Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Directoraat C - Middelen
Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek Directoraat C - Middelen
L - 2929 LUXEMBURG
AFDELING CONTRACTEN EN AANBESTEDINGEN LUXEMBURG
AANBESTEDING nr. INLO.AO-2012-022-LUX-UPIB-02 VERDELING VAN DE KLIMAATREGELINGSBEHOEFTEN IN HET
XXXXXX XXXXXX-GEBOUW TE BRUSSEL
1. UITNODIGING TOT INSCHRIJVING: VOORWAARDEN VOOR DE INDIENING VAN EEN OFFERTE
1. ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME AAN DE AANBESTEDING
1. Indiening van een offerte betekent dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de aanbestedingsstukken: het ontwerpcontract, het bestek (administratieve bepalingen en technische specificaties), de voorwaarden voor de indiening van een offerte en de verbintenis. Bovengenoemde stukken bepalen de voorwaarden van deze aanbesteding en vullen elkaar aan. Bij onderlinge tegenstrijdigheid prevaleert elk stuk boven het erop volgende, in de hierna vermelde volgorde: ontwerpcontract, verbintenis, administratieve bepalingen, technische specificaties, voorwaarden voor de indiening van een offerte.
2. Indiening van een offerte betekent ook dat de inschrijver afziet van zijn eigen verkoop- of arbeidsvoorwaarden. De indiening van een offerte bindt de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund tijdens de uitvoering van het contract.
3. Alvorens zijn offerte in te dienen, neemt de inschrijver alle maatregelen die noodzakelijk zijn om inzicht te verkrijgen in de omvang en de aard van de aanbesteding, alsook in de mogelijke moeilijkheden. Indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver erkent op de hoogte te zijn van de gevaren en risico's die samenhangen met de uitvoering van de opdracht.
4. Geldigheidsperiode van de offertes tijdens welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven: 180 dagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes.
5. Het ontwerpcontract, het bestek (administratieve bepalingen en technische specificaties) en de modelverbintenis met de prijslijst, met hun respectievelijke bijlagen, zijn bij deze uitnodiging tot inschrijving gevoegd. De offertes dienen alle in deze aanbesteding genoemde vereiste elementen te omvatten en de gewenste structuur te eerbiedigen, op straffe van uitsluiting.
6. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt geen enkele verbintenis in voor het Europees Parlement. Er is pas sprake van een verbintenis als het contract met de geselecteerde inschrijver wordt ondertekend. Indiening van een offerte geeft evenmin enig recht op gehele of gedeeltelijke gunning van de opdracht. Het Europees Parlement kan tot de ondertekening van het contract afzien van de opdracht of de gunningsprocedure annuleren zonder dat de kandidaten of de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enigerlei schadevergoeding van gemaakte kosten, van welke aard ook, met inbegrip van eventuele reiskosten. In dat geval moet het desbetreffende besluit met redenen zijn omkleed en ter kennis van de inschrijvers worden gebracht.
7. Inschrijvers worden schriftelijk in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun offerte is gegeven.
8. De gemaakte kosten om de offerte voor te bereiden en in te dienen zijn ten laste van de inschrijvers en kunnen geenszins worden terugbetaald.
9. De offertes blijven eigendom van het Europees Parlement.
10. Deelname aan deze aanbesteding impliceert de registratie en verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv). Deze gegevens worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Gemeenschap en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk om de offerte te beoordelen volgens de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en zullen ze uitsluitend door het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement en in geval van een institutionele procedure door de andere betrokken instellingen voor dit doel worden verwerkt. Op eenvoudig verzoek kunnen de persoonsgegevens aan de inschrijver worden medegedeeld en kan hij elke onnauwkeurigheid of onvolledigheid ervan corrigeren. Voor alle vragen over de verwerking van de persoonsgegevens kan de inschrijver zich wenden tot het Directoraat-generaal infrastructuur en logistiek van het Europees Parlement. Hij heeft te allen tijde het recht om bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens in te dienen.
2. AANVULLENDE INLICHTINGEN
Vragen om bijkomende inlichtingen over de aanbestedingsstukken moeten schriftelijk worden gesteld vóór de in punt 3 genoemde uiterste datum voor de ontvangst van vragen,
o hetzij per e-mail aan het volgende adres: xxxx.xx-xxx@xx.xxxxxx.xx,
o hetzij per post aan de dienst van bestemming:
PARLEMENT EUROPEEN
Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité Contrats et marchés publics
Bureau KAD 03E025
Xxxxxxx xx Xxxxxxxxx / X-0000 XXXXXXXXXX
Een uitzondering hierop vormen vragen die tijdens een bezichtiging ter plaatse worden gesteld. Deze vragen en de antwoorden erop worden vervolgens opgenomen in het verslag van de bezichtiging.
Elk schriftelijk verzoek om bijkomende inlichtingen moet de volgende vermelding bevatten:
AANBESTEDING INLO.AO-2012-022-LUX-UPIB-02
Verzoeken om aanvullende inlichtingen moeten ten laatste op de in punt 3 hieronder vermelde datum zijn ingediend.
Het Europees Parlement geeft geen gevolg aan mondelinge vragen, vragen die na bovengenoemde uiterste datum worden gesteld of vragen die niet juist zijn geformuleerd of geadresseerd.
De ontvangen vragen en de antwoorden daarop worden gepubliceerd op de website van het Europees Parlement voor aanbestedingen xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx.xxx
in één van de werktalen van de procedure.
Verder kunnen de diensten van het Europees Parlement, indien ze een vergissing, een weglating of enige andere materiële onvolkomenheid in de bewoordingen van de bekendmaking van de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek ontdekken, op eigen initiatief bijkomende inlichtingen en bovenstaande informatie publiceren op de website voor aanbestedingen van het Europees Parlement op het genoemde adres.
Bijgevolg worden de geïnteresseerde ondernemers uitgenodigd de genoemde website regelmatig, en in ieder geval na de in punt 3 hieronder vermelde publicatiedatum van de antwoorden, te raadplegen.
3. VERMOEDELIJK TIJDSCHEMA VAN DE AANBESTEDING
Datum en tijdstip van de verplichte bezichtiging ter plaatse:
22/02/2013 om 10.00 uur
Uiterste datum voor de ontvangst van vragen:
Uiterste datum voor de publicatie van de antwoorden: Uiterste datum voor de indiening van offertes: Uiterste datum en tijdstip voor de opening van offertes :
Vermoedelijke datum van de gunning van de opdracht
01/03/2013
08/03/2013
15/03/2013
20/03/2013 om 10.00 uur
april 2013
4. VERPLICHTE BEZICHTIGING TER PLAATSE
Een verplichte bezichtiging ter plaatse vindt plaats op de in punt 3 hierboven vermelde datum en tijdstip.
De deelname aan de bezichtiging is verplicht op straffe van niet-ontvankelijkheid van de offerte en moet blijken uit de ondertekening van een presentielijst door de vertegenwoordiger van de inschrijver.
De plaats van samenkomst is:
Xxxxxxxxxxxx 00, X-0000 Xxxxxxx, bij de ingang van het Altiero Spinelli-gebouw.
De marktdeelnemers die aan deze bezichtiging mogen deelnemen, zijn diegenen aan wie deze aanbestedingsstukken gericht zijn.
Per inschrijver mogen maximaal twee vertegenwoordigers de bezichtiging bijwonen. De namen en functies van de deelnemers moeten 2 werkdagen voor het bezoek op één van de in punt 2 hierboven vermelde manieren worden meegedeeld.
Na de bezichtiging ter plaatse overhandigt het Europees Parlement elke inschrijver een bewijs van aanwezigheid en stelt het een verslag op dat per e-mail aan alle deelnemers zal worden toegestuurd.
De inschrijvers wordt verzocht tijdens de bezichtiging ter plaatse de vragen te stellen die zij relevant en nuttig achten om een offerte op te stellen. De bezichtiging gebeurt in het Frans.
Eventuele reiskosten in verband met de bezichtiging ter plaatse zijn ten laste van de inschrijver en kunnen niet door het Europees Parlement worden terugbetaald.
5. INHOUD EN PRESENTATIE VAN EEN OFFERTE
Indien u belangstelling heeft voor deze opdracht, wordt u verzocht uiterlijk op de in punt 2 hieronder vermelde datum een offerte in te dienen in een van de officiële talen van de Europese Unie. Er wordt echter op gewezen dat Xxxxx de werktaal zal zijn.
Uw offerte moet bestaan uit een ondertekend origineel plus twee kopieën, in drie afzonderlijke dossiers, waarvan elke bladzijde naar behoren ingevuld en perfect leesbaar is om de minste twijfel omtrent formuleringen en cijfers uit te sluiten.
Ook vestigen wij uw aandacht op het feit dat de twee kopieën op papier mogen worden vervangen door een elektronische drager (cd-r, dvd-r, usb-stick) met daarop de volledige offerte in courant gebruikte formaten (Office, Acrobat Reader...). Alle documenten (behalve ondertekende verklaringen en door derden afgegeven documenten) worden bij voorkeur verstrekt in een formaat waarbij het mogelijk is de volledige tekst te doorzoeken; gelieve ze dus niet in een grafisch bestand te converteren of te scannen. De inhoud op de elektronische drager moet zijn ingedeeld in hoofdstukken zoals de offerte op papier is ingedeeld, en de namen van de bestanden moeten duidelijk en begrijpbaar zijn.
Opgelet: ook wanneer u voor een elektronische kopie kiest, bent u nog altijd verplicht het ondertekende origineel van de offerte op papier in te dienen! De elektronische kopieën moeten worden ingediend op een drager die deel uitmaakt van de overeenkomstig artikel 2 hieronder ingediende offerte; onderdelen van uw offerte mogen in geen geval worden ingediend per e-mail of op een andere manier dan via de verzegelde dubbele verpakking, zo niet is de offerte onontvankelijk.
De papieren en elektronische kopieën moeten naar behoren en volledig gecertificeerd zijn door de inschrijver.
De offerte moet worden ingediend voor de volledige opdracht en uitgedrukt zijn in euro.
De administratieve diensten van het Europees Parlement behouden zich het recht voor offertes te verwerpen die onvolledig of onleesbaar zijn of niet voldoen aan de hierboven voorgeschreven structuur.
I – Administratief gedeelte
De volgorde en de nummering van de hoofdstukken moeten strikt in acht worden genomen.
⮚ Inleidende brief, opgesteld op papier met het briefhoofd van de inschrijver en ondertekend.
⮚ Hoofdstuk 1 "Statuten en vergunningen" omvat:
De statuten van de inschrijver, of van elk lid in het geval van een consortium, met vermelding van met name de zetel, de kapitaalstructuur, zijn aandeelhouders en deelnemingen, de samenstelling van zijn ondernemingsraad en de bevoegdheden en capaciteiten van de directieleden en kaderpersoneel van het bedrijf, evenals de vergunningen en goedkeuringen om overeenkomstig het nationaal recht de door de opdracht beoogde dienst te verlenen (zie punt 14 van de administratieve bepalingen bij onderhavige aanbesteding).
De kandidaat moet ook het bewijs leveren dat de ondertekenaar(s) van de verbintenis in het kader van deze aanbesteding daartoe bevoegd is (zijn).
⮚ Hoofdstuk 2 "Verzekering" omvat:
Een attest van wettelijke aansprakelijkheidsverzekering waaruit blijkt dat de premies voor de lopende periode voldaan zijn.
⮚ Hoofdstuk 3 "Bewijsstukken met betrekking tot uitsluiting" omvat:
De stukken die genoemd zijn in artikel 13.1 van de administratieve bepalingen.
⮚ Hoofdstuk 1 "Vergunningen en goedkeuringen" omvat:
De stukken die genoemd zijn in artikel 14 van de administratieve bepalingen.
⮚ Hoofdstuk 5 "Financiële en economische draagkracht" omvat:
alle documenten die bewijzen dat de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria in artikel 14.1 van de administratieve bepalingen.
⮚ Hoofdstuk 6 "Technische en beroepsbekwaamheid" omvat:
alle documenten die bewijzen dat de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria in artikel 14.2 van de administratieve bepalingen.
Als de inschrijver voornemens is tot onderaanbesteding over te gaan of indien het een consortium (tijdelijk samenwerkingsverband) betreft, moeten alle hierboven bedoelde stukken verplicht ook worden ingediend voor elk van de voorgestelde onderaannemers, respectievelijk de leden van het consortium, om de beoordeling van de offertes overeenkomstig de administratieve bepalingen mogelijk te maken.
II – Technisch gedeelte
⮚ Hoofdstuk 1 "Beschrijving van de offerte":
Beschrijving van de wijze waarop de inschrijver voorstelt de in de aanbesteding beoogde opdracht uit te voeren.
De inschrijvers wordt verzocht in hun offerte bijzondere aandacht te besteden aan de technische en kwaliteitsvoorschriften in de technische specificaties en duidelijk en exhaustief te beschrijven hoe ze van plan zijn de overeenstemming van de offertes met deze voorschriften te waarborgen.
⮚ Hoofdstuk 2 "Technische documentatie" omvat:
Alle stukken met betrekking tot de technische aspecten van de offerte (certificaten, opgave van normen, nalevingsbewijzen, diverse bijlagen) die de inschrijver nuttig acht.
⮚ Hoofdstuk 3 "Monsters - catalogi":
Alle monsters, catalogi en andere gelijkaardige documentatie die de inschrijver nuttig acht.
III – Financieel gedeelte
⮚ Afzonderlijk hoofdstuk "Verbintenis en prijslijst":
Het gelijknamige document 4 van deze aanbesteding. Dit document en alle bijlagen erbij moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger overeenkomstig de statuten en de bevoegdheden die in het administratieve gedeelte van de offerte zijn ingediend.
Offertes die niet alle in de aanbestedingsstukken vermelde essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.
Een offerte kan worden verworpen indien uit de inhoud ervan niet op te maken valt dat de ondertekenaar bevoegd is de inschrijver rechtsgeldig te verbinden, dat voldaan is aan de financiële, professionele en technische criteria, of dat ze beantwoordt aan de in deze aanbesteding beschreven behoeften.
Bij de bestudering van de offertes zal speciale aandacht worden besteed aan de kwaliteit van de ingediende documenten en de kwaliteit van het door de inschrijver voorgestelde organisatieproject.
6. INDIENINGSTERMIJN EN INDIENINGSWIJZE VAN OFFERTES
1. De uiterste datum voor de indiening van offertes is de in punt 3 hieronder vermelde datum, om 23.59 uur (MET).
2. Offertes worden naar keuze van de inschrijvers als volgt ingediend:
a) hetzij per post of per xxxxxxx, uiterlijk op bovengenoemde uiterste datum, aan de Dienst officiële post van het Europees Parlement, waarbij de datum van het poststempel of het ontvangstbewijs als bewijs geldt;
b) hetzij door afgifte, eigenhandig of door een vertegenwoordiger van de inschrijver, bij dezelfde Dienst officiële post van het Europees Parlement, uiterlijk op bovengenoemde uiterste datum. In dit geval wordt de afgifte van de offerte bevestigd door middel van een in tweevoud gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs van de Dienst officiële post van het Europees Parlement. De datum en het uur die op het ontvangstbewijs zijn vermeld, gelden als datum en uur van indiening. Openingstijden van de Dienst officiële post waar de offertes moeten worden overhandigd: van 9.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 17.00 uur van maandag t/m donderdag, en van 9.00 tot 12.00 uur op vrijdag. Gesloten op zaterdag en zondag en op de officiële sluitingsdagen van het Europees Parlement.
Het Europees Parlement kan de ontvangst van offertes die op welke wijze ook buiten de bovengenoemde openingsuren van de Dienst officiële post worden overhandigd, niet garanderen.
Het Europees Parlement kan niet aansprakelijk worden gesteld indien de openingsuren van de Dienst officiële post na de verzending van de aanbestedingsstukken zijn gewijzigd en dit niet aan de inschrijvers is medegedeeld. Alvorens eigenhandig een offerte te overhandigen, moeten belanghebbende inschrijvers nagaan of de meegedeelde openingsuren nog gelden!
3. Offertes mogen niet elektronisch worden ingediend! Een offerte die slechts per fax of per e-mail is verstuurd, en waarvan de integriteit en vertrouwelijkheid niet is gewaarborgd, wordt ambtshalve geweigerd.
4. Offertes die de in punt a) en b) vermelde indieningstermijnen niet naleven, worden onontvankelijk verklaard.
5. Om de geheimhouding en integriteit van de offertes te waarborgen, moeten deze in een dubbele enveloppe worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn. Op zowel de binnenste als buitenste enveloppe moet het volgende etiket zijn aangebracht:
APPEL D'OFFRES n°INLO.AO-2012-022-LUX-UPIB-02
Direction Générale des Infrastructures et de la Logistique Unité Contrats et marchés publics
Bureau KAD 03E025
A NE PAS OUVRIR PAR LE SERVICE COURRIER NI PAR AUCUNE PERSONNE NON HABILITEE
EUROPEES PARLEMENT
Altiero Spinelli-gebouw Wiertzstraat
X-0000 Xxxxxxx Xxxxxx
Volgens de omvang van de offerte wordt onder de term "enveloppe" bij uitbreiding ook een pakket, karton of doos verstaan; de afmetingen van de offertes stemmen zo goed mogelijk overeen met hun werkelijke inhoud.
In alle gevallen en ongeacht de gebruikte verpakking wordt de indieners verzocht toe te zien op de kwaliteit van de voor de indiening van hun offertes gebruikte enveloppen of verpakking, om te voorkomen dat wij gescheurde enveloppen ontvangen, waardoor de geheimhouding van de inhoud en de integriteit van de offerte niet meer kunnen worden gewaarborgd.
Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze met plakband gesloten en plaatst de afzender zijn handtekening over het plakband heen. Als handtekening van de afzender wordt niet alleen de handgeschreven tekst beschouwd, maar ook de handtekening en het stempel van de onderneming.
Elke offerte waarvan de geheimhouding van de inhoud niet gewaarborgd is vóór de gezamenlijke opening van de offertes, wordt onontvankelijk verklaard.
Op de buitenste enveloppe wordt tevens de naam of de handelsnaam van de inschrijver vermeld, alsook het volledige adres waar de informatie betreffende het gevolg dat aan zijn offerte is gegeven naartoe kan worden gestuurd.
7. OPENING VAN DE OFFERTES
De opening van de offertes vindt plaats op de in punt 3 hieronder vermelde datum en tijdstip, in de lokalen van het Europees Parlement in het gebouw in de Montoyerstraat 70 te Brussel.
De inschrijvers (of hun schriftelijk gemachtigde vertegenwoordigers) die de opening van de offertes wensen bij te wonen, wordt verzocht dit mee te delen langs één van de in punt 2 hierboven vermelde kanalen, 2 werkdagen voor de datum van opening, hun vertegenwoordiging te beperken tot één persoon en in het bezit te zijn van een geldig identiteitsbewijs.
Alleen inschrijvers die een offerte hebben ingediend, mogen de opening van de offertes bijwonen.
8. KENNISGEVING VAN DE RESULTATEN
Het Europees Parlement brengt elke niet-geselecteerde inschrijver op hetzelfde tijdstip individueel per brief en per e-mail of fax op de hoogte van het feit dat zijn offerte niet is geselecteerd. Het Parlement vermeldt altijd de motieven voor de afwijzing van de offerte alsook de mogelijke middelen om verzet aan te tekenen.
Het Europees Parlement deelt op hetzelfde ogenblik als de kennisgeving van de verworpen offertes het gunningsbesluit aan de geselecteerde inschrijver mee, waarbij wordt gepreciseerd dat dit nog geen verbintenis van de instelling inhoudt. Het gunningsbesluit is hoe dan ook pas definitief nadat de geselecteerde inschrijver de in punt 13.1 van de administratieve bepalingen vermelde vereiste bewijsstukken betreffende de uitsluitingscriteria heeft overgelegd, indien het Europees Parlement daarom vraagt, en deze door het Europees Parlement zijn aanvaard.
Elke niet-geselecteerde inschrijver kan per brief, fax of e-mail om bijkomende inlichtingen vragen over de redenen waarom zijn offerte is verworpen. Enkel de inschrijvers die een ontvankelijke offerte hebben ingediend, kunnen de kenmerken en
voordelen van de geselecteerde offerte vragen evenals de naam van de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. Als ontvankelijk worden beschouwd offertes van inschrijvers die niet zijn uitgesloten en aan de selectiecriteria voldoen. Het is evenwel mogelijk dat bepaalde informatie niet wordt medegedeeld als dit een belemmering zou vormen voor de toepassing van de wetgeving, in strijd zou zijn met het algemeen belang, schade zou berokkenen aan wettige commerciële belangen van overheids- of particuliere bedrijven of nadelig zou kunnen zijn voor eerlijke concurrentie tussen deze bedrijven.
9. OPSCHORTING VAN DE PROCEDURE
Nadat de resultaten zijn bekendgemaakt en voordat het contract ondertekend is, kan het Europees Parlement de ondertekening van het contract zo nodig opschorten met het oog op aanvullend onderzoek, indien dit kan worden gerechtvaardigd op grond van vragen of opmerkingen van niet-geselecteerde of benadeelde inschrijvers, of van andere ontvangen relevante informatie. Deze vragen, opmerkingen of informatie moeten worden ontvangen in de periode van veertien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de dag van de gelijktijdige kennisgeving van de afwijzingsbesluiten en het gunningsbesluit of, indien van toepassing, de publicatie van een aankondiging van gunning van de opdracht. In geval van opschorting worden alle inschrijvers binnen drie werkdagen na de datum van het opschortingsbesluit hiervan in kennis gesteld.
Na het aanvullende onderzoek als gevolg van de opschorting van de procedure kan het Europees Parlement zijn gunningsbesluit bevestigen of wijzigen, of eventueel de procedure annuleren. Elk nieuw besluit wordt met redenen omkleed en schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers die nog voor gunning in aanmerking komen.