Contract

Onder voorbehoud van het integraal respecteren van de rechten en plichten vermeld in huidige overeenkomst De Koninklijke Belgische Atletiekbond, v.z.w., hierna genoemd als “KBAB”, eigenaar van de benaming “Belgisch Kampioenschap”, verleent aan de vereniging , hierna organisator genoemd, die tijdig haar kandidatuur heeft gesteld bij de VAL, kandidatuur die werd weerhouden, het recht de Belgische Kampioenschappen voor…………………………………….. …………………………………………………………………………………op de piste, hierna genoemd « kampioenschap » te organiseren op …………………..

Sous réserve du respect des conditions, droits et obligations définies dans la présente convention, La Ligue Royale Belge d'Athlétisme a.s.b.l., ci-après L.R.B.A., propriétaire de la dénomination "Championnat de Belgique", accorde au club , ci-après l'organisateur, dont la candidature introduite dans les délais impartis auprès de la Ligue Belge Francophone d'Athlétisme, ci-après L.B.F.A., a été retenue par celle-ci, l'organisation des Championnats de Belgique sur piste…………………………………………………. …………..………………., ci-après l'événement, fixés à la date du …………

1 RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE KBAB 1.1 De KBAB heeft het exclusief recht op het gebied van sponsoring en publiciteit, en dat in de ruimste zin. De KBAB duidt de plaats van de publiciteit in het stadion aan. 1.2 De KBAB heeft het exclusief recht met betrekking tot alle drukwerk en uitnodigingen in verband met dit kampioenschap 1.3 De KBAB staat in voor de samenstelling van de jury en zal hierbij rekening houden met de sportieve en financiële aspecten. 1.4 De KBAB stelt het organisatiecomité samen, dat omvat: - Een meetingleider - Twee verantwoordelijken voor het protocol (de covoorzitters of hun vertegenwoordiger) - Een verantwoordelijke voor het nazicht der tuigen (*) - Een tweetalige speaker (of 1 Nederlandstalige en 1 Franstalige) (*) - Twee personen voor de aanmeldkamer (*) - Twee personen voor de selectie - Twee personen voor de oproepkamer - Een dokter en een gediplomeerde kiné (beide dagen) (*) (*) in akkoord met de KBAB kunnen deze taken of bepaalde van deze taken worden ingevuld door leden van de organiserende vereniging; de namen dienen 6 weken voor de datum van het evenement aan de KBAB meegedeeld te worden. 1.5 De KBAB voorziet in medailles voor de atleten op het podium.

1 1. DROITS ET OBLIGATIONS DE LA LRBA 1.1 Elle dispose d'un droit exclusif en matière de sponsoring et de publicité, et ce au sens le plus large. Xxxx xxxxxxx x'xxxxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxx xxx xx xxxxx. 1.2 Elle dispose d'un droit exclusif sur tous les imprimés et les invitations concernant l'événement. 1.3 Elle confie la composition du jury à la commission nationale des officiels. Celle- ci veille à établir un jury tenant compte des aspects sportifs et financiers. 1.4 Elle compose la Commission d'organisation comprenant : - Un directeur de réunion ; - Deux membres du protocole : les co-présidents ou leurs représentants ; - Un responsable pour le contrôle des engins ; (*) - Un speaker bilingue (ou 1 speaker francophone et 1 néerlandophone) (*) - Deux personnes à la confirmation ; (*) - Deux personnes à la sélection ; - Deux personnes à la Chambre d'appel ; - Un médecin et un kinésithérapeute par jour. (*) (*) en accord avec la L.R.B.A. ces postes ou certains d'entre eux peuvent être pourvus par l'organisateur. Les noms doivent être communiqués à la LRBA 6 semaines avant la date de l’événement 1.5 Xx XXXX xxxxxxx xxx xxxxxxxxx xxxx xxx xxxxxxxx xx podium.

2 RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE ORGANISERENDE VERENIGING
2.1 Algemeenheden (te bevestigen in de kandidatuurstelling) 2.1.1 De infrastructuur moet toegankelijk zijn voor atleten met beperkte mobiliteit. 2.1.2 Kunststofpiste met minstens 8 banen rondom, met daarbij alle atletiekinstallaties en tuigen conform het WA-reglement. 2.1.3 Het hamerslingeren moet georganiseerd worden op het terrein van de organisator of op een ander terrein in de onmiddellijke omgeving (max 25 minuten per wagen). 2.1.4 Overdekte (tijdelijke) tribune voor minimum 500 personen. 2.1.5 Overdekte cafetaria. 2.1.6 Lokaal of overdekte ruimte voor de aanmelding atleten. 2.1.7 Lokaal voor de selectiecommissie (reeksen en finales samenstellen). 2.1.8 Ontvangstruimte voor juryleden. 2.1.9 Callroom voor de atleten. 2.1.10 Kleedkamers in de onmiddellijke omgeving van het wedstrijdterrein, met sanitair (wc en douches), in verhouding met het aantal deelnemers. 2.1.11 Afzonderlijk opwarmingsterrein/ruimte in verhouding met het aantal deelnemers. 2.1.12 Anti-dopinglokaal in de nabijheid van het terrein, verwarmd en met minimaal 2 wc’s, tafels en stoelen, alsook een afzonderlijk wachtlokaal voor minstens 5 personen. De organisator zorgt voor voldoende fris water in ongeopende flessen. 2.1.13 Secretariaat. Afgescheiden lokaal (50m²) met al het noodzakelijke materiaal voor wedstrijdadministratie en resultatenverwerking (o.a. printers/kopieertoestellen). 2.1.14 Voldoende parking bij stadion of omloop. 2.1.15 Gereserveerde parking VIP voor jury en organisatiecommissie in de onmiddellijke omgeving. 2.1.16 Overdekte ruimte voor hulppost in de nabijheid van het wedstrijdterrein, permanent bemand door geschoolde hulpverleners. 2.1.17 Overdekte ruimte voor de pers voorzien van wifi en zone voor afname van interviews. De organisator voorziet ruimte voor een mogelijk TV uitzending. 2.1.18 Voorzien van voldoende medewerkers. 2.1.19 Dubbele elektronische tijdsopname met tijdsklok. 2.1.20 Minimaal twee windmeters. 2.1.21 Valse startdetectie. 2.1.22 EDM voor lange werpnummers aanbevolen. 2.1.23 Video recording voor ver en hinkstap aanbevolen. 2.1.24 Gebruik van de fieldterminals/tablets met elektronische scoreborden voor alle kampnummers. 2.1.25 Gebruik van live results (rechtstreekse inbreng in tablet of field terminal) en aanwezigheid van wifi/4G op het volledige terrein. 2.1.26 Afstand markeerborden voor werpnummers. 2 DROITS ET OBLIGATIONS DE L’ORGANISATEUR
2.1 Généralités (A certifier dans la demande d'organisation) 2.1.1 L’infrastructure doit être accessible aux personnes à mobilité réduite. 2.1.2 Piste synthétique avec au moins 8 couloirs tout autour, avec toutes installations et y compris toutes les installations et équipements d'athlétisme conformément à la réglementation WA. 2.1.3 L’épreuve de lancer de marteau peut être organisé chez l’organisateur ou sur un terrain à proximité (max 25 minutes en voiture). 2.1.4 Tribune couverte (temporaire) pour minimum 500 personnes. 2.1.5 Cafétéria couverte. 2.1.6 Local ou espace couvert pour la confirmation des athlètes. 2.1.7 Local pour la commission de sélection (composition des séries et des finales). 2.1.8 Espace d'accueil pour les membres du jury. 2.1.9 Chambre d’appel pour les athlètes. 2.1.10 Vestiaires à proximité, avec sanitaires (W.C. et douches) en rapport avec le nombre de participants. 2.1.11 Terrain d'échauffement séparé en rapport avec le nombre de participants. 2.1.12 Local pour contrôle anti-dopage, chauffée et avec au moins 2 toilettes, des tables et des chaises, ainsi qu'une salle d'attente séparée pour au moins 5 personnes et des boissons en quantité suffisante. L’organisateur prévoit assez d’eau fraîche, sous conditionnement fermé. 2.1.13 Secrétariat. Local séparé (50m²) avec tout l'équipement nécessaire pour l'administration de la compétition et le traitement des résultats (y compris les imprimantes/copieurs). 2.1.14 Parking suffisant à proximité du terrain. 2.1.15 Parking VIP réservé pour le jury et la commission d'organisation à proximité immédiate. 2.1.16 Poste de secours couvert à proximité de l'aire de compétition, surveillé en permanence par des secouristes entraînés. 2.1.17 Espace couvert pour accueillir la presse, avec wifi, et zone d’interviews. L’organisateur doit prévoir de l’espace pour un reportage TV potentiel. 2.1.18 L’organisateur prévoit assez de collaborateurs. 2.1.19 Double chronométrage électronique avec horloge. 2.1.20 Au moins deux anémomètres. 2.1.21 Détection de faux départs. 2.1.22 Mesurage à la lunette des lancers longs recommandé. 2.1.23 Enregistrement vidéo recommandé pour la longueur et le triple. 2.1.24 Utilisation de fieldsterminaux/tablettes avec scoreborden électroniques pour tous les concours. 2.1.25 Encodage en direct sur tout le terrain pour pouvoir suivre les concours en « live results ». 2.1.26 Repérage visuel des distances sur toutes les aires de lancers. 2.1.27 Utilisation d’une chambre d’appel.

2.1.27 Gebruik van oproepkamer. 2.1.28 Degelijke geluidsinstallatie, duidelijk hoorbaar in alle wedstrijdzones (+ bij voorkeur op het opwarmingsterrein) 2.1.29 Podium omgeven door een neutrale zone. 2.1.30 Duidelijke locatieaanduidingen.	2.1.28 Installation sonore suffisante, audible dans toutes les zones de compétition (+ de préférence dans la zone d’échauffement). 2.1.29 Le podium est installé dans une zone neutre. 2.1.30 Indicateurs de localisation clairs.
2.2 Sponsoring 2.2.1 Het promotiemateriaal van de KBAB sponsors dient opgehaald en teruggebracht te worden door de organisator op de bondszetel. De teruggave dient binnen de 48 uur te gebeuren na het kampioenschap. 2.2.2 Het promotiemateriaal wordt, minstens voor de aanvang van de wedstrijd, goed zichtbaar geplaatst. Bv. achter het podium, aan de start, zodat zij goed zichtbaar zijn op de foto’s. De wedstrijdleider controleert het terrein voor de aanvang van de wedstrijd. 2.2.3 De lokale sponsors mogen in geen geval in concurrentie komen met deze van de KBAB. Zij moeten voor akkoord worden voorgelegd aan de KBAB, uiterlijk 2 maanden voor het kampioenschap. 2.2.4 Het logo van de KBAB en zijn sponsors moeten voorkomen op alle drukwerk i.v.m. het kampioenschap. 2.2.5 De KBAB kan het recht verlenen aan haar sponsors om promotiestands te plaatsen op kampioenschappen.	2.2 Sponsoring 2.2.1 Xx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxxx xx xx XXXX xxx xxxxxx xx xxxxxx xx xxxxx de la LRBA par l'organisateur. Il est ramené dans les 48 heures suivant l'événement. 2.2.2 Le matériel publicitaire doit être disposé avant le début de la compétition en des endroits bien visible, par exemple, derrière le podium, au départ, de manière à être visible sur les photos. Le Directeur de réunion contrôle le terrain avant le début de la compétition. 2.2.3 Les sponsors de la LRBA ne peuvent être concurrencés par les sponsors de l'organisateur. Ceux-ci doivent être soumis au plus tôt à l'accord de la LRBA et au plus tard 2 mois avant la date de l'événement. 2.2.4 Les logos des sponsors de la LRBA doivent figurer sur l'ensemble des publications inhérentes au championnat. 2.2.5 La LRBA peut autoriser ses sponsors à disposer des stands promotionnels lors des championnats.
2.3 Beschikking betreffende het kampioenschap 2.3.1 Podium: binnen het uur na de wedstrijd + er dient een podiumschema te worden opgehangen. 2.3.2 Duidelijke bewegwijzering binnen de accommodatie. Plan en signalisatie van de infrastructuur. 2.3.3 Voldoende medewerkers voorzien (estafetten, podium, plaatsing publiciteitsborden/spandoeken KBAB-sponsors,…) onder leiding van de organisatiecommissie. 2.3.4 Jury + organisatiecommissie wordt aangeduid door KBAB en ontvangt tenminste drie drankbonnen + lunchpakket/maaltijd (beide dagen). 2.3.5 Organiserende vereniging zorgt voor alle toelatingen en de hiervoor verschuldigde bijdragen (bijv. spelen muziek) 2.3.6 Receptie voor de genodigden van de KBAB en van de organiserende vereniging, evenals voor de jury en organisatiecommissie. 2.3.7 Receptie voor de genodigden van Allianz. 2.3.8 De organisator voorziet de nodige controles aan de VIP toegangen. 2.3.9 De organisator voorziet een neutrale zone waar het podium wordt geïnstalleerd 2.3.10 De organisator dient aan de auteursrechten en alle andere taksen te hebben voldaan.	2.3 Dispositions concernant l'événement 2.3.1 Podium : dans l'heure qui suit la compétition + l’horaire des podiums doit être affiché. 2.3.2 Signalisation claire au sein de l’infrastructure. Plan et signalétique dans l'infrastructure. 2.3.3 Fournir un personnel suffisant (relais, podium, placement de panneaux publicitaires/bannières pour les sponsors de la LRBA, …) sous la direction de la commission d'organisation. 2.3.4 Le jury et la commission d’organisation, désignés par la LRBA, reçoivent au moins trois tickets boisson et un panier-repas par jour. 2.3.5 L’organisateur prend en charge tous frais relatifs à l'événement (ex. musique). 2.3.6 L'organisateur prévoit une réception pouvant accueillir les invités de la LRBA, ses propres invités, ainsi que les membres du jury et de la Commission d'organisation. 2.3.7 L'organisateur prévoit une réception pouvant accueillir les invités d’Allianz. 2.3.8 L'organisateur se charge de la vérification des entrées au VIP. 2.3.9 L'organisateur prévoit une zone neutre et y installe le podium. 2.3.10 L'organisateur veille à être en ordre avec les droits d'auteur et autres taxes. 2.3.11 L’organisateur prévoit un responsable pour le podium. 2.3.12 L'organisateur prévoit un poste de secours agréé, avec une ambulance de

2.3.11 De organisator voorziet een verantwoordelijke voor het podium. 2.3.12 De organisator voorziet een hulppost met bij voorkeur een ziekenwagen 2.3.13 De organisator werkt met live-results. De organisator zorgt ervoor dat de uitslagen zo vlug mogelijk, en uiterlijk binnen de 24 uur op zijn website verschijnen. Hij zal ze tezelfdertijd per mail aan de VAL en de LBFA verzenden, en verspreidt ze tevens naar de persagentschappen (xxxxx@xxxxx.xx).

préférence. 2.3.13 L’organisateur travaille avec live-results. L'organisateur porte sur son site, dans les 24 heures, tous les résultats de l'événement. Il les transmet dans le même délai, par E-mail à la LBFA et à la VAL. Il veille également à les diffuser auprès des agences de presse. (xxxxx@xxxxx.xx).

3 FINANCIELE BEPALINGEN 3.1 De KBAB bepaalt de maximum inkomprijs en wie van een gratis inkomkaart kan genieten. De maximum toegangsprijzen werden bepaald als volgt: o Zaterdag 8 euro o Zondag 10 euro o Zaterdag en zondag 15 euro Het inschrijvingsgeld bedraagt 5 euro/proef (inkomsten voor KBAB). 3.2 Alle inkomsten (met uitzondering van de inschrijvingsgelden) zijn voor de organisator. 3.3 De KBAB betaalt de medailles. 3.4 De KBAB betaalt de organisatiecommissie. 3.5 De KBAB betaalt de dopingcontroles. 3.6 De KBAB betaalt 50 % van de jurykosten. 3.7 De KBAB betaalt de Allianz VIP receptie (max 50 personen). De kostprijs per persoon dient op voorhand goedgekeurd te worden door de KBAB. 3.8 De KBAB betaalt de VIP receptie voor de KBAB genodigden (max 100 personen). De kostprijs per persoon dient op voorhand goedgekeurd te worden door de KBAB. 3.9 De organiserende vereniging betaalt de VIP receptie voor zijn eigen genodigden. 3.10 Alle andere kosten zijn ten laste van de organiserende vereniging. 3.11 De organiserende vereniging steekt een bedrag in ten gunste van de KBAB om deze kampioenschappen te mogen organiseren. Bij meerdere valabele kandidaten zal de hoogte van het ingestoken organisatierecht beslissend zijn bij de toekenning.

3 DISPOSITIONS FINANCIÈRES 3.1 La LRBA fixe le prix maximum d'entrée et détermine les bénéficiaires d'une carte d'accès gratuit. Les prix d’entrée maximum sont fixés comme suit : o Samedi 8 euros o Dimanche 10 euros o Samedi et dimanche 15 euros Le droit d'inscription est de 5 euros/épreuve (revenu pour la LRBA). 3.2 Toutes les recettes, à l’exception des droits d’inscription sont pour l’organisateur. 3.3 La LRBA prend en charge le coût des médailles. 3.4 La LRBA prend en charge la commission d’organisation. 3.5 La LRBA prend en charge les tests anti-dopages. 3.6 La LRBA prend en charge 50% des frais de jury. 3.7 La LRBA prend en charge le coût de la réception VIP Allianz (maximum 50 personnes). Xx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxx xxx xx XXXX. 3.8 La LRBA prend en charge le coût de la réception VIP pour les invités LRBA (maximum 100 personnes). Xx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxx xxx xx XXXX. 3.9 L’organisateur prend en charge le coût de la réception VIP pour ses propres invités. 3.10 Tous les autres frais sont à la charge de l’organisateur. 3.11 L’organisateur soumet un montant en faveur de la LRBA pour pouvoir organiser ces championnats. Dans le cas de plusieurs candidatures valables, le montant du droit d’organisation soumis sera déterminant dans l’attribution.

4 SLOTBEPALINGEN 4.1 Bij het indienen van het dossier moet de kandidaat-organisator zich akkoord verklaren met alle bepalingen die in huidige overeenkomst staan vermeld. 4.2 De KBAB behoudt zich het recht voor om, uiterlijk 2 maand voor datum: Zich ter plaatse te begeven om na te gaan of alle voorwaarden vervat in punt 2.1. van de huidige overeenkomst zijn vervuld. Indien niet kan zij, in voorkomend geval, de organisatie van het kampioenschap aan de organisator ontnemen. 4.3 De KBAB behoudt zich het recht om alle installaties, vermeld in 2.1. te komen inspecteren, en desgevallend de overeenkomst eenzijdig te verbreken. 4.4 De KBAB behoudt zich het recht voor alle kosten te verhalen op de organisator die kunnen voortvloeien uit een overtreding van de overeenkomst door de organisatie. 4.5 Bij vaststelling van een overtreding op huidige overeenkomst, kan de overeenkomst éénzijdig, en te allen tijde, verbroken worden door de KBAB. 4.6 In geval van overmacht door Covid-19 of andere zal deze overeenkomst heronderhandeld worden. 4.7 Alle in deze overeenkomst niet voorziene gevallen zullen door de KBAB worden beslecht. Deze beslissingen zijn onherroepelijk.

4 DISPOSITIONS FINALES 4.1 Par l'introduction de sa demande, le candidat-organisateur marque son accord sur les dispositions de la présente convention 4.2 La LRBA se réserve le droit, au plus tard 2 mois avant la date de l'événement, de vérifier sur place si les conditions visées au point 2.1 de la présente convention sont réunies et le cas échéant, de retirer l'événement à l'organisateur. 4.3 La LRBA se réserve le droit de venir inspecter toutes les installations mentionnées au point 2.1., et le cas échéant, de retirer l'événement à l'organisateur. 4.4 La LRBA se réserve le droit de porter à la charge de l'organisateur tous frais résultant d'une infraction qu'il aurait commise par rapport aux dispositions de la présente convention. 4.5 En cas de constatation d'une infraction à la présente convention, celle-ci peut être dénoncée unilatéralement par la LRBA. 4.6 En cas de force majeure de la part de Covid-19 ou d'autres, cet accord sera renégocié. 4.7 Tous les cas non prévus à la présente convention sont tranchés sans appel par la LRBA.

Huidige overeenkomst werd opgesteld in evenveel exemplaren als er partijen zijn, elk van hen verklaart in het bezit te zijn gesteld van zijn exemplaar na het te hebben ondertekend en er de handgeschreven vermelding “gelezen en goedgekeurd” te hebben op aangebracht. 0000 Xxxxxxx, op Voor de organisator, Voor de KBAB (2 gemachtigde personen, waaronder de secretaris of de voorzitter)

La présente convention est établie en autant d'exemplaires que de parties, chacune reconnaissant avoir reçu le sien, après l'avoir signée et y avoir porté la mention manuscrite 'Lue et approuvée' 0000 Xxxxxxxxx, le Pour l'organisateur, Pour la LRBA, (2 personnes habilitées, dont le secrétaire ou le président)