VERWERKERSOVEREENKOMST
VERWERKERSOVEREENKOMST
Partijen
Klant van de VAR-2-app, zijnde een natuurlijk persoon die een account heeft geopend in de VAR-2- app
(hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”);
en
VAR-2 BV, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxx 00, 0000XX xx Xxxxxxxxxxx, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77322479
(hierna: “Verwerker”);
in aanmerking nemende dat
• Verwerkingsverantwoordelijke VAR-2 wenst in te schakelen ten behoeve van het uitvoeren van de dienstverlening conform de algemene voorwaarden VAR-2 BV
(hierna “Overeenkomst”);
• VAR-2 bij de uitvoering van de Overeenkomst aangemerkt wordt als verwerker in de zin van
artikel 4 lid 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”);
• Waar in deze Verwerkersovereenkomst gesproken wordt over persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 AVG worden bedoeld;
• Verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
• Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
• De AVG aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
• De AVG daarnaast aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”).
zijn als volgt overeengekomen
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van dienstverlening zoals overeengekomen in de Overeenkomst.
1.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst (zullen) worden verwerkt, en de categorieën betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1.
Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3 De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
1.4 De aard van de dienstverlening, vastgelegd in de Overeenkomst, brengt met zich mee dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst mogelijk nieuwe Persoonsgegevens worden verwerkt of dat de (aard van de) verwerking wijzigt. Dit gebeurt niet eerder dan dat dit tussen Partijen schriftelijk is vastgelegd.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij de uitvoering van een Data
Protection Impact Assessment (hierna: ‘DPIA’) wanneer Verwerkingsverantwoordelijke dit op grond van de AVG verplicht is. Artikel 10.6 is alsdan van toepassing.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van toepasselijke privacywetgeving (waaronder de AVG en de UAVG), worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Xxxxxxxxx vanuit diens rol.
2.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, zal Verwerker ook opleggen aan degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker.
2.4 Het verwerken van persoonsgegevens door Verwerker zal nimmer met zich meebrengen dat andere databases dan nodig voor uitvoering van de Overeenkomst worden verrijkt met de gegevens afkomstig uit de datasets van Verwerkingsverantwoordelijke. Indien Verwerker de gegevens in geaggregeerde, geanonimiseerde en niet herleidbare vorm wil gebruiken voor andere doeleinden, heeft Verwerker hierover voorafgaand overleg met Verwerkingsverantwoordelijke. Artikel 1.4 is van toepassing.
2.5 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.6 Indien bepaalde Persoonsgegevens naar het oordeel van Verwerkingsverantwoordelijke niet langer bewaard mogen of behoeven worden zal Verwerker op schriftelijke verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke, de betreffende door Verwerkingsverantwoordelijke gespecificeerde Persoonsgegevens vernietigen en aan Verwerkingsverantwoordelijke verklaren dat zij dit heeft uitgevoerd.
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker mag de persoonsgegevens uitsluitend verwerken in landen binnen de Europese
Economische Ruimte (hierna: “EER”). Doorgifte naar landen buiten de EER is niet toegestaan.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen zullen door Verwerker worden uitgevoerd binnen een (semi-
)geautomatiseerde omgeving.
4.2 Verwerker is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens conform deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de (eind)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor overige verwerkingen van persoonsgegevens, zoals de verzameling van de persoonsgegevens door Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden - met uitzondering van verwerkingen op grond van artikel 5 van deze Verwerkersovereenkomst - en/of voor andere doeleinden, is Verwerker niet verantwoordelijk.
4.3 Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
4.4 Partijen houden een register bij van onder deze Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1 Verwerkingsverantwoordelijke erkent en accepteert dat Xxxxxxxxx bij de verwerking van de persoonsgegevens op grond van deze Verwerkingsovereenkomst gebruik maakt van derden en/of onderaannemers (Hierna: “Sub-verwerkers”).
5.2 Verwerkingsverantwoordelijke gaat akkoord met de Sub-verwerkers zoals opgenomen in Bijlage 2. Verwerker blijft jegens Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door Sub-verwerkers.
5.3 Verwerker is gerechtigd om andere of nieuwe Sub-verwerkers in te schakelen voor de uitvoering van haar Diensten. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte stellen en in voorkomend geval is Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd om schriftelijk en gemotiveerd binnen twee weken na kennisgeving bezwaar te maken indien zij
van mening is dat de derde onaanvaardbaar is. In dat geval zullen Partijen in gezamenlijk overleg treden om tot een passende oplossing te komen.
5.4 Verwerker sluit met ingeschakelde Sub-verwerkers een sub-verwerkingsovereenkomst waarin minstens dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming zijn overeengekomen als deze Verwerkingsovereenkomst aan Verwerker oplegt.
Artikel 6. Beveiliging
6.1 Verwerker zal conform artikel 32 AVG alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Artikel 7. Meldplicht
7.1 In het geval van een datalek (waaronder wordt verstaan “inbreuk in verband met persoonsgegevens": een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur informeren, naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.
7.2 Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede voor zover bekend bij Verwerker:
• de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden;
• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde Sub-verwerker;
• het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
• een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
• contactgegevens voor de opvolging van de melding.
Artikel 8. Rechten van betrokkenen
8.1 Indien betrokkene(n) een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
8.2 Verwerker zal, waar mogelijk, haar medewerking verlenen aan verzoeken van Verwerkersverantwoordelijke die verband houden met bij Verwerkersverantwoordelijke door betrokkene(n) ingeroepen rechten van betrokkene(n). Verwerker kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen bij de Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 9. Geheimhoudingsplicht
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken. Verwerker zal eerst de grondslag van het verzoek en de identiteit van verzoeker verifiëren.
Artikel 10. Audit
10.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om maximaal eens per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT- deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Verwerkersovereenkomst.
10.2 Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt binnen een redelijke termijn plaats, waarbij een termijn van twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke.
10.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt.
10.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan zullen al dan niet maatregelen worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.5 De redelijke kosten voor de audit worden door de Verwerkingsverantwoordelijke gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verwerkingsverantwoordelijke zullen worden gedragen, tenzij uit de audit blijkt dat Verwerker toerekenbaar is tekort geschoten in diens verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
10.6 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij de uitvoering van een Data
Protection Impact Assessment (hierna: ‘DPIA’) wanneer Verwerkingsverantwoordelijke dit op grond van de AVG verplicht is. Deze ondersteuning kan zich onder andere uiten in het ter beschikking stellen van de benodigde informatie door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke, voor het correct uitvoeren van de DPIA.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1 De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerking van de Persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.
11.2 Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen iedere (schade)vordering, uit welke hoofde dan ook, van betrokkenen of derden wegens schending van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of overige wettelijke verplichtingen alsmede de in deze verwerkersovereenkomst opgenomen verplichtingen, tenzij en voor zover de (schade)vordering gebaseerd is op enige aan Verwerker toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst danwel haar verplichtingen op grond van privacywetgeving.
11.3 Verwerker vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke tegen iedere (schade)vordering, uit welke hoofde dan ook, van betrokkenen of derden (waaronder toezichthouders) als gevolg van schendingen van enige wet- of regelgeving of toerekenbaar tekortschieten in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst door de Verwerker.
11.4 Verwerker is aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit of verband houdend met het toerekenbaar tekort schieten in de nakoming van deze verwerkersovereenkomst dan wel handelen in strijd met de toepasselijke privacywetgeving. De totale aansprakelijkheid van Verwerker wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst is per gebeurtenis dan wel een reeks van samenhangende gebeurtenissen, beperkt tot vergoeding van het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van Verwerker (waarvan Verwerker de bescheiden op verzoek aan Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt) naar aanleiding van de betreffende aanspraak wordt uitgekeerd. Mocht de verzekeraar van Verwerker onverhoopt niets uitkeren, dan is de aansprakelijkheid in alle gevallen beperkt tot vergoeding van de directe schade tot het bedrag gelijk aan de jaarlijkse vergoeding (excl. BTW) van Verwerkingsverantwoordelijke onder de Overeenkomst. Verwerker is verplicht zich verzekerd te houden.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.2 De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
12.3 Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.
12.4 Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst vernietigt Verwerker de van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens onverwijld en verschaft Verwerkingsverantwoordelijke hiervan bewijs, tenzij partijen anders overeenkomen.
12.5 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze bepalingen behoren bijvoorbeeld die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, aansprakelijkheid, geschillenbeslechting en toepasselijk recht.
Artikel 13. Overige bepalingen
13.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2 Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank waar de Verwerker gevestigd is en die bevoegd is in het kader van de Overeenkomst te oordelen.
13.3 Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen
overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
13.4 Indien de privacywetgeving wijzigt of jurisprudentie over deze wetgeving hiertoe aanleiding geeft, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
13.5 In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:
a. de Algemene Voorwaarden van Verwerker;
b. deze Verwerkersovereenkomst;
c. eventuele aanvullende voorwaarden.
Bijlage 1: Specificatie persoonsgegevens
Gegevens van de klanten van Verwerkingsverantwoordelijke
Er worden in het kader van de dienstverlening door Verwerker Persoonsgegevens van cliënten en relaties van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Het gaat hierbij om personen die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgenodigd om een VAR-2 vragenlijst in te vullen.
Gewone gegevens
- Naam
- Geslacht
- Geboortedatum
- E-mailadres
- Referentiecode
Bijzondere gegevens
- Beantwoording op vragen uit de VAR-2 vragenlijst met betrekking tot persoonlijk functioneren, welbevinden en gezondheid
Medewerker gegevens
Persoonsgegevens die van medewerkers van Verwerkersverantwoordelijke worden vastgelegd indien ze gebruiker zijn van VAR-2 producten:
Gewone gegevens
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Organisatie
- Wachtwoord (encrypted, niet herleidbaar)
Bijlage 2: Sub-verwerkers
Bij het uitvoeren van de dienstverlening gebruikt VAR-2 BV de onderstaande Sub-verwerkers
Bedrijfsnaam | Vestigingsadres | Vestigingsplaats | Hoofdbeschrijving van activiteit |
TransIP BV | Xxxxxxxxxx 00 | 0000 XX Xxxxxx | -Unmanaged hosting van VPS server(s) -Verzorgen van aflevering van e- mail (SMTP service) -Bewaren van de encrypted back-up van de VAR-2-app |