VERWERKERSOVEREENKOMST
VERWERKERSOVEREENKOMST
Bestaande uit:
Deel 1. Data Pro Statement namens ENAI
Deel 2. Data Pro Standaardclausules voor verwerkingen
Versie: 0.3
22 mei 2018
DEEL 1: DATA PRO STATEMENT
Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de verwerkersovereenkomst voor de oplossingen en/ of de diensten van ENAI.
ALGEMENE INFORMATIE
1. Het Data Pro Statement is opgesteld door:
ENAI systems BV
Xxxxxxxxxx 0000000 XX Xxxxxxx xxx xxx XXxxxx KvK 24070561BTW NL 0088.24.666.B01
Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met de directie van ENAI.
De heer R. Xxx Xxxxx xxxxxx.xxx.xxxxx@xxxx.xx
x00 00 000 00 00
2. Dit Data Pro Statement geldt vanaf 22 mei 2018 versie 0.3
De in dit Data Pro Statement omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij re g elma t ig aan om ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houd e n u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen.
3. Dit Data Pro Statement is van toepassing op de producten en diensten van ENAI:
ENAI biedt eenvoud in veiligheid en comfort. Het ontwikkelen en implementeren van softwareoplossingen voor professionele dienstverleners.
ENAI levert, installeert en beheert:
✓ Apparatuur en software, hosted en on site, op het gebied van signaalverwerking.
4. Omschrijving producten/diensten
Het onder 3 genoemde betreft een cloudoplossing of een oplossing voor signaalverwerking op locatie bij de opdrachtgever waarmee signalen en communicatie - en opvolging functionaliteiten beschikbaar komen. Op locatie bij de opdrachtgever kan dit zowel een virtuele oplossing als een hardware oplossing zijn.
5. Beoogd gebruik
Product/dienst is ontworpen en ingericht om er de volgende soort gegevens mee te verwerken:
Met het onder 3 genoemde wordt een oplossing voorzien voor signaalverwerking/ afhandelen van meldingen/ dienstverleningsvragen van de opdrachtgever. In deze oplossing worden persoonsgegevens verwerkt als namen, telefoonnummers, locatiegegevens en emailadressen.
Bij deze producten/deze diensten is geen rekening gehouden met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordeling en e n strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze gegevens met het hiervoor omschreven product of dienst door opdrachtgever is ter eigen beoordeling door opdrachtgever.
6. ENAI heeft bij het ontwerpen van het product/de dienst privacy by design op de volgende wijze toegepast:
✓ Awareness
Het team van ENAI wordt getraind in security principes, afhankelijk van rol worden medewerkers algemeen of zeer inhoudelijk getraind.
✓ Architectuurreview
Voordat er een nieuwe oplossing gemaakt wordt de architectuur van de oplossing extern getoetst of de gekozen richting conceptuele kwetsbaarheden of zwakke plekken bevat.
✓ Code review
Een algemene controle van de broncode waarbij ENAI gericht zoekt naar
kwetsbaarheden binnen de onderdelen die potentieel zwakke plekken bevatten
✓ Penetratietest
Oplossingen van ENAI worden extern getest.
✓ Gegevens
Opdrachtgever voert de gegevens, vermeld en bedoeld onder punt 5, in de oplossing in en kan deze gegevens wijzigen en verwijderen. ENAI controleert de gegevens nie t e n zal gegevens alleen inzien op verzoek van de opdrachtgever, bijvoorbeeld als dat nodig is om een vraag aan het client service team of aan één van de engineers va n ENAI te beantwoorden.
✓ Periodieke test
ENAI adviseert haar klanten de oplossing periodiek zelf te laten testen.
7. Data Pro Standaardclausules
ENAI gebruikt de Data Pro Standaardclausules voor verwerkingen, welke hier te vinden zijn: xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
8. ENAI verwerkt de persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers binnen de EU/EER.
9. ENAI maakt gebruik van de volgende sub-processors:
10. ENAI ondersteunt opdrachtgever op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen:
Inzage- correctie- en verwijderverzoeken en een verzoek tot dataportabiliteit kunnen worden ingediend via: xxxxxxx@xxxx.xx
11. Na beëindiging van de overeenkomst met een opdrachtgever verwijdert ENAI de persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible).
BEVEILIGINGSBELEID
12. ENAI heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst:
ENAI kent een beveiligingsbeleid met de volgende elementen:
✓ Fysieke toegangscontrole
✓ Toegangscontrole tot systemen
✓ Integriteitsontrole
✓ Beveiliging van gegevens in transit
✓ Toezicht op invoer van gegevens
✓ Toezicht op subverwerkers
✓ Maximale beschikbaarheid
✓ Gescheiden verwerking van gegevens
✓ Datalekprotocol
13. ENAI heeft zich geconformeerd aan het volgende Information Security Management System (ISMS):
✓ ISO 27001
14. ENAI bevindt zich in de afrondende fase van de volgende certificeringen
✓ ISO 27001
✓ Data pro certificaat
DATALEKPROTOCOL
15. In geval er toch iets mis gaat, hanteert ENAI het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat opdrachtgever op de hoogte is van incidenten:
Indien ENAI in zijn organisatie een datalek ontdekt, zal ENAI zijn opdrachtgever daarvan zo snel mogelijk op de hoogte stellen, door contact op te nemen met de bij ons geregistreerde hiervoor te benaderen contactpersoon (of indien dit niet specifiek bekend is, de a lg e me en geregistreerde contactpersoon). Dit contact zal per email gelegd worden en indien het mailadres niet bekend is zal dit contact telefonisch gelegd worden.
ENAI levert zo veel mogelijk relevante gegevens aan, waaronder en waar mogelijk omschrijving van het incident, aard van de inbreuk, aard persoonsgegevens c.q. categorieën van betrokken data subjects, schatting van aantal betrokken data subjects e n mogelijk betrokken databases, indicatie wanneer het incident heeft plaatsgevonden, mogelijke gevolgen, genomenmaatregelen en eventueel nog te nemen maatregelen. Meldingen worden indien mogelijk binnen 72 uur gedaan aan opdrachtgever. ENAI z a l z e lf geen meldingen doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens(AP). Het wel of niet aan AP melden blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. ENAI zal de opdrachtgever desgewenst ondersteunen bij het meldproces.
DEEL 2: STANDAARDCLAUSULES VOOR VERWERKINGEN
Versie: januari 2018
Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden
ARTIKEL 1. DEFINITIES
Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in de Overeenkomst de volgende betekenis:
1.1 Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.
1.2 Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.
1.3 ENAI: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst a ls verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.
1.4 Data Pro Statement: statement van ENAI waarin hij onder andere informatie geeft met
betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, datalekken, certificeringen en omgang met rechte n van Data subjects.
1.5 Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.6 Opdrachtgever: partij in wiens opdracht ENAI persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) z ijn a ls e e n a nd ere verwerker.
1.7 Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en ENAI geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICT-leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan d e verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.
1.8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die ENAI in het kader van d e uitvo e ring van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.
1.9 Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen me t het Data Pro Statement (of vergelijkbare informatie) van ENAI de verwerkersovereenkoms t vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.
ARTIKEL 2. ALGEMEEN
2.1 Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle ve rwe rkingen va n Persoonsgegevens die ENAI doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.2 Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatrege len, ka n van tijd tot tijd door ENAI worden aangepast aan veranderende omstandighed en. ENAI z a l Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtg ever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.
2.3 ENAI verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met ENAI overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.
2.4 Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft he t d o el van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.
2.5 ENAI is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.
2.6 ENAI geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan O p d rachtgever o m op basis van deze informatie te beoordelen of ENAI afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregele n opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.
2.7 Opdrachtgever staat er tegenover ENAI voor in dat hij conform de Avg hande lt, d a t hij z ijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, he t g e b ruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.
2.8 Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet w orde n ve rha ald op ENAI, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van ENAI.
ARTIKEL 3. BEVEILIGING
3.1 ENAI treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals o ms chre ven in zijn Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft ENAI rekening gehouden met de stand va n d e te chniek, d e uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en d e co ntext va n d e verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de
verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico ’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.
3.2 Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van ENAI niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën va n Pers oonsg egeve ns o f gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.
3.3 ENAI streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door ENAI beoogde gebruik van het product of de dienst.
3.4 De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsn iveau.
3.5 ENAI kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregele n ind ie n d a t na ar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijve n b ie d en. ENAI z a l belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data P ro Sta teme nt, e n zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.
3.6 Opdrachtgever kan ENAI verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. ENAI is nie t verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. ENAI kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. P a s na da t de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft ENAI de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.
ARTIKEL 4. XXXXXXXXX IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS
4.1 ENAI staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatrege len onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien ENAI een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedo eld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement (onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke w ijz e ENAI Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
4.2 Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover ENAI heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant).ENAI is niet ve rp licht to t he t melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.
4.3 ENAI zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.
4.4 ENAI kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.
ARTIKEL 5. GEHEIMHOUDING
5.1 ENAI waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoo nsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.
5.2 ENAI is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, ind ie n e n vo or z o ve r verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift o f op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
5.3 Alle door ENAI aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificate n, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door ENAI aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe d a t zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.
ARTIKEL 6. LOOPTIJD EN BEËINDIGING
6.1 Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere d aaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.
6.2 Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkoms t of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.
6.3 ENAI zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnd e e n va n Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overe e ngeko men, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen Opdrachtgever.
6.4 ENAI kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neerg eleg d in het Data Pro Statement.
6.5 Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door ENAI belet. In een dergelijk geval zal ENAI de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien ENAI verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.
ARTIKEL 7. RECHTEN DATA SUBJECTS, DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT (DPIA) EN AUDITRECHTEN
7.1 ENAI zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Xxxx s ub jects ing ero epen rechten van Data subjects. Indien ENAI direct door een Data subject wordt benaderd, za l hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.
7.2 Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal ENAI na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DP IA) o f e e n daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.
7.3 ENAI kan de naleving van zijn verplichtingen op grond van de verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of daaraan ten minste gelijkwaardig certif icaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke, deskundige.
7.4 ENAI zal daarnaast op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereen komst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersoveree nko ms t plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op bas is van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in dez e Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aa nz ien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapportere n aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die ENAI heeft op grond va n d e ze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan ENAI verstrekken. ENAI kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien d e ze na ar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vo rmt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.
7.5 Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partije n zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor
zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. ENAI zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel p a sse nd z ijn re ke ning houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de s ta nd va n d e techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van he t product of de dienst.
7.6 ENAI heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.
ARTIKEL 8. SUBVERWERKERS
8.1 ENAI heeft in het Data Pro Statement vermeldt of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) ENAI inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.
8.2 Opdrachtgever geeft toestemming aan ENAI om andere subverwerkers in te s cha ke len te r uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.
8.3 ENAI zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de ENAI ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door .ENAI dra agt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan ENAI jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.
ARTIKEL 9. OVERIG
Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.