Deze overeenkomst wordt aangegaan door:

Deze overeenkomst wordt aangegaan door:

- De directie van fusieorganisatie van Stichting Mitros en Stichting Viveste, Stichting Woonin,

vertegenwoordigd door de heer X.X. Xxx, voorzitter, verder aangeduid als ‘directie’.

- De raad van commissarissen van fusieorganisatie van Stichting Mitros en Stichting Viveste, Stichting Woonin, vertegenwoordigd door X. Xxxxxx, voorzitter raad van commissarissen, verder aangeduid als RvC.

- De ondernemingsraden van fusieorganisatie van Stichting Mitros en Stichting Viveste, Stichting Woonin, vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx en de xxxx X. Xxx, verder aangeduid als OR.

Alle partijen verder aan te duiden als ‘partijen’.

Partijen, overwegende dat

- Directie en RvC met de OR van oordeel zijn dat het bij moderne arbeidsverhoudingen past om de OR het recht van bindende voordracht te verlenen voor een lid van de RvC;

- Directie, RvC en OR de aanwezigheid van een lid van de RvC op voordracht van de OR ook als nuttig en effectief ervaren;

- de procedure hiervoor is benoemd in de statuten van Stichting Woonin (artikel 11 lid 4) en deels uitgewerkt in het RvC-reglement (artikel 4);

- het wenselijk is de procedure van voordracht van commissarissen door de OR op een wijze te laten verlopen die het gezamenlijke belang en de wederzijdse transparantie tot uitdrukking brengt;

- partijen, ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, waarde hechten aan een goede onderlinge communicatie en een regelmatige informatie-uitwisseling en delen van bevindingen;

- de werving plaatsvindt conform de geldende wet- en regelgeving;

besluiten om in deze overeenkomst de voordrachtsprocedure verder in te vullen en af te spreken op welke wijze de daarmee verband houdende onderlinge contacten worden vormgegeven.

VERVULLING VACATURES RVC

1 Profielschets RvC

1.1 De algemene profielschets van de RvC wordt periodiek, en in ieder geval bij vacatures, door de RvC na overleg met de directie geactualiseerd. Indien er sprake is van wijzigingen in het algemene profiel van de RvC, dan wordt dit gewijzigde profiel ter informatie aan de OR gezonden en in de jaarlijkse overlegvergadering besproken of zoveel eerder daar aanleiding toe is.

1.2 Zodra de RvC een bepaalde kandidaat heeft benoemd, stelt de RvC de OR hiervan schriftelijk in kennis, onder strikt vertrouwelijke toezending van persoonlijke gegevens van deze persoon. De OR en de desbetreffende commissaris kunnen vervolgens, indien zij dat willen, in een gesprek nader met elkaar kennis maken.

VOORDRACHTSPROCEDURE

2 Werving, voordracht en gesprekken

2.1 De OR wordt, zodra zich een vacature voor de door hem voor te dragen zetel in de RvC voordoet, door de RvC geïnformeerd over deze vacature.

2.2 De RvC stelt het specifieke profiel waaraan een kandidaat moet voldoen, vast na overleg met de OR. Dit overleg vindt plaats op basis van gelijkwaardigheid.

2.3 De werving gebeurt openbaar, door een extern werving- en selectiebureau in opdracht van de OR.

2.4 De OR voert selectiegesprekken met de kandidaten. Daarbij is een vertegenwoordiging van maximaal twee leden van de RvC aanwezig.

2.5 Bij het gesprek dat door of namens de RvC vervolgens plaats heeft met de voorgedragen kandidaat, is een afvaardiging van maximaal twee leden van de OR aanwezig.

3 Toetsing voorgedragen kandidaat door RvC

3.1 De RvC toetst de voorgedragen kandidaat aan het vastgestelde profiel.

Daartoe hanteert de RvC naast het specifieke profiel ook het groepsprofiel inclusief de daarin genoemde competenties;

3.2 De RvC heeft de mogelijkheid om referenties in te winnen en/of de kandidaat een assessment te laten ondergaan alvorens de voordracht over te nemen en over te gaan tot externe toetsing;

3.3 Als er sprake is van geobjectiveerde twijfels, geeft de RvC die in de vorm van feedback terug aan de voorgedragen kandidaat. De RvC kan daarbij melden dat hij referenties wil inwinnen of een assessment wenst in te zetten.

3.4 De RvC overlegt met de OR als hij van mening is dat zich bijvoorbeeld een van de volgende situaties voordoet:

- een voordracht voldoet niet aan de opgestelde profielschets;

- er zal naar verwachting sprake zijn van onverenigbaarheid van karakters;

- er zal naar verwachting sprake zijn van structurele onverenigbaarheid van belangen;

- de RvC heeft gegronde twijfel over de integriteit van de kandidaat.

3.5 Als de RvC de kandidaat geschikt acht, vraagt de RvC de directie van Xxxxxx om advies te geven over de voorgedragen kandidaat, voordat de RvC de kandidaat xxxxxxx.

4 Afwijzing voorgedragen kandidaat door RvC

4.1 Als de RvC na toetsing een voorgedragen kandidaat niet geschikt vindt, heeft hij conform artikel 11 lid 10 van de statuten het recht het bindende karakter aan de voordracht te ontnemen. Alvorens de RvC daartoe overgaat, stelt hij de OR gemotiveerd van dit voornemen op de hoogte. De RvC benoemt de desbetreffende kandidaat dan niet tot lid van de RvC en vraagt aan de OR om met een nieuwe bindende voordracht te komen.

4.2 Als hierover een verschil van mening ontstaat tussen de RvC en de OR, bestaat de mogelijkheid van mediation door een onafhankelijk bemiddelaar. Mediation moet zo snel mogelijk in het proces ingezet worden om schade in de verhouding zoveel mogelijk te beperken.

5 Externe toetsing kandidaat

5.1 Als de RvC de voorgedragen kandidaat geschikt vindt, vindt een integriteitsscreening van de kandidaat plaats door een extern screeningsbureau.

5.2 Daarnaast ondergaat de kandidaat, conform de Woningwet, de fit en propertest, uitgevoerd door de Autoriteit Woningcorporaties.

5.3 Benoeming vindt alleen plaats bij een positieve zienswijze door zowel het externe screeningsbureau als de Autoriteit Woningcorporaties.

6 Herbenoeming

6.1 Ten minste zes maanden voordat herbenoeming van een commissaris die op voordracht van de OR is benoemd, aan de orde is, deelt de OR aan de RvC mee of hij de desbetreffende commissaris voor een nieuwe periode wenst voor te dragen.

6.2 Indien de in artikel 6.1 bedoelde positieve reactie van de OR is ontvangen, laat de RvC binnen drie maanden aan de OR weten of de RvC ook van mening is dat herbenoeming aan de orde kan zijn. Als de reactie van de RvC bevestigend is, stelt de RvC het specifieke profiel waaraan de te herbenoemen commissaris moet voldoen, vast na overleg met de OR. Vervolgens moet de commissaris de fit en propertest ondergaan, zoals beschreven in artikel 5.2 van deze overeenkomst.

6.3 Als de RvC van mening is dat de commissaris niet kan worden herbenoemd, laat de RvC dit zo spoedig mogelijk met redenen omkleed aan de OR weten. De artikelen 2 t/m 5 zijn dan van toepassing. Dit geldt ook als de Autoriteit Woningcorporaties een negatieve zienswijze afgeeft.

6.4 Indien de reactie van de OR op de in artikel 6.1 bedoelde vraag negatief is, laat de OR dit zo spoedig mogelijk en met redenen omkleed aan de RvC weten. Indien de RvC dat wenst, vindt een gesprek plaats tussen (vertegenwoordigers van) de RvC en de OR. Indien de OR na dit gesprek bij zijn besluit blijft, wordt de opengevallen plaats binnen de RvC beschouwd als een nieuw te vervullen vacature en zijn artikel 2 tot en met 5 van toepassing.

ONVERENIGBAARHEID

7.1 Naast de in de statuten van Xxxxxx en de Woningwet genoemde onverenigbaarheden, kan iemand die als adviseur optreedt voor de OR, geen lid zijn van de RvC. Een voormalig adviseur van de OR kan gedurende een periode van één jaar geen lid zijn van de RvC.

VERTROUWELIJKHEID

8.1 Partijen gaan vertrouwelijk om met de informatie waarmee zij in het kader van deze overeenkomst in aanraking komen.

OVERIGE AFSPRAKEN

9.1 Conform artikel 8 lid 1 van het RvC-reglement fungeren alle commissarissen zonder last of ruggespraak.

9.2 De RvC gaat akkoord met de mogelijkheid van tussentijdse rechtstreekse contacten tussen de OR en de commissaris die op zijn voordracht is benoemd, voor zover passend binnen het functioneren als commissaris. Hierover worden de voorzitters van de directie en de RvC van te voren geïnformeerd. De OR respecteert de geheimhoudingsplicht van de betreffende commissaris en stemt ermee in dat hij op hoofdlijnen verslag doet van de contacten met de OR aan de RvC.

9.3 Periodiek, maar ten minste jaarlijks, plegen de voorzitters van partijen overleg over hun onderlinge communicatie en informatie-uitwisseling. Daarbij zullen zij nagaan of deze overeenkomst moet worden aangevuld of bijgesteld.

9.4 De RvC bevordert dat leden van de RvC periodiek de overlegvergaderingen bezoeken waarin de algemene gang van zaken (zoals bedoeld in artikel 24 van de WOR) is geagendeerd. Bij een overlegvergadering als bedoeld in artikel 24 van de WOR zijn minimaal twee leden van de RvC aanwezig.

9.5 Een maal per jaar hebben de OR en de RvC een informele ontmoeting zonder aanwezigheid van de directie.

9.6 Deze overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar, rekenend vanaf de dagtekening. Na vier jaar wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd, tenzij partijen anders besluiten instemmen. Bij geconstateerde strijdigheid van één of meer bepalingen uit deze overeenkomst met wet- en regelgeving of de statuten van Woonin, treden partijen zo spoedig mogelijk in overleg over aanpassing van de overeenkomst om deze ook weer zo spoedig mogelijk in overeenstemming te brengen met de geldende wet- en regelgeving en/of de statuten van Woonin.

9.7 Wijziging van deze overeenkomst is slechts mogelijk met instemming van alle partijen.

9.8 Indien zich verschillen van inzicht tussen partijen voordoen over de interpretatie en/of toepassing van deze overeenkomst, treden partijen met elkaar in overleg. Uiterlijk twee weken voor het geplande overleg informeren partijen elkaar schriftelijk over (de motivatie van) hun standpunt. Partijen spannen zich in om tot een voor beide partijen bevredigende oplossing te komen, al dan niet met behulp van mediation.

Utrecht, d.d.

X. Xxxxxx Voorzitter Raad van Commissarissen Xxxxxx	X. Kip Directievoorzitter Xxxxxx
X. Xxxxxxxxxx Voorzitter OR Mitros	S. Bos Voorzitter OR Viveste