SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Ambtelijke samenwerking Beemster - Purmerend
1. De gemeente Purmerend, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx xx. X. Xxxx, burgemeester van deze gemeente, hierna te noemen:
Purmerend
en
2. De gemeente Beemster, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H.N.G. Xxxxxxxx, burgemeester van deze gemeente, hierna te noemen:
Beemster
tezamen hierna te noemen: partijen nemen in overweging dat:
- partijen de wens hebben om op ambtelijk niveau vergaand samen te werken;
- partijen in bestuurlijke zin volledig zelfstandig blijven;
-Beemster de ambtelijke werkzaamheden zoveel mogelijk wil laten uitvoeren door Xxxxxxxxx;
- partijen per 1 januari 2013 al samenwerken bij de uitvoering van regelingen op het gebied van werk, inkomen en zorg en bij de uitvoering van taken op het gebied van de openbare orde en veiligheid;
- partijen met de samenwerking de volgende doelen willen bereiken:
• de kwetsbaarheid van Beemster verminderen;
• de continuïteit van de dienstverlening in Beemster waarborgen;
• de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en te versterken;
• de potentie van partijen om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen verhogen;
• de onderlinge bestuurlijke relatie verstevigen;
- de medewerkers van Xxxxxxxx die overgaan naar Purmerend worden aangesteld in vaste dienst van Xxxxxxxxx op basis van de rechtspositieregeling van Purmerend en conform hetgeen is bepaald in het Sociaal Plan van Beemster;
- partijen in deze overeenkomst de afspraken die partijen hebben gemaakt over de samenwerking en de wederzijdse rechten en plichten willen vastleggen.
komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze overeenkomst en in de bij deze overeenkomst behorende bijlagen wordt verstaan onder:
Dienstverleningsovereenkomst: : overeenkomst, gesloten tussen Beemster en
Purmerend, ter uitwerking van deze samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken over de inhoud, kwaliteit, continuïteit en omvang van de
dienstverlening die Purmerend aan Beemster gaat leveren wordt vastgelegd;
Convenanten BOA : afspraken tussen Xxxxxxxx en Purmerend die betrekking hebben op de inzet van buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA) die in dienst zijn van Purmerend maar (ook) opsporingswerkzaamheden verrichten voor Beemster binnen een bepaald strafrechtelijk domein;
Verrekenregels : regeling waarin afspraken worden gemaakt over welke kosten, door Purmerend gemaakt, voor rekening van Xxxxxxxx komen en welke kosten voor rekening van Purmerend blijven.
Artikel 2 Voorwerp van de overeenkomst
1. Xxxxxxxx geeft Xxxxxxxxx opdracht, en Purmerend aanvaardt deze opdracht, tot het uitvoeren van de gemeentelijke taken van Beemster, zoals opgenomen in de begroting van Beemster. Tot deze taken horen ook de taken die per 1 januari 2013 bij de overeenkomst met betrekking tot werk, inkomen en zorg en de overeenkomst met betrekking tot openbare orde en veiligheid reeds aan Purmerend zijn opgedragen. Uitgezonderd van deze taken zijn de taken genoemd in het tweede en vierde lid van dit artikel en de taken die zijn opgenomen in diverse samenwerkingsovereenkomsten waar Xxxxxxxx partij bij is.
2. Voor zover de samenwerking de werkzaamheden van de buitengewoon opsporingsambtenaren in dienst van Xxxxxxxxx betreft wordt verwezen naar de convenanten BOA die door partijen zijn aangegaan.
3. De bijlagen Besturingsfilosofie Samenwerking Beemster - Purmerend, Planning & Control- cyclus Gemeente Beemster en Verrekenregels Samenwerking Beemster - Purmerend maken onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst. De dienstverleningsovereenkomsten die in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst nog worden opgesteld, zullen eveneens onlosmakelijk deel uitmaken maken van deze overeenkomst.
4. In het geval deze overeenkomst en de in het derde lid genoemde bijlage(n) met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het bepaalde in deze overeenkomst, tenzij in de betreffende bijlage(n) expliciet wordt afgeweken van het bepaalde in deze overeenkomst.
5. Xxxxxxxx houdt een eigen ambtelijke staf die werkzaamheden verricht op het gebied van de bestuursondersteuning waaronder beleidsregie, control, communicatieadvies, secretariaat, kabinet en de advisering werelderfgoed.
6 Beemster is verplicht de door Beemster uitbestede taken voor 1 januari 2014 aan Purmerend aan te bieden.
7. Xxxxxxxx zal de opdracht om nieuwe taken uit te voeren in eerste instantie uitsluitend aan Purmerend aanbieden.
8. Nieuwe taken worden door Xxxxxxxx aan Purmerend opgedragen als partijen overeenstemming bereiken over de uitvoering ervan en Beemster de aanbieding van Purmerend aanvaardt. Als geen overeenstemming wordt bereikt, staat het Beemster vrij de uitvoering van de taken aan een derde op te dragen.
9. Indien Purmerend de taken niet uitvoeren kan of wil om haar moverende redenen, zal Purmerend de in het zevende lid bedoelde werkzaamheden, na goedkeuring van Beemster en voor rekening van Xxxxxxxx, uitbesteden.
Artikel 3 Dienstverlening
1. Purmerend voert de taken naar eigen inzicht uit, met inachtneming van de voor Beemster geldende verordeningen en beleidsregels .
2. Purmerend past gedurende de duur van deze overeenkomst voor deze dienstverlening dezelfde (zorgvuldigheids)normen toe als zij voor haar eigen werkzaamheden hanteert.
3. Medewerkers van Purmerend en door Purmerend ingehuurde derden die werkzaam zijn in het gemeentehuis van Beemster en/of andere onroerende zaken van Xxxxxxxx zijn gehouden aan de door Beemster vastgestelde huisregels.
4. Purmerend waarborgt bij de uitvoering van de in artikel 2 bedoelde taken continuïteit en kwaliteit, zoals vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten.
Artikel 4 Duur, beëindiging en wijziging van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en gaat in op 1 januari 2014.
2. De overeenkomst kan behoudens bijzondere omstandigheden, niet eerder opgezegd worden dan per 1 januari 2020. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen partijen overeenstemming bestaat.
3. De overeenkomst kan na de in het tweede lid bedoelde periode door partijen worden opgezegd per 1 januari van ieder kalenderjaar met in achtneming van een opzegtermijn van 30 maanden.
4. Voor een opzegging moet er sprake zijn van zodanig zwaarwegende argumenten dat van de opzeggende partij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet gevergd kan worden langer aan de overeenkomst gebonden te blijven.
5. Indien de overeenkomst wordt opgezegd zullen partijen zich maximaal inspannen om te zorgen dat de dienstverlening per datum beëindiging door Xxxxxxxx zelf dan wel door een door Beemster aangewezen derde kan worden voortgezet.
6. De overeenkomst kan alleen gewijzigd worden als beide partijen hiermee schriftelijk instemmen.
7. Op basis van een advies van een onafhankelijke registeraccountant worden de kosten verbonden aan opzegging of wijziging bepaald. Daarbij geldt dat de opzeggende of wijzigende partij in ieder geval de kosten draagt die het rechtstreekse gevolg zijn van de ontbinding of wijziging en dat de andere partij geen financieel nadeel ondervindt van de ontbinding of wijziging.
8. Partijen zijn verplicht om uiterlijk zes maanden voorafgaand aan de datum beëindiging van de overeenkomst duidelijke afspraken te maken over de ontvlechting en deze schriftelijk vast te leggen.
9. Partijen dragen er zorg voor dat deze overeenkomst vóór 1 juli 2017 is geëvalueerd ten behoeve van beraadslaging in de gemeenteraden van partijen.
Artikel 5 Kenbaarheid
1. Bij elk contact ter uitvoering van de in deze overeenkomst aan Purmerend overgedragen taken maakt Purmerend kenbaar namens Beemster te handelen, zowel bij burgers als bij instanties.
2. Geschiedt het contact zoals bedoeld in het eerste lid schriftelijk, dan gebruikt Xxxxxxxxx het briefpapier van Xxxxxxxx.
Artikel 6 Administratie, beheer en aansluiting
1. Purmerend verzorgt de administratieve en financiële afwikkeling van de in artikel 2, eerste lid en vierde lid bedoelde werkzaamheden conform de wettelijke vereisten.
2. Purmerend draagt zorg voor aansluiting op en het applicatiebebeheer van de computersystemen.
3. Beemster verschaft Purmerend tijdig alle benodigde gegevens om zorg te kunnen dragen voor een adequate en functionele aansluiting van de gemeentelijke bestanden op het systeem.
Artikel 7 Uitgangspunten beleid
1. Partijen blijven bestuurlijk zelfstandig en blijven hun eigen beleid vaststellen.
2. Bij de uitvoering van deze overeenkomst zijn de Purmerendse systemen en werkwijzen leidend.
Artikel 8 Roerende en onroerende zaken
1. Xxxxxxxx draagt zorg voor de onroerende zaken die nodig zijn voor de uitvoering van de taken door Purmerend in Beemster.
2. Xxxxxxxx draagt zorg voor voldoende middelen voor de aanschaf van roerende zaken die nodig zijn voor de uitvoering van de taken door Purmerend in Beemster.
3. Purmerend draagt zorg voor het beheer van zowel de roerende als de onroerende zaken bedoeld in het eerste en twee lid en doet zo nodig voorstellen voor ontwikkeling ervan.
4. Purmerend draagt zorg voor het adequaat verzekeren en verzekerd houden van Beemster van de in het eerste en tweede lid bedoelde zaken.
Artikel 9 Omgang met (persoonsgegevens in) dossiers
1. Purmerend draagt zorg voor archivering van dossiers. Indien bij Purmerend de noodzaak bestaat gebruik te maken van reeds bij Beemster gearchiveerde dossiers, stelt Beemster deze kosteloos ter beschikking.
2. Ten aanzien van de door Xxxxxxxx overgedragen zaken c.q. dossiers gelden voor Purmerend de verplichtingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Partijen erkennen dat Xxxxxxxx verantwoordelijke is en Purmerend bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens.
3. Purmerend draagt zorg voor een passend beveiligingsniveau in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens.
4. Partijen dragen er zorg voor dat voor gegevens die door één partij aan de ander worden verstrekt of anderszins in zijn bezit zijn, alle noodzakelijke maatregelen worden getroffen voor een veilige bewaring, opslag en verzekering.
Artikel 10 Wettelijke verplichtingen
Beemster zal de benodigde maatregelen nemen om te bewerkstelligen dat Purmerend bij de uitvoering van deze overeenkomst kan voldoen aan nationale en internationale wet- en regelgeving, voor zover Purmerend daarin niet zelf kan voorzien.
Artikel 11 Opdrachtgeverschap
Xxxxxxxx draagt er zorg voor dat de benodigde maatregelen worden getroffen om het opdrachtgeverschap jegens Purmerend, zoals beschreven in de bijlage Besturingsfilosofie Samenwerking Beemster - Purmerend, adequaat in te vullen.
Artikel 12 Opdrachtnemerschap
Purmerend draagt zorg voor een zorgvuldige en hoogwaardige uitvoering van de taken genoemd in artikel 2 en treft de benodigde maatregelen om het opdrachtnemerschap jegens Beemster, zoals beschreven in de bijlage Besturingsfilosofie Samenwerking Beemster - Purmerend, adequaat in te vullen.
Artikel 13 Mandaat, machtiging en volmacht en aanwijzings- en benoemingsbesluiten
1. Xxxxxxxx draagt er zorg voor dat het college en de burgemeester van Beemster vóór inwerkingtreding van deze overeenkomst kunnen besluiten tot de benodigde machtigingen, volmachten en mandaten voor de gemeentesecretaris van Purmerend om de in deze overeenkomst opgedragen werkzaamheden te kunnen uitvoeren.
2. Purmerend draagt er zorg voor dat de gemeentesecretaris van Purmerend kan instemmen met de verleende mandaten.
3. Purmerend draagt er zorg voor dat de colleges en de burgemeesters van partijen de benodigde aanwijzings- en benoemingsbesluiten kunnen nemen om de in deze overeenkomst opgedragen werkzaamheden te kunnen uitvoeren.
Artikel 14 Planning & Control cyclus en Verrekenregels
1. In de Planning & Control - cyclus Gemeente Beemster (zie bijlage) worden afspraken gemaakt over:
- de wijze waarop de begroting en de meerjaren raming wordt gemaakt;
- hoe gerapporteerd wordt over de voortgang van de uitvoering en de mogelijkheden daarop (bij) te sturen.
2. In de Verrekenregels Samenwerking Beemster - Purmerend (zie bijlage) worden afspraken gemaakt over de wijze van verrekening en verantwoording.
3. Ingevolge de verordeningen op grond van artikel 212 en 213a van de Gemeentewet kunnen het college en de Rekenkamercommissie van Beemster de uitvoering van deze overeenkomst onderzoeken.
4. Binnen de Planning & Control - cyclus wordt in principe een onderscheid gemaakt tussen standaard afspraken over de inzet van middelen en de te bereiken resultaten, zoals vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten, en activiteiten die een regelmatige besturing vragen, zoals beleidsontwikkeling, en projecten en bestuursopdrachten.
Artikel 15 Informatievoorziening, periodiek overleg en evaluatie
1. Purmerend informeert Xxxxxxxx (pro)actief over wijzigingen in wet- en regelgeving op de voor Beemster relevante beleidsterreinen.
2. Partijen geven elkaar alle inlichtingen die zij bij de uitvoering van deze overeenkomst nodig hebben.
3. Partijen dragen er zorg voor dat de uitvoering van deze overeenkomst zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau tijdig wordt besproken.
4. Partijen dragen er zorg voor dat de gemeentesecretarissen van Purmerend en Beemster de uitvoering van deze overeenkomst kunnen evalueren.
Artikel 16 Geheimhouding
Partijen erkennen dat informatie, waar onder informatie over burgers, die in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst hun ter kennis komt, strikt vertrouwelijk is. Geen van de partijen mag direct of indirect deze informatie bekend maken aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor een juiste uitvoering van de verplichtingen uit deze overeenkomst.
Artikel 17 Belangenverstrengeling
Partijen treffen de benodigde maatregelen om bij de uitvoering van deze overeenkomst belangenverstrengeling te voorkomen in het geval een medewerker van de ene gemeente tevens raadslid is van de andere gemeente en die functies onverenigbaar zijn.
Artikel 18 Niet nakoming en aansprakelijkheid
1. De partij die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen tegenover de andere partij, op basis van deze overeenkomst, kan door de benadeelde partij aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
2. Indien een partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere partij in de nakoming van de op grond van deze overeenkomst op haar rustende verplichtingen, is de schadelijdende partij verplicht om zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen één maand na ontdekking van de schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere partij.
3. Indien de niet-nakoming het gevolg is van overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek nemen partijen onverwijld de benodigde maatregelen om de nadelige gevolgen zoveel mogelijk te beperken.
4. Van overmacht is in het kader van deze overeenkomst sprake in geval van:
a. calamiteiten, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming) e.a.;
b. ernstige schade als gevolg van kwade opzet van derden (verlies van cruciale gegevensbestanden door verduistering, braak, vernietiging) e.a.;
c. ernstige netwerkverstoringen, softwarecrash;
d. wanprestatie door derden waar partijen voor de onderlinge communicatie afhankelijk van zijn.
5. Indien er sprake is van schadeveroorzakend handelen van derden, ten opzichte van Beemster, is Purmerend aansprakelijk voor de wijze waarop uitvoering is gegeven aan het handelen en de daaruit voortvloeiende kosten, indien de opdracht door Purmerend aan derden is verstrekt.
Artikel 19 Onvoorziene omstandigheden
Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van de overeenkomst met het oog op die omstandigheden.
Artikel 20 Geschilbeslechting
1. Indien zich tussen partijen een geschil voordoet over de inhoud of uitvoering van deze overeenkomst zullen partijen er zorg voor dragen dat eerst de gemeentesecretarissen en, indien het overleg tussen de gemeentesecretarissen niet tot een oplossing heeft geleid, de burgemeesters in overleg treden om het geschil op te lossen. Van een geschil is pas sprake als een partij de andere partij daarvan schriftelijk op de hoogte brengt.
2. Indien dit overleg niet tot een oplossing van het geschil leidt, wordt het geschil onderworpen aan mediation door een externe NMI register-mediator voordat het geschil wordt voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Haarlem.
Artikel 21 Overgangsbepaling
1. Purmerend is niet verantwoordelijk voor aanvragen die zijn ingediend vóór 1 januari 2014 bij Beemster, behoudens de aanvragen die zijn gedaan in het kader van de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot werk, inkomen en zorg.
2. Purmerend zal een inspanning leveren om tot een adequate afhandeling te komen van de in het eerste lid eerstgenoemde aanvragen, mits de daarvoor benodigde gegevens door Xxxxxxxx op de juiste wijze worden aangeleverd.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Purmerend, Beemster,
De burgemeester van Purmerend De burgemeester van Beemster
xx. X. Xxxx H.N.G. Brinkman
Bijlagen bij de overeenkomst:
- Besturingsfilosofie Samenwerking Beemster - Purmerend
- Planning & Control - cyclus Gemeente Beemster
- Verrekenregels Samenwerking Beemster - Purmerend