Verwerkersovereenkomst Cold Lab Services
Verwerkersovereenkomst Cold Lab Services
Ondergetekenden:
1. X. Xxxxxxxx h.o.d.n. Cold Lab Services is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70319863 en is gevestigd aan Xxxxxxxxxxx 00 (0000XX) xx 'x-Xxxxxxxxxxxxx hierna te noemen "Verwerkingsverantwoordelijke";
en
2. [Verwerker/Bedrijfsvorm] [Verwerker/Bedrijfsnaam], is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [Verwerker/KVK], rechtsgeldig vertegenwoordigd door [Verwerker/Contactpersoon], hierna te noemen "Verwerker"
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker hierna gezamenlijk ook te noemen: "Partijen"
In aanmerking nemende dat:
● Verwerkingsverantwoordelijke opdracht heeft gegeven aan Verwerker om de persoonsgegevens van haar onderneming te verwerken in het kader van de hoofdovereenkomst welke onlosmakelijk deel uitmaakt van deze Verwerkersovereenkomst;
● Verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
● Verwerker bereid is de verwerkingen te verrichten en tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) na te komen, voor zover dit binnen haar macht ligt;
● Verwerker de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden verwerkt;
● Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt kan worden als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG;
● Verwerker aangemerkt kan worden als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG;
● Waar in deze overeenkomst gesproken wordt over Persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 AVG bedoeld worden;
● Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen door middel van deze Verwerkersovereenkomst (hierna (“Verwerkersovereenkomst”).
Partijen zijn als volgt overeengekomen:
Artikel 1 - Doel van de verwerking
1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van opdracht en deze Verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG.
2. Het is Verwerker verboden om de Persoonsgegevens voor een ander doel te verwerken dan het doel dat door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Het doel van de verwerking is het verlenen van de door Verwerkingsverantwoordelijke gevraagde diensten zoals omschreven en vastgelegd in de Hoofdovereenkomst. Hiertoe worden de volgende werkzaamheden verricht: het boeken van facturen, het verrichten van betalingen, het verwerken van alle gegevens en alle andere voorkomende taken die Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk aan Verwerker uitbesteedt.
3. De categorie van betrokkenen waarvan de Persoonsgegevens verzameld worden, betreft: klanten en/of andere personen c.q. relaties van Verwerkingsverantwoordelijke waarmee Xxxxxxxxx in contact komt indien hij Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke.
4. De categorie persoonsgegevens die verwerkt worden, zijn: contact- en NAW-gegevens, financiële gegevens en andere gegevens waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk toestemming voor heeft verleend.
5. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
6. Verwerker heeft zeggenschap over de middelen voor de verwerking en opslag van de persoonsgegevens. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel van de verwerking en dient dit duidelijk vast te leggen.
7. De verwerking zal zowel handmatig als (semi)automatisch plaatsvinden.
8. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2 - Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst vangt aan na ondertekening van de overeenkomst en is aangegaan voor de duur van de hoofdovereenkomst.
2. Deze overeenkomst kan niet tussentijds opgezegd worden.
3. Wijzigingen in deze overeenkomst ten gevolge van veranderingen in de eventueel aanwezige onderliggende overeenkomst van opdracht, wet- of regelgeving of andere relevante omstandigheden zijn slechts rechtsgeldig indien deze na overleg en met uitdrukkelijke toestemming van partijen aan de Verwerkersovereenkomst worden gevoegd.
4. Deze overeenkomst eindigt van rechtswege indien de Hoofdovereenkomst eindigt.
5. Zodra de overeenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle Persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke en/of deze originele Persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen binnen een termijn van maximaal 28 dagen. Eventuele kosten hiervan komen voor rekening van Xxxxxxxxx.
6. De bepalingen inzake de geheimhouding, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting blijven na beëindiging van deze overeenkomst onverminderd van kracht.
Artikel 3 - Verplichtingen Verwerker
1. Verwerker is verplicht om zich te houden aan de voorwaarden die op grond van geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de AVG en de Uitvoeringswet AVG, gesteld worden aan de verwerking van Persoonsgegevens.
2. Het is Verwerker verboden om haar eigen database(s) en/of bestanden te verrijken met enige (persoons)gegevens van de database(s) van Verwerkingsverantwoordelijke, behoudens het geval dat Verwerker tijdelijke database(s) en/of bestanden dient aan te maken ten behoeve van een goede verwerking van de Persoonsgegevens. De tijdelijke bestanden worden direct verwijderd vanaf het moment dat deze tijdelijke bestanden niet langer nodig zijn voor de verwerking.
3. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op diens eerste verzoek informeren over de door haar genomen maatregelen ter zake haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst.
4. Indien Verwerkingsverantwoordelijke instructies met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens aan Verwerker geeft, dient Verwerker deze instructies op te volgen voor zover dit noodzakelijk is voor een juiste verwerking behoudens het geval dat deze instructies in strijd zijn met wet- en regelgeving en eventuele van toepassing zijnde beroeps- en gedragsregels. Enkel Verwerkingsverantwoordelijke is bevoegd haar uitsluitende oordeel hierover te geven.
5. Alle verplichtingen die rusten op Verwerker gelden ook voor de personen die onder het gezag van Verwerker (na uitdrukkelijke toestemming van Verwerker) Persoonsgegevens verwerken, waaronder verstaan de medewerkers van Verwerker en de door haar ingeschakelde derden.
6. Verwerker is ervoor verantwoordelijk dat alleen medewerkers en/of derden toegang hebben tot de persoonsgegevens waarvoor de toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. De medewerkers en/of derden werken onder verantwoordelijkheid van Verwerker.
7. Verwerkingsverantwoordelijke heeft alleen beperkt toegang tot de Persoonsgegevens bij Verwerker. Verwerker is verplicht haar medewerking te verlenen op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot inzage, audits en/of inspecties.
8. Deze overeenkomst is niet overdraagbaar, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Artikel 4 - Doorgifte van persoonsgegevens
1. Behoudens schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker geen Persoonsgegevens, welke door of namens Verwerker of een door haar ingeschakelde sub-verwerker worden verwerkt, in verband met het uitvoeren van de Overeenkomst, laten overbrengen naar of toegankelijk (laten) maken vanuit landen of internationale organisaties waarvan de Europese Commissie nog niet heeft besloten dat deze een passend beschermingsniveau waarborgen in overeenstemming met de van toepassing zijnde privacyregelgeving. Artikel 44 tot en met 50 van de AVG worden te allen tijde nageleefd. Verwerker verschaft op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke inzicht in de locatie(s) waarop de verwerking plaatsvindt.
2. Indien Verwerker voornemens is om Persoonsgegevens door een land of internationale organisatie te verwerken waarvoor de Europese Commissie nog geen toestemming heeft gegeven, zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk over dit voornemen informeren. Doorgifte van Persoonsgegevens naar een ander land omvat tevens het toegankelijk maken van de persoonsgegevens vanuit (een entiteit in) een dergelijk ander land.
Artikel 5 - Verantwoordelijkheid Verwerker
1. Verwerker zal voor Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van deze overeenkomst de werkzaamheden verrichten zoals benoemd in artikel 1.2 van deze overeenkomst alsmede de overige werkzaamheden zoals neergelegd in de Hoofdovereenkomst.
2. Verwerker is verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot: de verzameling van de Persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld en verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden is Verwerker eveneens verantwoordelijk.
Artikel 6 - Derden
De werkzaamheden van Verwerker kunnen slechts uitbesteed worden aan derden na uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker staat in voor deze derde(n) en is zelf verantwoordelijk en schadeplichtig voor alle schade die door toedoen van derde(n) is ontstaan bij
Verwerkingsverantwoordelijke. Alle verplichtingen uit deze overeenkomst zijn eveneens van toepassing op deze derde(n), de (sub-verwerker).
Artikel 7 - Beveiligingsmaatregelen Persoonsgegevens
1. Verwerker spant zich in om voldoende en passende organisatorische en technische maatregelen te nemen tegen elke vorm van onrechtmatige verwerking met betrekking tot de door haar te verrichten verwerkingen van de Persoonsgegevens.
2. Het beveiligingsniveau van de maatregelen dient tenminste te voldoen aan een niveau dat niet onredelijk is in het kader van de daaraan verbonden kosten, gevoeligheid van de betreffende Persoonsgegevens alsmede de stand van de techniek en risico’s. Verwerker staat ervoor in dat de door hem genomen beveiligingsmaatregelen te allen tijde, onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. In overleg kunnen partijen andere aanvullende of nadere beveiligingsmaatregelen nemen.
3. Xxxxxxxxx heeft een eigen verantwoordelijkheid om zichzelf en/of diens medewerkers en door haar ingeschakelde derde(n) op de hoogte te stellen van alle protocollen, het (beveiligings)beleid en van andere instructies die een veilige verwerking mogelijk maken en bevorderen.
4. Xxxxxxxxx is verantwoordelijk en aansprakelijk voor haar deel van de verwerking.
5. Indien er sprake is van een inbreuk in de beveiliging van de Persoonsgegevens, welke schade kan veroorzaken of nadelige gevolgen kan hebben voor de bescherming van de Persoonsgegevens dient Verwerker, Verwerkingsverantwoordelijke hierover onmiddellijk, althans zonder onredelijke vertraging, doch binnen 24 uur nadat Verwerker hiervan redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn, te informeren. Verwerkingsverantwoordelijke zal vervolgens de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 48 uur en eventuele betrokkenen zo spoedig mogelijk informeren over de inbreuk.
6. Bovengenoemde melding aan Verwerkingsverantwoordelijke dient de benodigde informatie te bevatten zodat Verwerkingsverantwoordelijke hiermee sneller de melding richting de Autoriteit Persoonsgegevens kan sturen dan wel kan laten toetsen of de inbreuk meldingsplichtig is.
7. Ingevolge de meldplicht van Verwerker dient de melding van een inbreuk te bestaan uit tenminste de volgende componenten:
● de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
● de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
● de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
● de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
8. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker dienen elk een register van alle inbreuken bij te houden conform artikel 33 lid 5 AVG. Verwerker dient alle inbreuken te documenteren, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen. Op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier inzage in verschaffen.
9. Indien een inbreuk op de beveiliging van de Persoonsgegevens heeft plaatsgevonden bij Verwerker is Verwerker verplicht om op eigen kosten passende maatregelen te treffen ter voorkoming van toekomstige incidenten en/of inbreuken.
Artikel 8 - Geheimhouding
Verwerker en diens medewerkers alsmede de door Verwerker ingeschakelde derde(n), zijn verplicht tot geheimhouding van alle door deze overeenkomst verkregen persoonsgegevens, gevoelige informatie en/of bedrijfsgegevens. De geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming heeft gegeven aan Verwerker om deze gegevens en informatie te delen met derde(n), of een wettelijke verplichting bestaat om de gegevens en informatie aan een derde te verstrekken. Na afloop van deze overeenkomst blijven partijen verplicht om zich aan deze geheimhoudingsverplichting te houden.
Artikel 9 - Rechten van betrokkenen
1. Xxxxxxx Xxxxxxxxx een verzoek tot inzage ontvangt van een betrokkene of een daartoe bevoegde instantie zal Verwerker dit verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen afhandelen. Indien het niet mogelijk is om het verzoek zelf af te handelen, wordt het verzoek binnen 4 dagen doorgestuurd aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker dient indien hiertoe gevraagd, medewerking te verlenen aan de uitvoering van het verzoek. De kosten die Verwerker dient te maken ten behoeve van de medewerking, komen voor eigen rekening van Xxxxxxxxx.
2. Het bepaalde in artikel 9.1 is van overeenkomstige toepassing indien een betrokkene andere rechten wil doen gelden zoals haar recht op rectificatie, gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht van bezwaar en rechten ingeval van geautomatiseerde individuele besluitvorming, zoals neergelegd in afdelingen 3 en 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 10 - Audit
1. Verwerkingsverantwoordelijke kan een deskundige de naleving van deze Verwerkersovereenkomst laten controleren nadat is gebleken dat de rapportages van controle van Verwerker door Verwerkingsverantwoordelijke onvoldoende zijn bevonden (geen of onvoldoende duidelijkheid over het
naleven van de Verwerkersovereenkomst door Verwerker) en de inhoud van deze rapportages een dergelijke controle rechtvaardigt.
2. Verwerkingsverantwoordelijke mag eenmaal per jaar een controle bij Verwerker laten uitvoeren. Verwerker wordt hiervan tenminste een maand van tevoren op de hoogte gesteld, zodat zij haar leveranciers hierover kan informeren en nadere afspraken ter zake de audit gemaakt kunnen worden.
3. Verwerker is verplicht mee te werken aan de controle en zal alle relevante informatie zo spoedig mogelijk ter beschikking stellen, doch uiterlijk binnen 14 kalenderdagen nadat het verzoek tot informatie is ontvangen door Xxxxxxxxx. Verwerker kan maximaal een maand uitstel krijgen om de informatie alsnog aan te leveren. Indien zich dergelijke omstandigheden voordoen, dient Verwerker de gevraagde gegevens binnen dusdanige termijn aan te leveren dat deze tijdig en volledig ontvangen worden in het kader van een eventuele (kort geding) procedure.
4. De bevindingen van de controle worden door partijen besproken en, indien wenselijk, doorgevoerd bij een of beide partijen gezamenlijk.
5. Verwerkingsverantwoordelijke draagt de kosten voor de controle. Indien na controle blijkt dat er enige aanpassingen nodig zijn in de beveiligingsmaatregelen van Verwerker, worden de volledige kosten van de (te nemen) beveiligingsmaatregelen door Verwerker gedragen. Door parafering en ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst verklaart Xxxxxxxxx hiermee in te stemmen.
Artikel 11 - Aansprakelijkheid
1. Verwerker is verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens en staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is en geen inbreuk maakt op rechten van betrokkenen. Verwerker is aansprakelijk voor alle schade ten gevolge van het handelen en/of nalaten of niet naleven van wet- en regelgeving door Verwerker.
2. Verwerker is aansprakelijk voor zowel de directe als indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, bedrijfsstagnatie van Verwerkingsverantwoordelijke en/of schade als gevolg van aanspraken van betrokkenen en/of derden.
3. Onverminderd het bepaalde in dit artikel is Verwerker aansprakelijk voor de schade die door de verwerking is veroorzaakt, wanneer bij deze verwerking niet is voldaan aan specifiek tot de Verwerker gerichte verplichtingen van de AVG of indien in strijd met de rechtmatige instructies van Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.
4. Verwerker is niet aansprakelijk voor de schade indien zij kan aantonen dat zij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.
Artikel 12 - Vrijwaring
1. Verwerker vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke voor aanspraken, boetes en/of dwangsommen van of namens de Autoriteit Persoonsgegevens en/of andere autoriteiten, waarbij vast is komen te staan dat de overtredingen onder de verantwoordelijkheid van Verwerker vallen.
2. Verwerkingsverantwoordelijke kan de opgelegde boetes en/of dwangsommen verhalen op Verwerker indien zij verantwoordelijk gehouden kan worden voor de overtredingen.
Artikel 13 - Geschillenbeslechting
1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die ontstaan tussen partijen die voortvloeien uit of verband houden of betrekking hebben op deze Verwerkersovereenkomst worden beslecht door de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland, locatie Alkmaar.
Aldus in tweevoud overeengekomen en ondertekend:
Verwerkingsverantwoordelijke | Verwerker |
X. Xxxxxxxx Cold Lab Services Plaats: Datum: | [Verwerker/Contactpersoon] [Verwerker/Bedrijfsnaam] Plaats: Datum: |