Gebruiksvoorwaarden Slimtaal

Gebruiksvoorwaarden Slimtaal

In dit document vind je de afspraken over de overeenkomst (de ‘Overeenkomst’) die de

licentienemer (de ‘Licentienemer’) met Xxx xxx Xxx B.V. aangaat om Slimtaal te gebruiken.

De Overeenkomst bestaat uit:

- De overeenkomst zelf; en

- Deze gebruiksvoorwaarden (hierna: “de Gebruiksvoorwaarden”).

In het eerste deel van dit document staan de Gebruiksvoorwaarden.

Hierin vind je onder andere informatie over:

- De licentie;

- De betaling van de gebruiksvergoeding;

- De helpdesk;

- De beschikbaarheid van het product;

- De aansprakelijkheid;

- Het beëindigen van de overeenkomst.

Het tweede deel van dit document gaat over de verwerking van persoonsgegevens.

Deel I: Gebruiksvoorwaarden

Artikel 1 Licentie Slimtaal

1. Loo van Eck B.V. verleent de Licentienemer een licentie voor het gebruik van de AI- tool Slimtaal. Deze licentie is niet exclusief, niet overdraagbaar en niet sublicentieerbaar. Deze licentie geldt alleen voor:

a. Teksten die de organisatie zelf gebruikt (en dus niet voor teksten van derden of voor privégebruik);

b. Voor het aantal gebruikers waarvoor de licentie is verstrekt. Loo van Eck B.V. verleent de licentie onder de in deze Gebruiksvoorwaarden genoemde voorwaarden.

2. Licentienemer neemt één licentie per gebruiker af. Het delen van licenties is niet toegestaan. Een gebruiker mag al zijn eigen zakelijke teksten schrijven met Slimtaal, met een maximum van 150 teksten per maand.

3. Licentienemer kan het aantal gebruikers uitbreiden. Licentienemer koopt dan extra licenties. Beide partijen komen dan schriftelijk een nieuwe gebruiksvergoeding overeen. Deze Gebruiksvoorwaarden blijven daarvoor gelden.

4. Licentienemer moet minimaal de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Licentienemer ziet er op toe dat de gebruikers van de licentie ook die leeftijd hebben bereikt.

5. De Licentienemer mag de volgende zaken niet doen:

a. Slimtaal of onderdelen door derden laten gebruiken, aanpassen, verveelvoudigen of (verder) openbaar maken;

b. Sub-licenties aan derden verstrekken;

c. De programmeercode ervan bekijken en/of reverse engineeren;

d. Een soortgelijk product maken of derden hiertoe gelegenheid bieden.

6. Loo van Eck B.V. verleent een gratis proefperiode van Slimtaal voor individuen. Gebruikers mogen hier eenmalig gebruik van maken. Deze proefperiode duurt een specifiek aantal dagen. De proefperiode duurt tot middernacht van de laatste dag van de proefperiode. Na de proefperiode moet de gebruiker één of meerdere licenties kopen om Slimtaal te blijven gebruiken. Het is niet toegestaan om meerdere gratis proefperiodes per persoon af te sluiten. Deze gebruiksvoorwaarden zijn eveneens van toepassing op de proefperiode.

Artikel 2 Gebruiksvergoeding

1. De Licentienemer betaalt voor de in artikel 1 verleende licentie de gebruiksvergoeding aan Loo van Eck B.V. zoals bepaald in de Overeenkomst. Als er geen gebruiksvergoeding wordt overeengekomen, dan is Licentienemer een redelijke prijs verschuldigd.

2. De Licentienemer betaalt de gebruiksvergoeding per jaar vooraf. Loo van Eck B.V. factureert de gebruikersvergoedingen jaarlijks per e-mail. Licentienemer moet de facturen van Xxx xxx Xxx binnen dertig dagen na de dagtekening van de factuur hebben betaald.

3. Loo van Eck B.V. kan de gebruiksvergoedingen elk jaar indexeren volgens het CBS totaalprijsindexcijfer. Ook kan Loo van Eck B.V. de gebruikersvergoedingen gedurende de looptijd van de overeenkomst per direct aanpassen indien:

(a) de kosten van het OpenAI API-platform (ChatGPT) of een ander Large Language Model waarvan Loo van Eck B.V. gebruik maakt in een kalenderjaar met 15% of meer stijgen; of

(b) de Amerikaanse Dollar (USD) in een kalenderjaar met meer dan 15% in waarde stijgt

ten opzichte van de Euro (€).

Loo van Eck B.V. mag de door haar gehanteerde gebruiksvergoedingen veranderen en informeert de Licentienemer daarover minimaal één maand voordat de verandering ingaat. Licentienemer heeft dan de mogelijkheid om de licentie op te zeggen.

4. Als de Licentienemer niet binnen de betalingstermijn betaalt, verkeert de Licentienemer van rechtswege in verzuim. Loo van Eck B.V. mag dan haar diensten en verplichtingen jegens de Licentienemer opschorten, bijvoorbeeld door Licentienemer van het gebruik van Slimtaal af te sluiten. De Licentienemer kan Slimtaal dan niet meer gebruiken. Loo van Eck B.V. is niet aansprakelijk voor schade, nadeel of kosten die de Licentienemer door deze opschorting lijdt.

5. De Licentienemer vergoedt alle incassokosten die Loo van Eck B.V. moet maken voor de vorderingen aan Xxx xxx Xxx B.V.. De incassokosten worden in elk geval begroot op minimaal 15% van de te incasseren hoofdsom, vermeerderd met de wettelijke handelsrente vanaf de datum waarop de betalingstermijn verstrijkt en eventuele schade die Xxx xxx Xxx lijdt ten gevolge van de tekortkoming in de nakoming van verbintenissen of onrechtmatig handelen van Xxxxxxxxxxxxx jegens Loo van Eck B.V. Indien de werkelijke incassokosten dit bedrag overstijgen, kan Loo van Eck B.V. deze kosten ook verhalen op Licentienemer. De incassokosten bedragen minimaal € 250,00.

Artikel 3 Herroepingsrecht

Indien en voor zover de Licentienemer een consument is, heeft hij in beginsel een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Deze termijn begint de dag nadat de overeenkomst is gesloten. Binnen deze termijn kan hij de overeenkomst met Loo van Eck B.V. zonder opgave van redenen ontbinden. Echter, de consument geeft Loo van Eck middels B.V. het sluiten van de overeenkomst toestemming om te beginnen met het aanbieden van de Licentie, Slimtaal en bijbehorende diensten. Indien en voor zover de consument al gedurende de bedenktijd gebruikmaakt van de Licentie, Slimtaal, en/of bijbehorende diensten, dan vervalt het recht om de bedenktijd en dus het recht om de overeenkomst binnen de genoemde termijn te ontbinden.

Artikel 4 Helpdesk

Gebruikers van Slimtaal kunnen de helpdesk van Slimtaal bellen of mailen als zij vragen hebben over de werking van Slimtaal. De helpdesk is telefonisch te bereiken op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur. Mailen kan 24 uur per dag.

Artikel 5 Beschikbaarheid van het product

Loo van Eck B.V. streeft ernaar om Slimtaal altijd zo goed mogelijk te laten functioneren. Net als andere softwareoplossingen kan Slimtaal soms met storingen te maken hebben. De Licentienemer kan bij storingen of niet goed functioneren van het programma op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur contact met de helpdesk opnemen. Loo van Eck B.V. doet haar uiterste best om het probleem dan zo snel mogelijk op te lossen.

Artikel 6 Beperking aansprakelijkheid

1. Xxx xxx Xxx B.V. is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud van een tekst of andere informatie die is ingevoerd in Slimtaal door de Licentienemer. Ook is Xxx xxx Xxx

B.V niet verantwoordelijk voor de inhoud van de output die Slimtaal genereert. De gebruiker heeft altijd controle over de uiteindelijke output, en draagt daarmee ook de verantwoordelijkheid.

2. De overige aansprakelijkheid van Loo van Eck B.V. is altijd beperkt tot maximaal het bedrag aan licentievergoedingen dat de Licentienemer in het jaar waarin de normschending zich heeft voorgedaan aan Loo van Eck B.V. heeft betaald. Loo van Eck B.V. is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door verlies van data en reputatieschade.

3. De in dit document opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet als de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van Loo van Eck B.V.

Artikel 7 Beëindiging

1. Elke Partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden als:

a. De andere Partij in staat van faillissement komt te verkeren;

b. Tegen haar surséance van betaling wordt verleend;

c. Wanneer door haar of door anderen een faillissementsaanvraag of een aanvraag tot het verlenen van surséance wordt ingediend;

d. Omstandigheden buiten de macht van beide Partijen het één der Partijen onmogelijk maken om haar verplichtingen onder de Overeenkomst tijdens een periode van drie maanden deugdelijk na te komen zoals bedoeld in artikel 6:75 BW.

2. Loo van Eck B.V. mag de Overeenkomst opzeggen als zij van plan is te stoppen met het aanbieden van Slimtaal. Hierbij houdt Xxx van Eck B.V. zich aan een opzegtermijn van drie maanden.

3. De artikelen 1.4 en 6 van deze Gebruiksvoorwaarden blijven na beëindiging van de Overeenkomst (op welke wijze dan ook) onverkort van kracht.

Artikel 8 Diversen

1. Als een bepaling van deze Gebruiksvoorwaarden onverbindend is of wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen verbinden zich om die niet- verbindende bepaling te vervangen door een bepaling die wel verbindend is en die qua inhoud en strekking zo min mogelijk afwijkt van de niet-verbindende bepaling.

2. Loo van Eck B.V. mag deze Gebruiksvoorwaarden van tijd tot tijd veranderen. Veranderingen maakt Loo van Eck B.V. uiterlijk een maand voorafgaand aan het ingaan van de verandering bekend via e-mail en via de website van Slimtaal.

3. Op de Overeenkomst en de Gebruiksvoorwaarden is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Overeenkomst en de Gebruiksvoorwaarden kunnen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland.

Deel II Verwerking van persoonsgegevens

Verwerking persoonsgegevens

Loo van Eck B.V. verwerkt (mogelijk) uw persoonsgegevens of de persoonsgegevens van gebruikers van Slimtaal. Het gaat op de eerste plaats om de voornaam, achternaam en het e- mailadres van de (contactpersoon van de) Licentienemer. Op de tweede plaats verwerkt Loo van Eck B.V. (mogelijk) persoonsgegevens die de gebruiker van Slimtaal tijdens het gebruik verstrekt. Bijvoorbeeld als antwoord op vragen die Slimtaal aan de gebruiker stelt. Dat antwoord zou persoonsgegevens kunnen bevatten.

Loo van Eck B.V. verwerkt deze persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke, omdat wij zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking bepalen. Het doel van de verwerking is de uitvoering van de overeenkomst met Licentienemer en het ter beschikking stellen en verbeteren van Slimtaal. De verstrekte persoonsgegevens gebruiken wij niet voor andere doeleinden.

De grondslag van de verwerking van persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst met de licentienemer, de toestemming die de Licentienemer middels ondertekening van de overeenkomst met Loo van Eck B.V. verstrekt, en een legitiem belang bij Loo van Eck B.V. bij de verwerking heeft.

Delen met derden

Slimtaal maakt gebruik van het OpenAI API-platform (“ChatGPT”). Deze service is geïntegreerd in Slimtaal. De informatie die gebruikers aanleveren, worden door Slimtaal gebruikt om prompts (ook wel: input) te leveren aan ChatGPT. Als de door gebruikers van Slimtaal aangeleverde informatie persoonsgegevens bevatten, dan worden deze persoonsgegevens mogelijk gebruikt in de betreffende prompts. In die situatie deelt Loo van Eck B.V. via Slimtaal dus persoonsgegevens met de beheerder van ChatGPT: OpenAI Ireland Ltd. (with its registered office at 0xx Xxxxx, Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx, 000-000 Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx 0, X00 XX00, Xxxxxxx).

Loo van Eck B.V. heeft een verwerkersovereenkomst conform de Standard Contractual Clauses gesloten, om de bescherming van de betreffende persoonsgegevens en de adequate afhandeling van klachten en verzoeken te garanderen. OpenAI LLC verwerkt de verstrekte persoonsgegevens alleen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst tussen de Licentienemer en Loo van Eck B.V. Open AI bewaart de persoonsgegevens voor een periode van 30 dagen. In het geval van vragen, opmerkingen, verzoeken, of klachten, kunnen gebruikers contact opnemen met OpenAI Ltd. (contactgegevens: Head of Commercial Legal, xxxxxxx@xxxxxx.xxx).

In de toekomst zal Loo van Eck B.V. mogelijk gebruik maken van andere aanbieders van soortgelijke diensten. Daarvan zal Loo van Eck B.V. de Licentienemer vooraf op de hoogte stellen.

Voor het overige deelt Loo van Eck B.V. de persoonsgegevens niet met derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Verplichtingen van Licentienemer

De Licentienemer weerhoudt zich (en onder zijn/haar licentie opererende personen) van het verstrekken van persoonsgegevens van betrokkenen, die voor het verstrekken daarvan aan Xxx xxx Xxx B.V., en het verstrekken van die gegevens door Xxx xxx Xxx B.V. aan OpenAI LLC geen toestemming hebben gegeven. De Licentienemer vrijwaart Loo van Eck B.V. voor aanspraken van derden, waaronder de betrokkene, voor de schending van deze verplichting.

Beveiligingsmaatregelen

Loo van Eck B.V. treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Dat doen wij op zo’n manier die in lijn is met de toepasselijke wet- en regelgeving. Ook zorgen wij ervoor dat het niveau van beveiliging past bij de aard van de verwerkte persoonsgegevens en het risico op verlies, diefstal of onrechtmatige verwerking, de stand van de techniek en de uitvoeringskosten. Dat doet Loo van Eck B.V als volgt:

a. Loo van Eck B.V. slaat gegevens alleen op in onze beveiligde database. Alleen Loo van Eck B.V kan daarbij en niemand anders.

b. Alle mobiele apparaten en laptops voldoen aan de beveiligingsstandaard.

c. Loo van Eck B.V. heeft een actief wachtwoordenbeleid.

d. Loo van Eck B.V. gaat zorgvuldig om met in- en uitdiensttreding van medewerkers.

e. Iedere medewerker van Xxx xxx Xxx B.V. tekent een geheimhoudingsverklaring.

f. Loo van Eck B.V. verzendt altijd persoonsgegevens via een beveiligde verbinding.

g. Loo van Eck B.V. heeft een protocol voor datalekken.

Loo van Eck B.V. bewaakt permanent of de getroffen maatregelen nog voldoende zijn en past deze aan als dat nodig is voor het juiste beveiligingsniveau.

Rechten van de betrokkene

Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens heeft de betrokkene de rechten als bedoeld in artikel 12 lid 2 van de AVG. De betrokkene kan in voorkomend geval contact opnemen met Xxx xxx Xxx

B.V. via [ contactgegevens ]. De betrokkene ontvangt uiterlijk binnen 30 dagen reactie op het verzoek.

Verlenen van Bijstand

Loo van Eck B.V.:

a. verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking zover mogelijk bijstand aan de Licentiehouder bij een gegevensbeschermingeffectbeoordeling dan wel voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.

b. stelt aan de Licentienemer alle informatie ter beschikking die de Licentienemer nodig heeft om te voldoen aan de wettelijke en contractuele verplichtingen die op haar rusten in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens door Xxx xxx Xxx B.V.

c. verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking door middel van passende technische en organisatorische maatregelen voor zover mogelijk bijstand aan de Licentienemer bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de wettelijke rechten van betrokkene zoals vastgesteld in hoofdstuk III van de AVG te beantwoorden (onder andere het recht van inzage, rectificatie, gegevenswissing of verwerkingsbeperking en het recht van bezwaar).

Toezicht op Naleving

Loo van Eck B.V. stelt de Licentienemer in staat om minimaal één keer per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, te controleren of Loo van EckB.V. de overeenkomst en de beveiligingsmaatregelen naleeft. Daartoe geeft Xxx van Eck B.V. aan onafhankelijke auditors ingehuurd door (en op kosten van) de Licentienemer toegang tot relevante delen van de ruimtes, systemen en/of servers waarin/waarmee de verwerking van de Persoonsgegevens plaatsvindt.

Loo van Eck B.V. geeft ook alle relevante informatie aan de Licentienemer en/of de door de Licentienemer ingehuurde auditors.

Inbreuk in verband met Persoonsgegevens (datalek)

Inbreuk in verband met Persoonsgegevens betekent: iedere inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens (artikel 4 AVG).

Zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur nadat Xxx xxx Xxx B.V. kennisneemt van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, stelt Loo van Eck B.V. de Licentienemer hiervan op de hoogte en geeft deze in ieder geval informatie over:

a. de aard van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens:

i. waar mogelijk onder vermelding van categorieën van Betrokkenen;

ii. bij benadering, het aantal Betrokkenen.

b. de vastgestelde en verwachte gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens;

c. de maatregelen die Loo van Eck B.V. heeft genomen en neemt om de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

Loo van Eck B.V. treft alle benodigde maatregelen die nodig zijn om de (mogelijke) nadelige gevolgen van de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens te beperken en eventuele herhaling te voorkomen en ondersteunt de Licentienemer bij meldingen aan Betrokkenen en/of autoriteiten.

Beëindiging

Bij beëindiging van de Overeenkomst geeft Xxx xxx Xxx B.V. op verzoek van de Licentienemer alle gegevensdragers waarop of waarin zich Persoonsgegevens bevinden, terug aan de Licentienemer. Als Loo van Eck B.V. niet binnen vier weken na de beëindiging van de Overeenkomst een dergelijk verzoek heeft ontvangen, vernietigt Xxx van Eck B.V. alle gegevensdragers waarop of waarin zich Persoonsgegevens bevinden