STAD AALST

Voorliggend document kadert in de toewijzingsprocedure van een concessie tot inrichting en uitbating evenementenplein Hopmarkt tijdens Aalst Carnaval.

De concessie wordt toegewezen volgens een procedure sui generis die we verder in deze leidraad toelichten.

1.2. Tegenstrijdigheden en onduidelijkheden in de leidraad

STAD AALST hecht veel belang aan de gelijke behandeling van de kandidaten en heeft deze leidraad dan ook met zorg opgesteld.

Merkt de kandidaat in deze leidraad tegenstrijdigheden of onduidelijkheden op die tot misinterpretaties of misvattingen kunnen leiden of die het de kandidaat zelfs onmogelijk zouden maken een project in te dienen, dan mag hij deze melden aan mevr. Xxx Xxxxxxx via e-mail (xxx.xxxxxxx@xxxxx.xx) ten laatste zes dagen voor de uiterste datum voor ontvangst van de concessievoorstellen.

Een kandidaat kan zich niet meer beroepen op onduidelijkheden of onvolkomenheden waarvan hij STAD AALST pas ná het indienen van zijn voorstel in kennis heeft gesteld.

1.3. Akkoordverklaring

Door een voorstel in te dienen aanvaardt de kandidaat onvoorwaardelijk de inhoud van voorliggende leidraad, inbegrepen de keuze voor de procedure sui generis en het verloop ervan.

De kandidaat kan niet meer rechten putten uit deze leidraad dan uitdrukkelijk vermeld.

CONCESSIEGEVER EN CONTACTPERSOON

De concessie wordt verleend door:

STAD AALST

Werf 9

9300 AALST

Het college van burgemeester en schepenen vertegenwoordigt STAD AALST voor deze procedure.

Het college van burgemeester en schepenen is belast met de opvolging van deze procedure. Xxxxxx als contactpersoon op:

Xxxxxxx Xxx Xxxxxxx

Werf 9

9300 Aalst

tel. 000 00 00 00

e-mail: xxx.xxxxxxx@xxxxx.xx

De opdracht en het mandaat van de contactpersoon kan nader worden bepaald en/of worden gewijzigd in de loop van de procedure.

De contactpersoon treedt op als énige contactpersoon namens STAD AALST, voor geïnteresseerden en kandidaten, tijdens de ganse duur van de procedure.

Alle briefwisseling of mededelingen worden gevoerd met de contactpersoon, waarbij steeds de referentie ‘’concessie UITBATING HOPMARKT CARNAVAL’’ moet worden vermeld.

BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE ACHTERGROND VAN DE CONCESSIE

3.1. Algemene toelichting

Aalst carnaval staat voor enkele uitdagingen. Willen we als carnavalsstad toonaangevend blijven, dan moeten we bijsturen. Maar veranderingen doen we niet zomaar. Dat moet vanuit een visie gebeuren. Die visie is het ‘DNA van Aalst Carnaval’:

Xxxxx Carnaval keert terug naar de essentie en is een bonte parade van traditie en erfgoed, het feest van alles op zijn kop,van SPOT & SATIRE, voor álle carnavalisten, dat vorm krijgt vanuit de carnavalsgemeenschap, met een creativiteit en vakmanschap zoals dat alleen in Aalst te vinden is, met oog op de toekomst omdat het erfgoed leeft; én met een portie lef… want het is altijd Xxxxxx bij ons!

Aalst is toonaangevend als carnavalsstad en zet in op carnavalsbeleving het hele jaar door.

Een van de acties die uit deze visie voortvloeien is de inrichting van het evenementeplein Hopmarkt tot een RETRO-feestplein. Een feestplein met als insteek de traditionele waarden van Carnaval. De stad wenst hiervoor beroep te doen op een private partner die instaat voor ontwikkeling van het concept, inrichting en exploitatie van het feestplein.

3.2. Specificiteit van de concessie

Het is zeer belangrijk dat de concessiehouder zich ertoe verbindt het beschreven concept te respecteren.

De Stad behoudt zich het recht voor – in uitzonderlijke gevallen en om grondig gemotiveerde redenen - onderhandelingen omtrent de minimale eisen toe te staan. De kandidaat kan aangeven over welke niet minimale eisen hij wenst te onderhandelen. De Stad beslist discreet of zij hierop wil ingaan.

De concessiehouder dient een voorstel in voor een totaalconcept van de uitbating. Dit bevat een algemeen concept, een plan van de opstelling met de look and feel en een veiligheidsplan (leidraad veiligheidsdossier, aangevuld volgens bijkomende aspecten) en toont hiermee aan hoe hij zich onderscheidt.

De concessiehouder stelt voor hoe hij, aanvullend bij zijn concept, de totaalbeleving van Aalst Carnaval mee ondersteunt en welke activiteiten (optredens, uitzendingen …) hij zelf organiseert.

De concessiehouder heeft daarbij aandacht voor de duurzaamheid en de ecologische voetafdruk van zijn exploitatie.

Bijkomend kan het volgende worden gepreciseerd:

Duur van de concessie:

De duur van de concessie is één jaar en twee keer verlengbaar met één jaar na een positieve evaluatie na elke periode. De eerste evaluatie tot verlenging van de overeenkomst vindt plaats na Carnaval 2022; de tweede na Carnaval 2023.

De globale duur van de concessie bedraagt, met positieve evaluaties, maximum 3 jaar.

Carnaval 2022:

De concessie vangt aan vanaf donderdag 24 februari (13 uur) t.e.m. woensdag 2 maart 2022 (6 uur),

echter de voorbereidende werken inzake opbouw kunnen starten vanaf maandag 21 februari 2022.

De volledige afbraak dient te gebeuren uiterlijk vrijdag 4 maart 2022.

We laten de concessie dus officieel lopen van 21 februari t.e.m. 4 maart 2022 waarbij de nodige verzekeringen reeds dienen afgesloten te worden (zie hoofdstuk inzake verzekeringen).

Carnaval 2023:

De concessie vangt aan vanaf donderdag 16 februari (13 uur) t.e.m. woensdag 22 februari 2023 (6 uur),

echter de voorbereidende werken inzake opbouw kunnen starten vanaf maandag 13 februari 2023.

De volledige afbraak dient te gebeuren uiterlijk vrijdag 24 februari 2023.

We laten de concessie dus officieel lopen van 13 t.e.m. 24 februari 2023 waarbij de nodige verzekeringen reeds dienen afgesloten te worden (zie hoofdstuk inzake verzekeringen).

Carnaval 2024:

De concessie vangt aan vanaf donderdag 8 februari (13 uur) t.e.m. woensdag 14 februari 2024 (6 uur),

echter de voorbereidende werken inzake opbouw kunnen starten vanaf maandag 5 februari 2024.

De volledige afbraak dient te gebeuren uiterlijk vrijdag 16 februari 2024.

We laten de concessie dus officieel lopen van 5 t.e.m. 16 februari 2024 waarbij de nodige verzekeringen reeds dienen afgesloten te worden (zie hoofdstuk inzake verzekeringen).

Opzegging

De concessiehouder en de concessiegever hebben beiden de mogelijkheid de overeenkomst te beëindigen na de eerste uitvoeringsperiode, mits een opzegtermijn van 3 maanden.

De concessiegever kan de concessie te allen tijde ontbinden mits een opzegtermijn van 6 maanden indien de concessiehouder en/of zijn uitbater niet meer garant staan voor de operationele uitbating.

Ook als onderstaande inbreuken – zijnde ernstige tekortkomingen – zich tijdens de concessieperiode – ofwel afzonderlijk, ofwel gecombineerd voordoen kan de concessiegever de concessie verbreken op kosten van de concessiehouder:

de concessienemer of zijn medewerkers komen niet tijdig opdagen en bijgevolg worden de feestvierders niet bediend;
niet tijdig betalen van doorgerekende kosten voor water en elektriciteit. Betaling gebeurt binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur;
niet tijdig betalen van de concessievergoeding. Betaling gebeurt binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur;
er worden geen marktconforme prijzen gehanteerd;
andere afspraken die van bovenvermelde aard zijn en vervat zijn in deze leidraad.

Deze worden vastgesteld door middel van een PV van vaststelling, ondertekend en bezorgd via het opgegeven e-mailadres van de concessiehouder. Er kan op dit PV gereageerd worden binnen de 12 dagen door de concessiehouder.

De beslissing tot verbreking wordt steeds bij aangetekend schrijven door de stad Aalst medegedeeld. De beëindiging gaat in twee weken na de datum van verzending van het beëindigingschrijven, behoudens andersluidende vermelding.

Ingevolge de verbreking heeft de stad Aalst tevens recht, van rechtswege en zonder afzonderlijke ingebrekestelling, op een schadevergoeding.

De stad Aalst heeft verder, buiten ieder geval van ernstige tekortkoming door de concessiehouder, steeds het recht tot gemotiveerde doch éénzijdige en onmiddellijke beëindiging van de concessie, om redenen van algemeen belang, onverminderd het recht op schadevergoeding dat hierdoor in hoofde van de concessiehouder kan ontstaan.

Tekortkomingen en sancties

Onverminderd de andere financiële verplichtingen opgelegd in de concessieovereenkomst en onverminderd eventuele vergoeding van schade, en onverminderd de mogelijkheid tot beëindiging zoals hierboven vermeld, kan elke inbreuk door de concessiehouder op bij de concessieovereenkomst aangegane verplichtingen aanleiding geven tot het toepassen van een boete van 450 EUR per vastgestelde inbreuk:

- het overtreden van regels met betrekking tot de Vlarem wetgeving;

- het niet of onvoldoende betalen van twee (2) opeenvolgende facturen;

- de rechtsonbekwaamheid, ontzetting, faillissement of kennelijk onvermogen van de Concessiehouder;

- wanneer mocht blijken dat de Concessiehouder zich onttrekt of verzuimt de bepalingen van deze Concessie na te leven of uit te voeren na 2 schriftelijke aanmaningen door de Concessiegever;

- wanneer de Concessiehouder verzuimt zijn wettelijke verplichtingen te voldoen en deze aanleiding geven tot strafrechtelijke veroordelingen;

- de Concessienemer of zijn medewerkers komen niet tijdig opdagen en bijgevolg wordt het publiek niet bediend.

Van de vaststelling wordt door de concessiegever telkens een proces-verbaal gemaakt. Er kan op dit PV gereageerd worden binnen de 12 dagen door de concessiehouder.

Bij herhaling van dezelfde feiten binnen elke carnavalsperiode kan de boete verdubbeld worden.

De beslissing tot toepassing van een boete wordt aan de concessiehouder bij aangetekend schrijven, medegedeeld.

Elke boete dient binnen de vijftien (15) kalenderdagen te worden voldaan.

Vergoeding van de concessie:

Er wordt een minimum concessievergoeding gevraagd van 4 500 euro/carnavalsperiode excl btw (21%).

De facturatie gebeurt eenmaal per jaar, in de week volgend op de carnavaldriedaagse.

Openingsuren:

De concessiehouder dient de concessie open te houden op volgende momenten:

donderdag van 13 tot 22 uur – optioneel;
vrijdag van 14 tot 0.30 uur – optioneel:
zaterdag van 14 tot 0.30 uur – optioneel;
carnavalzondag van 12 t.e.m. 02 uur verplicht (optioneel van 02 t.e.m. 06 uur maandagochtend);
carnavalsmaandag van 14 t.e.m. 02 uur verplicht (optioneel van 02 tot 06 uur dinsdagochtend);
carnavalsdinsdag van 14 t.e.m. 02 uur verplicht (optioneel van 02 tot 06 uur woensdagochtend).

Mits akkoord van beide partijen kunnen, naar aanleiding van een overleg, de openingsuren voor de volgende editie worden geëvalueerd en aangepast.

Exploitatie:

1. STAD AALST is op zoek naar een uitbating die aansluit bij het concept van Aalst Carnaval en afgestemd is op het evenement, zijn doelgroep, de mogelijkheden en ook beperkingen van de beschikbare ruimte (plan gevoegd als bijlage).

2. De concessiehouder biedt een professionele, veilige en originele uitbating van het evenementenplein ‘Hopmarkt’, waarbij hij rekening houdt met de maximale capaciteit van de beschikbare ruimte, voorziet in de verkoop van food en drinks, speciale aandacht schenkt aan authentieke ambiance.

Minimale vereisten - documenteren en voegen als bijlage bij het dossier (beeldmateriaal, technosche fiches …):

voldoende grote toog – stevige constructie en afsluitbaar;
2 foodtrucks/eetkramen (gebruik van sigle use plastics verboden);
min. 4 chemische toiletten (wagen of cabines) en 2 plasgoten;
gebruik van herbruikbare bekers + inzamelpunt (volgens concept van de stad);
stockageruimte – stevige constructie en afsluitbaar;
podium – niet publiek toegankelijk; enkel voor georganiseerd gebruik door xxx. 3 personen en onder voortdurend toezicht van security ;
bescherming van afvoer fonteinen;
klank- en lichtinstallatie met bediening;
scherm met bediening (verplichte streaming Prijsuitreiking en Popverbranding, noodboodschappen … - beeld volstaat);
voldoende personeel voor de uitbating;
voldoende security (min. 3) voor toezicht podium en evenementenzone – aantakken bij firma aangesteld door de Stad Aalst;
alle nodige vergunningen;
alle nodige brandblusmiddelen;
keuring van alle mogelijke constructies;
alle nodige verzekeringen (zie hoofdstuk verzekeringen);
veiligheidsplan (sjabloon als bijlage) toe te lichten met speciale aandacht voor o.a. nooduitgangen, vluchtwegen, noodverlichting, keuring EDTC, keuringen tijdelijke installaties en foodtrucks, risico-analyses …)

Praktische vereisten:

opkuis van het terrein (afval verzamelen op een afgesproken plaats voor ophaling ervan);
monitoring geluid, zichtbaar voor het publiek – geluidscategorie II met een geluidsniveau van max. 95 dB(A), Laeq 15 min.;
het in regel stellen met Unisono (Sabam en Billijke Vergoeding) – kosten gedragen door concessiehouder;
alle constructies moeten bestand zijn tegen windsnelheden van 6 beaufort en windstoten van 90km/uur;
eenvoudig bereikbare aansluitingspunten voor water en elektriciteit (aansluiting wordt voorzien door de stad) – kosten verbruik gedragen door concessiehouder;
vast aanspreekpunt/technieker – stand-by 24/7.

Controle:

De STAD AALST, heeft steeds een controlerecht met betrekking tot:

het personeelsbeleid van de concessiehouder;
de sociale en fiscale verplichtingen van de concessiehouder;
de omzetcijfers van de concessiehouder;
de verzekeringen aan te gaan door de concessiehouder;
de bestuurlijke vergunningen en toelatingen aan te vragen door de concessiehouder;
alle andere verplichtingen van de concessiehouder in het kader van deze concessie.

Het controlerecht houdt in dat de STAD AALST hierover steeds vragen kan stellen aan de concessiehouder en zich documenten kan laten voorleggen.

Schade, aansprakelijkheid en verzekeringen:

De concessiehouder is steeds aansprakelijk voor het verlies van goederen.

De STAD AALST is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van zaken toebehorende aan de concessiehouder, zijn aangestelden, personeelsleden of zijn cliënteel, onverschillig in welke omstandigheden of door welke personen de diefstal of inbraak werd gepleegd.

De STAD AALST is niet verantwoordelijk voor enige schade, ook indien de schade wordt toegebracht buiten de openingsuren.

De concessiehouder verbindt zich ertoe de eigen inboedel, zijnde onder meer de uitrusting, het meubilair en de koopwaar, te laten verzekeren tegen brand en aanverwante gevaren. Deze polis zal een afstand van verhaal voorzien ten voordele van STAD AALST.

De concessiehouder kan naar eigen keuze een bijkomende dekking voorzien tegen diefstal van de inboedel, zijnde onder meer de uitrusting, de koopwaar en het meubilair.

De concessiehouder zal zich tegen alle gebeurlijke ongevallen en risico's verzekeren voor al de verschillende activiteiten die het voorwerp van deze concessie uitmaken. Hij dient voor het in dienst zijnde personeel, een dekking arbeidsongevallen af te sluiten en dient verder zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid te laten dekken ten overstaan van zijn personeelsleden en aangestelden, de verbruikers en de STAD AALST.

De concessiehouder dient voor zover hij voor zijn activiteiten valt onder de toepassing van de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte verzekering van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid in dergelijke gevallen, KB van 28 februari 1991 betreffende de inrichtingen die onder de toepassing vallen van hoofdstuk II van de wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte verzekering van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid in dergelijke gevallen, de huurder eveneens verplicht een verzekering af te sluiten tegen objectieve aansprakelijkheid. De verzekeringsmaatschappij dient het afgeleverde attest te bezorgen aan de burgemeester en een afschrift dient toegestuurd aan het college van burgemeester en schepenen.

De concessionaris doet afstand van alle verhaal dat hij tegen de stad zou kunnen uitoefenen op grond van de artikelen 1302, 1382 tot 1386 en 1721 van het Burgerlijk Wetboek en van deze afstand bekrachtiging bekomen vanwege zijn verzekeraars.

Naargelang de polissen, dienen de volgende bepalingen te worden ingelast:

a) de verzekeringsmaatschappij verbindt zich er toe de STAD AALST onmiddellijk te verwittigen ingeval de premie niet zou betaald worden door de concessiehouder alsook van de schorsing of de vernietiging van de polis;

b) ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij zich ertoe de op grond van de verzekerde waarde vastgestelde gedeeltelijke schadevergoeding aan de STAD AALST, als eigenaar van het openbaar domein, uit te betalen.

STAD AALST raadt tevens aan om de bedrijfsschade te verzekeren ter dekking van een verlies aan winst en vaste kosten als gevolg van materiële schade.

De verzekeringen die de concessiehouder dient af te sluiten conform de overeenkomst, moeten in werking treden uiterlijk bij de inwerkingtreding van de concessie zijnde

Carnaval 2022: van 21 februari t.e.m. 4 maart
Carnaval 2023: van 13 t.e.m. 24 februari
Carnaval 2024: van 5 t.e.m. 16 februari

Het bewijs van het afsluiten van deze overeenkomsten dient aan STAD AALST te worden overhandigd voorafgaand aan de inwerkingtreding van de concessie. Op elk verzoek van STAD AALST zal de concessiehouder de polis en de kwijtschriften van betaling kunnen voorleggen

De concessiehouder is ertoe gehouden, op het vlak van veiligheid, alle nodige en nuttige maatregelen te nemen om de aanwezige personen te beschermen tegen brand, paniek en ontploffingen.

PROCEDURE: TOEPASSELIJKE WETGEVING

De te gunnen concessie betreft een concessie van diensten.

Met betrekking tot dergelijke overeenkomst bestaat tot op heden enkel volgende wetgeving.

Enerzijds is er de Belgische Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten. Deze wet is intussen in werking getreden, doch de minimale omzet opdat zij van toepassing zou zijn wordt niet overschreden.

Anderzijds is er de Europese concessierichtlijn (Richtlijn 2014/23/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014) betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten. Deze laatste is evenwel enkel van toepassing op concessies waarvan de waarde gelijk is aan of groter is dan 5 186 000,00 EUR.

Bijgevolg zal voor de gunning van de beoogde concessie van diensten een procedure “sui generis” met voorafgaande bekendmaking worden gevolgd. De hierna beschreven procedure vertoont verwantschap met de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in de zin van artikel 26 van de Overheidsopdrachtenwet van 15 juni 2016.

Het gebruik van de terminologie afkomstig uit de regelgeving overheidsopdrachten (bv. toegangsrecht, kwalitatieve selectie …) in deze leidraad bleek evenwel onvermijdelijk vanuit een gebruiksgemak en herkenbaarheid van begrippen.

Deze concessie valt tenslotte ook niet onder de handelshuurwetgeving.

5. BESCHRIJVING VAN HET VERLOOP VAN DE PROCEDURE

5.1. Procedure

Algemeen

Na het indienen van de offertes kan de stad Aalst de kandidaten uitnodigen voor een mondelinge toelichting.

ER KAN TE ALLEN TIJDE BESLIST WORDEN DAT EEN MONDELINGE PRESTENTATIE NIET IS VEREIST

Indien er wordt beslist tot mondelinge toelichting wordt het voorstel gepresenteerd aan het beoordelingsteam dat door de stad Aalst is gemandateerd om de offertes te beoordelen. Het juiste uur en de locatie worden nog meegedeeld. De presentatie mag maximaal 30 minuten duren, excl. vragen. Aan de kandidaat-concessiehouder kunnen vragen worden gesteld.

Tijdens de gesprekken zal de stad Aalst steeds waken over een gelijke behandeling van alle deelnemers.

De kandidaten kunnen naar aanleiding van de dialoog bij de presentatie hun concessievoorstel wijzigen.

Na de presentatie worden de ingediende voorstellen, desgevallend gewijzigd na de presentatie, beoordeeld conform de gunningscriteria.

Tot slot gaat de stad Aalst over tot de toewijzing van de concessie aan de kandidaat met de offerte waarvoor een algeheel economisch voordeel voor de stad Aalst kan worden vastgesteld, desgevallend nog na een bijkomend voorafgaand overleg met één of meerdere indieners van een concreet concessievoorstel.

5.2. Afwijking van de procedure

STAD AALST behoudt zich het recht voor om dit procedureverloop lopende de procedure nog aan te passen, zonder dat hieruit een recht op schadevergoeding voor de kandidaten voortvloeit en steeds met respect voor de gelijke mededinging en de wettelijke bepalingen ter zake.

5.3. Digitale procedure

De procedure zal, om redenen van efficiëntie, maximaal digitaal verlopen, met name per e-mail. D e kandidaten worden dan ook verzocht een contactpersoon op te geven die per e-mail bereikbaar is.

5.4. Geen verplichting tot toewijzing van de concessie

Er bestaat in hoofde van STAD AALST géén enkele verplichting tot gunning.

STAD AALST kan te allen tijde de procedure stopzetten zonder enige vergoeding te zijn verschuldigd of zonder dat dit een precontractuele aansprakelijkheid kan teweegbrengen.

De beslissing tot stopzetting dient wel afdoende gemotiveerd te zijn.

OFFERTES

6.1. Indiening

De kandidatuur moet ingediend worden:

volgens het model, opgenomen in Bijlage;
gericht aan:

STAD AALST

t.a.v. team Overheidsopdrachten

Werf 9

9300 Aalst

uiterlijk op 29 november om 10.00 u
per e-mail te versturen naar xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx en met vermelding in het onderwerp van de email
concessie UITBATING HOPMARKT CARNAVAL
bij indiening dient een lees-en ontvangstbevestiging gevraagd te worden

STAD AALST is niet verantwoordelijk voor moeilijkheden met offertes die door de kandidaat, op eigen risico, op een andere wijze aan STAD AALST worden overgemaakt.

6.2. Enkelvoudige deelname aan de procedure

Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon mag zich slechts één maal aanmelden als kandidaat of als deelgenoot van een samenwerkingsverband van een kandidaat.

6.3. Taal

De offerte moet verplicht worden opgesteld in het Nederlands. Documenten van algemene aard met een technische inslag (zoals folders, …) die worden toegevoegd, kunnen worden aangeleverd in het Engels, het Frans of het Duits, doch enkel in het geval er geen Nederlandse vertaling van bestaat.

De procedure zal verder in het Nederlands verlopen.

6.4. Ondertekening

De offerte moet rechtsgeldig zijn ondertekend. De offerte moet worden gedagtekend en ondertekend door de persoon of de personen die de kandidaat rechtsgeldig kunnen verbinden. De ondertekening dient te zijn vergezeld van de functie of de hoedanigheid van de ondertekenende persoon.

Wanneer de inschrijver een samenwerkingsverband is, wordt de offerte ondertekend door elk van de deelgenoten, die verplicht zijn zich hoofdelijk en ondeelbaar te verbinden, hetzij door een vertegenwoordiger van de deelgenoten in welk geval zij verplicht zijn aan te wijzen wie van de deelgenoten het samenwerkingsverband ten aanzien van STAD AALST vertegenwoordigt.

De offerte die door een volmachthouder wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever(s) voor wie wordt gehandeld. De volmachthouder voegt bij de offerte de akte waaruit duidelijk zijn ondertekeningsbevoegdheid blijkt. Hij kan zich desgevallend hierbij beperken tot de verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin zijn bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

Indien de ondertekening van de offerte ontoereikend is, behoudt de Stad zich het recht voor de inschrijver de mogelijkheid te bieden dit te regulariseren binnen de door de Stad bepaalde termijn.

6.5. Gevolgen van de indiening

Door een offerte in te dienen, erkent de inschrijver:

dat hij onvoorwaardelijk de inhoud van deze leidraad aanvaardt;
dat hij zich rekenschap heeft gegeven van alle bijzonderheden van de procedure.

Er worden geen kosten in verband met de opmaak van de offerte door STAD AALST vergoed.

Er is geen publieke openingszitting van de ontvangen offertes.

6.6. Vertrouwelijkheid

Door aan deze procedure deel te nemen, verbinden de inschrijvers zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij van STAD AALST ontvangen en alle vertrouwelijke informatie die zij aan STAD AALST verstrekken dan wel in het kader van de procedure (zullen) vervaardigen, geheim te houden en niet aan derden te verstrekken, inbegrepen de vertrouwelijke gegevens die in de gespreksrondes worden besproken.

6.7. Inlichtingen en vragen

De kandidaten kunnen vragen om inlichtingen omtrent deze leidraad richten aan de contactpersoon (zie Hoofdstuk 2), per e-mail.

De vragen om toelichting worden bij voorkeur zo spoedig mogelijk ingediend. Dit uiterlijk zes dagen voor uiterste datum voor ontvangst van de concessievoorstellen.

Uitsluitend vragen of opmerkingen die een algemene draagwijdte kennen en die tot verdere verduidelijking van de bepalingen van de leidraad aanleiding kunnen geven, zullen worden beantwoord.

De vragen en/of opmerkingen dienen gegroepeerd te worden ingediend en worden enkel (via mail) beantwoord indien relevant voor het dossier.

6.8. Inhoud van de offerte:

De offerte bestaat uit 2 delen, zijnde een deel I “Selectie” en een deel II “Voorstel”:

Het deel I “Selectie” bevat volgende documenten

Aanvraagformulier (zie Bijlage 1), gedateerd en rechtsgeldig ondertekend

Indien een rechtspersoon zich kandidaat stelt, zal zijn vertegenwoordiger worden vermeld op het inschrijvingsformulier. De statuten dienen te worden bijgevoegd alsook elk document waaruit het mandaat van voornoemde vertegenwoordiger blijkt.

Indien er sprake is van een rechtspersoon in oprichting, dienen de oprichtende vennoten het inschrijvingsformulier te ondertekenen.

Aanduiding handtekeningbevoegdheid

Aanduiding van de contactpersoon voor de inschrijver met contactgegevens (minstens GSM en emailadres)

Het deel II “Voorstel” bestaat uit volgende 3 hoofdstukken, duidelijk van elkaar te onderscheiden:

Hoofdstuk 1: Concept (zie verder, toewijzingscriterium 1)

Hoofdstuk 2: Bedrag van de concessievergoeding (zie verder, toewijzingscriterium 2)

Hoofdstuk 3: Opbouw infrastructuur en veiligheid (zie verder, toewijzingscriterium 3)

Bij onvolledigheid of onduidelijkheid van de offerte behoudt STAD AALST zich het recht voor aanvullingen te vragen of het voorstel onmiddellijk af te wijzen als onvolledig.

Indien de ondertekening van de offerte ontoereikend is, behoudt de Stad zich het recht voor de inschrijver de mogelijkheid te bieden dit te regulariseren binnen de door de Stad bepaalde termijn.

7. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE

7.1. Toegangsrecht

De kandidaat mag zich niet bevinden in één van de uitsluitingsgevallen:

	Uitsluitingsgevallen	Bewijsstuk
1.	Bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek, voor omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek, voor fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 of voor witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en het financieren van terrorisme;	Er wordt door de inschrijver een uittreksel uit het strafregister gevoegd bij de offerte. Dit heeft betrekking op de natuurlijk persoon hetzij, wanneer de offerte wordt ingediend door een rechtspersoon, op de rechtspersoon én op de leidinggevende van de rechtspersoon.
2.	In staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;	Verklaring van de griffie van de Rechtbank van Koophandel of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst  wordt opgevraagd door stad Aalst
3.	Aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;	Verklaring van de griffie van de Rechtbank van Koophandel of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst  wordt opgevraagd door stad Aalst
4.	Bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;	Er wordt door de inschrijver een uittreksel uit het strafregister gevoegd bij de offerte. Dit heeft betrekking op de natuurlijk persoon hetzij, wanneer de kandidatuur wordt ingediend door een rechtspersoon, op de rechtspersoon én op de leidinggevende van de rechtspersoon.
5.	Bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de Aanbestedende Overheid aannemelijk kan maken;	Verklaring op eer  door een offerte in te dienen.
6.	Niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid;	Een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, tot en met diegenen die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de uiterst datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of een gelijkwaardig getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land  wordt opgevraagd door stad Aalst
7.	Niet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is;	Een recent fiscaal attest waaruit blijkt dat de Kandidaat heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake het betalen van Vennootschapsbelasting en BTW of een gelijkwaardig getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land  wordt opgevraagd door stad Aalst
8.	Zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen.	Verklaring op eer  door een offerte in te dienen.

Wanneer attesten ontbreken, beschikt STAD AALST over de mogelijkheid om bijkomende gegevens en informatie op te vragen, zonder hiertoe verplicht te zijn. Wanneer die informatie niet tijdig wordt aangeleverd, bij ontbrekende gegevens of onduidelijkheid kan STAD AALST de kandidatuur alsnog afwijzen.

8. TOEWIJZINGSCRITERIA

Volgende criteria zijn van toepassing bij de toewijzing van de concessie:

1. Concept 40 punten

2. Bedrag van de concessievergoeding: 20 punten

3. Opbouw infrastructuur en veiligheid: 40 punten

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat eraan werd toegekend, zal de exploitatie toegewezen worden aan het voorstel waarvoor - volgens deze afweging - een algeheel economisch voordeel voor de STAD AALST kan worden vastgesteld.

TOEWIJZINGSCRITERIUM NR.1: concept (40 punten)

Concept:

De concessie betreft de uitbating van een deel van de Hopmarkt (evenementenplein) tijdens Aalst Carnaval.

De exploitatie zal dan ook volledig moeten aansluiten bij deze sfeer: er zal een inhoudelijke binding moeten zijn tussen de concessie en de carnavalisten.

Aan de kandidaat wordt gevraagd een toelichting (maximaal 10 A4 bladzijden) te geven bij de wijze van uitbating, waarbij, doch zonder exhaustief te zijn, minstens de volgende punten worden toegelicht in afzonderlijke onderdelen:

1.) Hij zal het concept beschrijven van zijn exploitatie.

Hij zal hierbij opnieuw uiteenzetten waarom en hoe dit concept aansluit bij de sfeer en het doelpubliek van Aalst Carnaval.

2.) Hij zal een prijslijst geven met het aanbod in zijn exploitatie (food en drinks).

3.) Hij zal aantonen op welke wijze duurzaamheid aan bod zal komen in zijn concessie.

Met duurzaamheid wordt verwezen naar aspecten van afval, herbruikbare bekers …
en zal dit staven met concrete voorbeelden.

4.) Hij zal aantonen waarom de persoonlijkheid van de concessiehouder of, in geval van een rechtspersoon, de persoonlijkheden die belast zullen worden met de leiding van de concessie binnen de rechtspersoon, aansluit bij het vooropgestelde concept.

5.) Hij zal een visualisatie maken van hoe de beschikbare ruimte van het evenementenplein ‘Hopmarkt’ door hem zal worden ingenomen.

De quotering gebeurt kwalitatief:

De hoogste quotering “uitstekend” krijgt het maximum van de punten,
zijnde 40 punten.
De quotering “zeer goed” krijgt 36 punten.
De quotering “goed” krijgt 28 punten
De quotering “voldoende” krijgt 20 punten.
De quotering “slecht” krijgt 12 punten.
De quotering “onvoldoende” krijgt 0 punten.

Offertes met een score van 12 of minder komen niet in aanmerking voor toewijzing.

TOEWIJZINGSCRITERIUM NR. 2: bedrag van de concessievergoeding (20 punten)

De inschrijver doet een voorstel van basisconcessievergoeding, uitgedrukt in één bedrag in euro/carnavalsperiode (excl. btw) met een minimum van 4 500 euro/carnavalsperiode excl. btw (21%).

De toekenning van de punten geschiedt als volgt:

De inschrijver die inschrijft met de hoogste basisconcessievergoeding, krijgt het maximum van de punten. Vervolgens krijgen de andere inschrijvers punten a rato van het verschil met deze hoogste inschrijver, door toepassing van volgende berekeningswijze:

Punten inschrijver = basisconcessievergoeding inschrijver * maximaal aantal punten/ basisconcessievergoeding hoogste inschrijver.

TOEWIJZINGSCRITERIUM NR.3: Opbouw infrastructuur en veiligheid (40 punten)

De inschrijver bezorgt een plan van aanpak waarin hij de opbouw van de infrastructuur en de te nemen veiligheidsmaatregelen omschrijft (max. 5 A4 blz.).

Bij de beoordeling zal rekening gehouden worden met onder andere de timing, aard van de constructie, veiligheid….

De quotering gebeurt kwalitatief:

De hoogste quotering “uitstekend” krijgt het maximum van de punten, zijnde 40 punten.
De quotering “zeer goed” krijgt 36 punten.
De quotering “goed” krijgt 28 punten.
De quotering “voldoende” krijgt 20 punten.
De quotering “slecht” krijgt 12 punten.
De quotering “onvoldoende” krijgt 0 punten

Offertes met een score van 12 of minder komen niet in aanmerking voor toewijzing.

9. BIJLAGEN

Aanvraagformulier
Plan
Sjabloon veiligheidsdossier

BIJLAGE 1 – AANVRAAGFORMULIER (aan te vullen)

ONDERGETEKENDE TEKENT IN (aankruisen)

(ALLEEN)

(MET HET VOLGENDE TEAM):

TEAMLID

VUL NAAM IN + VENNOOTSCHAPSZETEL + KBONR. + NAAM VAN DE PERSOON DIE DE INSCHRIJVING ONDERTEKENT + BEWIJS VAN DIENS HANDTEKENBEVOEGDHEID

TEAMLID

VUL NAAM IN + VENNOOTSCHAPSZETEL + KBONR. + NAAM VAN DE PERSOON DIE DE INSCHRIJVING ONDERTEKENT + BEWIJS VAN DIENS HANDTEKENBEVOEGDHEID

dient een offerte in voor de toewijzing van de concessie vAN UITBATING HOPMARKT CARNAVAL en verklaart dat hij de voorwaarden van de leidraad integraal aanvaardt en verklaart dat hij zich niet bevindt in een uitsluitingssituatie.

Voor de inschrijver zal optreden als contactpersoon (naam, voornaam, mailadres, telefoon): […]

DATUM

HANDTEKENING(EN)

T oe te voegen bijlagen:

1) het uittreksel uit het strafregister van de rechtspersoon/natuurlijke persoon

2) het bevoegdheidsbewijs inzake de handtekening van de offerte

3) verklaring op eer inzake de genoemde uitsluitingsgevallen (ernstige fout + valse verklaringen)

4) info inzake toewijzingscriteria

BIJLAGE 2 – PLAN EVENEMENTENPLEIN HOPMARKT (concessiezone)

Document Metadata

Table of Contents

STAD AALST

Document Metadata