Collegebesluit
Collegebesluit
Onderwerp Overeenkomst verwerking persoonsgegevens ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem | |
Nummer | 2017/581882 |
Portefeuillehouder | Spijk, J.K.N. van |
Programma/beleidsveld | 6.2 Gemeentelijk bestuur |
Afdeling | CS/SB |
Auteur | Konijnenbelt, C.M.C. |
Telefoonnummer | 023-5113064 |
Kernboodschap | De colleges van Zandvoort en Haarlem hebben besloten tot een ambtelijke fusie. De gemeente Haarlem zal alle taken uitvoeren. Daardoor zal Haarlem ook persoonsgegevens verwerken. In deze overeenkomst worden daarover afspraken gemaakt. |
Behandelvoorstel voor commissie | N.v.t. |
Relevante eerdere besluiten | • Gemeenschappelijke Regeling ambtelijke samenwerking Zandvoort- Haarlem, treedt in werking per 1 januari 2018, zoals vastgesteld in de raad van 22 juni 2017 • Dienstverleningshandvest Zandvoort-Haarlem, , treedt in werking per 1 januari 2018, zoals vastgesteld in de raad van 22 juni 2017 |
Besluit College d.d. 12 december 2017 | Het college van burgemeester en wethouders Besluit: 1. Met de gemeente Zandvoort de ‘Overeenkomst verwerking persoonsgegevens ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem’ aan te gaan; 2. De ‘Bewerkersovereenkomst samenwerking Zandvoort-Haarlem sociaal domein’ per diezelfde datum te beëindigen. de secretaris, de burgemeester, |
1. Inleiding
Vanaf 1 januari 2018 zal de gemeente Haarlem voor de gemeente Zandvoort de taken uitvoeren op alle beleidsvelden. Voor verschillende taken worden persoonsgegevens verwerkt. In de nu te sluiten Overeenkomst verwerking persoonsgegevens ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem worden afspraken gemaakt over de bestuurlijke verantwoordelijkheden hieromtrent. De feitelijke uitvoering van de taken gebeurt door Haarlem, met uitzondering van de taken van college, secretaris, raad en griffie. Wel zullen zij worden ondersteund door de ambtelijke organisatie om hun verantwoordelijkheden te kunnen waarmaken.
2. Besluitpunten college
Het college van burgemeester en wethouders besluit:
1. Met de gemeente Zandvoort de ‘Overeenkomst verwerking persoonsgegevens ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem’ aan te gaan;
2. De ‘Bewerkersovereenkomst samenwerking Zandvoort-Haarlem sociaal domein’ per diezelfde datum te beëindigen.
3. Beoogd resultaat
Met het sluiten van deze overeenkomst worden duidelijke afspraken gemaakt over de verdeling van bestuurlijke verantwoordelijkheden op het gebied van verwerking van persoonsgegevens. Haarlem is uiteraard de uitvoerende organisatie.
4. Argumenten en kanttekeningen
Wettelijke verplichting
Gemeente Haarlem wordt gemandateerd om alle taken uit te voeren voor de gemeente Zandvoort. Voor veel van die taken worden persoonsgegevens verwerkt, zoals in het sociaal domein, bij burgerzaken, maar ook bijvoorbeeld bij vergunningverlening en handhaving.
Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei a.s. opgevolgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming) is het dan nodig afspraken te maken over die verwerking, om te waarborgen dat dit op een veilige en zorgvuldige manier gebeurt.
Deze overeenkomst ziet op alle taken die Haarlem voor Zandvoort uitvoert, ook die in het sociaal domein. De bewerkersovereenkomst die Zandvoort en Haarlem (collegebesluit 6 januari 2015) eerder hebben gesloten specifiek voor die taken, wordt dan ook nu beëindigd .
Functionaris Gegevensbescherming
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is elke overheid verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. De belangrijkste taken van deze FG zijn adviseren, beleid/regelingen maken en toezicht houden op het gebied van verwerken van persoonsgegevens. Doordat de uitvoering van alle taken bij Haarlem ligt, zal de Haarlemse FG ook door het Zandvoortse college moeten worden benoemd.
Risico’s
Haarlem voert alle taken uit, met uitzondering van de taken van college, secretaris, raad en griffie. Wel zullen ook zij worden ondersteund door de ambtelijke organisatie van Haarlem. Door deze taakverdeling draagt Haarlem ook het grootste risico in het geval dat er vanwege onzorgvuldige of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens een boete of een schadevergoeding moet worden betaald. Alleen als de boete of schade aan Zandvoort is toe te rekenen, is Zandvoort aansprakelijk.
6. Uitvoering
De overeenkomst wordt ondertekend door de beide burgemeesters.
Zodra het college van Haarlem een Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft benoemd, zal het Zandvoortse college dezelfde persoon in die functie benoemen. De FG wordt in het eerste kwartaal van 2018 benoemd.
7. Bijlagen
Overeenkomst verwerking persoonsgegevens ambtelijke samenwerking Zandvoort-Haarlem