Bijlage C – concept Verwerkersovereenkomst op basis van de ARBIT-2018
Bijlage C – concept Verwerkersovereenkomst op basis van de ARBIT-2018
tussen
het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Kiesraad
en
<Wederpartij>
inzake
Digitale hulpmiddelen verkiezingen met kenmerk
201865002.001.021
Contractnummer: 201865002.001.021_A
De Partijen:
1. De Staat der Nederlanden, gevestigd te Den Haag, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
namens deze,
<functienaam en naam ondertekenaar>, hierna te noemen: Opdrachtgever,
en
2. <volledige naam en rechtsvorm contractant>, (statutair) gevestigd te <plaatsnaam>,
te dezen vertegenwoordigd door
<functie en naam ondertekenaar>, hierna te noemen: Wederpartij.
OVERWEGENDE DAT:
- voor zover Wederpartij Persoonsgegevens Verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst, Opdrachtgever krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en Wederpartij als verwerker;
- Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door Wederpartij wensen vast te leggen.
KOMEN OVEREEN:
1. Begrippen
In deze Verwerkersovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2018 (ARBIT-2018). In afwijking daarvan of in aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Verwerkersovereenkomst verstaan:
1.1 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
1.2 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
1.3 Overeenkomst: de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Wederpartij ten behoeve van Digitale hulpmiddelen verkiezingen van <datum>, met kenmerk 201865002.001.021.
1.4 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Wederpartij in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever verwerkt.
1.5 Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
1.6 Verwerkersovereenkomst: deze Overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen.
1.7 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.
2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door Wederpartij in het kader van de Overeenkomst.
2.2 De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Persoonsgegevens, Betrokkenen en ontvangers zijn in Bijlage 1 omschreven.
2.3 Wederpartij garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.
2.4 Wederpartij garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
3. Inwerkingtreding en duur
3.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door Partijen is ondertekend.
3.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat en voor zover Wederpartij alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd.
3.3 Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen.
4. Omvang verwerkingsbevoegdheid Wederpartij
4.1 Wederpartij Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op Wederpartij van toepassing zijn.
4.2 Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van Wederpartij in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Opdrachtgever daarvan voorafgaand aan de Verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.
4.3 Indien Wederpartij op grond van een wettelijk voorschrift Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Opdrachtgever onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
4.4 Wederpartij heeft geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
5. Beveiliging van de Verwerking
5.1 In aanvulling op artikel 19 van de ARBIT-2018 en onverminderd artikel 2.3 treft Wederpartij de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage 2.
5.2 Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. Wederpartij waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.
5.3 Indien en voor zover Opdrachtgever daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Wederpartij aanvullende maatregelen treffen met het oog op de beveiliging van de Persoonsgegevens.
5.4 Wederpartij Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Opdrachtgever en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.5 Wederpartij informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid.
5.6 Wederpartij verleent Opdrachtgever bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening.
6. Geheimhouding door Personeel van Wederpartij
6.1 De Persoonsgegevens hebben een vertrouwelijk karakter als bedoeld in artikel 17.1 van de ARBIT-2018.
6.2 Wederpartij toont op verzoek van Opdrachtgever aan dat zijn Personeel zich ertoe heeft verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen als bedoeld in artikel 17.2 van de ARBIT- 2018.
7. Subverwerker
7.1 Wanneer Wederpartij, met inachtneming van het bepaalde in artikel 23 van de ARBIT- 2018, een andere verwerker inschakelt om ten behoeve van Opdrachtgever verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.
8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene
8.1 Wederpartij verleent Opdrachtgever bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgelegde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.
9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
9.1 Wederpartij informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 3.
9.2 Wederpartij informeert Opdrachtgever ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.
9.3 Partijen dragen elk de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten.
10. Terugbezorgen of wissen Persoonsgegevens
10.1 Na afloop van de Overeenkomst draagt Wederpartij, naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. Wederpartij verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.
10.2 Wederpartij wist/retourneert de Persoonsgegevens binnen <aantal> dagen/weken na afloop van de Overeenkomst, bij gebreke waarvan Wederpartij een boete verschuldigd is van € <bedrag>,- per dag, met een maximum van € <bedrag>,-.
10.3 Persoonsgegevens worden in de door Opdrachtgever aangegeven vorm en op de door Opdrachtgever aangegeven wijze terugbezorgd.
11. Informatieverplichting en audit
11.1 Wederpartij stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.
11.2 Wederpartij verleent alle benodigde medewerking aan audits.
11.3 <OPTIONEEL> Opdrachtgever laat eenmaal per <periode> een audit uitvoeren door een onafhankelijke partij.
OF
11.3 <OPTIONEEL> Wederpartij verstrekt met een frequentie van eenmaal per <periode>, uiterlijk op <datum> aan Opdrachtgever een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige, waarin deze een oordeel geeft over de genoemde naleving.
Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend,
Plaats: ………………… | Plaats: ………………… |
Datum: ……-……-……… | Datum: ……-……-……… |
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
<naam Wederpartij>,
namens deze, | namens deze, |
<functie gevolmachtigde>, | <functie gevolmachtigde>, |
<Naam gevolmachtigde> | <Naam gevolmachtigde> |
Bijlagen:
Bijlage 1: De Verwerking van Persoonsgegevens
Bijlage 2: Passende technische en organisatorische maatregelen
Bijlage 3: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens
Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens
In deze bijlage moet in ieder geval het volgende worden gespecificeerd:
Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking | |
Het soort Persoonsgegevens | |
Beschrijving categorieën Persoonsgegevens | |
Beschrijving categorieën Betrokkenen | |
Beschrijving categorieën ontvangers van Persoonsgegevens |
Voor de inhoud van deze bijlage kan onder meer gebruik worden gemaakt van de registratie die de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van artikel 30 van de Verordening dient aan te houden.
Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen
In deze bijlage moeten de normen en maatregelen die Wederpartij in het kader van de beveiliging van de Verwerking moet hanteren respectievelijk treffen worden gespecificeerd. Hiervoor kan worden verwezen naar documenten waarin normen en maatregelen zijn vastgelegd, zoals in voorkomend geval het programma van eisen of de offerteaanvraag.
Bijlage 3: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens
In deze bijlage moeten de afspraken over hoe Wederpartij Opdrachtgever over Inbreuken in verband met Persoonsgegevens gaat informeren worden gespecificeerd.
Departementale procedure
<…>
Informatie die ten minste door Wederpartij moet worden verstrekt
Aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens |
De Persoonsgegevens en Betrokkene |
Waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens |
Maatregelen die Wederpartij heeft voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan |