OVEREENKOMST BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE BELRAI-WEBSERVICE
OVEREENKOMST BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE BELRAI-WEBSERVICE
Tussen enerzijds
"De Belgische Staat", vertegenwoordigd door Xxxxxx XXXXX, Directeur-generaal Gezondheidszorg wnd., Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL), hierna " De Belgische Staat " genoemd,
en anderzijds
"De softwareontwikkelaar" hetzij [Naam van de softwareontwikkelaar] met KBO-nummer [KBO-nr. van de softwareontwikkelaar], [officieel adres van de softwareontwikkelaar], vertegenwoordigd door [Naam en voornaam van de wettelijke vertegenwoordiger], [Functie van de wettelijke vertegenwoordiger],, hierna de "softwareontwikkelaar" genoemd,
wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1. Definities
Onder "de administratie verantwoordelijk voor BelRAI", wordt verstaan de Dienst Acute en Chronische Zorg van de FOD VVVL die belast is met het dagelijkse beheer van BelRAI en optreedt voor de Belgische Staat.
Onder "de eigen software" of "software bedoeld in deze overeenkomst", wordt verstaan de software die door de softwareontwikkelaar is ontwikkeld en daarbij een of meer BelRAI-instrumenten/-screeners integreert.
Onder "release", wordt verstaan de aanpassingen en updates die door de administratie verantwoordelijk voor BelRAI worden doorgevoerd in de BelRAI-instrumenten, aan de gerelateerde vragenlijsten, de resultaten van de evaluaties, maar ook de aanpassingen aan de specifieke kenmerken van de webservice.
Onder "content management system", wordt verstaan het inhoudbeheersysteem waar documenten en technische informatie over BelRAI ter beschikking worden gesteld van de softwareontwikkelaar. Enkel de softwareontwikkelaar die voldoet aan de bepalingen van artikel 2 van deze overeenkomst krijgt toegang tot het content management system.
Art. 2. Homologatie van de software
Op basis van de uitgevoerde homologatietests mag de softwareontwikkelaar de volgende software ter beschikking stellen van de eindgebruikers:
- Naam van de software: XXXXX
- Versienummer van de software: XXXX
- Geldig voor de volgende BelRAI-instrumenten: XXXXX
- Vanaf: XXXXX
Gehomologeerd BelRAI-instrument | Versienummer van het instrument | Homologatiedatum |
XXXXX | XXXX | XXXXX |
Het beheer van de updates van bovenvermelde BelRAI-instrumenten zal overeenkomstig de volgende drie situaties verlopen:
• Als de update bovenvermelde BelRAI-instrumenten betreft, dan wordt, zodra de update door de FOD VVVL is gehomologeerd, het versienummer van de software, de homologatiedatum en de datum van inproductiestelling door de FOD VVVL per mail aan de ontwikkelaar bevestigd;
• Als de update de toevoeging van een of meer nieuwe BelRAI-instrumenten betreft die niet hierboven zijn vermeld, dan moet een aanhangsel bij deze overeenkomst worden opgesteld zodra de update door de FOD VVVL is gehomologeerd;
• Als de update de schrapping van een of meer bovenvermelde BelRAI-instrumenten betreft, dan moet een aanhangsel bij deze overeenkomst worden opgesteld nadat de softwareontwikkelaar de FOD VVVL per mail op de hoogte heeft gebracht.
Art. 3. Intellectuele eigendom en auteursrecht
De softwareontwikkelaar verbindt zich ertoe geen kosten aan te rekenen voor de gebruiksrechten (of auteursrechten) aan de eindgebruikers voor het gebruik van de interRAI-instrumenten en dit bij gebruik van BelRAI-producten (de benaming BelRAI, het BelRAI-logo, de BelRAI-webapplicatie, de BelRAI- webservice, alsook alle vragenlijsten en algoritmen die ze bevatten) die eigendom zijn van de Belgische Staat.
De softwareontwikkelaar verklaart de informatie die hem ter beschikking werd gesteld (JSON- documenten, content management system, algoritmen) uitsluitend te gebruiken voor de integratie van de BelRAI-beoordelingsinstrumenten in de eigen software, waarbij een synchronisatie met de centrale BelRAI-databank voorzien is. De softwareontwikkelaar verbindt zich ertoe deze informatie niet in een andere context te gebruiken.
De softwareontwikkelaar verbindt zich ertoe de informatie in de technische documentatie die hem ter beschikking werd gesteld niet te verkopen of te verspreiden.
Voor elk gebruik van de interRAI-instrumenten zonder koppeling met BelRAI moet een specifieke overeenkomst tussen de softwareleverancier en interRAI worden gesloten.
Art. 4. Synchronisatie met de centrale BelRAI-databank
In het geval dat de via de eigen software geregistreerde gegevens asynchroon worden overgedragen (niet in real time gesynchroniseerd met de centrale BelRAI-databank), zorgt de softwareontwikkelaar minstens één keer per 24 uur voor een synchronisatie met de centrale BelRAI-databank (asynchroon downloaden). Deze bepaling is enkel van toepassing op de gegevens van de personen met een RRN-nummer of een BIS- nummer in België.
Art. 5. Aanpassing van de software: herhomologatie
De softwareontwikkelaar verbindt zich ertoe de m.b.t. het content management system gepubliceerde aanpassingen (releases) en aanpassingen van het BelRAI cookbook in acht te nemen bij toekomstige aanpassingen in de eigen software.
a) De softwareontwikkelaar volgt de volgende procedure voor grote aanpassingen (major releases):
- Grote aanpassingen (major releases) moeten uiterlijk 31/3 van elk jaar (T) via het content management system en de BelRAI-website (xxxxxx.xxx/xxxxxxx) meegedeeld worden;
- De softwareontwikkelaar heeft 6 maanden de tijd om de gevraagde aanpassingen te implementeren en moet vervolgens een aanvraag voor herhomologatie van de eigen software indienen;
- Grote aanpassingen voor jaar (T) moeten op 15 januari van het volgende jaar (T+1) in productie worden genomen.
Alleen voor grote aanpassingen (major releases) die de werking van de "items" van de BelRAI- instrumenten wijzigen, is een herhomologatie van de software vereist. Bij niet-naleving van deze bepaling eindigt deze overeenkomst van rechtswege op 15 januari van het volgende jaar, dit is de datum van inproductiestelling van de major release. Ook kleine aanpassingen (minor release), gepland tijdens eerdere releases, zullen bij een herhomologatie worden gecontroleerd.
b) De softwareontwikkelaar volgt de volgende procedure voor kleine aanpassingen (minor releases):
Kleine aanpassingen (minor releases) zijn aanpassingen die geen weerslag hebben op de resultaten van de BelRAI-beoordelingen.
- Kleine aanpassingen (minor releases) moeten uiterlijk 31/08 van elk jaar (T) via het content management system en de BelRAI-website (xxxxxx.xxx/xxxxxxx) meegedeeld worden;
- Kleine aanpassingen voor jaar T moeten uiterlijk op 15 januari van het volgende jaar (T+1) in productie worden genomen.
Voor deze kleine aanpassingen (minor releases) is herhomologatie van de software niet vereist. Deze kleine aanpassingen worden bij de homologatie van de volgende major release gecontroleerd.
Art. 6. Beleid inzake informatieveiligheid
De softwareontwikkelaar mag in geen geval toegang hebben tot persoonsgegevens. Hij mag alleen op deze gegevens bewerkingen uitvoeren als hij vooraf de goedkeuring heeft gekregen van het Informatieveiligheidscomité.
Als de software een zorginstelling/-dienst of een groep zorg- of hulpverleners de mogelijkheid geeft om de persoonsgegevens van hun patiënten te bewerken zonder dat zij daar een zorg- of therapeutische relatie mee hebben, dan moet die zorginstelling/-dienst of groep van zorg- of hulpverleners vooraf de goedkeuring vragen van het Informatieveiligheidscomité.
Elke zorginstelling/-dienst die de software ter beschikking stelt van zijn zorgverstrekkers moet als Circle of Trust (C.O.T) erkend zijn en bij het eHealth-platform vermeld staan. Om ervoor te zorgen dat synchronisatie met de centrale BelRAI-databank mogelijk is, moet de zorginstelling/-dienst erkend zijn als Circle of Trust (C.O.T.).
a. Data Protection Officer (DPO)
Overeenkomstig artikel 38.1 van de AVG, moeten de partijen alle noodzakelijke informatie aan hun respectievelijke Data Protection Officers (DPO's) meedelen.
Met de ondertekening van deze overeenkomst bevestigt de softwareontwikkelaar zich aan de AVG-regels te houden en de passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te hebben genomen,
en zich ervan vergewist te hebben dat de ICT-infrastructuren waarmee de bij de verwerking van de persoonsgegevens gebruikte apparatuur verbonden is de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid ervan waarborgen.
Art. 7. Strafbepalingen
In geval van inbreuk op deze overeenkomst behoudt de administratie, verantwoordelijk voor BelRAI, zich het recht voor om de toelating voor het gebruik van de BelRAI-webservice voor de in deze overeenkomst bedoelde software tijdelijk op te schorten of stop te zetten.
Art. 8. Dekking van de kosten voor de uitvoering van deze overeenkomst
De Belgische Staat zal in geen geval de kosten dragen van de softwareontwikkelaar voor de uitvoering van deze overeenkomst.
Art. 9. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Onderhavige overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht.
Deze overeenkomst kan door beide partijen worden opgezegd met een opzeggingstermijn van 3 maanden. De opzegging gebeurt bij aangetekend schrijven met vermelding van de reden.
In geval van een aanhangsel bij deze overeenkomst voorgesteld door de Belgische Staat, beschikt de softwareontwikkelaar over een termijn van een maand om verzet aan te tekenen. In dat geval eindigt de overeenkomst binnen een termijn van 3 maanden na de datum waarop het aanhangsel aan de softwareontwikkelaar werd bezorgd.
In geval van een geschil betreffende de interpretatie en/of de uitvoering van deze overeenkomst, worden door de Partijen bij voorkeur onderhandelingen gevoerd in een poging het geschil op te lossen.
Indien deze onderhandelingen mislukken, zal het geschil worden voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.
Art. 10. Duur en inwerkingtreding van deze overeenkomst
Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van de ondertekening en wordt gesloten voor onbepaalde duur.
Opgemaakt te Brussel op 02 juni 2021 en elektronisch ondertekend door:
[Naam van de softwareontwikkelaar]
[Naam en voornaam van de wettelijke vertegenwoordiger]
[Functie van de wettelijke vertegenwoordiger]
Voor de Belgische Staat Xxxxxx XXXXX
Directeur-generaal Gezondheidszorg (wnd.)