Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20232024-0441
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20232024-0441
13-03-2024
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Sint-Goedele Brussel vzw over het toekennen van een subsidie voor de aanstelling van campusbeheerder voor de site Gallait in Schaarbeek
Tussen
de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxx, collegelid bevoegd voor Onderwijs en Scholenbouw, hierna vermeld als ‘de VGC’,
en
Sint-Goedele Brussel vzw (0478.379.452), Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Xxxxxxxxxx), vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xx Xxxxx, algemeen directeur, hierna vermeld als ‘het schoolbestuur’,
overwegende
- dat de huurovereenkomst van 4 maart 2021 tussen de VGC en Sint-Goedele Brussel vzw betreffende het aanwenden van de schoolgebouwen van de Gallaitsite, gelegen op twee clusters tussen de Gallaitstraat en de Vanderlindenstraat te 1030 Schaarbeek, voor onderwijsactiviteiten, stelt dat het eigenaarsonderhoud bij Sint-Goedele Brussel vzw (verder vermeld als Sint-Goedele) ligt:
Het SCHOOLBESTUUR is verantwoordelijk voor het volledige bouwtechnische beheer van de ONDERWIJSINFRASTRUCTUUR. Het SCHOOLBESTUUR staat in voor het algemeen onderhoud van de gebouwen en de verplicht uit te voeren keuringen en draagt de kosten van de herstellingen en de kosten van alle onderhoudscontracten, zoals onder meer, maar niet limitatief, met betrekking tot HVAC-installaties, sanitaire installaties, elektrische installaties, keukentoestellen, deurpompen, scharnieren en daken. In het bijzonder staat het SCHOOLBESTUUR ook in voor onderhoud, keuringen en herstellingen van alle bouwtechnische installaties (uitgezonderde de installaties betreffende toegangsbeheer, inbraakbeveiliging en brandbeveiliging) die zijn ondergebracht in de gebouwen ‘D1’ en ‘D2’, aangegeven op het inplantingsplan, gevoegd als bijlage 1 bij deze overeenkomst, en die mee ten dienste staan van het JEUGDCENTRUM.
- de vaststelling dat het gebouwtechnisch beheer van de infrastructuur op de campus, zoals vermeld in de huurovereenkomst van 4 maart 2021, niet wordt uitgevoerd bij gebrek aan een campusbeheerder;
wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1.-
§1. Het schoolbestuur stelt een campusbeheerder aan voor de site Gallait, Schaarbeek onder de modaliteiten van deze overeenkomst.
§2. De VGC ondersteunt deze aanstelling van een campusbeheerder voor de site Gallait, Schaarbeek gedurende maximaal 3 jaar (1 april 2024 - 30 maart 2027) met een subsidie van 61.000 EUR per ‘periode’ (werkjaar), waarvan de toekenning van de subsidie voor de tweede en derde periode voorwaardelijk is.
De subsidie voor de periode 1 april 2024 – 30 maart 2025 wordt toegekend om de campusbeheerder aan te stellen, die voldoet aan het profiel uit artikel 2, en om de voorwaarden en engagementen uit deze overeenkomst op te nemen.
De subsidies voor de periodes 1 april 2025 - 30 maart 2026 en 1 april 2026 – 30 maart 2027 kunnen telkens worden toegekend mits een positieve evaluatie van het vorige werkjaar op basis van de voorwaarden, engagementen en verplichtingen gesteld in artikel 2, 3, 4, 5 en 6.
Artikel 2.- Profiel campusbeheerder
Het nodige profiel van de campusbeheerder:
- niveau B, 10 jaar ervaring in (technisch) gebouwbeheer, affiniteit met overheidsopdrachten;
- voltijdse opdracht (38 u)
Artikel 3.- Locatie tewerkstelling
De campusbeheerder is voltijds en exclusief werkzaam op de site Gallait:
- Campus Kompas (schoolgebouwen)
- Jeugd.44 (jeugdcentrum)
Artikel 4.- Uit te voeren opdrachten
De campusbeheerder dient volgende opdrachten uit te voeren:
- Aanspreekpunt:
o voor de gebruikers op de campus: schooldirecties, secretariaatsmedewerkers, verantwoordelijken van 3 organisaties jeugd.44 (Chiro, Transfocollect, Ratatouille);
o voor diensthoofd infrastructuur Sint-Goedele;
o voor dossierbeheerders VGC.
- Samenwerken met financieel beheerder van de contracten bij Sint-Goedele
- Aansturen klusjesman/vrouw van Sint-Goedele
- Goed nabuurschap met:
o gemeenschapscentrum De Kriekelaar;
o beheerder ondergrondse parking op de campus.
- Algemeen technisch beheer van de campus:
o nazicht goede werking technische installaties;
o bij vaststelling defecten/mankementen:
▪ graad van defect/mankement kunnen beoordelen;
▪ actie: contact nemen met onderhoudsfirma en praktische afspraken maken;
▪ actie bij kleine herstellingen: zelf firma aanstellen voor uit te voeren interventie;
▪ onderhoudsfirma toegang verschaffen tot gebouw;
▪ interventie bijstaan en goede uitvoering controleren;
o logboek van interventies bijhouden.
- Beheer praktische uitvoering van onderhouds- en keuringscontracten:
o contactpersoon (ter plaatse) voor onderhoudsfirma’s en keuringsorganismen;
o controle op (goede) uitvoering van onderhoud en keuringen volgens afgesloten onderhouds- en keuringscontracten;
o bijhouden van onderhouds- en keuringsrapporten;
o Interventies laten uitvoeren in functie van aanbevelingen vermeld in de keuringsrapporten.
- Badge- en sleutelbeheer op de campus:
o aanmaken van badges en sleutels;
o beheer van badges en sleutels;
o opmaak van overzicht van badge- en sleutelbeheer.
- Beveiliging van de campus:
o controle op goede werking van toegangsbeheer;
o controle op veiligheid van installaties, infrastructuur, gebruik.
- Controle van de staat van de sportvoorzieningen (sporthal, bergingen, sanitair en kleedkamers):
o dagelijks tijdens schooluren
o bij start en einde van schooldagen.
Artikel 5.- Engagementen en verdere verplichtingen van het schoolbestuur
Het schoolbestuur, Sint-Goedele Brussel vzw,
- levert alle nodige inspanningen om een campusbeheerder aan te stellen en in dienst te houden gedurende drie jaren;
- is verantwoordelijk voor de overhead voor de campusbeheerder (laptop, gsm, bureau…);
- doet een jaarlijkse evaluatie van de campusbeheerder;
- zorgt voor de relocatie van het onthaal in cluster 1 zoals oorspronkelijk voorzien in het ontwerp. Dit zal zorgen voor:
o bevordering van controle op hoofdinkom,
o optimaliseren van toegankelijkheid van de schoolcampus,
o verhogen van de veiligheid van de campus. De deadline voor deze relocatie is 1 september 2024.
- zorgt op termijn voor het bemannen van het onthaal in cluster 2;
- blijft instaan voor de naschoolse openstelling van de sportzalen op de site Gallait en wordt hierbij verder ondersteund door VGC Sportdienst;
- zet bij het einde van de overeenkomst het beheer verder.
Artikel 6.- Rapportage en verantwoording
De campusbeheerder doet een jaarlijkse rapportering, telkens in januari, aan de VGC van:
- de afgesloten onderhouds- en keuringscontracten;
- het uitgevoerde onderhoud en keuring;
- de uitgevoerde interventies;
- de uitgevoerde acties in het kader van beveiliging van de campus;
- de uitgevoerde acties in het kader van controle van de sportvoorzieningen;
- maakt op verzoek van de VGC een overzicht over van het badge- en sleutelbeheer;
- neemt deel aan trimestriële controlerondgangen in jeugd.44 met dossierbeheerders VGC.
Het schoolbestuur, Sint-Goedele Brussel vzw, rapporteert jaarlijks, telkens in januari, met
- een overzicht hoe de engagementen en verplichtingen vermeld in artikel 5 zijn ingevuld;
- een financiële afrekening van de aanstelling van de campusbeheerder (loonkost, excl. overheadkosten);
- een overzicht van de middelen die de leerlingenbezetting van de campus genereert i.f.v. het campusbeheer.
De VGC organiseert jaarlijks, aansluitend op de jaarlijkse rapportering door de campusbeheerder in januari, een algemene controlerondgang.
Artikel 7.- Niet invulling van de voorwaarden
Indien de VGC vaststelt op dat op basis van de rapportering of op basis van vaststellingen tijdens de controlerondgang niet aan de voorwaarden voldaan wordt, behoudt de VGC zich het recht om de overeenkomst op te schorten of vroegtijdig te stoppen en/of de toegekende subsidies te annuleren of geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
Artikel 8.- Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie voor de periode 1 april 2024 – 30 maart 2025 gebeurt door storting op het rekeningnummer van het schoolbestuur en volgens volgend ritme:
• in 2024 een bedrag van 45.750 EUR in drie gelijke schijven:
• begin 2025 een bedrag van 15.250 EUR in één schijf.
De uitbetaling van de eerste schijf gebeurt na ontvangst van de getekende overeenkomst.
De eventuele subsidie voor de periode 1 april 2025 - 30 maart 2026 wordt, mits toekenning, in 4 gelijke schijven uitbetaald, als volgt: drie schijven in 2025, één schijf in 2026.
De eventuele subsidie voor de periode 1 april 2026 - 30 maart 2027 wordt, mits toekenning, in 4 gelijke schijven uitbetaald, als volgt: drie schijven in 2026, één schijf in 2027.
Artikel 9.- Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst loopt van 1 april 2024 tot en met 31 maart 2027, maar kan tussentijds beëindigd worden onder de modaliteiten uit artikel 7 of in onderling akkoord tussen beide partijen.
Deze overeenkomst wordt opgesteld in twee exemplaren.
Brussel,………………………………
Namens het College van de Vlaamse Namens Sint-Goedele Brussel vzw Gemeenschapscommissie
Xxxx XXXX Xxxxx DE LILLE
Collegelid bevoegd voor Onderwijs en Scholenbouw Algemeen directeur