Uitleendienst sport- en spelmateriaal XL
Reglement
Uitleendienst sport- en spelmateriaal XL
1. De uitleendienst
Het evenementenloket beschikt over sport- en spelmateriaal XL.
2. Definities
- ontlener : persoon die het aanvraagformulier invult en ondertekent. Voor verenigingen is dit de voorzitter, de secretaris en/of een gevolmachtigde. Voor particulieren is dit de gebruiker. De ontlener draagt de verantwoordelijkheid over het ontleende materiaal;
- gebruiker : persoon die tijdens de volledige duur van de activiteit aanwezig is en instaat voor de controle van het materiaal. Deze meerderjarige persoon is de contactpersoon tijdens de georganiseerde activiteit.
3. Wie kan ontlenen?
A. gemeentediensten, adviesraden en parochies uit Schilde, scholen in Schilde;
B. door de gemeente Schilde erkende verenigingen en politieke partijen uit Schilde;
C. niet-erkende verenigingen uit Schilde en inwoners van de gemeente Schilde. Afwijkingen worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Commerciële vennootschappen en handelszaken kunnen geen materiaal ontlenen.
4. Wat kan ontleend worden?
Zie inventaris als bijlage.
5. Hoe aanvragen?
De aanvraag wordt ingediend via het daartoe bestemde ontleenformulier. Dit formulier kan schriftelijk, via e-mail of via de website bij het evenementenloket ingediend worden. De ontlener vult het ontleenformulier volledig in. Het ondertekenen van het formulier bevestigt de aanvraag en de aanvaarding van dit reglement, bedrag van de waarborg en vergoedingen inbegrepen.
6. Wanneer aanvragen?
Gebruikersgroepen A en B : maximum een jaar voor de activiteit; Gebruikersgroep C : maximum twee maanden voor de activiteit.
De aanvraag wordt minstens drie weken voor de activiteit ingediend. Latere aanvragen worden behandeld in functie van de beschikbaarheid en haalbaarheid. Aanvragen worden chronologisch behandeld. Een reservatie is pas definitief na het ontvangen van een schriftelijke bevestiging van het evenementenloket. Deze wordt verstuurd binnen de twee weken na de aanvraag.
7. De waarborg en de betaling
Een waarborg is verschuldigd door gebruikersgroepen B en C. De waarborg bedraagt 150 euro.
Een maand voor de activiteit maakt het evenementenloket een factuur op. Het verschuldigde bedrag wordt ten laatste een week voor de activiteit gestort. De waarborg wordt binnen een maand terugbetaald indien na gebruik geen schade en/of inbreuken op dit reglement werden vastgesteld. In geval van schade wordt de waarborg verdubbeld bij een volgende aanvraag. Bij een tweede schadegeval wordt de waarborg nogmaals verdubbeld. Bij een derde schadegeval wordt de gebruiker uitgesloten voor een jaar.
8. De ontleenvoorwaarden en ontleenperiode
Het ontleende materiaal mag onder geen enkel beding worden doorverhuurd of doorgegeven. Het evenementenloket kan een ontlening weigeren mits motivatie. In geval van discussie wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De ontleenperiode wordt bepaald in functie van de beschikbaarheid. Het materiaal kan maximum twee weken ontleend worden.
9. Het gebruik
De materialen moeten na gebruik proper en in originele staat aangeboden worden zodat deze aansluitend gebruikt kunnen worden door een volgende ontlener. De ontlener en/of de gebruiker mag geen herstellingen of wijzigingen aan de materialen (laten) uitvoeren of onderdelen vervangen. De ontlener en/of de gebruiker mag zich niet individueel verrijken via de materialen.
10. Ophalen en inleveren
De materialen worden opgehaald en teruggebracht bij het evenementenloket tijdens de openingsuren of op afspraak. De ontlener controleert het ontleende materiaal bij het ophalen. Het evenementenloket controleert de materialen bij het inleveren. Naargelang de ernst van de tekortkomingen en/of schade, vastgesteld voor of na het gebruik, wordt er een verslag opgemaakt dat ondertekend wordt door beide partijen.
11. Beschadigingen, diefstal en verlies
De ontlener neemt de nodige maatregelen om beschadiging, diefstal en/of verlies te voorkomen. Bij het vaststellen van voorgaande moet het evenementenloket ten laatste de eerstvolgende werkdag op de hoogte gebracht worden. Bij diefstal moet binnen 24 uur proces-verbaal opgemaakt worden door de bevoegde politiedienst. De verantwoordelijkheid wordt per geval onderzocht. Bij beschadigingen waarvoor de ontlener verantwoordelijk is, vallen de kosten volledig ten laste van de ontlener.
12. De schorsing
Ontleners die tweemaal binnen één jaar een inbreuk begaan tegen de bepalingen van dit reglement worden door het evenementenloket geschorst voor zes maanden. Begaat de ontlener binnen de zes maanden na de schorsing opnieuw een inbreuk tegen de bepalingen van het reglement, wordt hij door het college van burgemeester en schepenen geschorst voor een jaar.
Ontleners die :
- materialen doorverhuren, doorgeven of verkopen;
- persoonlijke inkomsten verwerven via de materialen;
- materialen gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn;
- drie keer schade veroorzaken (zie 7. De waarborg en de betaling); worden door het college van burgemeester en schepenen geschorst.
13. De aansprakelijkheid
De ontlener is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal. Schade wordt aangerekend ongeacht of deze veroorzaakt werd door de gebruiker, zijn medewerkers en/of bezoekers. Het gemeentebestuur van Schilde kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en/of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen. Elke zaak van overmacht waardoor de toegezegde materialen niet kunnen ontleend worden, verbreekt de overeenkomst zonder recht op schadevergoeding voor de ontlener.
14. Annuleringen
Annuleringen worden zo spoedig mogelijk schriftelijk of via e-mail doorgegeven aan het evenementenloket.
15. De vergoedingen
Volgende vergoedingen worden na gebruik aangerekend :
- voor materiaal dat vuil is : 30€/uur/ingezet personeelslid. Elk begonnen uur wordt aangerekend als een volledig uur;
- voor materiaal dat defect of beschadigd is : de vervang- of herstellingskosten;
- voor materiaal dat te laat wordt teruggebracht : 25€;
- voor materiaal dat niet wordt teruggebracht : de nieuwe aankoopwaarde; Ontleners die nog vergoedingen moeten betalen kunnen geen materiaal ontlenen tot de verschuldigde bedragen betaald zijn.
16. Geldigheid van het reglement
Conform de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2013 gaat dit reglement in vanaf 1 januari 2014.
17. Bevoegdheden en aanpassingen
De gemeenteraad stelt het reglement vast en kan dit op elk moment wijzigen. Hij stelt de tarieven van de waarborg, huur en vergoedingen vast. Het college van burgemeester en schepenen behandelt discussiepunten en aanvragen die niet in het reglement passen, en beslist over schorsingen. Het evenementenloket meldt eventuele onregelmatigheden aan het college van burgemeester en schepenen.
Bijlage 1. De inventaris Bijlage 2. Het ontleenformulier