Definitieve offerte regionale vestiging GR Cocensus
Definitieve offerte regionale vestiging GR Cocensus
De gemeenten Alkmaar, Heerhugowaard, Castricum, Bergen,Langedijk, Heiloo, Graft De Rijp en Schermer hebben in de tweede helft van 2012 een intentieverklaring ondertekend om de mogelijkheid tot samenwerking op het gebied van gemeentelijke belastingen nader te onderzoeken. De voorwaarden bij de intentieverklaring zijn dat er gekoerst wordt op aansluiting bij een bestaande gemeenschappelijke regeling met een regionale vestiging en dat de samenwerking op 1 januari 2014 operationeel moet zijn.
Op 21 november 2012 is door Cocensus een offerte voor bovengenoemde gemeenten uitgebracht. Op 11 december is op basis van een aanvullende notitie een aantal besparingsmogelijkheden tot een totaalbedrag van € 470.000 ingebracht, die in het bestuurlijk overleg is besproken.
Na deze periode hebben de gemeenten onderling overleg gevoerd over hoe om te gaan met de kosten van achterblijvende overhead en hoe deze kosten voor een deel zouden kunnen worden ingevuld in directe relatie tot de oprichting van een regionale vestiging.
Hoewel nog niet formeel bevestigd, heeft de gemeente Castricum zich terughoudend opgesteld, zowel ten aanzien van de offerte van Cocensus als met betrekking tot het overleg over de invulling van de achterblijvende overheadkosten. Anticiperend op het mogelijk terugtrekken van de gemeente Castricum en om het tijdstraject van aansluiting per 1 januari 2014 niet in gevaar te brengen, is in deze definitieve offerte geen rekening meer gehouden met de toetreding van de gemeente Castricum tot de GR Cocensus. Het niet meenemen van de gemeente Castricum heeft geen effect op de bijdragen van de andere gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling. Hiermee wordt een toetreding van de gemeente Castricum niet per definitie uitgesloten, maar het is gezien de omvangrijke operatie wel van belang om eind februari duidelijkheid te krijgen op het traject en een start te maken met het optuigen van een projectorganisatie.
In dit document treft u de definitieve offerte van de gemeenschappelijke regeling aan met inachtneming van de aanvullende besparingen en exclusief de gemeente Castricum. De indeling van deze offerte is als volgt:
1. Inleiding | pagina | 2 |
2. Cocensus | 2 | |
3. Bestuur | 4 | |
4. Klantencontacten | 4 | |
5. Managementinformatie | 4 | |
6. Wet- en regelgeving | 5 | |
7. BAG | 5 | |
8. Software | 6 | |
9. Personeel | 6 | |
10. Huisvesting | 7 | |
11. Financiën: offerte | 8 | |
12. Desintegratiekosten | 15 | |
13. Planning | 16 |
1. Inleiding
Voor de realisatie van een regionale vestiging onder de vleugels van de GR Cocensus is een offerte opgesteld. Op zich is dat een nieuw fenomeen voor Cocensus. Alvorens te komen tot de offerte is onderzocht welk huisvestingconcept hiertoe het meest geschikt is. Het is immers van groot belang om schaalvoordelen door uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling te kunnen realiseren zonder dat daarbij de slagvaardigheid en kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van de gemeentelijke belastingen verloren gaat.
Dat betekent dat in de offerte en de daarbij behorende toelichtingen een aantal sleuteltermen van belang zijn:
- flexibiliteit
- continuïteit
- kwaliteit
- veiligheid
- efficiency
In de navolgende hoofdstukken zullen deze termen terugkeren en nader worden toegelicht.
Wat betreft de offerte is ervoor gekozen om op transparante wijze inzicht te geven in de financiële huishouding van Cocensus. Met als vertrekpunt de huidige begroting 2013 van Cocensus is een doorberekening gemaakt naar het jaar 2014. Daarnaast wordt een meerjarenperspectief gepresenteerd, waarin voor alle deelnemers aan de GR, de huidige en de potentiële toetreders, aanvullende besparingen op de gemeentelijke bijdragen zijn verwerkt.
2. Cocensus
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling die vanaf 1 januari 2007 de uitvoeringswerkzaamheden van de gemeentelijke belastingen verricht voor de gemeente Haarlem en de gemeente Haarlemmermeer. In mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus; per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk en per 1 januari 2012 de gemeente Wormerland en de gemeente Oostzaan. In totaal bedient de GR een gebied van afgerond 380.000 inwoners (200.000 objecten).
Naast zaken als kwaliteitsverbetering en het wegnemen van kwetsbaarheid was een andere belangrijke reden voor de oprichting van Cocensus het realiseren van een substantiële efficiencybesparing op de uitvoeringskosten. Bij de oprichting van Cocensus is aan de organisatie een pakket aan taakstellingen meegegeven. Tot nu toe zijn de jaarlijkse taakstellingen gerealiseerd.
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges. Nadrukkelijk is gesteld, dat de GR een uitvoeringsorganisatie is. Feitelijk een back office. De deelnemende gemeenten blijven daardoor altijd het eerste gezicht voor de inwoner voor wat betreft de lokale heffingen.
De uitvoeringswerkzaamheden betreffen de uitvoering van de wet WOZ (herwaardering), de aanslagoplegging, de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften, de (dwang)invordering en de afhandeling van verzoeken om kwijtschelding. Cocensus verzorgt de contacten met de Waarderingskamer, CBS, dataland en de gemeentelijke afnemers (belastingdienst en waterschap).
Daarnaast beschikt Cocensus over beleidscapaciteit die ingezet wordt (of kan worden) bij de voorbereiding, ondersteuning en opstelling van belastingverordeningen, de berekening van de gemeentelijke tarieven en voor bijdragen aan de gemeentelijke producten in het kader van de planning & control cyclus (begroting, voorjaarsnota, bestuursrapportage, najaarsnota en jaarrekening).
Vanaf medio 2009 is Cocensus ISO-gecertificeerd. In dat kader is niet zozeer het certificaat belangrijk, maar wel dat er een systematiek is ingevoerd om jaarlijks alle processen door te lichten. Intern door onze 12 auditoren en 1x per jaar extern in het kader van het behoud van de ISO-certificering.
Cocensus rapporteert maandelijks de aanslag- en opbrengstrealisatie (journalisering) en daarnaast via geconsolideerde managementrapportages (3x per jaar) de realisatie, de prognose en de ontwikkelingen op het gebied van de waardeontwikkeling, de opbrengsten heffingen, de bezwaarschriften, de kwijtscheldingsverzoeken en de openstaande vorderingen.
Het organogram van Cocensus ziet er als volgt uit:
De bijbehorende formatie luidt als volgt: | |
Directie en staf | 6,83 fte |
Bedrijfsbureau | 5,00 |
Afdeling Gegevens en Applicatiebeheer | 12,86 |
Afdeling WOZ | 24,89 |
Afdeling Heffingen en Bezwaar | 13,22 |
Afdeling Invordering | 18,33 |
Totaal | 81,13 fte |
Het basismodel voor de inrichting van de organisatie zal niet wijzigen indien sprake is van uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling met een regionale vestiging.
3. Bestuur
Cocensus kent een Algemeen Bestuur (AB) en een Dagelijks Bestuur (DB). Het DB vergadert vijf keer per jaar. Twee van deze vergaderingen worden opgeschaald tot een AB-vergadering, met name om de jaarrekening en de begroting vast te stellen.
De vergaderingen kenmerken zich door slagvaardigheid en besluitvorming op basis van wederzijds vertrouwen. Het is nog niet voorgekomen, dat er besluiten zijn genomen op basis van het uitbrengen van stemmen.
Daarnaast vindt er eveneens vijf keer per jaar het opdrachtgeversoverleg plaats (OGO). Dat is een vergadering waarin de besluiten, de rapportages, de uitvoering van de dienstverlenings- overeenkomsten e.d. worden besproken met de ambtelijke opdrachtgevers. Het OGO dient daarnaast als voorbereidingsoverleg voor de bestuursvergaderingen.
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van colleges. De gemeenteraden van de gemeenten worden in staat gesteld om hun gevoelens te uiten bij de begroting en de jaarrekening van Cocensus, die in de regel worden aangeboden als bijgevoegde stukken bij de gemeentebegroting en de gemeenterekening.
In de huidige situatie bestaat de GR uit 6 gemeenten. Dat maakt het mogelijk om vergaderingen van het AB en DB indien gewenst samen te laten vallen. Indien de GR wordt uitgebreid met 6 gemeenten dan is het wellicht niet meer mogelijk om dit altijd gemakkelijk te realiseren. Dat betekent, dat mogelijk moet worden nagedacht om ter behoud van de slagvaardigheid een duidelijkere scheiding aan te brengen in de structuur en vertegenwoordiging van met name het Dagelijks Bestuur. Hiertoe zal in de nadere uitwerking in 2013 vorm aan gegeven dienen te worden.
4. Klantencontacten
Cocensus is een puur uitvoerende organisatie op het gebied van lokale heffingen. Uiteraard behoudt de gemeente de beleidsfunctie, maar er is ook voor gekozen om in de richting van de burgers het gezicht en de herkenbaarheid van de deelnemende gemeenten te behouden. Aanslagen zijn voorzien van de gemeentelijke logo’s en voor de eerstelijns opvang dienen burgers zich te wenden tot de gemeenten. Dat betekent dat op de belastingaanslagen de adressen van de gemeenten en de telefoonnummers van de gemeenten worden vermeld. De medewerkers van de gemeenten (balie en call-centra) worden in de maand februari getraind door Cocensus. Voor complexere vragen wordt of doorgeschakeld naar Cocensus of worden terugbel- of tegenwoordig ook terugmail-afspraken (binnen 48 uur) gemaakt.
Een stap verder in de belastingprocessen worden de contacten met de burgers wel volledig door Cocensus verzorgd. Dus op uitspraken op bezwaarschriften, kwijtscheldingsverzoeken, aanmaningen, dwangbevelen e.d. staat het telefoonnummer van Cocensus.
Voor de gemeentelijke balie- of call-centre-medewerkers wordt een raadpleegfunctie in het belastingssysteem van Cocensus gefaciliteerd.
5. Managementinformatie
Cocensus verstrekt per gemeente maandelijks (op de 3/4e werkdag van de maand) een zogenaamd journaliseringsoverzicht, waarin opgenomen de verstuurde aanslagen en de gerealiseerde opbrengsten per maand per belastingjaar. Hierdoor wordt er maandelijks aansluiting met de debiteurenstand verkregen. Immers de belastinggelden worden wel door Cocensus opgelegd, maar komen binnen op de gemeentelijke belastingrekening. Dat geldt ook voor de aanmaningskosten en kosten van dwanginvordering. Dit voorkomt geldstromen en renteverrekeningen.
Driemaal per jaar wordt er per gemeente een uitgebreide managementrapportage opgesteld, gericht op de uitvoering van de gemeentelijke belastingen over de (drie) lopende belastingjaren. Een voorbeeld van een managementrapportage 2012 voor de gemeente Haarlemmermeer is als bijlage bij deze offerte gevoegd.
Een samenvatting van de managementrapportages, uitgebreid met de onderdelen personeel en financiën wordt gepresenteerd in de bestuursrapportage.
De accountantscontrole voor het onderdeel gemeentelijke belastingen vindt plaats bij Cocensus. De kosten van deze controle zijn opgenomen in de begroting van Cocensus. Door de accountant van Cocensus worden afspraken gemaakt met de gemeentelijke accountant voor de formele overdracht van het door de accountant van Cocensus te controleren deel. Daarnaast wordt het normenkader en controleprotocol van de betreffende gemeente gehanteerd als input voor de te controleren werkzaamheden. Tot slot kan een gemeente of gemeentelijke accountant het verzoek indienen om specifieke onderdelen meer uitgebreid bij de controle te betrekken.
De afgelopen drie jaar en ook het komend jaar maakt Cocensus gebruik van de diensten van accountant Xxxxx & Young. De accountantscontrole bij Cocensus vindt plaats in de 3e week van januari. De jaarrekening wordt vastgesteld in de 2e week van februari.
6. Wet- en regelgeving
De verplichtingen van Cocensus om de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te volgen, alsmede de aanwijzingen die zijn opgenomen in de gemeentelijke belastingverordeningen zijn vastgelegd in de Gemeenschappelijke regeling (GR), de Mantelovereenkomst en in dienstverleningsovereen-
komsten (DVO’s) die voor alle individuele gemeenten zijn opgesteld en vastgesteld. De GR en de DVO zijn als afzonderlijke bijlagen bij deze offerte bijgevoegd.
In de praktijk van Cocensus is geconstateerd, dat de kennis van lokale belastingen bij de aangesloten gemeenten vermindert of verdwijnt. En hoewel Cocensus zich puur richt op de uitvoering is gebleken dat de behoefte aan beleidsvoorbereiding of beleidsondersteuning is toegenomen. Dat betekent voor de huidige deelnemers aan de GR dat Cocensus intensief betrokken wordt bij het opstellen van de belastingverordeningen. Daarnaast volgt Cocensus alle ontwikkelingen op gebied van lokale heffingen bijvoorbeeld op het gebied van initiatieven of maatregelen van de rijksoverheid en alle relevantie jurisprudentie. Deze ontwikkelingen worden kortgesloten met de ambtelijk opdrachtgevers van de aangesloten gemeenten.
7. BAG
Cocensus beheert niet de BAG uit voor haar deelnemende gemeenten. Uiteraard is Cocensus vanuit het WOZ-perspectief nauw bij de BAG betrokken en wordt een intensief beroep op Cocensus gedaan voor het koppelen van identificatie-eenheden aan adressen. Daarnaast voldoet Cocensus aan de gestelde voorwaarden voor het berichtenverkeer.
Er is wel een onderzoek gestart om vast te stellen in hoeverre ook in de bundeling van BAG- activiteiten er voor de deelnemende gemeenten schaalvoordelen zijn te behalen door een deel van de BAG-werkzaamheden (met name gegevensbeheer) over te hevelen naar Cocensus.
Indien gewenst kan het uitvoeren van de BAG voor een specifieke gemeente in een afzonderlijk traject onderzocht worden.
8. Software
Cocensus maakt voor de heffing van belastingen en aanverwante zaken gebruik van het systeem van Gouw. Voor de waardering van objecten wordt momenteel gebruik gemaakt van GeoTax. Bij toetreding van een gemeente aan de gemeenschappelijke regeling worden de gegevens geconverteerd naar de applicaties van Cocensus. De kosten voor het conversietraject komen voor rekening van Cocensus, met uitzondering van kosten die mogelijk moeten worden gemaakt voor ontsluiting van de gegevens uit de bestaande gemeentelijke systemen. Deze kosten komen voor rekening van de gemeente.
Daarnaast beschikt Cocensus over een volledig geïmplementeerd Document Management Systeem (DMS). Het betreft het pakket Verseon van de firma Circle. Naast het feit dat daarmee documenten als bezwaarschriften en kwijtscheldingsverzoeken rechtstreeks digitaal in de work-flow van de belastingapplicatie kunnen worden gebracht, verzorgt Cocensus ook de archivering van genoemde documenten ten behoeve van haar deelnemende gemeenten. Hiertoe is een afzonderlijke archiefverordening vastgesteld. Bij de aanschaf van het DMS is rekening gehouden met toekomstige ontsluiting van gegevens naar de gemeentelijke KCC’s (klanten-contact-centra).
9. Personeel
Het personeelsbestand van Cocensus bestaat grotendeels uit belastingmedewerkers van de aangesloten gemeenten. Ook de staf en het bedrijfsbureau is grotendeels gevuld met (omgeschoolde) belastingmedewerkers. Het technisch ICT-beheer is door middel van een SLA (service level agreement) uitbesteed aan een externe partij.
Indien een gemeente toetreedt tot Cocensus dan mag het personeel van de betreffende gemeente, dat werkzaam was op het gebied van belastingen mee; dit met uitzondering van het management. Voor het management geldt een sollicitatieplicht.
Zoals eerder gesteld in hoofdstuk 2 geldt dat het organisatiemodel van Cocensus niet zal veranderen na uitbreiding met een regionale vestiging. Cocensus ziet echter zeker ook mogelijkheden en nemen dit op als een inspanningsverplichting om huidige teamleiders of coördinatoren belastingen onder te brengen in de organisatie van Cocensus.
In de praktijk is gebleken, dat er bij de gemeenten zelf wel een vacature ontstaat voor ambtelijk opdrachtgever (vaak te combineren met andere verbonden partijen). Een functie die in een aantal gevallen is ingevuld door voormalige afdelingsmanagers. Voor de samenwerking tussen de gemeenten en Cocensus is de ambtelijk opdrachtgever een sleutelfiguur, waarbij de kennis van zowel het werkveld van belastingen als de gemeentelijke organisatie een grote meerwaarde is.
Het opstellen van een sociaal plan, overleg met OR/GO e.d. is een aangelegenheid van de gemeente zelf. Indien gewenst kan Cocensus ondersteuning bieden bij dit proces.
Met de medewerkers worden plaatsingsgesprekken gevoerd teneinde een ieder zo veel mogelijk naar wederzijdse tevredenheid te plaatsen. Het mens-volgt-werk principe wordt zoveel mogelijk gevolgd, met dien verstande dat bij een grotere organisatie als Cocensus er op onderdelen sprake is van verdergaande specialisatie en er sprake kan zijn van mens-volgt-taakveld. Een voordeel van de grotere organisatie is daarbij, dat er meer doorgroeimogelijkheden binnen het vakgebied zijn voor medewerkers dan doorgaans bij de kleinere gemeentelijke organisaties.
Iedere medewerker die geplaatst wordt bij Cocensus behoudt de door haar/hem opgebouwde rechten.
Bij de toetredingen van respectievelijk Hillegom en Beverwijk heeft plaatsing altijd tot tevredenheid van zowel de werknemer als de werkgever plaats gevonden. Na introductie en het inwerken van de nieuwe medewerkers worden zo snel mogelijk POP-gesprekken ingepland.
Voor wat betreft de rechtspositieregeling wordt daar waar nog noodzakelijk de rechtspositieregeling van de gemeente Haarlem gevolgd. Op onderdelen heeft Cocensus al haar eigen regelingen. Een voorbeeld hiervan is de vervoersregeling, die uitgebreider is dan wat gemeenten normaliter aanbieden.
Cocensus is gestart met de invoering van Het Nieuwe Werken. Vrij vertaald het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Hierdoor wordt het mogelijk voor medewerkers om zowel structureel (maximaal 2 dagen per week bij een volledig dienstverband) als incidenteel thuis te werken. Met de medewerkers is afgesproken dat Het Nieuwe Werken gedurende een jaar (tot 1 juli 2013) als Pilot wordt ingevoerd. Op basis van de ervaringen wordt een definitieve regeling ingevoerd.
Bij de opstellen van de financiële offerte voor de regionale vestiging is rekening gehouden met de bestaande formatie van de betreffende gemeenten. In de bestaande organisatie van Cocensus wordt afgerond 15% van de formatie ingevuld door Directie, staf en Bedrijfsbureau (overhead). Met de uitbreiding van de Gemeenschappelijke regeling verwachten wij dat op het gebied van Directie, staf en Bedrijfsbureau de volgende aanvullende functies ingevuld dienen te worden:
- hoofd regionale vestiging
- medewerker secretariaat/facilitair regionale vestiging
- medewerker/adviseur KAM (kwaliteitsmedewerker)
- medewerker financiële administratie
- medewerker planning & control
- medewerker HRM
De vacatures zullen in eerste instantie worden uitgezet bij de toetredende gemeenten.
10. Huisvesting
In 2012 is bij Cocensus geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken (HNW) en het werken “in the cloud”. Dat betekent dat het op dit moment mogelijk is om vrij vertaald waar ook ter wereld de systeemconfiguratie en de applicaties van Cocensus te benaderen. De belangrijkste eis, die daaraan
gesteld is, is het aspect veiligheid. In de praktijk betekent dit dat medewerkers naast gebruikersnaam en wachtwoord, via een token, dat telkenmale een unieke code genereert, kunnen inloggen als ware zij werkzaam bij Cocensus. De persoonlijke pc’s van de medewerkers zijn volledig geconfigureerd op de servers. Feitelijk is de pc’s op de werkplek niet veel meer dan een monitor met daarnaast een aansluitingsmodem voor de server.
Na inloggen zijn de medewerkers dan ook volledig werkzaam op de servers van Cocensus. Het maakt feitelijk niet uit of dat gebeurt via een pc, laptop of zelfs smartphone en het maakt ook niet uit of dat geschiedt via Microsoft of Apple. En het betekent ook dat zij dan gebruik maken van alle beveiligingstools van Cocensus, zoals een virusscanner en een firewall.
Dit fenomeen heeft er toe geleid, dat Cocensus in 2013 nog een stap verder gaat en alle servercapaciteit gaat hosten bij een datacenter. Dat heeft als voordeel, dat de apparatuur 24 uur per dag beschikbaar en beveiligd is en er een back-up garantie is bij eventuele calamiteiten.
Prioriteit in de huisvesting komt daarbij te liggen op een goede aansluiting via bijvoorbeeld Gemnet en een kantoor dat optimaal is voorzien van de mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van het internet.
Dit concept zal ook worden toegepast bij de nieuwe huisvesting: goede aansluiting en optimale mogelijkheden om van het internet gebruik te kunnen maken. Een combinatie van deze technische mogelijkheden en het Nieuwe Werken betekent dat de regionale huisvesting uitermate geschikt is om het concept van flexwerkplekken en beperkte individuele kantoorruimte toe te passen.
Ook voor medewerkers die telefonisch bereikbaar moeten zijn is dit concept van toepassing. De huidige telefooncentrale is in 2013 afgeschreven en zal worden vervangen door een centrale waarin alle medewerkers de beschikking krijgen over een mobile telefoon, die is gekoppeld aan de centrale en derhalve is doorgeschakeld vanuit de vaste telefoonnummers.
Naast flexibiliteit en veiligheid geldt ook dat er op deze wijze besparingen kunnen worden gerealiseerd op de huisvesting. Dit concept wordt ook (gefaseerd in verband met lopende contracten) toegepast op de huidige vestiging van Cocensus in Hoofddorp, maar het spreekt voor zich dat met name ook de regionale vestiging zich daar uitermate goed voor leent.
In de financiële offerte is rekening gehouden met kosten van huur van een regionale vestiging van
1.000 vierkante meter en met de kapitaallasten van inrichting inclusief meubilair van een investeringsbedrag van in totaal 400.000 euro. Deze kosten (kapitaallasten) zijn verdisconteerd in de offerte.
11. Financiën: offerte
Voor de toetreding van de 8 gemeenten is een berekening opgesteld voor de bijdrage per gemeente aan de gemeenschappelijke regeling. Daartoe is de huidige vastgestelde begroting 2013 van Cocensus doorvertaald naar 2014.
Voor 2014 rust er op de GR een efficiencytaakstelling van 2% voor de huidige deelnemers aan de GR. Deze besparing is derhalve meegenomen in het vertrekpunt voor de berekening van de bijdragen van de nieuwe deelnemers aan de GR.
Wij verwachten geen loonmaatregelen maar zijn wel uitgegaan van een inflatiepercentage van 1,75% dat is toegepast op de materiële budgetten. Voor de begroting van Cocensus in zijn geheel betekent dit een stijging van de lasten van afgerond 0,5%.
Dus per saldo is als vertrekpunt de begroting 2013 genomen minus 2% efficiencytaakstelling plus 0,5% inflatiecorrectie. In totaal zijn de bijdragen van de huidige deelnemers en dus ook de nieuwe toetreders daarmee 1,5% lager dan in de begroting 2013.
Cocensus hanteert daarbij geen systematiek van kostprijzen per product, maar een integrale kostenbenadering. Er is derhalve ook geen sprake van eindafrekeningen voor meerwerk, tenzij de gemeente specifieke opdrachten aan Cocensus verstrekt.
Op de volgende pagina wordt de begroting 2014 gepresenteerd met daarbij de totale bijdrage van de nieuwe deelnemers aan de GR onder de noemer Dependance. Na een toelichting op de begroting 2014 van Cocensus volgt een meerjarenperspectief waarin de bijdragen van de individuele deelnemers aan de GR worden gepresenteerd over de periode 2014-2018.
Vertrekpunt voor de berekeningen is het overnemen van alle huidige werkzaamheden die bij de afdelingen belastingen van de individuele gemeenten zijn ondergebracht.
Daarnaast geldt nadrukkelijk dat gemeenten “schoon”overgaan naar Cocensus. Dat betekent dat er geen werkvoorraden, anders dan normale werkvoorraden, over voorgaande jaren meer liggen.
Indien dat wel het geval is, zal per individuele gemeenten overlegd moeten worden over hoe en tegen welke kosten deze werkvoorraad kan worden weggewerkt.
Begroting 2014 Cocensus definitief inclusief dependance
Jaarekening 2011 | Begroting 2012 na 1e burap | 2013 | 2014 | Dependance | Begroting 2014 Totaal | |
-BATEN | ||||||
Bijdragen deelnemers GR | ||||||
Haarlemmermeer | 3.528.900 | 3.570.900 | 3.587.300 | 3.533.500 | 3.533.500 | |
Haarlem | 2.382.700 | 2.416.300 | 2.418.000 | 2.381.700 | 2.381.700 | |
Beverwijk | 792.800 | 764.300 | 754.300 | 743.000 | 743.000 | |
Hillegom | 362.700 | 352.300 | 335.400 | 330.400 | 330.400 | |
Oostzaan | 205.400 | 203.000 | 200.000 | 200.000 | ||
Wormerland | 330.500 | 326.500 | 321.600 | 321.600 | ||
Dependance | 3.916.400 | 3.916.400 | ||||
Totaal bijdragen deelnemers GR | 7.067.100 | 7.639.700 | 7.624.500 | 7.510.200 | 3.916.400 | 11.426.600 |
Overige | ||||||
Dienstverlening opdrachtgevers | 189.797 | 210.100 | 120.500 | 150.000 | 100.000 | 250.000 |
Dienstverlening derden | 140.633 | |||||
Bijdrage opdrachtgevers voor dwanginvordering | 150.000 | 160.000 | 160.000 | 160.000 | 100.500 | 260.500 |
Opdrachten | 111.000 | 100.000 | 150.000 | 50.000 | 200.000 | |
Ontvangen rente BNG | 2.690 | 500 | ||||
Totaal Overige | 483.120 | 481.600 | 380.500 | 460.000 | 250.500 | 710.500 |
TOTAAL BATEN | 7.550.220 | 8.121.300 | 8.005.000 | 7.970.200 | 4.166.900 | 12.137.100 |
-LASTEN | ||||||
Personeel | ||||||
Salarissen en sociale lasten | 4.456.317 | 4.663.800 | 4.642.000 | 4.592.000 | 2.450.000 | 7.042.000 |
Woon-/werkverkeer | 47.223 | 54.000 | 56.000 | 58.000 | 17.500 | 75.500 |
Opleidingen | 59.472 | 94.000 | 93.000 | 92.000 | 49.000 | 141.000 |
Overig | 62.890 | 35.600 | 44.400 | 45.300 | 28.000 | 73.300 |
Totaal Personeel | 4.625.902 | 4.847.400 | 4.835.400 | 4.787.300 | 2.544.500 | 7.331.800 |
Huisvesting | ||||||
Kantoor | 374.533 | 284.400 | 300.000 | 300.000 | 155.000 | 455.000 |
Energie en water | 120.536 | 96.400 | 100.000 | 100.000 | 52.000 | 152.000 |
Kapitaallasten* | 109.961 | 105.900 | 101.900 | 101.900 | 55.000 | 156.900 |
Diensten | 92.565 | 106.400 | 90.000 | 92.000 | 62.000 | 154.000 |
Totaal Huisvesting | 697.595 | 593.100 | 591.900 | 593.900 | 324.000 | 917.900 |
Automatisering | ||||||
Servers | 171.594 | 165.600 | 126.000 | 126.000 | 45.000 | 171.000 |
Netwerk/infrastructuur | 43.489 | 45.600 | 29.500 | 29.500 | 35.000 | 64.500 |
Pc's en randapparatuur | 57.328 | 80.800 | 89.000 | 89.000 | 52.000 | 141.000 |
Belastingapplicaties | 971.996 | 1.058.100 | 1.071.000 | 1.071.000 | 516.400 | 1.587.400 |
Kantoorapplicaties | 70.132 | 154.300 | 159.200 | 159.200 | 90.000 | 249.200 |
Telefonie | 100.412 | 115.500 | 106.000 | 106.000 | 45.000 | 151.000 |
Dienstverlening ICT | 0 | 200.000 | 270.000 | 272.300 | 100.000 | 372.300 |
Aandeel WOZ (-/-) | -314.000 | -314.000 | -314.000 | -314.000 | -314.000 | |
Totaal Automatisering | 1.100.951 | 1.505.900 | 1.536.700 | 1.539.000 | 883.400 | 2.422.400 |
Overige uitgaven | ||||||
Diverse posten | 681.543 | 654.800 | 617.000 | 627.000 | 380.000 | 1.007.000 |
Kapitaallasten bedrijfsmiddelen | 2.642 | 2.500 | 1.000 | 0 | 0 | |
Rente langlopende leningen | 107.096 | 93.700 | 65.800 | 65.800 | 30.000 | 95.800 |
Rekening courant rente | 3.372 | 1.900 | 0 | 0 | ||
Gecalculeerde rente | -187.907 | -179.500 | -156.800 | -156.800 | -75.000 | -231.800 |
Totaal Overige uitgaven | 606.746 | 573.400 | 527.000 | 536.000 | 335.000 | 871.000 |
Uitvoering Wet WOZ | ||||||
Budget inhuur capaciteit | 179.125 | 160.000 | 120.000 | 120.000 | 70.000 | 190.000 |
Aandeel automatisering | 314.000 | 314.000 | 314.000 | 314.000 | 314.000 | |
Overige uitgaven | 25.306 | 33.400 | 15.000 | 15.000 | 10.000 | 25.000 |
Totaal Uitvoering Wet WOZ | 518.431 | 507.400 | 449.000 | 449.000 | 80.000 | 529.000 |
Dotatie egalisatievoorziening | 65.000 | 65.000 | 65.000 | 65.000 | ||
TOTAAL LASTEN | 7.549.625 | 8.092.200 | 8.005.000 | 7.970.200 | 4.166.900 | 12.137.100 |
Saldo | 595 | 29.100 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Toelichting begroting 2014 inclusief dependance.
Bijdragen deelnemers aan de GR
De bijdragen 2013 zijn verminderd met 2% efficiencytaakstelling en vermeerder met 0,5% inflatiecorrectie. De aldus berekende bijdragen zijn het vertrekpunt geweest voor de totale bijdrage voor de nieuwe deelnemers in de regionale huisvesting.
Overige baten
De overige baten bestaan uit een drietal posten. Dienstverlening opdrachtgevers betreft werkzaamheden, die de huidige deelnemers uitbesteden aan Cocensus. Het betreft hier bijvoorbeeld werkzaamheden op het gebied van handhaving zoals controles hondenbelasting of toeristenbelasting, maar ook het uitbreiden van de werkzaamheden door achtergebleven heffingen of nieuwe heffingen bij Cocensus onder te brengen. De overige baten zijn voor 2014 met een bedrag van 100.000 vermeerderd. Het is niet per definitie noodzakelijk, dat dit bedrag gerealiseerd wordt via de nieuwe toetredende gemeenten. Verwacht wordt dat deze raming gerealiseerd kan worden, doordat een van de huidige deelnemers haar werkzaamheden op het gebied van parkeren gaat overdragen aan Cocensus.
Opdrachten Cocensus betreffen activiteiten die door Cocensus worden uitgevoerd, maar die geen rechtstreekse relatie hebben met belastingen. In de praktijk gaat het hier om werkzaamheden op het gebied van de BAG.
Overigens is het zo, dat ook aan de lastenkant rekening is gehouden met de werkzaamheden uit hoofde van dienstverlening of opdrachten. Mochten deze dus niet gerealiseerd worden, dan vormt dit geen risico voor de sluitende exploitatie.
Tot slot is onder de overige baten de post Bijdrage opdrachtgevers voor dwanginvordering opgenomen. Dit betreft de vastgestelde bijdrage van de deelnemende gemeenten voor dwanginvordering. Achterliggende gedachte hiervoor is, dat de opbrengsten uit dwanginvordering (aanmaningskosten en beslagkosten) ten gunste komen van de deelnemende gemeenten. Echter de kosten worden gemaakt bij Cocensus, niet alleen voor de eigen deurwaarders, maar ook voor externe deurwaarders in het buitengebied. Deze bijdrage van de deelnemende gemeenten staat apart vermeld in de begroting van Cocensus omdat bij meerdere gemeenten de opbrengsten uit dwanginvordering niet onder het hoofdstuk belastingen in de gemeentelijke begroting/jaarrekening is verantwoord. Een specificatie van de bijdrage per gemeente treft u verder op in dit document.
Personeel
Bij de uitbreiding van Cocensus is rekening gehouden met een toename van de formatie met 40 fte, waarvan 6 fte uitbreiding van Staf en Bedrijfsbureau.
Het opleidingsbudget betreft 2% van de loonsom.
De overige personeelsuitgaven betreffen zaken als personeelsfeest, lief en leed en gedifferentieerd belonen.
Huisvesting
Zoals eerder vermeld is bij de huisvesting uitgegaan van een uitbreiding van 1.000 vierkante meter en een investeringsbudget van 400.000 euro.
De diensten betreffen zaken als koffie/thee-voorziening, schoonmaak, beveiliging e.d.
Automatisering
De diverse posten voor automatisering spreken voor zich. Uitgangspunt voor de berekeningen zijn de uitbreiding van de GR, waarbij rekening is gehouden met het nieuwe huisvestingconcept.
Het onderdeel aandeel WOZ is niets anders dan een verschuiving binnen de exploitatie van ICT- kosten naar het hoofdstuk uitvoering Wet WOZ teneinde de kosten voor de WOZ nader te kunnen specificeren.
Overige uitgaven
Onder deze post zijn de uitgaven voor zaken als porti, druk- en copieerwerk, accountantscontrole, abonnementen e.d. ondergebracht. De huidige kosten zijn daarbij geëxtrapoleerd naar uitbreiding van de GR.
Daarnaast is onder de overige uitgaven de financiering van Cocensus verantwoord. Dit leidt tot een voordelig resultaat in de exploitatie omdat het rentepercentage, dat wordt gehanteerd voor de kapitaallasten (5%) hoger is dan de daadwerkelijke rente op de kapitaalmarkt.
Uitvoering wet WOZ
Voor de uitvoering van de wet WOZ is een afzonderlijke post opgenomen. Naast de verrekening ICT is hier het inhuurbudget verantwoord. Dit budget is alleen beschikbaar voor externe inhuur in het kader van piekwerkzaamheden met betrekking tot de WOZ (taxatie- en bezwaarcapaciteit).
Externe inhuur op andere vakgebieden binnen Cocensus dient in principe gefinancierd te worden via vacatureruimte.
Bij de berekening van het inhuurbudget 2014 zijn de huidige uitgaven van externe inhuur door de nieuwe toetredende gemeenten betrokken.
Bijdragen per gemeente en meerjarenperspectief
Op de volgende pagina wordt de uitwerking per individuele gemeente gepresenteerd.
In meerjarenperspectief heeft Cocensus een inspanningsverplichting om voor haar deelnemende gemeenten een ombuiging te realiseren van jaarlijks 2%.
Deze ombuigingen worden in de periode 2014-2018 gerealiseerd door een aantal ontwikkelingen. Ten eerste levert het nieuwe huisvestingsconcept besparingen op. Ten tweede is er met name in 2017 sprake van vrijval van kapitaallasten. Dit betreft initiële investeringen van Cocensus bij de oprichting, die feitelijk niet meer vervangen behoeven te worden. Ten derde is beperkt rekening gehouden met een afname van de personeelslasten, waarbij natuurlijk verloop uitgangspunt is. De argumentatie hiervoor is, dat zoals gesteld alle medewerkers van de afdelingen belastingen net zoals bij de huidige deelnemers overgaan naar Cocensus, maar dat door toenemende automatisering de capaciteitsbehoefte wel afneemt. Indien dit door natuurlijk verloop gerealiseerd kan worden, dan zal de formatie worden teruggebracht.
Meerjarenperspectief 2014 2018 Cocensus definitief inclusief dependance
Begroting 2013 | Begroting 2014 | 2015 | Meerjarenbegroting 2016 2017 | 2018 | |||
-BATEN | |||||||
Bijdragen deelnemers GR | |||||||
Haarlemmermeer | 3.587.300 | 3.533.500 | 3.462.800 | 3.392.200 | 3.321.500 | 3.250.800 | |
Haarlem | 2.418.000 | 2.381.700 | 2.334.100 | 2.286.400 | 2.238.800 | 2.191.200 | |
Beverwijk | 754.300 | 743.000 | 728.100 | 713.300 | 698.400 | 683.600 | |
Hillegom | 335.400 | 330.400 | 323.800 | 317.200 | 310.600 | 304.000 | |
Oostzaan | 203.000 | 200.000 | 196.000 | 192.000 | 188.000 | 184.000 | |
Wormerland | 326.500 | 321.600 | 315.200 | 308.700 | 302.300 | 295.900 | |
Alkmaar | 1.383.200 | 1.355.500 | 1.327.900 | 1.300.200 | 1.272.500 | ||
Heerhugowaard | 923.800 | 905.300 | 886.800 | 868.400 | 849.900 | ||
Bergen | 548.000 | 537.000 | 526.100 | 515.100 | 504.200 | ||
Langedijk | 445.600 | 436.700 | 427.800 | 418.900 | 410.000 | ||
Heiloo | 387.600 | 379.800 | 372.100 | 364.300 | 356.600 | ||
Graft - de Rijp | 126.800 | 124.300 | 121.700 | 119.200 | 116.700 | ||
Schermer | 101.400 | 99.400 | 97.300 | 95.300 | 93.300 | ||
Totaal bijdragen deelnemers GR | 7.624.500 | 11.426.600 | 11.198.000 | 10.969.500 | 10.741.000 | 10.512.700 | |
Overige | |||||||
Dienstverlening opdrachtgevers/efficiencybesparingen | 120.500 | 250.000 | 250.000 | 250.000 | 250.000 | 250.000 | |
Opdrachten | 100.000 | 200.000 | 200.000 | 200.000 | 200.000 | 250.000 | |
Bijdragen opdrachtgevers dwanginvordering | 160.000 | 260.500 | 260.500 | 260.500 | 260.500 | 260.500 | |
Totaal Overige | 380.500 | 710.500 | 710.500 | 710.500 | 710.500 | 760.500 | |
TOTAAL BATEN | 8.005.000 | 12.137.100 | 11.908.500 | 11.680.000 | 11.451.500 | 11.273.200 | |
-LASTEN | |||||||
Personeel | |||||||
Salarissen en sociale lasten | 4.642.000 | 7.042.000 | 6.942.000 | 6.842.000 | 6.842.000 | 6.742.000 | |
Woon-/werkverkeer | 56.000 | 75.500 | 75.500 | 73.500 | 71.500 | 69.500 | |
Opleidingen | 93.000 | 141.000 | 139.000 | 137.000 | 137.000 | 135.000 | |
Overig | 44.400 | 73.300 | 73.300 | 73.300 | 73.300 | 73.300 | |
Totaal Personeel | 4.835.400 | 7.331.800 | 7.229.800 | 7.125.800 | 7.123.800 | 7.019.800 | |
Huisvesting | |||||||
Kantoor | 300.000 | 455.000 | 430.000 | 430.000 | 440.000 | 440.000 | |
Energie en water | 100.000 | 152.000 | 152.000 | 152.000 | 159.000 | 159.000 | |
Kapitaallasten* | 101.900 | 156.900 | 146.900 | 136.900 | 91.900 | 81.900 | |
Diensten | 90.000 | 154.000 | 154.000 | 154.000 | 154.000 | 154.000 | |
Totaal Huisvesting | 591.900 | 917.900 | 882.900 | 872.900 | 844.900 | 834.900 | |
Automatisering | |||||||
Servers | 126.000 | 171.000 | 166.000 | 161.000 | 156.000 | 131.000 | |
Netwerk/infrastructuur | 29.500 | 64.500 | 62.000 | 59.500 | 57.000 | 54.500 | |
Pc's en randapparatuur | 89.000 | 141.000 | 135.000 | 129.000 | 123.000 | 117.000 | |
Belastingapplicaties | 1.071.000 | 1.587.400 | 1.583.500 | 1.543.700 | 1.368.000 | 1.364.300 | |
Kantoorapplicaties | 159.200 | 249.200 | 243.200 | 237.200 | 231.200 | 225.200 | |
Telefonie | 106.000 | 151.000 | 147.000 | 126.000 | 122.000 | 118.000 | |
Dienstverlening ICT | 270.000 | 372.300 | 379.000 | 385.900 | 395.000 | 403.000 | |
Aandeel WOZ (-/-) | -314.000 | -314.000 | -314.000 | -314.000 | -314.000 | -314.000 | |
Totaal Automatisering | 1.536.700 | 2.422.400 | 2.401.700 | 2.328.300 | 2.138.200 | 2.099.000 | |
Overige uitgaven | |||||||
Diverse posten | 617.000 | 1.007.000 | 1.001.100 | 990.000 | 991.600 | 986.500 | |
Kapitaallasten bedrijfsmiddelen | 1.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Rente langlopende leningen | 65.800 | 95.800 | 95.800 | 90.800 | 85.800 | 80.800 | |
Rekening courant rente | 0 | 0 | |||||
Gecalculeerde rente | -156.800 | -231.800 | -231.800 | -226.800 | -221.800 | -216.800 | |
Totaal Overige uitgaven | 527.000 | 871.000 | 865.100 | 854.000 | 855.600 | 850.500 | |
Uitvoering Wet WOZ | |||||||
Budget inhuur capaciteit | 120.000 | 190.000 | 190.000 | 160.000 | 150.000 | 130.000 | |
Aandeel automatisering | 314.000 | 314.000 | 314.000 | 314.000 | 314.000 | 314.000 | |
Overige uitgaven | 15.000 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | |
Totaal Uitvoering Wet WOZ | 449.000 | 529.000 | 529.000 | 499.000 | 489.000 | 469.000 | |
Dotatie egalisatievoorziening | 65.000 | 65.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
TOTAAL LASTEN | 8.005.000 | 12.137.100 | 11.908.500 | 11.680.000 | 11.451.500 | 11.273.200 | |
Saldo | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Bij de berekening van de individuele bijdragen per gemeente is gebruik gemaakt van een rekenmodel. In dat model zijn de belangrijkste factoren het aantal objecten, gesplitst naar woningen en niet-woningen, en de specifieke heffingen per gemeente. Daarnaast is ook gekeken naar de structuur van de gemeente.
Tot slot is gekeken naar het perspectief van de bijdrage per gemeente in relatie tot de nieuwe toetreders en in relatie tot de huidige deelnemers aan de GR.
De bijdrage voor dwanginvordering per gemeente kan als volgt worden gespecificeerd:
Specificatie bijdrage dwanginvordering per gemeente | |
gemeente | bedrag |
Haarlemmermeer | 75.300 |
Haarlem | 50.700 |
Beverwijk | 15.800 |
Hillegom | 7.000 |
Oostzaan | 4.300 |
Wormerland | 6.900 |
Alkmaar | 39.800 |
Heerhugowaard | 22.000 |
Bergen | 12.800 |
Xxxxxxxxx | 00.000 |
Xxxxxx | 9.500 |
Graft - de Rijp | 2.700 |
Schermer | 2.300 |
Totaal | 260.500 |
De bijdragen per gemeenten ontwikkelen zich over de periode 2014-2018 als volgt:
N.B. de bijdragen zijn berekend op basis van loon- en prijspeil 2014 en afgezien van een eventueel accres. Het accres is gelegitimeerd door groei van de gemeenten en derhalve ook groei van de belastingopbrengsten.
Alkmaar | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 1.383.200 | + | 39.800 | = | € 1.423.000 |
2015 | 1.355.500 | + | 39.800 | = | 1.395.300 |
2016 | 1.327.900 | + | 39.800 | = | 1.367.700 |
2017 | 1.300.200 | + | 39.800 | = | 1.340.000 |
2018 | 1.272.500 | + | 39.800 | = | 1.312.300 |
Heerhugowaard | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 923.800 | + | 22.000 | = | € 945.800 |
2015 | 905.300 | + | 22.000 | = | 927.300 |
2016 | 886.800 | + | 22.000 | = | 908.800 |
2017 | 868.400 | + | 22.000 | = | 890.400 |
2018 | 849.900 | + | 22.000 | = | 871.900 |
Bergen | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 548.000 | + | 12.800 | = | € 560.800 |
2015 | 537.000 | + | 12.800 | = | 549.800 |
2016 | 526.100 | + | 12.800 | = | 538.900 |
2017 | 515.100 | + | 12.800 | = | 527.900 |
2018 | 504.200 | + | 12.800 | = | 517.000 |
Langedijk | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 445.600 | + | 11.400 | = | € 457.000 |
2015 | 436.700 | + | 11.400 | = | 448.100 |
2016 | 427.800 | + | 11.400 | = | 439.200 |
2017 | 418.900 | + | 11.400 | = | 430.300 |
2018 | 410.000 | + | 11.400 | = | 421.400 |
Heiloo | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 387.600 | + | 9.500 | = | € 397.100 |
2015 | 379.800 | + | 9.500 | = | 389.300 |
2016 | 372.100 | + | 9.500 | = | 381.600 |
2017 | 364.300 | + | 9.500 | = | 373.800 |
2018 | 356.600 | + | 9.500 | = | 366.100 |
Graft De Rijp | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 126.800 | + | 2.700 | = | € 129.500 |
2015 | 124.300 | + | 2.700 | = | 127.000 |
2016 | 121.700 | + | 2.700 | = | 124.400 |
2017 | 119.200 | + | 2.700 | = | 121.900 |
2018 | 116.700 | + | 2.700 | = | 119.400 |
Schermer | Bijdrage | Dwanginv. | Totaal | ||
2014 | 101.400 | + | 2.300 | = | € 103.700 |
2015 | 99.400 | + | 2.300 | = | 101.700 |
2016 | 97.300 | + | 2.300 | = | 99.600 |
2017 | 95.300 | + | 2.300 | = | 97.600 |
2018 | 93.300 | + | 2.300 | = | 95.600 |
12. Desintegratiekosten
Voor de toetredende gemeenten is er sprake van reorganisatie binnen de eigenlijke gemeentelijke organisatie. Uitbesteding van werkzaamheden leidt tot achterblijvende kosten, bijvoorbeeld op het gebied van niet meer bezette werkplekken, maar ook indien er sprake is van activa die nog niet volledig zijn afgeschreven. Daarnaast is het soms best lastig om na een reductie van formatie om te becijferen wat hiervan de invloed is op ondersteunende diensten, zoals bijvoorbeeld financiën, HRM, facilitair etc.
De praktijk van Cocensus bij toetredingen wijst uit, dat het een periode van 2 jaar kan duren alvorens de desintegratiekosten verdwenen zijn.
Ten principale komen de desintegratiekosten ten laste van de gemeenten zelf. Dat betekent niet, dat Cocensus niet probeert om met de gemeenten mee te denken teneinde oplossingen aan te dragen voor dit fenomeen. Daartoe zijn er wel enige mogelijkheden.
In de eerste presentatie van Cocensus is duidelijk gesteld, dat Cocensus zelf de regie wil voeren over de te betrekken huisvesting en de invulling van overhead-functies. Er kan daarbij geen sprake zijn van eenzijdig gedwongen winkelnering. Dat is ook niet te verkopen aan de huidige deelnemers aan de GR.
Wel is het zo, dat in de offerte voor een regionale vestiging posten zijn opgenomen, die alleen gekwantificeerd zijn, maar verder niet ingevuld.
Dat zijn de eerdergenoemde huisvesting van de dependance ende uitbreiding van de formatie van Cocensus met 6 fte aan overhead-functies.
Het is geen probleem als daar invulling aan wordt gegeven door de nieuw toetredende gemeenten. Alleen zoals gesteld wil Cocensus wel de prijs-kwaliteit verhouding van te betrekken huisvesting kunnen beoordelen en als het gaat om de invulling van overhead-functies de geschiktheid van kandidaten kunnen beoordelen.
Voor huisvesting is in de offerte een bedrag van € 324.000 opgenomen. Een deel daarvan bestaat uit investeringen, een deel variabel gekoppeld aan de bezetting en een deel betreft puur de huur van het gebouw. Voor personeel in overheadfuncties (Staf en Bedrijfsbureau) is uitgegaan van 6 fte. Deze functies zijn niet ingevuld en daarvoor zal dus een wervingstraject moeten worden opgestart.
In het overleg tussen de gemeenten is gesproken over de verdeling en invulling vanhuisvestig en personeel door de toetredende gemeenten. In de becijferingen is rekening gehouden met de
invulling van een bedrag van € 175.000 voor huisvesting en € 250.000 voor formatie.
Mogelijk dat dit bedrag nog iets hoger uitkomt, afhankelijk van de omvang van de dependance en de specifieke invulling van de formatie. Uiteraard wordt een hoger bedrag aan invulling teruggegeven aan de betreffende gemeenten ter dekking van de achterblijvende overhead-functies.
Cocensus wil alleen maar zeker zijn van de juiste prijs, kwaliteit of competenties.
Het is aan het bestuurlijk overleg van de nieuwe gemeenten om hier afspraken over te maken. Cocensus maakt op voorhand geen afspraken met individuele gemeenten; dat is uiteraard wel mogelijk na instemming van alle toetredende gemeenten.
Tot slot is er het project zelf. De begroting is opgesteld op basis van reële aannames, maar er blijft de inspanning om kritisch de vinger aan de pols te houden teneinde de kosten te beheersen. Dat zal altijd in samenspraak gaan met nieuwe toetreders en kan mogelijk tot incidentele of structurele voordelen leiden. Aangezien Cocensus werkt op basis van kostendoorberekeningen vloeien voordelen terug aan de deelnemende gemeenten.
13. Planning
Cocensus heeft ter voorbereiding van de mogelijke toetreding en regionale huisvesting al een concept-projectplan opgesteld. Uitgangspunt daarbij is dat zoveel mogelijk van de werkzaamheden geschiedt door inbreng van of eigen of gemeentelijke expertise.
In hoofdlijnen gaat het om:
Een stuurgroep Een projectgroep
Een werkgroep Personeel en organisatie Een werkgroep facilitair, inclusief ICT Een werkgroep dienstverlening
Cocensus is uiteraard bereid om capaciteit voor de stuurgroep, projectgroep en de werkgroepen te leveren, en indien gewenst ook deze groep voor te zitten of te trekken. Aandachtspunt daarbij is wel een goede projectsecretaris als kloppend hart en verbindende schakel. Het zou mooi zijn indien deze vanuit een gemeentelijke organisatie geleverd kan worden, met name ook vanwege de brugfunctie naar gemeentelijke besluitvorming.
Daarnaast wordt in overweging gegeven om een klankbordgroep gevuld met medewerkers op te richten teneinde de betrokkenheid van de medewerkers te vergroten.
Voor de medezeggenschap wordt geadviseerd om een BOR (Bijzondere OR) en BGO (Bijzonder GO) in te stellen. Indien dat het geval is willen vertegenwoordigers van de OR van Cocensus hier graag in participeren.
Een projectenbudget kan in overleg met de toetredende gemeenten worden vastgesteld. Een eerste voorzichtige raming luidt als volgt:
- | projectsecretariaat | 50.000 |
- | klankbordgroep, personeelsactiviteiten | 20.000 |
- | externe expertise | 30.000 |
- | voorbereiding huisvesting, infrastructuur | 50.000 |
Totaal | 150.000 |
Hierbij geldt dat het projectsecretariaat mogelijk op goedkopere wijze vervuld kan worden en dat de externe expertise een optie is voor deelnemende gemeenten voor een vorm van second opinion.
Al naar gelang van de invulling is Cocensus bereid om te participeren in het projectenbudget op basis van 50%, waarbij voor de externe expertise een voorbehoud wordt gemaakt in die zin, dat deze ingezet wordt voor het collectieve belang van het project.
De kosten van voorbereiding huisvesting komen in principe voor rekening van Cocensus, echter mocht het project uiteindelijk niet doorgaan dan kunnen de kosten worden gedeclareerd bij de betreffende gemeenten.
Op basis van ervaringen met toetredingen zijn er vier zaken die de planning bepalen en derhalve het kritieke pad vormen:
- de bestuurlijke besluitvorming (de definitieve GO-beslissing)
- de conversie
- het bereiken van een sociaal akkoord
- het betrekken van nieuwe huisvesting
Na ondertekenen van de intentie-overeenkomst heeft het traject van toetreding met inbegrip van bovengenoemde kritieke componenten een doorlooptijd van 10 maanden. Dat is een krap traject en dat vraagt om zakelijke en snelle besluitvorming op moment dat knopen moeten worden doorgehakt. En dat betekent ook, dat deelactiviteiten binnen het project naast elkaar moeten worden opgepakt en niet altijd op elkaar kunnen wachten.
Uiterlijk half maart dient de projectplanning, de projectstructuur, de afstemmingsmomenten en de bemensing van de diverse werkgroepen bekend te zijn.