Contract
1 Huisregels, huur en gebruiksvoorwaarden
1.1 Huisregels
• Een document waarin we naar elkaar duidelijk een verwachting uitspreken om de gedeelde verantwoordelijkheid te dragen voor de accommodatie en die verantwoordelijkheid te vertalen naar waarneembare acties van het stichtingsbestuur en de leden van de verschillende verenigingen die onze gasten zijn;
• Een middel om het gebruik van het gemeenschapshuis voor iedereen eenduidig vast te leggen;
• Een middel om de beheerstaken van de beheerder, de vrijwilligers en het bestuur naar behoren te kunnen uitvoeren.
1.2 Huur
Nieuwe aanvragen voor permanente huur, toernooien en grote evenementen worden schriftelijk ingediend bij de beheerder van de stichting Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx, op het laatst op 20 juni voor het komende basisschooljaar. Voortzetting van bestaande huur hoeft niet jaarlijks te worden ingediend maar wordt wel ieder jaar bekeken in relatie tot de nieuwe aanvragen. De stichting behoudt zich het recht voor, het gebruik van het gehuurde te ontzeggen voor maximaal vier andere evenementen per verenigingsjaar, zonder reductie van de zaalhuur. Indien de stichting van haar hiervoor vermelde recht gebruik wil maken, zal zij zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk, de gebruiker hiervan in kennis stellen.
1.2.1 Voorrangsregels en betaling voor zaalhuur Gemeenschapshuis D’x Xxxxxxx
• Algemeen:
Groepsactiviteiten hebben voorrang op individuele activiteiten Specifieke binnensporten hebben voorrang op buitensporten Contract heeft voorrang op incidentele verhuur
Junioren (tot 18 jaar) hebben voorrang op senioren tot 20.00 uur.
• Specifiek (in dalende volgorde):
Vessemse basisscholen, tijdens de gewone lesuren (vakantieperiodes uitgesloten) Vessemse verenigingen
Vessemse stichtingen
Sponsoren van het gemeenschapshuis Individuele inwoners van Vessem
Andere geïnteresseerde potentiële huurders.
• Overigen:
De beheerder beslist over de toekenning van de permanente huur. In geval van conflicten neemt het bestuur in nader overleg met beheerder en betrokkenen een beslissing. De aanvragers worden schriftelijk op de hoogte gebracht van deze beslissing. Het vroegtijdig opzeggen en wijzigen van de permanente huur gebeurt schriftelijk, tenminste een maand vooraf. De resterende vrije uren kunnen gereserveerd worden bij de beheerder.
• Categorieën huurders
De gebruikers worden ingedeeld in categorieën (zie ook bij tarieven op de website) Categorie 1: Verenigingen en stichtingen
Categorie 2: Particulieren
Categorie 3: Overigen
Categorie 4: Het Gemeente Bestuur Eersel en de Vessemse scholen tijdens de schooluren (wettelijk vastgesteld tarief).
• Betalingen
Incidenteel gebruik of huur van ruimten wordt onmiddellijk gefactureerd bij reservering. Bij kwartaal-, halfjaar- en jaarcontracten wordt de factuur aan het begin van de periode opgemaakt voor de gehele periode.
1.2.2 Gebruiksvoorwaarden/Gebruik van de ruimten
• Door het gebruik van het gemeenschapshuis verklaart de gebruiker zich akkoord met deze gebruiksvoorwaarden. Iedere gebruiker wordt geacht deze gebruiksvoorwaarden te kennen en dient deze stipt na te leven.
• Bij overtreding van deze gebruiksvoorwaarden en eventuele niet tijdige betaling van de verschuldigde gebruiksvergoeding heeft de stichting het recht de gebruiker elke toegang tot de accommodatie te ontzeggen.
• In gevallen waarin deze gebruiksvoorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van de stichting.
• De stichting verhuurt de accommodatie (sportzaal, multifunctionele zaal of vergaderzaal) aan een gebruiker voor een overeengekomen periode, tegen een vastgestelde prijs.
• De accommodatie mag slechts worden gebruikt gedurende de periode die is overeengekomen, gedurende de toegewezen en overeengekomen uren en de overeengekomen activiteit. De tijd voor het omkleden en het opbouwen en afbreken van apparatuur, stellingen, materialen, e.d. dient te gebeuren in de overeengekomen gebruikstijd.
• De accommodatie mag slechts worden gebruikt door de gebruiker die door de stichting een ruimte is toegekend voor bepaalde tijd. Het is niet toegestaan de accommodatie door te verhuren of in bruikleen te geven aan derden.
• Omdat men Spotify niet mag gebruiken in openbare en commerciële ruimten heeft het bestuur besloten het gebruik van Spotify in het Gemeenschapshuis te verbieden. Wij gebruiken Tunify.
• De sportzaal is primair voor het beoefenen van sport.
• De stichting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enig letsel dat tijdens het gebruik door de gebruik nemer en hun leden wordt opgelopen. Deze regel geldt voor alle ruimten.
• De gebruiker is verantwoordelijk voor toezicht en voldoende leiding.
• Het is verboden etenswaren te nuttigen in de gehuurde ruimtes.
• De sportzaal mag enkel betreden worden met zogenaamde ‘binnen gymschoenen’ die niet buiten zijn gebruikt.
• Toestellen en andere materialen moeten zorgvuldig en op de juiste wijze worden gebruikt. Voor schade door onoordeelkundig gebruik van materialen is de stichting op geen enkele wijze aansprakelijk.
• Na afloop van het gebruik moet al het gebruikte materiaal op de daarvoor bestemde plaats worden teruggeplaatst.
• Beschadiging en vernielingen dienen direct gemeld te worden bij de beheerder van het gemeenschapshuis. Voor schade ontstaan door het gebruik van beschadigde c.q. vernielde materialen is de stichting nooit aansprakelijk.
• Direct bij constatering van vernielingen en beschadigingen voor aanvang van de ingebruikneming van toestellen, materialen en/of de accommodatie dienen deze direct
te worden gemeld aan de beheerder en mag geen aanvang genomen worden met het sporten. Schade ontstaan door het gebruik van beschadigde c.q. vernielde materialen komt voor rekening en verantwoordelijkheid van de gebruiker.
• De stichting is niet aansprakelijk voor schade in verband met diefstal, verduistering, beschadiging, vermissing of verlies aan materialen, apparatuur en andere eigendommen die door de gebruiker in onze accommodatie zijn geplaatst of heeft laten plaatsen, of opgeslagen.
• De gebruiker is verplicht tot betaling van alle eventuele verschuldigde belastingen, auteursrechten, uitvoeringsrechten etc.
• De stichting behoudt zich het recht voor, indien noodzakelijk, maximaal 4 keer per jaar (basisschooljaar) het gebruik van het gehuurde te ontzeggen voor andere evenementen, zonder reductie op de zaalhuur. Indien de stichting van haar hiervoor vermelde recht gebruik wil maken, zal zij minimaal 15 werkdagen van tevoren de gebruiker hiervan in kennis stellen.
• De gebruiker dient stipt en terstond alle bevelen en aanwijzingen van de beheerder op te volgen.
• De gebruiker is verplicht kennis te nemen van vlucht- en ontruimingswegen. In geval van calamiteiten is de gebruiker verantwoordelijk voor de ontruiming van het gebouw van mensen en dieren die behoren tot diens club, vereniging, stichting e.d.
1.2.3 Beheer van de ruimten
• De verhuurder, in de persoon van de beheerder of medewerker die aangesteld is door het stichtingsbestuur van gemeenschapshuis D'x Xxxxxxx, heeft het recht om te allen tijde controle uit te oefenen op het juiste gebruik van de verschillende lokaliteiten;
• Alle beheerders hebben het mandaat om de gebruikers aan te spreken op de hier genoemde afspraken en op de afspraken zoals in het huurcontract vermeld. Zij doen dit niet op persoonlijke titel maar in naam van het verantwoordelijke stichtingsbestuur;
• De sleutels van het gebouw zijn in het bezit van beheerders, bestuursleden, vrijwilligers en vertegenwoordigers van verenigingen die door de beheerder zijn aangewezen. Zij zijn zonder overleg met een daartoe aangesteld beheerder niet bevoegd de sleutels aan derden mee te geven. Sleuteladministratie wordt door de beheerder bijgehouden;
• De verhuurder is niet aansprakelijk voor schade, ontstaan door diefstal, verduistering, oplichting en ongeval, door wie ook gepleegd of veroorzaakt, noch voor verlies of beschadiging van eigendommen van de individuele gebruikers of van de verenigingen.
• Het gebruik van deze accommodatie omvat het gebruik van het gebouw als geheel of delen ervan, alsmede de inventaris die noodzakelijk is om op een verantwoorde wijze een activiteit te organiseren;
• Voor het beheer van eigen materialen van een individu dan wel van een vereniging of stichting, waaronder het klaar zetten, het opruimen, het onderhouden, verzekeren e.d. kan de beheerder, c.q. het stichtingsbestuur van gemeenschapshuis D'x Xxxxxxx geen enkele rol spelen of verantwoordelijkheid dragen;
• Bij constatering van schade en/of gebreken aan gebouw of inventaris is elke gebruiker verplicht dit direct te melden aan de beheerder;
• Aanwijzingen van de beheerders op het gebied van gebruik van het gebouw of inventaris dienen onmiddellijk te worden opgevolgd.
• De gebruiker wordt geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van dit reglement en daar ook naar te handelen;
• Wanneer er een "losstaande" activiteit georganiseerd wordt die een structurele activiteit belemmert, vindt er via de beheerder overleg plaats tussen beide verenigingen. In de praktijk kan dit betekenen dat een gebruiker verplicht wordt om de accommodatie zo achter te laten dat de volgende gebruiker zonder tussenkomst van de beheerder, het gebouw kan gebruiken;
• Iedereen is verplicht om op een normale manier om te gaan met allerlei ondersteunende materialen die in D'x Xxxxxxx aanwezig zijn en ten dienste staan van de gebruikers;
• In principe worden alle ruimten na elke activiteit achtergelaten zoals de gebruiker de ruimte betrad bij de start van de activiteit;
• Na overleg met de beheerder of met het bestuur kan er in speciale omstandigheden afgeweken worden van hierboven genoemde principeafspraak;
• Wanneer deze huisregels onvolledig blijken te zijn of zich meerdere interpretaties voor doen, neemt het bestuur van de stichting zijn verantwoordelijkheid en komt intern tot een helder besluit.
1.2.4 Reserveringsbeleid
Voor de reservering van ruimtes geldt het principe van "wie het eerst komt, het eerst maalt". Wel is het zo dat verenigingen, zowel voor vrij als vast gebruik, aan het begin van het seizoen hun wensen kenbaar maken aan D'x Xxxxxxx. Hen wordt dan een dagdeel en ruimte toegekend voor een langere periode. Reserveringen gebeuren uitsluitend door de te huren periode in overeenstemming met de beheerder vast te leggen.
1.2.5 Evenementenagenda
De evenementenagenda welke aan het begin van het jaar kan worden ingevuld door de diverse verenigingen geeft geen recht op welke ruimte in het gebouw dan ook. Te allen tijde moet
deze periode dan door de gebruiker zoals hierboven aangegeven is reserveren. Deze agenda is alleen bedoeld om iedereen die iets gaat organiseren in het dorp inzicht te geven in het feit of dit samenvalt met een andere activiteit.
1.2.6 Rookverbod
In de Tabaks- en Rookwarenwet staat dat er niet gerookt mag worden in publieke ruimtes. Dit zijn ruimtes die voor iedereen toegankelijk zijn. Dit houdt in dat er nergens in D’x Xxxxxxx gerookt mag worden.