bijlage 7
bijlage 7
Protocol: Procesbeschrijving geschillen en meldingen tijdens de Olympische en Paralympische Spelen
Inleiding
Dit protocol heeft een contractuele grondslag.
Deze bijlage behoort bij en maakt als zodanig integraal deel uit van de Overeenkomst Olympische en Paralympische Spelen Beijing 2022 (hierna “Overeenkomst”), gesloten tussen enerzijds respectievelijk Topsporters dan wel Begeleiders en anderzijds NOC*NSF met het oog op de betreffende Olympische en Paralympische Spelen.
De Overeenkomst verwijst in zaken met betrekking tot doping, normen & limieten/kwalificatie-eisen en commerciële regels naar de desbetreffende procedures in de betreffende reglementen/documenten, respectievelijk het Nationaal Dopingreglement, het Reglement Deelname Olympische Spelen Beijing 2022 en het Olympic Charter/Document “Rule 40, Commerciële mogelijkheden en regels Beijing 2022 voor topsporters, begeleiders en (potentiële) privésponsors en sponsors van sportbonden”. Voor de regels met betrekking tot matchfixing, grensoverschrijdend gedrag en integriteit als ook het maken van maatschappelijke statements tijdens de Olympische of Paralympische Spelen zie artikel 3 lid 4 en 5 en artikel 6 lid 4 en 5 van de Overeenkomst.
Voor alle mogelijk tijdens de Olympische of Paralympische Spelen ontstane geschillen betreffende de overeenkomst is de procesbeschrijving uit deze bijlage van toepassing.
Het staat een ieder vrij een melding te maken van grensoverschrijdend/onbehoorlijk gedrag en vermoedens en incidenten die de integriteit van de sport aantasten. Hiervoor is onderstaande procesbeschrijving van toepassing en/of treedt het NOC*NSF Calamiteitenplan in werking. Wordt een melding naar de mening van de melder niet naar behoren afgehandeld dan is tevens onderstaand proces van toepassing tussen partijen.
Deze bijlage is niet van toepassing op geschillen waarvan door NOC*NSF samen met de hierna onder punt 2. genoemde persoon wordt besloten dat die geschillen na afloop van de Olympische of Paralympische Spelen kunnen worden afgehandeld.1 Zie ook hierna onder punt 2.
Procesbeschrijving
1. Overeenkomstig artikel 22 lid 1 van de Overeenkomst is er sprake van een geschil indien zich bij de uitvoering van de Overeenkomst of naar aanleiding daarvan één van beide Partijen aan de andere Partij schriftelijk verklaart dat dit het geval is.
1 Tijdens de Olympische Spelen wordt door het IOC ter plekke een ad hoc commissie van het CAS ingericht. In voorkomende gevallen kan – al dan niet in afstemming met NOC*NSF - ook op deze ad hoc commissie een beroep worden gedaan door de Topsporter dan wel Begeleider.
Een melding van grensoverschrijdend gedrag of integriteit en/of (vermoedens van) dopinggebruik en matchfixing of betting kan mondeling worden gedaan en wordt vervolgens op schrift gesteld door de melder.
2. Zodra er tijdens de Olympische of Paralympische Spelen sprake is van een geschil/een melding is gedaan als hiervoor onder punt 1. bedoeld, zal dit geschil of deze melding, conform artikel 22 lid 3 van de Overeenkomst, worden geformaliseerd door er melding van te maken bij de Chef de Mission of, als het de Chef de Mission betreft, bij de voorzitter van NOC*NSF.
NOC*NSF bepaalt onverwijld samen met een externe, onafhankelijk jurist met ervaring in de sport (Xxx Xxxxxxxx of zijn vervanger) of het geschil ofwel de melding tijdens of na de Olympische of Paralympische Spelen dient te worden afgedaan en informeert hierover de Topsporter dan wel Begeleider. Deze afweging wordt door NOC*NSF in alle gevallen voorzien van een schriftelijke motivatie, welke wordt overlegd aan de Topsporter of Begeleider. Indien zij het met deze (af)weging niet eens zijn, kan de Topsporter of Begeleider dit door middel van een zienswijze aangeven.
NOC*NSF en de externe, onafhankelijke persoon als hiervoor genoemd, stellen de Topsporter of Begeleider vervolgens op de hoogte van de definitieve beslissing of de behandeling ter plekke tijdens de Olympische of Paralympische Spelen plaatsvindt of bij terugkomst in Nederland en nadat de Olympische of Paralympische Spelen zijn geëindigd.
Gevallen waarin een geschil per direct moet worden afgehandeld zijn bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, seksuele intimidatie, grensoverschrijdend gedrag en (verdenkingen van) matchfixing.
Meldingen van voorgaande gevallen kunnen ook worden gedaan bij de eigen sportbond dan wel het Instituut Sportrechtspraak (volgt er een tuchtrechtelijke procedure), als ook bij het Centrum Veilige Sport Nederland en het IOC (volgt er een procedure via de ad hoc Commissie van het CAS).
Indien het geschil tijdens de Olympische of Paralympische Spelen wordt afgehandeld, vindt de afhandeling plaats overeenkomstig de navolgende procedure:
3. Na ontvangst van het geschil/de melding zoals bepaald onder punt 2. vindt er binnen 12 uur een hoorzitting plaats en worden betrokkenen gehoord, waarbij in ieder geval (al dan niet online) aanwezig zijn: NOC*NSF (de Algemeen Directeur of een door hem aan te wijzen andere persoon), de persoon als hiervoor genoemd onder punt 2., de betrokken Topsporter dan wel Xxxxxxxxxx en indien van toepassing degene die hem/haar bij staat.
Van de hiervoor genoemde 12 uur kan in overleg tussen partijen worden afgeweken. Om spoedeisende redenen kan een kortere termijn noodzakelijk zijn.
Tevens zal een van de juristen of een andere medewerker van NOC*NSF aanwezig zijn om het gestelde in de hoorzitting vast te leggen. NOC*NSF zal de Topsporter dan wel Xxxxxxxxxx er vooraf expliciet op wijzen dat hij/zij zich mag laten bijstaan (al dan niet online) door een door hem/haar aan te wijzen derde.2 Indien van toepassing worden ook andere betrokken gehoord door NOC*NSF.
2 Artikel 22 lid 4 van de Overeenkomst.
4. a.
NOC*NSF zal vervolgens zo snel als mogelijk, bij voorkeur binnen 48 uur, tenzij er omstandigheden zijn waardoor deze termijn niet haalbaar is (waarvan de Topsporter dan wel Begeleider direct op de hoogte wordt gesteld), een voorlopig(e) oordeel/beslissing formuleren over het geschil en dit ter toetsing voorleggen aan de hiervoor onder punt 2. genoemde persoon.
Tevens zal NOC*NSF het voorlopig(e) oordeel/de beslissing voorleggen aan de Topsporter dan wel Begeleider, die zo snel als mogelijk zijn/haar zienswijze kan geven op dit voorlopig(e) oordeel/deze beslissing. Met inachtneming van de zienswijze van de Topsporter dan wel Xxxxxxxxxx zal de hiervoor onder punt 2. genoemde persoon toetsen of NOC*NSF in redelijkheid en billijkheid tot de voorgenomen beslissing heeft kunnen komen. Na toetsing van de voorgenomen beslissing door de onder punt 2. genoemde persoon, geeft hij een advies over de voorgenomen beslissing aan NOC*NSF.
Dit advies wordt door NOC*NSF in zijn definitieve beslissing overgenomen en wordt schriftelijk mede gedeeld aan de Topsporter dan wel Begeleider.
De door NOC*NSF mogelijk op te leggen sancties naar aanleiding van het geschil staan opgenomen in artikel 20 lid 1 van de Overeenkomst.
b.
Betreft de melding een medewerker van NOC*NSF, dan is de algemeen directeur van NOC*NSF degene die na het horen van de betreffende medewerker kan sanctioneren. Hierbij is de Interne Gedragscode van NOC*NSF / het Interne Klachtenreglement van NOC*NSF van toepassing.
c.
Betreft het geschil het niet naleven van het in dit Protocol beschreven proces dan wel het niet nakomen van de Overeenkomst door NOC*NSF, dan is de procedure als hiervoor onder sub a. genoemd eveneens van toepassing, met dien verstande dat de beslissing wordt genomen door de hiervoor onder punt 2. genoemde persoon in samenspraak met een tweede door hem nader aan te wijzen onafhankelijk persoon uit de sport.
5. Vanaf het moment dat er sprake is van een geschil of melding tot en met het moment dat er een definitieve beslissing is genomen omtrent het geschil of de melding, is NOC*NSF verplicht alles vast te leggen in een dossier.
De Topsporter dan wel Xxxxxxxxxx hebben na afloop van de behandeling van het geschil/de melding te allen tijde de mogelijkheid om dit dossier op te vragen en in te zien. Ook mogen zij – binnen een week na het inzien - de verslagen aanpassen dan wel van opmerkingen voorzien door deze te richten aan de afdeling Juridische Zaken van NOC*NSF, welke afdeling tevens verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Het dossier zal worden bewaard voor de maximale duur van twee jaar.
Behandeling van het geschil / de melding na de Olympische of Paralympische Spelen
Indien het geschil/de melding niet tijdens de Olympische of Paralympische Spelen wordt afgehandeld vindt de afhandeling na de betreffende Olympische of Paralympische Spelen plaats overeenkomstig de betreffende reglementen, als hiervoor onder punt 2. genoemd.
Vertrouwelijkheid
Alle partijen zullen integer en vertrouwelijk omgaan met de informatie met betrekking tot deze procedure als ook met het proces als opgenomen in dit Protocol.