REGELING KOSTEN VOOR GEMENE REKENING 2021-2022
REGELING KOSTEN VOOR GEMENE REKENING 2021-2022
HEALTH HUB UTRECHT
TEN GELEIDE
VOORWAARDEN VOOR HET TOEPASSEN VAN EEN REGELING KOSTEN VOOR GEMENE REKENING IN EEN PROJECT
Bij een gezamenlijk project van twee of meer partners kan worden gekozen om kosten te verdelen via een kostenverdelingsovereenkomst c.q. een overeenkomst inzake kosten voor gemene rekening. Als kosten worden verdeeld via 'kosten voor gemene rekening', dan betreffen de betalingen inzake de verdeling van gemeenschappelijk gedragen kosten niet de vergoeding voor verleende diensten en hoeft geen btw te worden gefactureerd. Belangrijk is dat sprake is van de verdeling van kosten gemaakt voor gemeenschappelijke rekening en dus niet van de verdeling van opbrengsten.
Er is sprake van kosten voor gemene rekening als het gaat om kosten die weliswaar door één persoon worden gemaakt, maar die op basis van vooraf gemaakte afspraken feitelijk voor gezamenlijke rekening en risico zijn van die persoon en andere(n) conform een vooraf bepaalde vaste verdeelsleutel. Het kan hierbij gaan om allerlei kosten, zoals salariskosten, huisvestingskosten en inkopen van derden.
Bij een gezamenlijk project van twee of meer partners kan gekozen worden voor een regeling Kosten voor Gemene Rekening. Bij verdeling van gezamenlijke kosten is dit geen vergoeding voor geleverde diensten en hoeft en mag dus geen btw in rekening worden gefactureerd.
Gezamenlijke kosten zijn kosten die, hoewel gemaakt door een of meer partners, in feite voor rekening en risico van deze en andere partners komen op basis van een vooraf bepaalde vaste verdeelsleutel, conform eerder gemaakte afspraken. Eventuele kosten kunnen gezamenlijke kosten zijn, waaronder salariskosten, huisvestingskosten en aankopen van derden.
ER ZIJN VIJF CUMULATIEVE VOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN EEN REGELING KOSTEN VOOR GEMENE REKENING
(1) De kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende ondernemers.
(2) De kosten worden in eerste instantie door één van hen betaald.
(3) De kosten worden voor het werkelijke bedrag (dus zónder winstopslag) doorberekend aan de andere partner(s).
(4) De kosten worden volgens een van tevoren vaste verdeelsleutel omgeslagen. De verdeelsleutel weerspiegelt de grootte van ieders aandeel in de verworven prestaties.
(5) Het risico van de kosten gaat alle ondernemers aan volgens de overeengekomen verdeelsleutel.
Indien aan deze criteria wordt voldaan, dan valt het in rekening brengen van de kosten voor gemene rekening door de ene ondernemer aan de andere buiten de heffing van omzetbelasting.
ENKELE OPMERKINGEN BIJ DE VOORWAARDEN
• Bij de regeling tot verdeling van kosten voor gemene rekening moeten de kosten worden gedefinieerd en gespecificeerd. De specificatie moet plaatsvinden op kostensoortniveau en dat moet behoorlijk specifiek zijn. Uit de regeling moet blijken welk personeelslid wordt ingezet voor het project. Er moeten dus echt (functies van) personeelsleden genoemd worden. Ook de gebruikte apparatuur, materiaal en kantoorruimte moet specifiek worden aangeduid.
• Er mag slechts sprake zijn van de verdeling van kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt. Onder werkelijke kosten worden directe kosten verstaan. Dit mag ook kosten van eigen personeel betreffen, zolang de kostensoorten maar in de regeling benoemd en gespecificeerd zijn. Ook huisvestingslasten vallen hieronder. Met deze voorwaarde wordt verder beoogd dat, ingeval de werkelijke kosten af zouden wijken van de begrote kosten, de werkelijke kosten worden verdeeld volgens de overeengekomen verdeelsleutel.
• Kosten die niet vooraf zijn gedefinieerd, kunnen niet op basis van de kosten voor gemene rekening regeling worden verdeeld.
• Dat de kosten voor het werkelijke bedrag moeten worden verdeeld, betekent dat de kostenverantwoording geen winstopslag bevat.
• Indirecte kosten kunnen niet met toepassing van het leerstuk kosten voor gemene rekening worden verdeeld.
• Bepalingen die leiden tot in gebreke stelling bij het niet nakomen van verplichtingen horen
niet thuis in een regeling van “Kosten voor Gemene Rekening” die immers de bedoeling heeft
voorgedefinieerde kosten volgens een vaste verdeelsleutel te verdelen.
• De verdeelsleutel dient vooraf te worden gemaakt. De verdeelsleutel mag niet achteraf worden vastgesteld of gecorrigeerd op basis van feitelijk gebruik.
• Dat het risico alle ondernemers volgens de overeengekomen verdeelsleutel moet aangaan, blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat indien een werknemer die onder de kosten voor gemene rekening voor wordt doorbelast aan andere ondernemers ziek is, de kosten toch moeten worden verdeeld volgens de overeengekomen verdeelsleutel.
• De verdeelsleutel dient voor de gehele duur van de samenwerking tussen partijen te worden vastgesteld en kan niet tussentijds gewijzigd worden, ook niet ingeval de feitelijke omstandigheden wijzigen. Enkel wanneer nieuwe partijen toetreden tot de samenwerking of één of meerdere partijen uit de samenwerking stappen, kan een nieuwe verdeelsleutel worden vastgesteld.
REGELING
ONDERGETEKENDEN
Stichting AxionContinu groep, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen
AxionContinu, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door
………….
Stichting Careyn, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxx, hierna te noemen Careyn, rechtsgeldig
vertegenwoordigd door ………….
De Rijnhoven, gevestigd te Spruit & Xxxxx 0, 0000XX Xxxxxxxx, hierna te noemen De Rijnhoven,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Diakonessenhuis, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen
Diakonessenhuis, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Gemeente Nieuwegein, gevestigd te Xxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxxx, hierna te noemen
Gemeente Nieuwegein, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Gemeente Stichtse Vecht, gevestigd te Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen, hierna te noemen
Gemeente Stichtse Vecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Gemeente Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Gemeente Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ……….
Gemeente Vijfheerenlanden, gevestigd te Xx. Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Gemeente Vijfheerenlanden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Gemeente Wijk bij Duurstede, gevestigd te Karel de Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxx xxx Xxxxxxxxx, hierna te noemen Gemeente Wijk bij Duurstede, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Gemeente Zeist, gevestigd te Xxx Xxxx 0, 0000 XX Xxxxx, hierna te noemen Gemeente Zeist,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Hogeschool Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen
Hogeschool Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door
………….
Coöperatie Huisartsen Utrecht Stad U.A., gevestigd te Xxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Huisartsen Utrecht Stad, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Vereniging KOOS Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxx Xxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxx, hierna te noemen
KOOS Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ….
Stichting Lokalis, gevestigd te Xxxxxx Xxxxxxxxx 0X, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Lokalis,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Interconfessioneel Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie regio Utrecht, gevestigd te Xxxxx Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen MBO Utrecht, rechtsgeldig
vertegenwoordigd door ………….
Provincie Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Provincie Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Bureau Raedelijn, gevestigd te Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen
Raedelijn, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Reinaerde, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxxx 00-00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, hierna te noemen
Reinaerde, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting ROC Midden Nederland, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen ROC Midden Nederland, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
ROM Regio Utrecht BV, gevestigd te Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen ROM Utrecht Region, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Saltro, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxx 0x, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen Saltro,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Sint Xxxxxxxx Ziekenhuis, gevestigd te Koekoekslaan 1, 3435 CM Nieuwegein, hierna te noemen Antonius Ziekenhuis, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
UMC Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen UMC Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Universiteit Utrecht, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxx, hierna te noemen
Universiteit Utrecht, rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….
Stichting Utrecht Zorg, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxx, hierna te noemen
UtrechtZorg, rechtsgeldig vertegenwoordigd door …………
Samen ook wel “Partijen” genoemd en elk een “Partij”, al naargelang het geval.
Partijen komen hierbij het volgende overeen:
Partijen:
• Werken samen in Health Hub Utrecht;
• En hebben de Samenwerkingsovereenkomst Penvoerderschap Design & Support Centre Health Hub Utrecht (2021 -2022) ondertekend (ingangsdatum 1 januari 2021);
• Het Bestuurdersoverleg van Health Hub Utrecht is formeel overeengekomen om te kiezen voor de regeling Kosten voor Gemene Rekening zoals voorzien in artikel 2, lid 3 van de Health Hub Utrecht Samenwerkingsovereenkomst;
• Deze regeling ziet op kosten die Penvoerder UMC Utrecht en / of andere partijen in verband met deze werkzaamheden, voortvloeiende uit de Samenwerkingsovereenkomst Health Hub Utrecht, vastgelegd in de Begroting en nader omschreven in het Werkplan, zoals omschreven in de artikelen 2, 4, 5 en 6 van de Samenwerkingsovereenkomst, voor rekening en risico van Partijen maken;
• Partijen willen hierbij vastleggen op welke wijze deze kosten tussen Partijen zullen worden verdeeld.
Partijen zijn als volgt overeengekomen:
ARTIKEL 1. KOSTEN
1.1 De in bijlage I genoemde kosten, zoals gespecificeerd in de begroting, van deze regeling en eventuele overige gezamenlijke besluiten van partijen aangemerkt kosten voor rekening van UMC Utrecht en / of andere partijen voor rekening en risico van alle partijen (hierna: 'de kosten').
1.2 Bijlage I vormt één geheel met deze regeling.
1.3 Het boekjaar wordt aangemerkt als kalenderjaar.
ARTIKEL 2. KOSTENTOEREKENING
2.1 De kosten worden tussen Partijen verdeeld met behulp van een vooraf tussen Partijen overeen te komen vaste verdeelsleutel. Deze vaste verdeelsleutel is gespecificeerd in bijlage II.
2.2. De verdeelsleutel kan niet worden gewijzigd, evenmin mag deze achteraf worden bepaald of aangepast op basis van daadwerkelijk gebruik. Een nieuwe verdeelsleutel kan pas worden bepaald wanneer nieuwe partijen toetreden tot de Health Hub Utrecht of één of meer partijen het netwerk verlaten.
2.3 Bijlage II vormt één geheel met deze regeling.
ARTIKEL 3. KOSTENSPECIFICATIE
3.1 Binnen 4 weken na afloop van ieder boekjaar zal de Penvoerder van Health Hub Utrecht, UMC Utrecht, Partijen een specificatie voorleggen van de cumulatieve kosten die voor gezamenlijke rekening en risico van partijen in het afgelopen boekjaar zijn gemaakt.
3.2 Deze specificatie bevat tevens een uitsplitsing van de kosten die aan elke partij worden toegerekend op basis van de verdeelsleutel genoemd in bijlage II, en gecorrigeerd voor hun eventuele eigen netto bijdrage in de gegeven periode.
3.3 Na ontvangst van deze specificatie betalen de partijen ofwel de kosten die aan elke individuele partij worden toegerekend, ofwel worden eventueel te veel betaalde kosten vergoed via een door de Penvoerder voorgesteld betalingsschema.
ARTIKEL 4. DUUR VAN DE REGELING
4.1 Deze regeling wordt aangegaan voor bepaalde tijd tot en met het jaar 2022 en gaat in op de datum van ondertekening voor de duur van het dan lopende boekjaar.
4.2 Deze regeling kan door elke partij worden beëindigd met ingang van elk boekjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
4.3 Opzegging moet aan elke partij afzonderlijk schriftelijk worden gedaan.
ARTIKEL 5. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING
5.1 Op deze regeling en alle andere regelingen die daaruit voortvloeien of daarmee verband houden, is Nederlands recht van toepassing.
5.2 Voor zover dwingende rechtsregels niet anders voorschrijven, zullen alle geschillen tussen partijen bij deze regeling, met inbegrip van eventuele geschillen die slechts door één partij als geschil worden beschouwd, ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde Rechtbank Midden-Nederland.
Aldus overeengekomen en opgemaakt te Utrecht op 14 september 2021,
namens deze: namens deze: namens deze:
BIJLAGE I
RELEVANTE ARTIKELEN UIT DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST PENVOERDERSCHAP DESIGN & SUPPORT CENTRE HEALTH HUB UTRECHT
FASE 1 (2021 -2022)
ARTIKEL 2. ONDERWERP VAN OVEREENKOMST
a. Deze overeenkomst ziet toe op het Penvoerderschap voor het Design & Support Centre en de besluitvorming omtrent de aansturing, begroting en werkzaamheden van het Design & Support Centre, in samenhang met de andere activiteiten binnen Health Hub Utrecht.
b. De samenwerking onder deze overeenkomst heeft een publiek doel en sluit aan bij de maatschappelijke taken van Partijen. Partijen hebben met deze samenwerking geen winstoogmerk.
c. Partijen komen overeen dat elke verbintenis met juridische en financiële verplichtingen die niet de in het Werkplan vastgelegde werkzaamheden van het Design & Support Centre betreft, vooraf wordt vastgelegd in een afzonderlijke en formele overeenkomst conform het beleid en de procedures van betrokken Partijen.
d. Omtrent de verdeling van de gezamenlijke kosten geldt de Regeling Kosten voor Gemene Rekening 2021-2022, Health Hub Utrecht.
ARTIKEL 4. DESIGN & SUPPORT CENTRE
a. Het Design & Support Centre voert rollen en taken uit die door Partijen zijn vastgesteld in het Werkplan en die de verdere ontwikkeling van Health Hub Utrecht versterken.
b. Daaruit voortvloeiende werkzaamheden worden omschreven in een Werkplan dat in het Bestuurdersoverleg wordt vastgesteld en nader is omschreven in artikel 5.
c. Daaruit voortvloeiende kosten worden opgenomen in een bij het Werkplan behorende Begroting die eveneens door het Bestuurdersoverleg wordt vastgesteld.
d. De financieel-administratieve en juridische handelingen die voortvloeien uit sub a., b. en c. van dit artikel worden door de Penvoerder verricht met inachtneming van artikel 3 c.
e. De eindverantwoordelijke functionaris in het Design & Support Centre treedt op als secretaris van het Bestuurdersoverleg en voor de Dagelijkse Coördinatie en borgt de betrokkenheid van alle Partijen bij de besluit- en meningsvorming onder deze overeenkomst.
ARTIKEL 5. WERKPLAN
a. In opdracht van het Bestuurdersoverleg stelt het Design & Support Centre jaarlijks een Werkplan op waarin wordt beschreven welke initiatieven het ten behoeve van de Health Hub Utrecht ontwikkelt en welke verantwoordelijkheden gezamenlijke of afzonderlijke Partijen, de Penvoerder, Samenwerkende Partners en het Design & Support Centre hierin hebben, evenals de wijze waarop de eventuele financiering van de activiteiten is geregeld. Een Werkplan is gebaseerd op de uitgangspunten in het White Paper.
b. Het Werkplan biedt ruimte voor nieuwe initiatieven die gedurende de looptijd van het Werkplan ontstaan, alsmede voor de herbestemming van beschikbare middelen binnen de vastgestelde begroting. Afstemming hierover vindt plaats met de bestuurders die verantwoordelijk zijn voor de Dagelijkse Coördinatie, met inachtneming van artikel 9b.
ARTIKEL 6. BEGROTING
a. In opdracht van Partijen en ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden zoals in de Overwegingen en artikel 5 van deze overeenkomst beschreven stelt het Design & Support Centre een Begroting op welke conform artikel 7c. door het Bestuurdersoverleg wordt vastgesteld.
b. Ten minste eenmaal per jaar en zo nodig vaker bespreekt het Bestuurdersoverleg op voorstel van de verantwoordelijken voor de Dagelijkse Coördinatie de uitputting en eventuele herschikking van middelen in de begroting.
c. De uitgaven en betalingen die op basis van deze begroting worden gedaan zijn kosten voor gemene rekening.
BIJLAGE II
Om de samenwerking in Fase 1 verder te operationaliseren, financieren de Partijen een
ondersteunende Netwerk Administratieve Organisatie “Design & Support Centre” uit de in 2020
door de Partijen overeengekomen contributie voor 2021 en 2022. De begrote kosten bedragen 418.000 euro.
Partijen dragen daaraan bij volgens de volgende verdeelsleutel waarbij individuele partners volgens de volgende aan hen toegewezen percentages zullen bijdragen.