SIMBOX B.V. ALGEMENE VOORWAAARDEN

SIMBOX B.V. ALGEMENE VOORWAAARDEN

Artikel 1 – Definities

In dit document hebben de volgende termen, startend met een hoofdletter, de volgende betekenis:

1.1. Applicatie:

Het software product dat Simbox B.V. aanbiedt aan haar Gebruikers. Dit software product is een geheel of een deel van computerprogramma(’s) in machineleesbare code. Hieronder is mede begrepen allerlei statistische data en algoritmes die door de software worden gegenereerd met gebruikmaking van de Content.

1.2. Bijlage:

Dit document dat een integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst of Offerte waaraan ze is toegevoegd of waarnaar in de Overeenkomst of Offerte wordt verwezen.

1.3. Content:

De inhoud van de Applicatie die kan bestaan uit bijvoorbeeld door de Organisatie hierin geplaatste data die in de vorm van computerbestanden of anderszins door of namens de Organisatie in de Applicatie zijn opgenomen.

1.4. Data:

De gegevens die via een manuele import in de Applicatie worden geladen.

1.5. Gebruiker(s):

Medewerker(s) van de Organisatie die de Applicatie gebruiken conform het geleverde Gebruikersrecht. In de Overeenkomst staat aangegeven hoeveel Gebruikers toegang krijgen tot de applicatie.

1.6. Gebruiksrecht:

Het persoonlijke, niet overdraagbare, niet exclusieve recht om de Applicatie te gebruiken zoals bepaald in artikel 2.

1.7. Ingebruikname:

De start van het gebruik van de applicatie in de Organisatie. Dit is de datum van totstandkoming van de Overeenkomst, tenzij anders overeengekomen tussen de Organisatie en Leverancier.

1.8. Leverancier:

De organisatie Simbox B.V. Leverancier van de applicatie.

1.9. Licentie:

Het persoonlijke, niet overdraagbare, niet exclusieve recht om de Applicatie(s) te gebruiken zoals bepaald in artikel 2, ook wel het Gebruiksrecht genoemd.

1.10. Locatie:

De locaties en onderdelen van de Organisatie waarvoor het Gebruiksrecht in de Overeenkomst is toegekend.

1.11. Offerte:

De aanbieding die Simbox B.V. doet aan de Organisatie.

1.12. Onderhoud:

Diensten met betrekking tot ondersteuning van de Organisatie, herstel van Xxxxxx en levering van Releases, Versies en Updates.

1.13. Organisatie:

De Organisatie waarmee Leverancier de overeenkomst is aangaat, of de Organisatie waaraan de offerte is gericht.

1.14. Overeenkomst:

De overeenkomst van Leverancier met de Organisatie. De algemene voorwaarden beschreven in deze bijlage maken integraal deel uit van de overeenkomst met de Organisatie. De overeenkomst komt tot stand na goedkeuring van de offerte en kan eventueel nog beschreven worden in een apart afgesloten overeenkomst.

1.15. Overmacht:

De situatie van niet-toerekenbaar tekortkomen van een Partij in de nakoming van haar verplichtingen op grond van deze Overeenkomst, zoals bedoeld in artikel 6:75 BW, inclusief te late levering door toeleveranciers en overmacht aan de zijde van hulppersonen. Te late betaling kan nimmer overmacht opleveren.

1.16. Release(s):

Het ter beschikking stellen van Versies en Updates.

1.17. Nieuwe versie:

Een nieuwe versie van de applicatie met nieuwe functionaliteiten. Een versie krijgt een volgend versienummer in de officiële notatie van de Applicatie.

1.18. Update:

Een wijziging in de huidige versie van de applicatie die bepaalde problemen oplost of gewijzigde functionaliteiten bevat. De problemen kunnen bestaan uit door de gebruikers gemelde bugs/problemen, of door Leverancier geïnitieerde oplossingen van gedetecteerde softwarefouten. Een update krijgt een volgend volgnummer in de officiële notatie van de Applicatie.

Artikel 2 – Verlening van licentie

2.1. Aan de Organisatie wordt een persoonlijk; niet overdraagbaar; niet exclusief recht verleend om de Applicatie zoals opgenomen in de Overeenkomst te gebruiken, voor toepassing binnen haar bedrijfsvoering.

2.2. In de Overeenkomst staat aangegeven hoeveel Gebruikers in de licentie zijn opgenomen. Iedere Gebruiker krijgt een aparte toegang tot de Applicatie.

2.3. Iedere Applicatie mag gebruikt worden gedurende de looptijd die overeengekomen is, en binnen de Locaties van de Organisatie zoals vermeld in de Overeenkomst.

2.4. Iedere Applicatie mag gebruikt worden conform de voorwaarden die opgenomen zijn in de overeenkomst.

2.5. Na akkoord op de Overeenkomst heeft de Organisatie het Gebruiksrecht voor de bestaande versie van de Applicatie die opgenomen is in de Overeenkomst, inclusief de Updates die voor deze versie worden uitgebracht.

2.6. De looptijd van het Gebruiksrecht is conform de looptijd die beschreven staat in de Overeenkomst. Het Gebruiksrecht start op datum van akkoord op de Overeenkomst.

2.7. Bij een verandering in de organisatie van de Organisatie door fusie, overname, of andere uitbreiding, zal het Gebruiksrecht van de Applicatie enkel gelden voor het oorspronkelijke organisatiedeel dat in de Overeenkomst is vermeld of bedoeld. Voor de nieuwe organisatiedelen zal een nieuwe afspraak moeten worden gemaakt tussen Leverancier en de Organisatie.

Artikel 3 – Prijsindexering

3.1. Leverancier is gerechtigd de in de Overeenkomst vermelde prijzen jaarlijks te verhogen volgens het consumentenprijsindexcijfer voor alle huishoudens, gepubliceerd door het Centraal Bureau van de Statistiek.

Artikel 4 – Intellectuele Eigendomsrechten

4.1. Leverancier garandeert dat zij gerechtigd is om Organisatie het Gebruiksrecht en overige rechten als bepaald in deze Bijlage te leveren.

4.2. De Organisatie stemt er mee in dat het recht op, het eigendom van en alle intellectuele eigendoms- en aanverwante rechten, waaronder auteursrecht en bedrijfsgeheimen, op de Applicatie en elke volledige of gedeeltelijke kopie van de Applicatie, niet zullen worden overgedragen aan de Organisatie en eigendom blijven van Leverancier.

4.3. De Applicatie mag niet worden gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leverancier. Elke wijziging aan de Applicatie berust bij Leverancier en wordt bij deze Bijlage in Licentie gegeven aan de Organisatie.

4.4. Leverancier vrijwaart de Organisatie tegen alle vorderingen door derden inhoudende de bewering dat het gebruik van de Applicatie inbreuk maakt op een intellectuele eigendomsrecht van een derde met dien verstande dat:

a. De Organisatie Leverancier onverwijld op de hoogte stelt van een dergelijke vordering;

b. Leverancier de exclusieve zeggenschap heeft over het verweer en alle hiermee verband houdende onderhandelingen over schikkingen;

c. De Organisatie meewerkt aan het verweer en alle hiermee samenhangende bewijzen verstrekt voor zover deze in zijn macht zijn.

4.5. In geval op grond van een rechterlijke uitspraak onherroepelijk wordt vastgesteld dat de Applicatie inbreuk zou maken op enig intellectueel eigendomsrecht dat toebehoort aan een derde, of indien er naar de opvatting van Leverancier een gerede kans bestaat dat een dergelijke inbreuk zich voor zal doen, dan zal Leverancier uitsluitend gehouden zijn tot:

a. De hieruit voortvloeiende kosten, schadevergoedingen en redelijke kosten van juridische vertegenwoordiging betalen, zoals die bij in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak aan de Organisatie worden toegewezen, of waar overeenstemming over wordt bereikt in een schikking en

b. Naar eigen keuze:

• De Applicatie terugnemen en de verwervingskosten retourneren met aftrek van een redelijke gebruiksvergoeding of:

• Er zorg voor dragen dat de Organisatie de Applicatie of andere functioneel gelijkwaardige software zonder problemen kan blijven gebruiken.

Artikel 5 – Content

5.1. Leverancier zorgt voor een goede werking van de Applicatie.

5.2. De Organisatie is verantwoordelijk voor de volledigheid en correctheid van de data die het in de Applicatie wilt inladen.

5.3. De Organisatie is ervoor verantwoordelijk dat de data die ingeladen wordt geen persoons herleidbare gegevens bevat. Indien gewenst kan de Organisatie aan Leverancier ondersteuning vragen om het in te laden databestand te anonimiseren.

5.4. Leverancier garandeert enkel de juistheid van de output van de Applicatie, indien de door Organisatie aangeleverde Content accuraat en volledig is.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid

6.1. Leverancier garandeert dat de Applicatie zullen functioneren in overeenstemming met de functionaliteiten die ze bevatten. Organisatie begrijpt echter en stemt ermee in dat:

a. Organisatie voldoende relevante expertise moet hebben om de Applicatie naar behoren te gebruiken;

b. Organisatie volledig zelf verantwoordelijk is voor de beslissingen die zij neemt en de Applicatie hiertoe slechts enige ondersteunende informatie biedt.

c. Bij Overmacht Organisatie geen beroep toekomt op (de nakoming van) contractuele verplichtingen door Leverancier.

6.2. Organisatie begrijpt voorts dat de Applicatie mogelijk niet volledig vrij van fouten zal zijn en dat het slechts een indicatieve en adviserende functie heeft. Leverancier is echter wel gebonden om deze fouten op te lossen zoals beschreven in artikel 9.

6.3. Een aan Organisatie verleende garantie uit hoofde van deze Bijlage is niet van toepassing op Fouten die het gevolg zijn van:

a. ongeoorloofde wijzigingen aan de Applicatie;

b. gebruik op een wijze waarvoor de Applicatie niet ontworpen of bedoeld zijn door Leverancier;

c. foute of ontbrekende gegevens uit de data-import;

d. installatie of onderhoud dat niet in overeenstemming is met de instructies voor installatie;

e. gebruik op een wijze die niet in overeenstemming is met de technische gegevens van de Applicatie.

6.4. Onverminderd het elders in deze Bijlage bepaalde zal de totale aansprakelijkheid van Leverancier met betrekking tot haar prestatie uit hoofde van deze Overeenkomst beperkt zijn tot vergoeding van directe schade tot een maximum van het bedrag van de Licentievergoeding (exclusief BTW) als betaald door Organisatie gedurende de voorafgaande 12 (twaalf) maanden.

6.5. Leverancier is nimmer aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade – inclusief gevolgschade, winstderving, verlies van reserves en verlies door onderbreking van productie.

6.6. Geen recht op schadevergoeding zal ooit ontstaan, tenzij Organisatie de schade schriftelijk aan Leverancier meldt zo spoedig mogelijk nadat deze zich voordoet.

6.7. De beperkingen als uiteengezet in deze Bijlage zijn niet van toepassing indien schade het direct gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van het hoogste leidinggevend personeel

xxx Xxxxxxxxxxx of haar onderaannemers, of indien en voor zover een dergelijke beperking verboden is op grond van toepasselijk dwingend recht.

6.8. Leverancier heeft een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

Artikel 7 – Duur en Beëindiging

7.1. Deze Bijlage treedt in werking op datum van de overeenkomst waar ze deel van uitmaakt. Bij beëindiging van de Overeenkomst eindigt ook het Licentierecht dat met deze Bijlage wordt verstrekt aan de Organisatie.

7.2. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal de Organisatie het gebruik van de Applicatie staken en de Applicatie teruggeven aan Leverancier, of – met voorafgaande schriftelijke instemming van Leverancier – alle kopieën van de Applicatie vernietigen. Evenzo zal Leverancier alle vertrouwelijke informatie van of met betrekking tot Organisatie en Dochterorganisaties en Locaties waarover zij beschikken teruggeven of – met voorafgaande schriftelijke toestemming van Organisatie – vernietigen.

7.3. Bij beëindiging van het Gebruiksrecht van de Applicatie zullen Organisatie en Dochterorganisatie(s) en Locaties het gebruik van deze Applicatie staken en deze Applicatie teruggeven aan Leverancier, of – met voorafgaande schriftelijke instemming van Leverancier

– alle kopieën van deze Applicatie vernietigen.

Artikel 8 – Geheimhouding

8.1. De Applicatie bevatten, of zijn afgeleid van, vertrouwelijke informatie van Leverancier en diens licentiegevers. Organisatie verbindt zich derhalve om de Applicatie vertrouwelijk te behandelen en dienovereenkomstig te beschermen;

8.2. Leverancier verbindt zich om de Content van Organisatie te behandelen als vertrouwelijk en zal deze informatie geheimhouden;

8.3. Leverancier begrijpt dat de Content die de Applicatie verwerken van zeer vertrouwelijke aard is en zal deze informatie geheimhouden. Leverancier zal er op toezien dat de Applicatie voor zoveel als redelijker- en technischerwijs mogelijk voldoen aan de beveiligingsstandaarden zoals deze binnen de Organisatie branche gelden.

8.4. De verwerking van de Content vindt plaats in een database binnen de Applicatie, Leverancier zal terzake de privacy regelgeving in acht nemen.

8.5. Leverancier heeft het recht om niet-privacy gevoelige informatie uit de Applicatie te gebruiken voor onderzoeks- en vergelijkingsdoeleinden. Indien Leverancier deze informatie wilt gebruiken zal het dit melden aan de Organisatie.

Artikel 9 – Onderhoud

9.1. Het door of namens Leverancier te leveren onderhoud omvat uitsluitend het remote te verrichten onderhoud op de Applicatie en diensten van een remote service desk. Ieder ander onderhoud wordt uitgesloten.

9.2. Het door of namens Leverancier te leveren onderhoud omvat uitsluitend het te verrichten onderhoud op de versie van de Applicatie waarop de Organisatie recht heeft volgens de gebruikerslicentie.

9.3. Het onderhoud is ingedeeld in volgende 3 categorieën:

Categorie 1: Adaptief en preventief onderhoud

• Terbeschikkingstelling Versies

• Terbeschikkingstelling Updates

Categorie 2: Correctief onderhoud

• Onder correctief onderhoud wordt verstaan het opsporen en herstellen van alle door de Organisatie geconstateerde en gemelde onvolkomenheden van de Applicatie.

Categorie 3: Verzoeken aan Leverancier

• Verzoeken om toelichting ten aanzien van het functioneren (bijvoorbeeld: een verzoek om uitleg met betrekking tot de functionaliteiten, een verzoek tot het aanleveren van extra documentatie).

• Verzoeken tot wijzigingen in de bestaande software. Deze verzoeken betreffen uitbreidingen en aanpassingen met betrekking tot de in gebruik zijnde Applicatie.

9.4. Opbouw van de onderhoudsvergoedingen:

9.3.1 Adaptief en preventief onderhoud

• De terbeschikkingstelling van Updates gebeurt, zodra deze beschikbaar komen, zonder aanvullende vergoeding.

• De terbeschikkingstelling van Nieuwe versies gebeurt, na akkoord van de Organisatie ten aanzien van de prijsstelling die geldt voor de terbeschikkingstelling van de Nieuwe Versie.

9.3.2 Correctief onderhoud

• De onvolkomenheden (zie artikel 9.3, categorie 2) worden, na melding, opgelost, zonder aanvullende vergoeding, indien en voor zover de Organisatie aan al haar verplichtingen tijdig heeft voldaan.

• De gehanteerde oplossingstermijn is afhankelijk van de geconstateerde onvolkomenheid en wordt in samenspraak met de Organisatie afgestemd.

9.3.3 Verzoeken aan Leverancier

• Verzoeken om toelichting of advies ten aanzien van het functioneren: De Organisatie krijgt de beschikking over de meest recente versie van de handleiding van de Applicatie. De Organisatie kan aan Leverancier een afzonderlijke offerte vragen om verder getraind te worden in het gebruik van de Applicatie.

• Verzoeken tot verbeteringen en/of wijzigingen van de Applicatie: De Organisatie kan deze verzoeken indienen via de klantenportaal waarover het beschikt. Leverancier kan niet verplicht worden om deze verzoeken op te nemen in de (door)ontwikkeling van de Applicatie.

9.5. Meldingen met betrekking tot onderhoud worden aan Leverancier gedaan via de klantenportal waartoe de Organisatie toegang krijgt.

9.6. Onderhoud en werkzaamheden die nodig zijn als een gevolg van onjuist en niet bij aanvang door de Organisatie aan Leverancier beoogd gebruik van de Applicatie of van andere oorzaken, behoren niet tot de verplichtingen van Leverancier op grond van deze Bijlage.

Addendum Gegevensverwerking

Simbox B.V. zal bij of in verband met de uitvoering van haar Dienstverlening Persoonsgegevens verwerken ten behoeve van haar klanten. Op basis van Privacywetgeving wordt de Klant in deze hoedanigheid aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke van de Verwerking van de Persoonsgegevens en Simbox B.V. als Verwerker. Dit Addendum bevat de voorwaarden en condities van deze Verwerking van Persoonsgegevens door Simbox B.V.

1. Verplichtingen

Simbox B.V. verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig bij of in verband met de uitvoering van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst. De Verwerking van Persoonsgegevens door Simbox B.V. gebeurt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform Privacywetgeving en conform het verzoek tot dienstverlening van de Klant. Het zal Verwerker echter veelal onbekend zijn welke Persoonsgegevens bij haar worden opgeslagen door Verwerkingsverantwoordelijke, en voor welke doeleinden dat gebeurt, en zij kan haar dienstverlening daar niet op afstemmen. Het is dus aan de Verantwoordelijke om te bepalen dat zij de Persoonsgegevens onder de overeengekomen voorwaarden bij Verwerker mag opslaan.

2. Subverwerkers

Simbox B.V. is gerechtigd om bij de Verwerking van de Persoonsgegevens Subverwerkers in te schakelen, mits Simbox B.V. ervoor zorg draagt dat in te schakelen Subverwerkers tenminste dezelfde verplichtingen op zich nemen als op Simbox B.V. rusten op basis van dit Addendum. Simbox B.V. blijft in deze verhouding aanspreekpunt van de Klant.

3. Doorgifte van Persoonsgegevens

Simbox B.V. zal Persoonsgegevens alleen doorgeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en het voldoet aan de overige verplichtingen die op haar rusten op grond van dit Addendum en Privacywetgeving.

4. Beveiliging

Simbox B.V. treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de Verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen persoonsgegevens.

5. Datalekken

Simbox B.V. zal onverwijld nadat zij kennis heeft genomen van een Datalek, de Klant hiervan op de hoogte stellen. De mededeling bevat een omschrijving van:

i. het Datalek;

ii. de aard van de inbreuk (o.a. kopiëren, veranderen, verwijderen, diefstal, onbekend);

iii. wanneer het Datalek heeft plaatsgevonden;

iv. het aantal personen van wiens Persoonsgegevens mogelijk bij het Datalek zijn betrokken;

v. het type Persoonsgegevens (o.a. NAW-gegevens, BSN-nummers, telefoonnummers, e-mailadressen, toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens), en

vi. de technische maatregelen die door Simbox B.V. zijn getroffen om de inbreuk te stoppen en toekomstige inbreuken te voorkomen. Simbox B.V. verstrekt op verzoek van Xxxxx nadere informatie over het Datalek, voor zover noodzakelijk voor Klant om aan haar wettelijke verplichtingen inzake melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen te voldoen.

6. Verzoeken van Betrokkenen

In het geval van een verzoek om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking verleent Simbox B.V. hieraan medewerking door zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen tien werkdagen nadat Klant Simbox B.V. daartoe verzoekt, alle informatie te verstrekken die Klant nodig heeft om aan het verzoek te kunnen voldoen dan wel over te gaan tot het rectificeren, wissen of afschermen van de door Klant aangegeven Persoonsgegevens, voor zover Klant geen zelfstandige toegang heeft tot deze gegevens vanuit de dienstverlening van Simbox B.V.

7. Geheimhouding

Simbox B.V. verplicht zich, onvoorwaardelijk en onherroepelijk, tot geheimhouding tijdens en na beëindiging van deze overeenkomst van alle Persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Simbox B.V. garandeert dat al haar werknemers die toegang hebben tot Persoonsgegevens, gebonden zijn aan de in dit artikel omschreven verplichting tot geheimhouding en zich onthouden van het kopiëren, doorgeven, overdragen of anderszins verspreiden van Persoonsgegevens aan derden. Deze verplichting geldt slechts niet indien en voor zover openbaarmaking is geboden op grond van de wet en/of rechterlijke uitspraak, in welk geval de te openbaren informatie zo beperkt mogelijk zal worden gehouden.

9. Duur en beëindiging

De verplichtingen van Simbox B.V. uit hoofde van dit Addendum duren ook ná beëindiging van de overeenkomst onverminderd voort, indien en voor zover Simbox B.V. nog toegang heeft tot Persoonsgegevens. Bij beëindiging van de overeenkomst is Xxxxx zelf verantwoordelijk voor het exporteren van persoonsgegevens. Direct of uiterlijk na dertig (30) dagen na beëindiging of ontbinding zal Simbox B.V. de aan haar verstrekt Persoonsgegevens vernietigen. Simbox B.V. kan afwijken voor zover ten aanzien van bepaalde Persoonsgegevens sprake is van een voor haar geldende wettelijke bewaartermijn of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover de Klant de nakoming van haar verbintenissen te bewijzen.