Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst 2021-2025 Woerden – Oudewater
Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst 2021-2025 Woerden – Oudewater
De ondergetekenden:
de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Oudewater, gevestigd te Oudewater, in deze vertegenwoordigd door haar waarnemend burgemeester W.G. Xxxxxxxxx, hierna te noemen "opdrachtgever";
en
de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Woerden, gevestigd te Woerden, in deze vertegenwoordigd door haar burgemeester V.J.H. Xxxxxxxxxx, hierna te noemen "opdrachtnemer" hierna gezamenlijk te noemen: "partijen";
Overwegende dat:
1. de colleges van partijen op 6 december 2011 hebben besloten de uitvoeringskracht te bundelen door toe te werken naar één ambtelijke organisatie;
2. partijen op 20 december 2013 de Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater- Woerden (versie 16 december 2013) hebben vastgesteld die op 1 januari 2015 in werking is getreden voor een periode van 6 jaar;
3. de kwaliteit van de uitvoering kan worden verhoogd en de kwetsbaarheid van de organisaties kan worden verminderd door samen te werken waardoor efficiënter kan worden gewerkt;
4. de autonomie van beide gemeenten gewaarborgd moet blijven; de raad van opdrachtgever op 11 juli 2019 heeft besloten om de samenwerking op basis van een dienstverleningsovereenkomst te continueren, en de raad van opdrachtnemer op 27 juni 2019 heeft besloten de samenwerking op basis van een dienstverleningsovereenkomst te continueren. Op basis hiervan is deze nieuwe dienstverleningsovereenkomst opgesteld;
5. er een aantal uitgangspunten voor de samenwerking geldt, namelijk:
a. de gemeenteraden van partijen hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol even krachtig uitvoeren;
b. de gemeenteraden van partijen stellen de (beleids)kaders vast en de colleges geven daar binnen deze kaders uitvoering aan;
c. versterking van de ambtelijke organisatie en burgernabije dienstverlening staat voorop;
d. harmonisatie van beleidsontwikkeling en uitvoering tussen beide gemeenten is het uitgangspunt, tenzij er politiek-bestuurlijke redenen zijn om hiervan af te wijken;
e. de dienstverlening is vastgelegd in de bijlage bij deze dienstverleningsovereenkomst en de jaarlijks vast te stellen uitvoeringsovereenkomst;
f. het Stadhuis, Stadskantoor en Stadserf blijven de front office functie vervullen voor de inwoners van Oudewater, tenzij de gemeente Oudewater anders bepaalt;
g. er een concerncontroller is aangesteld die de situatie onafhankelijk overziet en aan beide colleges rapporteert;
h. de gemeentesecretaris van Oudewater maakt deel uit van de directie van de gemeente Woerden;
i. het college van Woerden kan directieportefeuilles aan de gemeentesecretaris van Oudewater toewijzen in zijn hoedanigheid als lid van de directie van de gemeente Woerden;
j. de kosten van de huisvesting van beide gemeenten maken geen deel uit van de dienstverleningsovereenkomst. Dit wordt als volgt nader ingevuld:
- Oudewater is verantwoordelijk voor het bieden van 25 werkplekken en ruimte voor dienstverlening voor het KCC, stadserf, bestuur en bestuurlijke ondersteuning;
- Woerden is verantwoordelijk voor het bieden van ruimte voor werkplekken voor het KCC, stadserf, bestuur en de ambtelijke organisatie.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begripsbepalingen
a) College: college van burgemeester en wethouders;
b) Dienstverleningsovereenkomst of overeenkomst: de onderhavige dienstverleningsovereenkomst;
c) Uitvoeringsovereenkomst: document zoals bedoeld in artikel 3 van deze overeenkomst;
d) Dienstverlening: de werkzaamheden of diensten die opdrachtnemer uitvoert voor opdrachtgever zoals omschreven in de bijlage of zoals omschreven in de uitvoeringsovereenkomst;
e) Bijlage: document behorend bij deze overeenkomst waarin de basisdienstverlening wordt omschreven.
Artikel 2 Voorwerp van de overeenkomst
1. Opdrachtgever geeft aan opdrachtnemer opdracht tot het uitvoeren van de dienstverlening overeenkomstig deze dienstverleningsovereenkomst, de bijbehorende bijlage en uitvoeringsovereenkomst. Deze opdracht wordt door opdrachtnemer aanvaard.
2. Tenzij in onderling overleg anders wordt afgesproken, neemt opdrachtgever op exclusieve basis diensten af bij opdrachtnemer. Eventuele wijzigingen worden vastgelegd zoals omschreven in artikel
4.1 van deze overeenkomst.
Artikel 3 Uitvoeringsovereenkomst
1. Op basis van deze dienstverleningsovereenkomst en afspraken over eventuele aanvullende wensen van opdrachtgever wordt jaarlijks een uitvoeringsovereenkomst gemaakt waarin vastgelegd wordt welke aanvullende diensten, naast de basisdienstverlening zoals omschreven in de bijlage bij deze overeenkomst, opdrachtnemer verleent aan opdrachtgever en welke (kwaliteits)eisen daarbij gelden.
2. Jaarlijks, bij vaststelling van de begroting, wordt de uitvoeringsovereenkomst in onderlinge overeenstemming aangepast indien een van de partijen dit nodig acht. De
gemeentesecretaris van opdrachtgever treedt hiertoe in overleg met de gemeentesecretaris van opdrachtnemer.
Artikel 4 Wijzigingen in de omvang van de dienstverlening
1. Afspraken over wijzigingen in de omvang van dienstverlening inclusief de daarmee gepaard gaande wijzigingen van de financiële afspraken worden vastgelegd in de jaarlijkse uitvoeringsovereenkomst en/of de bijlage.
2. Opdrachtnemer kan diensten uitbesteden aan derden. Opdrachtnemer waarborgt in dat geval dat de dienstverlening aan opdrachtgever conform deze overeenkomst, de bijlage en de uitvoeringsovereenkomst plaatsvindt.
Artikel 5 Opdrachtgeverschap
1. Opdrachtgever treft de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtgeverschap goed in te vullen.
2. Onder de maatregelen als bedoeld in lid 1 vallen in ieder geval het goed invullen van de volgende rollen:
a) De gemeenteraad van opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het stellen van kaders, onder andere aan de hand van de programma begroting;
b) Het college van opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vertalen van deze kaders naar specifieke opdrachten voor opdrachtnemer;
c) De gemeentesecretaris van opdrachtgever formuleert de opdrachten voor opdrachtnemer.
3. Voordat de opdracht wordt gegeven voor nieuwe taken toetst de gemeentesecretaris van opdrachtgever de uitvoerbaarheid van de opdracht bij de gemeentesecretaris van opdrachtnemer en vraagt advies over de inhoud. In overleg wordt bepaald hoe de kosten gedekt worden. Worden de gemeentesecretaris van opdrachtgever en de gemeentesecretaris van opdrachtnemer het niet eens over de opdracht dan geldt de geschillenregeling als bedoeld in artikel 12.
Artikel 6 Opdrachtnemerschap
1. Opdrachtnemer treft de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtnemerschap goed in te vullen.
2. Onder de maatregelen als bedoeld in lid 1 vallen in ieder geval het goed invullen van de volgende rollen:
a. De gemeenteraad van opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het opnemen van de dienstverlening in de programmabegroting van opdrachtnemer;
b. De gemeentesecretaris van opdrachtnemer is integraal verantwoordelijk voor de dienstverlening aan opdrachtgever.
Artikel 7 Kwaliteitsafspraken
1. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de juiste toepassing van regelgeving. Uitvoering van de regelgeving dient rechtmatig plaats te vinden. Toetsing vindt plaats door de externe accountant. De interne controle dient gewaarborgd te zijn. Opdrachtnemer dient opdrachtgever jaarlijks tijdig te informeren over de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst in het lopende begrotingsjaar, zodat bijsturing binnen het dienstjaar nog kan plaatsvinden.
2. Uitgangspunt bij de afhandeling van aanvragen zijn de daarvoor wettelijk geldende termijnen. Opdrachtnemer is aansprakelijk voor claims op het gebied van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.
3. Overeenkomstig de verordeningen ex artikel 213a van de Gemeentewet bepalen de colleges van opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk welk onderzoek zij verrichten naar de uitvoering van de werkzaamheden.
4. Burgers van Oudewater kunnen gedurende nader vast te stellen tijden bij de receptie van het Stadskantoor, het Stadhuis en het Stadserf van Oudewater terecht voor front office taken. Tevens vinden in het Stadskantoor van Oudewater informatie(bijeenkomsten) en participatiebijeenkomsten van burgers en ondernemers over gemeentelijk beleid of de uitvoering daarvan plaats.
5. Burgers kunnen desgewenst op afspraak bij het Stadskantoor van Oudewater terecht voor complexe vragen.
Artikel 8 Informatieplicht
1. Opdrachtnemer zal met betrekking tot de door hem ingevolge deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, informatie aan wettelijk verplichte instanties leveren, al dan niet in mandaat, ten einde te voldoen aan de wettelijke verplichting(en) van opdrachtgever.
2. Partijen verstrekken wederzijds alle informatie die nodig is om uitvoering te geven aan de afspraken in deze overeenkomst.
Artikel 9 Mandaten
De bevoegde organen van opdrachtgever verlenen die mandaten en machtigingen die voor opdrachtnemer noodzakelijk zijn om de door hem in het kader van deze overeenkomst, de bijlage en de uitvoeringsovereenkomst opgedragen werkzaamheden uit te kunnen voeren. Daarbij wordt aangesloten bij de werkwijze van opdrachtnemer, tenzij in onderling overleg anders wordt afgesproken.
Artikel 10 Kosten
1. De kosten van de basisdienstverlening, zoals weergegeven in de bijlage bij deze overeenkomst, bedragen € 5.268.027,-. Jaarlijks worden de kosten van de basisdienstverlening geïndexeerd. Hierbij wordt ten aanzien van de loonkosten uitgegaan van de stijging conform de CAO en de ontwikkeling van de sociale lasten. Voor overige kosten
-niet zijnde loonkosten- wordt het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (IMOC) gehanteerd.
Wanneer voor wat betreft de lonen een inschatting wordt gemaakt, dan vindt nacalculatie plaats zodra definitieve percentages bekend zijn.
2. De meer- en minderkosten van de dienstverlening ten opzichte van het basisdienstverleningspakket zoals opgenomen in de bijlage bij deze overeenkomst, worden jaarlijks in de uitvoeringsovereenkomst vastgelegd. Voor eventuele meerkosten wordt jaarlijks het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (IMOC) gehanteerd.
3. Voor projecten in het ruimtelijk domein worden VAT (voorbereiding, administratie en toezicht) kosten aan opdrachtgever in rekening gebracht. De VAT-kosten bedragen 10% van het totaalbedrag van een project, uitgezonderd projecten betreffende complexe civiele kunstwerken waarvan de VAT-kosten 15% van het totaalbedrag van een project bedragen. Een overzicht van de projecten en bijbehorende kosten wordt jaarlijks in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen.
4. Een twaalfde van het totale door de opdrachtgever te betalen bedrag, bestaande uit het bedrag voor de basisdienstverlening, VAT-kosten en eventuele meer- of minderkosten voortkomend uit de jaarlijks vast te stellen uitvoeringsovereenkomst, zal maandelijks overgemaakt worden aan opdrachtnemer, vóór de 25e van de maand.
5. Voordelen op het gebied van bedrijfsvoering in Woerden vertalen zich enkel ten gunste van Woerden terug. Van Oudewater worden daarentegen geen investeringen verlangt om deze voordelen te kunnen realiseren.
Artikel 11 Overlegstructuur
1. De gemeentesecretarissen van partijen overleggen regelmatig, maar ten minste twee keer per jaar, over de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst.
2. Er vindt ten minste twee keer per jaar overleg plaats tussen het college van opdrachtgever en het college van opdrachtnemer.
Artikel 12 Geschillen: onderling overleg en geschilpreventie
1. Partijen dienen in het geval van geschillen (waaronder mogelijke tekortkomingen worden verstaan) voortvloeiende uit de overeenkomst (waaronder begrepen de uitvoeringsovereenkomst(en) en de bijlage), eerst met elkaar in overleg te treden om te bezien of een oplossing voor het geschil in der minne kan worden gevonden. De regeling als verwoord in het onderhavige artikel alsmede in het volgende artikel 13, geldt ook indien er (nog) geen sprake is van een geschil, maar een geschil wel voorzienbaar is voor een partij.
2. Het is de verantwoordelijkheid van de partij die meent een verschil van mening te hebben, danwel vindt dat de andere partij tekortkomt in de nakoming van diens verplichtingen, dat mogelijk kan uitmonden in een geschil, die zo spoedig mogelijk bij de andere partij onder de aandacht te brengen en te agenderen voor bespreking in gezamenlijk overleg.
3. Partijen zijn verplicht zich naar beste kunnen in te spannen om een verschil van mening dan wel een dreigend wezenlijk geschil dat door een partij als zodanig wordt ervaren, in goede harmonie op te lossen dan wel escalatie te voorkomen.
Artikel 13 Geschillen: niet onderling oplosbare geschillen
1. Indien een (dreigend) geschil aan de orde is en het naar de mening van een partij een geschil betreft dat – ondanks haar eigen goede wil – niet in onderling overleg kan worden opgelost, dient de betreffende partij de andere partij schriftelijk en gemotiveerd daarvan – zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen een ter zake redelijke termijn – op de hoogte te brengen.
2. Partijen dienen zich in te spannen om een procedure bij de rechter of arbiter te voorkomen.
3. Een keuze om de kwestie voor te leggen aan een externe partij zoals een registermediator aangesloten bij MfN Mediation kan behoren tot de mogelijkheden tenzij Partijen tezamen menen dat in de concrete omstandigheden van het geval mediation onmogelijk tot een oplossing van het (dreigende) geschil kan leiden.
4. Indien niet voor mediation is gekozen dan wel in het geval mediation niet tot een oplossing heeft geleid, is hetgeen bepaald is in het volgende artikel aan de orde.
Artikel 14 Bevoegde rechter of arbiter
1. Alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst, waaronder begrepen de uitvoeringsovereenkomst(en) en de bijlage, zullen worden beslecht in enige en eerste instantie door middel van (ad hoc) arbitrage, tenzij partijen unaniem kiezen voor een andere wijze van geschilbeslechting.
2. Beide partijen kiezen een eigen, onafhankelijke arbiter. Deze twee arbiters zullen worden verzocht om tezamen een onafhankelijke derde arbiter te betrekken teneinde het geschil als goede mannen naar billijkheid te beslechten. Arbiters bepalen gezamenlijk de procesorde, waarbij zij zoveel als mogelijk aansluiting zullen zoeken bij het NAI arbitrage-reglement. De kosten van arbitrage worden door beide partijen gezamenlijk gedragen.
Artikel 15 Aansprakelijkheid
1. Indien een partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere partij in de nakoming van de ingevolge deze overeenkomst op laatstgenoemde partij rustende verplichtingen, is de schadelijdende partij verplicht om zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen drie maanden na ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere partij. Dit met het oogmerk om de andere partij in de gelegenheid te stellen de schade te beperken, vast te stellen of te herstellen.
2. Indien er sprake is van schadeveroorzakend handelen van derden ten opzichte van de opdrachtgever is de opdrachtnemer aansprakelijk voor de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het handelen en voor de daaruit voortvloeiende kosten, indien de opdracht aan derden door opdrachtnemer is verstrekt.
Artikel 16 Nietigheid
De nietigheid of de ontoepasbaarheid van een bepaling van deze dienstverleningsovereenkomst leidt niet tot nietigheid of ontoepasbaarheid van de overige bepalingen in deze overeenkomst. Partijen verbinden zich de nietige of ontoepasbare bepaling zo spoedig mogelijk te wijzigen of te vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel van de oorspronkelijke bepaling benadert.
Artikel 17 Onvoorziene omstandigheden en wijzigingen
1. Indien tijdens de duur van de overeenkomst blijkt dat het noodzakelijk is voor een behoorlijke uitvoering van de dienstverlening dat de overeenkomst wordt aangepast wegens voortschrijdend inzicht of veranderde c.q. onvoorziene omstandigheden (waaronder maar niet beperkt tot toetreding van derde partijen), althans dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in strijd komt met de redelijkheid en billijkheid die deze overeenkomst mede beheerst, zullen partijen in overleg treden met elkaar om tot evenwichtige afspraken te komen. Hierbij zal rekening worden gehouden met elkaars gerechtvaardigde belangen. Bij het alloceren van onvoorziene kosten zullen de beginselen van redelijkheid en billijkheid leidend zijn.
2. Indien partijen het niet eens worden over voorgestelde aanpassingen c.q. wijziging van de overeenkomst, vindt de geschillenregeling toepassing zoals opgenomen in de artikelen 12 tot en met 14.
Artikel 18 Looptijd en einde van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst treedt in werking per 1 januari 2021 en heeft een looptijd voor een bepaalde duur van 5 jaren. Dat brengt met zich dat de overeenkomst van rechtswege per 1 januari 2026 eindigt. Opzegging is hiervoor niet nodig; de overeenkomst wordt niet stilzwijgend verlengd.
2. In aanvulling op het voorgaande artikellid heeft te gelden dat partijen uiterlijk anderhalf jaar vóór het eindigen van de overeenkomst in overleg zullen treden om te bezien of partijen de samenwerking al dan niet wensen te verlengen en, indien dat het geval is, over de condities waaronder verlenging zal plaatsvinden. Partijen zullen daartoe een overlegstructuur opzetten, met de juiste bestuurlijke vertegenwoordiging.
3. Indien partijen niet uiterlijk op 1 januari 2025, dat wil zeggen twaalf maanden voor het eindigen van de overeenkomst, overeenstemming hebben bereikt over verlenging van de samenwerking en de voorwaarden waaronder die verlenging van de samenwerking plaats zou vinden, zullen partijen tevens in overleg treden over de gevolgen van een eventuele beëindiging van de overeenkomst. Daarbij zullen partijen concrete afspraken maken over in elk geval (i) personeel en (ii) (vergoeding van) desintegratiekosten.
4. Indien partijen niet uiterlijk op 1 juli 2025, dat wil zeggen zes maanden voor het eindigen van de overeenkomst, overeenstemming hebben bereikt over verlenging van de samenwerking en de voorwaarden waaronder die verlenging van de samenwerking plaats zou vinden, eindigt de overeenkomst van rechtswege per 1 januari 2026, tenzij partijen voor die datum anders overeenkomen. Partijen zullen alsdan in de overlegstructuur uitsluitend overleg voeren over de gevolgen van de beëindiging. Mochten partijen geen overeenstemming bereiken over de gevolgen van de beëindiging, is de geschillenbeslechtingsclausule van artikel 13 en verder van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Oudewater op <datum>
………………………. ………………………….
W.G. Groeneweg V.H.J. Molkenboer
Wnd. burgemeester Oudewater burgemeester Woerden