Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten
Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Standplaats: het adres waar de werknemer gewoonlijk werkt.
b. OV-abonnementen: het jaar- of maandabonnement met openbaar vervoer (trein, bus, metro, boot of tram).
c. Dienstreis: de binnenlandse en buitenlandse reis die de werknemer noodzakelijkerwijs voor de uitoefening van zijn werkzaamheden of het volgen van een opleiding of cursus moet afleggen. Woon-werkverkeer valt hier niet onder.
d. Zakelijke verblijfskosten: de gemaakte reis- en/of verblijfskosten voor het verblijf in het binnenland en/of buitenland die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden of het volgen van een opleiding of cursus door de werknemer.
e. Woon-werkverkeer en/of woon-werkreizen: volgens de optie snelste route via Google Maps de afstand tussen de standplaats en het woonadres van de werknemer.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1. De werkgever vergoedt de dienstreizen en zakelijke verblijfskosten als aan de voorwaarden van deze regeling is voldaan.
2. Voor een zakelijk verblijf in binnen- of buitenland moet de werknemer vooraf toestemming vragen aan de werkgever. Pas na goedkeuring van de werkgever mag de werknemer het zakelijke verblijf boeken.
3. In het kader van duurzaamheid en milieu, moet de werknemer voor dienstreizen in principe gebruik maken van het openbaar vervoer (OV). Werknemer kan gebruik maken van de NS Businesscard die beschikbaar wordt gesteld door de werkgever.
4. Er wordt geen vergoeding van de kosten OV toegekend wanneer er gebruik wordt gemaakt van een anonieme ov-chipkaart. Alleen transacties met een persoonlijke ov-chipkaart worden vergoed. Wanneer het voordeliger is voor de werkgever om met een kortingskaart in- en uit te checken vindt er eveneens een (gedeeltelijke) vergoeding van de kortingskaart plaats.
Woon-werkverkeer
Artikel 3 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer medewerkers met vast contract
1. De werknemer met een vast contract heeft uitsluitend recht op een vergoeding voor het gebruik van OV. De vergoeding van de kosten OV bedraagt 50% van het OV-abonnement.
2. De vergoeding geldt voor alle woon-werkreizen met het OV. Voor de trein is dat altijd tweede klas. De keus voor het soort abonnement, dan wel het met een kortingskaart individueel reizen, dient altijd te liggen bij de voor de werkgever meest voordelige keus.
3. Voor een werknemer die op basis van het keuzemodel IKB eveneens gebruik maakt van de fiscale uitruil woon-werkverkeer, wordt de tegemoetkoming verminderd met het volgens het in artikel 3 lid 5 van de regeling IKB in het Personeelshandboek berekende bedrag (fiscale uitruil woon-werkverkeer).
Artikel 4 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer medewerkers met tijdelijk contract
1. Bij werknemers met een tijdelijk contract bij de Gemeente Leeuwarden wordt de tegemoetkoming in de reiskosten voor de duur van de werkzaamheden verleend.
2. Deze tegemoetkoming is gelijk aan de gemaakte kosten van het OV. Dit is op basis van het tarief van de tweede klasse als het gaat om de trein. De vergoeding is gelijk aan de voor de werkgever meest voordelige keus.
3. Indien aan de werknemer met een tijdelijke overeenkomst toestemming is verleend voor het gebruik van zijn eigen auto voor woon-werk verkeer, wordt de vergoeding berekend naar € 0,15 per kilometer, met een maximum van 20 kilometer enkele reis.
4. Indien de werknemer gebruik wil maken van de fiscale uitruil woon-werkverkeer, dan is de regeling genoemd in artikel 3 lid 3 van toepassing.
Dienstreizen
Artikel 5 Afstand dienstreis
1. Voor de dienstreis moet de werknemer de snelste route afleggen.
2. De afstand wordt berekend op basis van de snelste route via Google Maps. De werkgever neemt voor de berekening van de afstand de standplaats van de werknemer als begin- en eindpunt.
3. Als de werknemer de dienstreis begint of eindigt op zijn woonadres of een ander adres, neemt de werkgever, in afwijking van lid2, dit adres als begin- en eindpunt voor de berekening van de afstand. Deze uitzondering op de hoofdregel van lid 2 geldt niet als de werknemer op de heenreis of terugreis via zijn standplaats reist.
4. Wanneer lid 3 van dit artikel wordt toegepast, is het voor de werknemer niet mogelijk gebruik te maken van de fiscale uitruil woon-werkverkeer (artikel 3 van de regeling IKB).
Artikel 6 Vergoeding dienstreizen OV
Als de werknemer met het OV reist, vergoedt de werkgever de daadwerkelijk gemaakte zakelijke reiskosten op basis van het tweede klasse tarief.
Artikel 7 Vergoeding dienstreizen eigen vervoer
1. Als de werknemer de dienstreis met zijn eigen vervoer aflegt, dan betaalt de werkgever een
vergoeding van € 0,28 netto per kilometer.
2. Xxxxxx voor verkeersovertredingen die de werknemer tijdens een dienstreis begaat, worden niet vergoed en zijn voor rekening van de werknemer.
Artikel 8 Vergoeding parkeerkosten
De werkgever vergoedt de parkeerkosten die gemaakt worden tijdens een dienstreis op
declaratiebasis tot een maximum van € 25,- per dag (bruto).
Artikel 9 Vergoeding verblijfskosten bij dienstreizen
Voor de vergoeding van zakelijke verblijfskosten bij dienstreizen is het handboek loonheffingen van de Belastingdienst van toepassing en wordt aansluiting gezocht bij de vergoedingen genoemd in artikel 10.2 (dienstreizen binnenland) en 10.3 (dienstreizen buitenland) van de CAO Rijk.
Indienen declaratie(s)
Artikel 10 Declaratie
1. De werkgever vergoedt de reiskosten woon-werkverkeer, de dienstreizen en verblijfskosten (en parkeer-, tol- en veerkosten) achteraf op declaratiebasis. De werknemer moet zijn declaraties voorzien van originele, deugdelijke bewijsstukken.
2. De werknemer moet zijn declaraties, als bedoeld in lid 1, binnen drie maanden, na de kalendermaand waarin hij de kosten heeft gemaakt, indienen. Als de werknemer zijn declaraties te laat indient, kan de werkgever besluiten om deze niet te vergoeden.
Artikel 11 Misbruik
1. Wanneer de werknemer onjuiste gegevens verstrekt en/of onrechtmatig gebruik maakt van deze regeling, worden de totale kosten - met inbegrip van rente, kosten van verhaal e.d. - die de werkgever maakt met terugwerkende kracht op de werknemer verhaald.
2. Indien achteraf blijkt dat niet aan de fiscale voorwaarden is voldaan, worden de ten onrechte niet ingehouden belasting en sociale premies, alsmede de eventuele opgelegde boete alsnog ten laste van de werknemer gebracht.
3. De in deze regeling genoemde (belastingvrije) vergoedingen zijn gebaseerd op de fiscale regelgeving.
4. Het sanctiebeleid is van overeenkomstige toepassing.
5. De gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om in verband met fiscale wijzigingen, de bedragen zoals overeengekomen met een werknemer te verlagen naar het fiscaal onbelast toegestane maximum, dan wel belast te vergoeden.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een bijzondere voorziening treffen.
Artikel 13 Overgangs- en slotbepalingen
1. Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten gemeente Leeuwarden 2023”, is vastgesteld door het College van B&W op [datum] en is met terugwerkende kracht inwerking getreden op 1 januari 2023.
2. De Regeling vergoeding reis- en verblijfskosten gemeente Leeuwarden 2023 vervangt de ‘Regeling vergoeding reis- en verblijfskosten gemeente Leeuwarden 2022’, waardoor laatstgenoemde regeling op 1 januari 2023 is komen te vervallen.