Bestek nr. S&L/DA/2020/023
Bestek nr. S&L/DA/2020/023
Openbare procedure voor het implementeren van een learning tech eco system (waaronder LMS- en LXP-modaliteiten) voor verschillende openbare instellingen
Uiterste datum voor het indienen van de offertes
23/03/2021 vóór 10.00 uur
Erratum
- Pagina 1
- Pagina 10
- Pagina 73
- Pagina 78
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 5
B. ALGEMENE BEPALINGEN 5
B.1. Voorwerp en aard van de opdracht 5
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT 5
B.3. Aanbestedende overheid 6
B.4. Gebruikende partijen 6
B.5. Documenten van toepassing op de opdracht 6
B.5.1. Wetgeving 6
B.5.2. Opdrachtdocumenten 7
B.6. Kunstmatig beperken van de mededinging - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 7
B.6.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 7
B.6.2. Belangenconflicten – draaideursysteem 7
B.6.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 8
B.7. VRAGEN EN ANTWOORDEN 8
C. GUNNING 9
C.1. Indienen van de offertes 9
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 9
C.1.2. Ondertekening van de offertes 10
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 10
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes 10
C.2. OFFERTES 10
C.2.1. Algemene bepalingen 10
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte 11
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte 11
C.2.4. Het offerteformulier 11
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen 12
C.2.6. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 12
C.3. Selectie – toegangsrecht – regelmatigheid van de offertes – gunningscriteria 13
C.3.1. Algemeen 13
C.3.2. Het toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA) 14
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA) 16
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren) 16
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes 16
C.3.5. Gunningscriteria 16
C.3.5.1. Lijst van de gunningscriteria 17
C.3.5.2. Methode voor het bepalen van de voordeligste offerte 17
C.3.5.3. Eindquotatie 44
D. UITVOERING 45
D.1. Leidend ambtenaar 45
D.2. Herzieningsbepalingen 45
D.2.1. Duur van de opdracht 45
D.2.2. Prijsherziening 45
D.2.2.1. Principes en berekening 45
D.2.2.2. Aanvraag 46
D.2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 47
D.2.4. Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 47
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 47
D.2.6. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 47
D.3. Aansprakelijkheid van de OPDRACHTNEMER 48
D.4. Bijzondere verbintenis voor de OPDRACHTNEmer 48
D.5. VERVANGING VAN DE OPDRACHTNEMER 48
D.6. Bescherming van persoonlijke gegevens 49
D.7. Oplevering van de uitgevoerde diensten 50
D.8. BORGTOCHT 51
D.8.1. Borgtochtstelling voor de FOD Financiën 51
D.8.2. Borgtochtstelling voor de Favv 53
D.8.3. Vrijgave van de borgtocht 53
D.9. Uitvoering van de diensten 53
D.9.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering 53
D.9.2. Uitvoeringstermijn 53
D.9.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 53
D.9.4. Planning voor de uitvoering van de diensten 54
D.9.5. Xxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx 00
D.9.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen 55
D.9.7. Onderaannemers 55
D.9.8. Personeel van de dienstverlener 56
D.10. Facturering en betaling van de diensten 57
D.11. GESCHILLEN 58
D.12. Boetes en straffen 58
D.12.1. Boete voor laattijdige uitvoering 59
D.12.2. Straffen 59
D.12.3. Verrekening van de boetes en straffen 60
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 61
E.1. Context en objectief van de aanbesteding 61
E.1.1. OBJECTIEF VAN DE AANBESTEDING 61
E.1.1.1. SYSTEEMADMINISTRATIE 61
E.1.1.2. INTERFACE EN DATA-UITWISSELING MET ANDERE APPLICATIES 62
E.1.2. Context 64
E.1.2.1. FOD Financiën 64
E.1.2.2. FAVV 66
Missie van de organisatie 66
E.2. BESCHRIJVING VAN DE VERWACHTE PRESTATIES : Projectaanpak, opleiding en ondersteuning van essentiele vereisten 70
E.2.1. Implementatie (eerste 12 maanden) 70
E.2.2. Opleiding en support 71
E.2.3. Continued succes, user engagement, technische evolutie van het eco-systeem, technische ondersteuning. Dit betreft de ondersteuning na de voorlopige oplevering van de implementatie van het systeem 75
E.2.4. Technische evolutie van het eco-systeem 75
E.3. PROJECT TEAM 76
E.4. DATA MIGRATIE: UITSLUITEND VOOR FOD FINANCIËN 76
E.5. Service Level Agreement (SLA) en onderhoud 77
E.5.1. SLA 77
E.5.2. Maintenance 78
E.5.3. Einde CONTRACT 78
E.6. Beschrijving van de verwachte functionaliteiten 78
E.6.1. Inleiding : Hoe de verschillende tabellen met functionaliteiten lezen, begrijpen en invullen. 78
E.6.2. LMS + LXP (Experience tracking + Content brokering + Learner profiles) 79
E.6.3. Auto-competentie-inschatting (Competency infrastructure) 84
E.6.4. Dashboards en Rapportering 84
E.6.5. Technische specificaties 85
F. BIJLAGEN 88
F.1. Offerteformulier 89
F.2. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING 99
F.3. Hoe het UEA invullen en downloaden 101
F.3.1. Via het html-bestand 101
F.3.2. Via het PDF-bestand 101
F.4. MODEL VOOR HET SELECTIECRITERIUM MET BETREKKING TOT DE TECHNISCHE EN PROFESSIONELE GESCHIKTHEID VAN DE INSCHRIJVERS 102
F.5. Gunningscriteria: Tabel voor bijkomende functionaliteiten 103
F.6. Tabel met de verwachte functionaliteiten : LMS + LXP (Experience tracking + Content brokering + Learner profiles) 105
F.7. Tabel met de verwachte functionaliteiten : Auto-competentie-inschatting (Competency infrastructure) 110
F.8. Tabel met de verwachte functionaliteiten : Dashboards en xxxxxxxxxxxx 000
F.9. TABEL met de verwachte functionaliteiten : Technische specificaties 112
F.10. Model voor de cv’s van projectleider 115
F.11. MODEL VOOR DE CV’S DES MEMBRES DE L’EQUIPE DE PROJET 116
F.12. VERWERKERSOVEREENKOMST 117
F.13. Model voor het stellen van vragen 125
F.14. Artikel 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 over het welzijn op het werk 126
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 154 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes.
B. ALGEMENE BEPALINGEN
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
De huidige opdracht heeft als voorwerp het implementeren van een learning tech eco system (waaronder LMS- en LXP-modaliteiten) voor verschillende openbare instellingen.
Er wordt gekozen voor de openbare procedure met Europese bekendmaking. Het gaat om een overheidsopdracht voor diensten.
Deze opdracht is een opdracht met gemengde prijsvaststelling (artikel 2, 6° van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Deze opdracht omvat één enkel perceel aangezien het voor de realisatie van de opdracht noodzakelijk is een eenheid van prestaties te hebben.
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
Overeenkomstig artikel 85 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor deze opdracht niet te gunnen en te beslissen dat de opdracht het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, indien nodig volgens een andere procedure.
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT
De datum van het begin van de opdracht zal worden vermeld in de kennisgevingsbrief van de opdracht. De opdracht wordt gesloten voor een duur van 7 jaar.
Deze periode van zeven jaar wordt gestaafd door het feit dat deze aanbesteding moet leiden tot een cultuurverandering in het leerproces binnen de FOD Financiën. Om ervoor te zorgen dat de ontwikkelingen zorgvuldig en bewust worden uitgevoerd, is het belangrijk dat deze overheidsopdracht voor een langere periode wordt gegund, zodat de samenwerking met de opdrachtnemer kan worden gebaseerd op een planning met oog op de ontwikkeling van een geoptimaliseerd, kwalitatief product.
De aanbestedende overheid of één van de gebruikende partijen voor wie deze opdracht geplaatst wordt, kan de opdracht echter beëindigen op het einde van het eerste, het tweede, het derde jaar, het vierde jaar, het vijfde jaar of het zesde jaar op voorwaarde dat de kennisgeving aan de opdrachtnemer per aangetekende brief gebeurt minstens 6 maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar.
In dit geval kan de opdrachtnemer daar geen schadevergoeding voor eisen.
De beëindiging geldt enkel voor diegene die ze aanvraagt. Met andere woorden, de opdracht blijft lopen voor alle gebruikende partijen die de beëindiging van de opdracht niet hebben aangevraagd tot het einde van de opdrachtperiode of totdat de opdracht wordt beëindigd in overeenstemming met de hierboven voorziene modaliteiten.
Dit bestek bevat een herzieningsbepaling i.v.m. de duur van de opdracht (zie punt D.2.1).
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
Team Overheidsopdrachten
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
B.4. GEBRUIKENDE PARTIJEN
In het kader van deze opdracht treedt de FOD Financiën op als aankoopcentrale, conform artikel 2, 6°,
a) van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en als aangewezen beheerder voor de plaatsing van een gemeenschappelijke overeenkomst in het kader van artikel 15 van het Koninklijk Besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid.
Alleen de gebruikende partijen die hieronder worden aangeduid met hun naam, mogen bestellingen plaatsen op basis van deze opdracht.
- de FOD Financiën,
- Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen, (hierna Favv genoemd).
De FOD Financiën is belast met het gunnen en het sluiten van deze opdracht. Na de gunning van de opdracht zal iedere gebruikende partij verantwoordelijk zijn voor haar bestellingen en de uitvoering ervan.
B.5. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
B.5.1. Wetgeving
- De Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
- De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- Het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
- Het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
- De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
- De Wet van 4 augustus 1996 inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, waaronder artikel 9 en 10 (zie de bijlage).
- De milieuwetgeving van het betrokken gewest.
- De Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers.
- De Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Het Koninklijk Besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopoverleg.
- Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.
B.5.2. Opdrachtdocumenten
- Dit bestek nr. S&L/DA/2020/023.
- De in het Publicatieblad van de Europese Unie of in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde aankondigingen of rechtzettingen van opdrachten die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Het pv van de vragen en de antwoorden.
B.6. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT
B.6.1. Kunstmatig beperken van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers geen handelingen stellen, geen overeenkomsten sluiten of geen afspraken maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
B.6.2. Belangenconflicten – draaideursysteem
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikels 6 en 69, lid 1, 5° en 6° van de Wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en op artikel 51 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht en dit om elke vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors') zoals bepaald in de Wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Xxxxxxxxx, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
B.6.3. Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.
B.7. VRAGEN EN ANTWOORDEN
Potentiële inschrijvers wordt verzocht om hun vragen per e-mail naar de aanbestedende overheid te sturen via het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Enkel de vragen die de aanbestedende overheid ten laatste op 18/02/2021 om 16.00 uur heeft ontvangen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “INFO LMS/LXP”.
Alle vragen worden gesteld door middel van het bijgevoegde model. De potentiële inschrijver vult voor iedere vraag alle nodige gegevens in.
De aanbestedende overheid zal de vragen en antwoorden publiceren op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en nadien op de website van de FOD Financiën (xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/) in de rubriek "Overheidsopdrachten".
Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets gepubliceerd worden.
C. GUNNING
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
Deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.
In toepassing van artikel 14 van de Wet 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet het elektronisch verzenden en ontvangen van de offertes uitgevoerd worden met elektronische communicatiemiddelen.
De aanbestedende overheid verplicht tot het gebruik van elektronische middelen.
De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dienen, in alle fasen van de plaatsingsprocedure plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.
De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de website e-tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving van de voorwaarden opgenomen in artikel 14, § 6 en § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport met betrekking tot de offerte, de bijlagen en het uniform Europees aanbestedingsdossier (UEA) moet ondertekend worden door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het verzenden van een offerte via e-mail niet overeenkomt met de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte worden opgeslagen worden door het ontvangstsysteem.
Meer informatie kan worden verkregen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via het telefoonnummer x00 (0)0 000 00 00 van de helpdesk van de dienst e-procurement.
De inschrijver wordt aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van de dienst e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
De inschrijver moet er rekening mee houden dat via elektronische weg ingediende individuele bestanden niet groter mogen zijn dan 80 MB en dat het totaal van de bestanden niet groter mag zijn dan 350 MB.
C.1.2. Ondertekening van de offertes
De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver(s) te verbinden.
Wanneer het indieningsrapport door een gevolmachtigde wordt ondertekend, vermeldt deze duidelijk de volmachtgever(s). De gevolmachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte toe die de volmacht verleent of een gescande kopie van de volmacht. De gevolmachtigde verwijst, in voorkomend geval, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde(n) en/of passage.
De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijver erop dat een speciale volmacht moet bestaan vóór de opening van de offertes (Raad van State, nr. 238.963 van 21 augustus 2017) en dat een bekrachtiging a posteriori door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden, de handtekening van een offerte, gezet door een persoon die niet bevoegd is om de inschrijver te verbinden, niet valideert (Raad van State, nr. 201.744 van 9 maart 2010). Bovendien kan een volmacht die post factum opgesteld werd en bezorgd werd na de uiterste datum voor het indienen van de offerte niet aanvaard worden als bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte van de inschrijver op het moment van het indienen van de offerte (Raad van State, nr. 229.829, van 16 januari 2015).
In verband met de machtiging om een naamloze vennootschap te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de ondertekening van een offerte voor een overheidsopdracht niet kan worden beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur. Voor het overige mag van de aanbestedende overheid niet worden verwacht dat zij voor elke inschrijver controleert of het indienen van een offerte als een handeling van dagelijks bestuur moet worden beschouwd (Raad van State, nr. 238.963, van 21 augustus 2017).
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes
De offertes moeten op het platform ingediend worden vóór 23/03/2021 om 10.00 uur.
C.2. OFFERTES
C.2.1. Algemene bepalingen
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan
gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.".
De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als ze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.
C.2.3. Inhoud en structuur van de offerte
De offerte zal de volgende inlichtingen bevatten en de onderstaande inhoudstafel respecteren:
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C. 2.5).
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C, 1.2).
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C, 2.6).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C, 3.5. en bijlage F.5.).
- Het cv van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel
E.3. en bijlagen F.10. en F.11.).
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften inclusief de tabellen met functionaliteiten (zie deel E en bijlagen F.6., F.7., F.8., F.9.).
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
De aanbestedende overheid nodigt de inschrijvers uit om (indien mogelijk) de offerte en de bijlagen en de UEA in te dienen in één bestand en te voorzien van een ononderbroken nummering van alle pagina’s.
C.2.4. Het offerteformulier
Het offerteformulier moet volledig ingevuld worden. Het bevat met name de volgende gegevens:
- De naam en contactgegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.
- De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent.
- Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
- Het inschrijvingsnummer bij de RSZ.
- Het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd.
- De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel.
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen
De prijsinventaris moet volledig ingevuld worden. Hij bevat met name de volgende gegevens:
- De forfaitaire eenheidsprijzen en globale prijzen exclusief btw.
- Het bedrag van de btw.
- De forfaitaire eenheidsprijzen en globale prijzen inclusief btw.
Met prijzen die op een andere plaats dan in de prijsinventaris worden vermeld, zal geen rekening gehouden worden.
Alle in het offerteformulier vermelde prijzen zijn verplicht uitgedrukt in euro.
Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling, wat betekent dat de forfaitaire prijzen globaal zijn voor de prestaties van de implementatie, toekomstige versies, de licenties, de overdracht van gegevens en het einde van het contract en tegen prijslijst zijn voor de prestaties voor de ontwikkeling, consultancy, eventueel bijkomende licenties en integraties op maat.
De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben meegerekend, met uitzondering van de btw.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, behoudens prijsherziening, tijdens de hele duur van het contract de prestaties aan te rekenen tegen de in de inventaris ingevulde prijzen zonder toeslag.
Technische evolutie van het eco-systeem
Wat betreft de technische evolutie van het eco-systeem wordt deze geacht volledig gecoverd te zijn in de verschillende kostenposten van de prijstabel (zie infra ‘pricing’). De licentiekost, zoals deze in de prijstabel in het punt licentiekost wordt opgenomen, is een all-in prijs voor alle toekomstige versies van de producten die onder de aangekochte licenties vallen. Maar ook implementatie, opleiding, support, etc. dienen door de voorziene kostenposten gecoverd te zijn.
Concreet wil dit zeggen dat de kosten voor de licenties en de kosten voor ‘Continued succes’ het recht omvatten op alle toekomstige ontwikkelingen en evoluties binnen de aangekochte licenties, en alle bijhorende kosten dienen te dekken via een forfaitaire prijs – m.a.w. inclusief ter beschikking stellen, implementatie op het platform van de respectievelijke aanbestedende overheden, opleiding enz.
Nieuwe ontwikkelingen van de leverancier waarvoor aparte licenties zouden moeten aangekocht worden of ontwikkelingen binnen producten waarvoor de aanbestedende overheid geen licentie heeft aangekocht, vallen uiteraard buiten deze clausule (tenzij de leverancier dit anders aangeeft).
Licentiekosten
De licentiekosten dienen all-in te zijn. Dit wil zeggen dat deze prijs ook recht geeft op alle updates en toekomstige versies, evenals hostingkosten en alle andere kosten die een kwalitatieve dienstverlening mogelijk maken. Indien doorheen de uitvoering van dit contract blijkt dat er bepaalde diensten die nodig waren voor een kwalitatieve dienstverlening, maar bij de implementatie niet zijn uitgevoerd en/of door de opdrachtnemer niet zijn in rekening gebracht in zijn inschrijving op de opdracht, dan zullen deze alsnog worden opgestart, zonder bijkomende kost voor de gebruikende partijen.
C.2.6. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bestaat uit een formele verklaring van de ondernemer dat de betrokken gronden tot uitsluiting niet van toepassing zijn, dat aan de relevante
selectiecriteria wordt voldaan en dat de ondernemer de relevante informatie zal verstrekken die door de aanbestedende overheid wordt gevraagd.
Het UEA wordt elektronisch aangemaakt. Bijgevoegd vindt de inschrijver de te volgen procedure voor het downloaden en invullen van het UEA.
Als een combinatie van ondernemers, waaronder een tijdelijk samenwerkingsverband, samen deelneemt aan een plaatsingsprocedure, moet elk van de deelnemende ondernemers een afzonderlijke UEA indienen met daarin de in de delen II tot en met V gevraagde gegevens.
Een ondernemer die zelfstandig deelneemt, maar een beroep doet op de draagkracht van één of meer andere entiteiten, moet zijn eigen UEA indienen samen met een afzonderlijk UEA met de relevante informatie voor elk van de entiteiten waarop hij een beroep doet.
De inschrijvers vullen de volgende delen van het UEA in:
- Deel II, A, B, C en D.
- Deel III, A, B en C.
- Deel IV, α.
- Deel VI.
Overeenkomstig artikel 76, §1 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren is het ontbreken van het (of de) volledig ingevulde UEA(’s) een substantiële onregelmatigheid die leidt tot de nietigheid van de offerte.
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA
C.3.1. Algemeen
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria hieronder opgenomen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht zoals hieronder vermeld, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de gunningscriteria vermeld onder punt C.3.5., voor zover de ingediende offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver officieel op eer:
1. dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt, waardoor hij moet of kan uitgesloten worden;
2. dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in een lidstaat.
De toepassing van de verklaring geldt enkel voor de documenten of certificaten met betrekking tot de uitsluitingsgronden die gratis toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid door middel van een nationale databank in een lidstaat.
Voor de elementen die niet behoren tot de verklaring, mogen de inschrijvers die dat wensen, al in hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevinden.
Wat de selectiecriteria betreft, mogen de inschrijvers die dat wensen al aan hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij aan de vereisten van deze criteria voldoen.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt, eisen dat hij de bewijsstukken voorlegt om aan te tonen dat er geen uitsluitingsmotieven bestaan en dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
C.3.2. Het toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA)
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat of inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Verplichte uitsluitingsgronden:
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. omkoping;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of een strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx of financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
1. geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of,
2. die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer
schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v.m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, lid 2 van voornoemde Wet;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten niet effectief kan worden verholpen met andere, minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaat of inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten over te leggen;
9. wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA)
Wanneer een inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, is hij verplicht te vermelden voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij voor de uitvoering van de opdracht over deze middelen kan beschikken door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om dergelijke middelen ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaannemers, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt de bewijsstukken eisen die aantonen dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
De inschrijvers die dat wensen kunnen aan hun offerte alle gevraagde documenten i.v.m. de selectiecriteria al toevoegen.
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
Eerste criterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver bezorgt ons een lijst van referenties m.b.t. de implementatie van een learning tech eco system (LXP + LMS (+LRS)) voor een minimum aantal van 10000 eindgebruikers (per vergelijkbaar project). De implementatie bevat zowel een platform voor opleidingsbeheer (LMS functionaliteiten) als een LXP¨- Front end met verschillende reporting functionaliteiten. Deze implementatie werd door de inschrijver gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.
De inschrijver gebruikt hiervoor het referentiemodel dat bij het bestek gevoegd is (zie bijlage F.4.). De inschrijver geeft ten minste 2 referenties.
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes
Overeenkomstig artikel 76, § 1 van het Koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
C.3.5. Gunningscriteria
Om deze overheidsopdracht te gunnen, bepaalt de aanbestedende overheid de economisch meest voordelige offerte.
De regelmatige offertes van de inschrijvers zullen aan de onderstaande gunningscriteria getoetst worden.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.
C.3.5.1. Lijst van de gunningscriteria
De gunningscriteria zijn de volgende:
Criteria | Weging |
1. De prijs | 30 % |
2. Kwaliteit van het platform m.b.t. het demo-scenario | 25 % |
3. AI functionaliteit | 5 % |
4. Bijkomende functionaliteiten | 40 % |
C.3.5.2. Methode voor het bepalen van de voordeligste offerte
1. De prijs (30/100)
Opdat dit criterium berekend kan worden, vult de inschrijver de bijgevoegde prijsinventaris in en houdt hij hierbij rekening met de bepalingen van punt C.2.5.
De punten die toegekend worden voor dit criterium zullen berekend worden op basis van de volgende formule:
LP
S = 30 x
0P
waarbij:
S = de score die aan een offerte wordt toegekend voor het criterium “prijs”; LP = de laagste prijs incl. btw voorgesteld in een regelmatige offerte,
OP = de prijs incl. btw van de geanalyseerde offerte.
Het aantal punten wordt afgerond tot twee cijfers na de komma.
De prijs die voor elke aanbieding in aanmerking wordt genomen, is de totale prijs van de offerte.: (I) +
(II) + (III) + (IV) +(V) + (VI).
2. Kwaliteit van het platform m.b.t. het demo-scenario (25/100)
De gebruiker dient intuïtief zijn weg te kunnen vinden op het platform.
Hiervoor dient de indiener een demoplatform ter beschikking te stellen. De setup en uit te voeren handelingen worden hieronder beschreven. Evenals de quotering.
a. Demo-omgeving LMS/LXP
De demo omgeving die door de panelleden getest wordt dient te beschikken over drie gebruikersprofielen. In onderstaande tabel een overzicht van wat we als cursist, manager en opleider moeten kunnen terugvinden. Gelieve de demo omgeving dan ook te configureren zodat onderstaande acties kunnen worden uitgevoerd.
Indien bepaalde functionaliteiten niet beschikbaar zijn via de front end (LXP) voor de gebruiker, gelieve de nodige koppeling te voorzien naar de juiste locatie (bv. LMS) en ons hiervoor de nodige informatie te bezorgen.
De testgroep zal uit 5 panelleden bestaan. Elk van deze panelleden heeft voor het profiel manager en cursist een account nodig die hem toelaat om het gehele testscenario te doorlopen. Met andere woorden, testgebruiker 1 doorloopt het gehele scenario voor cursist en manager. Dit heeft geen invloed op de mogelijkheden voor panellid 2 om met zijn account het gehele scenario te doorlopen.
Voor het profiel opleider moet slechts één testgebruiker voorzien worden. Slechts één panellid zal dit gehele scenario doorlopen.
De dienstverlener mag zelf de taal waarin hij het scenario vormgeeft, kiezen, maar dit moet wel in het Frans en/of Nederlands zijn. Het testplatform moet wel toelaten de gebruikersinterface van taalrol te veranderen (het panellid kan dus kiezen of hij zijn interface in het Nederlands of Frans zet).
Het platform is bereikbaar via een link naar een https-url. Er wordt geen installatie of technische ondersteuning voor implementatie binnen de FOD Financiën voorzien.
b. Gebruikersprofielen (cursist/leidinggevende/trainer), scenario en tevredenheidsenquête
1. Ik meld me aan als cursist
Gewenste actie |
1. Ik kan opleidingen terug vinden in de catalogus a. Ik kan filteren tussen verschillende opleidingen en soorten filters uittesten. b. Ik vind verschillende soorten content (e-learning, video, artikels, ILT, seminaries, workshops, podcasts, …) terug in de catalogus. |
2. Beschikbaarheid van een geïndividualiseerde home pagina (onthaalpagina). a. Met overzicht van gevolgde/ aan het volgen / te volgen opleidingen. b. Communities waarvoor ik ben inschrijven. c. Beschikbare content en suggesties. d. Relevante dashboards e. Andere opties relevant aan cursist profiel. |
3. De cursist heeft een competentieprofiel met daaraan gekoppelde competenties. a. Xxx een zelfinschatting doen van opgenomen competenties b. Dashboard / reporting beschikbaar met relevante informatie voor cursist over zijn competenties, skills, skillgaps, … |
4. Inschrijven/uitschrijven van een cursist. Volgende elementen zijn voorzien en de cursist kan zich inschrijven op deze elementen (punt a-e). Punt f. is dus het enige waarvoor de cursist reeds is ingeschreven. Voor de andere punten moet de cursist over de mogelijkheid beschikken om zich hierop in te schrijven. a. Klassikale opleiding / event / seminarie met en zonder validatieproces (goedkeuring nodig van manager). b. E-learning / digitale module (video, quiz, …). c. Learning path waarbij hybride content is opgenomen (e-learning, workshops, event, video, documenten, quiz, …)* d. Webinar die beschikbaar is in de catalogus. e. Wachtlijst gekoppeld aan gekozen opleiding f. Ik ben ingeschreven op de wachtlijst van een ILT waar er een plaats is vrijgekomen. Cursist kan zich vanuit wachtlijst inschrijven voor beschikbare sessie/event * Zie punt 4 ‘Scenario gebruikservaring Leerpad’ voor de gewenste configuratie. |
5. Actieve community is beschikbaar waarvoor deze gebruiker zich kan inschrijven / ingeschreven is a. Deze community bevat reeds een aantal posts / vragen b. Ik kan zelf posts maken en reageren |
6. Mogelijkheid dat de testgebruiker zelf content kan opladen. Dit zal bestaan uit een PDF, een link naar een intranetpagina en een youtube-video. |
7. Er is een survey / tevredenheidsenquête beschikbaar voor de aangemelde cursist die ingevuld kan worden.* * De vorm, op te nemen vragen en antwoordmogelijkheden zijn beschreven in het punt 6: ‘Toe te voegen survey / tevredenheidsenquête’ (infra). |
8. De aangeboden support voor het gebruik van het platform, relevant voor de aangemelde gebruiker is beschikbaar. (bv. handleiding, tutorials, wiki, …) |
2. Ik meld me aan als Manager
Gewenste actie |
1. Als manager kan ik mijn 2 medewerkers (team) opvolgen a. Deze medewerkers hebben actuele opleidingen, een opleidingshistoriek en geplande opleidingen. De manager kan deze informatie visualiseren binnen het platform. b. De cursist account (punt 1, zie hierboven) is een medewerker van de manager account. c. De manager heeft uit te voeren taken beschikbaar (bv. aanvragen valideren, …) d. De 2 medewerkers hebben een competentieprofiel met gekoppelde competenties. Voor die competenties telt de auto evaluatie / inschatting die de cursist (zie ‘Cursist’ punt 3.a hierboven) heeft ingebracht. e. De manager heeft overzicht van de skill gaps en kan, indien mogelijk, de zelfinschatting aanpassen van zijn medewerkers. |
2. Beschikbaarheid van een geïndividualiseerde home pagina (onthaalpagina). a. Mijn planning b. Planning van medewerkers c. Communities d. Suggesties van opleidingen en/of communities e. Uit te voeren taken f. Relevante dashboards g. Andere opties relevant aan manager profiel |
3. Ik kan mijn medewerkers voor bestaande opleidingen in de catalogus inschrijven a. Ik schrijf mijn medewerker in voor een klassikale opleiding / event / seminarie b. Ik kan zelf suggesties doen aan mijn medewerkers, opleidingen / content toevoegen aan hun profiel / leertraject |
4. Ik kan de vooruitgang opvolgen van mijn medewerkers. a. Van e-learning / digitale modules die ze volgen / gevolgd hebben. b. Van ILT opleidingen. De aanwezigheden / afwezigheden van een ILT opleiding die mijn medewerker heeft gevolgd kan ik raadplegen. |
5. De aangeboden support relevant voor profiel Manager is beschikbaar. (bv. handleiding, tutorials, wiki, …) |
3. Ik meld me aan als Opleider
Gewenste actie |
1. Ik ben opleider van een aantal opleidingen a. Dit zijn geplande, lopende en gegeven opleidingen waarvoor meerdere cursisten zijn ingeschreven. Het platform voorziet van elk type minimaal één (dus één geplande, één lopende en één reeds voltooide/gegeven opleiding). |
2. Beschikbaarheid van een geïndividualiseerde home pagina (onthaalpagina). a. Mijn planning is er in opgenomen b. Communities c. Uit te voeren taken d. Relevante dashboards e. Andere opties relevant aan opleider profiel |
3. Voor de opleidingen en sessies waarvan ik opleider ben: a. Heb ik een overzicht van de ingeschreven cursisten per sessie / opleiding b. Kan ik hun vooruitgang opvolgen per onderdeel van de opleiding c. Kan ik communiceren met betrokken cursisten (via mail, chat, …) d. Kan ik zelf content delen e. Kan ik de ingevulde surveys / tevredenheidsenquete en de resultaten ervan consulteren* * De vorm, op te nemen vragen en antwoordmogelijkheden zijn beschreven in het punt 6 ‘Toe te voegen survey / tevredenheidsenquête’ (infra). |
4. Ik ben moderator van een community a. Deze community bevat reeds een aantal posts / vragen waarop ik kan reageren b. De moderator functies zijn beschikbaar en kunnen uitgetest worden |
5. De aangeboden support relevant voor profiel Opleider is beschikbaar. (bv. handleiding, tutorials, wiki, …) |
4. Scenario gebruikservaring leerpaden
1. Als gebruiker ben ik inschreven voor een leerpad bestaande uit: a. Een te volgen seminarie die bestaat uit een live bijeenkomst. Op volgende data wordt het seminarie georganiseerd; 6/06/2021, 13/06/2021, 20/06/2021 & 27/06/2021. Deelname aan deze bijeenkomst is verplicht. (Impact op voortgang = 50%) b. Een video op een streamingsite (Microsoft Stream, YouTube, Vimeo, …) Verplichte module, deadline 1 week voor aanvang seminarie. (Impact op voortgang = 10%) c. E-learning / micro learning (scorm compliant). Verplichte module, deadline 6 weken na inschrijving (Impact op voortgang = 20%) d. Digitale resource (pdf, ppt, …). Zijn optioneel en hebben geen impact op voortgang van de gebruiker. (100% voortgang is mogelijk ook al werden deze ressources niet geconsulteerd) e. Video opgeladen op het leerplatform (mp4). Verplichte module. Deadline 1 week na volgen van seminarie.. (Impact op voortgang = 10%) f. In te vullen survey/tevredenheidsenquête gemaakt via de in het leerplatfom beschikbare evaluatie creatietool. De survey/tevredenheidsenquete kan enkel ingevuld worden van zodra de voortgang 60% is en datum seminarie gepasseerd is. (Impact op voortgang = 10%) g. Aan dit leerpad is er een community / forum gekoppeld waar de gebruiker bestaande posts kan raadplegen. Gebruiker kan zelf reageren en nieuwe posts plaatsen. |
2. Xxxxxxxxx is ingeschreven voor de live bijeenkomst op 13/06 maar wenst van datum te veranderen. a. Er zijn nog plaatsen beschikbaar voor het seminarie op 27/06/2021 en 20/06/2021. De bijeenkomst op 06/06/2021 is volzet. |
5. Toe te voegen survey / tevredenheidsenquête
De survey die moet kunnen ingevuld worden in de demo omgeving, vindt u hieronder. De survey is gestructureerd aan de hand van vijf pijlers.
- Effectiviteit
- Begrijpen
- Onthouden
- Motivatie
- Support
Zoals je hieronder in de tabel ziet, zijn er aan iedere pijler specifieke vragen met concrete antwoordmogelijkheden gekoppeld. Iedere antwoordmogelijkheid heeft een aanvaardbaarheidstandaard waarop de visualisatie van de resultaten wordt gebaseerd. De bedoeling is dat de resultaten van de survey nadien ook binnen het platform geconsulteerd kunnen worden. De gewenste visualisatie behandelen we in punt 6. Dit is het meest ideale scenario. In de evaluatielijst vindt u de minimale en de maximale verwachtingen en de daarbij horende scores.
Onze aanpak, evenals de visualisaties, zijn gebaseerd op het boek ‘Performance-focussed smile sheets’ van Xxxx Xxxxxxxxxx.
Pijler (= doelstellingen) | Vraag | Antwoordmogelijkheden | Accepteerbaarheid Standaard BASIS |
Pijler 1 Effectiviteit van de opleiding | 1. In welke mate ben je in staat om de tijdens de opleiding behandelde materie TOE te PASSEN in de PRAKTIJK? | A. Ik ben HELEMAAL NIET IN STAAT dit in de praktijk toe te passen. B. Ik ben me ALGEMEEN BEWUST van, maar ik ontbreek de praktische kennis en begeleiding om dit enigszins in de praktijk toe te passen. C. Ik kan de materie gedeeltelijk toepassen in de praktijk, maar ik heb MEER PRAKTIJKERVARING NODIG om deze volledig zelfstandig te kunnen toepassen. D. Ik kan de materie volledig toepassen in de praktijk op een ZELFSTANDIGE MANIER. E. Ik kan het als een EXPERT toepassen in de praktijk. | A. Onaanvaardbaar B. Onaanvaardbaar C. Aanvaardbaar D. Superieur resultaat. E. Onwaarschijnlijk |
Pijler 2 Begrijpen | 2. Welke van volgende uitspraken zijn van toepassing op de OPLEIDER? (Meerdere antwoorden mogelijk) | A. Was vaak ONDUIDELIJK en ONGESTRUCTUREERD B. Vertoonde SOCIAAL ONWENNIG en/of ONGEPAST GEDRAG | A. Onaanvaardbaar B. Onaanvaardbaar |
C. Vertoonde een ONAANVAARDBAAR GEBREK AAN KENNIS | C. Onaanvaardbaar | ||
D. Vertoonde een GEBREK AAN PRAKTIJKERVARING | D. Onaanvaardbaar | ||
X. Heeft op een ALGEMEEN COMPETENTE manier opleiding gegeven | E. Aanvaardbaar | ||
F. Was EXPERT in de behandelde materie. | F. Aanvaardbaar | ||
G. Heeft DUIDELIJK VEEL PRAKTIJKERVARING m.b.t. de materie. | G. Superieur resultaat | ||
H. HEEFT ME GEMOTIVEERD om me te verdiepen in de materie. | H. Superieur Resultaat | ||
I. Is iemand die ik VOLLEDIG VERTROUW m.b.t. de behandelde materie. | I. Onwaarschijnlijk | ||
Pijler 3 Onthouden | 3. In welke mate HERINNER je de materie? | A. Ik herinner me NIETS meer van de materie. B. Ik herinner me WEINIG van de materie. | A. Onaanvaardbaar B. Onaanvaardbaar |
C. Ik herinner me nog een AANTAL CONCEPTEN. | C. Onaanvaardbaar | ||
D. Ik herinner me nog de MEESTE CONCEPTEN. | D. Aanvaardbaar | ||
X. XXx herinner me ALLE CONCEPTEN. | E. Superieur |
Pijler 4 ➔ Motivatie | 4. In welke mate ben je GEMOTIVEERD om de behandelde materie in de praktijk toe te passen? | A. Eenmaal terug op het werk, zal ik er GEEN PRIORITEIT van maken. B. Ik zal er een LAGE PRIORITEIT van maken. C. Ik zal er een GEMIDDELDE PRIORITEIT van maken. D. Ik zal er een HOGE PRIORITEIT van maken. E. Ik zal er mijn HOOGSTE PRIORITEIT van maken. | A. Onaanvaardbaar B. Onaanvaardbaar C. Onaanvaardbaar D. Aanvaardbaar E. Superieur resultaat |
Pijler 5 ➔ Support | 5. Nu je de opleiding hebt afgerond, welke ONDERSTEUNING wordt er voorzien? (Meerdere antwoorden mogelijk) | A. Ik kan mijn MEDECURSISTEN gemakkelijk contacteren voor ondersteuning en begeleiding. (bv. via een forum of community) B. De OPLEIDER heeft aangegeven beschikbaar te zijn voor verdere ondersteuning en begeleiding. C. Ik zal worden AANGEMOEDIGD DOOR DIRECTE COLLEGA’S om hetgeen ik geleerd heb toe te passen in de praktijk. D. Ik en mijn mede cursisten hebben WERKGERELATEERD HUISWERK meegekregen. E. Ik heb voor mezelf een SPECIFIEK STAPPENPLAN uitgestippeld waarbij ik me zal verdiepen in de materie door gerelateerde boeken te lezen, mijn notities te overlopen, video’s te bekijken, etc. … F. Ik zal PRAKTISCHE HULPMIDDELEN krijgen die me verder helpen in het kunnen toepassen van hetgeen ik geleerd heb. G. Ik zal PERIODIEKE HERINNERINGEN krijgen over belangrijke onderwerpen die tijdens de opleiding aan bod kwamen. H. Er werd NIETS GECOMMUNICEERD over verdere ondersteuning en/of begeleiding na de opleiding. I. Ik krijg GEEN ONDERSTEUNING EN/OF BEGELEIDING na de opleiding | 1. Aanvaardbaar 2. Aanvaardbaar 3. Aanvaardbaar 4. Superieur resultaat 5. Aanvaardbaar 6. Aanvaardbaar 7. Aanvaardbaar 8. Onaanvaardbaar 9. Onaanvaardbaar |
6. Rapport/Dashboard Survey resultaten
Hieronder vindt u de gewenste visualisatie van de survey resultaten (zie ook punt 5) terug;
Bij voorkeur wensen wij deze visualisatie in een dashboard dat steeds rechtstreeks toegankelijk is en in staat is volgende visualisaties te genereren. Indien dit niet kan in het platform, gelieve ons dan een csv-exportbestand te bezorgen dat het platform kan genereren, met daarin de gegevens van een dergelijke survey. Andere relevante dashboards of visualisaties m.b.t. deze surveys mogen ook altijd ter beschikking gesteld worden (in de evaluatielijst vindt u de minimale en de maximale verwachtingen en de daarbij horende scores).
De idee is dat de opleider voor die opleidingen en sessies waaraan hij heeft (mee) lesgegeven, de resultaten vlot kan bekijken en begrijpt waar zijn opleidingen goed en minder goed op scoren.
Visualisatie 1: Aanvaardbaarheidsscore opleiding vs globale KPI per pijler
In de demo omgeving zou er ten minste één opleiding beschikbaar moeten zijn waarbij de aanvaardbaarheidsindex van de vijf pijlers (effectiviteit, begrijpen, onthouden, motivatie, support) met de vooropgestelde KPI per pijler kan worden vergeleken. Voor de demo-omgeving stellen we voor alle 5 de pijlers de gewenste aanvaardbaarheidsindex op 50% (= KPI).
Aanvaardbaardheidsindex = percentage van gekozen antwoordmogelijkheden die overeenkomen met de aanvaardbaarheidstandaard ‘Aanvaardbaar, Superieur & Onwaarschijnlijk’. Bijvoorbeeld: voor opleiding X hebben 100 deelnemers de survey ingevuld. Bij vraag 1 (zie tabel punt 5) hebben we 35 onaanvaardbare antwoorden (nl. respondenten die antwoordkeuze A of B hebben gekozen) en 65 aanvaarbare antwoorden (nl. respondenten die C, D, E hebben gekozen). Dan kunnen we stellen, voor de pijler Effectiviteit, dat de aanvaardbaarheidsindex = 65 %.
We willen een globaal beeld van de evaluatieresultaten voor een opleiding waarbij we onmiddellijk kunnen zien hoe de opleiding scoort in vergelijking met de globale aanvaardbaarheidsindex (KPI) per pijler. Hieronder de gewenste visualisatie:
Visualisatie 2: Resultaten per pijler voor één opleiding
We willen de resultaten per pijler ook in detail kunnen zien. Per pijler zien we dan de vragen en bijhorende antwoordmogelijkheden. Zoals je in de tabel van punt 5 kan zien, heeft iedere antwoordmogelijkheid een aanvaardbaarheidstandaard. Dit dient in ook in de visualisatie te worden opgenomen met daarbij het exacte percentage van de respondenten die deze antwoordmogelijkheid hebben geselecteerd. Indien het percentage niet rechtstreeks in deze visualisatie kan, mag dit ook in een aparte visualisatie die enkel de exacte percentages per antwoord weergeeft.
Pijler Effectiviteit (hieronder dan de resultaten van de bij deze doelstelling opgenomen vragen).
Bovenstaande visualisatie van de resultaten zou dan ook moeten worden toegepast voor de overige pijlers (= Begrijpen, Onthouden, Motivatie en Support).
C. Aspecten gekoppeld aan de puntenverdeling
Er wordt een panel van minimaal vijf gebruikers samengesteld die alle acties zullen doorlopen en de evaluatie zullen uitvoeren. Elk demoplatform zal ook door hetzelfde panel worden geëvalueerd.
c.1. Aantrekkelijkheid van de frontend (LXP) / look / design (5/100)
Dit subcriterium zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
1/5 van de punten | Erg zwak |
2/5 van de punten | Zwak |
3/5 van de punten | Voldoende |
4/5 van de punten | Goed |
5/5 van de punten | Xxxx Xxxx |
De offerte zal worden beoordeeld op basis van de definitie die de aanbestedende dienst aan de 5/5- notering geeft volgens de bovengenoemde schaal.
Wordt beschouwd als zeer goed:
De look en het design zijn aantrekkelijk, nodigen uit tot interactie en ogen intuïtief (bij de eerste oogopslag herken je meteen de belangrijkste elementen ter bevordering van het leren). Look en design doen denken aan de bekende platformen die de gebruikers ook in hun privéleven gebruiken (cf. netflix, facebook, …).
c.2. Gebruiksgemak, intuïtieve interface, navigatie doorheen het platform en tussen de verschillende profielen die de gebruiker accumuleert. (5/100)
Dit subcriterium zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
1/5 van de punten | Erg zwak |
2/5 van de punten | Zwak |
3/5 van de punten | Voldoende |
4/5 van de punten | Goed |
5/5 van de punten | Xxxx Xxxx |
De offerte zal worden beoordeeld op basis van de definitie die de aanbestedende dienst aan de 5/5- notering geeft volgens de bovengenoemde schaal.
Wordt beschouwd als zeer goed:
Als gebruiker kan je voor alle drie de profielen (manager, cursist, opleider) snel en gebruiksvriendelijk het platform navigeren zonder bijkomende support. De verschillende profielen en info per profiel onderscheiden zich duidelijk van elkaar (een manager is leidinggevende én cursist tegelijk, idem voor een opleider). Beide van deze geaccumuleerde profielen beschikken over de info die voor hen noodzakelijk is, zonder dat dit verder verwarring of gebruiksongemak oplevert.
c.3 Het gebruikersprofiel is gepersonaliseerd en toegespitst op het gekozen gebruikersprofiel. (2,5/100)
Dit subcriterium zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
0,5 / 2,5 van de punten | Erg zwak |
1 / 2,5 van de punten | Zwak |
1,5 / 2,5 van de punten | Voldoende |
2 / 2,5 van de punten | Goed |
2,5 / 2,5 van de punten | Xxxx Xxxx |
De offerte zal worden beoordeeld op basis van de definitie die de aanbestedende dienst aan de 2,5/2,5
-notering geeft volgens de bovengenoemde schaal. Wordt beschouwd als zeer goed:
Het gebruikersprofiel is gepersonaliseerd op basis van je profiel en kenmerken, voorkeuren als gebruiker. Het platform laat je ook toe bepaalde zaken verder te personaliseren (vastzetten van bepaalde elementen op je pagina, opzetten van eigen feeds, volgorde wijzigen, …).
c.4. Het gebruikersprofiel is gepersonaliseerd en bevat relevante informatie die uitnodigt om met het platform verder aan de slag te gaan. (2,5/100)
Dit subcriterium zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
0,5 / 2,5 van de punten | Erg zwak |
1 / 2,5 van de punten | Zwak |
1,5 / 2,5 van de punten | Voldoende |
2 / 2,5 van de punten | Goed |
2,5 / 2,5 van de punten | Xxxx Xxxx |
De offerte zal worden beoordeeld op basis van de definitie die de aanbestedende dienst aan de 2,5/2,5
-notering geeft volgens de bovengenoemde schaal. Wordt beschouwd als zeer goed:
De informatie is vlot toegankelijk voor elk van de drie profielen. De informatie die kan teruggevonden worden is telkens volledig én relevant. Minstens één van de drie profielen verrast door het aanbieden van relevante informatie voor dat gebruikersprofiel die niet behoorde tot de minimaal gevraagde setup in bovenstaande punten.
c.5. Scenario: In welke mate is het te volgen scenario (beschreven in punt 4 ‘Scenario gebruikservaring leerpaden’) mogelijk? (5/100)
Bij de door het panel uitgevoerde tests wordt rekening gehouden met de volgende elementen. Voor elk item/voorwaarde waaraan wordt voldaan, wordt één punt toegekend aan de inschrijver.
Element/voorwaarde waaraan voldaan wordt | Aantal punten |
De voortgang is zoals gevraagd | ../1 |
Alle types content zijn beschikbaar zoals gevraagd in het scenario | ../1 |
Het leerpad is intuïtief en gebruiksvriendelijk te doorlopen. | ../1 |
De vormgeving is aantrekkelijk. | ../1 |
De deelnemer kan zelf zijn sessie wijzigen zoals gevraagd in punt 2.a van het scenario | ../1 |
TOTAAL | ../5 |
c.6. Rapport/Dashbord – Survey resultaten (zie punt 6 voor meer info bij punt b.
« gebruikersprofielen (cursist/leidinggevende/opleider),scenario en tevredenheid enquête ») (5/100)
Afhankelijk van de mogelijkheden die het demonstratieplatform biedt, krijgt de inschrijver onderstaande punten toegewezen (deze punten zijn niet cumuleerbaar).
Aantal toe te kennen punten | |
Onbestaand of onmogelijk te evalueren | 0/5 |
Een importeerbare csv met alle benodigde informatie daarin werd aangeleverd | 1/5 |
Importeerbare csv met alle benodigde informatie daarin werd aangeleverd én een basis reporting en visualisatie is mogelijk in de tool (= surveyresultaten kunnen door de opleiders worden geraadpleegd) | 2/5 |
Importeerbare csv met alle benodigde informatie daarin werd aangeleverd én een reporting gelijkaardig aan deze die wij vragen is mogelijk in de tool | 3/5 |
De reporting en visualisatie kan per opleiding exact zoals gevraagd in punt 6 punt b. « gebruikersprofielen (cursist/leidinggevende/opleider), scenario en tevredenheid enquête », worden geraadpleegd d.m.v. een op het platform beschikbaar dashboard/rapport. | 5/5 |
Totaal aantal behaalde punten voor het criterium "Kwaliteit van het demonstratieplatform".
Subcriteria | Behaalde punten per onderdeel |
Aantrekkelijkheid van de frontend (LXP) / look / design | …/5 |
Gebruiksgemak, intuïtieve interface, navigatie doorheen het platform en tussen de verschillende profielen die de gebruiker accumuleert | …/5 |
Het gebruikersprofiel is gepersonaliseerd en toegespitst op het gekozen gebruikersprofiel. | …/2,5 |
Het gebruikersprofiel is gepersonaliseerd en bevat relevante informatie die uitnodigt om met het platform verder aan de slag te gaan. | …/2,5 |
Scenario: In welke mate is het te volgen scenario (beschreven in punt 4 ‘Scenario gebruikservaring leerpaden’) mogelijk? | …/5 |
Rapport/Dashbord – Survey resultaten (zie punt 6 voor meer info bij punt b. «gebruikersprofielen (cursist/leidinggevende/opleider), scenario en tevredenheid enquête ») | …/5 |
TOTAALSCORE OP 25 | …/25 |
3. AI Functionaliteit: persoonlijke recommandations (5/100)
Een belangrijk onderdeel van een succesvolle LXP is de kwaliteit van de recommendations die de eindgebruiker krijgt voorgesteld ten gevolge van de AI-applicatie. Deze AI dient dus in staat te zijn om content, comments, … te ‘lezen’, om vervolgens te begrijpen wie wat gebruikt en recommendations verder te laten gaan dan ‘anderen zoals u hebben ook dit gevolgd ’.
Om dit te evalueren bevragen we vier punten. U vindt bij elk punt telkens een beschrijving, zodat het voor u duidelijk is wat we precies bevragen.
De puntenverdeling voor elk onderdeel is als volgt:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
0,5/2 van de punten | Zwak |
1/2 van de punten | Voldoende |
1,5/2 van de punten | Goed |
2/2 van de punten | Zeer goed |
Om te kunnen evalueren hoe AI in jullie oplossing wordt toegepast gelieve per onderstaand punt zo concreet mogelijk een beschrijving te geven met voorbeelden en indien van toepassing, screenshots. Hoe wordt AI in jullie LMS/LXP oplossing toegepast met betrekking tot:
Personalisatie van de leerervaring en leeromgeving.
o Indien jullie in jullie personalisatie ook gebruik maken van sentiment-analyse in een learning context (= identificeren van gebruikerstevredenheid, ervaringen, reacties op sociale media om zo de user experience en content te optimaliseren) gelieve dit dan ook toe te lichten in jullie antwoord op deze vraag.
Virtual monitoring (= AI functionaliteit waarbij de vooruitgang van de cursist voor een leerpad wordt opgevolgd, geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.).
Advanced analytics (= Het autonoom of semi-autonoom onderzoek van gegevens of inhoud met behulp van geavanceerde technieken en tools, meestal buiten die van de traditionele business intelligence (BI), om diepere inzichten te ontdekken, voorspellingen te doen of aanbevelingen te genereren.).
Het optimaliseren van het leerproces (= AI staat de opleider bij en helpt de opleiding te ontwikkelen. Geeft specifieke aanbevelingen voor individuele cursisten en/of groepen/profielen en ontlast de opleider en opleidingsontwikkelaar van taken die geen educatieve toegevoegde waarde hebben.).
Sub-criteria | Behaald aantal punten per sub- criterium |
Toepassing van AI binnen de het LMS/LXP oplossing m.b.t. Personalisatie van de leerervaring en leeromgeving | …/2 |
Toepassing van AI binnen de het LMS/LXP oplossing m.b.t. Virtual monitoring (= AI functionaliteit waarbij de vooruitgang van de cursist voor een leerpad wordt opgevolgd, geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.) | …/2 |
Toepassing van AI binnen de het LMS/LXP oplossing m.b.t. Advanced analytics (= Het autonoom of semi-autonoom onderzoek van gegevens of inhoud met behulp van geavanceerde technieken en tools, meestal buiten die van de traditionele business intelligence (BI), om diepere inzichten te ontdekken, voorspellingen te doen of aanbevelingen te genereren.) | …/2 |
Toepassing van AI binnen de het LMS/LXP oplossing m.b.t. Het optimaliseren van het leerproces (= AI staat de opleider bij en helpt de opleiding te ontwikkelen. Geeft specifieke aanbevelingen voor individuele cursisten en/of groepen/profielen en ontlast de opleider en opleidingsontwikkelaar van taken die geen educatieve toegevoegde waarde hebben) | …/2 |
TOTAAL AANTAL PUNTEN OP 8 | …/8 |
TOTAAL AANTAL PUNTEN OMGEREKEND NAAR 5 (*) | …/5 |
(*) Het aantal punten wordt afgerond tot twee cijfers na de komma.
4. Bijkomende functionaliteiten (40/100)
De onderstaande functionaliteiten worden als meerwaarde beschouwd.
De inschrijver krijgt punten voor elke extra functie die hij kan aanbieden. Aan deze functionaliteiten kunnen geen extra kosten verbonden zijn.
Alle functionaliteiten die de inschrijver beschrijft, moeten minimaal zoals beschreven geïntegreerd worden in het uiteindelijke eco-systeem en hun kostprijs dient volledig vervat te zitten in de opgegeven licentie-en implementatiekosten.
De inschrijver zal in zijn offerte een beschrijving moeten geven van elke functionaliteit die hij kan aanbieden en geeft bovendien telkens het paginanummer in zijn offerte mee waar de aanbestedende overheid deze informatie kan terugvinden. Om de paginanummers te kunnen specificeren, moet de tabel in bijlage F.5 "Gunningscriteria: Tabel voor bijkomende functionaliteiten" worden gebruikt.
De punten worden bij elkaar opgeteld. Er kunnen maximaal 84 punten worden behaald. De behaalde eindscore voor de set van bijkomende functionaliteiten wordt gewogen op een totaal van 40 punten. De beoordeling wordt afgerond op de tweede decimaal.
LMS+LXP (maximaal te behalen punten: 55 punten) | ||
Gunningscriteria + puntentoekenning (de specifieke punten die voor elk van de criteria zijn aangegeven, zijn niet cumulatief) | Voorstel inschrijver + referentie pagina nummer in offerte Bijkomende beschrijvende informatie is verplicht wanneer een kruisje vermeld staat. | De door de inschrijver behaalde punten |
1. De gebruiker kan aanduiden of een welbepaald (verplicht) leermateriaal is doorgenomen door middel van een checkbox of equivalent (bijvoorbeeld PDF is verplicht door te nemen. Dit is moeilijk na te gaan, daarom een checkbox die kennisneming bevestigd). Quotatie : Het is mogelijk: + 3 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
2. Beheer van klassikale opleidingen (ILT): Per klassikale bijeenkomst (ILT) is het mogelijk om in te geven per opleider voor hoeveel van de te geven uren voor die lesdag hij recht heeft op een premie. Eventueel kan er ook ingevuld worden hoeveel uren hij effectief les zal geven die dag. Bijvoorbeeld: Eén lesdag wordt door twee lesgevers gegeven. Ze geven de gehele dag samen les. Er is een veld dat toelaat in te geven dat lesgever A recht heeft op 3u premie en lesgever B ook. Er is eventueel ook de mogelijkheid om per opleider in te geven dat ze 6u lesgeven die dag. Over deze ingevoerde gegevens kan ook gerapporteerd worden, globaal en per opleider. Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) : Het is mogelijk voor de effectief gegeven uren én de uren waarvoor recht op een premie: + 3 punten Het is mogelijk voor de uren waarvoor er recht is op een premie: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
3. Beheer van klassikale opleidingen (ILT): Niet blokkerende waarschuwing (soft warning) bij het inplannen van een zaal/locatie die reeds geboekt is met bijkomende informatie over deze dubbele boeking. Quotatie Het is mogelijk: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/2 |
4. Beheer van klassikale bijeenkomsten (ILT): Mogelijkheid om zalen aan te maken en te selecteren op basis van criteria (datum, locatie, capaciteit) en te koppelen aan een klassikale bijeenkomst (ILT) Quotatie: Het is mogelijk: + 3 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
5. Content management: Gebruikers kunnen via een browserextensie web gebaseerde content toevoegen aan hun gebruikersprofiel Quotatie: Het is mogelijk: + 3 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
6. Content management: Een gebruiker kan zelf een nieuwe leerervaring toevoegen aan zijn opleidingshistoriek (niet noodzakelijkerwijs via het web). Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) : Leerervaringen bevat uitgebreide assortiment aan activiteiten: zoals, bijvoorbeeld, volgen van een een vergadering, iemand ontmoeten, spreken op een conferentie, vragen om feedback, het starten van een blogpost, het maken van een tutorial/studiemateriaal...) + 4 punten Leerervaringen zijn ‘beperkt’ tot de traditionele opleidingselementen zoals (externe) ILT, een interessante webpagina, video, boeken, artikels, …): + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/4 |
7. Content management: Taken toewijzen en beheren bij het maken van cursussen en leertrajecten. Quotatie : Het is mogelijk: + 1 punt Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/1 |
8. Content management : Aanbieden van relevante en kwalitatieve gratis content Quotatie : Aanbieder beschikt over gratis content in het Engels en beide landtalen (NL en FR) : + 4 punten Aanbieder beschikt over gratis content in het Engels:: + 2 punten Geen gratis content : + 0 punten | X (lijst van bronnen met gratis content die standaard en zonder extra kost wordt aangeboden) | …/4 |
9. Platform: De vertalingen zijn aan te passen conform de noden van de klant. De interface maakt bijvoorbeeld standaard gebruik van 'Competentie Framework', en we willen graag dat dit wordt aangepast aan 'Vaardigheden Framework'.. Quotatie : Het is mogelijk: + 4 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/4 |
10. Opzoekfunctionaliteiten: Opleidingen kunnen via een zoekmotor opgezocht worden, met automatische woordvoltooiing (auto- completion) bij het typen. Quotatie : Het is mogelijk: + 1 punt Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/1 |
11. Opzoekfunctionaliteiten : Opleidingen kunnen aanbevolen worden gebaseerd op ondernomen acties door gelijkaardige gebruiksprofielen. Quotatie : Het is mogelijk: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/2 |
12. Opzoekfunctionaliteiten : Er is een chatbot beschikbaar die een gebruiker kan helpen bij het opzoeken van zowel persoonlijke plannen, cursussen, enz. maar ook specifieke inhoud en cursussen - inclusief opzoek-functie binnen de op tekst gebaseerde inhoud die beschikbaar is via het platform (chatbot-functionaliteiten moeten in het Nederlands en Frans werken). Chatbot is geïntegreerd met MS Teams (= chatbot kan aangeroepen worden vanuit MS teams): Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) : Het is mogelijk zoals hierboven beschreven, met inbegrip van de integratie van MS-Teams (de chatbot kan ook vanuit MS-Teams worden opgeroepen) : + 4 punten Het is mogelijk zoals hierboven beschreven, maar enkel vanop het LXP platform: +3 punten Sommige, maar niet alle, van de hierboven beschreven zoekfuncties zijn mogelijk via chatbot. + 1 punt Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/4 |
13. Sociale interacties : Comments worden per thread geordend zodat de discussiestroom beter gevolgd kan worden. Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) : Dit is mogelijk en de navigatie bij de verschillende threads is intuïtief. Visueel zijn de berichten duidelijk van elkaar te onderscheiden. De meest recente antwoorden zijn standaard zichtbaar. Het creëren van nieuwe berichten is visueel duidelijke en staat los van de reactie op een post. Een goed voorbeeld van een intuïtief sociaal platform is Facebook, Twitter, Yammer. Een niet-intuïtief voorbeeld voor het volgen van de verschillende discussies is MS-Teams. Dit moet zichtbaar zijn op de schermafbeelding: + 3 punten Het is mogelijk : threads worden gegroepeerd, maar de groeperingen, het kleurenschema en/of antwoordveld van thread en nieuwe post zijn onvoldoende duidelijk van elkaar gescheiden (cf. MS Teams kanaal),.. : + 1 point Het is onmogelijk : + 0 point | X (met printscreen) | …/3 |
14. Sociale interacties Gebruikers kunnen leerpaden met elkaar delen. Quotatie : Het is mogelijk: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/2 |
15. Sociale interacties : Platform maakt een kwalitatieve analyse van de betrokkenheid (engagementmeting) van de gebruikers mogelijk (bv. comments van gebruikers) door middel van natuurlijke taalverwerking (natural language processing) en machine learning (moet in het Nederlands en Frans werken). Quotatie : Het is mogelijk: + 3 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
16. Gebruikersbeheer : HR kan deelnemers van een sessie naar een andere sessie verplaatsen zonder ze eerst te moeten uitschrijven voor de oude sessie en opnieuw te moeten inschrijven voor de nieuwe sessie. In deze context is een sessie een leertraject dat bestaat uit minstens meerdere ILTs. Hetzelfde is ook mogelijk per ILT (ILT =Instructor Lead Training = Klassikale opleiding gegeven door een opleider). Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) Het is mogelijk voor een volledige sessie én een ILT: + 4 punten Het is mogelijk voor een volledige sessie of een ILT: + 2 punten Het is niet mogelijk : + 0 punten | X | …/4 |
17. Gebruikersbeheer : Het is mogelijk de betrokken gebruikers te identificeren bij een dubbele boeking (zie E.6.2. ‘Beheer van klassikale bijeenkomsten (ILT – Instructor led training) criterium 4). Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) Het is mogelijk en betrokken gebruikers kunnen geëxporteerd en behandeld worden: + 3 punten Het is mogelijk: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/3 |
18. Gebruikersbeheer – Deelname : aanwezigheden/afwezigheden kunnen door een op te laden bestand worden ingebracht. (bv: CSV) Quotatie : Het is mogelijk: + 1 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/1 |
19. Gebruikersbeheer – Deelname : De aanwezigheid kan geregistreerd worden via een QR-code of equivalent. (via de smartphone). Quotatie : Het is mogelijk: + 1 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/1 |
20. Leerpaden en meldingen : zelfconfiguratie van triggers door middel van if/then-statements, waardoor meldingen kunnen worden verzonden en/of leermodules beschikbaar/zichtbaar worden wanneer de specifieke trigger werd geactiveerd. Quotatie (punten zijn niet cumuleerbaar) Het is mogelijk voor notificaties en leermodules: + 4 punten Het is enkel mogelijk voor leermodules: + 3 punten Het is enkel mogelijk voor notificaties: + 2 punten Het is onmogelijk: + 0 punten | X | …/4 |
TOTAALSCORE VOOR ALLE BIJKOMENDE FUNCTIONALITEITEN M.B.T. LMS + LXP | …/55 | |
Auto-competentie-inschatting (maximaal te behalen punten: 14 punten) | ||
Gunningscriteria + puntentoekenning (de specifieke punten die voor elk van de criteria zijn aangegeven, zijn niet cumulatief) | Voorstel inschrijver + referentie pagina nummer in offerte Bijkomende beschrijvende informatie is verplicht wanneer een kruisje vermeld staat. | De door de inschrijver behaalde punten |
1. De teamchef kan de inschatting van het door de medewerker ingevulde niveau wijzigen. Quotatie : Het is mogelijk : + 2 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../2 |
2. De LXP doet via AI gepersonaliseerde suggesties voor opleidingen, leerpaden of leerdoelen die interessant kunnen zijn voor de medewerker. De gegevens die gegeneerd worden door de competentie module voeden mee de datapool waarop de AI zich baseert voor deze suggesties. Quotatie : Het is mogelijk : + 5 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../5 |
3. De oplossing maakt gebruik van een geanonimiseerde competentiedatabase die we kunnen benutten voor benchmarking buiten onze eigen organisatie. Deze database kan ook gebruikt worden om snel nieuwe competenties toe te voegen, of zelfs een competentiekader (competency framework). Quotatie : Het is mogelijk : + 3 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../3 |
4. Er kan eenvoudig geconfigureerd worden dat een leidinggevende x aantal maanden na een opleiding een evaluatie ontvangt waarin hij kan evalueren of zijn medewerker de beoogde competentie-upskilling ook daadwerkelijk heeft bereikt. Met "gemakkelijk" bedoelen we: de vragenlijst die managers ontvangen kan eenmalig worden geconfigureerd om automatisch onderstaande gegevens op te nemen voor elke opleiding waaraan de vragenlijst is gekoppeld: naam van de opleiding, naam van de medewerker, te verwerven competenties. Quotatie : Het is mogelijk : + 4 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../4 |
TOTAALSCORE M.B.T. DE FUNCTIONALITEITEN VAN DE AUTO-COMPETENTIE-INSCHATTING | ../14 | |
Dashboards & Reporting (maximaal te behalen punten: 10 punten) | ||
Gunningscriteria + puntentoekenning (de specifieke punten die voor elk van de criteria zijn aangegeven, zijn niet cumulatief) | Voorstel inschrijver + referentie pagina nummer in offerte Bijkomende beschrijvende informatie is verplicht wanneer een kruisje vermeld staat. | De door de inschrijver behaalde punten |
1. Dashboards: De managers (leidinggevenden) zien een overzicht van de vaardigheden/competenties van hun medewerkers en kunnen er de ‘skillgaps’ identificeren. Quotatie : Het is mogelijk : + 2 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../2 |
2. Rapports : Opvolging/tracking binnen digitale content: wanneer haakt een gebruiker af (drop out and failure rate) Quotatie : Het is mogelijk : + 2 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../2 |
3. Rapports: Het is mogelijk om Customer Engagement rapporten te creëren en te beheren Quotatie : Het is mogelijk : + 2 punten Het is onmogelijk : + 0 punten | X | ../2 |
4. Learning Record Store (LRS) : Als klant heb je toegang tot alle functionaliteiten van een op maat opgezette LRS Quotatie : Alle functionaliteiten van een op maat opgezette LRS met specifieke interface die het toelaat om op eenvoudige wijze de rapportering en gegevens te visualiseren: +4 punten Er zijn beperkingen wat betreft de gegevens die beschikbaar kunnen worden gesteld en geïntegreerd worden, gezien er geen gebruik wordt gemaakt van een op maat opgezette LRS. Er zijn uitgebreide reportingsfunctionaliteiten, maar deze zijn een standaardpakket: + 0 punten | X | ../4 |
TOTAALSCORE M.B.T. DE FUNCTIONALITEITEN VAN DE DASHBOARDS EN RAPPORTERING | ../10 | |
Andere bijkomende functionaliteiten (maximaal te behalen punten: 5 punten):: De volgende functionaliteiten worden als één geheel beschouwd, met de volgende verdeling van de punten: 0 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk : + 0 punten 1 bijkomende functionaliteit is mogelijk: + 0.25 punten 2 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 0.50 punten 3 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 0.75 punten 4 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 1 punten 5 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 2.5 punten 6 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 3 punten 7 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 3. 5 punten 8 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 4.5 punten 9 bijkomende functionaliteiten zijn mogelijk: + 5 punten | |||
Bijkomende functionaliteiten | Inschrijver dient te antwoorden of hij voldoet aan de vereisten met het antwoord ja of nee | De inschrijver voldoet (y/n) | Maximaal aantal te behalen punten |
1. Creatie van opleidingen: Content van een externe curatie tool, zoals Xxxxxx Xxxx, kunnen publiceren | X | ||
2. Content management: mogelijkheid om quiz/testen aan te maken, te beheren (met bijhorende parameters (beschikbaar van … tot etc)) en toe te voegen aan klassikale bijeenkomsten, digitale en blended opleidingen | X | ||
3. Content management: Versiebeheer van (digitale) opleidingen. | X | ||
4. Evaluatie en feedback: Gebruikers kunnen opleidingen, onderwerpen of bronnen aanbevelen om toe te voegen aan de catalogus. | X | ||
5. Invulveld: Competentie/vaardigheidsniveau dient ook als een filter voor opleidingen. | X (een schermopname is vereist) | ||
6. Platform: Vertalingen werden door een vertaler tolk gevalideerd. | X | ||
7. Rapportering: Administrators krijgen een melding wanneer verschillende gebruikers voor een bepaalde opleiding op dezelfde plaats vast komen te zitten in een opleiding/leerparcours. | X | ||
8. Technische specificaties : Standaarden: cmi5 | X | ||
9. Technische specificaties : Standaarden: ebook .epub | X | ||
TOTAAL AANTAL BIJKOMENDE FUNCTIONALITEITEN MOGELIJK | ../9 | ||
TOTAALSCORE M.B.T. DE ANDERE BIJKOMENDE FUNCTIONALITEITEN | ../5 | ||
Totaal aantal punten voor het criterium bijkomende functionaliteiten
Groepering van de bijkomende functionaliteiten | Aantal behaalde punten per groep. |
LMS+LXP | …/55 |
Auto-competentie-inschatting | …/14 |
Dashboards & Reporting | …/10 |
Andere bijkomende functionaliteiten | …/5 |
TOTAAL AANTAL BEHAALDE PUNTEN OP 84 | .../84 |
TOTAAL AANTAL PUNTEN GEWOGEN OP 40 | …/40 |
C.3.5.3. Eindquotatie
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van zijn verklaring in het kader van het UEA geverifieerd heeft door na te gaan of de inschrijver zich niet in een uitsluitingsgrond bevindt en of hij aan alle selectiecriteria voldoet.
D. UITVOERING
D.1. LEIDEND AMBTENAAR
Voor de FOD Financiën is de leidende ambtenaar de verantwoordelijke van de Academie.
Voor het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen is de leidende ambtenaar Xxxx Xxxx.
Alleen de leidend ambtenaar is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
Met betrekking tot Verordening 2016-679 "Algemene Verordening Gegevensbescherming" machtigt de aanbestedende overheid, als verantwoordelijke van verwerking, de leidend ambtenaar of zijn mandataris om namens hem het verwerkingscontract te sluiten (zie D.6) bij het gunnen van de opdracht of dit contract te wijzigen tijdens de uitvoering van het contract.
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN
D.2.1. Duur van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet deze opdracht in een clausule voor de herziening van de duur van deze opdracht om de continuïteit van de prestaties te waarborgen indien de opdracht die deze opdracht moet opvolgen niet op tijd kan worden gegund. 4 maanden voor de vervaldatum van de overeenkomst kan de aanbestedende overheid de duur van de opdracht eenzijdig wijzigen en de aanvankelijke duur van 7 jaar op 7 jaar/4 maanden brengen door het eenvoudig versturen van een aangetekend schrijven.
D.2.2. Prijsherziening
Overeenkomstig artikel 38/7 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht een prijsherzieningsbepaling.
De prijsherziening zal worden toegepast door de FOD Financiën, die instrumenteert voor alle deelnemers aan de opdracht.
D.2.2.1. Principes en berekening
De opdrachtnemer is verplicht de officieel vastgestelde lonen aan zijn personeel te betalen.
Voor de gevraagde diensten kan een prijsherziening enkel toegepast worden voor schommelingen van de lonen van de medewerkers van de opdrachtnemer. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer.
Prijsverhogingen worden door de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria-index van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat Prijsverhogingen worden door
de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria-index van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat en op het moment van de aanvraag van prijsherziening.
Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: Informatie over de Agoria-index kan geraadpleegd worden op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/.
𝑃𝑟 = 𝑃𝑜 × [(0,8 ×
𝑆𝑟
𝑆𝑜
) + 0,2]
Waarbij:
Pr = de herziene prijs;
Po = prijs voor de herziening (= bedrag in de prijsofferte);
So = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat;
Sr = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand waarin de prijsherziening wordt aangevraagd. van toepassing in de maand waarin de prijsherziening wordt aangevraagd.
De prijsherzieningscoëfficiënt zal afgerond worden tot op 4 cijfers na de komma.
D.2.2.2. Aanvraag
Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Koning Xxxxxx XX-laan 33 – Toren B22 - bus 781, 1030 Brussel.
Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:
5. de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
6. de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn;
7. OPGELET: de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd.
D.2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38/8 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een prijsherzieningsclausule voor de herziening van de prijzen ten gevolge van een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag.
Een dergelijke prijsherziening is enkel mogelijk tegen de volgende voorwaarden:
1. de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;
2. de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4. deze heffingen komen niet rechtstreeks of onrechtstreeks voor in de prijsherzieningsformule beoogd in D.2.2. "Prijsherziening".
D.2.4. Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer
Overeenkomstig de artikelen 38/9 en 38/10 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdracht wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de huidige opdracht.
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
Overeenkomstig artikel 38/11 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit een of meerdere van volgende maatregelen:
1. de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2. een schadevergoeding;
3. de verbreking van de opdracht.
D.2.6. Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering
Overeenkomstig artikel 38/12 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule in geval van schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1. de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;
2. de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden of van andere omstandigheden waaraan de aanbesteder vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van de aanbesteder, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet;
3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag/kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER
Overeenkomstig artikel 152 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten draagt de dienstverlener de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.
Overeenkomstig artikel 46 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten vrijwaart de opdrachtnemer de aanbesteder in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.
De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke eis tot schadevergoeding van derden in dit verband.
D.4. BIJZONDERE VERBINTENIS VOOR DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
D.5. VERVANGING VAN DE OPDRACHTNEMER
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, zonder nieuwe plaatsingsprocedure, over te gaan tot vervanging van opdrachtnemer, wanneer:
- Het gaat om een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel van de opdrachtnemer, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming (onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie), door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria. In dat geval vervangt de ondernemer die de opdrachtnemer opvolgt deze opdrachtnemer, voor zover aan de volgende voorwaarden voldaan wordt:
Deze vervanging geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht meebrengt ;
Deze vervanging niet bedoeld is om de reglementering inzake overheidsopdrachten te omzeilen ;
De opdrachtgever voorafgaandelijk schriftelijk instemt met de vervanging.
- De opdrachtnemer in gebreke blijft wat betreft artikel 44 van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. In dit geval kan de opdrachtnemer die in gebrek blijft, vervangen worden door de inschrijvers die als tweede en
volgende stonden gerangschikt in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure. Om tot deze vervanging over te gaan, zal eerst aan de inschrijver die als tweede gerangschikt stond gevraagd worden, om de opdracht waarvan de opdrachtnemer in gebreke blijft, verder te zetten/over te nemen. Als de opdrachtnemer die als tweede gerangschikt stond de opdracht niet verder wenst te zetten/over te nemen, zal de inschrijver die als derde gerangschikt stond gecontacteerd worden enz. tot een inschrijver aanvaardt om de opdracht waarvan de opdrachtnemer in gebreke blijft verder te zetten/over te nemen. Opdat deze vervanging mogelijk zou zijn, moet de volgende voorwaarden voldaan worden :
De opdrachtnemer blijft in gebreke in verband met artikel 44 van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten ;
De opdrachtnemer is, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief gebleven of heeft middelen aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld ;
De vervangende inschrijver is bereid de opdracht verder te zetten/over te nemen tegen de voorwaarden van de door hem ingediende offerte in het kader van de initieel georganiseerde plaatsingsprocedure.
D.6. BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid verzekeren het vertrouwelijk karakter van elke informatie, die wordt bekomen in het kader van de opdracht en verspreiden deze enkel onder derden na het bekomen van een geschreven akkoord van de degene die er belang bij heeft.
De hieronder beschreven modaliteiten zijn specifiek voor de FOD Financiën.
Wat het Favv betreft, worden de modaliteiten en de bijbehorende documenten na de gunning van de opdracht aan u toegezonden.
Bescherming van persoonsgegevens (Verordening 2016-679 “Algemene Verordening Gegevensbescherming”).
Algemeen geldt het volgende:
Voor overheidsopdrachten die persoonsgegevens bevatten, zal de opdrachtnemer namens en in opdracht van de aanbestedende overheid instaan voor de verwerking van deze gegevens. Daarom is de opdrachtnemer het, door het indienen van zijn offerte, volledig eens met het model van de verwerkersovereenkomst, als bijlage van dit bestek, en de verplichtingen erin opgenomen en verbindt hij zich ertoe om de toepasselijke reglementering stipt na te leven en de verwerkersovereenkomst in tweevoud te ondertekenen en voor te leggen zodra de aanbestedende overheid dit opvraagt, ook wanneer de gunning nog niet heeft plaatsgevonden, en de overeenkomst na te leven na de gunning van de opdracht.
Specifiek geldt:
In het kader van deze opdracht wordt de inschrijver verzocht in de loop van de procedure maar vóór de gunning de verwerkersovereenkomst te onderschrijven in tweevoud en ze op te sturen naar de aanbestedende overheid door deze te adresseren zoals voor de offerte zelf (zie modelovereenkomst als bijlage, deze modelovereenkomst wordt door de overheid aangepast in functie van de concreet af te sluiten verwerkersovereenkomst wanneer ze voor handtekening aan de inschrijver wordt toegestuurd). Deze verwerkersovereenkomst kan latere wijzigingen ondergaan naargelang de uitvoering van de opdracht hiertoe noodzaakt.
D.7. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN
1) Een voorlopige oplevering vindt plaats na. de data-migratie.
2) Een voorlopige gedeeltelijke oplevering vindt plaats op het moment dat de FOD zijn alle opleidingen en de toegang tot de catalogus zal kunnen organiseren en programmeren via het nieuwe systeem. Na deze oplevering moet de opdrachtnemer de licenties onmiddellijk ter beschikking stellen van de FOD Financiën
3) Een voorlopige oplevering vindt plaats nadat het ecosysteem gebruiksklaar is gemaakt. Dit betekent dat de software, waaronder mogelijks een interface, wordt geïnstalleerd en geconfigureerd. Dankzij deze interface zouden er gegevens van het huidige personeel van de gebruikende partij die bestelt, kunnen worden opgehaald uit en opgeslagen in de databank. Het is de bedoeling dat geen enkel gegeven (naam, diploma, thuisadres, werkadres, enz.) dubbel wordt ingevoerd., De voorlopige oplevering houdt in dat er gecontroleerd moet worden dat alle technische en organisatorische functies aanwezig zijn. Het is de bedoeling dat de dienstverlener alle programma’s, die onderdeel zijn van het ecosysteem met educatieve technologie installeert, configureert, parametriseert en alle aanpassingen doet opdat deze programma’s gebruikt kunnen worden. Als blijkt uit de testresultaten dat het ecosysteem niet voldoet aan de verwachtingen dan heeft de dienstverlener drie weken de tijd om aanpassingen te doen. Vervolgens spreken de gebruikende partij die bestelt en de dienstverlener een nieuwe datum af voor de voorlopige oplevering. Als het ecosysteem dan nog steeds niet aan de eisen van de gebruikende partij die bestelt, voldoet dan heeft de gebruikende partij die bestelt het recht om het contract te ontbinden.
4) De diensten om de goede werking van het ecosysteem te verzekeren (continued succes), worden uitgevoerd vanaf de voorlopige oplevering van de inwerkingstelling van het ecosysteem. Een voorlopige oplevering wordt voorzien op het einde van ieder jaar gedurende de volledige contractduur . Deze diensten worden opgeleverd vanaf de dag volgend op de dag van de voorlopige oplevering van de inwerkingstelling van het ecosysteem De laatste oplevering wordt voorzien op het einde van het contract Wanneer de duurtijd van het contract herzien wordt, zoals beschreven is in punt D.2.1, heeft een voorlopige oplevering eveneens plaats op het einde van de herziene duurtijd.
5) Een voorlopige oplevering vindt plaats na elke uitgevoerde ontwikkelingsopdracht, adviesopdracht, bestelling van licenties of integraties op maat.
Iedere voorlopige oplevering zal worden opgetekend in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de gebruikende partij die bestelt. De gebruikende partij die bestelt, beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces- verbaal van oplevering op te stellen dat de levering aanvaardt.
Een definitieve oplevering behelst de volledige voltooiing aan van alle interventies die krachtens deze opdracht zijn uitgevoerd. Dit omvat, indien nodig, de overdracht van gegevens op het einde van het contract.
De definitieve oplevering zal worden opgetekend in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de gebruikende partij die bestelt. De gebruikende partij die bestelt, beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces- verbaal van oplevering op te stellen dat de levering aanvaardt.
D.8. BORGTOCHT
Overeenkomstig artikel 25, §2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt het bedrag van de borgtocht bepaald op vijf procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag exclusief BTW.
Het aldus bekomen bedrag wordt naar het hoger tiental in euro afgerond.
Overeenkomstig artikel 25, §2, wordt voor de raamovereenkomsten met meerdere opdrachtnemers de borgtocht per gesloten opdracht gesteld (= per bestelling), en dit voor de opdrachten vanaf 50.000 euro exclusief BTW, behalve voor leveringen en diensten waarvan de uitvoeringstermijn 45 kalenderdagen niet overschrijdt.
D.8.1. Borgtochtstelling voor de FOD Financiën
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht in speciën, in publieke fondsen of in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die is toegelaten tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Bpost- bankrekening van de Deposito- en (NB – zie informatie voor de inschrijving online hieronder) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer de borgtocht wordt gedekt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:
1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3. hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
INFORMATIE VOOR DE INSCHRIJVING ON LINE BIJ DE DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS
De procedure voor het storten van een borgtocht in geld is gewijzigd sinds de ingebruikname bij de Deposito- en Consignatiekas (DCK) van de applicatie e-DEPO. De storting bij de DCK dient steeds te worden voorafgegaan door het invullen van het formulier zoals vermeld op de website xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Na ontvangst van dit formulier zendt de DCK per mail de correcte betaalgegevens (rekeningnummer en mededeling voor de storting).
Na de storting en de verwerking van het dossier zendt de DCK per mail de digitale akte van borgstelling aan de e-mailadressen van beide partijen vermeld op het aanvraagformulier (voor de FOD Financiën = xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx).
Voor vragen over borgtochten in geld kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over solidaire borgen kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
BEGUNSTIGDE(N) VAN DE BORGTOCHT
Vul hier de contactgegevens in van de administratie(s) die vragen om de borgtocht te plaatsen. Vraag deze gegevens zo nodig aan deze administratie(s).
BEGUNSTIGDE 1
Ondernemingsnr.: BE0308357159
E-mailadres: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx Telefoonnr.: 0257/666 81
Naam Administratie : FOD Financiën – Begroting en Beheerscontrole – Afdeling Vastleggingen
Voor de borgtochten bij een bank moet het origineel van het bewijs van de borgstelling naar het volgende adres worden verstuurd:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Stafdienst Begrotings- en Beheerscontrole - Afdeling Vastleggingen Ter attentie van Xxxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXXX
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxxxxxx 000 – Xxxx X00
1030 BRUSSEL
BELANGRIJKE OPMERKING
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgtochtstelling worden vermeld.
D.8.2. Borgtochtstelling voor de Favv
De modaliteiten voor de borgtocht zullen meegedeeld worden bij de bestelling door het FAVV.
D.8.3. Vrijgave van de borgtocht
Overeenkomstig artikel 33 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de eerste helft van de borgtocht vrijgegeven na de voorlopige oplevering en wordt de tweede helft van de borgtocht wordt vrijgegeven na de definitieve oplevering van de diensten uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten krachtens dit bestek.
D.9. UITVOERING VAN DE DIENSTEN
D.9.1. Kick-off vergadering of opstartvergadering
Een kick-off vergadering zal, georganiseerd worden tussen de deelnemer aan de opdracht die de bestelling plaatst en de opdrachtnemer in ofwel de lokalen van de FOD Financiën ofwel de lokalen van het FAVV op basis van een tussen de partijen overeengekomen agenda.
D.9.2. Uitvoeringstermijn
De aanbestedende overheid moet met de implementatie van het systeem kunnen beginnen vanaf de verzending van de aankooporder van de betrokken inschrijver waarop de order betrekking heeft.
Voor de FOD Financiën :
- Uiterlijk op 31/12/2021 moet de FOD Financiën al zijn opleidingen kunnen organiseren en programmeren via het nieuwe LMS-systeem, alsook toegang hebben tot de catalogus voor alle personeelsleden,
- Het Learning tech-ecosysteem moet volledig geïmplementeerd en operationeel zijn, binnen de 12 maanden te rekenen vanaf de begindatum van het contract, die zal worden meegedeeld op het moment van de gunning (tenzij in onderling overleg wordt overeenkomen om de uitvoeringstermijn te verlengen).
Voor het Agentschap van de Veiligheid van de Voedselketen:
Het FAVV wenst de opdracht op te starten vanaf de verzending van de bestelbon. De datum van verzending van de bestelbon én de opstart van de opdracht, is voorzien in de loop van januari 2022. De opdracht moet opgeleverd zijn binnen de 12 maanden na de datum van verzending van de bestelbon.
D.9.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
Hosting van de geïntegreerde toepassing: in de vestigingen van de dienstverlener (of door de daartoe gekozen en door de betrokken inschrijver aanvaarde onderaannemer).
Het Onderhoud, SLA-bewaking, ticketsysteem: bij de vestigingen van de dienstverlener.
Opleiding van systeemgebruikers: online of bij de inschrijver waar de aanbesteding werd aan toegewezen, in onderling overleg tussen de dienstverlener en de inschrijver. Welke optie ook wordt gekozen, er worden geen bijkomende kosten aangerekend.
D.9.4. Planning voor de uitvoering van de diensten
Voor FOD Financiën
- Implementatie van het Learning tech eco systeem :
De opdrachtnemer moet met de implementatie van het systeem kunnen beginnen vanaf de verzending van de bestelbon van de betrokken aanbestedende overheid waarop de bestelling betrekking heeft.
Uiterlijk op 31/12/2021 moet de FOD Financiën al zijn opleidingen kunnen organiseren en programmeren via het nieuwe LMS-systeem, alsook toegang tot de catalogus door alle personeelsleden. Het Learning tech-ecosysteem moet binnen 12 maanden te rekenen vanaf de begindatum van het contract volledig zijn geïmplementeerd en operationeel zijn (tenzij in onderling overleg wordt overeengekomen de uitvoeringstermijn te verlengen).
De prioriteiten zijn als volgt :
I. Waarborgen van de continuïteit m.b.t. het organiseren (en het aanbieden) van opleidingen door de implementatie van het LMS-systeem.
II. Implementatie van een LXP als Front-end
III. Het integreren en lanceren van de competentie-module
IV. Implementatie van LRS en geavanceerde rapportage mogelijkheden
- Opleidingen
Het opleidingstraject wordt in onderling overleg tussen de dienstverlener en de aanbestedende overheid, opgesteld. Een eerste voorstel wordt uitgewerkt op basis van de info in punt E.2.2.
De praktische organisatie van de opleidingen (samenstelling van de groepen, verzending van de uitnodigingen, enz.) valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid.
Voor het Agentschap van de Veiligheid van de Voedselketen:
- Implementatie van het Learning tech eco systeem :
Het FAVV wenst de opdracht op te starten vanaf de verzending van de bestelbon. De datum van verzending van de bestelbon én de opstart van de opdracht, is voorzien in de loop van januari 2022. De opdracht moet opgeleverd zijn binnen de 12 maanden na de datum van verzending van de bestelbon (tenzij in onderling overleg wordt overeengekomen de uitvoeringstermijn te verlengen).
De prioriteiten voor de uitbouw van het ecosysteem zijn de volgende:
I. de implementatie van het Learning Management Systeem (LMS) om de continuïteit en het aanbod van opleidingen te garanderen
II. de implementatie van het Learning Experience Systeem (LXP)
III. de integratie en opstart van de modules voor het beheren van competenties
IV. de implementatie van de functionaliteiten van de Learning Record Store (LRS) en reporting
- Opleidingen
Het opleidingstraject wordt in onderling overleg tussen de dienstverlener en de aanbestedende overheid, opgesteld. Een eerste voorstel wordt uitgewerkt op basis van de info in punt E.2.2.
De praktische organisatie van de opleidingen (samenstelling van de groepen, verzending van de uitnodigingen, enz.) valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid.
D.9.5. Beoordeling van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.
D.9.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de opdrachtnemer de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming na, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:
- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht.
- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen.
- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid.
- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid.
- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces.
- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie in arbeid en beroep.
- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning.
- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid.
- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken.
- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel).
- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen.
- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de 3 regionale protocollen.
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, §1, 1° van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan, op basis van artikel 47, §2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013, aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
D.9.7. Onderaannemers
Overeenkomstig artikel 12, §1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt er aan herinnerd dat de opdrachtnemer
aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbesteder wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.
Overeenkomstig artikel 12/1 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, maakt de opdrachtnemer, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht de volgende gegevens over aan de aanbesteder: naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij de uitvoering van de werken of het verrichten van de diensten betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn. Hetzelfde geldt bij opdrachten voor diensten die ter plaatse onder rechtstreeks toezicht van de aanbesteder moeten worden uitgevoerd. De opdrachtnemer is tijdens de volledige looptijd van de opdracht gehouden de aanbesteder onverwijld in kennis te stellen van alle wijzigingen van deze gegevens, alsmede van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Deze gegevens worden verstrekt in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Overeenkomstig artikel 12/2 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer, uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikels 67 tot 69 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan ook nagaan of er in hoofde van een onderaannemer verderop in de onderaannemingsketen gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. De aanbestedende overheid verzoekt dat de opdrachtnemer de nodige maatregelen neemt teneinde in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
Overeenkomstig artikel 12/4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die door dit bestek zijn opgelegd.
D.9.8. Personeel van de dienstverlener
Voor deze aanbesteding moet de inschrijver een contactpersoon en een back-up aanwijzen die de inschrijver vertegenwoordigt in zijn contacten voor elk van de aanbestedende overheden.
De FOD Financiën moet de samenstelling van het voorgestelde team van deskundigen goedkeuren.
De deskundigen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht moeten dezelfde zijn als deze die in de aanbesteding worden voorgesteld. Wanneer er deskundigen moeten worden vervangen, moeten deze deskundigen ten minste een gelijkwaardig ervaringsniveau hebben. Elke betrokken aanbestedende overheid behoudt heeft het recht om de voorgestelde vervangingen te weigeren.
De dienstverlener zorgt voor de stabiliteit van het team van deskundigen dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het contract gedurende de gehele looptijd van het contract. Tijdens de uitvoering mag de dienstverlener geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het deskundigenteam zonder voorafgaande toestemming van de betrokken aanbestedende overheid.
Elke betrokken aanbestedende overheid kan de onmiddellijke vervanging van een of meer leden van het deskundigenteam van de dienstverlener eisen indien deze van mening is dat hun kwalificaties of prestaties de goede uitvoering van de opdracht in gevaar zouden brengen. De wijziging moet binnen 7 werkdagen na het verzoek van de aanbestedende overheid kosteloos plaatsvinden.
Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn aansprakelijkheid jegens de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid erkent geen enkele contractuele relatie met dergelijke derden.
D.10. FACTURERING EN BETALING VAN DE DIENSTEN
De prestaties mogen gefactureerd worden (afhankelijk van de gebruikende partij die bestelt) (de opdrachtnemer moet het PV van voorlopige oplevering bij de factuur voegen) :
1) na de voorlopige oplevering van de data migratie,
2) na de voorlopige oplevering van het inwerkingstellen van het ecosysteem.
3) jaarlijks na de voorlopige oplevering van de diensten, die uitgevoerd worden om de goede werking van het ecosysteem te verzekeren
4) jaarlijks voordat de licenties ter beschikking worden gesteld,
5) na de voorlopige oplevering van elke geplaatste ontwikkelingsopdracht, adviesopdracht, bestelling van licenties of oplossingen-op-maat .(...).
6) na de definitieve oplevering, wanneer er op het einde van het contract een noodzakelijk gegevensoverdracht, heeft plaatsgevonden.
Opmerking:
Voor de levering van licenties en de diensten, die worden uitgevoerd opdat het ecosysteem goed zou werken. :
- wordt de factuur voor de prestaties uitgevoerd tijdens het laatste jaar van het contract, berekend pro-rata het resterend aantal maanden van het jaar,
- In geval van een herziening van de duur van het contract worden de facturen uitgeschreven in verhouding tot het aantal maanden van deze herzieningstermijn.
Voor de FOD Financiën
De factuur, te onderwerpen aan de BTW, moeten opgemaakt worden op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Centrale facturatiedienst
Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, bus 788 - Blok B22 1030 SSEL
Maar de facturen mogen niet meer per post opgestuurd worden. De mogelijkheden om de facturen op te sturen zijn:
- Via het Mercurius-portaal in XML formaat
De facturen kunnen in het bestandsdeel XML/UBL via het Mercurius platform worden ingediend. Voor meer informatie zie: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx.
Vanaf 1 januari 2020 zijn de business requirements conform versie 3 van de PEPPOL BIS standaard van kracht en zullen deze van versie 2 geleidelijk uitdoven. De specificaties van de PEPPOL standaard versie 3 vindt u hier: xxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/0.0/.
- Via een pdf-bestand
De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand worden gestuurd naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Let wel: elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten.
Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op het rekeningnummer … op naam van … te … ."
Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer 5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur worden vermeld.
De opdrachtnemer moet op zijn factuur duidelijk een gedetailleerde beschrijving van de effectief en correct uitgevoerde prestaties vermelden. De niet correct en/of niet volledig uitgevoerde prestaties mogen niet gefactureerd worden.
De vereffeningsprocedure verloopt conform het reglement betreffende de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, en dit op voorwaarde dat de facturen correct zijn opgesteld, alle nodige verantwoordingsstukken zijn meegestuurd en worden overgemaakt aan het correcte facturatieadres.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer. In geval van een wijziging van het rekeningnummer wordt gevraagd om:
8. een aanvraag tot wijziging in te dienen, die naar behoren is ondertekend door dezelfde persoon die de offerte heeft ondertekend. Als deze regel niet kan worden gevolgd, wordt gevraagd om het document (authentieke/onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) toe te voegen dat aantoont dat de persoon gemachtigd is om deze aanvraag te ondertekenen;
9. verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdrachtnemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.
Andere deelnemers aan deze opdracht
De facturatievoorwaarden voor de deelnemers, andere dan de FOD Financiën, worden u op het ogenblik van de bestelling van elk van hen meegedeeld
D.11. GESCHILLEN
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
D.12. BOETES EN STRAFFEN
In toepassing van artikel 9, §4, van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boeten wegens het belang dat de aanbestedende overheid hecht aan het principe van de continuïteit van haar diensten die slechts gewaarborgd is wanneer er gewaakt wordt over de eerbiediging van precieze termijnen.
D.12.1. Boete voor laattijdige uitvoering
Voor elke vertraging in de uitvoering van de opdracht, geldt van rechtswege een forfaitaire vertragingsboete van 250,00 euro per dag vertraging.
De boetes voor vertragingen bij de uitvoering van de opdracht worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn verschuldigd door het verstrijken van de termijn, zonder ingebrekestelling en zonder tussenkomst van een proces-verbaal, en worden van rechtswege toegepast voor alle kalenderdagen vertraging.
D.12.2. Straffen
Voor iedere niet-uitgevoerde dienst wordt van rechtswege een forfaitaire sanctie toegepast in overeenstemming met de Service Level Agreement (punt E.5.1.) en de volgende tabel:
Type incident | Gegarandeerde interventietijd (rekening houdend met de toewijzing van het ticket aan een persoon die het ticket opvolgt tot dat deze is opgelost) | Oplossing van ticket* | Bedrag van de boete |
Blokkerend | 2 uur | 4 uur | 500 euro |
Majeur | 4 uur | 2 werkdagen | 300 euro |
Mineur | 12 uur | 10 werkdagen | ** |
* Oplossing van ticket : in het geval van een incident van het type Blokkerend of Majeur, houdt dit de oplossing van het probleem in zodanig dat het systeem terug werkt zoals voorheen, in het geval van een mineur incident, waaronder ook een vraag tot inlichting (rond elementen die zich niet in de aan de klant ter beschikking gestelde informatie bevinden) kan verstaan worden, betekent dit minimaal dat het ticket beantwoord is en afgesloten kan worden. Voorbeeld: De klant vraagt of functionaliteit X op het platform kan geactiveerd worden. Helpdesk laat weten dat deze functionaliteit niet bestaat en dus niet geactiveerd kan worden. Het ticket is beantwoord en kan afgesloten worden.
** Er is geen boete voor dit soort incidenten, maar als het ticket na 20 werkdagen niet is opgelost, gaat de status omhoog naar 'Majeur Incident', ongeacht de aard van het verzoek.
De termijnen voor het oplossen van gemelde problemen beginnen te lopen vanaf de datum en het tijdstip van verzending van het ticket (wanneer het probleem in het ticketsysteem wordt geregistreerd). De voor de toepassing van de sancties in aanmerking genomen tijdvensters zijn van 8.00 uur tot 18.00 uur (Belgische tijd).
Indien er bijkomende informatie opgevraagd wordt bij de aanbestedende overheid om het incident (definitief) te kunnen oplossen, dan wordt de tijd die de leverancier op dit antwoord diende te wachten, afgetrokken van de termijnen.
Het bedrag voor het niet in acht nemen van het vereiste service niveau (99,6%, zie : Essentiële vereisten
/ Technische specificaties / Serviceniveau) is EUR 1000 per maand wanneer deze uptime niet is bereikt. Elke betrokken aanbestedende overheid ontvangt maandelijks een verslag over de beschikbaarheid
van het platform. Om de uptime te berekenen kan de tijdspanne 00h - 3h (Belgische tijd) uit de berekening worden verwijderd.
De boetebedragen gelden voor de duur van het contract, met inbegrip van een eventuele verlenging, tenzij door de inschrijver een hoger bedrag wordt voorgesteld, in welk geval het hogere bedrag van toepassing is.
D.12.3. Verrekening van de boetes en straffen
Het bedrag van de boetes en de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de ambtshalve toepassing van maatregelen, worden op de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer (facturen) en daarna van de borgtocht.
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
E.1. CONTEXT EN OBJECTIEF VAN DE AANBESTEDING
Hieronder volgt een beschrijving van het algemene kader en de specifieke context van elk van de aanbestedende overheden.
E.1.1. OBJECTIEF VAN DE AANBESTEDING
E.1.1.1. SYSTEEMADMINISTRATIE
1.1.2.1. ARCHITECTUUR
De tool die zal worden geïnstalleerd op de servers van de dienstverlener of van zijn onderaannemer moet de ambtenaren van de verschillende aanbestedende overheden de mogelijkheid bieden zich aan te sluiten op het systeem. Het betreft hier dus een cloud-oplossing, waarbij de aanbestedende overheden beroep doen op Software as a Service (Saas).
Voor elk van de aanbestedende overheden wordt een aparte setup voorzien. De verschillende setups van de aanbestedende overheden dienen niet specifiek met elkaar gelinkt te kunnen worden. De architectuur van de verschillende projecten mag dus volledig gescheiden van elkaar worden opgebouwd. Implementatie en projectwerking lopen ook volledig gescheiden van elkaar en worden opgesteld afhankelijk van de startdatum en de context en doelstellingen van de verschillende aanbestedende overheden, zoals hieronder beschreven.
De databases die worden opgezet, moeten het beheer van een grote hoeveelheid gegevens kunnen garanderen en tegelijk toch voldoende reactief blijven.
De inschrijver neemt in zijn offerte alle kenmerken op met betrekking tot de hosting van zijn oplossing (fysieke plaats, type infrastructuur, veiligheid, …).
De inschrijver zal dat type hosting kiezen dat volgens hem de beste prijs/kwaliteit-verhouding biedt, met inachtneming van de termijnen voor herneming van de activiteit in geval van een technisch incident die zijn vermeld in het SLA-gedeelte van dit lastenboek. Er zijn geen varianten toegestaan.
Hij zal ook uiteenzetten hoe alle gegevens die nodig zijn voor een migratie naar een andere oplossing ter beschikking van de aanbestedende overheden zullen worden gesteld op het einde van het contract.
1.1.2.2. OMGEVINGEN
De dienstverlener wordt gevraagd in twee omgevingen te voorzien:
- Productie (PROD) : dit is de omgeving die gebruikt wordt voor operationele doeleinden
- Acceptatie (ACC ): dit is de omgeving welke gebruikt wordt om alle nieuwe upgrades / integraties te accepteren vooraleer naar productie te gaan. Eventueel kan deze omgeving ook door de admins van het platform gebruik worden bij het uittesten van bepaalde functionaliteiten, alvorens deze uit te rollen voor hun gehele administratie.
Het betreft hier een complex geheel van verschillende applicaties waarbij verschillende elementen met elkaar moeten communiceren. Doorheen de duur van het contract kunnen er ook verschillende integraties moeten uitgewerkt worden met zowel interne applicaties als applicaties van externe leveranciers. In dat licht lijkt het ons raadzaam om zowel een productie, als acceptatie-omgeving te
voorzien. Deze twee omgevingen moeten dan beiden up-to-date gehouden worden, zodat een test op de acceptatie-omgeving ook effectief toelaat de werking in productie na te gaan.
1.1.2.3. TECHNISCHE ADMINISTRATIE
De dienstverlener neemt de technische administratie van de oplossing op zich (beheer van de applicatieservers, supervisie van de werking van het systeem, toezicht op de belasting van de processor, enz.).
Hij levert driemaandelijks een syntheseverslag af over de technische prestaties van het systeem (bij- voorbeeld : aantal unieke gebruikers, connectiepieken, maximale geregistreerde belasting van het systeem,…).
1.1.2.4. BEHEER EN FUNCTIONELE ADMINISTRATIE
Een team van functionele administrators en van beheerders van de aanbestedende overheden heeft als opdracht:
- De werking van de oplossing te parametreren via de erin geïntegreerde administratietools (personalisering van selectielijsten, keuze van types van views/layout, inhoud van de automatische berichten, openstellen van bepaalde functionaliteiten…);
- De gebruikers van het systeem te beheren (soorten, groepen, rollen, toegang, …);
- De referentiesystemen en de contents beheren;
- Alle administratieve beheerstaken met betrekking tot de opleidingsactiviteiten (behandeling van de aanvragen, organisatie van de sessies, pedagogische opvolging van de cursisten, reporting,
…) en competentiebeheer.
De inschrijver zal in zijn offerte de tools (handleidingen, digitale bibliotheek, wiki, …), die hij ter beschikking stelt van de functionele administrators en de beheerders om hun taken uit te voeren, gedetailleerd beschrijven.
Er dienen handleidingen voor alle basishandelingen voorzien te zijn in het Nederlands en Frans. Indien deze nog niet bestaan in beide landstalen op het moment van inschrijven, verklaart de inschrijver zich bereidt tot de vertaling en up to date te houden naar de ontbrekende taal/talen tegen het moment van implementatie.
Onder basisbehandelingen verstaan we alle handelingen die een beheerder van een dergelijk platform geregeld (= maandelijks minstens 1 x) zou moeten uitvoeren. Voor andere elementen volstaat een handleiding / ondersteuning in het Engels, Nederlands en/of Frans.
E.1.1.2. INTERFACE EN DATA-UITWISSELING MET ANDERE APPLICATIES
De tool zal een interface moeten krijgen met verschillende applicaties. Na toewijzing zal er een informatiesessie worden georganiseerd tussen het IT-departement van de aanbestedende overheid en de inschrijver om de integraties die noodzakelijk of mogelijk zijn te bespreken en de technische uitvoering ervan vast te leggen.
1. SSO van de aanbestedende overheid
De oplossing van de opdrachtnemer zal in staat moeten zijn om een SSO-verbinding op te zetten, volgens de specificaties van iedere aanbestedende overheid (via VPN of niet, http headers, …). Het doel is te vermijden dat de medewerkers van de aanbestedende overheid aparte inlogcredentals nodig hebben om zich in te loggen op het learning tech eco-systeem, eens ze ingelogd zijn op het netwerk van de aanbestedende overheid.
SSO dient enkel opgezet te worden voor de productieomgeving.
Het opzetten van een SSO-verbinding voor het gehele learning tech eco-systeem dient vervat te zitten in de kost voor de implementatie die wordt opgegeven in de pricingtabel verderop in deze aanbesteding.
2. Toepassingen van derden
In functie van de behoeften van de aanbestedende overheden, is het mogelijk dat interfaces moeten worden ontwikkeld met bepaalde applicaties van derden. Het betreft hier bijvoorbeeld:
- de applicatie die het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid gebruikt voor het beheer van de opleidingen;
- integratie met Moodle en/of andere LMS’en
- integratie met digitale bibliotheken van content-providers
- de applicatie die binnen de Belgische federale overheid wordt gebruikt voor het beheer van de verschillende gesprekken in het kader van de jaarlijkse evaluatiecyclus van de ambtenaren ("Crescendo");
- HR-applicaties eigen aan de aanbestedende overheden;
- Het beveiligde identificatiesysteem via de Belgische elektronische identiteitskaart ("eID").
Wanneer de aanbestedende overheid zou beslissen dat één of meer van deze interfaces bijkomende moeten worden ontwikkeld, dus na het implementatie, dan zouden deze interfaces worden gerealiseerd in het kader van het dienstencontract onder het punt ‘Dienstverlening: Ontwikkelingen, consultancy en licenties en integraties op maat’, waarvan sprake in de pricingtabel verderop in deze aanbesteding. Hier dient dus geen aparte pricing voor opgegeven worden. Wel moet de leverancier in staat zijn dergelijke interfaces te realiseren.
3. Organisationele structuur en personeelsgegevens van de aanbestedende overheid
De bedoeling is dat een reeds gekend personeelsgegeven binnen de eigen database van de aanbestedende overheid niet meer moet worden ingevoerd in de oplossing van de inschrijver, doch dat deze gegevens worden geïmporteerd via CSV uit de database Personeel van de aanbestedende overheid op basis van een unieke sleutel per personeelslid (bvb. het stamnummer of het rijksregisternummer); via Full-load of Delta. Mogelijke dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld : de plaats van tewerkstelling, de taalrol, leidinggevende, functie, competentieprofiel, …
Deze informatie zal dagelijks geïmporteerd worden via een nachtelijke batch, waarbij de nodige CSV-bestanden via SFTP ter beschikking gesteld zullen worden. Deze CSV-bestanden zullen alle informatie bevatten die de beheerders van het platform nodig hebben om hun opleidingen te kunnen organiseren, beheren en opvolgen. Op basis van deze informatie moet de applicatie in staat zijn om de hiërarchische structuur van de aanbestedende overheden te recreëren en opzoekingen volgens deze structuur mogelijk maken (op naam, code, dienst, hiërarchisch, …).
Het opzetten van een dergelijke import dient vervat te zitten in de kosten voor de implementatie die worden opgegeven in de pricingtabel verderop in deze aanbesteding.
4. Import leerhistoriek (uitsluitend van toepassing voor de FOD Financiën)
Een eenmalige import van de leerhistoriek van de medewerkers van de FOD Financiën, via CSV, dient opgezet te worden (zie ook E.4.1 hieronder).
Het realiseren van deze import dient vervat te zitten in de kosten voor data migratie die worden opgegeven in de pricingtabel (uitsluitend van toepassing voor de FOD Financiën) verderop in deze aanbesteding.
5. Integratie van rapportering (uitsluitend van toepassing voor de FOD Financiën)
De aanbestedende overheden wensen duidelijke statistieken te kunnen opstellen voor wat betreft de gegevens uit de door de inschrijver voorgestelde oplossing. Deze gegevens moeten op een eenvoudige manier kunnen worden geïntegreerd met de gegevens van de databases van de
aanbestedende overheden. Zo moet elk persoonsgebonden gegeven eenvoudig kunnen gekoppeld worden met de persoonsgegevens binnen de database Personeel van de aanbestedende overheid (bvb. op basis van het stamnummer of het rijksregisternummer). Bij extractie van persoonsgebonden gegevens uit de oplossing van de inschrijver dient deze sleutel te worden meegegeven.
Deze informatie zal dagelijks geëxporteerd worden via een nachtelijke batch, waarbij de nodige CSV-bestanden via SFTP ter beschikking gesteld worden aan de aanbestedende overheid. Deze CSV-bestanden zullen alle informatie bevatten die de data-beheerders van de aanbestedende overheid nodig hebben om over de georganiseerde opleidingen en verworven competenties te kunnen rapporteren. Deze gegevens zullen in gezamenlijk overleg bepaald worden.
Het opzetten van een dergelijke export dient vervat te zitten in de kosten voor de implementatie die worden opgegeven in de pricingtabel (uitsluitend van toepassing voor de FOD Financiën) verderop in deze aanbesteding.
E.1.2. Context
E.1.2.1. FOD Financiën
De Academie van de FOD Financiën verzekert de permanente opleiding van zijn zowat 22.000 ambtenaren, zowel door middel van klassikale cursussen als door een aanbod aan e-Learning modules. Het personeel van de FOD Financiën heeft ook toegang tot het aanbod aan opleidingen (klassikaal en e-learning) van het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO).
Binnen de FOD Financiën wordt een LMS gebruikt die instaat voor de praktische organisatie en aanbieden van zowel het klassikaal als online aanbod.
De FOD Financiën wenst echter in te spelen op de VUCA-omgeving (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) waarin we ons de dag van vandaag bevinden. Hiervoor wensen we onze medewerkers mee te nemen en te begeleiden in een Levenslang Leren mentaliteit en hen centraal te stellen in het beheer van hun opleidingstraject en leerdoelstellingen. Daarom wensen we een learning tech ecosysteem op te zetten dat toelaat:
Aan medewerkers om leerdoelstellingen en trajecten te bepalen en zelf hieraan invulling te geven (LXP = Frontend)
Hen zinvolle suggesties te geven op basis van profiel, competenties (en hun zelfevaluatie hiervoor)
Uitblinkt in gebruiksgemak d.m.v. een intuïtieve, gebruiksvriendelijke, aantrekkelijke interface. Learning in the flow of work wordt gefaciliteerd doordat alles eenvoudig en snel terug te vinden op één locatie. Leren wordt ‘just in time’ i.p.v. ‘just in case’.
Opleidingen praktisch, eenvoudig en efficiënt te organiseren (= LMS)
Eigen competentieprofiel kunnen terugvinden en hun eigen niveau te kunnen inschatten
Alle leerervaringen die onze medewerkers meemaken of ondernemen te capteren (LRS of equivalent)
Hen toelaat ook die leerervaringen en content die ze buiten het Learning Tech Eco systeem van de FOD Financiën terugvinden en interessant achten, toe te voegen aan hun leertraject (waarna deze ook weer kunnen gedeeld worden met andere medewerkers van de FOD).
Alle gewenste content (intern (bijvoorbeeld ILT-events aangemaakt in de LMS) of extern (via betalende 3rd party providers of gratis/gratis content, …) samen te brengen in één overzichtelijke catalogus, waaruit geput wordt voor de suggesties en waar de medewerker eenvoudig kan in opzoeken en terugvinden wat hij nodig heeft.
Kortom, het doel is om een learning tech eco-systeem op te zetten dat toelaat aan de organisatie om opleidingen te beheren en aan medewerkers om zelf hun ontwikkeldoelstellingen op te volgen en mee
te laten evalueren met de door hen verworven kennis (personalisatie), om zo van de FOD Financiën een lerende organisatie te maken.
Om dit te realiseren, kunnen we vier prioritaire uitdagingen definiëren: iedereen leergretig maken; leren toegankelijk maken; vraag en aanbod goed afstemmen; leren wordt werken en werken wordt leren.
Het eco-systeem ondersteunt dit proces, onder andere doordat technologie en data leren tijdsefficiënt maken doordat het 1) plaats -en tijdsonafhankelijk leren mogelijk maakt, 2) door op maat een aanbod uit te werken waarin snelheid en moeilijkheidsgraad variëren, en 3) door de omkadering van het leren te faciliteren (matching, screening).
Daarnaast dient het eco-systeem aan de FOD Financiën ook de mogelijkheid te geven om zijn opleidingsinspanningen op te volgen en te evalueren.
Dit project maakt deel uit van de omslag die de FOD Financiën wil maken op het vlak van leren. Op dit moment is leren nog zeer centraal en klassikaal gestuurd. Er is weliswaar al een groot aanbod aan opleidingen waarop ‘vrij’ kan ingeschreven worden. Deze focussen vooral op de ontwikkeling van generieke vaardigheden (soft skills: leiderschap, communicatie, maar ook individuele, team- en groepscoachings, …). Daarnaast zijn er ook veel ‘technische’ opleidingen die onze medewerkers klaarstomen of re/upskillen rond de materie en applicaties die ze nodig hebben voor het uitoefenen van hun dagdagelijkse job. Deze zijn veelal verplicht en op uitnodiging.
De FOD Financiën wil nu evolueren waar een Lifelong Learning Leercultuur, waarop medewerkers zelf hun ontwikkeling meer in handen nemen en leidinggevenden eenvoudige en vlotte tools in handen krijgen om hun medewerkers hierbij te ondersteunen. Voor onze opleidingen implementeren we ook het HILL-concept (High Impact Learning that Lasts), maar ook hier is deze omslag nog volop bezig. In deze omschakeling vormt een performant learning-ecosysteem een cruciale hoeksteen, maar een tool alleen kan niet alleen instaan voor de opstart en realisatie van de beoogde cultuurverandering(en).
Daarom zal ook de expertise op het vlak van leerinnovatie en change die de provider kan ter beschikking stellen in deze toewijzing, bevraagd worden, en of hij al dan niet kan aantonen dat zij mee zijn met de laatste trends en ontwikkelingen in de learning tech space. En of zij onze organisatie de nodige ondersteuning kunnen bieden om deze cultuuromslag te realiseren.
Het voorwerp van onderhavige opdracht is het op punt stellen van een dergelijke oplossing voor al het personeel van de FOD Financiën. Dit omvat de gebruikerslicenties, de installatie, de configuratie, eventuele personalisaties, opleidingen voor de gebruikers van het systeem (beheerders, administrators, reportingverantwoordelijken) en het onderhoud van het systeem.
Het is van belang dat voor de eindgebruiker het geheel van oplossingen als één geheel aanvoelt. Hij vertrekt vanuit één centraal punt en hoeft zich verder niets aan te trekken van de eventuele multitude aan oplossingen die hierin verwerkt zitten. Voor het HR-gedeelte (= de beheerders van het learning tech ecosysteem) is het minder een probleem wanneer de HR-medewerkers naar verschillende oplossingen moeten navigeren om de verschillende aspecten te beheren. Bijvoorbeeld een ILT-event wordt aangemaakt in een LMS, maar het uiteindelijke leerpad wordt geconfigureerd in een LXP, waarin de beheerder beroep kan doen op de gehele catalogus van alle mogelijke providers. Voor de eindgebruiker geldt wel dat hij alles terug vindt via één centrale applicatie, van waaruit hij dan eventueel kan doorverwezen worden naar andere systemen.
Deze geïntegreerde applicatie zal door de leverancier van de tool worden gehost (of door de onderaannemer die hij met het oog hierop heeft gekozen en die door de FOD Financiën zal aanvaard zijn).
Ten laatste op 31/12/2021 zouden al onze opleidingen moeten kunnen georganiseerd en ingepland worden via het nieuwe LMS-systeem, evenals een toegang tot de catalogus voor alle medewerkers.
Ten laatste 12 maanden te rekenen vanaf de begindatum van het contract zou het volledige learning tech-ecosysteem organisatiewijd geïmplementeerd en uitgerold moeten zijn (tenzij in onderling overleg wordt overeengekomen de uitvoeringstermijn te verlengen).
Met andere woorden, de leverancier kan er dus voor opteren om een geleidelijke uitrol te voorzien van LXP-front-end over de verschillende administraties van de FOD Financiën, waarbij de LXP na 31/12/2021 nog niet in elke administratie of stafdienst de front-end van het opleidingsaanbod vormt, zolang hij de continuïteit van de organisatie én het aanbod van opleidingen kan garanderen via de LMS-oplossing van het learning tech eco systeem. Deze optie verdient niet noodzakelijk de voorkeur, aangezien dit betekent dat de eindgebruiker twee maal kort na elkaar een nieuwe applicatie voorgesteld krijgt voor zijn opleidingen.
De prioriteiten zijn:
I. Continuïteit van de organisatie (en aanbod) van opleidingen door implementatie LMS-systeem
II. Uitrol LXP als Front-end
III. Integratie en opstarten competentiemodule
IV. Set-up van de LRS/reporting functionaliteiten
E.1.2.2. FAVV
Missie van de organisatie
De missie van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) is te waken over de veiligheid in de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant. Deze missie houdt volgende concrete opdrachten in:
de controle, het onderzoek en de keuring van de voedselproducten en hun grondstoffen in alle stadia van de voedselketen ;
de controle en de keuring van de productie, de verwerking, de bewaring, het vervoer, de handel, de in- en uitvoer van de voedselproducten en hun grondstoffen, als ook van de plaatsen waar die verrichtingen plaatsvinden ;
het verlenen van erkenningen en vergunningen om bepaalde activiteiten in de voedselketen uit te oefenen ;
de integratie en de uitwerking van traceer- en identificatiesystemen van de voedselproducten en hun grondstoffen in de voedselketen en de controle erop ;
de communicatie met de sectoren en met de consumenten.
Organisatiestructuur
Om haar verschillende opdrachten uit te voeren, steunt het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen op de diensten van de Gedelegeerd bestuurder en 4 directoraten-generaal:
het DG Controle,
het DG Controlebeleid,
het DG Laboratoria en
het DG Algemene diensten
Informatie met betrekking tot de ISO-managementsystemen
De werking van het FAVV is onderhevig aan de ISO 9001-norm (ISO-norm met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie), de ISO 17020-norm (ISO-norm in het kader van de werking van inspectiebedrijven) en de ISO 17025-norm (ISO-norm in het kader van het kwaliteitsmanagement in laboratoria).
Informatie met betrekking tot de interne opleidingsdienst
De interne opleidingsdienst is de leidende dienst voor dit project. De interne opleidingsdienst maakt deel uit van het Directoraat-Generaal Algemene Diensten (DGAD). Het DGAD heeft een transversale ondersteunende rol voor het geheel van de organisatie. Ze verzekert het beheer van het personeel, van het budget, van de financiering, van de logistiek, van de ICT en van de juridische dienst van het FAVV.
Informatie met betrekking tot de opleidingen, de doelgroepen en de eindgebruikers
Het FAVV organiseert interne opleidingen voor haar ca. 1400 interne medewerkers. In het kader van deze opdracht, voorzien we een marge en gaan we uit van een totaal van 1500 actieve licenties voor deze specifieke doelgroep.
De interne opleidingen bestaan zowel uit klassikale als digitale leeractiviteiten. De opleidingsactiviteiten kunnen deel uitmaken van één of meerdere leerpaden of trajecten. De opleidingsactiviteiten kunnen verschillende vormen aannemen zoals klassikale opleidingen, webinars, e-learning modules, workshops, mentoring- of coachingsessies, intervisie-momenten, (online) evenementen, …
De interne medewerkers hebben eveneens toegang tot de (klassikale en digitale) opleidingen van het Opleidingsinstituut van de Federale Overheidsdienst (OFO).
De interne medewerkers van het FAVV kunnen ook externe opleidingen aanvragen (die doorgaan bij andere firma’s of organisaties). De interne opleidingsdienst ontvangt en beheert de opleidingsaanvragen voor externe opleidingen na een initiële validatie van de leidinggevenden en een SPOC (Single Point Of Contact). De SPOC is een specifieke opleidingsverantwoordelijke en een aanspreekpunt voor opleidingen binnen een organisatorische eenheid (binnen een directoraat- generaal).
Het organiseren van de opleidingen voor de interne medewerkers en de definitieve goedkeuring voor het volgen van externe opleidingen, valt onder de verantwoordelijkheid van de interne opleidingsdienst van de algemene dienst Personeel & Organisatie.
Het FAVV doet ook beroep op ongeveer 600 zelfstandige medewerkers, die op contractuele basis opdrachten uitvoeren, en waarvoor we dan ook 600 actieve licenties willen voorzien bovenop de licenties voor interne, vaste medewerkers. Het gaat hier om personen Belast Met Opdracht (ook wel “BMO”-ers genoemd); zoals bijvoorbeeld zelfstandige dierenartsen die voor een bepaalde periode opdrachten uitvoeren op contractuele basis. Deze duurtijd kan zowel lang als kort zijn in de tijd. Deze periode kan onderbroken worden met periodes van inactiviteit.
Deze zelfstandige medewerkers kunnen deelnemen aan bepaalde van de georganiseerde (klassikale of digitale) opleidingsactiviteiten. Voor deze personen wenst de organisatie dus ook de mogelijkheid om toegang te geven tot (een gedeelte van) de opleidingscatalogus en het ecosysteem. Het beheer van de gegevens en opleidingen voor deze doelgroep valt onder de verantwoordelijkheid van het Directoraat- Generaal (DG) Controle.
Informatie met betrekking tot het gewenste opleidingsbeleid
Hoewel het FAVV levenslang leren wil stimuleren, erkent de organisatie dat, een verplichting tot leren en bewezen competenties, een bepalend kenmerk is van de optimaal presterende organisatie voor toezicht op de voedselveiligheid die zij nastreeft. Compliancy trainingen, testing, certificaten en erkenningen maken dus in een belangrijke mate deel uit van het opleidingsbeleid die de organisatie voorziet voor haar medewerkers en de personen belast met opdracht.
Het beleid voor leren en ontwikkelen wil werken en leren op de werkvloer op elkaar afstemmen. Xxxxx komt niet alleen voort uit training, maar ook uit ervaringen op het werk: het ‘70:20:10 model’ voor leren en ontwikkeling is een veelgebruikte formule om de optimale bronnen van leren te beschrijven.
Informatie met betrekking tot de huidige digitale systemen
De interne opleidingsdienst van het FAVV maakt op dit moment gebruik van de onderstaande digitale tools voor de vorming van haar interne medewerkers:
een intranetsite voor de publicatie van haar opleidingen voor interne medewerkers
een HRM-systeem op basis van Oracle, inclusief een module opleiding en ontwikkeling, voor het beheer van inschrijvingen voor opleidingen en de registratie van deelname aan interne en externe opleidingsactiviteiten. Dit systeem wordt intern “DeBOHRA” genoemd.
de Moodle (versie 3.8) van het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) voor het aanbieden van e-learning materiaal
Articulate 360 en – in mindere mate – Adobe Captivate voor het ontwikkelen van e-learning modules
Zoom en Skype (en MS Teams als opvolger van Skype) voor het aanbieden van webinars
digitale contentdatabases (LinkedIn Learning en Coursera) zonder dat deze – momenteel - geïntegreerd zijn in een LMS
QuizzYourself en SurveyMonkey voor het evalueren van opleidingen
Informatie met betrekking tot de toekomstige, gewenste digitale systemen
Het meest centrale deel van het pakket, het HRM-systeem op basis van Oracle, is voorzien om op termijn op te houden te bestaan en vervangen te worden door een ander platform (genoemd “PersoPoint”). De data, met betrekking tot de interne medewerkersgegevens, zal dan uit PersoPoint moeten komen. De kans is reëel dat de data-uitwisseling met het bestaande HRM-systeem herzien moet worden tijdens of na de implementatie. Deze data kan – momenteel – uitgewisseld worden via csv of xml-bestanden die – al dan niet – automatisch naar een ftp-drive worden geschreven en ter beschikking worden gesteld.
Het FAVV wenst haar digitale ecosysteem voor leren en ontwikkelen te vervangen en uit te bouwen, met een Learning Management System (LMS), een Learning Experience System (LXP), een systeem voor het beheer van competenties en een Learning Record Store (LRS), zodat ze haar activiteiten op het domein leren en ontwikkelen kan blijven moderniseren, automatiseren en optimaliseren. Het nieuwe ecosysteem moet de functionaliteiten bieden om:
interne opleidingen en aanvragen voor externe opleidingen op een efficiënte manier te beheren
een optimale gebruikers- en leerervaring te voorzien door bestaande en toekomstige digitale leeroplossingen moeiteloos te integreren binnen een centrale, mobiele leeromgeving (via API’s, LTI’s en andere integratiemogelijkheden)
generieke en technische competentieprofielen in kaart te brengen, te beheren, te evalueren,
… waarbij de doelstellingen en de opvolging ervan (al dan niet gedeeltelijk) door de medewerker zelf, de manager en de medewerkers van de personeelsdienst kunnen beheerd worden
badges, erkenningen of certificaten uit te reiken op basis van competenties, de (totaal)scores of vooruitgang binnen een opleiding, een leerpad of een aantal leerpaden samen
leeractiviteiten en -ervaringen (waaronder ook de aanbevelingen en interacties tussen gebruikers) in kaart te brengen en - via content curation - gerichte aanbevelingen te doen voor diverse doelgroepen
data in kaart te brengen met betrekking tot gerealiseerde leeractiviteiten, gevolgde opleidingen, verworven of ontbrekende competenties, evaluaties (de zelf-evaluaties, evaluatie door “peers” of leidinggevenden), … die gecapteerd wordt door een Learning Record Store (LRS) én deze informatie niet alleen beschikbaar stellen voor de opleidingsverantwoordelijken, maar eveneens voor medewerkers en managers via instelbare dashboards
interne en externe leeractiviteiten op een gebruikersvriendelijke manier aan te bieden en te promoten (‘curaten’) in functie van het gebruikersprofiel (waaronder het competentie-profiel), in functie van aanbevolen leeractiviteiten van andere gebruikers, in functie van een verplichte deelname, in functie van het behalen of het behouden van een erkenning of certificaat (bij een nakende einde van de geldigheidstermijn), …
aangepaste communicaties uit te sturen (tussen het systeem, tussen verschillende rollen én de eindgebruikers) en voorwaardelijke acties te automatiseren (zoals de vrijgave van module- eenheden, tests, …) op basis van voorwaarden en triggers (gedefinieerd door een opleidingsbeheerder of systeembeheerder)
Het moet mogelijk zijn om interfaces op te zetten tussen het ecosysteem en:
het (toekomstig) HRM-systeem en HR-applicaties eigen aan de aanbestedende overheid
digitale contentdatabases van content-providers
Moodle en andere LMS’en
het beveiligde identificatiesysteem van het Federal Authentication Service (FAS) en meer concreet via de Belgische elektronische identiteitskaart ("eID") en de applicatie “Itsme”
de applicatie die binnen de Belgische federale overheid wordt gebruikt voor het beheer van de verschillende gesprekken in het kader van de jaarlijkse evaluatiecyclus van de ambtenaren ("Crescendo")
Het ecosysteem moet aan de front-end (zijde eindgebruikers) beschikbaar zijn in het Nederlands, het Frans en het Duits.
E.2. BESCHRIJVING VAN DE VERWACHTE PRESTATIES : PROJECTAANPAK, OPLEIDING EN ONDERSTEUNING VAN ESSENTIELE VEREISTEN
De leverancier werkt voor elke aanbestedende overheid een projectaanpak uit. Rekening houdend met de context en de doelstellingen, zoals deze door elke administratie zijn meegegeven in het ‘Algemeen kader’ (zie punt E.1.). De inschrijver voegt bij zijn offerte een beschrijving van de projectaanpak, dit afzonderlijk voor iedere aanbestedende overheid.
Deze projectaanpak en de verschillende onderdelen die bevraagd worden, bevat een eerste voorstel. Dit zal in het uiteindelijke project in gezamenlijk overleg uiteraard verder moeten gefinetuned worden.
Verwachtte ondersteuning op het vlak van projectbegeleiding en projectbeheer:
We verwachten van de dienstverlener om de projectbegeleiding en het projectbeheer op het niveau van de implementatie van het ecosysteem op zich te nemen.
We verwachten van de dienstverlener een (verfijning van de) analyse van de huidige situatie, een voorstel voor een aanpak van de implementatie van het ecosysteem op basis van de analyse, de uitvoer van de gekozen implementatie, testfases van (gedeeltelijke) opleveringen waarbij de projectmedewerkers van de aanbestedende overheden hun goedkeuring moeten geven en tussentijdse en finale evaluaties van de implementatie en de projectwerking. Daarenboven verwachten we van de aanbieder dat die de sleutelactoren en stakeholders in het project begeleidt en ondersteunt vóór, tijdens en na de implementatie van het ecosysteem.
De huidige interne opleidingsdienst is onervaren in het uitrollen van een dergelijk ecosysteem. Het team wil zich beroepen op de ervaringen van de dienstverlener om de best practices op het vlak van implementatie en communicatie toe te passen tijdens de uitrol van het nieuwe ecosysteem.
We verwachten van de aanbieder het ecosysteem te installeren, te configureren en te personaliseren, up-to-date te houden en te onderhouden en tussen te komen bij eventuele technische problemen.
E.2.1. Implementatie (eerste 12 maanden)
Beschrijf hoe u de implementatie en uitrol ziet, qua timing gaat u uit van een toewijzing in september 2021. Hou in uw antwoord uiteraard rekening met de info die hierboven per aanbestedende overheid werd geschetst (zie punt E.1.).
In uw beschrijving beantwoordt u minimaal volgende vragen:
- Welke fases en doorlooptijden onderscheidt u, rekening houdend met bovenstaande context?
- Beschrijf uw (project)aanpak en welke ondersteuning u biedt gedurende elke fase.
- Succesvolle implementatie:
o Hoe definieert u een succesvolle implementatie?
o Lijst alle noodzakelijke componenten voor een succesvolle implementatie van uw oplossing op.
o Hoe tracht u deze elementen (mee) te realiseren?
U beantwoordt deze vragen per aanbestedende overheid. Sommige zaken mogen uiteraard overlappen of identiek zijn; Meer zelfs, dit wordt aangemoedigd, aangezien de geleverde kwaliteit equivalent dient te zijn.
E.2.2. Opleiding en support
Opleidingen en ondersteuning dienen voorzien te worden in het Nederlands en het Frans.
De uitwerking van het opleidingstraject betreft uiteraard ook slechts een voorstel en bij de uitwerking van het project kunnen er verschuivingen gebeuren, mits gezamenlijk akkoord.
Beantwoord in de gevraagde beschrijvingen minimaal volgende vragen:
- Beschrijf welke input en tijdsbesteding u voorziet van de HR-eindgebruikers en hoe zij worden begeleid tot succesvolle beheerders van het ecosysteem (buiten het opleidingstraject dat hieronder wordt gevraagd).
- Beschrijf het niveau van technische ondersteuning, technische training en eindgebruikersondersteuning dat u biedt voor de verschillende aspecten van het ecosysteem.
- Beschrijf het opleidings- en changetraject dat u voorstelt. Hou hier rekening met volgende bepalingen.
1. Voor FOD Financiën
De op te leiden groep personen voor alle beheersaspecten (‘beheerder’, ‘administrator’, ‘reporting’ etc) is een vijftigtal personen.
Er dient ook een Train The Trainer NL en FR voor onze interne opleiders en Business Partners (40-tal personen), zodat zij optimaal het learning tech ecosysteem leren benutten en dit ook zelf kunnen meegeven aan andere opleiders.
Er dient ook een change info sessie georganiseerd voor de Business Partners en andere stakeholders rond wat is een LXP, hoe decentraal opleiden, … deze info / change dient ook mee in rekening te worden gebracht bij de andere profielen (‘beheerder’, ‘administrator’, ‘reporting’, ‘opleider’ etc).
In de opleidingsaspecten zal change dus een rol moeten spelen, aangezien ook deze gebruikers een andere aanpak gewoon zijn. Voor reporting moet er ook gelet worden op de onervarenheid van onze organisatie om met een veelheid aan xAPI-statements en de bijhorende data om te gaan. Ook hier wordt ondersteuning verwacht.
In totaal zijn er 50 opleidingsdagen gepland voor alle verschillende groepen, talen en onderwerpen.
Tenslotte wensen we eveneens digitale leeroplossingen (via tutorials, video’s en e-learningmateriaal) die de werking van het ecosysteem uitleggen. Het moet gaan om digitale ondersteuning voor zowel de medewerkers, de managers als de trainers. Deze digitale leeroplossingen moeten zowel in het Nederlands, Frans als het Engels beschikbaar zijn binnen het ecosysteem.
Hieronder vindt u een samenvattende tabel van de groepen en de leerdoelstellingen. Wij verwachten een overzicht van het opleidings/informatietraject dat voor elk van deze groepen uitgewerkt wordt, evenals de eventuele bijkomende (digitale) ondersteuning. Het aantal dagen dat voor elke groep wordt voorzien, mag door de leverancier zelf bepaald worden, zolang zij binnen het maximum aantal dagen van 50 blijven.
Zoals reeds eerder aangehaald, betreft het hier de vraag tot een voorstel, dat binnen de voorzien pricing kan uitgevoerd worden. Bij de uitvoering van het project kan hiervan in onderling overleg worden afgeweken.
Doelgroep | Leerdoelstelling | Aantal deelnemers per taalrol |
Opleiding voor dossierbeheerders (en systeemadministratoren) | Na de opleiding kunnen de medewerkers hun platform(en) beheren, zodat ze optimaal gebruik kunnen maken van de veelheid aan functionaliteiten. De opleiding omvat ook een change-aspect waarbij de aanpak van een LXP en het belang van learner agency ook aan de dossierbeheerders wordt uitgelegd en meegegeven. | 20 FR + 20 NL |
Systeemadministratoren | Zij volgen de opleiding van de dossierbeheerders mee. Indien er echter extra functionaliteiten zijn die voor beheerders van het platform van belang zijn, voorziet de leverancier hiervoor een aparte opleiding. De opleiding kan ook door een tweetalige opleider (NL/FR) worden gegeven in het Frans aan de gehele groep admins. | 5 FR + 5 NL |
Informatiesessie voor BUPA’s en andere stakeholders | Na de sessie begrijpen de stakeholders : - Het verschil tussen LMS en LXP en het belang van een dergelijke omslag. - Welke rol zij als strategische partners kunnen spelen om deze change succesvol te maken. Interactiviteit en workshops zijn hier zeker een optie. De FOD Financiën beschikt ook over wooclap-licenties waar de leverancier gebruik kan van maken om interactiviteit op te zetten. | 50 FR + 50 NL |
Opleiding Train de Trainer voor de opleiders | Na de opleiding begrijpen de opleiders het belang en de voordelen van een LXP en learner centered opleidingsaanbod. Ze kunnen zelf een leerpad aanmaken en hier elementen aan toevoegen. Andere functionaliteiten van het platform die nuttig zijn voor hen leren ze ook hanteren. Ze kunnen deze kennis ook overdragen op anderen en krijgen hier de nodige tools en elementen voor aangereikt. | 20 FR + 20 NL |
Rapportering | De FOD Financiën beschikt over een cel PO- data. Zij moeten weten welke gegevens er op het platform beschikbaar zijn en hoe ze deze kunnen exploiteren, exporteren en visualiseren. | 3 FR + 4 NL |
Digitale leeroplossingen voor interne opleiders (via tutorials, video’s en e-learningmateriaal) | Na het opleidingstraject, kunnen interne opleiders zelf een leerpad aanmaken, competenties aan toekennen, leerinhouden toevoegen, … | Digitaal (onbeperkt) in het Nederlands, Frans en het Engels |
Na de opleiding begrijpen de opleiders het belang en de voordelen en sterktes van een LXP en het belang van een leerpad waarbij de deelnemer het leerproces in eigen handen neemt en een centrale(re) rol speelt. Interne opleiders kunnen deze kennis ook overdragen op anderen en krijgen hier de nodige tools en elementen voor aangereikt. | ||
Digitale leeroplossingen voor eindgebruikers, (interne medewerkers en managers (via tutorials, video’s en e- learningmateriaal)) | Na het opleidingstraject, zijn de externe eindgebruikers, de medewerkers en de managers in staat om opleidingsactiviteiten op te zoeken, zich in te schrijven voor een opleidingsactiviteit, een leerpad (voor zichzelf of de teamleden) aan te maken, het profiel | Digitaal (onbeperkt) in het Nederlands, Frans en het Engels |
weer te geven (van zichzelf of de teamleden), | ||
de competenties (van zichzelf of het teamlid) te | ||
evalueren en te beheren, leeractiviteiten aan te | ||
bevelen, eigen leeractiviteiten toe te voegen | ||
aan hun leerpad, leerinhouden te delen met | ||
anderen, beschikbare rapporten of dashboards | ||
te consulteren (van zichzelf of de teamleden), | ||
… in functie van hun rollen en rechten |
2. Voor FAVV
Het FAVV verwacht dat de dienstverlener de medewerkers, die instaan voor het beheer van de opleidingen, de juiste vorming biedt, zodat deze personen - na implementatie - in staat zijn om het ecosysteem zelfstandig te gebruiken, te beheren en gebruikers-gerelateerde problemen op te lossen.
De doelgroep, die specifiek op te leiden is via klassikale opleidingen, begeleidingssessies, coaching, … in alle aspecten van het beheer (in een rol van “systeembeheerder”, “opleidingsbeheerder”, “reporter”,
… ), bestaat uit ongeveer 10 personen van de interne opleidingsdienst en 5 SPOCs (de personen die deel uitmaken van het intern netwerk van opleidingsverantwoordelijken). Daar bovenop dienen 5 beheerders van de opleidingen voor BMO’ers (Belast Met Opdracht) opgeleid te worden voor het deel van het ecosysteem dat van toepassing is voor deze specifieke groep van eindgebruikers.
Het FAVV beschikt over een gedateerd systeem voor het beheer van haar opleidingen. Aangezien het nieuwe ecosysteem en de LXP-technologie een grote impact zal hebben op het opleidingsproces, wensen we de belangrijkste wijzigingen in het organiseren van opleidingen, de nieuwe rollen die er door ontstaan of verdwijnen, de organisatie van de opleidingsdienst, … op te nemen tijdens de opleidingen. Op het vlak van reporting en het beheren en analyseren van xAPI-data binnen een Learning Record Store (LRS), is onze organisatie onervaren en hebben we nood aan gepaste ondersteuning en opleiding.
In totaal zijn er 40 opleidingsdagen gepland voor alle verschillende groepen, talen en onderwerpen.
We wensen eveneens digitale leeroplossingen (via tutorials, video’s en e-learningmateriaal) die de werking van het ecosysteem uitleggen. Het moet gaan om digitale ondersteuning voor zowel de medewerkers, de managers als de trainers. Deze digitale leeroplossingen moeten zowel in het Nederlands, Frans als het Engels beschikbaar zijn binnen het ecosysteem.
Hieronder vindt u een samenvattende tabel van de groepen en de leerdoelstellingen. Wij verwachten een overzicht van het opleidingstraject dat voor elk van deze groepen uitgewerkt wordt, evenals de
eventuele bijkomende (digitale) ondersteuning. De duurtijd, die voor elke doelgroep wordt voorzien, mag door de leverancier zelf bepaald worden. Het betreft hier een vraag tot een voorstel, dat binnen het voorziene prijsvoorstel kan uitgevoerd worden.
Doelgroep en type ondersteuning | Hoofddoelstelling van de opleiding | Aantal deelnemers en taal van de ondersteuning |
Opleidingen voor opleidings- en systeembeheerders (via klassikale opleidingen, begeleidingssessies, coachings, …) | Na de opleiding kunnen deze medewerkers hun platform(en) beheren, zodat ze optimaal gebruik kunnen maken van de veelheid aan functionaliteiten. De opleiding omvat ook de grondige proceswijzigingen op het vlak van de organisatie en het beheer van opleidingen in het nieuwe ecosysteem. | 10 Nederlandstalige en 10 Franstalige medewerkers |
Opleidingen specifieke voor systeembeheerders (via klassikale opleidingen, begeleidingssessies, coachings, …) | Systeembeheerders volgen de opleidingen van de opleidingsbeheerders mee. Indien er echter extra functionaliteiten zijn die voor beheerders van het platform van belang zijn, voorziet de dienstverlener een aparte opleiding. | 5 Nederlandstalige en 5 Franstalige medewerkers |
Opleiding Train The Trainer voor de opleiders | Na de opleiding begrijpen de opleiders het belang en de voordelen van een LXP en learner centered opleidingsaanbod. Ze kunnen zelf een leerpad aanmaken en hier elementen aan toevoegen. Andere functionaliteiten van het platform die nuttig zijn voor hen leren ze ook hanteren. Ze kunnen deze kennis ook overdragen op anderen en krijgen hier de nodige tools en elementen voor aangereikt. | 20 Nederlandstalige en 20 Franstalige medewerkers |
Digitale leeroplossingen voor interne opleiders (via tutorials, video’s en e-learningmateriaal) | Na het opleidingstraject, kunnen interne opleiders zelf een leerpad aanmaken, competenties aan toekennen, leerinhouden toevoegen, … | Digitaal (onbeperkt) in het Nederlands, Frans en het Engels |
Na de opleiding begrijpen de opleiders het belang en de voordelen en sterktes van een LXP en het belang van een leerpad waarbij de deelnemer het leerproces in eigen handen neemt en een centrale(re) rol speelt. | ||
Interne opleiders kunnen deze kennis ook overdragen op anderen en krijgen hier de nodige tools en elementen voor aangereikt. | ||
Digitale leeroplossingen voor | Na het opleidingstraject, zijn de externe | Digitaal (onbeperkt) |
externe eindgebruikers, interne | eindgebruikers, de medewerkers en de | in het Nederlands, |
medewerkers en managers (via | managers in staat om opleidingsactiviteiten op | Frans en het Engels |
te zoeken, zich in te schrijven voor een | ||
opleidingsactiviteit, een leerpad (voor zichzelf of |
tutorials, video’s | en | e- | de teamleden) aan te maken, het profiel weer te | |
learningmateriaal) | geven (van zichzelf of de teamleden), de | |||
competenties (van zichzelf of het teamlid) te | ||||
evalueren en te beheren, leeractiviteiten aan te | ||||
bevelen, eigen leeractiviteiten toe te voegen | ||||
aan hun leerpad, leerinhouden te delen met | ||||
anderen, beschikbare rapporten of dashboards | ||||
te consulteren (van zichzelf of de teamleden), | ||||
… in functie van hun rollen en rechten |
E.2.3. Continued succes, user engagement, technische evolutie van het eco-systeem, technische ondersteuning. Dit betreft de ondersteuning na de voorlopige oplevering van de implementatie van het systeem
- Beschrijf welke opvolging en ondersteuning wij van u kunnen verwachten doorheen de gehele looptijd van het project, hoe dit concreet er uit zou zien en hoe deze ondersteuning een meerwaarde voor ons als klant betekent.Hoe helpt u er mee voor te zorgen dat dit project een succes wordt en blijft? Kortom, hoe borgt u mee ‘continued succes’ en helpt u ons ‘user engagement’ te meten en te stimuleren?
- Als leverancier van een innovatief L&D product, hebt u ongetwijfeld toegang tot experts en innovatoren binnen de L&D (tech) wereld. Indien zo, wie of wat verstaat u hieronder en hoe kunnen wij als klant hier mee van profiteren?
- Beschrijf de technical support die wij van jullie kunnen verwachten en hoe wij hier beroep op kunnen doen. Welke punten zijn eventueel uitgesloten van deze ondersteuning?
- Beschrijf hoe u ervoor zorgt dat uw platform mee blijft met de laatste ontwikkelingen en hoe wij daar als klant beroep op kunnen doen.
- Beschrijf welke ondersteuning u biedt tijdens de implementatie van toekomstige versies. Hoe ziet dit proces er uit? Hoe zorgt u ervoor dat de HR-beheerders van de het ecosysteem op de hoogte zijn van de laatste nieuwe ontwikkelingen van het platform en deze optimaal kunnen benutten?
U beantwoordt deze vragen per aanbestedende overheid. Sommige zaken mogen uiteraard overlappen of identiek zijn; Meer zelfs, dit wordt aangemoedigd, aangezien de geleverde kwaliteit equivalent dient te zijn.
E.2.4. Technische evolutie van het eco-systeem
Wat betreft de technische evolutie van het eco-systeem wordt deze geacht volledig gecoverd te zijn in de verschillende kostenposten van de prijstabel (zie infra ‘pricing’). De licentiekost, zoals deze in de prijstabel in het punt licentiekost wordt opgenomen, is een all-in prijs voor alle toekomstige versies van de producten die onder de aangekochte licenties vallen. Maar ook implementatie, opleiding, support, etc. dienen door de voorziene kostenposten gecoverd te zijn.
Concreet wil dit zeggen dat de kosten voor de licenties en de kosten voor ‘Continued succes’ het recht omvatten op alle toekomstige ontwikkelingen en evoluties binnen de aangekochte licenties, en alle bijhorende kosten dienen te dekken via een forfaitaire prijs – m.a.w. inclusief ter beschikking stellen, implementatie op het platform van de respectievelijke aanbestedende overheden, opleiding enz.
Nieuwe ontwikkelingen van de leverancier waarvoor aparte licenties zouden moeten aangekocht worden of ontwikkelingen binnen producten waarvoor de aanbestedende overheid geen licentie heeft aangekocht, vallen uiteraard buiten deze clausule (tenzij de leverancier dit anders aangeeft).
E.3. PROJECT TEAM
Voor deze opdracht moet de dienstverlener een contact- en back-up persoon aanstellen die de inschrijver vertegenwoordigt in zijn contacten voor elk van de gebruikende partij.
De inschrijver moet er rekening mee houden dat zijn projectteams zodanig zijn samengesteld dat de uitvoering voor de verschillende aanbestedende overheden geheel of gedeeltelijk gelijktijdig kan worden uitgevoerd.
Beschrijf voor elk van de aanbestedende overheden het projectteam waarmee u dit project zal realiseren.
- Volgende competenties zijn verplicht. Deze kunnen verdeeld worden over het projectteam:
o Ervaring in changemanagement. Minimaal één van de begeleide changetrajecten was er één waarbij een organisatie omschakelde van een traditioneel centraal aangestuurd opleidingsbeheersysteem via traditionele LMS, naar een LXP met de medewerker en zijn leerdoelstellingen centraal
o Ervaring met het begeleiden en opzetten van data-analyse op basis van de extra data die er zal gegenereerd worden binnen dit nieuwe learning tech ecosysteem.
o Technische expertise en ervaring met het genereren en opzetten van xAPI- statements van video, e-learning, …
o Opleidingen en ondersteuning dienen voorzien te worden in het Nederlands en het Frans.
FOD Financiën stelt verder nog volgende bijkomende eis aan de projectleider voor zijn project:
De projectleider voor de FOD Financiën moet minstens eenmaal een implementatie van vergelijkbare omvang (minimaal 10.000 eindgebruikers op het platform) te hebben geleid. Het platform diende ook een opleidingsbeheerplatform (LMS-functionaliteiten), LXP-front end en uitgebreide reportingfunctionaliteiten te bevatten.
Voor elk lid van het voorgestelde projectteam wordt een CV (cf. BIJLAGE F.10. en F.11.) meegestuurd. Het geheel van de verschillende cv's illustreert ten minste de bovenvermelde punten.
E.4. DATA MIGRATIE: UITSLUITEND VOOR FOD FINANCIËN
Data migratie: De huidige gegevens van de LMS-omgeving moeten worden overgebracht naar het nieuwe LMSLXP-ecosysteem. Alle huidige gegevens moeten worden bewaard, inclusief, maar niet beperkt tot gebruikersgegevens en leergeschiedenis, cursussen en cursusinhoud, testresultaten, feedbackformulieren + antwoorden.
De huidige LMS-provider van de FOD Financiën is Syfadis. Bij migratie naar een nieuwe oplossing, is deze gebonden aan volgende voorwaarden:
Omkeerbaarheidsdienst aangeboden aan het einde van het contract voor de migratie naar een andere oplossing:
- Back-up van de SQL Server-database van de SQL Server-database van Syfadis Suite
- sftp toegang tot het bestandssysteem waar de gebruikersgegevens zijn opgeslagen
- Syfadis Suite configuratiebestanden
- Een back-up van de inhoud die in de studio aanwezig is.
Naar alle waarschijnlijkheid zullen deze back-upbestandsformaten nog moeten aangepast worden, opdat deze kunnen geïntegreerd worden in de database van de leverancier. De leverancier voorziet hiervoor de nodige tijd en middelen in zijn offerte en projectaanpak.
E.5. SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) EN ONDERHOUD
E.5.1. SLA
Aan elke aanbestedende overheid wordt een ticketing platform ter beschikking gesteld waartoe bepaalde medewerkers van iedere aanbestedende overheid toegang hebben. Problemen, verzoeken om aanvullende informatie, etc. kunnen hier per ticket worden aangemaakt en bijgehouden. Tickets kunnen worden ingedeeld op basis van ten minste de volgende drie prioriteiten:
Ticket | Gegarandeerde interventietijd | Tijd vooraleer ticket opgelost dient te zijn |
Blokkerend | 2 uur | 4 uur |
Majeur | 4 uur | 2 werkdagen |
Mineur | 12 uur | 10 werkdagen |
Blokkerend: essentiële functies van het learning tech ecosysteem kunnen niet worden gebruikt: hier bedoelen we mee: geen toegang tot het platform (LMS of LXP), medewerkers kunnen zich niet aanmelden, Dossierbeheerders kunnen geen medewerkers inschrijven voor opleidingen, Dossierbeheerders kunnen opleidingen niet beheren (creëren, wijzigen, ...).
Majeur: Ieder niet operationele functionaliteit m.b.t. het learning tech eco-systeem met een negatieve impact als gevolg (= probleem met reporting en opvolging van onze opleidingen, meldingen en uitnodigingen kunnen niet verstuurd worden, aanwezigheden kunnen niet geëncodeerd worden, …) maar de algemene werking (opleidingsbeheer en opvolging) niet belemmert.
Mineur: overige (dat niet onder Majeur of Blokkerend valt).
Gegarandeerde interventietijd : de aanbieder start op zijn minst de opvolging van het aangemaakte ticket door deze alvast toe te wijzen.
Oplossing van een ticket: het probleem is opgelost en het platform is weer operationeel. Een workaround, die een negatief effect heeft op de prestaties van het systeem of op onze interne werking, is niet voldoende om het probleem als opgelost te beschouwen. Een ticket met prioriteit Blokkerend kan naar een probleem Majeur of Mineur gaan. De starttijd van het probleem blijft echter die van wanneer het originele ticket werd aangemaakt. In het geval van een incident van het type Blokkerend of Majeur, houdt dit de oplossing van het probleem in zodanig dat het systeem terug werkt zoals voorheen, in het geval van een mineur incident, waaronder ook een vraag tot inlichting kan verstaan worden, betekent dit minimaal dat het ticket beantwoord is en afgesloten kan worden
De termijnen voor het oplossen van gemelde problemen beginnen te lopen vanaf de datum en het tijdstip van verzending van het ticket (wanneer het probleem in het ticketsysteem werd geregistreerd). Om in aanmerking genomen te kunnen worden voor het toepassen van de sancties gelden de tijdvensters van
8.00 uur tot 18.00 uur (Belgische tijd).
Voorbeeld :
Melding van een Blokkerend probleem om 14u00 het eerste antwoord dient ten laatste voor 16u00 en de oplossing ten laatste voor 18u00.
Melding van een Blokkerend probleem om 17u het eerste antwoord dient ten laatste de dag nadien voor 09u00 en de oplossing ten laatste de dag nadien voor 11u00.
Indien de in de SLA vastgelegde gegarandeerde responstijd niet wordt gerespecteerd, wordt een sanctie toegepast (zie punt D.12.2.) De FOD Financiën heeft niet de bedoeling om de kosten te verminderen door middel van sancties, maar om de contractant aan te moedigen alle overeenkomsten na te leven, zodat de dienstverlening altijd gegarandeerd is.
Iedere aanbestedende overheid ontvangt maandelijks een rapport over de beschikbaarheid van het platform. Om de werkingstijd te berekenen, kan de tijdspanne 00h - 3h (Belgische tijd) uit de berekening worden verwijderd.
E.5.2. Maintenance
Maintenance gebeurt bij voorkeur buiten het tijdsslot 8u – 17u CET. Dringend maintenance tijdens dit tijdsslot kan enkel na voorafgaandelijk akkoord door de betrokken aanbestedende overheid. Dit akkoord dient minimaal 48u voor aanvang van de onderhoudswerken te worden aangevraagd.
Wat de technische implementatie betreft, in een SaaS-modus en om de ISO 27001 naleving te garanderen, worden de installatieprocedures volledig beheerd door de hosting service partner. Als onderdeel van hun kwaliteitsproces zijn hun procedures volledig gedocumenteerd en beschikbaar op verzoek, zij het strikt vertrouwelijk.
E.5.3. Einde CONTRACT
In het kader van een migratie van de geïntegreerde tool naar een nieuwe oplossing, beschrijf de uitwisselingsformaten en het geheel van de gegevens, inclusief de metadata die ter beschikking zal gesteld worden van de aanbestedende overheden. Beschrijf hier de door jullie voorziene ondersteuning en geschatte overdrachtstermijn. De eventueel bijhorende kosten dienen ingevuld te worden in de prijstabel (zie infra).
Minimaal dienen gebruikersgegevens en leergeschiedenis, cursussen en, testresultaten, feedbackformulieren + antwoorden ter beschikking worden gesteld in een importeerbaar formaat.
E.6. BESCHRIJVING VAN DE VERWACHTE FUNCTIONALITEITEN
E.6.1. Inleiding : Hoe de verschillende tabellen met functionaliteiten lezen, begrijpen en invullen.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de lijst van de functionaliteiten niet moet worden beschouwd als zijnde exhaustief of maximaal. De functionaliteiten waaraan de tool minimaal moet voldoen worden vermeld en opgelijst in de tabellen hieronder.
De inschrijver dient aan alle verplichte functionaliteiten te voldoen. Daarom is in de bijlage een extra kolom toegevoegd aan onderstaande tabellen. Deze kolom kan dan ook gezien worden als een checklist. De offerte van de inschrijver die niet op alle verplichte functionaliteiten “ja” antwoordt, wordt als onregelmatig beschouwd omdat ze niet voldoet aan de minimumvereisten van de technische voorschriften.
De inschrijver dient daarom de tabellen in bijlage F.6. + F.7. + F.8. + F.9. in te vullen.
Tenslotte is ook nog een reeks niet essentiële functionaliteiten die als toegevoegde waarde worden beschouwd. Deze worden opgenomen in het punt ‘Gunningscriteria’ (zie punt C.3.5.).
E.6.2. LMS + LXP (Experience tracking + Content brokering + Learner profiles)
LMS | |
Essentiële vereiste + beschrijving | |
Beheer van klassikale bijeenkomsten (ILT – Instructor led training) | |
1. Mogelijkheid om meerdere opleiders te kunnen toewijzen aan één klassikale bijeenkomst (ILT) | Must |
2. Een locatie kunnen toewijzen aan een klassikale bijeenkomst (ILT) | Must |
3. Zoekfunctie (Locatie/deelnemer/datum/opleiding/…) | Must |
4. Niet blokkerende waarschuwing (soft warning) wanneer een gebruiker ingeschreven wordt voor twee verschillende ILT die plaatsvinden op hetzelfde moment. | Must |
Meldingen : hieronder vindt u een lijst van onderwerpen waarvoor een melding automatisch moet kunnen verstuurd worden én de bestemmelingen die moeten kunnen ingesteld worden als automatische bestemmelingen van deze meldingen (vanaf punt 6) | |
5. Relevante meldingen bevatten ook een .ics bestand. De gebruiker kan dit dan vervolgens koppelen aan de outlook kalender. | Must |
6. Aanvraag inschrijving voor opleiding (Inhoud kan verschillen op basis van leermethode Klassikaal, digitaal, …) Bestemmeling : Chef en Aanvrager. | Must |
7. Bevestiging Aanvraag (Is geaccepteerd of geweigerd) Bestemmeling: aanvrager en leidinggevende | Must |
8. Bevestiging inschrijving voor bepaalde opleiding. Bestemmeling: aanvrager en leidinggevende | Must |
9. Uitnodiging voor een opleiding (Inhoud kan verschillen op basis van leermethode Klassikaal, Webinar, E-learning, Blended) Bestemmeling: Cursist en opleider | Must |
10. Herinnering x dagen (aantal dagen kan door HR aangepast worden) voor start van de opleiding met info uit de uitnodiging Bestemmeling: Cursist en opleider | Must |
11. Opleiding werd gewijzigd (bv. datum, lesgever, zaal, …). Bestemmeling: Cursist en opleider | Must |
12. Opleiding werd geannuleerd Bestemmeling: Cursist en opleider | Must |
13. Uitnodiging om een evaluatie (survey) van de opleiding in te vullen Bestemmeling: Cursist | Must |
14. Herinnering x dagen (aantal dagen kan door HR aangepast worden) na uitnodiging om een evaluatie (survey) van de opleiding in te vullen. Bestemmeling: Cursist | Must |
15. U staat op de wachtlijst van opleiding X Bestemmeling: Cursist | Must |
16. Plaats beschikbaar voor opleiding waarvan u op de wachtlijst staat. Bestemmeling: Cursist | Must |
17. In app melding en/of push melding: U bent lid geworden van een community / forum Bestemmeling: Moderator, lid | Must |
18. In app melding en/of push melding: Reactie/Vraag gepost Bestemmeling: Moderator, member | Must |
Invulvelden | |
19. Duurtijd (aantal dagen, aantal uren, …) | Must |
20. Beschrijving opleiding (leerobjectieven, vereiste voorkennis, certificatie, …) | Must |
21. Taal (zonder meertalige opleidingen uit te sluiten, bijvoorbeeld: een tweetalige klassikale bijeenkomst met onderdelen in het Frans en Nederlands) | Must |
22. Zichtbaarheid bepalen van de opleidingscatalogus (iedereen van de organisatie, specifieke diensten, groepen, deelnemerslijsten) | Must |
23. Inschrijvingsmodaliteit instelbaar per opleiding : mogelijkheid om te bepalen of inschrijvingen gebeuren via front office (door de medewerker zelf via de catalogus) of via de back office (inschrijvingen door HR) | Must |
24. Sessie ID* (= code, naam, nummer, …) *Sessie = de verzameling van bijeenkomsten (klassikaal en/of digitaal) waaruit de opleiding bestaat. | Must |
25. Één of meerdere opleiders | Must |
26. Locatie en zaal | |
27. Datum | Must |
28. Aanvangs- en einduur | Must |
29. Capaciteit | Must |
Content Management | |
30. Creatie en beheer van ILT (= Instructor Led Training) gebeurtenissen, zoals klassikale bijeenkomsten, workshops, seminaries. | Must |
31. Creatie en beheer van digitale opleidingen | Must |
32. Creatie en beheer van blended / hybrid content. | Must |
33. Creatie en beheer van gepersonaliseerde leerpaden. | Must |
34. Beheer van niet-interactieve inhoud (pdf, powerpoint, checklists, …) | Must |
35. Beheer van gepersonaliseerde tevredenheids- en impact enquêtes (beheer = aanmaken, wijzigen, verwijderen + bepalen van verzendingsmodaliteiten, evenals visualiseren van de enquêteresultaten) | Must |
36. Beheer van sjablonen / templates voor opleidingen en leerpaden en/of mogelijkheid om modules, klassikale opleidingen, leerpaden, … te dupliceren. | Must |
37. Het learning tech eco-systeem voor het creëren van cursussen kan de inhoud van verschillende bronnen / providers (intern of extern, met of zonder abonnement) beheren en weergeven. | Must |
38. Gebruikers kunnen inhoud toevoegen aan de catalogus van het leerplatform. | Must |
39. De gebruikers kunnen niet-verplichte en verplichte inhoud duidelijk van elkaar onderscheiden. | Must |
AI : taxonomie, classificatie en tagging | |
40. De LXP beschikt over AI die het manueel taggen of classificeren van content overbodig maakt. Er wordt m.a.w. gebruik gemaakt van automatisch classificatie d.m.v. AI ( = het automatisch | Must |
classificeren van documenten, afbeeldingen, audiobestanden en video's in taxonomieën of het toewijzen van de juiste specifieke metagegevens) zodat de content kan teruggevonden worden door gebruikers, maar ook gebruikt kan worden door de AI voor het maken van gepersonaliseerde suggesties. | |
Creatie van opleidingen | |
41. Inhoud publiceren afkomstig van verschillende authoring tools. | Must |
42. Het platform biedt een curatiefunctie (curation tool) voor bevoegde gebruikers om content in de catalogus te promoten vanuit zowel interne als externe bronnen. | Must |
43. Opleidingen aanmaken, bewerken, annuleren, kopiëren en verwijderen | Must |
44. De makers van de opleidingen kunnen de lijst van reeds bestaande opleidingen, modules, klassikale bijeenkomsten en leertrajecten raadplegen en deze vervolgens dupliceren, waarbij elk veld individueel kan worden aangepast / foutcontroles worden uitgevoerd. | Must |
45. Tevredenheid enquêtes / surveys kunnen automatisch gekoppeld worden aan de leerinhoud. | Must |
Evaluatie en Feedback | |
46. Gebruikers kunnen op intuïtieve wijze de kwaliteit van leercontent beoordelen (bijvoorbeeld: beoordeling d.m.v. toekennen aantal sterren) | Must |
47. Enquêtes/surveys kunnen manueel verstuurd worden naar alle gebruikers of specifieke groepen van gebruikers. | Must |
48. Gebruikers kunnen inhoud rapporteren aan de administrators van het platform. | Must |
Platform | |
49. Mogelijkheid om verschillende rollen en hun rechten binnen het platform te definiëren: admin, trainer, gebruiker, manager, ... | Must |
50. Meertalig Front End ( interface medewerker / cursist (LXP)) : Nederlands, Frans, Duits | Must |
51. Meertalig Back end (interface beheerders opleidingscatalogus (LMS)) : Nederlands, Xxxxx Xxxxx: optioneel | Must |
52. Single sign-on (SSO) | Must |
53. Mogelijkheid om externe gebruikers een beveiligde toegang te verlenen tot het platform. | Must |
54. Het is mogelijk de look en feel van het platform te personaliseren naargelang het gebruikersprofiel. | Must |
55. Multi-tenant opties. | Must |
56. Toegankelijk en vlot navigeerbaar via (mobile) devices. (= Responsive design) | Must |
57. De oplossing beschikt over twee omgevingen. De eigenlijke productie-/live omgeving én een acceptatieomgeving waar functionaliteiten en parameters uitgetest en aangepast kunnen worden zonder een impact te hebben op de productie-/liveomgeving. | Must |
Aanbieders en opleiders | |
58. Leerinhoud van derde partij aanbieders kan via het platform beschikbaar gesteld worden. | Must |
Opzoekfunctionaliteiten | |
59. De eindgebruiker heeft toegang tot alle content m.b.t. zijn/haar functie en rol. | Must |
60. De catalogus kan worden gefilterd op formaat (bijv. trainingsmethode), taal, populariteit, onderwerp/thema. | Must |
61. Het platform beschikt over een navigatiebalk met zoekmotor die toelaat de volledige catalogus te doorzoeken en doorheen het platform altijd op dezelfde plaats beschikbaar is. | Must |
62. Gebruikers kunnen hun kalender met geplande leeractiviteiten raadplegen. | Must |
63. Iedere opleiding, leerpad heeft een eigen introductiepagina zichtbaar voor de gebruikers om er meer over te weten te komen. | Must |
64. Gebruikers krijgen opleidingssuggesties op basis van hun functie, verklaarde/verworven vaardigheden of interesses. | Must |
65. De gebruiker kan zelf voorkeuren instellen (onderwerpen, leermethodes...) waarmee rekening zal worden gehouden bij het voorstellen van opleidingen. | Must |
66. Gebruikers krijgen suggesties over opleidingen gebaseerd op eerder gevolgde opleidingen en hun vooruitgang voor deze opleiding. | Must |
Sociale interacties | |
67. Gebruikers kunnen hun favoriete opleidingen / leerinhoud bewaren en terugvinden binnen het leerplatform. | Must |
68. De vooruitgang van een opleiding wordt bijgehouden en gebruikers worden beloond voor elke prestatie (betrokkenheid stimuleren / engagement mechanisme). | Must |
69. Gebruikers kunnen comments posten en delen bij de verschillende leerpaden en opleidingen. | Must |
70. Gebruikers kunnen de verschillende leerpaden en opleidingen ‘leuk vinden’ en ‘niet leuk vinden’. (bv. ‘like knop’, star rating) | Must |
71. Gebruikers kunnen leerinhoud en opleidingen delen met andere gebruikers. | Must |
Gebruikersbeheer | |
72. Aanmaken van gebruikersgroepen op basis van afdeling, gebruikersrollen, functierollen, functies en vaardigheden. | Must |
Gebruikersbeheer - deelname | |
73. Beheer aanwezigheid/afwezigheid voor één enkele gebruiker en een groep gebruikers | Must |
74. Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx (bv: .pdf) | Must |
75. Certificaten kunnen automatisch of handmatig worden gekoppeld aan gebruikersprofielen nadat gebruikers een opleiding/leertraject hebben doorlopen en/of een test hebben afgelegd. Het platform moet ook de opvolging en vernieuwing van certificaten toelaten. | Must |
Gebruikersbeheer - profiel | |
76. Functietitel | Must |
77. Contact informatie | Must |
78. Team | Must |
79. Reporting line (manager) | Must |
80. Locatie – Regio | Must |
81. Foto | Must |
82. Expertisedomeinen | Must |
83. Interessedomeinen | Must |
84. Velden die kunnen worden aangepast aan de behoeften van elke deelnemer aan de aanbesteding die hen toelaat aanvullende informatie toe te voegen met betrekking tot het gebruikersprofiel (bv. ID- nummer, werkregime, taal, ...). | Must |
Gebruikersbeheer - Inschrijving | |
85. Administrator/beheerder kan gebruikers inschrijven | Must |
86. Gebruikers kunnen zichzelf inschrijven | Must |
87. Managers kunnen hun teamlid inschrijven voor een opleiding en een inschrijvingsbevestiging of - weigering krijgen (i) | Must |
88. HR (= beheerders van opleidingscatalogus) kan een inschrijvingsverzoek krijgen en deze valideren of weigeren (ii) | Must |
89. Het validatieproces (zoals beschreven in de twee lijnen hierboven, aangeduid door (i) en (ii)) kan door de klant worden ingesteld en gewijzigd. | Must |
90. Het validatieproces (goedkeuring van de manager) kan per individuele opleiding worden in- of uitgeschakeld. | Must |
91. Bulkupload van de in te schrijven gebruikers met behulp van CSV-bestanden. | Must |
92. Groepsinschrijving | Must |
93. Inschrijven en uitschrijven op de wachtlijst door HR | Must |
94. Inschrijven en uitschrijven op de wachtlijst door gebruiker | Must |
Workflow en meldingen | |
95. Automatisch gegenereerde e-mails, afhankelijk van de status van de opleiding en de actie van de gebruiker: bevestiging van de inschrijving, inschrijving... | Must |
96. Administrator/beheerder kunnen aangepaste e-mails en informatie sturen. | Must |
97. Het is mogelijk e-mail sjablonen/templates te personaliseren. | Must |
98. Opstellen van e-mails op basis van de datum en de triggers voor voltooiing (bv. vervaldatum van een opleiding, inschrijvingsdatum, nog niet begonnen, ...) voor een bepaalde groep (HR, Learner...) | Must |
99. In-app meldingen in het platform (bv. een opleiding in de verlanglijst van een gebruiker is bijgewerkt) | Must |
100. Beheerder (HR) heeft interface voor het beheer van de e-mails en in apps meldingen | Must |
101. Beheerder (HR) heeft overzicht van historiek van verzonden meldingen + tijdstip van verzending. | Must |
E.6.3. Auto-competentie-inschatting (Competency infrastructure)
Competency infrastructure | |
Essentiële vereiste + beschrijving | |
Competenties | |
102. Op organisatie niveau en op team niveau is het mogelijk een gap-analyse uit te voeren. | Must |
103. Vaardigheden en competenties (= competentie + competentie niveau + ‘gedragsindicatoren’) van uit onze woordenboek toevoegen door HR, is mogelijk. | Must |
104. Eenvoudige invoer van onze competentieprofielen voor elke functie door HR | Must |
105. Mogelijkheid om de competentieprofielen te actualiseren door HR | Must |
106. Elke medewerker kan zichzelf beoordelen op basis van het competentieprofiel dat hem is toegewezen en dit voor iedere competentie die erin werd opgenomen. | Must |
107. Individueel gebruikersniveau: Visualisatie van de ‘kloof’ tussen de aan de gebruiker toegekende competentieprofielen inclusief het behaalde zelfevaluatie niveau per competentie. | Must |
108. Competenties kunnen ingeschaald worden volgens 4 niveaus (+ niveau 0) met bijhorende omschrijving van de gewenste gedragscomponenten die moeten aanwezig zijn om aan een niveau te voldoen (bijvoorbeeld: volledig afwezig (niveau 0/geen inschaling), beginner, gevorderd, expert, specialist). | Must |
109. Zoek- en rapportagemogelijkheid om gebruikers met een bepaald niveau van een bepaalde competentie terug te vinden. | Must |
E.6.4. Dashboards en Rapportering
Dashboards & Rapportering | |
Essentiële vereiste + beschrijving | |
Dashboards | |
110. Opleiders kunnen een specifiek panel/overzicht hebben om de opleiding die ze geven op te volgen (bv. vorige lessen, aankomende lessen, deelnemerslijsten, beheer van afwezigheid/aanwezigheid, evaluatieformulieren, contact met hun cursisten, ...). | Must |
111. Cursisten kunnen hun voortgang zien m.b.t. de verschillende elementen van de opleiding en wat er nog gepland is de komende dagen, enz. | Must |
112. Cursisten kunnen een visualisatie van hun vaardigheden op hun dashboard hebben. | Must |
113. Managers kunnen de opleidingen van hun team zien – zowel de reeds gevolgde als geplande opleidingsonderdelen. | Must |
114. Managers hebben een overzicht van de nog goed te keuren inschrijvingsverzoeken van hun team. | Must |
Rapportering | |
115. Acties en contentgebruik van gebruikers op het LMS/LXP platform kan worden opgevolgd. | Must |
116. Acties en contentgebruik via derde partij websites door gebruikers kan worden opgevolgd aan de hand van (x)API, SCORM, etc. …. | Must |
117. Algemene reporting: Totaal aantal uren opleiding georganiseerd. | Must |
118. Algemene reporting: Totaal aantal uur opleiding gevolgd / voltooid (offline + online) | Must |
119. Algemene reporting: Aantal georganiseerde uren opleiding vs. Aantal gevolgde / voltooide uren opleiding (in %). | Must |
120. Dashboards gebaseerd op specifieke rollen / profielen. | Must |
121. Specifieke gegevens / data kan geselecteerd worden om vervolgens geëxporteerd te worden naar het gewenste formaat (de mogelijkheid om te kunnen exporteren via CSV is verplicht). | Must |
122. Mogelijk om zelf gepersonaliseerde dashboards aan te maken en te beheren. | Must |
E.6.5. Technische specificaties
Technische specificaties | |
Essentiële vereiste + beschrijving | |
Security: Deze vereisten zijn de minimumeisen. U kunt een gelijkwaardig alternatief voorstellen met motivatie. Dit alternatief kan echter door de ICT-dienst als niet gelijkwaardig of onvoldoende worden beoordeeld. | |
123. Conform de beveiligingseisen van de Federale Overheidsdienst FINANCIËN : De eisen zijn conform het document FISP Cloud Security Matrix Categorie 1 (extra documentatie opvraagbaar indien gewenst). Belangrijke basis hiervoor is certificatie op de volgende gebieden: ISO/IEC 27001: Minimaal vereist ISO/IEC 27018: Optioneel nodig afhankelijk van implementatie en/of: ISAE 3402 Essentieel igv SAAS | Must |
124. Conform de software architectuur van de Federale Overheidsdienst FINANCIËN : Voor een SAAS-toepassing is het vooral de interface van het systeem met de buitenwereld relevant. Lijst daarom op welk type en versie van Webbrowsers ondersteund worden. Beschrijf uw interne bestandsoverdracht, deze dient conform SAML, SSO en MFA te zijn. | Must |
125. Moet voldoen aan de EU-wet inzake Data-privacy: In casu betekent dit de inschrijver moet de GDPR naleven: Omdat er sprake is van verwerking persoonsgegevens, bijvoorbeeld ten behoeve van inloggen en/of registratie, dient de verwerking van gegevens plaats te vinden binnen de Europese Ruimte en dient de Verwerkersovereenkomst (zie bijlage 12) ondertekend te worden voor akkoord, conform de eisen van GDPR. De firma garandeert een product en dienstverlening conform GDPR (‘GDPR by design’). De aanbestedende overheden dragen de verantwoordelijkheid er over te waken dat de medewerkers de oplossing verantwoord en GDPR compliant gebruiken. | Must |
126. FOD Financiën volgt de ISO 27001 en GDPR : Leverancier moet aantoonbaar Compliant zijn hieraan. | Must |
127. Transport-layer: tenminste TLS 1.2 of hoger wordt ondersteund. | Must |
128. SAML 2.0 of hoger. Toekomst: Oauth / andere, enkel mogelijk mits goedgekeurd voor overheidsgebruik door de NSA | Must |
129. Encryptie: Tenminste gelijkwaardig aan AES256 en/of goedgekeurd voor overheidsgebruik door de NSA. | Must |
Architectuur: Deze vereisten zijn de minimumeisen. U kunt een gelijkwaardig alternatief voorstellen met motivatie. Dit alternatief kan echter door de ICT-dienst als niet gelijkwaardig of onvoldoende worden beoordeeld. | |
130. Het systeem sluit aan op de business-architectuur van centraal departement met ondersteunende entiteiten. | Must |
131. Het systeem sluit aan op reeds bestaande fundamenten en standaarden als G-Cloud (Office 365) en SeCaas. | Must |
132. Qua data-architectuur is datamodel beschikbaar hetwelk wordt onderhouden door de Leverancier/Provider. | Must |
Service level | |
133. 99.6% (uptime) van het platform | Must |
134. Performance : de verbindingstijd om een pagina te laden is minder dan 2 sec (niet van toepassing voor pagina's die gekoppeld zijn aan het downloaden van rapporten) | Must |
135. Mogelijkheid om dagelijks een geautomatiseerde data export en import in te stellen (via SFTP of equivalent). | Must |
Backup | |
136. Eén volledige backup per week + 6 incrementele dagelijkse backups | Must |
137. Backup wordt 4 weken bewaard | Must |
138. Offsite Backup | Must |
139. Hotbackup van de databases | Must |
140. Disc backup: duplication via RAID | Must |
Standards | |
141. SCORM (1.2 & 2004) | Must |
142. xAPI | Must |
143. LTI | Must |
144. Microsoft Office Authoring Tools (.ppt, .xls, …) | Must |
145. Video formaat .mp4 | Must |
146. Video formaat.mov | Must |
147. Video formaat.wmv | Must |
148. Audio formaat.avi | Must |
149. Audio formaat.mp3 | Must |
150. Foto formaat.GIF | Must |
151. Foto formaat.jpg | Must |
152. Foto formaat.png | Must |
153. Iframe embed | Must |
154. Ebook .pdf | Must |
Deze opdracht kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIEN, die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL,
Ondertekend
Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxx
Vice-eersteminister en Minister van Financiën, belast met de Coördinatie van de fraudebestrijding
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier
2. Buitenlandse firma – Vaste inrichting
3. Hoe het UEA invullen en downloaden
4. Model voor het selectiecriterium met betrekking tot de technische en professionele geschiktheid van de inschrijvers
5. Gunningscriteria ‘Tabel met de bijkomende functionaliteiten’
6. Tabel met de verwachte functionaliteiten : LMS + LXP (Experience tracking + Content brokering + Learner profiles)
7. Tabel met de verwachte functionaliteiten: Auto-compententie-inschatting (Competency infrastructure)
8. Tabel met de verwachte functionaliteiten: Dashboards en Rapportering
9. Tabel met de verwachte functionaliteiten: Technische specificaties
10. Template voor de CV van de project managers.
11. Template voor de CV van de project medewerkers
12. Verwerkersovereenkomst
13. Model voor het stellen van vragen
14. Artikel 9 en 10 van de codex over het welzijn op het werk
F.1. OFFERTEFORMULIER
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
Bestek: S&L/DA/2020/023
Openbare procedure voor het implementeren van een learning tech eco system (waaronder LMS- en LXP-modaliteiten) voor verschillende openbare instellingen
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postnr. en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw1:
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postnr. en gemeente)
(land)
1 De niet correcte vermelding schrappen.
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de omschreven diensten tegen de hieronder vermelde prijzen:
Levering van een cloud-softwarepakket voor de implementatie van van een learning tech eco system voor verschillende openbare instellingen | ||||||
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
Aandachtspunten FOD Financiën : Zie E.4. | 1 | |||||
Data Migratie : Uitsluitend voor FOD Financiën | Prijs FOD Financiën | |||||
Aandachtspunten FAVV: | ||||||
Globale forfaitaire prijs | Het FAVV voorziet geen data- migratie vanuit het bestaande HRM-systeem (DeBOHRA) naar het nieuwe ecosysteem. | |||||
Totale prijs (I) | ||||||
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
Implementatie en uitrol van het Learning Tech Eco-systeem (inclusief acceptatieplatform), zie hiervoor E.1 en met ondersteuning zoals gevraagd in de introductie van punt E.2 en meer in detail in de punten E.2.1. en E.2.2. In deze prijs zit ook inbegrepen : verblijfs- en reiskosten voor opleidingen, vergaderingen, enz. die allen doorgaan in de lokalen van de aanbestedende overheden (in Brussel) Globale forfaitaire prijs | Specifieke aandachtspunten FOD Financiën : Zie E.1 (acceptatieplatform, opzetten dagelijkse export, …), E.2.1 en E.2.2 secties FOD FIN Prijs FOD Financiën | 1 | ||||
Specifieke aandachtspunten FAVV: Zie E.2.1 en E.2.2 secties FAVV Prijs FAVV | 1 | |||||
Totale prijs (II) |
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Forfaitaire eenheidsprijs voor een jaar (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Forfaitaire eenheidsprijs voor een jaar (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
Continued succes, user engagement, technische evolutie van het eco-systeem, technische ondersteuning zoals door de leverancier beschreven op basis van de bevraging in punt E.2.3 (en E.2.4, indien de licentiekosten niet de implementatie en support voor toekomstige versies omvatten) Jaarlijks forfaitair bedrag (vanaf de voorlopige oplevering van het gehele ecosysteem tot einde contract) | Prijs FOD Financiën | 6 | ||||
Prijs FAVV | 5.5 | |||||
Totale prijs (III) |
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Forfaitaire eenheidsprijs voor een jaar (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Forfaitaire eenheidsprijs voor een jaar (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
De licentiekosten voor alle licenties die nodig zijn om het learning tech eco-systeem op te zetten en te exploiteren, met inbegrip van alle aspecten zoals gevraagd in de verwachte functionaliteiten (zie punt E.6.), een acceptatieplatform en die functionaliteiten waarvoor de leverancier de implementatie in het eco-systeem bevestigd heeft via annex F.5. “Gunningscriteria: tabel voor bijkomende functionaliteiten”. Jaarlijks forfaitair bedrag | Aandachtspunten FOD Financiën : De FOD Financiën koopt licenties aan voor een ecosysteem voor 22.000 eindgebruikers (op jaarbasis). Prijs FOD Financiën | 6,5 | ||||
Aandachtspunten FAVV: FAVV koopt licenties aan voor een ecosysteem voor 2.100 eindgebruikers (op jaarbasis). Prijs FAVV | 6 | |||||
Totale prijs (IV) |
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Forfaitaire eenheidsprijs voor een mandag (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Forfaitaire eenheidsprijs voor een mandag (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
Ontwikkelingen, consultancy, licenties of integraties op maat (cf. toekomstige integratie persopoint of andere wijzigingen in personeelsbeheer waarbij het eco-systeem een rol kan spelen) (Zie punt E.1.1.2. Inerface en data-uitwisseling met andere applicaties) : In kolom (1) dient de prijs opgegeven te worden voor één mandag. In het kolom 4 is geschat plafondbedrag - uitgedrukt in mandagen - dat de deelnemende overheden voorzien voor deze post, doorheen de gehele looptijd van dit contract voor diensten gelinkt aan het eco-systeem maar exclusief aan alle eerder of verder genoemde punten. Er is geen gegarandeerde minimumafname. | Prijs FOD Financiën | 125 | ||||
Prijs FAVV | 78 | |||||
Totale prijs (V) |
Dienst | Deelnemer aan de aanbesteding | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) excl. BTW in cijfers (1) | Bedrag van de verschuldigde BTW (2) | Globale forfaitaire prijs (alle kosten inbegrepen) incl. BTW in cijfers (3) = (1) +(2) | Aantal eenheden (4) | Totaal in cijfers (5) = (3) x (4) |
Overdracht gegevens einde contract (zie punt E.5.3. Einde contract) Globaal forfaitair bedrag | Prijs FOD Financiën | 1 | ||||
Prijs FAVV | 1 | |||||
Totale prijs (VI) |
TOTAALPRIJS VAN DE OFFERTE : (I) + (II) + (III) + (IV) +(V) + (VI)
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op:
het rekeningnummer:
10.IBAN:
11.BIC:
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
KMO (kleine en middelgrote onderneming):
JA / NEEN3
Wordt uw firma beschouwd als een KMO in de zin van artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen?2
Op (datum)
Te (plaats)
Gedaan
De inschrijver die vertegenwoordigd wordt door de bevoegde persoon om hem te verbinden:
(naam) (functie)
2 De voorwaarden om als een kmo te worden beschouwd, zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50
- jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro
- balanstotaal: 4.500.000 euro
Wanneer meer dan een van de hierboven vermelde criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zijn de gevolgen van deze overschrijding van toepassing vanaf het boekjaar volgende op het lopende boekjaar waarin voor de tweede keer meer dan een criterium overschreden werd of niet meer overschreden werd.
3 Schrappen wat niet past
(handtekening)
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD:
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
- Het offerteformulier (zie deel C, 2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C. 2.5).
- De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C, 1.2).
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C, 2.6).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C, 3.5. en bijlage F.5.).
- Het cv van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel
E.3. en bijlagen F.10. en F.11.).
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften inclusief de tabellen met functionaliteiten (zie deel E en bijlagen F.6., F.7., F.8., F.9.).
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
F.2. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING
1. BESCHIKT OVER EEN VASTE INRICHTING IN BELGIE:4
JA - NEE5
Deze vaste inrichting is betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten:
JA - NEE6
Btw-nummer van de vaste inrichting: BE……………………………………………
Met het volgende adres:
(volledige naam)
(straat) (postcode en gemeente)
Als de firma over een vaste inrichting beschikt en deze laatste betrokken is bij de levering van goederen of de prestatie van diensten, betaalt de betalingsinstelling van de aanbestedende overheid het verschuldigde bedrag per storting of overschrijving op:
het rekeningnummer van de vaste inrichting:
IBAN:
BIC:
4 In de zin van artikel 11 van uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van de artikelen 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek beschouwt de administratie dat een belastingplichtige over een vaste inrichting hier te lande beschikt wanneer de volgende drie voorwaarden samen vervuld zijn:
a) de belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwplaatsen;
b) de inrichting in kwestie wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden
tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de inrichting bedoeld in a) verricht op geregelde wijze handelingen bedoeld in het Btw-Wetboek: leveringen van goederen of prestaties van diensten.
Een belastingplichtige die beschikt over een stabiele inrichting in België wordt beschouwd als een belastingplichtige die niet in België gevestigd is, als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de prestatie van diensten (artikel 51,
§2, lid 2 van het Btw-Wetboek en 192bis van richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als zijnde betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten wanneer deze levering of dienst werd verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Eenvoudige taken ter administratieve ondersteuning uitgevoerd door de vaste inrichting volstaan niet (artikel 53 van uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
5 Doorhalen wat niet past
6 Doorhalen wat niet past