Procesbeschrijving: 1.3 Beheren overige (verhuur-)contracten

Procesbeschrijving: 1.3 Beheren overige (verhuur-)contracten

Versie	Datum akkoord MT	Wijzigingen
1.0		Initiële versie

Afbakening

Dit proces geldt voor alle overeenkomsten waarbij Maastricht Sport optreedt als verhuurder van accommodaties en waarvoor geen standaard gebruiksovereenkomst wordt opgemaakt. Het proces beschrijft de “happy flow” zonder daarmee uitputtend te zijn voor alle mogelijke situaties.

KPI’s

KPI	Toelichting
Compleetheid	Alle (concept-)contracten zijn opgevoerd in Syx (tbv facturering) en TopDesk (tbv contractbeheer)
Huurders	Van alle contracten wordt de nakoming van gemaakte afspraken pro-actief beheerd

Stuurrapportages

Rapportage Doelgroep

Rollen

Rol	Beschrijving
Huurder	De contractpartij waarmee de verhuur-overeenkomst is afgesloten
Verhuurder	Maastricht Sport
Contractbeheerder	Binnen Maastricht Sport is één persoon verantwoordelijk voor het proces van contractbeheer. Met als primaire taken: - Beheer contractgegevens - Archivering en ontsluiting contracten - Bewaking contract data - Opstellen xxx.xxxx

Processtappen

Nr.	Stap	Toelichting	Hulpmiddelen
1	Verzoek tot verhuur	Huurder en/of verhuurder neemt initiatief
2	Opstellen Contractontwerp	Maastricht Sport stelt een contractontwerp op
3	Vastleggen Contractontwerp	Basisdata en scan van het contactontwerp worden vastgelegd	TopDesk
4	Afstemmen Contractontwerp	Maastricht Sport stemt het contractontwerp af met huurder
Contractontwerp akkoord?
5	Aanpassen contractontwerp
6	Bevestigen contract	Beide partijen ondertekenen het contract
7	Vastleggen definitief contract	Basisdata en scan van het contract worden vastgelegd	Syx
8	Doorvertalen naar Planmatig Onderhoud	Plannen en uitvoeren contractbeheer-acties
9	Afspraken huurdersoverleg	Uitvoeren toezicht en onderhoud
10	Contractbewaking	Agenderen triggers (einde looptijd etc)
	Contract evaluatie	Periodiek overleg tussen huurder en verhuurder
11	Beëindigen contract

Risico’s

Risico	Weging	Eigenaar	Maatregel(en)
H/M/L