatieve brochure die zij ontwikkelt in het kader van deze SO krijgt de bevoegde gedeputeerde van de PROVINCIE dezelfde vermeldingen in dit voorwoord als voorzien voor de BOSGROEP (ondertekening, vermelding in de tekst, eventueel foto,…). Het voorwoord wordt in samenspraak met de dienst leefmilieu opgemaakt.

d) De BOSGROEP integreert het logo van de PROVINCIE in haar website overeenkomstig het huisstijlhandboek. Het logo van de PROVINCIE op de website is aanklikbaar en legt de link met de provinciale website;

e) Op alle institutionele communicatie (jaarverslag, jaarrapport, voorstelling van de BOSGROEP, …) neemt de BOSGROEP op de voorpagina enkel het logo op van de BOSGROEP en het logo van de PROVINCIE, evenwaardig aan elkaar, overeenkomstig het huisstijlhandboek. De logo’s van eventuele overige partners kunnen elders in de communicatie opgenomen worden;

f) In alle projectmatige communicatie neemt de BOSGROEP het logo van de PROVINCIE samen met het logo van de BOSGROEP evenwaardig en centraal zichtbaar op, overeenkomstig het huisstijlhandboek. De logo’s van eventuele overige partners worden eveneens in de communicatie opgenomen.

§ 3. Voor de basiscommunicatie van de BOSGROEP wordt het groepsmailadres xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx gebruikt. Daarnaast gebruiken de medewerkers, voor individuele contacten, het individueel mailadres ….@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx om te opereren onder de noemer van de BOSGROEP.

Artikel 5. Bepalingen inzake financiële verplichtingen.

§ 1. De PROVINCIE voorziet, binnen de perken van het meerjarenbudget 2020-2025, de volgende financiële middelen voor de werking van de BOSGROEP, voor de uitvoering van het beleidsplan en het jaarprogramma cf. art. 4.2.:

a) Een nominatieve subsidie ‘financiële ondersteuning in de bossfeer’ van 50.000, 75.000, 100.000, 125.000 en 150.000 euro voor de jaren 2021, 2022, 2023, 2024, 2025, te spenderen door / via de BOSGROEP cf. de beslissing van de deputatie van de PROVINCIE van 23/01/2020 over de inhoud en toepassing van dit instrument. Deze subsidie betreft een beperkte financiële ondersteuning voor specifieke maatregelen in de bossfeer, om bosbeheerders te ondersteunen bij specifieke niet-rendabele bosbeheerwerken ter bevordering van de biodiversiteit en de toegankelijkheid. Vanaf de datum van ingang van deze SO kan de toepassing en uitvoering van dit instrument verlopen via de BOSGROEP.

b) Een jaarlijkse nominatieve werkingssubsidie van 25.000 euro voor de jaren 2021 tot en met 2025 voor de ondersteuning van de basiswerking van de BOSGROEP. Een indicatie van die basiswerking en de daaraan verbonden kosten is toegevoegd in bijlage 4 van deze SO.

§ 2. De nominatieve subsidies, vermeld onder art. 5. § 1. a) en b), worden éénmalig toegekend bij het begin van deze SO 2021-2025.

§ 3. Van de onder art. 5. § 1 toegekende subsidies wordt jaarlijks een schijf vereffend, binnen de 3 maanden na indiening van het verantwoordingsdossier overeenkomstig art. 6 § 1.

In afwijking hiervan wordt de eerste (betreffende het jaar 2021) vereffend zonder indiening van een verantwoordingsdossier overeenkomstig art. 6 §1, op het moment van de toekenning overeenkomstig art. 5 § 2.

§ 4. Er kan maximum 25 % van de subsidiebedragen toegekend voor jaar X overgedragen worden naar jaar X + 1.

§ 5. Inzake reservevorming voldoet de BOSGROEP aan de regels bepaald in het Provinciaal reglement van 18 februari 1997 betreffende de subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers.

§ 6. Wanneer de BOSGROEP de verplichtingen uit deze overeenkomst niet naleeft, kan de PROVINCIE afzonderlijk of cumulatief de volgende sancties toepassen:

a) De gehele of gedeeltelijke terugvordering van de reeds uitbetaalde subsidies;

b) De stopzetting van de verdere uitbetaling van de toegekende subsidies.

Artikel 6. Rapportering.

§ 1. De BOSGROEP dient jaarlijks, vanaf 2022, uiterlijk op 31 maart een verantwoordingsdossier in bij de PROVINCIE. Dat verantwoordingsdossier bevat de volgende door de Algemene Vergadering goedgekeurde documenten:

a) Jaarverslag van het voorgaande werkingsjaar met indicatorentabel;

b) Jaarrekening en balans van het voorgaande werkingsjaar met de bijdragen vanuit de PROVINCIE duidelijk identificeerbaar opgenomen.

c) Jaarprogramma van het lopende werkingsjaar;

d) Begroting van het lopende werkingsjaar.

§ 2. In toepassing van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen is de BOSGROEP ertoe gehouden om :

a) de subsidies aan te wenden voor het doel waarvoor ze werden toegekend;

b) een boekhouding te voeren, derwijze dat de aanwijzing van de subsidies van de PROVINCIE controleerbaar is;

c) elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van de PROVINCIE toelating te geven om eventueel ter plaatse de aanwending van de toegekende subsidies te controleren.

§ 3. De subsidies worden slechts voorwaardelijk toegekend.

Artikel 7. Overige bepalingen.

§ 1. Deze SO kan in onderling overleg worden aangepast bij belangrijke wijzigingen in het Vlaamse of provinciale beleid en regelgeving of bij een tussentijdse evaluatie naar aanleiding van structurele knelpunten.

§ 2. De BOSGROEP engageert zich om in overleg met de PROVINCIE maximaal alle mogelijke vormen van efficiëntiewinsten en schaalvoordelen te onderzoeken en te benutten, in de mate dit gebeurt met respect voor haar eigenheid en taakstelling (cf. Natuurdecreet), onafhankelijkheid en privaatrechtelijk karakter.

§ 3. De BOSGROEP en de PROVINCIE kunnen in samenspraak het team van medewerkers cf. art. 2.3. aanvullen met bijkomend personeel, op basis van bijkomende financiering vanuit de PROVINCIE of vanuit andere kanalen. In geval van bijkomende directe of indirecte financiering van de PROVINCIE (bv. uitvoering van een eventuele SO PROVINCIE – ANB), zal dit geregeld worden in een aparte SO.

§ 4. De BOSGROEP vergewist er zich van dat deze subsidie conform met de Europese staatssteunreglementering is, meer bepaald conform met de artikelen 107, 108 en 109 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie (VWEU). De begunstigde wordt geacht zelf en op eigen risico te onderzoeken of de subsidie als staatssteun in de zin van artikel 107 (1) VWEU moet worden gekwalificeerd. Door de subsidie te aanvaarden, verklaart hij dat deze subsidie niet als staatssteun moet worden gekwalificeerd en/of deze steun verenigbaar is met de interne markt. De PROVINCIE is niet verantwoordelijk voor een miskenning van bovenvermelde staatssteunregels.

Artikel 8. Inwerkingtreding, duur en einde van deze overeenkomst.

§ 1. Deze SO gaat in op 1 januari 2021 en eindigt op 31 december 2025.

§ 2. Deze SO kan in onderling akkoord te allen tijde worden beëindigd.

§ 3. Elke contracterende partij kan op elk ogenblik deze SO éénzijdig verbreken via een aangetekend schrijven aan de andere, verwerende contracterende partij:

a) op grond van valse verklaringen en/of documenten van de verwerende partij;

b) indien deze de voorwaarden, gesteld in deze overeenkomst, niet naleeft.

De verbreking van deze SO kan pas beslist worden na naleving van de volgende procedure.

De vorderende partij zal de verwerende partij eerst per aangetekend schrijven in gebreke stellen met mededeling van de precieze redenen voor het opleggen van een sanctie, en van de voorgenomen sanctie. De verwerende partij heeft hierna een redelijke termijn, die minstens twee maanden bedraagt, om de klachten te weerleggen dan wel om de naleving van de voorwaarde(n) waarvoor ze in gebreke is gesteld, te herstellen. Oordeelt de vorderende partij vervolgens dat de verwerende partij niet hierin slaagt, dan meldt ze dit door middel van een nieuw aangetekend schrijven, waarin de opgelegde sanctie en de motieven ervoor gemeld worden.

De overeenkomst eindigt dan op 31 december van het lopende jaar. De verwerende partij heeft het recht de wettelijkheid van de sanctie voor alle bevoegde rechtbanken of organen aan te vechten.

Artikel 9. Geschillenregeling.

§ 1. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

§ 2. Voor de geschillen tussen de contracterende partijen met betrekking tot deze overeenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Leuven bevoegd.

§ 3. De partijen bezorgen elkaar alle inlichtingen die nodig of nuttig zijn i.h.k.v. eventuele gerechtelijke procedures met derden.

§ 4. Aansprakelijkheden die voortvloeien uit deze overeenkomst, worden door beide partijen in verhouding tot hun aandeel verdeeld. Indien de aansprakelijkheid aan één partij is toe te wijzen, vrijwaart deze de andere partijen.

§ 5. Wanneer deze SO de versturing van een aangetekend schrijven vereist, geldt de datum van de poststempel als bewijs van de datum van verzending.

Artikel 10. Bijlagen.

Volgende bijlagen worden bij deze overeenkomst gevoegd en maken er integraal deel van uit:

1. Code goede praktijk

2. Verwerkersovereenkomst

3. Huisstijlhandboek

4. Indicatieve begroting basiswerking 2021

Opgemaakt te Leuven op .... / .... / .........., in <evenveel exemplaren als er partijen zijn> originele exemplaren. Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de Provincie Vlaams-Brabant,

Namens de deputatie,

In opdracht van de provinciegriffier, De verslaggever,

Xxxxx Xxxxx, Xxxx Xxxxxx

Directeur ruimte Gedeputeerde

Voor de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant

Xxxxx Xxxxxxx, Voorzitter

Bijlage 1 - CODE VAN GOEDE PRAKTIJK

Medewerkers, bestuurders, vrijwilligers en ieder die voor de Bosgroep Vlaams-Brabant optreedt benadert de bosbeheerders, bosgebruikers en omwonenden met respect en een grote luisterbereidheid. Hieronder volgen een aantal belangrijke krachtlijnen van onze aanpak.

a) Klant is koning

De bosbeheerder is steeds baas over zijn bos: de klant is koning!

Wanneer we advies geven of afspreken met een bosbeheerder in het bos, luisteren we eerst naar de verlangens en visie van de bosbeheerder. Deze wensen dienen we te respecteren. Ook indien ze niet stroken met onze eigen visie.

b) Vrijwillige samenwerking

De bosbeheerder beslist vrij of hij al dan niet wil samenwerken met Bosgroep Vlaams-Brabant.

c) Neutraal en onafhankelijk

De Bosgroep Vlaams-Brabant helpt en verdedigt bosbeheerders en hun vrije beheerkeuzes. De Bosgroep stelt zich echter politiek neutraal op. We zijn geen vakbond van bosbeheerders en geen verlengstuk van de overheid.

d) Eerlijk en transparant

Eerlijkheid duurt het langst. We streven naar een lange termijn aanpak waar vertrouwen met de bosbeheerders kan groeien.

e) Stimuleren van duurzaam bosbeheer

Duurzaam bosbeheer is voor Bosgroep Vlaams-Brabant samen groeien naar een bosbeheer dat rekening houdt met de private en maatschappelijke behoeftes. Deze maatschappelijke behoeftes zitten vervat in de criteria duurzaam natuurbeheer (cf. Natuurdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten) en de multifunctionaliteit van bossen.

f) Geen politieagent

We zijn geen boswachters, noch politieagenten. We treden dus niet op bij overtreding van de wet. We hebben geen bevoegdheid om overtredingen vast te stellen of een proces-verbaal te schrijven. We focussen ons op het informeren, ondersteunen en stimuleren van bosbeheerders, bosgebruikers en omwonenden voor een duurzaam gebruik van de bossen. Bij knelpunten kan er intern overlegd worden met de coördinator en de Raad van Bestuur over hoe het probleem best kan aangepakt worden.

g) Discretie met betrekking tot eigendomsgegevens

We voeren onze opdracht uit met respect voor de confidentialiteit van de persoonlijke gegevens (zoals op het vlak van eigendommen van de bosbeheerders).

Bijlage 2 – VERWERKERSOVEREENKOMST

VERWERKERSOVEREENKOMST [DATUM]

TUSSEN

Vzw Bosgroep Vlaams-Brabant met maatschappelijke zetel gelegen te Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx en met ondernemingsnummer 0683.509.015, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, voorzitter;

Hierna: de “Verwerkingsverantwoordelijke”;

EN

Provincie Vlaams-Brabant met maatschappelijke zetel gelegen te Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx en met ondernemingsnummer 036.973.219, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxx, provinciegriffier;

Hierna: de “Verwerker”;

De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “Partij” of gezamenlijk als de “Partijen”;

NA TE HEBBEN UITEENGEZET

A. De Verwerkingsverantwoordelijke is de Raad van Bestuur van de Bosgroep Vlaams-Brabant. De Raad van Bestuur meldt wie haar hierin vertegenwoordigt ten aanzien van de Verwerker;

B. De Verwerker is het provinciebestuur Vlaams-Brabant;

C. Op [datum / heden] hebben de Partijen de samenwerkingsovereenkomst 2021-2025 tussen de Provincie Vlaams-Brabant en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant gesloten met betrekking tot het definiëren van de samenwerking in duur, doel, inhoud, taakverdeling en financiering;

D. In het kader van deze overeenkomst zal de Verwerker ook bepaalde Persoonsgegevens Verwerken in opdracht en voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke;

E. De partijen wensen nu hun afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van deze Verwerking van Persoonsgegevens te formaliseren in deze Verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van voornoemde samenwerkingsovereenkomst.

WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT

Artikel 1: Definities

Begrippen die in deze Verwerkersovereenkomst met hoofdletter worden gebruikt, moeten worden geïnterpreteerd zoals in dit artikel of elders in de Verwerkersovereenkomst gedefinieerd.

AVG Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

Betrokkene		De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
Datalek		Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt of kan leiden tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;
Derden		Anderen dan de Verwerker, personeelsleden of aangestelden;				de	Verwerkingsverantwoordelijke			en	hun
Opdracht		De opdracht zoals omschreven in Annex 1;
Persoonsgegevens		Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
		persoon, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 1) AVG, die de Verwerker in het
		kader van de Opdracht Verwerkt;
Unierechtelijke	of
lidstaatrechtelijke		Een bepaling opgelegd door Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wetgeving;
bepaling
Verwerken	/	Elke	bewerking	of	geheel	van	bewerkingen	met	betrekking	tot
Verwerking		Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd
		via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen,
		structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
		verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter
		beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen
		van gegevens, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 2) AVG;
Verwerkersovereen komst		Deze overeenkomst.

Artikel 2: Voorwerp

2.1. De Verwerker Verwerkt Persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend zoals omschreven in de Opdracht en overeenkomstig de in deze overeenkomst vastgelegde verplichtingen. De Opdracht wordt nader omschreven in Annex 1.

2.2. Elke Verwerking anders dan omschreven in de Opdracht is strikt verboden, met inbegrip van de doorgifte van Persoonsgegevens aan andere personeelsleden, diensten of organisaties van de Verwerker, Derden, een derde land of een internationale organisatie, behoudens indien één van de hieronder opgesomde voorwaarden vervuld is:

- de Verwerkingsverantwoordelijke heeft schriftelijke instructie gegeven om bijkomende Verwerkingen uit te voeren. Een kopie van deze schriftelijke instructie zal als bijlage aan deze overeenkomst worden gehecht; of

- een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling verplicht de Verwerker tot deze bijkomende Verwerking. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke desgevallend binnen een redelijke termijn voorafgaand aan de bijkomende Verwerking op de hoogte stellen van voornoemd wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Als de Verwerker een verzoek krijgt om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt zij eerst of het verzoek bindend is en of zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van het verzoek. De Verwerker doet

dat binnen een termijn dat het voor de Verwerkingsverantwoordelijke mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.

2.3. De Partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de standaarden inzake informatieveiligheid en de regelgeving met betrekking tot de bescherming bij de Verwerking van Persoonsgegevens na te leven, in het bijzonder de AVG.

Artikel 3: Duur

0.0.Xx Verwerkersovereenkomst gaat in op 1 januari 2021 en eindigt op 31 december 2025. Ze kan door de Partijen worden opgezegd mits inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.

3.2. Artikels 3.3, 5, 11 en 13 blijven van kracht na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst.

3.3. Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst dient de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en onverwijld op verzoek, een kopie te bezorgen van alle Persoonsgegevens die door haar in het kader van de Opdracht Verwerkt worden, in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. De Verwerker dient vervolgens alle Persoonsgegevens te vernietigen.

Artikel 4: Beveiliging

4.1. De Verwerker treft alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om de Persoonsgegevens te beveiligen. Het overzicht wordt als Annex 2 aan de overeenkomst gehecht. In het bijzonder zal de Verwerker de Persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige Verwerking.

4.2. De Verwerker wijst een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan en heeft een actueel veiligheidsbeleid- en plan dat jaarlijks wordt herzien. De Verwerker levert de contactgegevens van de DPO aan in Annex 2 samen met een bewijs van aanstelling door de hiertoe bevoegde organen.

4.3. De Verwerker zal ervoor zorgen dat de plaatsen waar de Persoonsgegevens worden Verwerkt niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Daartoe zal zij onder meer de nodige organisatorische maatregelen nemen. Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de Verwerker. De Verwerker stelt een procedure op om een eventueel Datalek af te handelen, met inbegrip van informatie aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 5: Vertrouwelijkheid

5.1. De Verwerker verbindt zich er uitdrukkelijk toe het vertrouwelijk karakter en veiligheid van de Persoonsgegevens die zij in het kader van de Opdracht Verwerkt, te waarborgen.

5.2. De Verwerker verbindt er zich toe om de personen die overeenkomstig deze overeenkomst toegang hebben tot de gegevens, in kennis te stellen van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Verwerker waarborgt dat de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.

5.3. De Verwerker voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen of toegang tot Persoonsgegevens.

Artikel 6: Onderaanneming

6.1.Het is aan de Verwerker toegestaan andere Verwerkers aan te stellen om Persoonsgegevens in het kader van de Opdracht te Verwerken (hierna: de “Onderverwerker”). Binnen een redelijke termijn voor het aannemen van een Onderverwerker licht de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in over de toevoeging of verandering. De Verwerkingsverantwoordelijke kan vervolgens bezwaar maken tegen het aannemen van de voorgestelde Onderverwerker. Indien geen akkoord wordt bereikt, kan Verwerkingsverantwoordelijke de Opdracht verbreken zonder recht op schadevergoeding voor de verwerker. Een lijst met Onderverwerkers en een omschrijving van hun aandeel in de Verwerking wordt in  Annex 3 opgenomen.

6.2. De Verwerker en de Onderverwerker sluiten een overeenkomst waarin dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd worden als die welke in de voorliggende Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen. De Verwerker zal de Onderverwerkers ook dezelfde geheimhoudingsverplichting als deze die op haar rust opleggen middels een vertrouwelijkheidsovereenkomst. De Verwerker zal op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke het nodige bewijs voorleggen om aan te tonen dat de overeenkomsten met haar Onderverwerkers voldoen aan de in dit artikel gestelde voorwaarden. In het bijzonder zullen de belangrijkste veiligheidsmaatregelen zoals bedoeld in 4.1 van de Onderverwerker opgenomen worden in Annex 2.

6.3. De Verwerker houdt een actueel overzicht bij van de overeenkomsten met Onderverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op eenvoudig verzoek bezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

6.4. Indien een Onderverwerker haar gegevensbeschermingsverplichtingen niet vervult, zal de Verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.

Artikel 7: Bijstand

7.1. Algemeen

De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen die noodzakelijk is en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de Verwerkingsverantwoordelijke in staat zou zijn om haar verplichtingen uit de AVG na te komen én van deze nakoming het bewijs te leveren.

De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke op haar eenvoudig verzoek onverwijld een kopie in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm bezorgen van alle Persoonsgegevens of welbepaalde Persoonsgegevens die door de Verwerker in het kader van de Opdracht Verwerkt worden.

7.2. Bijstand bij verzoeken van een Betrokkene

De Verwerker zal alle mogelijke maatregelen nemen opdat de Verwerkingsverantwoordelijke kan tegemoetkomen aan de verzoeken van een Betrokkene die zich beroept op de hierna vermelde rechten en de Verwerker zal, in voorkomend geval, de Verwerkingsverantwoordelijke daarbij alle medewerking verlenen:

- Het recht van inzage zoals bedoeld in artikel 15 AGV, en onder meer om een kopie van de Persoonsgegevens die worden Verwerkt te bekomen;

- Het recht op rectificatie van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 16 AVG;

- Het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) zoals bedoeld in artikel 17 AVG;

- Het recht op beperking van de Verwerking zoals bedoeld in artikel 18 AVG;

- Het recht op overdraagbaarheid van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 20 AVG;

- Het recht van bezwaar zoals bedoeld in artikel 21 AVG;

- Indien er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming: het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, zoals bedoeld in artikel

22 AVG, met inbegrip van het recht op menselijke tussenkomst van de

Verwerkingsverantwoordelijke, het recht om zijn standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

Indien een Betrokkene zich rechtstreeks wendt tot de Verwerker om zich te beroepen op één van de voormelde rechten, zal de Verwerker dit onverwijld melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke en alleen tegemoet komen aan het verzoek van de Betrokkene na schriftelijk akkoord van de Verwerkingsverantwoordelijke.

7.3. Bijstand bij de nakoming van de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling

De Verwerker zal - rekening houdend met de aard van de Verwerking en de haar ter beschikking staande informatie - alle bijstand verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij de verplichting tot gegevensbeschermingseffectbeoordeling zoals bedoeld in artikel 35 AVG, inzonderheid om te komen tot een volwaardige en correcte risicobeoordeling en –beheersing.

Artikel 9: Plaats van Verwerking

De Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij hierover met de Verwerkingsverantwoordelijke andere afspraken zijn gemaakt. Deze afspraken leggen de Partijen gezamenlijk schriftelijk vast.

De plaats van Verwerking geldt eveneens voor alle onderaannemers.

Artikel 10: Incidenten

De Verwerker verbindt zich er toe elk Datalek en alle ernstige pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde Verwerkingen of toegangen tot Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen en eventuele schade te voorkomen of te beperken en zal aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie die ze nuttig of nodig acht, verschaffen.

Artikel 11: Controle

00.0.Xx Verwerkingsverantwoordelijke heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst te controleren. Daartoe heeft zij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de Verwerking uitvoert. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker minstens tien dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk inlichten.

11.2.Op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van toepassing zijn bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst mee te delen en bijstand te verlenen bij het uitvoeren van de audits of bij het vervullen van de verplichting om verzoeken om uitoefening van de in de AVG vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.

Artikel 12: Aansprakelijkheid

De Verwerker is volledig aansprakelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor schade die voortvloeit uit een handeling of een nalatigheid wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG of van deze overeenkomst, dan wel uit een handeling of nalatigheid in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Meer bepaald vrijwaart de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke tegen de terugbetaling van eender welke eventuele rechtsplegingskosten (inclusief het ereloon van een advocaat) en de

schadevergoeding waartoe de Verwerkingsverantwoordelijke zou kunnen worden veroordeeld als gevolg van het feit dat de Verwerker zijn verbintenissen niet nakomt.

Indien wordt aangetoond dat zowel de Verwerkingsverantwoordelijke als de Verwerker verantwoordelijk zijn voor de door de Verwerking van Persoonsgegevens veroorzaakte schade, zijn beide Partijen aansprakelijk en zijn zij allebei gehouden tot de betaling van een schadevergoeding, volgens hun individuele aandeel in de verantwoordelijkheid voor de door de Verwerking veroorzaakte schade.

Artikel 13: Overige

13.1.Deze Verwerkersovereenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke gevestigd is.

13.2.Indien een bepaling in de Verwerkersovereenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of nietig zou worden verklaard, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid, wettigheid en toepasbaarheid van de andere bepalingen aan.

13.3.Aanvullingen en wijzigingen op deze Verwerkersovereenkomst dienen schriftelijk te gebeuren door middel van een addendum dat als bijlage aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht.

00.0.Xx Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker vergoeden voor de voor bestede tijd en verbruikte materialen voor assistentie en acties uitgevoerd in het kader van artikels 11.1 en 11.2 van deze overeenkomst, volgens een tarief van 40euro per uur. Er kunnen geen vergoedingen worden aangerekend voor de uitvoering van de overige bepalingen van deze overeenkomst.

Deze Verwerkersovereenkomst werd op [DATUM] te [PLAATS] opgesteld in evenveel exemplaren als er Partijen zijn. Aan elke Partij wordt één ondertekend exemplaar van de Verwerkersovereenkomst overhandigd.

Voor de Verwerkingsverantwoordelijke Voor de Verwerker

Xxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx,

Provinciegriffier Voorzitter

Annexen

- Annex 1: omschrijving Opdracht

- Annex 2: veiligheidsmaatregelen

- Annex 3: lijst Onderverwerkers

Annex 1 - Opdracht

Het team van medewerkers (de coördinator, de bosconsulenten en de administratieve medewerker) dat door de Verwerker ingezet zal worden voor de uitvoering van de ‘Samenwerkingsovereenkomst 2021- 2025 tussen de Provincie Vlaams-Brabant en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant', zal gebruik maken van gegevens die ingebracht worden door de Verwerkingsverantwoordelijke. De Opdracht omvat het beheer en gebruik van ledengegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke, maar ook het aanvullen van de databank met gegevens van nieuwe leden (daaronder vallen ook leden volgend uit art. 2.2. §3 van de samenwerkingsovereenkomst 2021-2025 tussen de Provincie Vlaams-Brabant en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant), en het registeren van gegevens behorende bij alle inkomende vragen. Het gaat over contactgegevens. Voor de uitvoering van taken zoals vastgelegd in de ‘Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0000-0000 xxxxxx xx Xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx en de vzw Bosgroep Vlaams-Brabant', zal er per lid ook een dossier opgestart worden met gegevens over de locatie van het bos (kadastrale gegevens, adres, wegbeschrijving), eventuele medebetrokkenen (mede-eigenaars, beheerders...), wanneer relevant het rekeningnummer Dit zijn de Persoonsgegevens. Tot wanneer er een CRM systeem komt, zullen de

gegevens bijgehouden worden in excel, in GIS, eventueel in postbak voor binnenkomende vragen.

In het kader van Verwerkersovereenkomst voert de Verwerker op de onderstaande Persoonsgegevens de Verwerkingen uit waarvan per gegevenssoort de classificatieschaal, de aard van de verwerking, alsmede het doel ervan en de categorieën van betrokkenen, worden vermeld.

Soort Persoonsgegeven	Classificatie	Aard van de verwerking	Doel van de verwerking	Categorie(ën) van BETROKKENEN
Contactgegevens (naam eigenaar, email eigenaar, telefoonnummer eigenaar, naam contactpersoon, email CONTACTPERSOON, TELEFOONNUMMER CONTACTPERSOON, EVENTUEEL REKENINGNUMMER)	VERTROUWELIJK	Excel	Aanvullen en bijwerken ledenlijst	Burgers, openbare besturen, verenigingen
Dossiergegevens (locatie, adres, kadastrale gegevens, UITGEVOERDE ACTIES DOOR TEAM)	VERTROUWELIJK	EXCEL, GIS PROJECT	Aanvullen, bijwerken, opvolgen, archiveren...	Burgers, openbare besturen, verenigingen

Annex 2 - Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

- DPO: Xxxxx Xxxxx (xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx)

- Het provinciebestuur beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid 2020-2025 en informatieveiligheidsplan 2020-2022. De opvolging van het plan gebeurt aan de hand van een ISMS (Information Security Management System) opgebouwd op basis van de richtsnoeren van de KSZ.

- De personeelsleden van het provinciebestuur hebben een deontologische code, en krijgen awareness trainingen en specifieke richtlijnen.

- Wachtwoorden worden ingesteld volgens een wachtwoord policy, waar nodig wordt multifactor authentication toegepast.

- Het provinciebestuur beschikt over een formele Data Breach Procedure die op vraag beschikbaar is.

- Het provinciebestuur beschikt over geavanceerde backup systemen om het verlies van gegevens tegen te gaan.

- Het provinciebestuur beschikt over een professioneel datacenter met toegangscontrole.

- Het provinciale netwerk wordt beveiligd met firewalls, network access control en andere beveiligingsmaatregelen

- De pc’s van het provinciebestuur worden centraal gemanaged en beveiligd met o.a. een professionele virusscanner en anti-malware maatregelen.

Annex 3- Lijst met Onderverwerkers en hun aandeel in de Verwerking

Naam en contactgegevens Onderverwerker	Beschrijving opdracht/taken
Microsoft NV	Cloud software voor kantoorautomatisering (Office 365). Er zijn Standard Contractual Clauses afgesloten tussen het provinciebestuur en Microsoft.

Bijlage 3 - HUISSTIJLHANDBOEK

Het huisstijlhandboek stelt visueel voor op welke manier de beide logos’ van de PROVINCIE en de BOSGROEP samen toegepast kunnen worden op documenten voor communicatieve doeleinden.

Bijlage 4 – INDICATIEVE BEGROTING BASISWERKING 2021

De onderstaande lijst geeft een schatting van de begroting voor de basiswerking van de BOSGROEP.

Post	Samenstelling	Begroting
Verwachte verenigingskosten
Algemene vergadering	Huur locatie	500
	Catering	2000
	Spreker	250
	Sociale activiteit	250
Mailing Algemene Vergadering		1500
Bestuursvergadering 10/jaar	Catering (broodjes + drank)	800
	Verplaatsingsvergoeding (8 x 20 euro)	1600
Teambuilding Bestuur 1/jaar	Activiteit (± 8 personen)	200
	Barbecue	350
Teambuilding volledige ploeg 1/jaar	Activiteit (± 16 personen)	400
	Barbecue	700
Website	Onderhoud	1500
E-mail (gezamenlijke, voorzitter, secretaris)		120
Verzekeringen	Bestuurders	250
	Vrijwilligers	750
Gsm	Voorzitter (eventueel ook dagelijks bestuur)	120
Lidmaatschappen	Koepel Bosgroep	1000
Andere lidmaatschappen, publicaties, deelname conferenties en events		1500
Verplaatsingskosten, parking, sociale en maaltijdkosten bij vergaderingen, andere dan RVB, AV…		1000
Boekhouding		1000
Staatsblad	Publicaties	500
Juridische bijstand	Advocaat	1000
5 provinciale events (3 wandelingen en 2 discussieavonden)		3000
Lokale werking (1000€/gebied van RL)	Voorbeeld: lokaal gesprekscafé	5000
Coaching en advies (500€/m)		6000
Verwachte inkomsten
Houtverkoop 1/jaar		5000
Andere?
Xxxxxxx (p.m.)		0
Totaal		26290