Bestek onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Bestek onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Externe tussentijdse evaluatie (2019) en eindevaluatie (2021) van het VVOB-programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke onderwijskansen’
Bestek Externe tussentijdse (2019) en eind-evalutie (2021) eNSPIRED programma 2017-2021
Uiterste indiendatum: 8 april 2019
Content
1 ALGEMENE BEPALINGEN 3
1.1 De aanbestedende instantie 3
1.2 Doel en aard van de opdracht 3
1.3 Indiening van offertes 3
1.4 Regelgeving met betrekking tot deze opd racht 3
1.5 Looptijd 4
2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 4
2.1 Voorstellen 4
2.2 Prijzen 4
2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener 4
2.4 Administratieve voorschriften 5
2.5 Gunningscriteria 6
2.6 Onderhandelingen 7
2.7 Monitoring en aanvaarding van verrichte diensten 7
2.8 Uitvoering van de dienst 7
2.9 Facturatie en betaling van diensten 7
2.10 Bijzondere verbintenissen van de dienstverlener 8
2.11 Geschillen 8
2.12 Intellectuele eigendomsrechten 8
3 TECHNISCHE BEPALINGEN 8
3.1 Presentatie van het eNSPIRED programma 8
3.2 Doelstellingen van de opdracht en evaluatiecriteria 10
3.3 Methodologie 11
3.4 Producten 12
3.5 Profiel van de dienstverlener en verwachtingen voor de offerte 13
3.6 Budget 13
3.7 Tijdsverloop van de opdracht 14
4 Bijlage 1: Indieningsformulier 15
1 ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 De aanbestedende instantie
De aanbestedende instantie is VVOB vzw vertegenwoordigd door haar Directeur-Generaal, de heer Xxxx Xxxxx.
VVOB vzw
Julien Dillensplein 1 bus 2A X-0000 Xxxxxxx
Bijkomende inlichtingen omtrent de procedure en de inhoud van de opdracht kunnen bekomen worden bij:
Soetkin Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0 xxx 0X 0000 Xxxxxxx
Xxxxxxx.Xxxxxxx@xxxx.xx 02 209 07 99
De contracterende autoriteit is de enige autoriteit die bevoegd is voor de bewaking en controle van het contract. De dossierbeheerder is Xxxxxxx Xxxxxxx, Education Advisor bij VVOB vzw en coördinator van het eNSPIRED programma. De reikwijdte van haar gezag wordt uiteengezet in de kennisgeving van toewijzing van het contract, dat uiterlijk op 26 april 2019 aan de winnende inschrijver zal toegestuurd worden.
1.2 Doel en aard van de opdracht
Onderhavige opdracht behelst de externe evaluatie van het huidige meerjarenprogramma van het VVOB programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke onderwijskansen’, dat startte in 2017 en een looptijd heeft tot eind 2021. De externe evaluatie bestaat uit 2 fasen: 1) een tussentijdse evaluatie, fase 1, in 2019 en 2) een eindevaluatie, fase 2, in 2021. Dit is de eerste externe evaluatie van dit programma.
Het betreft een opdracht voor de levering van diensten, via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
1.3 Indiening van offertes
Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen.
Offertes moeten per e-mail naar volgend adres gestuurd te worden: Xxxxxxx.Xxxxxxx@xxxx.xx. Offertes worden aanvaard tot en met 8 april 2019 om 16:00 ten laatste (Belgische tijd).
1.4 Regelgeving met betrekking tot deze opd racht
Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing:
• Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten).
• Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing).
• Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering).
• Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
1.5 Looptijd
De opdracht wordt van kracht op de dag van de ondertekening van het contract en is geldig tot 28 februari 2022. Verlenging van de geldigheidsduur van de opdracht wordt niet verwacht.
2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN
2.1 Voorstellen
2.1.1 Informatie op te nemen in het voorstel
De offerte en bijlagen dienen opgesteld te worden in het Nederlands.
Bij het indienen van zijn offerte, zal de inschrijver automatisch afzien van alle algemene of bijzondere bepalingen en voorwaarden, zelfs indien daarnaar wordt verwezen in een van de bijlagen bij de offerte.
De onderstaande informatie moet worden opgenomen in de offerte:
- De vaste eenheidsprijs voluit geschreven en in cijfers (exclusief BTW);
- De handtekening van de persoon die bevoegd is de offerte te ondertekenen;
- De datum waarop de hierboven genoemde persoon de offerte heeft ondertekend;
- Het BTW percentage evenals het bedrag van de BTW over de eenheidsprijs en de prijs inclusief alles;
- Alle documenten verzocht als onderdeel van de selectie- en gunningscriteria.
De inschrijver wordt verzocht om het indieningsformulier in Bijlage 1 te gebruiken. Indien andere documenten worden gebruikt, is de inschrijver verantwoordelijk voor de overeenstemming van elk document met dit indieningsformulier.
2.1.2 Geldigheidsduur offerte
Inschrijvers blijven verbonden door hun offerte voor de duur van 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de dag van de uiterste indieningsdatum.
2.2 Prijzen
Alle prijzen ingediend in het offertepakket moeten zijn uitgedrukt in Euro. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen.
2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener
De dienstverlener is volledig aansprakelijk voor eventuele fouten en leemten in de verleende diensten. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende instantie bovendien van elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
2.4 Administratieve voorschriften
2.4.1 Recht op toegang en uitvoeringsvoorwaarden
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver op eer zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden (cfr. Verplichte uitsluitingsgevallen en RSZ- en fiscale verplichtingen (art. 61, §§ 1 en 2 (5° en 6°), 3 en 4, en arts. 62 en 63 KB Plaatsing)).
De aanbestedende instantie zal de juistheid van deze impliciete verklaring op eer onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte of best and final offer het meest in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht.
De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, voor de naleving van de 8 basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder :
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
2.4.2 Selectiecriteria
Alleen offertes van inschrijvers die voldoen aan onderstaande selectiecriteria worden in overweging genomen.
A. Betreffende de onafhankelijkheid van de inschrijver
Gezien het een externe evaluatie betreft waarbij het onafhankelijkheidsprincipe gegarandeerd moet worden, mogen leden van het voorgestelde evaluatieteam niet:
- werkzaam zijn geweest bij VVOB in 2015 of later
- betrokken zijn geweest bij de formulering of uitvoering van het huidige eNSPIRED-programma
B. Betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver en de uitvoerders
- Minimum 5 jaar ervaring in het uitvoeren van externe evaluaties van programma’s van capaciteitsversterking
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands
Inschrijvers dienen hun technische capaciteit aan te tonen door een curriculum vitae aan de offerte toe te voegen.
Tevens voegt de inschrijver een lijst toe van relevante opdrachten uitgevoerd gedurende de afgelopen drie jaar (vanaf 2016 tot heden) of die momenteel wordt uitgevoerd door de inschrijver, met volgende info:
- De contracterende instantie
- Het jaar van uitvoering van de diensten
- De titel van deze diensten
- Het totaal aantal dagen gewijd aan deze diensten
De inschrijver voegt ook een rapport toe dat geschreven werd door leden van het voorgestelde evaluatieteam in kader van een relevante opdracht uit de lijst (zie boven) of – indien dit niet mogelijk is
– geeft de contactgegevens van de opdrachtgever van de uitgevoerde opdracht.
2.5 Gunningscriteria
Teneinde de beste offerte te kiezen, worden de weerhouden offertes getoetst aan onderstaande gunningscriteria die worden gewogen om een definitieve rangschikking te verkrijgen.
1. Expertise en ervaring van de expert(en) die voor de opdracht worden ingezet (40 punten)
- Ervaring en expertise in onderwijssector (max. 10 ptn.)
- Ervaring en expertise in (onderwijs)gelijkheid (cfr. ‘equity’) (max. 10 ptn.)
- Ervaring en expertise in capaciteitsversterking in een internationale context (max. 10 ptn.)
- Ervaring met het faciliteren van workshops aan diverse stakeholders (max. 10 ptn.)
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de toegevoegde CV(‘s), de lijst met opdrachten van de afgelopen drie jaar zoals hoger vermeld (zie 2.4.2 Selectiecriteria) en het rapport geschreven in kader van een afgelopen relevante opdracht (zie 2.4.2 Selectiecriteria).
2. Kwaliteit van het voorstel (30 punten)
- Duidelijke beschrijving van de aanpak en methodologie om fase 1, de tussentijdse evaluatie, en fase 2, de eindevaluatie, in de voorgestelde periode uit te voeren met specificatie van het aantal voorziene werkdagen voor de verschillende fasens en stappen (max. 20 ptn.)
- Presentatie van het voorstel (max. 10 ptn.)
Het voorstel beschrijft duidelijk de aanpak en voorgestelde methodes, inclusief een concrete planning.
3. De prijs (30 punten)
De score wordt als volgt berekend:
score van inschrijving X = 30 x (laagste prijs genoemd in een voorstel / prijs genoemd in voorstel X)
De som van de score voor criterium 1 (expertise en ervaring van de inschrijvers) en criterium 2 (kwaliteit van het voorstel) moet minstens 49 bedragen (dat is 70% van de maximale score op beide criteria) anders zal de inschrijving niet in overweging worden genomen.
Indien het evaluatiecomité niet overgaat tot een onderhandelingsprocedure (zie 2.6), dan worden alle scores voor de drie gunningscriteria opgeteld en het contract wordt toegewezen aan de inschrijver met de hoogste eindscore.
Opschortende clausule
Deze opdracht bestaat uit twee fases, met een bindende fase (tussentijdse evaluatie) en een voorwaardelijke fase (eindevaluatie), die VVOB machtigt om de tweede fase te annuleren, om één of meer van de volgende redenen:
• Niet naleven van het afgesproken tijdsverloop van de opdracht of van de referentietermen;
• Vervanging van de geselecteerde expert(s) door personen met een niet-gelijkwaardig profiel;
• Niet naleven van de deadlines voor de op te leveren producten;
• Interpersoonlijke relaties tijdens de opdracht die VVOB kunnen schaden;
• Een objectieve onmogelijkheid voor de dienstverlener om de opdracht uit te voeren;
• Een geval van overmacht;
• De stopzetting of opschorting van XXXX’x financiering.
2.6 Onderhandelingen
De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De beoordeling gebeurt door een evaluatiecomité bestaande uit de eNSPIRED programmacoördinator, de M&E Advisor van VVOB en een vertegenwoordiger van de eNSPIRED adviesgroep. Het evaluatiecomité heeft hierbij de mogelijkheid om op basis van een eerste beoordeling van de offertes over te gaan tot onderhandelingen met één of meerdere inschrijvers, zonder evenwel daartoe verplicht te zijn. Na deze onderhandelingen kunnen één of meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om een aangepaste offerte in te dienen (“best and final offer”) welke op basis van bovenstaande gunningscriteria toegewezen zal worden aan het voorstel met de hoogste eindscore.
2.7 Monitoring en aanvaarding van verrichte diensten
De dossierbeheerder zal de uitvoering van de opdracht nauw opvolgen. Het evaluatiecomité (zie 2.6) zal toezien op de kwaliteit van de geleverde producten.
2.8 Uitvoering van de dienst
2.8.1 Perioden en bepalingen
De diensten moeten worden verleend tussen 1 mei 2019 en 10 februari 2022. Voor meer details over duur en periode verwijzen we naar de Technische Bepalingen in hoofdstuk 3 van dit bestek.
2.8.2 Plaatsen waar de diensten moeten worden verricht en formaliteiten
A. Plaatsen waar de diensten verricht moeten worden De diensten worden verricht in België.
B. Beoordeling van de verrichte diensten
Indien onregelmatigheden worden waargenomen tijdens de uitvoering van de diensten, zal de succesvolle inschrijver onmiddellijk daarvan in kennis worden gesteld per e-mail, met bevestiging achteraf per aangetekende brief. De dienstverlener is verplicht diensten die niet aan de vereisten voldoen opnieuw aan te vangen.
2.9 Facturatie en betaling van diensten
Het honorarium zal betaald worden via bankoverschrijving, na ontvangst van een officiële factuur. Volgend betalingsschema is voorzien:
Fase 1 (tussentijdse evaluatie, 2019)
- Een voorschot van 30% na afloop van de bevraging van de directe doelgroep en de focusgroepen
- Het saldo van 70% na indiening en aanvaarding van het finaal rapport van de tussentijdse evaluatie
Fase 2 (eindevaluatie, 2021)
- 30% na indiening van het rapport van de online bevraging
- Het saldo van 70% na indiening en aanvaarding van het finaal rapport van de eindevaluatie Betaling zal geschieden binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.
De dienstverlener dient de facturen te sturen per e-mail naar de dossierbeheerder xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx.
2.10 Bijzondere verbintenissen van de dienstverlener
Alle resultaten en rapporten opgemaakt door de dienstverlener tijdens de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende instantie en mogen niet worden gepubliceerd of bekendgemaakt aan derden zonder haar schriftelijke toestemming daartoe.
De dienstverlener en zijn werknemers zijn verbonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie die ze ter kennis komt tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze informatie mag onder geen enkele omstandigheid worden bekendgemaakt aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende instantie. De dienstverlener mag evenwel naar de opdracht verwijzen bij wijze van referentie.
De uitvoerders van de opdracht zijn de personen wiens CV in de offerte is opgenomen. De dienstverlener verbindt er zich toe, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief te participeren in de uitvoering van de opdracht. Eventuele vervangers moeten worden voorgelegd en aanvaard worden door de aanbestedende instantie.
2.11 Geschillen
Elk geschil betreffende de uitvoering van deze opdracht zal uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken in Brussel.
De aanbestedende instantie zal in geen geval aansprakelijk zijn voor letsel aan personen of schade aan eigendommen direct of indirect toegebracht door de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke werkzaamheden. De dienstverlener zal de aanbestedende instantie vrijwaren tegen elke actie tot schadevergoeding ingesteld door derden in dit verband.
2.12 Intellectuele eigendomsrechten
De dienstverlener zal alle, direct of indirect uit de diensten voortvloeiende, intellectuele eigendomsrechten, uitgezonderd de morele rechten, die kunnen ontstaan tijdens de duur en binnen het gebied van de uitvoering van deze opdracht en behoren tot de normale werkzaamheden van de aanbestedende instantie, met ingang van de aanvang hiervan, uitsluitend en definitief overdragen aan de aanbestedende instantie, in de ruimste zin, met name voor alle methoden en wijzen van gebruik, voor de volledige duur van de bescherming en voor de hele wereld.
Alleen de aanbestedende instantie is bevoegd te bepalen of en wanneer het werk zal worden gebruikt. Werken die niet gebruikt worden, blijven evenwel het exclusieve eigendom van de aanbestedende instantie.
3 TECHNISCHE BEPALINGEN
3.1 Presentatie van het eNSPIRED programma
3.1.1 Doelstellingen
De onderwijsuitdagingen zijn globaal (SDG 4). Ook Vlaanderen heeft uitdagingen op het vlak van gelijke onderwijskansen. VVOB wil via een dialoog met onderwijsstakeholders in het Zuiden, Vlaamse lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders inspireren om onderwijspraktijken op vlak van gelijke kansen te verbeteren. In het eNSPIRED programma zet VVOB lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders aan om onderwijsvoorbeelden uit het Zuiden te gebruiken als tool om de wereldburgerschapscompetenties van (toekomstige) leraren te ontwikkelen en gelijke onderwijskansen te verbeteren. Er is binnen het thema van gelijke onderwijskansen bijzondere aandacht voor gender, milieu en mensenrechten. Via de dialoog ondersteunt VVOB de internationalisering van hoger onderwijs. Concreet organiseert VVOB workshops en trainingen met
onderwijsdeskundigen uit haar partnerlanden, masterclasses met internationale onderwijsexperten, een community of practice 'Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx' en voorbereidings- en natrajecten Zuidmobiliteit. VVOB zet ook in op de ontwikkeling en het stimuleren van actief gebruik van een open source beeldbank en online platform door lerarenopleiders, (toekomstige) leraren en pedagogisch begeleiders. VVOB draagt hierdoor bij aan de doelstellingen van de GSK België. In de uitvoering van het programma werkt VVOB in synergie met en complementair aan de programma's van partnerorganisaties en andere ontwikkelingsorganisaties.
De specifieke doelstelling van het programma:
Lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders delen en gebruiken onderwijsvoorbeelden uit het Zuiden als instrument om de wereldburgerschapscompetenties van (toekomstige) leraren te ontwikkelen en gelijkeonderwijskansen te verbeteren.
Drie resultaatsgebieden dragen bij tot het bereiken van deze specifieke doelstellingen:
- Er is een uitwisseling van kennis, ervaringen en goede praktijken tussen Nederlandstalige lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders en hun homologen uit het Zuiden over inclusief (in de brede betekenis van het woord) en kwaliteitsvol onderwijs met speciale aandacht voor op gender en milieu
- Leerervaringen uit Zuidmobiliteit zijn geïntegreerd in de opdrachten van Nederlandstalige lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders en hun instellingen met focus op gender en milieu
- Een open source digitaal platform met inspirerende voorbeelden over inclusie (in de brede betekenis van het woord) en kwaliteitsvol onderwijs met focus op gender en milieu in het Zuiden wordt ingezet bij de professionalisering van leraren, lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders
3.1.2 Doelgroep
De activiteiten zijn in eerste instantie gericht op lerarenopleiders, pedagogisch begeleiders, stafmedewerkers internationalisering, stagebegeleiders, directies en studenten van onze partnerinstellingen, maar ook daarbuiten.
Onze indirecte doelgroep is de directe doelgroep van onze partners, namelijk: toekomstige en huidige leerkrachten in het basisonderwijs en secundair onderwijs. In de lerarenopleidingen zijn het de (af)studerende leerkrachten. In de begeleidingsdiensten gaat het om de leraren in functie.
Via hen proberen we finaal onze eindbegunstigden te bereiken: de leerlingen van het basis- en secundair onderwijs.
3.1.3 Structuur van het programma
Een adviesgroep functioneert als denktank en motor van de verschillende resultaatsgebieden van het programma. De adviesgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de partnerorganisaties en vergadert 1x per werkjaar. De adviesgroep heeft de volgende opdrachten:
- Kritische vriend ten aanzien van de voortgang van het programma (op basis van programmadoelstellingen en indicatoren)
- Bewaken of het programma tegemoet komt aan de noden en behoeften van de partners
- Keuze van de jaarthema’s
- Klankbordgroep van de werkgroep en de community of practice (zie verder)
Een werkgroep staat mee in voor de praktische en inhoudelijke organisatie van de eNSPIRED leeractiviteiten, een jaarlijks gastcollege en leerweek in teken van het jaarthema. De samenstelling van de werkgroep is jaarlijks hernieuwbaar. De werkgroep vergadert 3x per werkjaar en heeft vertegenwoordigers van partnerorganisaties die:
- dicht bij de praktijk staan en/of
- goede kennis hebben van activiteiten binnen de hogescholen, partnerorganisaties en expertiseorganisaties en/of
- expert zijn in het thema dat op de agenda staat
De Community of Practice (CoP) is een proeftuin over het verankeren van leerervaringen in/met het Zuiden in de partnerorganisaties. Een groep lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders onderzoekt hoe leerervaringen in en met het zuiden kunnen verankerd worden in de eigen organisatie. Er wordt gewerkt vanuit concrete leervragen geformuleerd door de deelnemers. Er worden concrete ervaringen opgedaan die later als good practice kunnen gedeeld worden (vb. in een publicatie of online tool). De CoP vergadert ongeveer 2x per jaar en bestaat uit lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders die willen experimenteren en die:
- een dienstopdracht doen/gedaan hebben voor VVOB in een van de partnerlanden van VVOB;
- werken rond gelijke onderwijskansen en omgaan met diversiteit;
- actief betrokken zijn bij curriculumontwikkeling; en/of
- actief zijn binnen internationalisering (xxx@xxxx en mobiliteit)
Het programma is georganiseerd volgens de academische kalender van de partnerorganisaties (september-juni = werkjaar) en zet elk werkjaar een thema in de kijker.
3.1.4 Monitoring van het programma
De monitoring van het programma gebeurt door middel van:
- de opvolging van de indicatoren van het logisch kader zoals ingediend bij DGD
- de quadrimester opvolging van de indicatoren (interne opvolging van de kwaliteit van de VVOB programma’s)
- de jaarlijkse morele verantwoording aan DGD
Voor bijkomende info over het programma:
- xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxx
3.2 Doelstellingen van de opdracht en evaluatiecriteria
De opdracht heeft als doel om het programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke onderwijskansen’ te evalueren in functie van accountability (verantwoording naar de donor en de doelgroepen), decision-making (bijsturing van het lopende programma) en leren (over het huidige programma en in functie van nieuwe formuleringen). De opdracht van de evalutie is tweeledig, nl. een tussentijdse evaluatie (fase 1) en een eindevaluatie (fase 2).
Doel van de tussentijdse evaluatie (fase 1) is om via een extern begeleid collectief reflectieproces met focusgroepen inzicht te krijgen in het verloop van de eerste helft van de programmaperiode en input te verzamelen voor het verdere verloop van het programma. De criteria zullen participatief gedefinieerd worden (bijvoorbeeld kwaliteit van de uitwisselingen, functionering van de werkgroep en de community of practice, gebruik van de website, coördinatie, ...). Een SWOT-analyse met triangulatie van de resultaten zal focussen op:
- De voorbije programmaperiode 2017-2019: sterktes en zwaktes
- De toekomstige programmaperiode 2020-2021
▪ Intern en extern potentieel
▪ Interne obstakels en externe bedreigingen
- Efficiëntie in het licht van de formulering van een nieuw programma voor de periode 2022-2026: worden middelen adequaat ingezet om doelstelling en resultaten te bereiken?
▪ Verloopt de uitvoering van het programma zoals gepland (binnen de voorziene tijdspanne en het budget)?
▪ Draagt de structuur/opzet van het programma bij tot een vlotte en efficiënte uitvoering?
▪ Wat zijn sterktes en zwaktes in de organisatie van de uitvoering?
- De relevantie van de programmastrategie in het licht van de formulering van een nieuw programma voor de periode 2022-2026: Is de programmastrategie goed gekozen of zijn er andere, meer relevant strategieën om de programmadoelstellingen te bereiken?
Het doel van de eindevaluatie (fase 2) is de effectiviteit, de impact, de efficiëntie, de relevantie en de duurzaamheid van het programma te beoordelen. De eindevaluatie is gericht op accountability (verantwoording naar de donor en bereik van de doelgroep) en inzichten verwerven voor de volgende programmaperiode.
Effectiviteit: worden de vooropgestelde doelstellingen en resultaten behaald?
- Worden de drie resultaatsgebieden en bijhorende indicatoren gehaald?
- Zijn er ongeplande/onverwachte resultaten (positief of negatief)?
Impact: wordt de specifieke doelstelling behaald?
- In welke mate dragen de resultaatsgebieden bij tot de verwezenlijking van de specifieke doelstelling?
- Behaalt het programma de specifieke doelstelling?
- Welke zijn de redenen in het geval voorgaande vragen niet onverdeeld positief kunnen beantwoord worden? Welk factoren verhinderen de verwezenlijking van de specifieke doelstelling van het programma en welke zijn/waren belangrijk voor het succes?
Efficiëntie: zijn de middelen adequaat ingezet om doelstellingen en resultaten te bereiken?
- Is de structuur van het programma efficiënt?
- Wat zijn de sterktes en zwaktes in de organisatie van het programma? Hoe nuttig/efficiënt wordt gewerkt aan de verschillende resultaatsgebieden?
- Is de dagelijkse werking (coördinatie) van het programma efficiënt?
- Werd planningen en activiteiten uitgevoerd zoals voorzien, binnen de voorziene tijdsspanne en het budget?
Relevantie: In welke mate biedt het programma een antwoord op de verwachtingen van de partners?
- Beantwoordt het programma en haar doelstellingen aan de verwachtingen (noden/prioriteiten) van de partnerorganisaties van VVOB? Indien niet, welke factoren verhinderen dit dan?
Duurzaamheid: In hoeverre is het programma:
- een plek van dynamisch “levenslang leren” en professionalisering binnen de sector van onderwijs.
- een netwerk met doelstellingen waarrond leden samen komen.
- Wat moet er gebeuren opdat het deze functies in de toekomst (verder) kan vervullen?
3.3 Methodologie
Bij aanvang van de opdracht krijgt de dienstverlener toegang tot de volgende documenten:
- Het meerjarenprogramma van het programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke onderwijskansen’ (2017-2021) zoals ingediend bij DGD
- Het jaarverslag 2017 en 2018 (voor de tussentijdse evaluatie) en jaarrapporten 2017, 2018, 2019 en 2020 (voor de eindevaluatie) die ter verantwoording ingediend worden bij DGD
- Andere relevante documenten en verslagen (verslagen adviesgroep, werkgroep, community of practice, ...)
De tussentijdse evaluatie (fase 1) bestaat uit de begeleiding van een proces van reflectie. De dienstverlener zal met de programmacoördinator en een representatieve groep van de leden van de adviesgroep terugkijken naar hoe het programma verlopen is, identificeren wat goed ging en wat anders/beter kan om ontwikkelpunten te formuleren voor het verdere verloop van het programma en inzichten te verwerven die nuttig zijn voor nieuwe formuleringen. De tussentijdse evaluatie moet zeker volgende stappen omvatten:
- een startvergadering met de programmacoördinator en enkele leden van de adviesgroep
- bevraging van de directe doelgroep
- focusgroepgesprekken met leden van de werkgroep 2017-2018 en 2018-2019 en leden van de community of practice (directe doelgroep = lerarenopleiders en pedagogisch begeleiders)
- een slotvergadering met de adviesgroep voor presentatie van het evaluatierapport, bespreking van de resultaten en formulering van aanbevelingen voor de toekomst
De eindevaluatie (fase 2) zal voortbouwen op de resultaten van een online bevraging van de partners en hun vertegenwoordigers. De eindevaluatie zal het accent leggen op appreciatie (wat werkt, wat werkt niet en waarom) en de eigen betrokkenheid daarbij.
De eindevaluatie dient als volgt te verlopen:
- startvergadering met de coördinator en enkele leden van de adviesgroep
- opstelling van een online bevraging van de partners en hun vertegenwoordigers in samenwerking met VVOB
- uitvoering van de online bevraging (door VVOB)
- analyse en rapport van de online bevraging (door de evaluator)
- een workshop met de adviesgroep met voorstelling door de evaluator van het analyserapport van de online bevraging
- consultatie van een representatieve deel van de doelgroep van het programma om bijkomende informatie te verzamelen en te trianguleren. Dit laat toe een beoordeling te geven over de effectiviteit, efficiëntie, impact, relevantie en duurzaamheid van het programma zoals hoger uiteengezet
- een slotvergadering met de adviesgroep voor presentatie van het evaluatierapport, bespreking van de resultaten en formulering van aanbevelingen voor de toekomst
- indienen eindrapport
Details over het tijdsverloop worden gespecifieerd in 3.7.
3.4 Producten
De resultaten van de tussentijdse evaluatie, de analyse van de online bevraging en de resultaten van de eindevaluatie moeten telkens worden bezorgd in de vorm van twee rapporten (een draft rapport en een finaal rapport) in het Nederlands van elk maximaal 30 pagina’s, inclusief de samenvatting.
Voor elke fase en de analyse van de online bevraging geldt dat de dienstverlener eerst een draft rapport bezorgd dat voorgelegd wordt aan de adviesgroep voor feedback en commentaren. Op basis van de presentatie van het draft rapport door de dienstverlener en de feedback van de adviesgroep zal een finaal rapport afgeleverd worden.
De rapporten worden in digitale vorm bezorgd via e-mail aan Xxxxxxx.Xxxxxxx@xxxx.xx.
Voorstel van structuur van het rapport van de tussentijdse evaluatie:
1 Samenvatting (maximum 3 pagina’s dat als een losstaand document gebruikt kan worden)
2 Achtergrond van het programma (context, doelstelling, Theory of Change, uitvoeringsmodaliteiten,…)
3 Doelstellingen, aanpak en methodologie van de tussentijdse evaluatie
4 Vaststellingen (met duidelijke vermelding van bronnen waarop deze gebaseerd zijn) a Bereikte tussentijdse resultaten
b Sterktes en zwaktes inzake efficiëntie van het programma c Vastellingen inzake relevantie van de programmastrategie
5 Conclusies
a Inzake effectiviteit (behaalde resultaten), efficiëntie en relevantie van de programmastrategie
b Belangrijkste uitdagingen, inzichten en geleerde lessen
6 Aanbevelingen duidelijk gelinkt aan de conclusies
a Concrete en haalbare aanbevelingen voor de verdere programmaperiode (2020-2021) b Gericht aan VVOB enerzijds en aan de programmapartners anderzijds
c In het licht van de formulering van het nieuwe programma 2022-2026
7 Annexen (TORs, lijst van geconsulteerde personen, geraadpleegde documenten, etc.)
Voorstel van structuur van het rapport van de eindevaluatie:
1 Samenvatting
2 Achtergrond van het programma
3 Evaluatie van de doelstellingen, aanpak en methodologie
4 Vaststellingen voor elk evaluatiecriterium (effectiviteit, impact, efficiëntie, relevantie en duurzaamheid):
a Bereikte resultaten
b Sterktes, inclusief voorbeelden van goede praktijk en zwaktes/leemtes
5 Conclusies
a Inzake effectiviteit, impact, efficiëntie, relevantie en duurzaamheid van het programma b Belangrijkste uitdagingen, inzichten en geleerde lessen
6 Aanbevelingen
a duidelijk gelinkt aan de conclusies
b duidelijk gelinkt aan de operationele planning en implementatie van het volgende programma
7 Annexen (TORs, lijst van geconsulteerde personen, geraadpleegde documenten, etc.)
3.5 Profiel van de dienstverlener en verwachtingen voor de offerte
Naast de minimum vereiste ervaring met het uitvoeren van evaluaties van programma’s van capaciteitsversterking en de kennis van het Nederlands zoals gespecifieerd in de administratieve bepalingen (zie 2.4.2. Selectiecriteria) zal ook volgende ervaring en expertise in rekening gebracht worden bij de beoordeling van de voorstellen (zie 2.5 Gunningscriteria):
- Ervaring en expertise in onderwijssector
- Ervaring en expertise in (onderwijs)gelijkheid (cfr. ‘equity’)
- Ervaring en expertise in capaciteitsversterking in een internationale context
- Ervaring met het faciliteren van workshops aan diverse stakeholders
De offerte moet minstens volgende elementen bevatten:
- CV van de voorgestelde expert(en)
- Lijst van relevante opdrachten uitgevoerd door de voorgestelde expert(en) gedurende de afgelopen drie jaar of die nog in uitvoering zijn (vermeld minimaal contracterende instantie, jaar van uitvoering van de diensten, titel van de dienst, aantal dagen gewijd aan de dienst)
- Een rapport van een van de opgelijste relevante opdrachten (zie lijst van relevante opdrachten) of contactgegevens van de opdrachtgever van de uitgevoerde evaluatie.
- Technisch voorstel dat de aanpak en methode beschrijft om beide fases (tussentijdse evaluatie en eindevaluatie) in de voorgestelde periode uit te voeren met specificatie van het aantal voorziene werkdagen voor de verschillende stappen en een concrete planning;
- Prijsopgave voor de totale opdracht per fase door gebruik te maken van het indieningsformulier in bijlage 1, eventueel aangevuld met een meer gedetailleerd overzicht van de kosten.
3.6 Budget
De offerte voor fase 1 mag het bedrag van 10 000 euro incl. BTW niet overschrijden. Voor beide fasen 1 en 2 mag het bedrag van 20 000 euro incl. BTW niet overschrijden.
3.7 Tijdsverloop van de opdracht
Externe evaluatie programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke onderwijskansen’ | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | |||||||||||||||||||
maa | apr | mei | // | sept | okt | nov | dec | // | apr | mei | // | jan | feb | ma | apr | // | sept | okt | nov | dec | jan | feb | |
Verspreiding van de opdracht | 11 | ||||||||||||||||||||||
Uiterste indieningsdatum voorstellen | 8 | ||||||||||||||||||||||
Uiterste datum toekenning van de opdracht | 26 | ||||||||||||||||||||||
TUSSENTIJDSE EVALUATIE | |||||||||||||||||||||||
Startvergadering met coördinator en enkele leden van de adviesgroep | x | ||||||||||||||||||||||
Bevraging en focusgroepen | x | x | x | x | |||||||||||||||||||
Voorstellen draft rapport aan adviesgroep | x | ||||||||||||||||||||||
Indienen finaal rapport | x | ||||||||||||||||||||||
EINDEVALUATIE | |||||||||||||||||||||||
Startvergadering met coördinator en enkele leden van de werkgroep | x | ||||||||||||||||||||||
Opstellen online bevraging i.s.m. VVOB | x | ||||||||||||||||||||||
Uitvoeren online bevraging door VVOB | x | ||||||||||||||||||||||
Analyse en opstellen rapport van de online bevraging | x | ||||||||||||||||||||||
Workshop met de adviesgroep voor bespreking resultaten online bevraging | x | ||||||||||||||||||||||
Consultaties van de diverse doelgroepen | x | x | x | x | |||||||||||||||||||
Voorstellen draft rapport aan adviesgroep | x | ||||||||||||||||||||||
Indienen finaal rapport | 10 | ||||||||||||||||||||||
Bestek Externe tussentijdse (2019) en eind-evalutie (2021) eNSPIRED programma 2017-2021 14/18
4 Bijlage 1: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
XXXX xxx
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0 xxx 0x 0000 Xxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxx / x00(0)0 000 00 00 / e-mail: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xx
Externe tussentijdse evaluatie (2019) en eindevaluatie (2021) van het VVOB programma ‘eNSPIRED, een internationale dialoog over gelijke
onderwijskansen’
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor de tussentijdse en eindevaluatie van het programma ‘eNSPIRED, een internaitonale dialoog over gelijke onderwijskansen’.
De inschrijver:
(volledige benaming)
met adres:
(straat) (postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer (voor Belgische inschrijvers)
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat) (postnr en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van dit bestek uit te voeren, tegen de hierondervermelde globale prijs per fase, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:
Voor Fase 1:
(in letters en in cijfers in EURO)
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
(in letters en in cijfers in EURO)
wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
(in letters en in cijfers in EURO)
Voor Fase 2:
Globale prijs exclusief BTW, van:
(in letters en in cijfers in EURO)
waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
(in letters en in cijfers in EURO)
wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:
(in letters en in cijfers in EURO)
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende instantie zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) | ||
(postnr. en gemeente) | ||
(tel. nummer) | ||
(e-mailadres) | ||
Gedaan te De inschrijver of gevolmachtigde: | (plaats) op | (datum) |
(naam) | ||
(functie) | ||
(handtekening) | ||
GOEDGEKEURD
(postnummer + plaats)
(identiteit van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren)
(titel van de persoon bevoegd om de offerte goed te keuren)
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD
Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de gunningscriteria zoals opgenomen in het bestek waar ook de referentietermen deel van uitmaken;
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
VVOB
Julien Xxxxxxxxxxxx 0 xxx 0X 0000 Xxxxxxxx
Xxxxxxx
T • x00 (0)0 000 00 00
Bestek Externe tussentijdse (2019) en eind-evalutie (2021) eNSPIRED programma 2017-2021 18/18